REFERAT. Møde den 15. december 2015 kl Aarhus , Emdrup LAMU-møde nr. 3 i AU Forskning og Eksterne Relationer

Transkript

1 Møde den 15. december 2015 kl Aarhus , Emdrup REFERAT LAMU-møde nr. 3 i AU Forskning og Eksterne Relationer Til stede: John Westensee (fmd.), Jeppe Dørup Olesen, Anders Frølund, Anne-Marie Bach, Karsten Skov, Henriette Zinck-Bramsen (ref.) Afbud: Ad 1 - Godkendelse af dagsorden Pkt. 11 (årlig evakueringsøvelse) udskydes grundet manglede referat fra AAMU. Nyt punkt 11 er Besøg af Arbejdstilsynet. Dato: 5.januar 2016 Ref: JW/HZB Side 1/3 Ad 2 Bemærkninger til referat fra sidste møde Ingen bemærkninger. Ad 3 Orientering ved formanden Formandens orientering vil blive dækket af punkterne på dagsordenen. Ad 4 Det fremtidige samarbejde med LSU Efter en kort drøftelse var der bred enighed om, at LAMU-møderne lægges i umiddelbar forlængelse af LSU-møderne. Ad 5 Fysisk APV 2015 Karsten gav en status på tilbagemeldingerne. Der er ikke berettet om store problemer - generelt drejer det sig bl.a. om ergonomi og træk. Hos Erhvervssamarbejde og Teknologioverførsel samt Forskningsstøtteenheden er der ikke rapporteret om akutte problemer. Udvalget finder det mest hensigtsmæssigt, at en opfølgning på disse enheders Fysiske APV først sker efter den kommende flytning til Katrinbjergvej, som er planlagt i uge 7. Denne opfølgning vil ske sammen med en ny Fysisk APV, se mere under punkt. 6. For de øvrige enheder er de oplyste problemer ved at blive løst stille og roligt. John vil give en status på den Fysiske APV i sin jul . Aarhus Universitet AU Forskning og Eksterne Relationer

2 Ad 6 Ny fysisk APV 2016 Flytningen er planlagt i uge 7, men bliver måske først 1-2 uger senere grundet forsinkelse hos håndværkere. Flyttegruppen har møde torsdag d. 17. december Side 2/3 Efter flytningen skal der foreligge en ny Fysisk APV inden for tre måneder. Men i så fald vil eventuelle varmeproblemer ikke kunne medtages. Derfor blev det besluttet at foretage en ny Fysisk APV i september Umiddelbart efter flytningen (formentligt i april 2016) vil en ergoterapeut blive rekvireret til for at løse og forebygge ergonomiske problemstillinger. Den Fysiske APV rapporteret af AUIT september 2015 vedr. blev drøftet, idet bilag var udsendt på forhånd. Særligt synes der at være indeklimaproblemer med høje temperaturer i lokaler og støj fra ventilationssystem. Der er taget kontakt til de nye ejere af ejendommen for at løse problemer omkring ventilationssystemet (støj og træk). For at forebygge eventuelle støjgener ved at sidde i storrumskontorer ( ), vil LAMU sikre sig, at der på adressen er mulighed for at benytte rum, hvor møde- og telefonaktivitet kan udfolde sig. John oplyste, at der er flere egnede kontorer i stueetagen til dette formål. Ad 7 Psykisk APV 2016 Det tyder ikke på, at de kritikpunkter (især omfang af spørgsmål samt hensigtsmæssighed i spørgsmål vedr. ledere), vi kom med på sidste AAMU-møde, vil blive taget med! Begrundelsen var, at man ønskede at kunne sammenligne resultater fra sidst, uanset at der nu er tale om en helt ny organisering. Den psykiske APV starter i uge 9, Tidspunkt for svarresultater forventes offentliggjort primo januar. Det forventes, at besvarelser udelukkende sker ved afkrydsning, dvs. nu uden mulighed for at fortolke bemærkningsfelter, hvilket blev kritiseret i en anden undersøgelse. LAMU s håndtering af Psykisk APV 2016 og dets resultater, herunder proces for opfølgning, drøftes på næste LAMU-møde. Ad 8 Årlig arbejdsmiljødrøftelse 2016 Det blev besluttet, at der udarbejdes en kort fælles status dækkende hele VD-områder og ikke for de enkelte enheder. Karsten og Anne-Marie sender et udkast til kommentering snarest. Nogle af målene fra 2015 som nærværende ledelse og reduktion af stressbetingede påvirkninger er fortsat vigtige mål for LAMU var enige om, at Psykisk APV ikke er et mål (men en pligt) og fjernes fra listen med mål.

3 Det er hensigtsmæssigt, at alle ledere gennemfører AU s (3-dages) arbejdsmiljøkursus. Der er også tvungen tilmelding. Når alle har været på kurset, vil ledergruppen arrangere et 3-timers temamøde for lederkredsen med relevante emner (f.eks. som nærværende ledelse for at afhjælpe stress). Side 3/3 Efter flytningen skal en ny registrering foretages, så arbejdsmiljøgrupperne (amg 1/amg2) bliver retvisende i forhold til de bygninger, AU FE s medarbejdere har tjenestested ved. Karsten og Anne-Marie foretager indberetning. Ad 9 Det fremtidige arbejdsmiljøarbejde Det fremsendte materiale Skab gode trivselsprocesser (udgivet af Videncenter for Arbejdsmiljø, okt. 2015) var et positivt input til arbejdsmiljøarbejdet og kan fint anvendes som værktøjskasse. Anne-Marie foreslår at tage punktet op i starten af det nye år. Da det er et godt værktøj, er det oplagt at gøre materialet synligt under den kommende psykiske APV. Ad 10 Folder om trivsel/stress Der er foretaget en smule ændringer i folderens tekst for at ændre fokus og samtidigt undgå eventuelle misforståelser. Når plakaten er godkendt - udkast rundsendes som mail i LAMU-kredsen - vil der blive informeret herom i nyhedsbrevet. Samtidigt opsættes plakater på relevante arbejdssteder sammen med en stak foldere til fri distribution. Materialet vil også blive lagt på Medarbejderportalen. Plakat og folder sendes tillige til AAMU. Ad 11 besøg af Arbejdstilsynet (AT) Der har været uanmeldt besøg hos Forskningsstøtteenheden den 7. december Det var blot et rutinemæssigt besøg. Arbejdstilsynet har annonceret, at man vil gennemføre en række nye tilsynsbesøg på AU i perioden d. 4. januar til d. 4. april 2016, hvilket blandt andet vedrører flere afdelinger i administrationen. Fakulteterne, Rektoratet og Universitetsledelsens stab informeres særskilt om tilsynsbesøgene. Ved tilsynsbesøg fra AT er der en række forhold relateret til arbejdsmiljøarbejdet, som den lokale ledelse og arbejdsmiljøorganisationen bør være opmærksom på. Vejledningen Når Arbejdstilsynet kommer på besøg kan bruges som forberedelse. Ledergruppen beslutter lige efter nytår, hvor de nødvendige oplysninger skal ligge på hjemmesiden. Så alle kan være forberedte ved et eventuelt besøg. Ad 12 Eventuelt Enighed om, at møderne er effektive.

