Faaborg - Midtfyn Kommune PARK- OG VEJDRIFT. Driftsorganisering - rapport. Juni 2011

Transkript

1 Faaborg - Midtfyn Kommune PARK- OG VEJDRIFT Driftsorganisering - rapport Juni 2011

2 Faaborg - Midtfyn Kommune PARK- OG VEJDRIFT Driftsorganisering - rapport Juni JEB MVG JEB Udgave Betegnelse/Revision Dato Udført Kontrol Godkendt Rådgivende ingeniører Vestre Havnepromenade 9 Telefon og planlæggere A/S Postboks 119 Fax Tilsluttet F.R.I DK-9100 Aalborg niras@niras.dk

3 Park- og vejdrift Rapport Juni 2011 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. GENERELT RAPPORTERING AF PROJEKTET Nuværende opgavevaretagelse Fremtidig samarbejdsform Kvalitetsbeskrivelser Registreringer og mængder Økonomi for opgavernes udførelse Driftsaftale Kvalitetsopfølgning og ressourcer Måling af faglig kvalitet og af borgertilfredshed...6 BILAG: a. Kommissorium b. Nuværende opgavevaretagelse c. Kvalitetsbeskrivelse for drift og vedligeholdelse af veje d. Kvalitetsbeskrivelse for vedligeholdelse af grønne områder, parker, vejplantninger mv. e. Samarbejdsform f. Prisliste for vedligeholdelse af grønne områder og parker g. Prisliste for drift og vedligeholdelse af veje C:\PdfProcessorWork\2a42b2cc-7d b669-d2ca021e6ec5.DOC

4 Park- og vejdrift Side 1 Rapport Juni GENERELT Projektet vedrører driftsorganisering inden for: Natur og Landskab: Parker og grønne områder, legepladser, vejplantninger, springvand, idrætsanlæg, naturområder, strande, vandløb mv. Vej- og Trafikafdelingen: Veje, stier, pladser og fortove. Intern Drift: Udførelse af opgaver for Natur og Landskab og for Vej- og Trafikafdelingen. Projektet gennemføres med baggrund i kommissorium af 3. juni 2010 (bilag a) med følgende formål: At opnå en klarere opgave- og kompetencefordeling mellem bestillerenhederne og Intern Drift. Driftsopgaverne defineres med hensyn til kvalitet, geografi og mængder og der sikres overensstemmelse med overordnede servicemål. Økonomi for opgavernes udførelse baseres på faste prisaftaler, som muliggør benchmarking med markedspriser for større udvalgte områder. Klar kommunikation til og med borgere og brugere, herunder om serviceniveauer for drift og vedligeholdelse, kontaktmuligheder og behandling af henvendelser. Samarbejdet mellem bestillerenhederne og Intern Drift skal baseres på en samarbejdsform, der sikrer mest mulig værdi for pengene. Løbende opfølgning på opnået faglig kvalitet, borgertilfredshed og medarbejdertilfredshed. Park- og Vejs forretningsmodel fastsættes i en virksomhedsaftale Projektet omfatter følgende opgaver: Redegørelse for nuværende organisering og opgavevaretagelse. Fremtidig samarbejdsform, herunder opgavefordeling, afregningsform, over-/underskudsdeling, kvalitetsopfølgning, kommunikation og borgerhenvendelser Opgavedefinitioner, afgrænsninger og kvalitetsbeskrivelser for driftsopgaver Registreringer og mængder Økonomi prissætning benchmarking Plan for målinger af faglig kvalitet og af borgertilfredshed Fremtidig organisering og ressourcer Projektet er gennemført af en projektgruppe bestående af: Torben Gregersen, afdelingsleder, Økonomi C:\PdfProcessorWork\2a42b2cc-7d b669-d2ca021e6ec5.DOC

5 Park- og vejdrift Side 2 Rapport Juni 2011 Svend Petersen, afdelingsleder, Natur og Landskab Flemming M. Mogensen, afdelingsleder, Vej- og Trafikafdelingen Torben Jensen, Park- og Vejchef, Intern Drift Jens Chr. Binder, konsulent, Medarbejdere i afdelingerne er involveret efter behov. 2. RAPPORTERING AF PROJEKTET 2.1 Nuværende opgavevaretagelse Gennemgang af nuværende opgavevaretagelse har afdækket behov for styrkelse af organiseringen især på følgende punkter: Registrering af mængder for drift, især på vejområdet. Prisaftaler for delopgaver, baseret på mængder. Mulighed for at sammenligne enhedspriser med erfaringspriser fra andre kommuner. Klar opgavefordeling mellem udfører og bestillerenheder, bl.a. i forhold til eftersyn af vedligeholdelsesbehov. Behandling af borgerhenvendelser. Fordeling mellem bestillerenheder og Intern Drift. Faste procedurer for behandling ønskes. Kvalitetsopfølgning. Bestillerenhederne udfører i varieret omfang kvalitetsopfølgning i forhold til Intern Drift. Redegørelse for nuværende opgavevaretagelse fremgår af dokumentet, Nuværende opgavevaretagelse, dateret 10. november 2010, bilag b. 2.2 Fremtidig samarbejdsform Den fremtidige samarbejds- og aftaleform baseres på et samspil mellem bestillerenheder i form af Vej- og Trafikafdelingen og Natur og Landskab og udførerenheden Intern Drift. Dertil kommer flere eksterne udførere i form af private entreprenører. Adskillelsen sikrer bl.a. at Intern Drift fremover fortsat kan afgive kontrolbud ved udbud af kommunens opgaver. Samarbejdet mellem bestiller og udfører baseres på et partneringbaseret samarbejde, benævnt partnering light. De væsentligste punkter i dette samarbejde: Udførelse af driftsopgaverne sker med baggrund i faste aftaler om opgaver, mængder, kvalitet og pris. Der følges løbende op på det faktiske C:\PdfProcessorWork\2a42b2cc-7d b669-d2ca021e6ec5.DOC

