Ellen Bak Åndahl og Susanne Nonboe Jacobsen. Skriv og bliv læst. Frydenlund

Transkript

1

2

3 Ellen Bak Åndahl og Susanne Nonboe Jacobsen Skriv og bliv læst Frydenlund

4 Skriv og bliv læst 3. udgave, 1. oplag, 2012 Forfatterne og Frydenlund ISBN Grafisk tilrettelæggelse: Anette Oelrich Grafisk produktion: Balto Print, Litauen Kopiering fra denne bog eller dele deraf er kun tilladt i overensstemmelse med overenskomst mellem Undervisningsministeriet og Copy-Dan. Enhver anden form for kopiering er uden forlagets skriftlige samtykke forbudt ifølge gældende dansk lov om ophavsret. Undtaget herfra er korte uddrag i anmeldelser. Frydenlund Alhambravej 6 DK-1826 Frederiksberg C tlf fax post@frydenlund.dk Tilmeld dig forlagets nyhedsmail på

5 Indhold Forord...7 Sådan læser du bogen...9 Tag hensyn til din modtager ti gode råd Vis at din tekst er personlig Gør dig forståelig Vær præcis når du vælger dine ord Vær konkret del informationerne op Tænk på det talte sprog Din tekst skal hænge sammen Gør dit sprog levende Din tekst skal være let at finde rundt i En fejlfri tekst...38 HVORDAN KOMMER DU I GANG MED AT SKRIVE?...43 FORSKELLIGE TYPER AF TEKSTER Breve Referater Artikler Læserbreve Rapporter Pressemeddelelser Ansøgninger SKRIFTLIG ARGUMENTATION SÅDAN SÆTTER DU TEGN Komma det nye og det traditionelle, Punktum Semikolon ; Tankestreg Kolon : Udråbstegn! Spørgsmålstegn? Prikker

6 9. Parentes ( ) Bindestreg Anførselstegn Apostrof Ordklasser SKRIV UDEN FEJL Ad eller af? At eller og? Bydemåde ændr, behandl Der eller som? E-problemer Enkelt- eller dobbeltkonsonant? Forkortelser Sin eller hendes? I og jer, vi og os med flere Nogen eller nogle? R-problemer ved udsagnsord Skal det i ét ord? Store og små bogstaver T-problemer ved biord At læse korrektur Korrekturtegn LAYOUT DANSK TIL DEBAT Hvem bestemmer hvad der er rigtigt og forkert dansk? Nye stillingsbetegnelser Engelske ord i dansk Det politisk korrekte sprog Fortids-s er til at betegne datid Sin eller hans? Sin eller deres? Risiko eller chance? Skriver man bolle-å eller aa i egennavne? LITTERATURLISTE STIKORDSREGISTER

7 Forord Skriv og bliv læst henvender sig til alle der skriver professionelle tekster på jobbet, fx kundebreve, referater, , rapporter, notater, pressemeddelelser osv. Bogen henvender sig derfor ikke til folk med bestemte uddannelser eller bestemte job. Den er skrevet i et letforståeligt sprog så den kan læses af alle. En del har glemt hvad de lærte i skolen om at skrive godt. Endnu flere har aldrig rigtigt lært hvordan man skriver godt altså hvordan man skriver enkelt og præcist så modtageren forstår budskabet med det samme. Og det vil vi gerne råde bod på med denne bog. Bogen er dels en opslagsbog som du kan have stående på kontoret og bruge i din hverdag, dels en bog som giver dig et billede af hvordan man skriver i dag. Naturligvis er bogen ikke udtømmende. Vi har derimod vurderet hvad der er vigtigst at vide inden for hvert enkelt område hvad enten det drejer sig om det nye komma, det engelske sprogs indflydelse på dansk eller retskrivningsregler. Vores vurdering bygger på de erfaringer, vi har fra vores mange skrive- og tegnsætningskurser. De områder vi har valgt at beskrive i denne bog, er områder der volder de fleste mennesker problemer når de skal skrive en tekst. Vi har bevidst valgt at have mange eksempler og øvelser i bogen da det er den bedste måde at lære noget nyt på. Sæt sproget i fokus De fleste firmaer vælger i dag at bruge meget store summer på reklame og marketing over for potentielle kunder, men glemmer til gengæld hvor vigtigt det er at skrive i et enkelt og præcist sprog til dem der allerede er virksomhedens kunder. Mange firmaer er dog efterhånden blevet mere bevidste om at det kan betale sig at skrive til kunderne i et sprog de forstår. Sproget er et vigtigt konkurrenceparameter og bør derfor sættes i fokus af flere grunde. Internt er det vigtigt fordi medarbejderne skal kunne kommunikere hurtigt og problemfrit med hinanden. Det er med til at skabe en god arbejdsplads hvor man kan tiltrække og fastholde dygtige medarbejdere. Eksternt er det vigtigt at kunderne forstår hvad man skriver til dem første gang de læser teksten, og derved føler at de bliver taget alvorligt. 7

