Midtdjurshallen. Overdragelse og projekt Fritidscenter. IFM

Transkript

1 Midtdjurshallen. Overdragelse og projekt Fritidscenter. IFM Sagsnr.: 09/41397 Åben sag Sagen afgøres i: Byrådet Fraværende: Kai Pedersen (A), Per Zeidler (V) Bilag: Åben: Overdragelse af Midtdjurshallen til IFM og Fritidscenter i Ryomgård Åben: Grundplan projekt Fritidscenter IFM - PUK udvalg Åben: IFM Budget Januar PUK udvalg Åben: Projekt Fritidcenter IFM - PUK udvalg Åben: Vedr. henvendelse af fra IFM Åben: IFM henvendelse II vedr. overtagelse af Midtdjurshallen IFM Fritidscenter - ansøgning PUK-udvalg Åben: IFM henvendelse II vedr. overtagelse af Midtdjurshallen - perspektiv Åben: IFM henvendelse II vedr. overtagelse af Midtdjurshallen - aksometri Åben: IFM henvendelse II vedr. overtagelse af Midtdjurshallen Budget 10 SB Åben: IFM henvendelse II vedr. overtagelse af Midtdjurshallen - IFM snit - IFM Plan Åben: IFM henvendelse II vedr. overtagelse af Midtdjurshallen - IFM snit Åben: IFM henvendelse II vedr. overtagelse af Midtdjurshallen Åben: Midtdjurshallen. Tilbud på udskiftning af tag Åben: Midtdjurshallen, selvejende institution, referat af møde den 16. august Åben: Henvendelse af 20. januar 2011 fra IFM vedr. overtagelse af Midtdjurshallen pr. 1. juli 2011 Resumé Der er 12 haller i Syddjurs Kommune, 8 af hallerne er driftede som selvejende institutioner med et årligt driftstilskud fra Syddjurs Kommune, 2 af hallerne Midtdjurshallen og Kolindhallen er kommunale og driftes af afdelingen for plan, udvikling og kultur og de sidste 2 haller er skolehaller beliggende i henholdsvis Thorsager og Feldballe. Der har siden kommunalreformen i 2007 været udtrykt politisk interesse fra udvalget for Plan, udvikling og kultur for at opnå en ensartethed omkring driftsform af hallerne i Syddjurs Kommune. I perioden op til nu har der endvidere været god dialog med engagerede borgere og foreninger i de to lokalområder omkring mulighederne for etablering af selvejende enheder, som kan magte at drifte en hal på markedsvilkår. Idrætsforeningen Midtdjurs (i det følgende benævnt IFM) henvendte sig i efteråret 2009 med henblik på at indlede forhandlinger med Syddjurs Kommune om en på overtagelse af Midtdjurshallen, samt tilhørende grund, herunder jord tilhørende det eksisterende klubhus og petanquebaner.

