Referat af ICYE s generalforsamling d. 2. april 2016

Transkript

1 Referat af ICYE s generalforsamling d. 2. april 2016 Til stede: 20 stemmeberettiget Tid og sted: U huset, Klosterport 4A, kl Referenter: Maria Leander Gøgsig og Mathilde Wichmann 1.Velkomst og præsentation Medlemmerne af generalforsamlingen introduceres kort for hinanden. Herefter vælges Torsten Ringgaard enstemmigt som dirigent. Det konstateres at generalforsamlingen er indkaldt rettidigt. 2. Godkendelse af dagsorden og vedtagelse af forretningsorden for generalforsamlingen Dagsordenen godkendes. Forretningsordenen godkendes efter at være blevet gennemgået på projektoren, dog med en mindre rettelse: Revisorer rettes til valg af stemmetællere. Herefter vælges Maria Leander Gøgsig og Mathilde Wichmann som referenter. Josefine Holm, Ditte Barnhøj Pedersen og Rasmus Schaal vælges enstemmigt som stemmetællere. Der er ingen bemærkninger til referatet fra sidste generalforsamling. 3. Formandens beretning Simon Poulsen fortæller, hvordan bestyrelsen har arbejdet for at opnå årets resolutioner. Hver resolution er prioriteret efter hvor mange stemmer de fik på generalforsamlingen. 4. Resolution: Større synlighed fra bestyrelsens side. Oprindelig plan: Referat af bestyrelsesmøder sendes ud til alle ifm. Internus. Alle udvalg vil blive inviteret til et bestyrelsesmøde. Der vil til hver lejr være en repræsentant fra bestyrelsen. Bestyrelsen bestræber sig på, at deltage til så mange arrangementer som muligt. Status: Der er blevet sendt referater ud efter hvert bestyrelsesmøde Bestyrelsen har afholdt færre bestyrelsesmøder i løbet af det sidste år, og derfor har vi ikke kunne invitere alle udvalg. Der er blevet afholdt møde med Værtsfamiliegruppen og KG drift. Desuden er Restaurant Intercult og Lejrudvalget inviteret på næste møde. Lokalforeningerne har ligeledes ikke været inviteret til et bestyrelsesmøde, men et bestyrelsesmedlem har deltaget på mødet, hvor alle lokalforeninger har været samlet. Det samme er gældende for PR udvalget. I det

2 kommende bestyrelsesår kan den fremtidige bestyrelse overveje at indkalde Rejseholdet. Bestyrelsen har bestræbt sig på at deltage på alle lejre. Det har af flere årsager desværre ikke været muligt på dem alle. Bestyrelsen har deltaget på så mange arrangementer som muligt. 6. Resolution: Vidensdeling internt i organisationen. Der skal arbejdes hen mod mere vidensdeling på de forskellige ledelsesniveauer i organisationen. Oprindelig plan: Der vil blive foretaget en kortlægning af behovet. Denne proces vil vise hvorledes vi mest effektivt imødekommer denne resolution. Det bliver fokus på Kulturkolben at vidensdele. Der vil ligeledes være et fokus på at optimere og promovere værktøjskassen på hjemmesiden. Den virtuelle telefonbog er blevet åbnet for kommunikation på tværs af udvalg gennem koordinatorerne. Status: Efterfølgende besluttede vi at vi ikke behøvede at kortlægge behovet yderligere da resolutionen i sig selv var et udtryk for behovet. På Kulturkolben fik de enkelte udvalg mulighed for at videndele, kortlægge deres arbejde og tale om, hvordan man kan samarbejde bedre på tværs. Værktøjskassen bliver fortsat optimeret og er blevet promoveret løbende. Alle co workere og værtsfamilier har gennem et login på hjemmesiden fået adgang til den virtuelle telefonbog. Derudover er der blevet oprettet officielle mailadresser til alle udvalg. 7. Resolution: Forventningsafstemning omkring ICYE s branding udadtil i relation til kulturmøde vs nødhjælp. Bestyrelsen har diskuteret ICYE s branding og har på baggrund at vores værdisæt og formålsparagraf klargjort at vi ikke er en nødhjælpsorganisation og at vores eksterne kommunikationsstrategi derfor ikke skal kunnes opfattes sådan. Oprindelig plan: Konkret arbejde med den ny plakat er startet. Der lægges vægt på at det skal være en udtryksfuld plakat der fanger opmærksomhed og afspejler Dansk ICYE s værdier og vores frivillige. Udformning af PR strategi Oprettelse af et PR udvalg som kommer til at stå for implementeringen af PR strategien samt at tilpasse det eksterne image iht. denne. Vil blive koblet sammen med Resolution 3 (se nedenfor). Status: Der arbejdes på en ny plakat som vil blive præsenteret på generalforsamlingen.