8 Sproget kan sættes i fokus på mange forskellige måder, blandt andet via sprogprojekter, skrivemanualer og kurser i skriftlig kommunikation. Uanset hvordan man vælger at gribe sagen an, skal det gøres med stor omtanke og pædagogisk indsigt. Når man ønsker at ændre andres måde at formulere sig på, bliver det nemlig let opfattet som noget meget personligt. Det kan derfor være en god ide at benytte eksterne sprogkonsulenter som ud over den pædagogiske indsigt og sproglige ekspertise har den fordel at de ikke er inde i det specifikke fagområde. Derved får man luget ud i de indforståede fagtermer som kunden tit har svært ved at forstå. En ting er sikkert alle kan blive bedre til at formulere sig. Vi håber at bogen vil give dig nye og bedre skrivevaner som vil gøre dig mere effektiv som afsender, og som samtidig vil gøre det sjovere at skrive. Tak Vi vil gerne sige tak til de mennesker der har hjulpet os med bogen. Adjunkt, ph.d. Nina Møller Andersen har bidraget med konstruktiv kritik til indholdet. Søren Beukel Bak, Tove Søndergaard Bak og Inger Glerup har som altid været en uundværlig hjælp i arbejdet med at læse korrektur. Ellen Bak Åndahl og Susanne Nonboe Jacobsen April

9 Sådan læser du bogen Det er vigtigt at du tager hensyn til din modtager når du skriver. Hvis ikke du tager hensyn, risikerer du at modtageren slet ikke læser det du skriver, og det er jo ikke det der er meningen. Meningen med kommunikation er netop at din modtager læser og forstår det du skriver. Og endnu vigtigere: at hun gør det du beder hende om. Derfor er det vores håb at du vil læse kapitel 1 grundigt da det er bogens fundament. Herefter er det op til dig og dit behov hvor du vil dykke ned i bogen. For at gøre det lettere vil vi kort fortælle lidt om hvert kapitel: Kapitel 1 Tag hensyn til din modtager ti gode råd Her kan du læse om hvilke ord du skal vælge for at skrive godt, og hvilke ord du skal undgå. Kapitel 2 Hvordan kommer du i gang med at skrive? Læs her om hvordan du undgår angsten for det hvide papir, hvordan du får begyndt, og hvordan du kommer videre. Kapitel 3 Forskellige typer af tekster Vejledning i hvordan du skriver breve, referater, artikler, læserbreve, rapporter, pressemeddelelser, og ansøgninger. Kapitel 4 Skriftlig argumentation Bliv bevidst om hvad argumentation er, og hvordan du argumenterer når du skriver. Det er også vigtigt at du kan gennemskue andres argumenter. Kapitel 5 Sådan sætter du tegn Sætter du kommaer som vinden blæser, og har du svært ved at få punktummerne op af lommen? Hvis du sætter for mange tegn 9