2 Midtdjurshallen er kommunal hal, som driftes af afdelingen for plan, udvikling og kultur. Klubhuset er ejet af IFM og bygget på jord ejet af Syddjurs Kommune. En enstemmig hovedbestyrelse i IFM står bag beslutningen og håber, at overdragelsesplanerne kan munde ud i en overdragelse af Midtdjurshallen, lokaler og areal mv. til IFM pr. 30. juni IFM ser denne overtagelse af ovennævnte bygninger og arealer som næste skridt i planerne om at etablere et Fritidscenter for alle borgere i Ryomgård og Syddjurs Kommune. I forbindelse med henvendelsen til Syddjurs Kommune anmodede IFM om en del oplysninger vedr. ejendommen mv. som grundlag for at komme videre mod en endelig anmodning om overdragelse af hal og jorde til den selvejende institution IFM. Afdelingen for Plan, udvikling og kultur har efterfølgende i samarbejde med Team Byg og Team Ejendomme udarbejdet et svar på henvendelsen for så vidt angår forventet tilskudsramme, tilstandsrapport, behov for lokalplan mv. Sagsfremstilling Afdelingen for Plan, udvikling og kultur har i brev af 7. januar 2010 redegjort for følgende forhold som forudsætning/grundlag for en eventuel overdragelse af Midtdjurshallen til IFM: Syddjurs Kommune har ca. en samlet nettodriftsudgift til Midtdjurshallen på kr årligt, hvilket betyder at en selvejende institution formodentlig kan forvente et driftstilskud i denne størrelsesorden i en nærmere aftalt overgangsordning, og at Midtdjurshallens driftstilskud vil indgå på lige vilkår med øvrige selvejende haller i Syddjurs Kommune i forbindelse med fordeling af og andel i det budget byrådet afsætter til området. Der er i december 2009 udarbejdet bygningssyn på hallen af Team Ejendomme, som ikke må betragtes som en tilstandsrapport, men alene som retningsgivende for bygningens niveau på de nævnte områder. Der er ikke indhentet tilbud på evt. udskiftning af tag. Der er ultimo 2009 udført en række forbedringer, renoveringer og udskiftninger en investering til i alt ca. brutto 2.2 mil. Der foreligger ikke et egentligt projekt som grundlag for den nødvendige udstykning, men på baggrund af det projekt der tegner sig er det opfattelsen i Plan, udvikling og kultur, at projektet ikke udgør et større bygge- og anlægsarbejde, og ikke vil medføre en væsentlig ændring i det bestående miljø med skole og sportsaktiviteter. Det er dermed afdelingens vurdering, at der ikke tegner sig et billede af et lokalplanpligt projekt, hvis der ikke disponeres udenfor lokalplan nr. 47 s dækningsområde og at et endeligt projekt opfylder gældende krav og respekterer bestemmelserne i den eksisterende lokalplan nr. 47 eller eventuelle dispensationer herfra. Anvendelse til et fritidscenter vurderes ikke at være i konflikt med lokalplanens anvendelsesbestemmelser, byrådet kan godkende udstykning med parcelstørrelser over 500m2, hvilket er en såkaldt kompetencebestemmelse, som kræver dispensation med en nabohøring i 14 dage. Det er vigtigt at understrege, at Marienhoffskolen fortsat efter evt. udstykning skal have råderet over Midtdjurshallen i forbindelse med skolens idrætsundervisning efter en nærmere plan udarbejdet af Marienhoffskolen, og at det personale der pt. er tilknyttet hallens drift overdrages på virksomhedsoverdragelseslignende vilkår. IFM har efterfølgende den 15. marts 2010 henvendt sig med anmodning om overdragelse af Midtdjurshallen til IFM den 30. juni 2010 som en del af en samlet projektbeskrivelse for Fritidscenter i Ryomgård. IFM anmoder om, at Syddjurs Kommune overdrager Midtdjurshallen, IFM klubhusgrund samt tilstødende jordarealer til en nyetableret selvejende institution IFM for kr. 1,-.

