KMD Opus Økonomi Forhandling Lønsimulering Version 3.0

Transkript

1 KMD Opus Økonomi Forhandling Lønsimulering Version 3.0 <Indsæt vejledningens titel her> <Indsæt evt. undertitel her>

2 1 Introduktion Formål Adgang til løsning Her finder du Lønsimulering Hvis du er økonomileder (eller stedfortræder herfor) Hvis du er personaleleder (eller stedfortræder herfor) Hvis du er lønforhandler Lønsimulering simuler løn Find medarbejder Valgt medarbejder Se oplysninger for medarbejder Skift dato Nu er du klar til at ændre oplysninger og foretage beregninger Ændringer via Fanen Basis Suppl.omk.pct Beskrivelse Arbejdstid Tilhørsforhold Ændringer via Fanen Løn Lønsammensætning Lønindplacering Ændre fanen Løn Indberet individuelle lønelemente Indberet forhåndsaftaler Bestil/Gem simulering Resultat Fremregning Dan Brev Forudsætninger Begreber Sådan anvender du Dan Brev Brevfletning Overfør til løn Sådan overfører du et resultat til løn Simuleringsoversigt Eksporter til Excel KMD A/S Side 2 af 32 Revideret 22. marts 2013

3 1 Introduktion Denne vejledning henvender sig til dig, der har adgang til at simulere løn for en enkelt medarbejder via Rollebaserede Indgang. Du kan simulere på den aktuelle måned, samt foretage en simulering for resten af indeværende år. De ændringer, du foretager på den enkelte medarbejder, bliver ikke automatisk overført til KMD Opus Personale. Simulering af løn og grundlaget herfor kan derfor betragtes som en sandkasse. I løsningen er der mulighed for at overføre lønnen til Opus Personale samt at danne et brev med resultatet. Dette kræver at din kommune/region er tilsluttet denne funktion. Du kan via dit centrale lønkontor få at vide om din kommune/region kan anvende muligheden og om du kan/må anvende funktionaliteten. Knapper til at danne breve og overføre til løn er grå (kan ikke anvendes), hvis du ikke har fået tildelt autorisation hertil. 1.1 Formål Lønsimulering har til formål at skabe overblik over konsekvenser af lønændringer vedrørende den enkelte medarbejder Hvad koster det, hvis jeg gennemfører en given ændring?. Formålet er ligeledes at kunne sammenligne de enkelte lønsimuleringer med hinanden og med det oprindelige grundlag. Løsningen består af: et indberetningsbillede, hvor du kan foretage ændringer og simulere resultater et oversigtsbillede med resultater af de enkelte lønsimuleringer Lønsimulering kan foretages på medarbejder med ansættelsesforhold 00 (månedsløn forud) og 01 (månedsløn bagud). 1.2 Adgang til løsning Når din kommune/region er tilsluttet løsningen, skal du autoriseres via hhv. roller og dataudsnit for at kunne anvende løsningen - der henvises til gældende sikkerhedsvejledninger KMD A/S Side 3 af 32

4 2 Her finder du Lønsimulering 2.1 Hvis du er økonomileder (eller stedfortræder herfor) Efter logon vælger du fanebladet Min Økonomi. Vælg mappen Mit Forventede Regnskab via Budgetopfølgning. Her kan du vælge at åbne mappen Mit Forventede Regnskab ved at klikke på og åbne mappen Løn, og herefter vælge Simuleringsoversigt eller Individuel Forhandling for at komme videre. 2.2 Hvis du er personaleleder (eller stedfortræder herfor) Efter logon vælger du fanebladet Mit Personale, Lønforhandling og derefter 1 til 1-forhandling KMD A/S Side 4 af 32

5 2.3 Hvis du er lønforhandler Efter logon vælger du fanebladet Lønforhandling og derefter 1 til 1-forhandling KMD A/S Side 5 af 32