10 forkert, risikerer du at modtageren fokuserer mere på fejlene end på indholdet! Vi gennemgår hvordan du sætter de mest almindelige tegn. Kapitel 6 Ordklasser En oversigt over hvordan ord deles op i ordklasser, og hvilke tider vi bruger på dansk. Er du interesseret i at lære noget om grammatik, får du her en kort og enkel gennemgang. Kapitel 7 Skriv uden fejl Her kan du læse om de mest almindelige fejl i dansk. Skriver man fx indenfor eller inden for, selvom eller selv om? Hvad er rigtigt: jer eller Jer, punktumer eller punktummer? Der er også et afsnit om hvordan du læser korrektur. Kapitel 8 Layout Din tekst skal se godt ud så modtageren får lyst til at læse den. Vær bevidst om hvordan du bruger overskrifter, marginer, illustrationer og skrifttyper. Kapitel 9 Dansk til debat I dette kapitel kan du læse om forskellige områder vi danskere ofte ynder at diskutere. Sproget er i forfald er en vending der ofte bruges i den danske sprogdebat. Nogle frygter fx at det danske sprog er ved at uddø fordi de mener at vi bliver oversvømmet af engelske ord. Desuden er der opstået et nyt begreb i sprogdebatten, nemlig det politisk korrekte sprog. Vi kommer også ind på nye stillingsbetegnelser; en skraldemand er nu blevet til en renovationsarbejder, ligesom en sælger i dag hedder en account manager. Øvelser og eksempler Vi har bevidst valgt at fylde bogen med mange eksempler og øvelser fordi vi mener det er den bedste måde at lære noget nyt på. Det er derfor meningen at du skal lave øvelserne efterhånden som du kommer til dem. Vi har også lavet løsningsforslag som du finder bagerst i hvert kapitel. Vi mener det er altafgørende at der er løsninger til øvelserne alt for ofte ser vi lærebøger med øvelser uden løsninger, og så mister øvelserne en stor del af deres værdi. Eksemplerne er enten autentiske tekster, eller også er det eksempler vi selv har opfundet. Derfor er det helt tilfældigt om der er brugt du eller De i eksemplerne. 10

11 Kommaer Måske undrer du dig over at vi ikke har plantet en skov af kommaer i denne bog. Forklaringen er den at vi har fulgt Dansk Sprognævns anbefaling af valgmuligheden om kun at sætte slutkommaer. Det vil sige kun at sætte kommaer efter ledsætninger altså ikke før. Det kan du læse mere om i kapitel 5. Litteraturliste Bagerst i bogen finder du en samlet litteraturliste for alle kapitler. Her kan du se hvilke bøger vi har haft glæde af i vores arbejde med denne bog. 11

12 1 Tag hensyn til din modtager ti gode råd Dette kapitel er bogens fundament. Kapitlet er bygget op i ti afsnit ti gode råd. Hvert enkelt råd sætter fokus på et område som du skal være opmærksom på når du skriver. Inden vi går i dybden med de forskellige råd, får du en kort oversigt over hvad de ti råd indeholder. 12

13 1. Vis at din tekst er personlig. Brug personord, brug aktiv form, skriv venligt og imødekommende. 2. Gør dig forståelig. Brug ord som din modtager kender godt, og er du i tvivl, så forklar dine ord og udtryk. Pas på med fremmedord og fagudtryk. I dette afsnit kan du teste din forståelse af forskellige fremmedord. 3. Vær præcis når du vælger dine ord. Brug hv-tjekord for at sikre dig at du får alle væsentlige oplysninger med. Undgå tvetydige ord, og vær opmærksom på præcisionsgraden i dit ordvalg. 4. Vær konkret. Pas på med abstrakte ord og sætningsord. Vi introducerer blandt andet abstraktionsstigen. 5. Del informationerne op. Skriv om én ting ad gangen, sæt punktum, pas på med indskudte sætninger, og opløs sammensatte ord. 6. Tænk på det talte sprog. Brug dit talesprog som udgangspunkt for din tekst. Undgå ord som du absolut ikke vil bruge når du taler; de ord kalder man også for papirklicheer. Læs teksten højt for at høre om den flyder. 7. Din tekst skal hænge sammen. Undgå telegramstil, og vær opmærksom på at bruge forbinderord. 8. Gør dit sprog levende. Don t tell it show it, det vil sige: Lad være med blot at fortælle hvad der sker vis det. Brug eksempler og sammenligninger. 9. Din tekst skal være let at finde rundt i. Brug overskrifter, afsnit og punktopstillinger. 10. En fejlfri tekst. Sprogfejl og tegnsætningsfejl må ikke forstyrre læseren som støj på linjen. Få nogen til at læse din tekst igennem. 1. Vis din tekst er personlig At skrive personligt betyder naturligvis ikke at du skal skrive et forretningsbrev til direktør Viggo Hansen på samme måde som du skriver et privat brev eller en til din mormor på 89 år. Du skal altså ikke skrive faglige breve og andre tekster på samme måde som du skriver til familie og venner. Derimod gør du din tekst personlig ved at bruge personord som vi, jeg, du og De og ved at være venlig og bruge aktiv form det kommer vi tilbage til om lidt. Det er vigtigt at du viser at der er mennesker i begge ender af kommunikationen også selvom kommunikationen foregår mellem firmaer eller organisationer. Det er derfor en god ide at fylde dine fagtekster med personer og handlinger da dette er med til at gøre dine tekster personlige. 13