4 Project type - ThemeProject type - Category text Kommentarer Kommentarer Sygefravær Sygefravær Sygefravær Kommentarer Sygefravær Kommentarer Sygefravær Sygefravær Sygefravær Project type - Question text Har du kommentarer til det fysiske arbejdsmiljø eller spørgeskemaet? 6. Har du haft SYGEFRAVÆR i de sidste 3 år, som følge af problemer i dit fysiske arbejdsmiljø? Har du kommentarer til det fysiske arbejdsmiljø eller spørgeskemaet? 6. Har du haft SYGEFRAVÆR i de sidste 3 år, som følge af problemer i dit fysiske arbejdsmiljø? 6. Har du haft SYGEFRAVÆR i de sidste 3 år, som følge af problemer i dit fysiske arbejdsmiljø? 6. Har du haft SYGEFRAVÆR i de sidste 3 år, som følge af problemer i dit fysiske arbejdsmiljø? Angiv venligst bygning, lokale, laboratorie, mødelokale, udendørsområde, feltarbejdsplads eller lignende og beskriv det/de oplevede problem(er) og angiv eventuelt løsningsforslag Har ved seneste to APV'er fået lovning på ergonomisk hjælp til indretning af arbejdspladsen. Dog er det ikke sket endnu. En enkelt dag efter ulykke. Hvor er spørgsmålet om 'sygefravær som følge af psykisk arbejdsmiljø'? Føler at problemer med lugt og støj negligeres Havde fravær/hjemmearbejde i foråret grundet lugt fra oliebehandling i etagen under. Har måtte gå hjem med ondt i hhv. håndled og ryg Bygning 5530 lokale Jeg kan få voldsom hovedpine hvis det er for varmt og belysningen på skærmen ikke kan reguleres. Fysiske forhold Skyldes dine problemer med indeklima Varme Klimaanlæg er mærkeligt Fysiske forhold Skyldes dine problemer med indeklima Træk Klimaanlæg er mærkeligt Fysiske forhold Skyldes dine problemer med indeklima Varme 5530, Lokalet er som en bageovn hen over sommeren. Solen står lige på vinduespartiet og markiser kan ikke altid rulles ned pga. vind. SkemavariaAdresse Helsingforsgade 10 Fysiske forhold Skyldes dine problemer med indeklima Andet Glasdørenes lukke mekanisme er bøvlet Man kan komme til at låse sig ude Bygning 5530, 1. sal Siden påsken 2015 har ventilationsanlægget larmet væsentligt mere end det gjorde tidligere. Fysiske forhold Skyldes dine støjproblemer Ventilation 8. april var der en for at se på ventilationsanlægget, der fik løst et værre støjproblem på overetagenen, men ikke umiddelbart kunne gøre noget ved det forhøjet støjniveau på ventilationsanlægget. Mente at der var behov for en større gennemgang af ventilationsanlægget, men det var der ikke tid til (fra firmaets side). Fysiske forhold Skyldes dine problemer med indeklima Varme Siden har vi haft det forhøjet støjniveau på ventilationsanlægget Bygning 5530, 1. sal. Der er en meget høj temperatur på hele etagen hele året Fysiske forhold Skyldes dine støjproblemer Ventilation , men støjen er også slem på de andre kontorer. Bygning Rengøring på trapper og gangarealer er Fysiske forhold Skyldes dine problemer med indeklima Rengøring mangelfuld (ske ikke så ofte, så der kan godt være ret snavset på områderne). Bagtrappen er meget slem. Fysiske forhold Skyldes dine problemer med indeklima Varme Fysiske forhold Skyldes dine støjproblemer Apparatur Fysiske forhold Skyldes dine støjproblemer Mennesker Hvis jeg åbner vinduet pga varmen, kommer der en masse støj ind. Muligvis fra ventilationsanlægget. Delekontor. Egentlig et to-mands kontor men vi er 3 plus gæster. Døren er vanskelig at lukke, så der er også støj fra de tilstødende kontorer

5 Bygning 5530 lokale og alle kontorer på samme side af bygningen Fysiske forhold Skyldes dine støjproblemer Ventilation Fysiske forhold Skyldes dine støjproblemer Andet Ventiliationen er mangelfuld, eller etableret på en måde så det trækker meget koldt. Dette vedrører belysning. Pga af for mange mennesker på kontoret er det vanskeligt at få placeret sin skærm, så der ikke kommer for meget lys. Jeg har pt. sat en flytbar væg op foran et vindue. Varme: om sommeren bliver der ulideligt varmt og ventiliationen hjælper slet ikke på det. Fysiske forhold Skyldes dine problemer med indeklima Varme 5530 lokale Varme og manglende ventilation Fysiske forhold Skyldes dine problemer med indeklima Kulde Fysiske forhold Skyldes dine problemer med indeklima Rengøring 5530 lokale Ventilationen kan trække så meget at man bliver syg af at sidde under ventilationen. Bygning 5530 lokale Der bliver sjældent vasket gulve, så der er meget støv. Fysiske forhold Skyldes dine problemer med indeklima Træk Bygning 5530 lokale Træk fra ventilationen. Fysiske forhold Skyldes dine problemer med belysning Dagslystilgang 5530 lokale For meget lys på skærmen. Fysiske forhold Skyldes dine problemer med belysning Belysning ved apparatur Bygning 5530 lokale For meget lys på skærmen Fysiske forhold Skyldes dine problemer med belysning Rummets belysning Bygning 5530 lokale For meget lys på skærmen Ergonomiske Forhold Skyldes dine ergonomiske problemer Ensidigt gentaget arbejde Ergonomiske Forhold Skyldes dine ergonomiske problemer Andet Ulykkesfarer Hvor er der forhold, som kan ændres, så arbejdsmiljømæssigt betingede ulykkesfarer mindskes? På udendørsområder Fysiske forhold Vedrører dine problemer med arbejdspladsens indretning Pladsforhold Fysiske forhold Skyldes dine problemer med indeklima Varme Fysiske forhold Skyldes dine problemer med indeklima Lugt Fysiske forhold Skyldes dine problemer med indeklima Varme Bygning 5530 lokale Har problemer efter tidligere at have haft en skulderskade, og bruger meget mus, dvs. jeg bruger genvejstaster hvis det er muligt. Vi benytter en del programmer, hvor det enten er svært at navigere med genvejstaster hvis de overhovedet eksisterer. Bygning 5530 lokale Et ordentlig headsæt til mobiltelefon kan man ikke få pr. standard. Dvs. man skal holde telefonen mod øret samtidigt med at man skal bruge skærm og tastatur. Det er ikke ret nemt. Bygning 5530 lokale Rygning på altanerne bør ikke være tilladt. Der var en gang, hvor en medarbejder havde glemt at slukke cigaretten ordentligt efter at have røget på altanen. Det er superfarligt. Bygning 5530 lokale : Generelt: for mange mennesker pr. kontor, 1. sal er der til tider ubehageligt varmt, specielt om sommeren, men også idag (i midten af september). En gang imellem bliver der blæst røg ind igennem ventilationen, f.eks. grill-os eller cigaretrøg, eller benzinos fra plæneklipperen. Dette er heldigvis ikke særlig tit, men når det sker, er det ikke særlig rart Meget varmt I forhold til de omkringliggende gangarealer Fysiske forhold Skyldes dine problemer med indeklima Varme bygning 5530, (storrum) Fysiske forhold Skyldes dine støjproblemer Mennesker Storrum - (snak, møder, telefoni) Fysiske forhold Skyldes dine problemer med indeklima Varme Mit kontor Bygning 5530, Fysiske forhold Skyldes dine problemer med indeklima Varme Grundet store vinduespartier, hvor solen står på, bliver der meget varmt i lokalet. Udluftning er vanskeligt, da det giver meget træk. En forbedring af ventilationen kunne være et løsningsforslag.