6 Park- og vejdrift Side 3 Rapport Juni 2011 forbrug for opgaverne. Hvis det faktiske forbrug afviger væsentligt fra det forudsatte, træffes aftale om nødvendige justeringer i forhold til budgetrammer imellem de enkelte delopgaver. Justeringer kan omfatte ændringer i omfang eller kvalitet eller effektiviseringer i forhold til de enkelte delopgaver. For opgaver, som Intern Drift har vundet i konkurrence ved udbud, udføres og afregnes i henhold til den interne kontrakt for opgaven, dvs. i henhold til det afgivne tilbud. Opgaver tilrettelægges med henblik på at give det bedste grundlag for udnyttelse af de ressourcer, der er til rådighed. Gennem et åbent og dialogbaseret samarbejde udvikles og optimeres opgaverne. Der er åbenhed om økonomi for såvel bestiller- som udførerside. Intern Drift varetager opgaveudførelsen helhedsorienteret, hvor afdelingen i vid udstrækning selv fører tilsyn med vedligeholdelsesbehov. Der er aftalt nærmere regler for behandling af borgerhenvendelser og på registrering og opfølgning i forhold til disse. Som hovedregel modtages og behandles borgerhenvendelser af bestillerenheder. Bestillerenhederne foretager stikprøvevis, dialogbaseret kvalitetsopfølgning med udførelsen. Dette skal virke fremmende på medarbejdernes engagement og ejerskab. Intern Drift udfører intern kvalitetssikring og sikrer forbedringer på områder, hvor der måtte forekomme afvigelser. Samarbejdsform er vedlagt som bilag e. 2.3 Kvalitetsbeskrivelser Med afsæt i kvalitetsbeskrivelser for varetagelse af driftsopgaver på parkog vejområdet er der foretaget tilpasninger og justeringer af de gældende kvalitetsbeskrivelser. Beskrivelserne er gennemgået sammen med medarbejdere både fra bestiller og udfører. Beskrivelserne er generelt afstemt med den nuværende kvalitet i udførelsen. De nye beskrivelser omfatter: Drift og vedligeholdelse af veje, vedlagt som bilag c. Omfatter kørebaner, pladser, stier, fortove og andre belægninger, rabatter, vejinventar, vejafvanding og renholdelse. For vintertjeneste er der ikke lavet ny beskrivelse, idet det gældende vinterregulativ danner grundlag for udførelse af vintertjeneste. Vedligeholdelse af grønne områder, parker, vejplantninger mv., vedlagt som bilag d. Beskrivelse af drifts- og vedligeholdelsesopgaver ved stran- C:\PdfProcessorWork\2a42b2cc-7d b669-d2ca021e6ec5.DOC

7 Park- og vejdrift Side 4 Rapport Juni 2011 de, på legepladser og for springvand er ikke færdigbearbejdet endnu, men færdiggøres i For begge kvalitetsbeskrivelser kan der foretages tekniske ændringer og tilføjelser efter aftale mellem parterne. For vandløbsvedligeholdelse bibeholdes de hidtidige regulativer som grundlag for udførelse hos Intern Drift. Til kommende udbud udarbejdes beskrivelser. For pleje af naturområder bibeholdes de hidtidige beskrivelser som grundlag for udførelse hos Intern Drift. 2.4 Registreringer og mængder For parker og grønne områder foreligger der i alt overvejende grad kort over alle områder. Kortene omfatter registrering af de enkelte elementer (græsarealer, hække, busket, blomsterbede mv.). Der foreligger generelt mængdeopgørelser for alle grønne områder. For vejanlæg foreligger der registrering i Vejman.dk af kørebaner og længden af disse. Der foreligger registrering af stier og af strækninger med kantsten. Der er foretaget registrering af alle vejrabatter og grøfter som grundlag for udbud af rabatslåning og tilsvarende registrering af hegn langs veje, der skal hegnsklippes. Der mangler registreringer af en række vejanlæg, eksempelvis grusveje og grusstier, fortove, midterheller, affaldskurve, vejinventar mv. Der iværksættes supplerende registreringer af vejanlæg af Vej- og Trafikafdelingen med assistance fra Intern Drift, i det omfang det kan udføres som led i den almindelige drift. For vandløb foreligger der registreringer i form af vandløbsregulativer. Der vurderes i forbindelse med kommende udbud, om der er behov for supplerende registreringer. For naturområder foreligger der kort over de omfattede områder. 2.5 Økonomi for opgavernes udførelse Der er i fællesskab mellem Intern Drift og bestillerenhederne foretaget en prissætning af drifts- og vedligeholdelsesopgaver inden for grønne områder og veje, se bilag f og g. Intern Drifts priser er kalkuleret i overensstemmelse med Bekendtgørelse om beregning og afgivelse af kontrolbud. Priserne er derved sammenlignelige med markedspriser. For Intern Drifts materiel er de kalkulerede timepriser baseret på materiellets værdi og anvendelsesgrad. Timepriserne indeholder bl.a. afskrivning, som giver det økonomiske grundlag til at sikre løbende fornyelse af materiellet. C:\PdfProcessorWork\2a42b2cc-7d b669-d2ca021e6ec5.DOC

8 Park- og vejdrift Side 5 Rapport Juni 2011 Priserne er aftalt i form af enhedspriser for de enkelte ydelser, eksempelvis pris pr. m 2 brugsplæne pr. år, pris pr. lbm kantfyldning langs veje, pris. m 2 ved fornyelse af fortove mv. For grønne områder, hvor mængder foreligger for næsten alle opgaver, er den samlede pris beregnet ud fra enhedspriser og mængder. Den samlede pris svarer til budgetrammen for grønne områder. For vejanlæg er der aftalt enhedspriser for hovedparten af opgaver og der er fastsat et rammebeløb pr. år for de enkelte opgaver. Eksempelvis afregnes asfaltreparationer efter en enhedspris pr. tons asfalt. Årsmængden er skønnet ud fra hidtidige erfaringstal. Der afregnes efter forbrug med månedlig opfølgning på forbrug i forhold til rammebeløbet. Ved større forbrug end forudsat træffes aftale om justeringer i budgetrammer, således at den samlede sum fastholdes. For en del vejdriftsopgaver har det ikke været muligt at aftale enhedspriser, eksempelvis for renholdelse af belægninger, ukrudtsbekæmpelse mv. For disse ydelser er der foreløbigt aftalt budgetrammer. De forestående registreringer vil give en nærmere opgørelse af mængder for renholdelsesopgaver, hvorefter enhedspriser kan aftales. Afregning af ydelser For opgaver, hvor årsmængde og enhedspris kendes, er der beregnet en årspris. Disse opgaver afregnes efter en rateplan. For opgaver, hvor årsmængde ikke kendes, afregnes efter udførte opgaver og enhedspriser for ydelser. På driftsmøder foretages budgetopfølgning, både i forhold til budgetter og i forhold til Intern Drifts forbrug. Efter behov træffes aftale om justeringer. Intern Drifts timesats for medarbejdere revideres, baseret på en vurdering af husleje for materielgårde. Der benyttes en ekstern valuar til at vurdere husleje for de materielgårde, der benyttes. 3 materielgårde benyttes ikke. Fra Intern Drift overføres årligt beløb til kommunekassen, svarende til andel i overordnet administration samt husleje for materielgårde. Der foretages en revurdering af andel i overordnet administration. Denne afregning har virkning fra 1. januar Eventuelt overskud/underskud hos Intern Drift overføres til følgende år. Der tilstræbes, at Intern Drift derved opnår en økonomisk buffer, som kan dække variation i omkostninger fra år til år for eksempelvis til vejrafhængige ydelser som græsklipning, ukrudtsbekæmpelse mv. 2.6 Driftsaftale Nærværende dokumenter omfattende: C:\PdfProcessorWork\2a42b2cc-7d b669-d2ca021e6ec5.DOC