14 Det er fx ikke hensigtsmæssigt at skrive: Hoslagt fremsendes hermed blanket til udfyldelse. En del bruger stadig udtrykket hoslagt, men hvor mange kan egentlig forklare hvad det betyder? Betyder det at blanketterne ligger hos afsenderen? Og hvis blanketterne ligger hos afsenderen, hvorfor sender de dem så? Eller betyder det at blanketterne ligger hos modtageren? Og skal det så forstås som om blanketterne er med i kuverten nu, eller som om de er sendt tidligere? Det er et udtryk som meget let kan misforstås! Derfor er det bedre at skrive: Vi sender her en blanket som vi beder dig udfylde. Nu kan læseren se hvem der sender blanketten, og hvem der skal udfylde den. Nu er både afsenderen (vi) og modtageren (dig) nemlig blevet synlige i sætningen. Selvom du måske arbejder for et stort firma og skriver til et andet stort firma, er du jo stadig én person der skriver til én anden person. Der er altså stadig personer i begge ender af kommunikationen. Brug personord som vi, jeg, du og De Husk at bruge personord i dine tekster. Det er vigtigt at du vælger de mest hensigtsmæssige personord. Brug vi i stedet for man, og brug vi i stedet for navnet på det firma du repræsenterer. Skriv fx ikke: Man har besluttet at indkræve det resterende beløb via næste løn. Det lyder mere personligt hvis du skriver: Vi har besluttet at trække det resterende beløb fra din næste løn. Hvis du bruger navnet på det firma eller på den organisation du skriver til i stedet for personord som: jer, dig og du, kan det let komme til at virke køligt og upersonligt. Hør fx denne sætning: Forsikringsselskabet Sikker Fremtid sender her en bestillingsblanket til Hurtige Cykler A/S. Her er det bedre at skrive: Vi sender her en bestillingsblanket til jer. Det er også bedre at skrive jeg i stedet for undertegnede. Men du skal være meget opmærksom på kun at bruge jeg når du skriver helt på egne vegne. Skriv fx ikke: Spørgsmål kan rettes til undertegnede. Det er bedre at skrive: Du er velkommen til at ringe til mig hvis du har spørgsmål. Hvis du fx har skrevet en rapport alene, må du gerne skrive jeg, men har du været med til at skrive rapporten i en gruppe, skal du skrive vi så det ikke lyder som om du har været ene om at skrive den. Du kan normalt være dus, det vil sige bruge personordet du, når du skriver til enkeltpersoner som du også ville sige du til i en samtale. Om du skal skrive 14

15 du eller De til kunden, afhænger dog meget af hvordan I plejer at gøre på dit arbejde. Der ligger ofte en firmabeslutning bag ved dette spørgsmål. Det er desuden meget vigtigt at du husker at være konsekvent i den måde du bruger personord på. Altså brug det samme personord hele vejen igennem et brev. Du skal ikke først skrive De og så senere du i det samme brev. I dag er det mest almindeligt at være dus, når man skriver til andre firmaer, organisationer eller institutioner. Du kan også tiltale modtageren med personordet I. Men det forudsætter en ret uformel tone og et godt kendskab til firmaet i forvejen ligesom når du bruger du-form. Det kan fx være i en uformel afslutning som den her: Har I spørgsmål, er I meget velkomne til at ringe eller skrive til os. Her følger et eksempel på upersonligt sprog så du kan se hvad du skal undgå: Hermed er det besluttet at ordningen kun kan benyttes efter særlig aftale. Hvad står der egentlig? Vi prøver lige at sætte nogle personer ind. Og så sker der noget: Vi har besluttet at ordningen kun kan benyttes af medlemmer der har en særlig aftale med bestyrelsen. At skrive personligt betyder også at du skal huske personerne! Hvis din tekst handler om personer, så sørg for at få navnene med. Hvis du fx skal sende en intern meddelelse rundt i firmaet om næste personalefest, så lad være med at skrive: MT fra P2 og JK fra M3 står for valg af menu til den næste personalefest. Det er lettere at forstå meddelelsen hvis du skriver: Mette Thomsen fra personaleafdelingen og Jens Knudsen fra marketingafdelingen står for valg af menu til den næste personalefest. I større firmaer er det meget almindeligt at benytte forkortelser for både personnavne og afdelinger. Men tænk alligevel på om du ikke kan skrive navnene fuldt ud da det for mange ansatte og især nyansatte næsten er umuligt at huske alle disse forkortelser udenad. Endnu værre er det når den slags forkortelser står i breve der bliver sendt ud af huset. 15