6 Fysiske forhold Skyldes dine støjproblemer Mennesker Befinder mig på et 4-mandskontor, hvilket giver daglig støj og forstyrrelse og totalt mangel på koncentration. Fysiske forhold Skyldes dine problemer med indeklima Varme Der er i løbet af sommeren perioder med MEGEN varme på kontoret. Fysiske forhold Skyldes dine problemer med indeklima Lugt Der har i løbet at foråret 2015 været problemer med lugt efter oliebehandling i etagen under. Intet blev gjort. Fysiske forhold Skyldes dine problemer med belysning Andet Generelt i bygning 5530 ( ) er de bevægelsessensorer der styrer lyset ofte placeret i et andet rum end belysningen. Det fører til besynderlig adfærd hvor lyset tænder og slukker uafhængigt af aktiviteten i rummet. Fysiske forhold Skyldes dine problemer med indeklima Varme Problemer med høj temperatur i hele bygning 5530 i sommerperioden. Fysiske forhold Skyldes dine problemer med indeklima Varme, etagen, hvor jeg sidder (1. etage) der er varmt og en meget tæt luft. Virker som om at AC/udluftning ikke virker eller ikke er tændt Fysiske forhold Skyldes dine problemer med indeklima Træk Den etage, jeg sidder på (1. etage, ) Ventilationssystemet trækker - og afhjælper ikke varmen Fysiske forhold Skyldes dine problemer med belysning Andet, lokale Det virker som om lyset er styret fra et andet rum, så når det går ud, så skal det aktiveres et andet sted Fysiske forhold Skyldes dine støjproblemer Mennesker, lokale Den ene dør er så tynd, at jeg tydeligt kan høre, når der snakkes bag ved den., lokale Stort behov for instruktion i arbejdsstillinger samt skærmindstillinger Ergonomiske Forhold Skyldes dine ergonomiske problemer Arbejdsstillinger, Har fået problemer med håndled, selv om jeg har Rollermouse. Vil gerne kunne afprøve forskellige arbejdsredskaber for at kunne finde ud af, hvad der vil virke bedst. Mangler en "ergonomisk kasse", som man kan låne fra til aftestning i kortere perioder Fysiske forhold Skyldes dine støjproblemer Mennesker 5530 Fysiske forhold Skyldes dine problemer med indeklima Varme 5530 Fysiske forhold Skyldes dine problemer med indeklima Træk 5530 Fysiske forhold Skyldes dine problemer med indeklima Andet 5530 Fysiske forhold Skyldes dine problemer med belysning Rummets belysning Fysiske forhold Skyldes dine problemer med indeklima Varme 5530,5531 og 5532 har automatisk tænd og sluk af lys, der ikke passer til rumindretningen. Man oplever at lyset slukker og tænder på vilkårlige tidpunkter, og det er forstyrrende. Følerne bør være placeret så de svarer til indretningen. 5530, særligt mødelokalerne i underetagen, men også det åbne areal på 2. sal er for varmt om sommeren. Vinduer kan ikke åbnes tilstrækkeligt og ventilationssystem er utilstrækkeligt. Fysiske forhold Vedrører dine problemer med arbejdspladsens indretning Arbejdspladsens indretning jeg sidder med ryggen til døren - meget ubehageligt Fysiske forhold Skyldes dine problemer med belysning Rummets belysning irriterende at loftslys slukker, når der ikke er bevægelse Ergonomiske Forhold Skyldes dine ergonomiske problemer Arbejdsstillinger kan ikke indstille min kontorstol tilfredsstillende

7 Fysiske forhold Skyldes dine problemer med indeklima Varme meget varmt om sommeren - kan ikke åbne vinduerne uden voldsom gennemtræk Fysiske forhold Skyldes dine problemer med indeklima Varme - der har i en periode været virkelig varmt inde til trods for at ude-temperaturen har været lav. Det skyldes ikke tændte radiatorer, men virker som om der kom varme ind af udsugningen. Fysiske forhold Skyldes dine støjproblemer Ventilation Fysiske forhold Skyldes dine problemer med indeklima Varme, bygning 5530, mellemste etage i storrumskontoret ved døren til terrassen. Jeg har siddet nogenlunde på samme plads i flere år, og problemet med støj fra ventilationsanlægget er først opstået omkring påske Nogle dage er støjen værre end andre dage. Bygning 5530 lokale Lokalet bliver meget varmt om sommeren. Der er foretaget forskellige foranstaltninger for at afbøde, og der er rimelige muligheder for at lufte ud - men lokalet bliver, det til trods, meget varmt om sommeren., lokale Fysiske forhold Skyldes dine problemer med indeklima Varme Fysiske forhold Skyldes dine problemer med indeklima Kulde Nogle dage er der meget varmt på kontoret - faktisk i hele denne ende af bygningen på vores etage. Det føles som om, at man går ind i en mur af varme, når man går inde ude fra opgangen. Andre dage er der til gengæld meget koldt. Det ville være rart med en noget mere stabil temperatur, lokale Selvom der for det meste er meget (for) varmt, så er der også dage, hvor der pludselig er meget koldere. Bygning 5530, kontor Fysiske forhold Skyldes dine problemer med indeklima Varme Fysiske forhold Skyldes dine støjproblemer Ventilation Fysiske forhold Skyldes dine problemer med indeklima Varme Fysiske forhold Skyldes dine problemer med indeklima Varme Der bliver i almindelighed for varmt forår/sommer/efterår. Det virker som om at udendørstemparaturen skal under 15 grader inden der bliver en almindelige indetemperatur. Løsning: Få udluftningen i denne bygning til at virke lige så godt som den virker i de forbundende bygninger. Vi fraflytter godt nok til December, men de AU-medarbejdere der skal herind overtager problemerne Rumlen Ventilationen virker dårligt hvorfor der ofte kan være varmt lok , 1. sal, store rum. Udluftningen på vores etage er dårlig, udsugningen til luft kanalerne larmer og giver ikke tilstrækkelig frisk luft. Om sommeren er her meget lummert

