Referat af. Ordinær Generalforsamling Grundejerforeningen Holmstrup Bakker.

Transkript

1 14. maj 2013 Referat af Ordinær Generalforsamling Grundejerforeningen Holmstrup Bakker. Sted/dato: Skjoldhøjkirkens lokaler d. 10. april 2013 Fremmøde: 31 husstande var repræsenteret heraf 1 via fuldmagt. Følgende dagsorden var gældende: 1. Valg af dirigent. 2. Formandens beretning om det forløbne år 3. Kassererens aflæggelse af regnskab 4. Rettidig indkomne forslag. 5. Fremlæggelse af budget samt fastsættelse af kontingent. 6. Valg af formand og suppleant. 7. Valg af kasserer og suppleant. Peter Hjorth ønsker ikke genvalg 8. Valg af revisor og revisorsuppleant. 9. Eventuelt. 1. Valg af dirigent: Benny Bredahl Holmstrupgård 120 blev valgt til dirigent. Benny Bredahl kunne meddele at generalforsamlingen var indkaldt med lovligt varsel i henhold til vedtægter. 2. Formandens beretning om det forløbne år: Fremlagt af afgående formanden Lisbeth Deichmann Madsen Det fremføres at den største opgave i hovedbestyrelsen ligger ved de grønne områder. Alle ønsker et attraktivt område, men det kræver også økonomiske ressourcer. Jan O. Bredgaard har sammen med vores gartner Erik Jensen beskåret krat m.m. flere steder i området. Samtidig har vi fået genoprettet stier, men flere venter i fremtiden. Efterårets voldsomme regnskyl fik de to søer til at blive en meget stor sø og dermed skulle der repareres stier ved søerne. Ellers har det været et stille år uden mange udfordringer. Formanden udtrykte at området fungerer, derfor også en tak til områdets beboere. Endvidere takkede formanden Peter Hjorth for hans arbejde, som kasserer i hovedbestyrelsen. Der blev givet en opfordring til områdets beboere om at gå ind på vores hjemmeside løbende info om, hvad der sker i Grundejerforeningen. Af personlige grunde vælger Lisbeth D. Madsen, at stoppe som formand i hovedbestyrelsen. Dette var oplyst til medlemmerne i hovedbestyrelsen på bestyrelsesmøde i februar 2013 og 1

2 næstformand Jan O. Bredgaard overtager formandsposten indtil ordinært formandsvalg på generalforsamling i år Formand takker også hovedbestyrelsen for en god periode. Formandens beretning blev godkendt af forsamlingen. 3. Aflægning af regnskab. Kasseren Peter Hjorth aflægger regnskab. Kasseren konstaterer at det har været et roligt år uden de helt store overraskelser. Dog var der uventede omkostninger til reparation af sti omkring søerne, som følge af den oversvømmelse der opstod efter meget kraftig regn. Til de enkelte poster kommenterede kasseren på posten Vedligeholdelse og græsslåning. Udgiften ses at være ca ,- kr. under budgettet. Årsagen er at det har været svært at estimere udgiften, idet det er første hele år hvor grundejerforeningen har al vedligehold omkring søerne. Posten Anlægsarbejder afviger ganske meget fra budgettet, dvs. udgiften i regnskabsåret 2012, har været væsentlig lavere end budgetteret. Det skyldes at der er igangsat arbejde med renovering af stier, der endnu ikke er afsluttet. Et enkelt spørgsmål fra forsamlingen gik på hvem der har kontingentfritagelse. Kasseren svarede: At bestyrelsesmedlemmerne og kasseren i hovedgrundejerforeningen havde kontingentfritagelse, svarende til kontingentet for hovedgrundejerforeningen, men dog med et maksimum på 1000,- kr. Regnskabet blev godkendt af forsamlingen. 4. Rettidig indkomne forslag i henhold til vedtægterne. Forslag 1: Forslaget er blevet trukket tilbage og indarbejdet i forslag 4. Forsamling gik derfor direkte over til at behandle forslag 4. Forslag 4: Et flertal i Hovedbestyrelsen i Grundejerforeningen Holmstrup-Bakker foreslår, at der nedsættes en arbejdsgruppe, bestående af en repræsentant fra hver afdeling, med det formål at undersøge muligheden for- og arbejde hen imod-, at de nuværende afdelinger sammenlægges og overdrages alle arbejdsopgaver, der i dag varetages af såvel afdelinger som hovedbestyrelse. Der skal i arbejdet tages hensyn til hvordan man kan: tilgodese evt. lokale særinteresser 2