9 Park- og vejdrift Side 6 Rapport Juni 2011 Kvalitetsbeskrivelse for drift og vedligeholdelse af veje Kvalitetsbeskrivelse for vedligeholdelse af grønne områder, parker, vejplantninger mv. Samarbejdsform Prisliste Dataregistre indgår som ny driftsaftale og erstatter tidligere driftskontrakt. For vedligeholdelse af idrætsanlæg, som Intern Drift vandt efter udbud i 2010, er der indgået intern kontrakt om opgaven, baseret på udbudsmaterialet og den af Intern drift tilbudte pris. Tilsvarende kontrakter vil blive indgået for andre opgaver i udbud, som Intern drift måtte vinde. Udførelse efter ny driftsaftale implementeres i foråret 2011 til ikrafttræden den 1. juni Kvalitetsopfølgning og ressourcer Kvalitetsopfølgning på driftsopgavernes udførelse sker dels gennem egenkontrol og dokumentation i Intern Drift og dels gennem kvalitetsopfølgning fra bestillerenhederne. Metode og omfang af egenkontrol og kvalitetsopfølgning fremgår af samarbejdsform. Kontrollen udføres helhedsorienteret, hvor der for udvalgte områder kontrolleres om de i kvalitetsbeskrivelserne anførte kvalitetskrav er opfyldt. Kontrollen omfatter et udsnit af områder pr. gang. Det bemærkes, at bestillerenhederne i dag kun råder over begrænsede ressourcer til kvalitetsopfølgning. Fremover er der behov for en styrkelse af bestillerfunktionerne. Ved vurdering af det fremtidige behov er der taget hensyn til, at Intern Drift selv udfører kvalitetskontrol. I Vej- og Trafikafdelingen vurderes der at være behov for mindst ½ årsværk ekstra til dialog og kvalitetsopfølgning i forhold til driftsaftaler. Ved konkurrenceudsættelse og overdragelse af opgaver til ekstern udfører, må påregnes yderligere behov. I Natur og Landskab vurderes at behov til dialog og kvalitetsopfølgning kan dækkes ved intern omfordeling af opgaver. Ved konkurrenceudsættelse og overdragelse af opgaver til ekstern udfører, må dog påregnes behov for ekstra ressourcer. 2.8 Måling af faglig kvalitet og af borgertilfredshed Der er foretaget en belysning af muligheder og fordele ved gennemførelse af faglige kvalitetsmålinger og målinger af borgertilfredshed. C:\PdfProcessorWork\2a42b2cc-7d b669-d2ca021e6ec5.DOC

10 Park- og vejdrift Side 7 Rapport Juni 2011 Arbejdsgruppen kan indtil videre ikke anbefale, at der foretages målinger af borgertilfredshed., men alene at der foretages brugertilfredshedsundersøgelser. Måling af faglig kvalitet foreslås gennemført efter en model, som bl.a. Københavns Kommune, Herning Kommune og Vejdirektoratet benytter. Modellen er baseret på en vurdering ud fra en karakterskala på 1 5. Karaktererne er defineret ved tekst og fotos. Den faglige kvalitetsmåling indeholder en vurdering af veje, grønne områder mv. i forhold til anlæggenes funktion, sikkerhed, komfort, æstetisk fremtræden og opretholdelse af anlæggenes værdi. Målinger udføres helhedsorienteret i forhold til hvordan en bruger opfatter anlæggene. De faglige kvalitetsvurderinger gennemføres uafhængigt af krav i kontrakter med udførende entreprenør, men i forhold til en generel faglig vurdering i forhold til førnævnte emner. De faglige kvalitetsvurderinger er primært tænkt anvendt til at få afdækket den aktuelle tilstand af vejanlæg og grønne områder. Når der foreligger politisk bestemte serviceniveauer vil den faglige kvalitetsvurdering kunne afdække om den realiserede drift giver en kvalitet, der er i overensstemmelse med disse serviceniveauer. Systemet kan endvidere benyttes til at præsentere kommunens serviceniveau overfor borgerne. Tilsvarende findes det ønskeligt at foretage brugertilfredshedsundersøgelser, men også først til implementering når den nye driftsstrategi er indført. Model og omfang for gennemførelse af borgertilfredshedsundersøgelser fastlægges forinden målingernes gennemførelse. C:\PdfProcessorWork\2a42b2cc-7d b669-d2ca021e6ec5.DOC

