Region Syddanmark. It-strategi for Socialområdet. April 20089

Transkript

1 Region Syddanmark It-strategi for Socialområdet April 20089

2 Region Syddanmark It-strategi for Socialområdet April 2008

3 Indholdsfortegnelse 1. Indledning 1 2. Det strategiske udgangspunkt 1 3. It-anvendelsen på socialområdet 3.1 Status for it-understøttelsen Behov for ændret it-understøttelse Arbejdsdeling på it-området 3 4. Indsatsområder på Socialområdet Taktiske indsatsområder Fælles it-infrastruktur, styrket it-drift og -support Fælles administrative systemer Brugerstyring Sikkerhedspolitik Strategiske indsatsområder It-understøttelse af samarbejde internt og eksternt Ledelsesinformation Andre indsatser 5 Fejl! Henvisningskilde ikke fundet.fejl! Henvisningskilde ikke fundet. I

4 1. Indledning Denne strategi er baseret på den tværgående it-strategi for Region Syddanmark. Den deler derfor grundprincipper og målsætning med den tværgående it-strategi, men tilføjer en redegørelse for de forhold og indsatsområder, der er specielle for socialområdet. Socialområdet varetager opgaver i forbindelse med regionens indsats på følgende områder: drift og udvikling af aktuelt i alt 32 specialiserede bo- og dagtilbud samt undervisningstilbud på det sociale og socialpsykiatriske område. Der er tale om specialiserede tilbud til handicappede børn og voksne, herunder tilbud til mennesker med autisme og senhjerneskadede. Det er desuden tilbud til særligt socialt vanskeligt stillede børn og unge. Regionen driver desuden de specialiserede undervisningstilbud Nyborgskolen og Fredericiaskolen, som er målrettet døve og hørehæmmede samt to kommunikations- og hjælpemiddelcentre i Odense og Vejle. Udarbejdelse af et årligt forslag til rammeaftalen, der kan danne grundlag for forhandlingerne mellem kommunerne og Region Syddanmark. I Syddanmark foregår dette arbejde reelt som et tæt samarbejde mellem kommunerne og regionen. 2. Det strategiske udgangspunkt Socialområdets mission er at drive og udvikle specialiserede tilbud til mennesker med særlige behov. I visionen er der sat en række pejlemærker op for, hvad socialområdet vil. Der er tryghed og tilfredshed hos brugere og pårørende Vi går forrest, når det gælder faglig udvikling og kvalitet i tilbuddene Vi er kendt som kommunernes gode samarbejdspartnere, der leverer højt specialiserede ydelser Vi dokumenterer vores indsats og er anerkendt for at løse opgaverne effektivt Vi er stolte af vores arbejdsplads, som udvikler, fastholder og rekrutterer højt kvalificerede medarbejdere Strategien består af 11 indsatsområder, som skal understøtte arbejdet med at gøre visionen til virkelighed. 1. Borgeren/beboeren i centrum 2. Faglig udvikling, herunder optimering af dokumentation via it-systemer 3. Uddannelse 4. Pårørendesamarbejde Fejl! Henvisningskilde ikke fundet.fejl! Henvisningskilde ikke fundet. 1/6