8 AARHUS UNIVERSITET ÅRLIG ARBEJDSMILJØDRØFTELSE Målet med den årlige arbejdsmiljødrøftelse er, at ledelsen i samarbejde med medarbejderne skal tilrettelægge det kommende års samarbejde om arbejdsmiljø. Drøftelsen skal foregå på udvalgsniveau i arbejdsmiljøorganisationen. De skal vurdere, om det foregående års mål er nået, ligesom der skal sættes mål for det kommende års samarbejde. Herudfra skal udvalget lægge en plan for, hvordan de i det kommende år vil samarbejde for at sikre et godt arbejdsmiljø. Drøftelsen er lovpligtig. Læs mere på UDKAST Plan for arbejdsmiljøsamarbejdet 5. januar 2016 Aarhus Universitet Udvalgsmedlemmer Status på det forudgående års arbejdsmiljøsamarbejde 2015 LAMU (lokal arbejdsmiljøudvalg), AU Forskning og Eksterne Relationer Formand: John Westensee Øvrige medlemmer: Anders Frølund, Jeppe Dørup Olesen, Anne-Marie Bach, Henriette Zinck-Bramsen, Karsten Skov Arbejdsmiljøsamarbejdet i 2015 har været præget af sammenlægningen af de forskellige enheder, som blev samlet i det nye vicedirektørområde: AU Forskning og Eksterne Relationer i efteråret Først i begyndelsen af 2015 blev også dele af det tidligere CEI (Center for Forskning og Entreprenørskab) placeret i vicedirektørområdet. I 2015 har LAMU-organisationen herefter bestået af følgende enheder: Vicedirektørens sekretariat, Forskningsstøtteenheden, Talentudviklingsenheden, Events og Kommunikationsstøtte samt Erhvervssamarbejde og Teknologioverførsel. Vicedirektørområdet AU Forskning og Eksterne Relationer har p.t. 98 ansatte, idet studentermedhjælp ikke indgår i tallet. Der blev afholdt valg blandt medarbejderrepræsentanterne i februar og efterfølgende blev det nye LAMU etableret. Der blev oprettet to arbejdsmiljøgrupper dækkende et antal bygninger: amg 1 og amg 2. I forhold til året 2015s arbejdsmiljødrøftelse har der været 3 temaer som har været arbejdsgrundlaget for arbejdsmiljøarbejdet i 2015, her citeret fra arbejdsmiljødrøftelsen 2015: Reducere individuelle stress-påvirkninger. En meget stor udfordring er at reducere individuelle stress-påvirkninger, såfremt disse måtte være til stede. Der skal være et opgør med akutkultur, så fokus er på arbejdsro og prioritering på alle niveauer i organisationen fremfor ad hoc tilgang i form af brandslukning. På basis af medarbejdernes og ledelsens vurderinger skal der ses på, hvilke situationer, som opstår omkring stress og der skal handles for at eliminere eller begrænse disse. En nærværende ledelse. Der skal være fokus på sikker drift (produktionsunderstøttende og medarbejdernært) og på prioritering af arbejdsopgaver. Det skal på alle ledelsesniveauer gøre tydeligt, hvilke opgaver, der er vigtige for organisationen og hvilke, der kan vælges fra eller nedprioriteres. Forbedret trivsel. Generelt vil LAMU drøfte mulighederne for at forbedre eller fastholde niveauet for trivsel i enheden også set i lyset af, at enheden er samlet af en række mindre enheder eller elementer af enheder. Naturligvis får en så stor organisationsændring en betydelig påvirkning af arbejdsforholdene, og det er helt væsentligt at sætte fokus på trivsel i denne sammenhæng. Herudover kan det nævnes, at spørgeskemaet fra Fysisk APV 2015 er blevet gennemført med opfølgning efter afslutningen over årsskiftet 2015/2016. Dette skal dog også ses i relation til, at Forskningsstøtteenheden samt Erhvervssamarbejde og Teknologioverførsel skal flytte i lokaler i februar Status og oversigt for hvordan der i 2015 er blevet arbejdet med at forbedre arbejdsmiljøet: Bulletopdelingen er mest taget med som et forslag, hvis de forskellige enheder ønsker at få en beskrivelse, som dækker mere detaljeret, hvad enheden har lavet på arbejdsmiljøområdet i løbet af 2015, skal det med eller ikke?? Vicedirektørens sekretariat

9 AARHUS UNIVERSITET ÅRLIG ARBEJDSMILJØDRØFTELSE Forskningsstøtteenheden Talentudviklinsenheden Events og Kommunikation Erhvervssamarbejde og Teknologioverførsel AU Forskning og Eksterne Relationer har udarbejdet en stress/trivselsfolder, der beskrives den hjælp og støtte medarbejderne kan få i stress-situationer. Og der er desuden opsat plakater i køkken og andre samlingssteder, der gør opmærksom på stress/trivselsfolderen. Og vi skal lige have gennemgået referaterne for at se om der er noget status, som vi har glemt. Mål for det kommende års fokusområder, indsatsområder og specifikke arbejdsmiljøopgaver, dvs For arbejdsmiljøarbejdet i 2016 foreslås følgende temaer: Reducere stress-påvirkninger eller stressbetinget sygdom Fysiske forhold, især ved flytningen Psykisk APV Indhold og målopfyldelse af temaerne For arbejdsmiljøarbejdet i 2016 foreslås følgende temaer: Det vigtigste, idet det er det fremadrettede. Reducere stress-påvirkninger eller stressbetinget sygdom. Dette tema gentages i 2016, i og med at det er meget vigtigt for enheden samlet at kunne håndtere potentielle og reelle stress-situationer, så færrest mulige ansatte bliver ramt af stress. Som et element herunder skal ledelsen vise nærvær, idet ledelsens nære tilstedeværelse erfaringsmæssigt har en positiv effekt og kan være med til at begrænse mulige stresspåvirkninger. Fysiske forhold, især ved flytningen. Både Forskningsstøtteenheden og enheden for Erhvervssamarbejde og Teknologioverførsel, i alt 65 personer skal flytte i nye lokaler på. Som forebyggelse vil de fysiske forhold i forbindelse med flytningen få prioritet, så udfordringer eller problemer i forbindelse hermed kan løses bedst muligt. Der skal udføres en fornyet Fysisk APV ved flytningen. Psykisk APV. Gennemførelse af spørgeskemaet ved den Psykiske APV i 2016 får ligeledes prioritet, idet erfaringerne fra den seneste Psykiske APV (2012) viste, at der blandt medarbejderne var behov for dialog og drøftelser af løsningsforslag mv. I forbindelse med flytningen til Katrinebjerg kan arbejdsmiljøgruppernes relation til bygninger drøftes for at få den bedst mulige arbejdsmiljøorganisation.