11 Park- og vejdrift Bilag a, Side 1 Kommissorium Juni 2011 Faaborg - Midtfyn Kommune DRIFTSSTRATEGI FOR PARK- OG VEJOMRÅDET Kommissorium 29. maj 2010, Jens Chr. Binder, Rev. 3. juni 2010 FMK 1. Baggrund for projektet Efter strukturreformen er drift og vedligeholdelse af veje, grønne områder og idrætsanlæg i kommunen gennemført efter en BUM-model med Park og Vej som udførerenhed og bestillerfunktion ligger hos Vej- og Trafikafdelingen og hos Natur og Parker. Der er på en lang række områder gennemført en harmonisering af serviceniveauer i forhold til de tidligere kommuner og hos Park og Vej er organisationen tilpasset bl.a. med samling af aktiviteterne på færre materialegårde. Der er indgået driftskontrakter mellem Park og Vej og Vej- og Trafikafdelingen. Der er ikke udarbejdet driftskontrakt med Natur og Parker. For grønne områder og idrætsanlæg foreligger der registrering med kort og mængdeopgørelser.. På vejområdet foreligger der en del registreringer og mængdeopgørelser i Vejmand.dk. Der er behov for en nærmere definition af driftsopgaver med hensyn til omfang, kvalitet og økonomi. Derudover ønskes en aftale om samarbejdsform mellem Park og Vej og bestillerenhederne, herunder om opgavefordeling og kommunikation. 2. Formål Formålet med projektet er: At opnå en klarere opgave- og kompetencefordeling mellem bestillerenhederne og Park og Vej. Park og Vejs forretningsgrundlag fastlægges i en virksomhedsaftale. Driftsopgaverne defineres med hensyn til kvalitet, geografi og mængder. Sikre overensstemmelse med overordnede servicemål. Økonomi for opgavernes udførelse baseres på faste prisaftaler, som muliggør benchmarking med markedspriser for større udvalgte områder. Klar kommunikation til og med borgere og brugere, herunder om serviceniveauer for drift og vedligeholdelse, kontaktmuligheder og behandling af henvendelser. C:\PdfProcessorWork\2a42b2cc-7d b669-d2ca021e6ec5.DOC

12 Park- og vejdrift Bilag a, Side 2 Kommissorium Juni 2011 Samarbejdsformen mellem bestillerenhederne og Park og Vej skal baseres på en samarbejdsform, der sikrer mest mulig værdi for pengene. Løbende opfølgning på opnået faglig kvalitet, borgertilfredshed og medarbejdertilfredshed. 3. Aktiviteter Projektgruppens aktiviteter opdeles overordnet i emner, som retter sig mod organisering af området, og emner som retter sig mod opgaveudførelse. Indledningsvist træffes aftale om projektorganisation og program for projektet: Projektorganisation Projektet gennemføres i samarbejde mellem Vej- og Trafikafdelingen, Natur og Parker og Park og Vej. Der nedsættes en projektgruppe bestående af nævnte 3 enheder samt tilknytning af økonomistaben. Forretningsorden aftales. Kommunikationsplan aftales, herunder for involvering og information af medarbejdere. indgår som ekstern konsulent på opgaven. Udarbejdelse af program for projektet. Projektet indledes med en beskrivelse af nuværende organisering og opgavevaretagelse for bestiller og udfører. Hvilke udfordringer og forbedringsbehov står man overfor. Nærmere program og tidsplan for projektet udarbejdes. 1. Organisering Virksomhedsaftale for Vej- og Trafikafdelingen, Natur og Parker og Park og Vej, Der udarbejdes et forretningsgrundlag med beskrivelse af formål, forretningsområde, kompetence og ansvar og økonomi. Forretningsområdet baseres på at der opretholdes en entreprenørenhed til varetagelse af en række opgaver inden for park- og vejdrift. Samarbejdsform beskrives Samarbejdsformen skal kunne tilsikre, at drifts- og vedligeholdelse gennemføres under veldefinerede aftaler om opgaver, kvalitet, pris og tid samt at opgavevaretagelsen dokumenteres gennem kvalitetsopfølgning og evaluering. Modellen skal samtidig tilsikre gode muligheder for fremtidig tilpasning af serviceniveauer til aktuelle behov og prioriteringer og for en fortsat optimering og effektivisering af opgaveudførelsen. I forbindelse med organisering og samarbejdsform indgår bl.a. følgende emner: Organisationsplan med fordeling af ansvar og kompetencer. C:\PdfProcessorWork\2a42b2cc-7d b669-d2ca021e6ec5.DOC

13 Park- og vejdrift Bilag a, Side 3 Kommissorium Juni 2011 Organisering med hensyn til varetagelse af den myndighedsmæssige og forvaltningsmæssige side af opgavevaretagelsen, herunder styring af opgaveområdet og budgetmæssigt ansvar for områderne. Varetagelse af løbende tilsyn med driftsområdernes tilstand og vedligeholdelsesbehov. Overordnede principper for samarbejde, herunder planlægning og opgavernes tilrettelæggelse, møder, dokumentation, kvalitetsopfølgning, økonomi, udvikling og optimering, forhold til borgere, evaluering mv. Metoder til fremme af opgaveforståelse, ejerskab og motivation kan anbefales. Det kan anbefales at opstille succeskriterier for opgavevaretagelsen. Kommunikation Serviceniveauer for drift og vedligeholdelse gøres kendt for borgerne, eksempelvis via kommunens hjemmeside. Kontaktmuligheder for borgere skal aftales og tilsvarende gøres kendt via hjemmeside. Der aftales procedurer for behandling og dokumentation af borgerhenvendelser. Navne på bestillerenheder og udførerenhed overvejes i forhold til enhedernes virke. Målinger og evaluering Der foreslås gennemført målinger af: Faglig kvalitet Borgertilfredshed Der udarbejdes nærmere planer for disse målinger, som tænkes udført 1 2 gange årligt på udvalgte områder. På baggrund af målingerne samt erfaringer fra opgavevaretagelsen og administrationen heraf som helhed foreslås udført en årlig evaluering af forbedringsbehov og opfyldelse af mål. Målopfyldelsen kan håndteres i forhold til opstillede succeskriterier. 2. Opgavevaretagelse Opgavedefinitioner og afgrænsninger Omfattede drifts- og vedligeholdelsesopgaver defineres og afgrænses. Overordnede serviceniveauer og mål Sikre overensstemmelse mellem overordnede planer og servicemål og de driftsaftaler, der indgås for driftsvaretagelsen. Registreringer og mængder For grønne områder og idrætsanlæg foreligger der registrering af områderne i form af kort og mængdeopgørelser. Materialet gennemgås i nødven- C:\PdfProcessorWork\2a42b2cc-7d b669-d2ca021e6ec5.DOC