6 3 Lønsimulering simuler løn Når du skal simulere en beregning for en medarbejder, skal du vælge Individuel forhandling. 3.1 Find medarbejder Først skal du finde den medarbejder, du vil foretage en lønsimulering for. Det kan du gøre via Medarbejdersøgning. Du kan finde medarbejder ved enten at søge på vedkommendes fornavn, efternavn, den organisatoriske enhed eller stilling, som medarbejder er ansat i. Du kan også finde medarbejder ved at søge på medarbejdernummer. Hvis du eksempelvis skal finde Camilla Larsen, kan du skrive Camilla i fornavn. Du kan også vælge at skrive CAM eller dele af navn f.eks. *LAR*. Tips til medarbejderudsøgning: Hvis du klikker på, kan du tilføje flere felter til visning i Medarbejderudsøgning. Tips til bredden på venstre side: Hvis du ønsker at udvide venstre side, så den bliver bredere, kan du klikke på pilene: 2015 KMD A/S Side 6 af 32

7 Når søgning er gennemført, får du en oversigt nederst i venstre side. Vælg relevant medarbejder ved at klikke en enkelt gang på medarbejders navn. 3.2 Valgt medarbejder Indholdsrude viser nu oplysninger om den valgte medarbejder: Hvis du holder musen henover indholdet i ovenstående gruppe, kan du få vist yderligere oplysninger om den pågældende medarbejder KMD A/S Side 7 af 32

8 3.3 Se oplysninger for medarbejder Indholdsrude viser nu oplysninger for den valgte medarbejder, og du er klar til at foretage indberetninger og simuleringer: Indholdsruden viser Navn på simulering, Dato, Status, Fiktiv medarbejdernummer og 5 faner med oplysninger om medarbejderen KMD A/S Side 8 af 32

9 3.4 Skift dato Husk at tjekke om ændringsdato passer til de ændringer, du vil foretage. Du kan skrive dato eller klikke på sidst i feltet og udsøge dato via en kalender KMD A/S Side 9 af 32

10 3.5 Nu er du klar til at ændre oplysninger og foretage beregninger Du kan foretage ændringer og få vist oplysninger på medarbejder via de 5 faner: Basis, Løn, Tillæg, Pension og andet. 3.6 Ændringer via Fanen Basis Her kan du primær ændre oplysninger arbejdstid og tilhørsforhold Du kan også tilføje en supplerende procent til dækning af arbejdsgiverudgifter, der ikke beregnes automatisk samt bemærkninger hertil Suppl.omk.pct Du kan tilføje en supplerende procent til dækning af arbejdsgiverudgifter, der ikke beregnes automatisk. Selve beregningen/lønsimuleringen tager automatisk højde for arbejdsgiverudgifter såsom pension, ATP, AER og AKUT. Du skal derfor kun udfylde procenten, hvis du ønsker at få beregnet yderligere arbejdsgiverudgifter, som ikke håndteres automatisk (eksempelvis særlig feriegodtgørelse). Vi anbefaler, at du kontakter dit centrale lønkontor, hvis du er i tvivl KMD A/S Side 10 af 32

11 3.6.2 Beskrivelse Hvis du foretager flere lønsimuleringer, dvs. opretter flere lønsimuleringsmedarbejdere, er det en god idé at tildele den enkelte lønsimuleringsmedarbejder en beskrivelse. Du kan efterfølgende nemmere finde tilbage til de enkelte lønsimuleringer Arbejdstid Du kan simulere en ændring i arbejdstid og/eller indberette en reduktionskode og eventuel tilhørende procentafregning Tilhørsforhold Du kan skifte org.enhed, stilling, medarbejderkreds og aktivitetsårsag på medarbejderen. Du vil få vist medarbejderens ansættelsesforhold og omkostningssted, disse kan ikke ændres. Du kan klikke på og få vist dine valgmuligheder KMD A/S Side 11 af 32

12 3.7 Ændringer via Fanen Løn Du kan nu se medarbejders Lønsammensætning og Lønindplacering Lønsammensætning Her får du vist medarbejderens lønsammensætning. I Tabellen Simuleret får du vist resultatet af simuleringen. Her er der ikke fortaget en simulering endnu, og der er derfor ingen data i feltet. Under Oprindelig kan du se medarbejders nuværende løn, som er udgangspunktet for simuleringen KMD A/S Side 12 af 32