10 AARHUS UNIVERSITET ÅRLIG ARBEJDSMILJØDRØFTELSE Ressourcer, uddannelse Er det ikke relevant at drøfte kompetenceudvikling f.eks. for ledelsesrepræsentanter? Dato: Dato: John Westensee Arbejdsgiverrepræsentant (Formand) Medarbejderrepræsentant (Næstformand)

11 Skab gode trivselsprocesser Inspiration til arbejdet med trivsel og psykisk arbejdsmiljø frastresstiltrivsel.dk

12 Indhold: 3 Skab gode trivselsprocesser 25 Grundlaget for pjecen 6 Systematik i indsatsen 26 Overblik 8 Faser i trivselsprocessen 10 Forarbejde 12 Kortlægning 16 Planlægning af aktiviteter 20 Gennemførelse 22 Evaluering Udgiver Videncenter for Arbejdsmiljø Lersø Parkallé København Ø Tlf: arbejdsmiljoviden.dk Pjecen kan købes i Arbejdsmiljøbutikken arbejdsmiljobutikken.dk Tlf: Varenr Design og layout: Topp AD Tryk: Jessen og co Foto: Flemming Jeppesen, Søren Svendsen og Photomanager ISBN nr frastresstiltrivsel.dk

13 Skab gode trivselsprocesser 3 Skab gode trivselsprocesser Denne pjece henvender sig til jer på arbejdspladsen, som er involveret i og har ansvar for arbejdet med at forbedre det psykiske arbejdsmiljø. Det kan være arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentanter, HR-konsulenter, ledere og medarbejdere. Pjecens indhold er tænkt som inspiration til arbejdet med trivselsprocesser i organisationen som helhed. Pjecen fokuserer på de overordnede træk i arbejdet med at skabe et godt psykisk arbejdsmiljø og beskriver en systematik, som kan være til støtte og inspiration for jeres arbejde. Formålet med pjecen er at give stof til drøftelserne af, hvordan I udvælger og tilrettelægger nye aktiviteter. I får også inspiration til, hvordan I kan understøtte, at de nye aktiviteter bliver en del af hverdagen. Pjecen er relevant for både store og små arbejdspladser, uanset branche og opgaver. Holdbare løsninger Der findes et utal af måder at skabe et godt psykisk arbejdsmiljø på. Det kan være små ting, der opstår spontant og bliver en del af hverdagen, og det kan være større eller mindre projekter for hele eller dele af arbejdspladsen. Det centrale er, at I gør en indsats. I indsatsen er det vigtigt at understøtte de ønsker, I har, og det, som er realistisk for jer. Her er det en hjælp at gå systematisk til værks. Der er tre forhold, som især er afgørende for, at de nye indsatser er meningsfulde for medarbejderne og i forhold til opgaverne: Indsatsen skal passe til arbejdspladsen Medarbejderne skal være involveret i indsatsen Kommunikationen skal være klar og vedholdende.

14 4 Skab gode trivselsprocesser Ledelsens rolle Ledelsen spiller en afgørende rolle i arbejdet med at skabe et godt psykisk arbejdsmiljø. Ledelsens holdning og prioritering er vigtig for den kultur, som skabes på arbejdspladsen. På den måde fungerer lederne som rollemodeller. Der er gode etiske og lovmæssige grunde til at tage arbejdet med det psykiske arbejdsmiljø alvorligt. Men også det forretningsmæssige argument spiller en vigtig rolle. Ved at skabe et godt psykisk arbejdsmiljø kan arbejdspladsen opleve en gevinst i form af medarbejdere, der trives og yder et godt stykke arbejde, ligesom den kan styrke sit image og få nemmere ved at tiltrække gode medarbejdere. Ledelse og styring af indsatsen Ledelse og styring er centralt i alle faser af jeres trivselsproces og er en forudsætning for, at trivselsarbejdet bliver en succes. For at sikre ledelse og styring er det en god idé at placere ansvaret for arbejdet i en særlig ansvarsgruppe. Ansvarsgruppen kan bestå af arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentanter, HR-konsulenter, ledere og medarbejdere, gerne folk med særlig viden og kompetencer inden for psykisk arbejdsmiljø og procesledelse. Ansvarsgruppens opgaver handler om planlægning og om at følge processen. Ansvarsgruppen vil normalt være involveret i at finde metoder til kortlægning og til udvikling af løsninger. Gruppen overvåger løbende selve gennemførelsen af løsningerne og sikrer en evaluering. Endelig er ansvarsgruppen også medvirkende til, at det positive udbytte bliver en del af den daglige praksis på arbejdspladsen. Det kan være en fordel, at ansvarsgruppen på forhånd aftaler nogle spilleregler for samarbejdet. Det kan fx være: Alle deltagere bidrager som eksperter i deres egne arbejdsforhold og deres eget psykiske arbejdsmiljø Alle deltagere skal have mulighed for at komme til orde Diskussioner skal fokuseres og holdes på et konstruktivt niveau Målsætningen er at nå frem til fælles beslutninger og prioriteringer Deltagerne skal bestræbe sig på at deltage aktivt i alle møder.

15 Skab gode trivselsprocesser 5 Arbejdspladsvurdering Ifølge arbejdsmiljøloven skal Arbejdspladsvurderingen (APV) omfatte hele arbejdspladsen og afdække hele arbejdsmiljøet, herunder det psykiske arbejdsmiljø. Der er frihed til at vælge metoder, der er relevante for den enkelte arbejdsplads. Det kan være metoder til indsamling af viden om, hvordan medarbejderne har det, fx spørgeskemaer og dialogmetoder. Det kan også være metoder til måder at organisere indsatsen på, fx gennem ansvarsgrupper og stormøder. Ideerne i denne pjece kan knytte an til APV-arbejdet.

16 6 Skab gode trivselsprocesser Systematik i indsatsen En klar systematisk indsats er en forudsætning for, at arbejdet med at skabe et godt psykisk arbejdsmiljø forløber planmæssigt og resulterer i løsninger og aktiviteter, der fungerer i hverdagen. Faser i forløbet At gennemføre en systematisk indsats betyder, at I forholder jer til hvert skridt i processen. Arbejdet med Arbejdspladsvurderingen (APV) beskrives som et forløb med forskellige faser. Denne pjece tager udgangspunkt i den samme tankegang, men tilføjer forarbejdet som selvstændig fase, fordi denne fase rummer vigtige afklaringer og beslutninger for det kommende forløb. Overvejelser i hver fase Uanset hvilken fase I som arbejdsplads befinder jer i netop nu, skal I overveje følgende tre forhold: Passer indsatsen til vores arbejdsplads? Bliver medarbejderne involveret i indsatsen? Er vores kommunikation klar og vedholdende? Lykkes det at få disse tre forhold tænkt ind i hver af faserne, støtter I op om, at de nye aktiviteter bliver en løsning, der fungerer i arbejdspladsens hverdag. Et samlet overblik over de tre forhold relateret til hver af de fem faser findes i skemaet på s. 26. Brug evt. skemaet som tjekliste før, under og efter jeres indsats. Faserne er et forsøg på at forenkle virkeligheden og fungerer som et redskab til at styre trivselsprocessen. Arbejdet falder ikke nødvendigvis i den rækkefølge som faserne viser, og I kan have behov for at bevæge jer frem og tilbage mellem forskelige faser.