14 Park- og vejdrift Bilag a, Side 4 Kommissorium Juni 2011 digt omfang med hensyn til behov for opdatering og tilpasning til kvalitetsbeskrivelser. For vejområdet er der foretaget alle inddateringer i Vejman.dk. På nuværende afventes at systemet bliver funktionelt, hvor efter de manglende registre, vil kunne tilvejebringes. Endvidere foreligger der registrering af alle broer og tunneler. Sti register og opmåling af vejbrønde er igangsat. Vintertjeneste Vintertjenesten udføres af Park og Vej, som entreprenør for Vej- og Trafikafdelingen. Park og Vej fakturerer alle mandskabs- og maskintimer, samt viderefakturerer øvrige udgifter. Saltspredere, sneplove, blandeanlæg og salthaller ejes af Vej- og Trafikafdelingen. Park og Vej udarbejder vagtplan og planlægger ruter. Der er vagtordning med 6 medarbejdere, hvor af 2 har vagt en uge af gangen. Vinterruterne planlægges ud fra kortmateriel udarbejdet af Vej- og Trafikafdelingen. Ruterne er opdelt i 4 klasser. A, B, C og D. Hovedparten af ruterne køres med eget materiel, men der er i forbindelse med snerydning, lavet aftaler med fremmed entreprenører. Udover ovenstående har der de foregående vintre været leveret og læsset salt til Vejdirektoratet, fra anlægget i Ringe. Kvalitetsbeskrivelser Som indledning til denne proces foreslås afholdt et møde for i hovedtræk at afklare om opgaverne hovedsagelig skal løses efter tilstandskrav eller efter udførelseskrav. Ved tilstandskrav har Park og Vej til opgave at varetage eftersyn af vedligeholdelsesbehov, hvorimod det ved udførelseskrav i højere grad vil være bestillerenhederne, der konstaterer vedligeholdelsesbehov og bestiller disse til udførelse. Arbejdet tager afsæt i foreliggende driftskontrakts opgavebeskrivelser for Vej- og Trafikafdelingen og kvalitetsbeskrivelser for Natur og Parker. Beskrivelserne anbefales baseret på helhedsorienteret drift for vej- og parkområdet. Økonomi Registrering og opmåling af alle områder er en forudsætning for at kunne prissætte de enkelte opgaver. Dette grundlag foreligger ikke på alle områder endnu og denne forudsætning indgår således i aftalen med Park og Vej om prissætning af de enkelte delopgaver. Typisk vil Standardopgaver udgøre ca. 80 % af det samlede budget og de resterende 20 % er til løbende behovsbestemte bestillingsopgaver. C:\PdfProcessorWork\2a42b2cc-7d b669-d2ca021e6ec5.DOC

15 Park- og vejdrift Bilag a, Side 5 Kommissorium Juni 2011 Man skal være opmærksom på, at der kan være store udsving i udgifterne på enkeltområder fra år til år, f.eks. tør/våd sommer, kold og våd vinter m.v. og den betydning dette har for driftsresultatet i udførerfunktionen. Prissætningen sker så vidt muligt i form af enhedspriser på ydelser (kr. pr. m2 pr. år eksempelvis), der muliggør sammenligning med markedspriser. Der skal udarbejdes regler for fordeling af det årlige driftsresulatet. I prissætningen af ydelserne indgår bl.a. administrative overheads vedr. kommunens centrale administration. Overskud/underskudssdelingen skal opgøres med baggrund i et virksomhedsregnskab, hvor der bl.a. indgår lagerbeholdninger og afskrivninger. Det er vigtigt, at man fastlægger en model for opgørelse af det årlige driftsresultat, som har opbakning i såvel bestillerfunktionen som udførerfunktionen, således der kan tilrettelægges en langsigtet strategi i udførerfunktionen der dels fastholder incitamentet om at tjene penge, dels giver mulighed for en flerårig planlægning vedr. over-/underskud. 4. Gennemførelse Projektet foreslås gennemført med opstart i august Projektets del omkring organisering færdiggøres til implementering pr. 1. januar Projektets del om opgavevaretagelse vil på grund af registreringsopgaver være mere tidskrævende og vurderes at kunne være afsluttet inden 1. april Projektet vurderes at kunne gennemføres inden for en økonomisk ramme på kr. ekskl. moms for ekstern assistance. Udførelse af registreringer og kort samt opdatering af hjemmesider og eventuelle tilpasninger af administrative systemer forudsættes løst af de involverede kommunale enheder. Gennemførelse af faglige kvalitetsmålinger og borgertilfredshedsundersøgelser forudsættes gennemført, når projektet er implementeret, og er ikke indeholdt i nævnte beløb. C:\PdfProcessorWork\2a42b2cc-7d b669-d2ca021e6ec5.DOC

16 Park- og vejdrift Bilag b, Side 1 Nuværende opgavevaretagelse Juni 2011 Faaborg - Midtfyn Kommune DRIFTSSTRATEGI FOR PARK- OG VEJOMRÅDET Nuværende opgavevaretagelse 18. november 2010, Jens Chr. Binder, 1 BUM-model Efter strukturreformen er drift og vedligeholdelse af veje, grønne områder, naturområder, vandløb og idrætsanlæg i kommunen gennemført efter en BUM-model med Park- og Vejafdelingen som udførerenhed og bestillerfunktion ligger hos Vej- og Trafikafdelingen og hos Natur og Parker. Hovedparten af drifts- og vedligeholdelsesopgaver udføres af Park- og Vejafdelingen. Enkelte opgaver er udliciteret. Der er på en lang række områder gennemført en harmonisering af serviceniveauer i forhold til de tidligere kommuner og hos Park- og Vejafdelingen er organisationen tilpasset bl.a. med samling af aktiviteterne på færre materialegårde. 1.1 Park- og Vejafdelingen Park- og Vejafdelingen har ca. 90 medarbejdere i sommerhalvåret og der sker vinterhjemsendelse af ca. 25 medarbejdere. Afdelingen anvender i dag materielgårde i Ringe og Faaborg. Derudover er der flere, som ikke er i brug og er under afvikling. Afdelingen har en samlet årlig omsætning på mio. kr. Heraf udgør standarddrift på park- og vejområdet ca. 31 mio. Resterende omsætning vedrører vintertjeneste, bestillingsopgaver på park- og vejområdet samt opgaver for andre kommunale enheder. Organisation fremgår af følgende figur: c:\pdfprocessorwork\2a42b2cc-7d b669-d2ca021e6ec5.doc