3 IFM vil skabe et fritidscenter med tilhørende fitnesscenter, cafe samt mulighed for at dyrke idræt og aktiviteter på nye og fleksible måder, et nyt fælles mødested i Ryomgård. Fritidscentret vil give yderligere dynamik og tiltrækningskraft til et område som allerede i dag tiltrækker mange tilflyttere og nye skatteydere til kommunen. IFM har skitseret en tidsplan for processen: Overdragelse den 30. juni Midtdjurshallen, IFM klubhus samt tilstødende jordarealer til en selvejende institution under IFM. Den 1. januar Byggeri af ekstra halfaciliteter samt fælles cafe igangsættes med en forventet afslutning og åbning af det nye Fritidscenter den 20. december Økonomi og organisatoriske konsekvenser Der kan foretages en udstykning til en selvejende institution for et beløb besluttet af kommunen uden offentlig udbud jævnfør udbudslovens 5. Lovgrundlag Udbudsloven og den kommunale fuldmagt. Bilag Direktøren indstiller med henvisning til skrivelse til IFM af 7. januar at overdragelse af Midtdjurshallen til IFM kan ske på vilkår som besluttes af byrådet og under forudsætning af, at et endeligt udstyknings, om- og nybygningsprojekt kan godkendes af Team Byg, Syddjurs Kommune 2. at IFM afholder alle afledte omkostninger i forbindelse med udstykningen og godkendelse af projekt 3. at udvalget for Plan, udvikling og kultur får forelagt endeligt projekt som grundlag for indstilling til byrådets godkendelse 4. at der efter byrådets afgørelse udarbejdes et overdragelsesdokument, som kan tiltrædes af begge parter. Beslutning i Udvalget for plan, udvikling og kultur (PUK) den Genoptages. Udvalget ser positivt på en overdragelse af Midtdjurs Hallen i løbet af Fraværende: Ole Bjerregaard (V) Supplerende Sagsfremstilling IFM har den 23. august 2010 henvendt sig med fornyet anmodning om overdragelse af Midtdjurshallen til IFM den 1. januar 2011 som en del af en samlet revideret projektbeskrivelse for Fritidscenter Ryomgård. IFM anmoder om, at Syddjurs Kommune overdrager Midtdjurshallen, IFM klubhusgrund samt tilstødende jordarealer til en nyetableret selvejende institution IFM for kr. 1,-. IFM har skitseret en tidsplan for processen: Overdragelse den 1. januar 2011 af Midtdjurshallen, IFM klubhus samt tilstødende jordarealer til en selvejende institution under IFM. Den 30. juni Byggeri af ekstra halfaciliteter samt fælles cafe igangsættes med en forventet afslutning og åbning af det nye Fritidscenter den 30. juni 2012.

4 I henvendelsen til Syddjurs Kommune angående overdragelsen tager IFM udgangspunkt i følgende forudsætninger: 1. Syddjurs Kommune overdrager Midtdjurshallen, IFM klubhus samt tilstødende jordarealer til en nyetableret selvejende institution under IFM for kr. 1,- pr Der indgås en aftale med Syddjurs Kommune omkring nært forestående anlægsarbejder - Der er identificeret kommende anlægsarbejder for ca. kr Nyt tag kr. ca (overslag indhentet af Syddjurs Kommune) Der afsættes DKK ca til blandt andet ny varmvandsbeholder samt yderligere små reparationer af år gamle bygninger. Dette beløb kan evt. fastsættes ved en nøjere gennemgang af hallen. Beløbet kan enten udbetales ved overdragelsen eller der kan laves en aftale om dækning af udgifter ved egentlig afholdelse når dette skal ske 3. Låneudgifter til realkreditlån: At kommunen i forbindelse med det kommende byggeri er indstillet på drøftelse af evt. lånegaranti 4. At der ydes et driftstilskud på ca. kr årligt fra Syddjurs Kommune - baseret på eksisterende driftstilskud til lignende haller i Syddjurs Kommune. At der laves en skriftlig aftale vedr. Marienhoffskolens anslåede brug af Midtdjurs-hallen, IFM er indstillet på at drøfte evt. andre institutioners brug af lokalerne som et led i et årligt driftstilskud. For IFM er det afgørende, at der nu tages til stilling til overdragelsen af Midtdjurshallen som en selvejende