16 Vær venlig og imødekommende Medmindre der er grund til andet, så prøv at skrive venligt og imødekommende så du skaber en god atmosfære i din tekst. Du kan sagtens skrive både rykkere og afslag i en venlig tone. De fleste mennesker har nemlig meget svært ved at afvise eller modstå venlighed. Hvis du er venlig, kan du meget lettere få modtageren til at handle som du ønsker. Men venlighed er altså ikke lig med at bruge ordet venligst! En formulering som: Vi beder dig venligst sende blanketten retur inden 14 dage, lyder ikke særlig venligt i de fleste menneskers ører. Eller: Vil du venligst kontakte mig en af de nærmeste dage? Det lyder næsten som en trussel. Det kan være svært at skrive i en venlig tone når man skal skrive en tekst der på forhånd ikke har et venligt ærinde, fx rykkere. Her kommer et eksempel på en rykker der ikke er særlig venlig. Det er en rykker som nogle af os nok kender: Da ovennævnte tidligere pålagte parkeringsafgift ikke ses at være betalt, bedes beløbet indbetalt inden ti dage. Det er en helt almindelig lidt stift formuleret rykker fra det offentlige. Den er hverken venlig eller imødekommende, og den får bestemt ikke modtageren til at styrte ned på posthuset med det samme! Næste eksempel viser en rykker der er mere venlig: Vi kan se at vi endnu ikke har modtaget ovenstående saldo som forfaldt den 5. i denne måned. Vi går ud fra at dette skyldes en forglemmelse fra din side. Du kan derfor stadig nå at undgå unødige gebyrer ved at indbetale beløbet i morgen. Du bør være opmærksom på at manglende betalinger kan betyde forringede brugsmuligheder med kortet. Har du allerede betalt, bedes du venligst se bort fra dette brev. Men det kan godt lade sig gøre både at være venlig og have humoristisk sans når man skriver rykkere. Denne rykker er fra et autoværksted: 16

17 Kære kunde Vi har ledt overalt under borde og bænke og oven i købet i bilerne, men vi har ikke kunnet finde din indbetaling på 2.000,00 kr. Vi regner med at det er en forglemmelse fra din side, og at pengene er på vej. Hvis du har indbetalt pengene inden for de seneste tre dage, beder vi dig se bort fra dette brev. Venlig hilsen Autoværkstedet xxx Autoværkstedet der skriver sådan i sine rykkere, får ikke bare sine penge ind med rykkeren, de får rent faktisk også en del sjove tilbagemeldinger fra kunderne, har de fortalt os. Som fx dette kundesvar: Jamen, I leder da også de helt forkerte steder. Kan I ikke lede på netbankkontoen i stedet om et par dage? Skriv aktivt Ud over at bruge personord og være venlig skal du også skrive i en aktiv form for at skrive personligt. Hvad er så aktiv form? Det er det modsatte af passiv form. Her er et eksempel der forklarer hvad det betyder at skrive i aktiv og i passiv form. Regnskabschefen præsenterer årsregnskabet udsagnsordet præsenterer er i aktiv form. Hvis der derimod havde stået Årsregnskabet præsenteres, har vi den passive form. Aktiv form gør teksten mere personlig her kan man se hvem der gør noget, mens den passive form har den kedelige virkning at den slører hvem der handler. Du kan altså se hvem der udfører en handling i en almindelig sætning med grundled og udsagnsled når du bruger aktiv form. Fx: Regnskabschefen præsenterer årsregnskabet. x o Men skriver du i passiv form: Årsregnskabet præsenteres eller Årsregnskabet bliver præsenteret, aner modtageren ikke hvem der skal præsentere årsregnskabet. Du kan også sagtens skrive sætninger hvor du helt undlader at skrive hvem din sætning henvender sig til. Her er et eksempel mere: Det skal foreslås at rygning i fremtiden forbydes. Hvem foreslår at rygning skal forbydes, og hvem er det som ikke må ryge i fremtiden? Sætningen er helt upersonlig og meget generel og abstrakt. Vi anbefaler bestemt ikke at du skriver så 17