17 Park- og vejdrift Bilag b, Side 2 Nuværende opgavevaretagelse Juni Park- og Vejafdelingen 2010 Park- og Vejafdelingen Torben Jensen Administration Kørsel-Værksted 1 driftstekniker Vejafdeling 1 sektionsleder + 1 ledere Parkafdeling 1 driftsleder + 1 driftsassistent Højgårdsvej Værkmestervej Kielbergvej Værkmestervej Vej-rep Vej-rep Græshold Græshold Vejhold Vejhold Parkhold Byhold Brolægger Brolægger Vandløb Landhold Asfalt Skilte c:\pdfprocessorwork\2a42b2cc-7d b669-d2ca021e6ec5.doc

18 Park- og vejdrift Bilag b, Side 3 Nuværende opgavevaretagelse Juni 2011 Park- og Vejafdelingen antager eksterne entreprenører til assistance med visse opgaver. 3 Materiel ejes af Park- og Vejafdelingen. Vintermateriel ejes dog af Vej- og Trafikafdelingen. 1.2 Vej- og Trafikafdelingen Afdelingen har 10 medarbejdere dog kun 9 medarbejdere fra marts Afdelingen er organiseret med 1 afdelingsleder og 3 grupper. Anlægsgruppen med 3 medarbejdere, varetager: Projektstyring af byggemodninger med ekstern rådgiver incl. økonomi. Færdiggørelse af udstykninger og aflevering til grundejerforeninger. Overslagsberegning for nye anlægsarbejder. Kommentarer til lokalplanforslag Egenprojektering af anlægsarbejder i forbindelse med trafiksikkerhedsplan. Udbud og tilsyn med anlægsprojekter. Opmåling i forbindelse med digitalisering. Byrumsprojekter Økonomistyring og opfølgning på projekter Driftsgruppen med 4 medarbejdere varetager: Vej/stiregistrering Udbud og tilsyn med diverse driftsopgaver. Udarbejdelse af kortmateriel til div. entreprenører Tilsyn med anlæggenes tilstand Planlægning og styring af drift og vedligeholdelse Aftaler med udførere Opfølgning på udførelse af drift og vedligehold Betjening af borgere og samarbejdspartnere ved henvendelse via mail og telefon. Journalisering Drift og udvikling af afdelingens IT-fagprogrammer Økonomistyring og opfølgning på projekter Erstatningssager, foranlediget af driftstilstand c:\pdfprocessorwork\2a42b2cc-7d b669-d2ca021e6ec5.doc

19 Park- og vejdrift Bilag b, Side 4 Nuværende opgavevaretagelse Juni 2011 Eftersyn af veje i forhold til vejloven. Udføres ikke systematisk. Foretages i tilknytning til andre opgaver med tilsyn mv. på vejnettet. Eftersyn af anlæggene i forhold til vedligeholdelsesbehov. Der foretages systematisk eftersyn af vejbelægninger med 1/3 af vejene om året. Derudover ikke rutinemæssigt eftersyn. Modtagelse og behandling af borgerhenvendelser. Ikke faste rutiner for behandling af henvendelser. Tilsyn med gravetilladelser. Ajourføring af data for omfattede anlæg (kort mv.) 4 Til kvalitetsopfølgning overfor entreprenører og overfor Park- og Vejafdelingen anvendes 1 2 timer pr. uge, svarende til 1/20 årsværk. Myndighedsgruppen består af 2 mand + en del af arbejdet varetages af afdelingslederen, gruppen varetager følgende: Vejsynssager/private fællesveje Råden over vejarealer. Matrikulære sager Parkering Regulativer Betjening af borgere ved henvendelse via mail og telefon. Administrativ sagsbehandling i samarbejde med andre fagsekretariater. Trafiksikkerhedsplaner/projekter Journalisering Personaleadministration (varetages af afdelingsleder) 1.3 Natur og Parker Afdelingen har 8 fastansatte medarbejdere. Afdelingen udfører administrative og lovbestemte opgaver med relation til driften hos Park og Vejafdelingen inden for følgende områder: Idrætsanlæg, herunder Udarbejde og revidere områdebeskrivelser, samt kvalitetsbeskrivelser som grundlag for driften. Udvikling, rationalisering og forbedring af driftsopgaver i samarbejde med Park- og Vejafdelingen. c:\pdfprocessorwork\2a42b2cc-7d b669-d2ca021e6ec5.doc

20 Park- og vejdrift Bilag b, Side 5 Nuværende opgavevaretagelse Juni 2011 Planlægning og prioritering af bestillingsopgaver og øvrige opgaver Tilsyn og kontrol af drifts- og bestillingsopgaver. Planlægning og indkøb af forbrugsstoffer, herunder mål og net Dialog og kontakt med interesseorganisationer og brugere om konkrete problemstillinger på anlæggene Økonomistyring og opfølgning på projekter. 5 Parker og grønne områder, legepladser, vejplantninger, springvand mv, herunder Udarbejde og revidere områdebeskrivelser, samt kvalitetsbeskrivelser som grundlag for driften. Udvikling, rationalisering og forbedring af driftsopgaver i samarbejde med Park- og Vejafdelingen. Planlægning og prioritering af bestillingsopgaver og øvrige opgaver. Tilsyn og kontrol af drifts- og bestillingsopgaver. Borgerhenvendelser vedr. konkrete forhold i relation til drift og sikkerhed. Dialog og kontakt med lokale foreninger og brugere Koordinering af driftsopgaver udført af Park- og Vejafdelingen og lokale foreninger, herunder udarbejdelse af driftsaftaler for at sikre gennemskuelighed. Årligt eftersyn af legepladser og opfølgning på rapporterne. Økonomistyring og opfølgning på projekter. Kolonihaver Planlægning, bestilling samt tilsyn med driftsopgaver på ikke udlejede kolonihaver i tidl. Ryslinge Kommune. Økonomistyring. Strande Udarbejde og revidere områdebeskrivelser, samt kvalitetsbeskrivelser som grundlag for driften. Udvikling, rationalisering og forbedring af driftsopgaver i samarbejde med Park- og Vejafdelingen. Planlægning og prioritering af bestillingsopgaver og øvrige opgaver. Tilsyn og kontrol af drifts- og bestillingsopgaver. Borgerhenvendelser vedr. konkrete forhold i relation til drift og sikkerhed. c:\pdfprocessorwork\2a42b2cc-7d b669-d2ca021e6ec5.doc