17 Skab gode trivselsprocesser 7

18 8 Skab gode trivselsprocesser Forarbejde Evaluering Ledelse og styring Kortlægning Gennemførelse Planlægning af aktiviteter

19 Skab gode trivselsprocesser 9 Faser i trivselsprocessen Forarbejde: Her tager I stilling til, hvad I vil opnå med jeres indsats og hvilke ressourcer, der er til rådighed. I sikrer, at der er den nødvendige opbakning fra alle på arbejdspladsen. I planlægger også, hvordan arbejdet skal foregå, hvem der skal være drivkraft og hvor omfattende indsatsen skal være. Kortlægning: Her tager I stilling til, hvordan I vil undersøge arbejdsmiljøet. I kan fx bruge spørgeskemaer eller dialogmetoder. Vælg en metode, der passer til arbejdspladsen og giver jer indsigt i, hvilke problemer og muligheder der er på arbejdspladsen. I denne fase kortlægger I også, hvilke organisatoriske ressourcer arbejdspladsen har til at understøtte arbejdet, fx HR-funktion, tillidsrepræsentanter eller arbejdsmiljøorganisation. Planlægning af aktiviteter: På baggrund af den viden, som kortlægningen gav, tager I stilling til, hvilke områder, der skal gøres noget ved. Hvilke problematikker vælger I at tage hånd om først og hvorfor? I beslutter jer for, hvad I gerne vil opnå, og I finder frem til, hvilke aktiviteter, der kan føre arbejdspladsen derhen. I denne fase laver I handleplaner, dvs. I finder frem til, hvad der skal ske, i hvilken rækkefølge og hvem, der skal involveres. Gennemførelse: I denne fase indfører I de nye aktiviteter. I er her optaget af at få aktiviteterne indarbejdet og få dem til at blive en del af hverdagen. Her forsøger I at få de relevante medarbejdere og ledere til at tage del i at få de nye aktiviteter til at fungere. Evaluering: Her samler I op på, hvilken betydning indsatsen har haft. I ser på, om I har opnået det, I gerne ville og på, hvor langt I er nået i den rigtige retning. I gør status og diskuterer, hvad I kan lære til det videre arbejde med at skabe et godt psykisk arbejdsmiljø.

20 10 Skab gode trivselsprocesser Forarbejde I denne fase skal I tage stilling til, hvad I vil opnå med jeres trivselsproces og hvilke ressourcer, der er til rådighed. I skal sikre jer, at der er den nødvendige opbakning fra alle på arbejdspladsen. I skal også planlægge, hvordan arbejdet skal foregå, hvem der skal være drivkraft, og hvor omfattende indsatsen skal være. Tilpasning til arbejdspladsen I skal se på de betingelser, vilkår og muligheder, der har betydning for, hvad der kan lade sig gøre hos jer. På baggrund af de praktiske forhold kan I opstille nogle mål for, hvordan jeres efterfølgende arbejde skal være. Hvilke ressourcer har I som arbejdsplads? Herunder skal I overveje, hvor mange penge, I har til rådighed, hvilke personer har kompetencer, der er relevante at inddrage, hvilke erfaringer har I at trække på, og hvor meget tid er der til rådighed? I skal også overveje, hvilke muligheder jeres fysiske rammer giver. Hvem skal være ansvarlig for fremdriften? For at tingene ikke går i stå undervejs, bør I udpege nogle fra arbejdspladsen, der kan sikre fremdriften i arbejdet. Hvem kan deltage, og hvordan sørger I for, at det er personer, der både repræsenterer og har gennemslagskraft i forhold til leder- og medarbejdergruppen? I skal tage stilling til, om I vil have en ansvarsgruppe eller blot udpege nogle enkelte personer med særligt ansvar for indsatsen det kunne være arbejdsmiljørepræsentanter eller andre. Hvordan skal timingen være? I kan overveje, hvornår det vil være hensigtsmæssigt, at de forskellige faser skal forløbe, så aktiviteterne i hver fase får mest mulig medvind. Tænk på, hvornår og hvordan jeres indsats passer ind i arbejdspladsens øvrige fokusområder, travle perioder, ferie og andet der kan have betydning for timingen. Involvering af medarbejderne Det er væsentligt, at både medarbejdere og ledere deltager i at tilrettelægge trivselsprocessen, så arbejdet med jeres psykiske arbejdsmiljø bliver et fælles projekt. Hvordan involveres medarbejderne i det indledende arbejde? Arbejdet bør sættes i gang med drøftelser af, hvad der skal ske, og hvad der konkret skal komme ud af arbejdet. I kan overveje, hvordan medarbejderne kan deltage i disse drøftelser. På større arbejdspladser kan det være oplagt, at drøftelserne foregår i eksisterende samarbejdsudvalg. På mindre arbejdspladser kan de måske finde sted på personalemøder.

21 Skab gode trivselsprocesser 11 Hvem skal med i ansvarsgruppen? Ideelt set vil I tidligt i forløbet nedsætte en ansvarsgruppe til at være tovholder for arbejdet. I skal overveje, hvem blandt medarbejderne, der skal være med. Ved også at få medarbejdere, der ikke er tillids- eller sikkerhedsrepræsentanter med, kan I skabe engagement hos medarbejdere, der ikke normalt beskæftiger sig med arbejdsmiljøarbejdet. Hvem kan være med til at drive arbejdet? Det er væsentligt, at medarbejderne mærker, at det nytter noget at involvere sig i processen. Det kan hjælpes på vej, ved at de forslag til ændringer, der ikke kræver stort forarbejde, sættes i gang med det samme. Det signalerer, at I er i gang og er dermed med til at motivere og skabe engagement. Kommunikation En del af forarbejdet består i, at I gør jer klart, hvordan der skal kommunikeres undervejs i forløbet. Disse overvejelser og drøftelser skal ideelt set munde ud i en kommunikationsplan over, hvad der skal formidles til hvem, hvornår, hvordan og af hvem. Hvem skal kommunikationen nå ud til og hvornår? I skal forholde jer til, hvem der har brug for hvilken information og hvornår. Nogle områder er måske relevante for alle medarbejdere, mens andre kun er vedkommende for en enkelt afdeling eller en mindre gruppe. I bør også tage stilling til, hvornår de pågældende skal have informationen. Hvilke kanaler vil I bruge? Bruger I møder, opslagstavler, intranet, mails eller noget helt femte, når I kommunikerer om lignende sager? Overvej, hvilke af jeres kommunikationskanaler, der er velegnede til den nuværende situation. Måske har I brug for at skabe nye måder at kommunikere på, fx et særligt nyhedsbrev, et frokostmøde, et personaleseminar eller noget andet, der passer til jer og jeres problemstilling. Hvem udfører og tilrettelægger kommunikationen? Når I har overblik over, hvad I vil sige til hvem og hvordan, skal I fordele opgaverne i forhold til de ressourcer, I har til arbejdet. Det kan være, at I har brug for at få forstærkninger i form af flere midler afsat til kommunikationsaktiviteterne. Hvad skal der kommunikeres om? Jeres kommunikation skal tilpasses den metode, I har valgt, de aktiviteter, I vil gennemføre, og den type arbejdsplads, I er. Det er vigtigt, at I drøfter og beslutter, hvad I skal formidle om formålet med forløbet og de konkrete indsatser.