13 3.7.2 Lønindplacering Du kan klikke på og få hjælp til Lønklasse som giver dig flere valgmuligheder, eksempelvis liste med anvendte lønklasser i egen afdeling: Marker den ønskede linje, og du har valgt en ny Lønklasse KMD A/S Side 13 af 32

14 3.8 Ændringer via fanen Løn Her kan du tildele/ændre medarbejders individuelle lønelementer og tilknytninger til forhåndsaftaler. Du får også vist medarbejders eventuelle faste tillæg/fradrag. Disse kan ikke ændres Indberet individuelle lønelementer Du kan tildele et nyt individuelt lønelement til medarbejder ved at klikke på Tilføj 2015 KMD A/S Side 14 af 32

15 Du får nu vist en Pop-up, hvor du kan indberette et lønelement. I Lønelementtype vælger du type. Du kan vælge mellem funktionsløn, kvalifikationsløn, resultatløn eller specielt tillæg til sundhedskartellet (vises kun for relevante medarbejdere). I Lønelement beskrivelse finder du mulige betegnelser til tekstning af det nye lønelement. Feltet er ikke obligatorisk. Herefter angiver du om der er tale om +Trin, Årligt grundbeløb eller Engangsbeløb Indberet lønelement som +trin Når du vælger +Trin, kan du indberette det ønskede antal +trin. Klik herefter Ok og de valgte oplysninger overføres til fanen KMD A/S Side 15 af 32

16 Indberet lønelement som årligt grundbeløb Hvis du vælger Årligt grundbeløb, får du følgende vist: Udfyld de 5 linjer: Årligt grundbeløb (indtast beløb) Niveau (vælg en værdi via klik på pilen ) Reduceres i forhold til nedsat tid (vælg evt. en anden værdi via klik på pilen ) Indgår i timeløn (vælg evt. en anden værdi via klik på pilen ) Pension (vælg evt. en anden værdi via klik på pilen ) Klik herefter på Ok og de valgte oplysninger overføres til oversigten Indberet lønelement som engangsbeløb Hvis du vælger Engangsbeløb, får du følgende vist: Udfyld de 5 linjer: Engangsbeløb (indtast beløb) 2015 KMD A/S Side 16 af 32

17 Niveau (vælg evt. en værdi via klik på pilen ) Reduceres i forhold til nedsat tid (vælg evt. en anden værdi via klik på pilen ) Indgår i timeløn (vælg evt. en anden værdi via klik på pilen ) Pension (vælg evt. en anden værdi via klik på pilen ) Klik herefter på Ok og de valgte oplysninger overføres til oversigten. Systemet omregner automatisk engangsbeløbet til et årligt grundbeløb, og ændrer Gyldig til, så lønelementet kun er gældende i én måned Slet/stop lønelement Har du indberettet et lønelement, kan det ændres ved at klikke på Rediger f.eks. til 2 +trin i stedet for 1 +trin Ønsker du helt at fjerne lønelementet, kan du markere linjen og klikke på Fjern Du kan kun fjerne individuelle lønelementer, du har indberettet til simuleringen. Ønsker du at fjerne et eksisterende lønelement, skal du sætte en stopdato på lønelementet Vil du stoppe et lønelement skal du udfylde Gyldig til med en stopdato 2015 KMD A/S Side 17 af 32

18 3.8.2 Indberet forhåndsaftaler Hvis du ønsker at tilføje en ny aftale, skal du klikke på Tilføj Når du har klikket på Tilføj får du udfyldt linjen. Du kan ændre i Gyldig til og Forkortelse ved at klikke i feltet og derefter indtaste de ønskede oplysninger. Du kan også klikke på sidst i feltet og udsøge forkortelse. Når du vælger i Forkortelse, får du denne pop-up: Her har vi valgt at anvende Aftaler med overenskomst i Yderligere inputhjælp. Det betyder, at vi får en oversigt med de aftaler, der matcher den overenskomst, lønmodtager er indplaceret på KMD A/S Side 18 af 32