21 Park- og vejdrift Bilag b, Side 6 Nuværende opgavevaretagelse Juni Blå Flag, årlig ansøgning, organisering og afrapportering Økonomistyring og opfølgning på projekter. Naturområder Aftaler med lodsejere og brugere om gennemførelse af konkrete vedligeholdelses- og genopretningsprojekter Planlægning og prioritering af bestillingsopgaver og øvrige opgaver Tilsyn og kontrol af drifts- og bestillingsopgaver. Økonomistyring og opfølgning på projekter. Vandløb Myndighedsudøvelse i relation til bredejere og brugere Behandling af lodsejerhenvendelser om vedligeholdelse mv. Kortgrundlag Registrering, digitalisering og ajourføring af kortgrundlaget for drift og administration af områder hørende under Natur og Parker. Myndighedsopgaver og administration Varetagelse af myndighedsopgaver i forhold til afdelingens opgaveområde. Modtagelse og behandling af borgerhenvendelser. Ikke faste rutiner for behandling af henvendelser. Erstatningssager, foranlediget af driftstilstand Til kvalitetsopfølgning overfor entreprenører og overfor Park- og Vejafdelingen anvendes ca. 12 uger årligt svarende til 1/4 årsværk. 2 Omfattede opgaver, der udføres af Park- og Vejafdelingen 2.1 Drifts- og vedligeholdelsesopgaver inden for vejområdet Opgaver, der udføres af Park- og Vejafdelingen: Reparation af slaghuller, afskalninger, lunker og opgravninger i asfaltbelægninger Vedligeholdelse af grusbelægninger på veje, stier og pladser Vedligeholdelse af belægninger med fliser, granitsten og betonsten (fortove, kantsten, heller, torve mv.) c:\pdfprocessorwork\2a42b2cc-7d b669-d2ca021e6ec5.doc

22 Park- og vejdrift Bilag b, Side 7 Nuværende opgavevaretagelse Juni 2011 Renholdelse og lokal fejning på vejanlæg, herunder ukrudtsbekæmpelse Offentlige toiletter, renholdelse Vedligeholdelse af vej- og stirabatter (græsslåning og planering) Hegnsklipning langs veje Vedligeholdelse af vejafvandingsanlæg (tømning og vedligehold af rendestensbrønde, vedligehold af grøfter, ledninger og regnvandsbassiner) Broer og rørunderløb Vintertjeneste, vintervagt, vedligeholdelse af materiel, drift af blandeanlæg, glatførebekæmpelse og snerydning. Parkog Vejafdelingen hyrer eksterne entreprenører som supplement. Vedligeholdelse af vejinventar, skilte, afmærkning, affaldsbeholdere, bænke mv. Vedligeholdelse af autoværn. Park- og Vejafdelingen hyrer ekstern entreprenør til mindre opgaver. Kystbeskyttelse, dæmning og glacier Byggegrunde, græsklipning og harvning Bestillings- og akutopgaver, herunder nyanlæg Forsikringssager, hvor der er kendt/ukendt skadevolder Drifts- og vedligeholdelsesopgaver inden for natur og parker Opgaver, der udføres af Park- og Vejafdelingen: Drift og vedligehold af parker, grønne områder, legepladser, vejplantninger, springvand mv. i henhold til Kvalitetsbeskrivelse for drift af grønne områder, idrætsanlæg mv. godkendt af Teknik og Miljøudvalget marts Drift af idrætsanlæg i henhold til afholdt licitation. Vedligeholdelse af vandløb, herunder o Grødeskæring o Sandopgravning o Restaureringsprojekter o Vedligeholdelse af ålepas Drift af naturområder, herunder o Slåning af græs på stier, naturpladser, fortidsminder o Rydnings- og naturgenopretningsarbejder c:\pdfprocessorwork\2a42b2cc-7d b669-d2ca021e6ec5.doc

23 Park- og vejdrift Bilag b, Side 8 Nuværende opgavevaretagelse Juni 2011 Skove Strande 8 3 Drifts- og vedligeholdelsesopgaver, der udføres af eksterne entreprenører Følgende opgaver udføres af eksterne entreprenører: Større reparationer af asfaltbelægninger og slidlag Udskiftning af autoværn, større opgaver Større reparationer af broer Maskinel gadefejning (kantstensfejning) Kørebaneafmærkning (striber) Gadebelysning Signalanlæg 4 Aftaler 4.1 Aftale for Park og Vej Aftale er indgået for Aftalen omhandler bl.a.: Økonomisk ramme og driftsbudget Driftsmål Faglige udviklingsindsatser Koncern udviklingsindsatser Økonomisk ramme og driftsbudget Driftsopgaverne på Park- og vejområdet styres efter BUMmodellen (Bestiller-Udfører-Modtager), hvor der er en bestillerfunktion, der løser de administrative opgaver samt tilsyn og kontrol en udførerfunktion, der varetager den daglige drift og styring af ressourcer samt modtagerne som er borgerne, bestillerfunktionen eller andre kunder. Fagsekretariaterne Plan & Kultur samt Teknik fungerer som bestillerfunktion på hver deres budgetområder. Det samlede driftsbudget ligger hos bestillerfunktionerne. Aftaler mellem bestiller og udfører, danner grundlag for overdragelse af opgaver til Park- og Vejafdelingen. Ved kommunesammenlægningen blev der aftalt en fordeling af budgetterne på de enkelte områder, til henholdsvis driftsopgaver og bestillingsopgaver. Som udgangspunkt blev 80 % af budgettet afsat til drift og 20 % til bestillingsopgaver. Herved fremkom der en samlet sum til drift på henholdsvis de grønne c:\pdfprocessorwork\2a42b2cc-7d b669-d2ca021e6ec5.doc