3 administrere indbetalte midler til vejfonde mm. retfærdigt Arbejdet skal være afsluttet til evt. vedtagelse ved generalforsamlingerne 2015 i såvel afdelinger som hovedbestyrelse, og der aflægges midtvejsrapport til drøftelse ved de respektive generalforsamlinger i Formålet med forslaget er at forenkle foreningsarbejdet. Efter nugældende regler skal der i hver bestyrelse sidde 3 eller 5 medlemmer. Med de nuværende 7 afdelinger medfører det, at der i alt i området skal vælges medlemmer til at varetage områdets interesser. Erfaringen viser, at det kan være svært at rekruttere så mange, og erfaringerne fra vedligehold af fællesarealer og snebekæmpelse viser, at en bestyrelse på 5 til 7 personer kan løfte opgaven. Forslag 4 blev oplæst af Steen Nielsen, Jernaldervej 308 fra afdeling 2. Han understreger at man ikke ønsker at trække noget ned over hovedet på de enkelte afdelinger, hvorfor der er 2 år til at der skal tages endelig stilling. Forslag 4 gav en del diskussion i forsamlingen, hvor nogle var imod andre for. Fra forsamlingen blev der forespurgt om forslaget er noget, der er kommet fra de enkelte afdelinger. Bestyrelsen svarede at som angivet i forslaget, så er det et flertal i bestyrelsen der fremsætter forslaget. Det betyder at der også er hovedbestyrelsesmedlemmer der er imod forslaget. Der bliver forespurgt om der har været problemer med at bemande de enkelte afdelingers bestyrelser. Det bekræftes at det er svært skaffe nye bestyrelsesmedlemmer. Et medlem fra afdeling 7 anfører man i denne afdeling har den bedste legeplads for børn i området. At det er bedre og lettere for de enkelte afdelinger at vedligeholde legepladserne. Formanden fra afdeling 2 anfører, at da denne afdeling har nedlagt sine legepladser, så går børnene fra denne afdeling over på de andre afdelingers legepladser, for at lege. Derfor var det bedre at alle medlemmer bidrog til betaling for nye legepladser, vedligehold af eksisterende legepladser. Derfor varetages denne opgave bedre i fællesskab. Et medlem fra forsamlingen anførte at man stod sig bedre overfor myndigheder, når man var én stor grundejerforening. Der blev straks modargumenteret at de enkelte underafdelinger ikke har haft problemer ved kontakt med myndigheder. Et medlem fra afdeling 2, som i øvrigt var for forslaget, anførte at forslaget kun var et ønske om at undersøge muligheder, herefter kan man gå i detaljer, hvordan en endelig model kan se ud. Et medlem fra afdeling 1 mente ikke at hovedgrundejerforeningen var ligeså god, som de enkelte afdelinger til at løse de nære problemer, som en afdeling kunne have. For eksempel har afdeling 1 haft problemer med den nærliggende industri. Afdeling 1 har selv taget hånd om 3

4 dette problem. Det betvivles at hovedgrundejerforeningen vil have samme vilje til at gå ind i lokale problemstillinger som den enkelte lokalafdeling måtte have. Et medlem fra afdeling 4 anfører at det er vigtigt at bevare de enkelte lokalafdelinger da disse er en garant for bevarelse af et godt nærmiljø. Dirigenten Benny Bredahl spørger om der er neutrale elementer der kan deltage i arbejdsgruppen og skal der eventuelt deltage nogle udefra, der kan vurdere på hvordan vi arbejder. Kim Dalbøge udtaler at vedtægter skal laves om. Formand Lars Jensen afdeling 4 mener der skal en jurist ind over det, og en afdeling må ikke kunne tvinges ind i det. Agner Madsen fra afdeling 3 anførte at det er vigtigt, at der i arbejdsgruppen er medlemmer fra hovedbestyrelsen, men også medlemmer fra de enkelte afdelinger. Måske man først skal se på de steder hvor der sker overlap af opgaver f.eks. renovering stier, grønne områder og evt. legepladser. Jan O. Bredgaard fra afdeling 1 var enig, at der var overlap af mange opgaver. Specielt på det grønne område bliver anlægsgartneren ofte hidkaldt af først hovedgrundejerforeningen, siden af en lokalafdeling for arbejde der lige så godt kunne være udført samtidigt. Fortsætter videre at det er vigtigt at ingen og specielt de små afdelinger bliver kanøflet i processen. Men ser ellers en del gode elementer i forslaget. Først forsøges en afstemning ved håndsoprækning, men da mange husstande kun var repræsenteret af en person og hver husstand har 2 stemmer blev der tvivl om optælling. Derfor krævede et medlem skriftlig afstemning. En skriftlig afstemning blev udført. Efter optælling af skriftlig stemmer blev resultatet: 34 ja, 26 nej, 2 blanke. Forslag 4 er hermed vedtaget med et snævert flertal. Forslag 2: Ved generalforsamlingen for afd. 3 blev bestyrelse opfordret til at fremsætte forslag om oprettelse af legeplads nord for søen, på det flade område (der hvor der er fældet træer). Vi forslår derfor følgende: Der oprettes en legeplads for områdets mange beboer, samt de mange bedsteforældre som padser deres børnebørn, og går ture omkring søerne. Legepladsen bør indrettes på en sådan måde, at den kommer små som mellemstore børns ønsker og behov til gode. Ligeledes opfordrer vi hovedbestyrelse til at ansøge Århus Kommune om tilskud til oprettelsen af legepladsen. 4