22 12 Skab gode trivselsprocesser Kortlægning Kortlægning drejer sig om at få indblik i, hvordan det står til med trivslen på jeres arbejdsplads. Til at undersøge det kan I fx vælge at bruge spørgeskemaer og/eller dialogmetoder. Det drejer sig om at vælge en metode, der passer til jeres arbejdsplads og giver jer indsigt i, hvad der er af problemer og muligheder på arbejdspladsen. Tilpasning til arbejdspladsen I skal overveje hvilken kortlægningsmetode, der egner sig til jeres medarbejdergruppe og jeres arbejdsområde. Hvilken metode passer til jer? Mulighederne er mange. I kan gøre det mere eller mindre omfattende, og I kan overveje, om det er rundbordssamtaler, interviews, spørgeskemaer eller noget helt fjerde, der passer bedst til jer. De problematikker, I ønsker at fokusere på, kan også guide jer i valget af metode. Spørgeskemaet egner sig godt til at afdække følsomme emner, mens dialogmetoder (se box på side 14) er gode til at skabe engagement blandt deltagerne. Hvilke ressourcer har I i forvejen? Se hvilke eksisterende strukturer, I har, der kan bidrage med ekspertise, arbejdskraft eller andet. Det kan fx være HR-funktion, tillidsrepræsentanter og sikkerhedsorganisation. Udnyt det I har mak- simalt, så I skaber sammenhæng mellem indsatserne og sparer kræfter, tid og ressourcer. Har I brug for ekstern hjælp? I kan overveje, om I har brug for ekstern hjælp til at stå for dele af kortlægningen. Hvis I fx vælger at samle viden ind gennem dialog, har I måske behov for en ekstern person til at styre møderne. Hvis I er en del af en stor arbejdsplads, der bruger den samme metode overalt, kan I se på, om metoden evt. skal suppleres med noget, der tager højde for jeres medarbejdersammensætning og særlige forhold. Involvering af medarbejderne For at kortlægningen bliver så dækkende og relevant som muligt, skal I sikre jer, at medarbejderne bliver hørt, at de er involveret i, hvilke områder der undersøges, og at de præger fortolkningen af kortlægningens resultater. Hvordan kommer medarbejderne til orde? For at nå rundt på hele arbejdspladsen, eller i de afdelinger aktiviteterne retter sig mod, kan I bruge forskellige undersøgelsesmetoder. I valget af metode skal I overveje, hvordan medarbejderne kommer til orde på en måde, så de bliver hørt og respekteret. Fortsætter s. 14

23 Skab gode trivselsprocesser 13 Kortlægning og Dialogmetoder En dialogmetode er en mere eller mindre struktureret ramme om en fælles samtale, hvor alle deltager og bidrager. Hensigten er, at medarbejdernes egne ord og forståelse af trivslen på arbejdspladsen kommer frem. Disse dialogmetoder er særligt velegnede til at kortlægge trivslen: Arbejdsglæde: I denne metode skal medarbejderne sætte fokus på det, som fungerer og giver arbejdsglæde. Arbejdspladsudvikling: Dette er en anerkendende dialogmetode, hvor deltagerne sammen undersøger deres ønsker og drømme om den gode arbejdsplads, og derefter skal drømmene konkretiseres i handleplaner. Dialogspil: I denne metode bliver en række udsagn om det psykiske arbejdsmiljø sat til debat i grupper. Denne metode skal skabe fælles forståelse og sætte forandringer i gang. Har I allerede gennemført jeres kortlægning, kan disse dialogmetoder være gode til opfølgning: Dialogmøde: Denne metode består i en engagerende mødeform, der kan anvendes til at skabe fremadrettet handling på baggrund af en gennemført trivselsmåling. Kulturdialog: Denne metode danner ramme for dialogen om arbejdspladsens værdier og handlemønstre. Gennem dialogen identificerer I det, der fungerer, og det som kan udvikles. Find vejledninger i dialogmetoderne på frastresstiltrivsel.dk

24 14 Skab gode trivselsprocesser Hvordan kan medarbejderne være med til at udvælge undersøgelsesområder? I forlængelse af valget af metode, skal I overveje, hvilke temaer undersøgelsen skal dreje sig om. Medarbejderne kan fx være med til at udvælge, hvilke spørgsmål der skal indgå i et spørgeskema, eller om der er temaer, der er særligt vigtige at få udfoldet i en dialogproces. Hvordan fortolker medarbejderne resultaterne? En god måde at kvalificere kortlægningen på er at give medarbejdere og ledere mulighed for i fællesskab at uddybe eller forklare, hvad resultaterne dækker over. Det kan ske ved en præsentation af kortlægningens resultater. Medarbejdernes erfaringer udgør et vigtigt udgangspunkt for at forstå de reelle problemer, og hvad der konkret kan gøres for at skabe et godt psykisk arbejdsmiljø. Dialogen kan være fælles for hele arbejdspladsen eller foregå i mindre enheder. Kommunikation I kortlægningsfasen drejer kommunikationen sig om, at I som arbejdsplads sørger for, at medarbejderne bakker op om kortlægningen, så deltagelsen bliver så stor og aktiv som muligt. Kommunikationen kan også være med til at understøtte, at kortlægningen bliver så dækkende som muligt. Hvordan kommunikerer I om baggrunden for kortlægningen? I skal overveje, hvordan I får kommunikeret, hvad baggrunden for kortlægningen er. Er det den aftalebestemte trivselsmåling, som skal foretages hvert 3. år? Eller er det nogle bestemte episoder fx mobning eller vold på arbejdspladsen der ligger til grund for undersøgelsen? Det er også en god idé at sikre, at alle medarbejderne ved, hvordan deres deltagelse i kortlægningen er med til at understøtte processen. Hvordan kommunikerer I om kortlægningens forløb? For at sikre, at alle medarbejdere er med på, hvad der skal ske, skal I overveje, hvordan I vil kommunikere om kortlægningens forløb. Her bør I tænke på spørgsmål som: Hvad skal medarbejderne gøre, hvor meget tid kræver det, og hvordan bliver der samlet op på kortlægningen? Hvad fortæller I om resultaterne og hvordan? For at medarbejderne kan se, hvad der er kommet ud af deres deltagelse i kortlægningen, og de kan være engagerede i forhold til det videre forløb, er det væsentligt, at alle får kendskab til resultaterne og mulighed for at give feedback.