18 upersonlige sætninger. Det er ikke hensigtsmæssigt. Hvis du ønsker at modtageren skal handle på en bestemt måde, så må du skrive aktivt, og så kan sætningen om rygning fx se sådan ud: Uddannelsesgruppen foreslår at vi forbyder rygning for gruppens medlemmer ved fremtidige møder. Et andet eksempel på en meget abstrakt og upersonlig sætning er den man finder på mange husmure: Cykler fjernes uden ansvar! Hvem fjerner cyklerne, og hvem tilhører de cykler der skal fjernes? Udsagnsordet fjernes ender på -s, og så kaldes det for en s-passiv. Hvis du bruger udsagnsord i passiv form, altså udsagnsord der ender på -s, gør du det svært for din modtager. Men hvis du i stedet for vælger at skrive: Cykler bliver fjernet uden ansvar!, er du lige vidt. Her kan man stadig ikke se hvem der fjerner cyklerne, og hvem der ejer cyklerne. Bøjningsformen bliver fjernet er ikke en s-passiv, der er jo ikke noget -s på, men det er stadig en passiv form, og den hedder blive-passiv. Vi anbefaler at du er meget varsom med at bruge udsagnsord i s-passiv eller blive-passiv da de gør sproget meget upersonligt. Prøv altid at skrive så aktivt og personligt som muligt: Hvis du er glad for din cykel, skal du ikke parkere den foran vinduet her. Cyklen vil blive fjernet af vores vicevært og flyttet længere ned ad gaden. Øvelse Skriv sætningerne om så de passive udsagnsord bliver aktive. Løsningsforslag finder du bagerst i dette kapitel. 1. Der påtænkes en udbygning af kontorgang B. 2. Hermed modregnes det skyldige beløb. 3. Hvis problemerne fortsætter, kræves der indgriben. 18

19 2. Gør dig forståelig Det er en god ide at bruge ord som din modtager kender hvis du vil skrive forståeligt. Hvis du vælger at bruge ord som du ikke er sikker på at din modtager kender, så skal du forklare dem. Hvad er det så for nogle ord der kan være vanskelige at forstå? Det kan være svære ord, fagudtryk, fremmedord og engelske låneord. Svære ord Svære ord er ord vi bruger i vores dagligdag, men som alligevel kan være svære at forstå. Ord behøver nemlig ikke kun at være fagudtryk eller fremmedord for at de er svære at forstå. Ord som fx ekstrovert, kondemnere og restriktion bruges bredt i dag, men alligevel er der mange mennesker der ikke ved hvad de betyder, eller vi har en forskellig opfattelse af hvad ordene betyder. Du skal altså være opmærksom på om du bruger mange svære ord og hele tiden tænke på hvem din modtager er. Er det en der har den samme uddannelse som dig selv, en person uden uddannelse eller en person med en helt anden uddannelse? Du skal også tænke på om modtageren har samme alder som dig selv. Er din modtager fx meget ældre, kan det være at hun ikke forstår de udtryk du bruger, eller måske forstår hun dem på en anden måde. Øvelse Vi har valgt tre ord, så nu kan du selv teste om det er ord du forstår. Læs sætningerne, og understreg den løsning du mener, er korrekt. Løsningen står bagerst i dette kapitel. 1. Banken har nu krediteret dig et beløb på 54,50 kr. på din bankkonto. Har banken A. hævet eller B. indsat penge? 2. Dommerpanelet er sammensat af lægfolk. Består panelet af A. eksperter eller B. ikke-eksperter? 19