5 Med venlig hilsen Afdeling 3 Kim Dalbøge Forslag 2 blev oplæst af Henry Kjærsgård Holmstruphøjvej 195 fra afdeling 3. Første indlæg fra forsamlingen var at man manglede et budget for legepladsen. Flere andre er enig i, at der mangler budget og legepladsen under alle omstændigheder ikke bør bygges førend vi har penge til det. Nogle fandt placering af en legeplads meget tæt på søen, for at være meget uhensigtsmæssigt med hensyn til sikkerhed. Andre påpegede at der også er meget fugtigt på den valgte placering. Nogle var tilhængere af en legeplads men med en placering mere mod nordøst oppe ved boldbanen Kim Dalbøge mener at man kan søge Aarhus kommune om tilskud, der dækker hele omkostningen. En anden kommentar går på at legepladsen skal være sikkerhedsgodkendt. Hvis legepladsen anvendes til andet end dens egentlige formål, ser flere at legepladsen kan tiltrække gæster udefra med heraf følgende svineri. Flere ser området ved søerne som et naturområde og det kan blive en glidebane med flere aktiviteter. Andre ser forbedringer af de eksisterende legepladser som en mulighed. Forslag går til afstemning og bliver nedstemt med en stor majoritet. Forslag 3: Vedr.: ændrede vederlag til formand, kasserer m.v. Nuværende vederlag til formand og kasserer består af en godtgørelse på kr. 350,00 / kvartal, og har været uændret siden år Beløbet foreslås ændret til kr. 500,00 / kvartal. Samtidigt foreslås, at varetagelsen af de grønne områder ligeledes honoreres med samme beløb. Forslag 2 blev oplæst af Lisbeth Deichmann Madsen Holmstruphøjvej 29 fra afdeling 3. Et spørgsmål fra forsamling går på om vederlag er inkluderet i kontingent fritagelse. Det er det ikke. Enkelte er imod forslaget, pga. at flere nu skal have et vederlag for deres opgave i bestyrelsen. Andre ser det som rimeligt at vederlagene justeres og at også den person der varetager de grønne områder får et vederlag. 5

6 Forslaget går til afstemning og vedtages med stor majoritet. 6

7 5. Fremlæggelse af budget, samt fastsættelse af kontingent. Kasserer Peter Hjorth fremlagde budget for regnskabsåret På grund af forventet ekstra vedligehold af grønne områder omkring søer, så fastholdes der ,- kr. i budgettet til punktet vedligeholdelse af grønne områder. Under anlægsarbejder er der fortsat afsat ,- kr. til anlægsarbejder. Derudover er der afsat ,- kr. til anlægsarbejder men de er overført fra sidste år pga. endnu ikke afsluttet arbejde. De 7000,- kr. til kontingentopkrævning er gebyrer i forbindelse med PBS, trykning af girokort m.v. Posten forsikringer omhandler en ansvarsforsikring ved uheld i området, samt en kautionsforsikring for beløb der ikke indgår i de enkelte afdelingers vejfonde. Budgettet blev vedtaget. Det medfører kontingent til hovedgrundejerforening uændret er 1000,- kr. 6. Valg af formand og suppleant Jan Ole Bredgaard Holmstrupgård 130 blev valgt som formand indtil næste ordinære valg af formand. Bestyrelsen konstituerer sig med ny næstformand. 7. Valg af kasserer og kasserer suppleant. Agner Madsen Holmstruphøjvej 29 blev valgt som kasserer. Peter Hjorth Holmstrupgårdvej 196 blev valgt som Kasserersuppleant. 8. Valg af revisor og revisorsuppleant. Preben Larsen Holmstruphøjvej 219 blev genvalgt til revisor. 9. Eventuelt. Der blev diskuteret om det er hensigtsmæssigt, at blive med at have suppleanter. Bestyrelsen skal komme med oplæg til vedtægtsændring til næste år. Referent: Niels H. Baastrup Holmstruphøjvej 94. 7

8 Benny Bredahl Dirigent Lisbeth Deichmann Madsen Afgående Formand 8