institution under IFM. Afdelingen for Plan, udvikling og kultur gør opmærksom på, at der i forhold til afdelingens besvarelse på IFMs henvendelse af 16. november 2009 vedr. udstykning resterer afklaring på brandadskillelse mellem Midtdjurshallen og Marienhoffskolen samt endelig skitsering af IFMs arealbehov til udvikling af fritidscentret. IFMs arkitekt udarbejder forslag til brandsektionering til godkendelse af brandmyndighederne. Endelige tegninger vedr. udstykningen og definering af areal, indtegnet på matrikelkort udleveres på udvalgsmødet. Afdelingen foreslår efter aftale med IFM, at selve overdragelsen af Midtdjurshallen og nødvendigt areal sker uafhængig af IFMs udviklingsplaner, som efterfølgende efter byggeansøgning behandles som almindeligt byggesag i Team Byg. I øvrigt henholder afdelingen for Plan, udvikling og kultur sig fortsat til afdelingens besvarelse på IFMs henvendelse af 16. november Direktøren indstiller 1. IFMs forudsætninger for overdragelse til drøftelse 2. at Udvalget for Plan, udvikling og kultur får forelagt et af brandmyndighederne godkendt udstykningsprojekt samt nærmere beskrivelse af matriklens opdeling således at en endelig udstykning kan godkendes af Team Byggeri, Syddjurs Kommune før indstilling til byrådet 3. at IFM afholder alle afledte omkostninger i forbindelse med udstykningen og godkendelse af projekt 4. at endelig overdragelse af Midtdjurshallen til IFM kan ske på vilkår som besluttes af byrådet Beslutning i Udvalget for plan, udvikling og kultur (PUK) den Der tages stilling til de præcise økonomiske rammer og vilkår for IFMs overtagelse af Midtdjurs Hallen senest ved årets udgang, når der foreligger et forslag til samlet økonomi og fordeling af hal-tilskudene generelt for hele kommunen. Fraværende: Ole Bollesen (A)

5 Supplerende Sagsfremstilling Afdelingen for Plan, udvikling og kultur har i den mellemliggende periode, i dialog med samtlige selvejende haller, fået tilvejebragt oplysninger om hallernes drift og driftsgrundlag blandt andet ud fra indsendte årsrapporter, som kan give grundlag for vurderinger af en kommende harmonisering af kommunalt tilskud til de selvejende haller. Analysearbejdet kommer til udtryk i afdelingens materiale til dialogmødet med samtlige haller i Syddjurs Kommune tirsdag den 23. november Der er forslag til harmonisering, ændringer i gebyr politik og aftaler for, hvad driftstilskuddet fra Syddjurs Kommune fremadrettet skal dække. De to kommunale haller Midtdjurs Hallen og Kolind Hallen er inddraget i beregningerne i afdelingens forslag med tal for budget 2011 således, at det er muligt at sætte de to hallers kommende driftsøkonomi i relief til de nuværende selvejende hallers driftstilskud ved en overgang til selvejende status, og for at give et generelt overblik på hele området. Afdelingens analyse og beregninger til dialogmødet er bilag til punktet og kan danne udgangspunkt for en politisk drøftelse og vurdering af rammer og vilkår for Midtdjurs Hallens overgang til selvejende institution under IFM. Direktørens indstilling fastholdes, dog med få ændringer, herunder bl.a. at det ikke er nødvendigt, at Udvalget for Plan, udvikling og kultur får forelagt et endeligt projekt som grundlag for indstilling til byrådets godkendelse, idet IFM som selvejende institution selv kan disponere, hvornår foreningen er klar til at udvikle områdets aktiviteter til Fritidscenter Ryomgård som beskrevet. IFM bliver bygherre og IFMs udviklingsplaner og byggeri skal da som i enhver anden byggesag, godkendes jævnfør gældende lovgivning. Direktøren indstiller At formand og næstformand for udvalget bemyndiges til at indlede forhandlinger med IF Midtdjurs om overdragelse af Midtdjurs-Hallen pr. 1. februar 2011 med udgangspunkt i følgende: 1. at Midtdjurs Hallen overdrages til den nye selvejende institution for 0 kroner 2. at alle fremadrettede vedligeholdelses-arbejder påhviler den selvejende institution dog således at Syddjurs Kommune er indstillet på at finde en løsning omkring udskiftning af varmtvandsbeholder jf. Kommunens udvidede låneadgang til energibesparende tiltag. 