19 Om du kan bruge denne mulighed afhænger af, om dit centrale lønkontor har opbygget forhåndsaftaler efter anvisning fra KMD. Er du i tvivl, så kontakt dit centrale lønkontor. Du kan også vælge andre typer af hjælp i Yderligere inputhjælp. Når du har fundet den ønskede aftale, markerer du den, og vælger OK for at komme tilbage til Fanen. Tilføj flere aftaler Hvis du vil tilføje flere aftaler, vælger du blot Tilføj aftale igen, og følger samme anvisning, som beskrevet ovenfor. Stop aftale Hvis du vil stoppe en eksisterende aftale, skal du indberette slutdato i Gyldig til i linje med den aftale, du ønsker at stoppe. Slet aftale Hvis du vil slette en forkert oprettet aftale, skal du markere linje med den aftale, du ønsker at slette, og vælge Fjern. Du kan kun slette aftaler, du har oprettet i simuleringen KMD A/S Side 19 af 32

20 3.9 Bestil/Gem simulering Når du har indberettet dine ændringer, kan du bestille en simulering. I nedenstående eksempel er der indberettet et individuelt lønelement med + 2 trin. Du har nu 2 muligheder: kan du anvende til at få vist resultat af dine ændringer uden at gemme. Når du har gemt 1. gang er det ikke længere muligt at anvende denne funktion. Ønsker du at gemme dine ændringer/resultat skal du klikke på Gem. Når du klikker på Gem får du denne Pop-up 2015 KMD A/S Side 20 af 32

21 Her kan du navngive din simulering, så den er nem at finde igen. Vælger du ikke selv et navn vil systemet automatisk tildele Simulering1, hvis det er den første simulering på medarbejder. Du skal også tage stilling til om du ønsker den gemt som kladde eller du vil gemme og frigive simuleringen. Vælger du Gem kladde er den kun synlig for dig selv. Vælger du derimod Gem og frigiv bliver simuleringen synlig for alle, der har adgang til at se medarbejder Resultat På fanen Resultat kan du se medarbejderens oprindelig løn KMD A/S Side 21 af 32

22 Simuleringen foretages med det samme og du kan se resultat i kolonnen Simulering. I feltet Årsbeløb kan du vælge at få vise reultatet som enten Månedsbeløb eller Ved at klikke på kan du folde resultatet ud og ind og vise flere detaljer om resultat Ved at klikke på kan du overføre resultatet til excel. Ved at klikke på kan du vise resultatet uden arbejdsgiveromkostninger KMD A/S Side 22 af 32

23 3.11 Fremregning Du har mulighed for at fremregne på dine ændringer og se hvad det betyder måned for måned i indeværende år. Vælg fanen fremregning: Når du har klikket på Beregn vises beregningen for resten af året Ønsker du at se yderligere detaljer kan du vælge Vis Oprindelige eller Vis simulerede sammen med de perioder, du ønsker at se. Du kan vælge flere perioder ved at anvende shift + klikke på de ønskede perioder KMD A/S Side 23 af 32

24 I nedenstående eksempel har vi valgt alle perioder og klikket på Vis simulering Via pilen kan du se yderligere detaljer KMD A/S Side 24 af 32

25 4 Dan Brev 4.1 Forudsætninger Du kan via dit centrale lønkontor få at vide om din kommune/region kan anvende muligheden og om du kan/må anvende funktionaliteten. Knapper til at danne breve og overføre til løn er grå (kan ikke anvendes), hvis du ikke har fået tildelt autorisation hertil. 4.2 Begreber Kladde = et dokument, der kun findes i KMD Opus Økonomi Forhandling. Når du har været igennem lønforhandling og alle parter er enige om udfaldet, kan du danne breve til medarbejder. Du kan også danne breve på et tidligere tidspunkt og beholde dem som kladder i løsningen. Inden du kan danne breve, skal der oprettes skabeloner i KMD Opus Personaledokumenter. 4.3 Sådan anvender du Dan Brev. Når du har ændret medarbejders oplysninger samt bestilt en beregning, er det muligt at danne breve. Du skal vælge Dan brev : Hvis du senere vil redigere i eller slette et brev, kan du finde det igen (vælg i stedet Rediger kladde eller Slet kladde ). Obs: Du kan ikke redigere eller slette et brev, hvis det allerede er overført til Personalemappen KMD A/S Side 25 af 32