5 5. Tilsyn 6. Ledelse 7. Tidssvarende boliger og bygninger 8. Fleksibel adgang til tilbud/akut det kan altid betale sig at ringe til regionen 9. Kommunikation 10. Optimal anvendelse af ressourcerne 11. Den attraktive arbejdsplads I forhold til it-strategien betyder dette, at Socialområdet stiller særlige krav til ekstern kommunikation og understøttelse af ubureaukratisk administration gennem effektiv systemintegration og optimerede arbejdsgange. 3. It-anvendelsen på socialområdet 3.1 Status for it-understøttelsen Generelt gælder, at tilbuddene for alvor har taget it i anvendelse i forbindelse med strukturreformen, og hvor der i de kommende år forventes en stigende itanvendelse. Til tilbuddene er der tilknyttet administrative ressourcer, som er de primære anvendere af de administrative systemer. De socialfaglige medarbejdere anvender en række faglige it-systemer: Som det gælder for alle enheder i Region Syddanmark, anvender tilbuddene Prisme som økonomisystem, Silkeborg Løn som lønsystem, Acadre som ESDH system samt Outlook som post og kalendersystem. Nogle systemer er knyttet til socialområdet som helhed med enkelte undtagelser. Dette gælder Bostedsystemet, afregningssystemet (AS2007) og ledelsesinformationssystemet (LIS). Bostedsystemet er tilbuddenes EPJ, og det er her, alle informationer om beboerne registreres. Systemet er en forudsætning for driften af bostederne, som derfor er afhængige af en høj tilgængelighed. AS2007 anvendes til afregning med de kommuner, som skal betale for beboernes ophold. Ledelsesinformationssystemet anvendes i den ledelsesmæssige styring på de enkelte tilbud og det sociale område som helhed. Der er it-systemer, som er knyttet til den enkelte type af tilbud, f.eks. Skolekom. Desuden anvender tilbudene it-systemer i det pædagogiske arbejde. Der er i princippet valgfrihed men systemerne skal dog kunne afvikles i Citrix-miljøet og anvendes af minimum 5 brugere. Tilbuddene serviceres af socialstaben, som også varetager en række planlægnings- og udviklingsopgaver, såsom Indberetningssystem til kommunalredegørelse og Den Koordinerende Venteliste. Sidstnævnte anvendes til input til rammeaftalen, som udgør omdrejningspunktet for tilvejebringelse af tilstrækkelig kapacitet på tilbuddene i hele Region Syddanmark. På det sociale område er der i efteråret 2008 igangsat et koordinerende it projekt, jf. bilag. Formålet med projektet er at sammentænke it programmerne med henblik på: Fejl! Henvisningskilde ikke fundet.fejl! Henvisningskilde ikke fundet. 2/6

6 at afgrænse hvilket system, der er den primære kilde til hvilke data, og omfanget af data, at kunne benytte og genbruge data i disse systemer på tværs af systemerne, således at sikkerheden omkring ajourførte data bliver optimal og tidsforbruget minimeres og at komme med anbefalinger i forhold til anvendelsen af data i og på tværs af systemerne, herunder opbygge LIS til det centrale styringsredskab med nemt tilgængelige og valide data med relevante rapporterings- og forventningsmuligheder at implementere visningen af de valgte, relevante data i it-systemerne at udarbejde procedure for hvilke oplysninger, der lagres i hhv. Acadre og Bosted. Implementeringen af første fase af udvidelsen af LIS sker i april Behov for ændret it-understøttelse Det er vitalt for tilbuddene at være on-line 24 timer i døgnet 7 dage om ugen. Der er derfor et stort behov for udvidelse af åbningstiden, hvor der kan ydes support til tilbuddene i forbindelse med, at der ikke er web-adgang. I forhold til infrastrukturen er der behov for stor kapacitet, høj driftsikkerhed, høj og konstant hastighed, høj oppetid mv. Der opleves dagligt problemer ift. afvikling af itsystemer. Det bør derfor afklares og adresseres, hvor problemerne ligger. 3.3 Arbejdsdeling på it-området Socialområdet understøttes på linje med regionens øvrige afdelinger af stabene. Området har indgået serviceaftale med It-staben. Aftalen revideres en gang om året. Det sociale område er systemejer af LIS, AS2007 (Matchningsportalen), Bosted samt den koordinerende venteliste og indberetningssystem til kommunal redegørelse og er således pålagt de forpligtelser i styringsmæssig henseende, der fremgår af Region Syddanmarks tværgående it-strategi for disse systemer. Samtlige systemer er webbaserede. 4. Indsatsområder på Socialområdet I lighed med den tværgående it-strategi opdeler it-strategien for Socialområdet de nødvendige indsatser i taktiske og strategiske indsatsområder. Indsatsområderne skal ses i sammenhæng med indsatserne i den tværgående it-strategi og med ovenstående beskrivelse af arbejdsdelingen på it-området. 4.1 Taktiske indsatsområder Formålet med de taktiske indsatser er at opnå forbedringer på kort sigt, dvs. inden for en horisont på maksimalt to år. De taktiske indsatser er Fejl! Henvisningskilde ikke fundet.fejl! Henvisningskilde ikke fundet. 3/6