25 Case: Fyns Politi Tændstikspil skaber dialog i politiet Skab gode trivselsprocesser 15 Politifolk er store, stærke mænd, der kan klare lidt af hvert. Myterne lever i bedste velgående, både i befolkningen og blandt politifolk selv. Men politifolk kan også knække og få det psykisk svært. De kommer ud for voldsomme oplevelser i deres arbejde og er måske ikke så gode til at tale om tingene inde på politigården. taler man i gruppen om udsagnet og valg af antal tændstikker. Ifølge Verner Larsen Stensege har spillet ført til mange vigtige samtaler som ellers ikke ville være opstået. - Når vi spiller, bliver der åbnet op. Pludselig kan politifolk også snakke følelser. Spillet gør det legalt at snakke om, at man har det dårligt. Og oven i det giver det en større forståelse for hinandens arbejde, siger han. - Vi vil gerne få åbnet op for, at man kan tale om andet end kun arbejde. Vi ser på det hele menneske, og det skal være legalt at tale om stress og trivsel, siger Verner Larsen Stensege, der er arbejdsmiljøkoordinator i Fyns Politi. Derfor har Fyns Politi udviklet et spil, der skaber dialog om stress og trivsel. I spillet trækker deltagerne et emnekort med et udsagn, fx Jeg oplever smil og en positiv holdning, når jeg møder på arbejde. Alle deltagere i gruppen forholder sig til udsagnet ved at tage et antal tændstikker i hånden, svarende til hvor enig, man er med udsagnet. Herefter Fyns Politi har udviklet et tændstikspil, som gør det nemmere for medarbejderne at tale om de ting, der er svære.

26 16 Skab gode trivselsprocesser Planlægning af aktiviteter På baggrund af den viden, som kortlægningen gav, tager I i denne fase stilling til, hvilke områder, der skal gøres noget ved. I beslutter jer for, hvad I gerne vil opnå og finder frem til, hvilke aktiviteter, der kan føre arbejdspladsen derhen. Tilpasning til arbejdspladsen Når I fortolker resultaterne af kortlægningen, begynder arbejdet med at planlægge, hvilke aktiviteter der passer til jeres arbejdsplads. Udfordringen er at få lavet en plan, der er så tilpas konkret i forhold til jeres virkelighed, at den kan gennemføres, og I kan nå jeres mål. Hvad vil I gøre noget ved? Det er måske ikke alle resultater fra kortlægningen, I kan gøre noget ved på én gang. Derfor er det nødvendigt at prioritere, når I udarbejder jeres handleplan. Udvælgelsen bør ske på baggrund af jeres fælles vurdering af, hvad der i første omgang er mest behov for, og hvad der er realistisk inden for de rammer, I har defineret. brug for at få en sammenhæng til jeres politikker eller andre forhold, der styrer jeres måde at gøre tingene på. Hvad skal der ske og hvorfor? Se på jeres prioritering, rammer og behov og beskriv løsninger på baggrund heraf. Spørg jer selv, hvilke aktiviteter der vil medvirke til at løse problemet. Se også på, hvordan aktiviteterne passer sammen både med jeres kerneydelse og eventuelle andre aktiviteter, der er i gang. Skriv ind i handleplanen, hvad der skal ske, hvad formålet er, og hvordan det imødekommer jeres behov. Hvem og hvornår? Med bud på aktiviteter følger også overvejelser om, hvem der berøres, og hvem det hele skal gavne. Er det alle ansatte eller kun visse grupper? Måske er der ikke behov for, at den samme aktivitet sættes i gang i alle afdelinger. Handleplanen bør også bestå af en tidsplan, der gør det klart, hvornår aktiviteterne går i gang, og hvornår de afsluttes. Hvad har I tidligere gjort? Jeres tidligere erfaringer bør indgå i arbejdet med at planlægge aktiviteter. Det kan være en måde at bygge videre på nogle vellykkede aktiviteter, som I allerede har afprøvet, eller det kan være for at undgå tidligere fejltagelser. Desuden kan der være

27 Skab gode trivselsprocesser 17 Involvering af medarbejderne Jeres handleplaner behøver ikke være omfattende papirarbejde, men kan fx være et skema over de aktiviteter, I planlægger, hvornår de skal gennemføres, hvem der er ansvarlig osv. Medarbejdernes input til handleplanerne er værdifulde. Har I medarbejderne med i udvælgelsen? Det er essentielt, at medarbejderne er med til at pege på, hvad der er vigtigst at arbejde med først, og hvad der må vente til senere. Dette arbejde kan foregå i ansvarsgruppen, eller I kan inddrage flere medarbejdere. Formålet er, at de valgte tiltag er realistiske og relevante, og at der er opbakning til dem.

28 18 Skab gode trivselsprocesser Hvordan kan medarbejderne være med til at udvikle aktiviteter? Når de områder, I vil arbejde med er valgt, går arbejdet med at lave handleplaner i gang. Her er det vigtigt, at medarbejderne involveres i at udvikle de konkrete aktiviteter. Det har stor værdi at få medarbejdernes indsigt fra deres arbejdsområder tænkt med ind i udviklingen af aktiviteter. Hvordan involveres medarbejderne i handleplanerne? Når I har fundet aktiviteterne, går det praktiske omkring planlægningen i gang. Medarbejdernes involvering er med til at sikre, at planerne for, hvordan de nye aktiviteter skal foregå, passer ind i dagligdagen. Kommunikation Når I har udvalgt indsatsområder og planlagt, hvilke aktiviteter, der skal sættes i værk, er det væsentligt at kommunikere dette ud til medarbejderne og få tilbagemeldinger fra dem. personalemøder. Anvend jeres kanaler til at få fortalt om de valgte indsatsområder og invitere til at få tilbagemeldinger på dem. Hvordan vil I fortælle om planer for aktiviteter? Når indsatsområderne er omsat til konkrete aktiviteter, skal I overveje, hvordan I kommunikerer om dem. Det skal foregå på en måde, hvor I sikrer, at de, der skal involveres og medvirke aktivt, er med på, hvad der forventes af dem. Desuden skal I overveje, hvordan de øvrige medarbejdere informeres, så de er klar over, hvad planerne går ud på og kan bakke op om dem. Hvordan får I tilbagemeldinger på de valgte aktiviteter? I skal som en del af jeres kommunikationsplan overveje, hvordan I får tilbagemeldinger på planerne for aktiviteter. Det kan være, at der er behov for, at nogle grupper bliver involveret i særlig grad, afhængig af hvor meget aktiviteten omfatter dem. Hvordan kommunikerer I om de valgte indsatsområder? Uanset hvordan processen med at vælge indsatsområder er foregået, er det væsentligt at overveje, hvordan I vil kommunikere om det. Jeres kommunikationsplan omfatter måske, at I vil udsende mails, eller at der skal informeres på de ugentlige