26 4.4 Brevfletning Du skal først vælge en skabelon til fletning med oplysninger fra Opus Forhandling: Giv dokumentet et navn (1) Find relevant mappe i strukturen og marker en dokumentype. Her har vi valgt dokumenttypen Løn (2) Du får nu præsenteret en række skabeloner, der passer til dokumenttypen (3) Marker relevant skabelon (3) Indberet eventuelle fritekster Vælg Opret dokument 2015 KMD A/S Side 26 af 32

27 Du har også mulighed for at sende dokumentet med mail med fra løsningen: er allerede markeret Ønsker du ikke denne mulighed, skal du fjerne markering Herefter skal du vælge: Gem kladde, hvis dokumentet ikke skal overføres til Personalemappen Gem i Personalemappe, hvis det skal overføres til Personalemappen o Du bør først vælge denne mulighed, når brevet er godkendt af de forskellige forhandlingsparter o Dokumentet får nu status Godkendt i Personalemappen Fortryd, hvis du ikke ønsker at danne brev alligevel Du kommer nu videre til dette skærmbillede, hvis du har valgt at sende dokumentet med mail: Du kan enten hente medarbejders mailadresse fra systemet, eller du kan indtaste en mailadresse direkte: Udfyld emne og evt. en supplerende tekst til modtager og vælg. Du kan også angiven en cc-modtager (skal være en rigtig -adresse) 2015 KMD A/S Side 27 af 32

28 Obs: Hvis du har valgt kan mail kun sendes, hvis den pågældende medarbejder har en mailadresse i Opus Personale på Infotype 0105 Kommunikation subtype Tips: Du kan ikke se, at du har afsendt en mail i din udbakke i dit postsystem. Det er derfor en god idé at sætte din egen mail-adresse på som cc KMD A/S Side 28 af 32

29 5 Overfør til løn Når du har ændret medarbejders oplysninger samt bestilt en beregning, er det muligt at overføre resultatet af en lønforhandling til løn. 5.1 Sådan overfører du et resultat til løn Foretag ændringer og bestil beregning Vælg Overfør til løn for 1 til 1-forhandling (lønsimulering): Du får nu vist, hvem der skal godkende dine ændringer. Marker hvis du ønsker at sende til en anden modtager: Tilføj evt. en kommentar Vælg Send og dine ændringer sendes nu til modtageren af workflowet KMD A/S Side 29 af 32

30 6 Simuleringsoversigt Denne funktion kan du anvende til at søge gemte simuleringer. Den kan med fordel bruges til at rydde op og slette simuleringen på tværs af medarbejdere Simuleringsoversigten er ved start udfyldt i Oprettet den med en værdi, så der søges på alle simuleringer indenfor de sidste 2 måneder, samt Oprettet/ændret af med din bruger. Du kan ændre disse, hvis du ønsker at søge på andre kriterier. Du kan søge på følgende: Medarbejdernummer Organisationsenhed herunder kan du vælg med og uden underliggende enheder Oprettet den Ændret den Oprettet/ændret af Simuleringsdato 2015 KMD A/S Side 30 af 32

31 Resultatet på søgning ser således ud Du kan via linket i kolonne Navn på simulering se medarbejderens simulering. Via knappen < Tilbage kommer du tilbage til oversigten og kan vælge at slette simuleringen KMD A/S Side 31 af 32

32 Hvis MA status står til følgende Brev er dannet Overført til løn Vil der komme følgende pop-up 6.1 Eksporter til Excel Du har mulighed for at overføre dine resultater til Excel. Du får muligvis først en pop-up, hvor du skal vælge henholdsvis Åbn og Ja for at åbne Excel. Excel åbner nu med indhold fra de enkelte kolonner i simuleringsoversigten KMD A/S Side 32 af 32