20 3. Du skal betale godt 30,00 kr. for bogen. Betyder det at bogen koster A. lidt mere end 30,00 kr. eller B. lidt mindre end 30,00 kr.? Fagudtryk Du skal også være opmærksom på hvornår du bruger fagudtryk. Tænk på hvem du skriver til. Hvis det er mennesker der ikke arbejder med det samme som dig, så pas på med at bruge fagudtryk når du skriver til dem. Fagudtryk er ofte meget svære at forstå hvis man ikke kender dem fra sit daglige arbejde. Mange af os tænker slet ikke på at de fagudtryk som vi bruger hver dag på vores arbejde, måske lyder som det rene volapyk i det øjeblik vi bruger dem over for andre end vores kollegaer. Din nabo siger fx sådan her til dig hen over hækken lørdag formiddag: For øvrigt er vores cost-benefit-analyse af det nye it-projekt blevet rost til skyerne. Og så står du der og ved måske ikke rigtig hvad du skal svare, medmindre du også bruger udtrykket på dit arbejde. Du havde nok lettere ved at forstå ham hvis han nu havde sagt: Vi har lige fået ros for vores økonomiske analyse af det nye it-projekt hvor vi sammenholder ulemper og fordele. Fagudtryk er altså kun svære at forstå hvis man ikke kender dem. Hvis du skriver fagtekster til fagfolk, skal du naturligvis bruge fagets fagudtryk. Fagudtrykkene er ofte mere præcise og indeholder mere information end ord fra hverdagen. Her er et par eksempler fra sygeplejerskens verden: Enhver sygeplejerske forstår meningen når lægen siger at der skal optages en udførlig anamnese på Hans Hansen. Gør du? Anamnese betyder en redegørelse eller en sygehistorie. Hans Hansen fortæller om sin tilstand før og under sygdommen, og lægen skriver en redegø- 20

21 relse til journalen ofte ved hjælp af diktafon derfor bruger lægen ordet optage. Alle sygeplejersker ved også hvad det betyder når der ved vagtskifte bliver sagt at Hans Hansen på stue 4 endelig har haft flatus. Gør du? Flatus betyder vind, afgang af tarmluft, altså det vi på godt gammeldags dansk kalder: at slå en prut. Det er meget vigtigt fx efter operationer at vide om tarmene er begyndt at virke igen, og derfor er flatus et ord man ofte bruger som sygeplejerske. Som sagt er ord som anamnese og flatus ikke fremmede for sygeplejersker og læger, altså de mennesker der til daglig bruger ordene i deres job. Men hvis de kommer til at bruge ordene til folk uden for deres eget fagområde, så bliver ordene pludselig uforståelige. Så vær opmærksom på hvem din modtager er, og lad være med at bruge fagudtryk til ikke-fagfæller. Fremmedord Hvis du vil skrive forståeligt, skal du også passe på med at bruge fremmedord. Hvis din modtager kender fremmedordet, har hun selvfølgelig ikke svært ved at forstå det, men du skal passe på med at bruge fremmedord som ikke er hvermandseje. Vi har dog en lang række begreber og genstande der kun kan beskrives med fremmedord på dansk, og de er ikke alle svære at forstå. Her er nogle helt almindelige fremmedord som vi bruger i vores hverdag: elevator, kantine og kontor. Det er nok fremmedord, men de er ikke fremmede ord for de fleste. Ved du hvor ordene stammer fra? Elevator stammer fra engelsk der igen stammer fra latin elevare som betyder: at løfte op. Kantine stammer fra italiensk cantina. Ordet betyder oprindeligt kælder. Kontor stammer fra fransk comptoir eller italiensk contore. Begge ord er afledning af det latinske ord computare som betyder: at tælle sammen. Andre fremmedord som til gengæld kan være svære at forstå, er fx ord som evolution, kontrafaktisk og funktionalisme. Det er selvfølgelig ikke alle der opfatter disse ord som svære. Det kommer igen an på hvem man er, og hvad man beskæftiger sig med. Hvis du vil skrive forståeligt, er det altså vigtigt at du overvejer hvilke ord du bruger, og hele tiden tænker på om din modtager forstår ordene. Engelske låneord Vi importerer ofte ord fra andre sprog. Det er der ikke noget nyt i, for det har vi altid gjort. Før i tiden var det især tyske og franske ord vi optog i det danske sprog. I de seneste år har vi importeret en del nye ord fra USA, 21

