Den Ny Maltfabrik - bibliotek og museum. Igangsætning af projekt

Transkript

1 1 of 6 Den Ny Maltfabrik - bibliotek og museum. Igangsætning af projekt Sagsnr.: 11/33774 Sagen afgøres i: Byrådet Resumé Byrådet besluttede juni 2013 at medvirke til realiseringen af projektet Den Ny Maltfabrik ved placering af Ebeltoftafdelingerne af Syddjurs Bibliotek og dele af Museum Østjylland i tilknytning til Den ny Maltfabrik. Der er planlagt etableringen af et nybyggeri på 1000 m2, der skal rumme fremtidens bibliotek og museum i Ebeltoft. Den kommunale finansiering af nybyggeriet er budgetlagt og anlægssummen opgjort til anslået 25. mio. kr. Fonden, der forestår renoveringen af den historiske fabrik, skal finde en samlet finansiering på anslået 122 mio. kr. førend projektet er fuldfinansieret. Der udestår 34,2 mio. kr. førend fonden er helt i mål. Det er afdelingens anbefaling, at Byrådet igangsætter projektet på det foreliggende grundlag. Er økonomien ikke endelig på plads ved den forestående projektkonkurrences afslutning, vil Byrådet få lejlighed til at revurdere projektet. For det videre samarbejde mellem Fonden og Syddjurs Kommune er der udarbejdet et forslag til en rammeaftale. Som navnet antyder, står aftalen ikke alene, idét der skal indgås en lang række af aftaler mellem parterne i takt med, at projektet udvikles. Rammeaftalen forelægges til vedtagelse som retningsgivende for de fremtidige aftaler parterne imellem. I rammeaftalen indgår forslag til fremadrettet organisering af samarbejdet, der ligeledes foreligger til politisk behandling. Sagsfremstilling Historik I 2013 erhvervede Syddjurs Kommune fra fonden Den ny Maltfabrik en matrikel på 400 m2 i tilknytning til Maltfabrikken, hvor den tidligere Spiresal efterfølgende blev nedrevet. På denne matrikel er planlagt etableringen af byggeri på 1000 m2, der skal rumme fremtidens bibliotek og museum i Ebeltoft. Efterfølgende indgik de to parter, Syddjurs Kommune (ved Udvalget for Plan, udvikling og kultur) og den erhvervsdrivende fond Den ny Maltfabrik marts 2014 en samarbejdsaftale (vedlagt som bilag 1). På baggrund af denne samarbejdsaftale er projektet i 2014 og 2105 blevet videreudviklet mellem de to parter. Dette blandt andet i form af en række inddragende processer med de relevante medarbejdere på tværs af institutioner og funktioner; med borgerne i Ebeltoft/Syddjurs Kommune; med iværksættere og virksomhedsejere; og med ungegrupper. På grundlag af disse processer er der udarbejdet et kulturelt byggeprogram (bilag 2), der har fokus på værdier, indhold og funktioner, og som skal danne baggrund for de mere fysiske og tekniske rumog byggeprogrammer, der vil indgå i det kommende konkurrenceprogram. Der er endvidere foretaget opmåling og udarbejdet digitalt tegnsæt for bygningsmassen samt lavet beskrivelse for bærende bevaringsværdier (bilag 3) i Maltfabrikken, ligesom der er udarbejdet anbefalinger til rumprogram (bilag 4). Disse vil ligeledes indgå i det kommende konkurrenceprogram. Som fælles bygherrerådgiver valgte partnerskabet i april 2015 Rambøll A/S som bygherrerådgiver. Med tilknytningen af bygherrerådgiveren gik projektet ind i en konkretiserende fase. Valget af én