24 Park- og vejdrift Bilag b, Side 9 Nuværende opgavevaretagelse Juni 2011 områder (Fagsekretariat Plan & Kultur) og vejområdet (Fagsekretariat Teknik). Disse beløb er løbende blevet reguleret i forhold til udmøntning af vedtagne besparelser, og andre aftalte ændringer. 9 Det samlede driftsbudget ligger hos bestillerfunktionerne. Den del af driftsbudgettet, der vedrører eksisterende anlæg, overdrages principielt til Park- og Vejafdelingen, der derefter har ansvaret for at varetage drift og vedligeholdelse i forhold til aftalt kvalitet, herunder foretage fornødne reparationer af anlæggene. Ved større reparationer, som har karakter af fornyelse, eksempelvis fornyelse af en fortovsbelægning, træffes aftale med bestillerenheden herom. Bestillerenheder administrerer resterende budgetramme til fornyelser, nyanlæg mv. Dels i forhold til Park- og Vejafdelingen og dels i forhold til eksterne entreprenører. Økonomisk grundlag og resultat Park og Vej indgår i kommunens organisation som et resultatcenter med 0-budget. Bestillerenhederne køber ydelser hos Park- og Vejafdelingen. Betalingen er omkostningsbaseret dvs. betalingen dækker udover de direkte omkostninger til opgaveudførelsen og indirekte omkostninger, herunder for: Park- og Vejafdelingens materiel Park- og Vejafdelingens bygninger og anlæg Ledelse og administration hos Park- og Vejafdelingen Andel i fællesadministration hos kommunen Der overføres overskud/underskud til efterfølgende år, dog normalt max kr. 4.2 Driftskontrakt på vejområdet Aftale er indgået for Driftskontrakten indeholder overordnede rammer og målsætninger og en beskrivelse af serviceniveau for den daglige drift og vedligeholdelse af eksisterende vejanlæg. Park- og Vejafdelingen har som aftaleholder et selvstændigt ansvar for driften og opgaveløsningen indenfor rammerne af den dialogbaserede aftale. c:\pdfprocessorwork\2a42b2cc-7d b669-d2ca021e6ec5.doc

25 Park- og vejdrift Bilag b, Side 10 Nuværende opgavevaretagelse Juni 2011 Park- og Vejafdelingen varetager inden for aftalte økonomiske rammer drift og vedligeholdelse af vejanlæg. Der er afsat budgetrammer for hovedområderne. Der mangler opgørelse af mængder (rabatlængde mv.) for hovedparten af opgaverne Driftskontrakt inden for parker og natur Parker og grønne områder Der foreligger en aftalt kvalitetsbeskrivelse, som anlæggene vedligeholdes i henhold til. Park og Vej varetager inden for aftalte økonomiske rammer drift og vedligeholdelse af parker og grønne områder. Der er afsat budgetrammer for de enkelte driftsopgaver. Idrætsanlæg Der foreligger en aftalt kvalitetsbeskrivelse, som anlæggene vedligeholdes i henhold til. Park og Vej varetager inden for aftalte økonomiske rammer drift og vedligeholdelse af idrætsanlæg. Der er afsat budgetrammer for de enkelte driftsopgaver. Vedligeholdelse af idrætsanlæg er under udbud. Hvis Park og Vej vinder opgaven vil opgavevaretagelsen ske i forhold til udbudsmaterialet og den tilbudte pris. Vandløb Der er i kommunen ca. 350 km offentlige vandløb, som vedligeholdes i henhold til vedtagne vandløbsregulativer. Af regulativerne fremgår omfanget af grødeskæringen og sandopgravningen, samt tidsterminer for arbejdet. Naturområder For naturområdet foreligger kvalitetsbeskrivelse for standardplejen af de enkelte lokaliteter. For andre plejearbejder udarbejdes konkrete beskrivelser i hvert enkelt tilfælde. Anlægsopgaver Anlægsopgavernes overdragelse til Park- og Vejafdelingen aftales i hvert enkelt tilfælde. Visse opgaver udbydes i underhåndsbud til Park- og Vejafdelingen og eksterne entreprenører. 5 Samvirke 5.1 Møder Der afholdes følgende møder mellem bestillerenhederne og Park- og Vejafdelingen: Økonomimøde 1 gang hvert kvartal Driftsmøde 4 gange over sæsonen Tilsynsmøder efter behov c:\pdfprocessorwork\2a42b2cc-7d b669-d2ca021e6ec5.doc

26 Park- og vejdrift Bilag b, Side 11 Nuværende opgavevaretagelse Juni På økonomimøder foretages opfølgning på forbrug i forhold til de 11 hovedposter. Hvis forbruget afviger fra det budgetterede, foretages justeringer, hvor den samlede ramme fastholdes. På driftsmøderne foretages faglig og tidsmæssig opfølgning på opgaverne samt arbejdsgange og grænsetilfælde mellem bestilling og drift. På tilsynsmøder behandles aktuelle faglige emner. 5.2 Daglig kontakt Normalt mail dog tlf. i visse tilfælde bl.a. ved akutte opgaver. Normalt skal mail indeholde: Geografisk placering, opgavetype og en præcisering af om arbejdet er drift eller bestilling. Natur og Parker arbejder på implementeringen af Brugerdata s rekvisitionssystem til erstatning for bestilling via mail. 5.3 Afregning af opgaver Afregningen fra Fagsekretariaterne til Park- og Vejafdelingen foretages kvartalsvis. Dog følger afregningen kommunens budgetopfølgninger, for at give et mere retvisende billede af økonomien på de enkelte områder til budgetopfølgningerne. Det betyder reelt at der sker afregning oftere end kvartalsvis. Det er Økonomistaben som foretager afregning/bogføring af standardopgaver i henhold til aftalte beløb. Bestillingsopgaver afregnes direkte af fagafdelingen (bestiller). For vedligeholdelse af idrætsanlæg og andre opgaver, der udføres i henhold til særskilt kontrakt efter udbud af opgaven, afregnes i henhold til kontrakten. 5.4 Regnskaber Der arbejdes med åbne regnskaber tilgængelig for begge parter. 5.5 Kvalitetsopfølgning De to bestillerenheder udfører kvalitetsopfølgning i varieret omfang med Park- og Vejafdelingens opgaveudførelse af standardopgaver. Tilsyn føres lejlighedsvist ved besigtigelse i forbindelse med andre opgaver. For større bestillingsopgaver føres et vist tilsyn med arbejdet. Eventuelle mangler ved udførelsen udbedres af Park- og Vejafdelingen. c:\pdfprocessorwork\2a42b2cc-7d b669-d2ca021e6ec5.doc

27 Park- og vejdrift Bilag b, Side 12 Nuværende opgavevaretagelse Juni 2011 I forhold til kontrakter med eksterne entreprenører føres tilsyn og der afholdes regelmæssige byggemøder. 12 c:\pdfprocessorwork\2a42b2cc-7d b669-d2ca021e6ec5.doc