7 4.1.1 Fælles it-infrastruktur, styrket it-drift og -support Dette indsatsområde har høj prioritet i den tværgående it-strategi, og i forhold til kapacitet og support opfylder den tværgående it-strategi i vidt omfang de ønsker og behov, der formuleret af socialområdet. Det gælder i særdeleshed indsatsen for øget driftssikkerhed. Et specielt behov, der bør inddrages er At It-stabens supportfunktion kun er tilgængelig i den administrative åbningstid, når tilbudene er døgninstitutioner Fælles administrative systemer På dette indsatsområde er der stort sammenfald mellem den tværgående it-strategi og socialområdets ønsker og behov. Et specielt behov, der bør inddrages, er behandlet i den tværgående it-strategi, nemlig Optimering af dokumentationsopgaven for tilbudene, således at denne opfattes som optimal, hvor data indberettes en gang i en homogen, brugervenlig brugergrænseflade. Samtidig med understøttelse af de forventede øgede krav til dokumentation ved udvidelse af lagerpladsen Brugerstyring Den tværgående it-strategis indsats på dette område opfylder i et vist omfang Socialområdets ønsker om effektiviseret brugerstyring. Socialområdet håndterer imidlertid data, der er underlagt sikkerhedskrav i persondataloven, og der er derfor indført en effektiv håndtering af autorisationsprocessen i LIS. Det betyder, at brugere kun kan få adgang til personfølsomme data i LIS, hvis de samtidig er oprettet i AD et i Region Syddanmark Sikkerhedspolitik På dette indsatsområde har Socialområdet enkelte ønsker og behov, der går ud over den indsats, som er fastlagt i den tværgående strategi. Det drejer sig om, at det fortsat skal sikres, at mails inden for Region Syddanmarks domæne er sikre mails, samtidig med at antallet af brugere på domænet stiger. 4.2 Strategiske indsatsområder Formålet med de strategiske indsatser er at opnå forbedringer på længere sigt, dvs. inden for en horisont på maksimalt fire år. De strategiske indsatser, hvor socialområdet har supplerende behov ift. det der er beskrevet i den tværgående it-strategi, er: It-understøttelse af samarbejde internt og eksternt Socialområdets ønsker og behov på dette indsatsområde ligger på linje med den indsats, der er formuleret i den tværgående it-strategi. Den socialfaglige indsats ydes i et samarbejde med blandt andre kommunernes socialforvaltninger og sociale tilbud og med sundhedsvæsenet, og der er behov for sikker kommunikation og datadeling med disse aktører. Fejl! Henvisningskilde ikke fundet.fejl! Henvisningskilde ikke fundet. 4/6

8 4.2.2 Ledelsesinformation På dette indsatsområde opfylder de indsatser, der er formuleret i den tværgående itstrategi, socialområdets ønsker og behov. LIS er det centrale styringsværktøj med nemt tilgængelige data samlet på ét sted og suppleret funktioner til forventningsdannelse og kontrol i forbindelse med ledelsestilsyn. På sigt vil systemet blive udvidet med bl.a. data for matchning. Det er derfor essentielt, at der er fokus på dette indsatsområde Andre indsatser Ifølge den tværgående it-strategi har Region Syddanmark som strategisk mål at opretholde et beredskab til at håndtere andre indsatsområder end de ovenfor nævnte, hvis der foreligger eller opstår et begrundet behov. Socialområdet har enkelte særlige ønsker og behov, som ikke naturligt falder ind under de nævnte indsatsområder. Det drejer sig om Udvikling af anvendelsen af it i det pædagogiske arbejde med afprøvning og anskaffelse af it, uddannelse af medarbejdere, deltagelse i nationale samarbejder om it-udvikling Standardisering af tilbudenes anvendelse af specialsystemer Omlægning af specialsystemer til drift i Citrix-miljøet Da Socialområdet som beskrevet i afsnit 3.3 er specialsystemernes systemejer, er det op til Socialområdet selv at træffe beslutning om disse indsatser. Der er dog behov for, at It-staben yder teknisk rådgivning og støtte, da disse indsatser dels har et betydeligt teknisk element og dels vedrører infrastrukturen (Citrix). Fejl! Henvisningskilde ikke fundet.fejl! Henvisningskilde ikke fundet. 5/6

9 Bilag Figur over eksisterende og kommende it-systemer på det sociale område E-kommunikation m. sundhedssektoren portal Kvalitetsmodellen Den koordinerende venteliste Acadre LIS Takster Indberetningssystem til kommunal redegørelse Silkeborg Bosted AS 2007 Prisme Datawarehouse Outlook Matchnings- Tilbudsportalen Fuld optrukne linjer viser eksisterende it-systemer og snitflader. Stiplede linier viser kommende it-systemer og snitflader. Fejl! Henvisningskilde ikke fundet.fejl! Henvisningskilde ikke fundet. 6/6