2 2 of 6 fælles bygherrerådgiver er sket med henblik på at sikre størst mulig sammenhæng mellem projekterne/byggerierne. Aktuelt projektstade Den Ny Maltfabrik er nu på et stadie, hvor projektet er klar til at gå ind i anlægsfasen. Følgende funktioner vil danne grundstammen i det samlede anlæg: Syddjurs Kommunes Bibliotek (Ebeltoft-funktionerne) Museum Østjylland (Ebeltoft-funktionerne - administration, arkiv, nyudviklet udstilling) Erhverv - Klynge af kreative erhvervsdrivende, designere, arkitekter, filmskabere etc. Erhverv - Mikrobryggeri/mikromalteri i det gamle pakhus, marked for lokale fødevarer, madhus Kulturfunktioner - ungekulturmiljø, foreningslokaler/øvelokaler samt fleksible udstillingsfaciliteter Ebeltoft Kulturhus (flyttes fra Festpladsen) Kunst/design - Værkstedsfaciliteter og showroom for kunstnere og kunsthåndværkere Kunst Artists-in-Residence i partnerskab med Statens Værksteder for Kunst (under Kulturministeriet) Kulturarv Maltfabrikken skal formidle historien om et af de få tilbageværende industriminder fra perioden. Af byrumskortet (bilag 5) fremgår de arealer, der er en del af det samlede projekt. Heraf indgår følgende arealer for nuværende i det konkrete anlægsprojekt: De røde arealer (ejet af fonden Den ny Maltfabrik med undtagelse af den matrikel på 400 m2, hvor bibliotek/museum bygges) De grønne arealer, der udgør et infrastrukturens rum til parkering og adgangsveje (ejet af Syddjurs Kommune) De gule arealer, der udgør forpladsen i form af opholds- og aktivitetsarealer (ejet af fonden Den ny Maltfabrik) De blå arealer (ejet af Syddjurs Kommune) beliggende på den anden side af Strandvejen ned mod kysten indgår ikke i første omgang i det egentlige anlægsprojekt. Det er dog medtaget på det udarbejdede kort for at illustrere, at projektet for Maltfabrikken vil indgå som en integreret del af Udviklingsplanen for Ebeltoft Havn og By (bilag 6), der har som et sine formål via Maltfabrikken at forbinde byen og havnen/kysten. I forbindelse med projektkonkurrencen ønsker partnerskabet derfor, at de bydende firmaer givet et bud på den fremtidige indretning og anvendelse af disse arealer således, at sammenhæng mellem Maltfabrikken og kysten allerede på nuværende tidspunkt indtænkes. Finansiering af et efterfølgende anlægsprojekt for disse arealer indgår ikke for nuværende i det opstillede budget. Tidsplan Rambøll har udarbejdet en samlet tidsplan for projektet (bilag 7) ifølge hvilken, projektet indvies endeligt marts måned Partnerskabet har med henblik på udvælgelse af arkitekter og ingeniører valgt en 2-faset projektkonkurrence, hvilket indebærer, at det vindende firma/partnerskab udvælges gennem et 2- faset udbudsforløb. Dette giver mulighed for i løbet af konkurrenceafholdelsen at kvalificere projektet,