22 specielt inden for it-området (det informationsteknologiske område) og virksomhedsledelse. Her er nogle eksempler: downloade, hardware, software, password, workshop, performance, auditere, benchmarking, agenda, koncept, implementere, innovation og teambuilding. Mange af de engelske ord er blevet til dagligdags ord for de mennesker der bruger dem ofte. Men hvis du bruger engelske ord, skal du igen tænke på om din modtager kender dem det skal du også når du bruger fagudtryk. Der er stadig mange mennesker i Danmark der ikke kan forstå engelsk. Det kan godt være du selv synes det er i orden at bruge mange engelske ord når du skriver, men husk på at hvis din modtager ikke kender og forstår de ord du bruger, så bliver hun irriteret og ikke duperet! Tit kan man oversætte de engelske ord til dansk uden at meningen går tabt. I stedet for at skrive workshop kan man skrive møde eller seminar, i stedet for at skrive benchmarking kan man skrive sammenligning, og i stedet for agenda kan man skrive dagsorden osv. Selvfølgelig betyder et nyt engelsk ord nogle gange noget lidt andet end den danske oversættelse, men det kan næsten altid lade sig gøre at finde et ord eller flere ord på dansk der betyder nogenlunde det samme som det engelske ord. Pas altså på med at bruge engelske udtryk hvis du ikke er sikker på at din modtager forstår dem. 3. Vær præcis når du vælger dine ord Det er vigtigt at du skriver præcist, entydigt og udtømmende. Du skal altså huske at få alle væsentlige oplysninger med, og du skal undgå at virke tvetydig. Din læser skal kunne forstå hvad du skriver, uden at komme i tvivl om hvad du mener. Du skal kun skrive om det som modtageren har behov for at vide. Du skal altså ikke bare skrive om det du selv synes er mest interessant. Det er vigtigt at du ser teksten fra modtagerens synspunkt. Få alle væsentlige oplysninger med Du skal altid prøve at sikre dig at modtageren får de informationer hun har brug for. Det er vigtigt at du er opmærksom på hvilket fokus din tekst har. Her er det en god ide at anvende hv-ord for at sikre at du har fået alt det med 22

23 som du skal bruge. Og hvilke ord er hv-ord? Det er ord som: hvem, hvad, hvor, hvornår, hvordan, hvor længe og hvorfor. Når du skal indkalde til et møde, kan du sikre dig at du har fået alle oplysninger med ved at bruge hv-ordene: Hvem skal deltage i mødet, hvad drejer mødet sig om, hvor skal mødet foregå, hvornår skal det foregå, hvordan skal det foregå, hvor lang tid forventer du at mødet tager, og ikke mindst hvorfor skal der i det hele taget afholdes et møde? Vær præcis Prøv at være opmærksom på præcisionsgraden når du skriver. Hvad der er den rigtige præcisionsgrad, afhænger fuldstændig af din modtagers behov. Hvad skal hun bruge oplysningerne til? Skal hun kunne få en video til at virke så den kan vise videofilm og optage film fra fjernsynet? Eller skal hun have en grundig indsigt i og viden om hvordan en video er konstrueret? Undgå tvetydige ord og udtryk Hvis ord og udtryk er tvetydige, kan modtageren forstå dem på flere måder. Du skal være opmærksom på at du ikke utilsigtet kommer til at virke tvetydig, så forvirrer du let din modtager, ja du risikerer også at blive til grin. Chefen anklagede hårdnakket den nye konsulent for at have læst sine i flere timer hver dag. Hvem tilhører de der er blevet læst? Er det chefens som konsulenten har læst? Eller har konsulenten blot brugt lang tid på at læse sine egne ? Uanset om du kan reglerne for hvordan man bruger hans og sin eller ej, vil du næsten altid blive misforstået når du kaster dig ud i formuleringer som i dette eksempel. Du kan læse mere om denne problematik i kapitel 7 Skriv uden fejl i afsnittet Hans eller sin. Tilsigtet tvetydighed ser man derimod tit, fx i reklamer. Når man skriver reklameslogans, er man tit på jagt efter iørefaldende tvetydigheder. Fx et slogan som: Parkering? Det ordner vi hen ad vejen. (En reklame fra en HT-bus der netop handler om at få folk til at køre med bus i stedet for i privatbil). Den slags udtryk får læseren til at stoppe op og tænke over udtrykket. Det samme opnår malerfirmaet Flügger når de skriver således: Du bliver ikke skuffet i en reklame for maling til kommoder. Også i avis- og ugebladsoverskrifter arbejder journalister bevidst med den slags tankevækkende udtryk. Her er endnu et eksempel: Lykke alle vegne. Overskriften dækker over en lille notits om den danske topmodel Lykke May Andersen, som har stor international succes. 23