3. at Syddjurs Kommune afsætter kr. til drift i 2011 (12 måneder) og at det fremtidige driftstilskud fastsættes i forbindelse med det igangsatte harmoniseringsarbejde, der forventes afsluttet foråret at IFM afholder alle afledte omkostninger i forbindelse med udstykningen og godkendelse af det nye projekt, som IF Midtdjurs har planer om. 5. at endelig overdragelse af Midtdjurs Hallen til IFM først kan ske efter Byrådets endelige godkendelse Beslutning i Udvalget for plan, udvikling og kultur (PUK) den Udsættes til d. 14. december. Fraværende: Ole Bjerregaard (V)

6 Beslutning i Udvalget for plan, udvikling og kultur (PUK) den Der optages forhandling med IF Midtdjurs om overtagelse af Midtdjurs Hallen med udgangspunkt i direktørens indstilling. Overtagelsen skal endeligt godkendes i Byrådet. Fraværende. Ole Bjerregaard (V) Supplerende Sagsfremstilling Der har efter udvalget for Plan, udvikling og kulturs møde den 14. december 2010 været afholdt to forhandlingsmøder henholdsvis den 16. december 2010 og den 4. januar 2011 vedr. overdragelse af hallen med deltagelse af udvalgsformand og næstformand samt to repræsentanter for IFM. Følgende forhold vedr. overtagelsen blev drøftet og aftalt som grundlag for at IFM kan overtage hallen og drive den fremadrettet. IFM sikres i kommende tilskud, at der er rimelig balance mellem årligt driftsforbrug i årene og det faktiske tilskud Syddjurs Kommune skifter varmtvandsbeholderen i Midtdjurs Hallen inden overtagelsen At der mindst er kr svarende til halvdelen af budget 2011 i driftstilskud for 2. halvår af 2011 ved IFMs overtagelse af Midtdjurs Hallen pr og at beløbet udbetales med minimum kr den 1. juli og kr den 1. oktober 2011 At Syddjurs Kommune garanterer, at det eksisterende driftstilskud (lokaletilskud) til IFMs klubhus ikke berøres af overtagelsen At der ydes et projekttilskud i størrelsesorden kr til allerede afholdte udgifter At IFM overtager inventar mv. (efter aftale og uden nærmere opgørelse) som i dag indgår i den daglige drift samt personale, ansat ved Syddjurs Kommune med tjeneste ved Midtdjurs Hallen på samme vilkår og løn Afdelingen for Plan, byg og kultur bemærker, at ovenstående punkter kan opfyldes og er realisable samt kan være gennemført inden 1. juli Til orientering er Midtdjurs Hallen indviet i 1971 og har 40 års jubilæum i oktober i år. IFM har efterfølgende den 20. januar 2011 sendt anmodning om overtagelse af Midtdjurs Hallen pr. 1. juli 2011 på tidligere nævnte og ovenstående vilkår. IFM afholder generalforsamling den 24. februar 2011, hvor en evt. overtagelse af Midtdjurs Hallen under forudsætning af byrådets godkendelse formelt godkendes. Nye bilag: Udstyknings- og bebyggelsesplan, Midtdjurs Hallen Henvendelse fra IFM af 20. januar 2011 Direktøren indstiller 1. at Midtdjurs Hallen som anført i ovenfor beskrevne vilkår med tilhørende areal ca m2 som skitseret i udstyknings- og bebyggelsesplan overdrages til den selvejende institution IFM for 0 kroner 2. at det fremtidige driftstilskud fastsættes i forbindelse med det igangsatte harmoniseringsarbejde, der forventes afsluttet foråret at IFM afholder alle afledte omkostninger i forbindelse med udstykningen og godkendelse af det nye projekt, som IF Midtdjurs har planer om

7 Beslutning i Udvalget for plan, udvikling og kultur (PUK) den Indstilles til Økonomiudvalgets og Byrådets godkendelse. Beslutning i Økonomiudvalget (ØK) den Indstilles til byrådets godkendelse Fraværende: Marianne Als Nielsen Beslutning i Byrådet den Godkendt. Fraværende: Kai Pedersen (A) og Per Zeidler (V)