3 3 of 6 ligesom det sikrer en bedre økonomistyring end den traditionelle arkitektkonkurrence (den 2-fasede projektkonkurrence beskrives i detaljer i vedlagte bilag 8 side 15 19). Af tidsplanen fremgår følgende centrale milepæle for den kommende periode: Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse 18. december 2015 Valg af prækvalificerede arkitektfirmaer (op til 5 firmaer) medio februar 2016 Udsendelse af konkurrenceprogram og øvrigt udbudsmateriale 15. februar 2016 Udvælgelse af firmaer til 2. fase af projektkonkurrence (2-3 firmaer) primo marts 2016 Udsendelse af udbudsmateriale til 2. fase af projektkonkurrencen ultimo maj 2016 Endelig udvælgelse af vinder af projektkonkurrencen primo september 2016 Det bemærkes i forbindelse med ovenstående milepæle, at det er afgørende for overholdelse af den samlede tidsplan, at udbudsbekendtgørelsen offentliggøres inden 1. januar 2016, hvor nye udbudsregler træder i kraft. Nye udbudsregler, der vil medføre en forsinkelse af det samlede projekt. Igangsættelse af projektkonkurrence og anlægsprojekt Fonden Den ny Maltfabrik har et samlet finansieringsbehov på 122 mio. kr. fordelt på 97 mio. kr. til den eksisterende bygningsmasse samt 25 mio. kr. til udearealer. Heraf har fonden november 2015 tilvejebragt 87,8 mio. kr. i form af fondsbevillinger samt egenfinansiering. Der udestår således en restfinansiering for fonden Den ny Maltfabrik på 34,2 mio. kr., såfremt projektet skal gennemføres i den beskrevne form. Set i lyset af de seneste måneders succesfulde fundraising, hvor der er tilvejebragt mere end 50 mio. kr. samt på baggrund af den pågående fundraising, hvori A.P. Møller Fonden aktivt medvirker, er det fondsbestyrelsens opfattelse, at anlægsprojektet og herunder projektkonkurrencen bør igangsættes på det foreliggende grundlag. Fonden finder det således realistisk forud for endelig igangsættelse af anlægsfasen ultimo september 2016 at tilvejebringe den nødvendige restfinansiering på 34 mio. kr. Igangsættelsen vil ske i form af offentliggørelsen af en udbudsbekendtgørelse, der skal prækvalificere en række arkitektfirmaer samt sideløbende udarbejdelse af et konkurrenceprogram. Der henvises i denne forbindelse til, at det er aftalt mellem parterne, at alle udgifter i forbindelse med projektkonkurrencen afholdes af fonden. Fasen med projektkonkurrencen løber i henhold til tidplanen fra medio december 2015 til primo september Der vil i denne periode for Syddjurs Kommunes vedkommende alene blive afholdt udgifter i forbindelse med allerede bevilligede og frigivne midler til bygherrerådgivning. På baggrund af ovenstående anbefaler administrationen, at byrådet træffer beslutning om, at anlægsprojektet med nærværende sag igangsættes i form af offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse medio december med henblik på prækvalifikation af arkitektfirmaer samt sideløbende udarbejdelse af konkurrenceprogram. Dog anbefales det, at beslutningen betinges af, at fonden Den ny Maltfabrik har tilvejebragt den samlede nødvendige restfinansiering på 34 mio. kr. ved projektkonkurrencens afslutning primo september 2016 således, at projektering og kontrahering alene kan igangsættes, såfremt den samlede økonomi er endeligt tilvejebragt. Såfremt dette ikke er tilfældet, vil parterne (herunder de involverede fonde) i fællesskab skulle tilpasse projekt eventuelt i form af en reducering af projektet og/eller en etapevis realisering af projektet. I tilfælde heraf vil sagen blive forelagt byrådet til fornyet behandling.

4 4 of 6 Såfremt byrådet træffer beslutning om igangsættelse af anlægsprojektet vil der blive udarbejdet sag vedrørende sammensætning af dommerkomite til bedømmelse i forbindelse med projektkonkurrencen. Sagen fremlægges til politisk behandling februar måned. Organisation og rammeaftale De to parter, Syddjurs Kommune (ved Udvalget for Plan, udvikling og kultur) og den erhvervsdrivende fond Den ny Maltfabrik, har siden marts 2014 i fællesskab udviklet projektet på baggrund af vedlagte samarbejdsaftale (bilag 1). Denne samarbejdsaftale udløber med udgangen af 2015 og foreslås erstattet af vedlagte forslag til rammeaftale (bilag 9) mellem Syddjurs Kommune og fonden Den Ny Maltfabrik. Der er alene tale om en rammeaftale, der i det videre forløb vil skulle udmøntes i supplerende aftaler om blandt andet: Aftale om parternes økonomiske risikofordeling Aftale om parternes samarbejde vedrørende fælles udbud af bygge- og anlægsarbejderne Aftale om Syddjurs Kommunes benyttelse af fællesfaciliteter etableret af Fonden (driftsaftale) Uddybende beskrivelse af det fælles byggeri og de enkelte delprojekter inden for projektområdet (omfang og forudsætninger) Grundejerforeningsvedtægt Ejerforeningsvedtægt Disse supplerende aftaler vil blive forelagt til politisk behandling. Af forslaget til rammeaftale fremgår endvidere en foreslået fremadrettet organisering af projektet (punkt 4.1 i rammeaftalen). Heri indgår nedsættelsen af en overordnet partnerskabsgruppe. Det forventes, at fonden Den ny Maltfabrik vil være repræsenteret heri med den samlede fondsbestyrelse (fem personer). Ligeledes kan det forventes, at de størst bidragsydende fonde vil anmode om repræsentation i denne gruppe. Administrationen anbefaler, at Syddjurs Kommune som hidtil repræsenteres i denne overordnede partnerskabsgruppe ved Udvalget for Plan, udvikling og kultur, men tillige suppleres af borgmesteren. Endvidere anbefales det, at Syddjurs Kommune repræsenteres i partnerskabsgruppen ved direktøren for området/kommunaldirektøren. Endvidere foreslås i rammeaftalen etableret en styregruppe. Administrationen anbefaler, at Syddjurs Kommune repræsenteres i denne styregruppe ved direktøren for området samt relevante fagchefer og eventuelle nøglemedarbejdere. Det kan ligeledes her forventes, at de største, bidragsydende fonde vil anmode om repræsentation i styregruppen. Økonomi og organisatoriske konsekvenser Rambøll har på baggrund af dels en detaljeret bygningsgennemgang af den eksisterende bygningsmasse, dels erfaringstal fra biblioteks-/museumsbyggerier andre steder i Danmark udarbejdet et samlet budget for projektet (Bilag 10). Af budgettet fremgår det, at projektet har en samlet anlægssum på 147 mio. kr. fordelt med henholdsvis 97 mio. kr. til etableringen/istandsættelsen af Maltfabrikkens eksisterende bygninger (ejet af den Fonden Den Ny Maltfabrik), 25 mio. kr. til etablering af museums-/biblioteksbygning (ejet af Syddjurs Kommune) samt 25 mio. til etablering af udearealer (ejet dels af fonden Den Ny Maltfabrik, dels af Syddjurs Kommune og finansieret af fonden Den Ny Maltfabrik). Syddjurs Kommunes andel af det samlede budget udgør 25 mio. kr. Her er der for årene afsat 24 mio. kr. fordelt med 6 mio. kr. i 2016, 16 mio kr. i 2017 og 2 mio. kr. i 2018.

5 5 of 6 Endvidere overføres kr. fra budgetåret 2015 til 2016 i form af disponerede, men ikke afholdte midler. Desuden afholdes aktuelt udgifter til bygherrerådgivning svarende til kr. i henhold til byrådsbeslutning af 26. november 2014 Udgifter til bygherrerådgivning indgår som en del af Syddjurs Kommunes samlede finansiering på 25 mio. kr. Fonden Den ny Maltfabrik har et samlet finansieringsbehov på 122 mio. kr. fordelt på 97 mio. kr. til den eksisterende bygningsmasse samt 25 mio. kr. til udearealer. Det bemærkes i forbindelse med budgettet, at det i partnerskabet er aftalt, at alle udgifter i forbindelse med afholdelse af projektkonkurrencen (arkitektkonkurrence) afholdes af Fonden Den ny Maltfabrik svarende til i alt 1,91 mio. kr. Disse udgiftsposter henføres derfor i budgettet alene som fondens udgifter. Indstilling Direktøren indstiller til byrådet, 1. at projektrealiseringen igangsættes som beskrevet ovenfor og således, at i fald der ikke foreligger et fuld finansieret projekt ved projektkonkurrencens afslutning forelægges sagen til fornyet behandling 2. at rammeaftalen godkendes. Beslutning i Direktionsmøde den Indstilles til Økonomiudvalgets og Byrådets godkendelse. Direktionen imødeser en sag om tilvejebringelse af nødvendigt inventar og IT løsninger for det samlede projekt. Beslutning i Udvalget for plan, udvikling og kultur (PUK) den Indstilles til Økonomiudvalgets og Byrådets godkendelse. Fraværende: Jan Kjær Madsen (B) Beslutning i Økonomiudvalget (ØK) den Indstilles til Byrådets godkendelse. Økonomiudvalget forventer ved fremtidige anlægsprojekter at disse indeholder skøn over forventede omkostninger til inventar. Fraværende: Jan Fischer (A) Beslutning i Byrådet den Godkendt. Bilag 1 Åben Bilag 1. Underskrevet samarbejdsaftale - marts /15 2 Åben Bilag 2 - Kulturelt byggeprogram - grundlag for rumprogram /15 3 Åben Bilag 3 - Bærende bevaringsværdier /15 4 Åben Bilag 4 - Anbefalinger til rumprogram /15 5 Åben Bilag 5 - Kort over byrum i forbindelse med Maltfabrikken /15 6 Åben Bilag 6 - Udviklingsplan Ebeltoft by & havn - vedtaget /15 7 Åben Bilag 7 - Hovedtidsplan 18. november /15 8 Åben Bilag 8 - Tilbud bygherrerådgivning - med beskrivelse af to-fasede projektkonkurrence /15

6 6 of 6 10 Åben Bilag 10 - Budgetopstilling - november /15 9 Åben Bilag 9 - Udkast til rammeaftale mellem Syddjurs Kommune og Den Ny Maltfabrik /15