3 Der blev åbnet op for henvendelser til et PR udvalg, og PR udvalget blev oprettet i forbindelse med/efter sommerlejr 2015 med 4 antal medlemmer. Hjemmesiden er blevet gennemgået for billeder, så hjemmesiden afspejler ICYE s værdier. PR udvalget har overtaget en opgave fra kontoret, hvor de ringer ud til interesserede, som har meddelt at de gerne vil kontaktes. PR udvalget har fokuseret på Instagram profilen og vil i fremtiden se på muligheden for at oprette et månedligt magasin. PR udvalget har i samarbejde med de tidligere praktikanter, som nu er i udvalget, produceret en folder om de forskellige udvalg. Næste store opgave for PR udvalget er sessions for EVS ere på lejren i maj. Se under Resolution Resolution: Der skal skabes en mere klar profil og formidling omkring de frivilligtilbud der ligger i organisationen, samt hvordan disse skaber værdi for de frivillige og omverdenen. Her tænkes f.eks. på det informationsarbejde der er rettet mod hvervningen af nye frivillige. Oprindelig plan: PR udvalgets arbejde med ekstern kommunikation og derigennem at skabe en klar profil. De kommende brochurer om aktuelle udvalg i Dansk ICYE. Fokus på intern videndeling i organisationen. Kursustilbud og andre frivillig tilbud vil blive samlet i Internus én gang om måneden og vil derudover blive delt på sociale medier. Status: Under udarbejdning. Brochuren blev lavet ud fra udvalgenes input og blev endelig revideret på Kulturkolben i oktober Der har løbende i Internus været informationer om mulige kurser. Dette har været en svær opgave og bestyrelsen ved ikke, hvor meget medlemmerne har fået ud af det. Der har været fokus på at informere om EVS muligheder, andre ungdomsudvekslinger og kursustilbud på DUF løbende i Internus og på Facebook.. 3. Resolution: Nyskabelse i organisationens sociale medier. Oprindelig plan: Oprettelse af nyt PR udvalg. Instagram. Status: PR udvalget er blevet oprettet. Der er blevet oprettet en Instagram profil og der er en del billeder, men det er med svingende aktivitet.

4 8. Resolution: Skab mere opmærksomhed omkring kortere ICYE ophold, udvekslinger og trainings. Oprindelig plan: Det vil blive de nye kommunikationspraktikanters opgave at informere om diverse kursustilbud, heriblandt ungdomsudvekslinger én gang om måneden. Sekretariatet og Ungdomsudvekslingsgruppen har større fokus på at informere via de sociale medier om mulighederne ifm. de kortere udvekslinger. Status: På Kulturkolben præsenterede daværende praktikant Jonas Sidenius mulighederne for ungdomsudveksling og andre Erasmus+ projekter. Der er generelt flest ungdomsudvekslinger i løbet af sommeren, så derfor har der ikke været meget information om disse den seneste tid. På Facebook siden har der løbende været information om kortere udvekslinger. Udover det er der blevet taget direkte kontakt til relevante co workere og blevet informeret via Internus. 10. Resolution: Bestyrelsen skal fortsat arbejde med at skaffe værtsfamilier samt fokusere på gode projekter med efterskoler og andre projekter, hvor exchangees kan bo på projektet. Oprindelig plan: Der vil på sommerlejren 2015 være en aktivitet om søndagen omhandlende det at dele de gode historier, fif og tricks samt opmærksomhedspunkter og lignende. Samtidig med at det kan give flere gengangere, vil det også være en læringsproces for bestyrelsen i at opnå større indsigt i de muligheder og udfordringer som værtsfamilierne oplever. Fokus på at få nye samt at fastholde eksisterende friskoler som projekt ved at fokusere på, hvad vi som organisation kan gøre for at skabe en positiv oplevelse. Forberedelse af værtsfamilier før modtagelsen af exchangees samt løbende støtte og opfølgning i starten og undervejs. Omkring projekter hvor exchangees er hostet af projektet, lægger vi fokus på f.eks. de nye projekter med friskoler hvor skolen finder værtsfamilien. Fortsat målrettet kommunikation på Google Adwords i marts og april. Støtte projekterne direkte med tekster til deres eget netværk, Facebook sider, intranet mm., sådan at de kan få en tekst som spiller rigtig godt sammen med informationerne på vores hjemmeside og på den måde er med til at tiltrække nye værtsfamilier. Status: Der blev afholdt et møde på sommerlejren for værtsfamilier. Efter lejren blev der afholdt et optimeringsmøde med Lejrudvalget for at fremme samarbejdet mellem disse to udvalg. Der er blevet fundet 3 nye projekter på friskoler som selv finder værtsfamilier. To har valgt at modtage exchangees igen. Forberedelse af værtsfamilie skete i forbindelse med mødet på sommerlejren.

5 Se punkt 2. Derudover arbejdes der på optimering af aftalen med efterskolerne for at skaffe flere projekter og gøre det relevant for de forskellige skoler. Målrettet kommunikation på Google Adwords er i gang. Projekterne har fået tekster som de kan bruge i deres netværk. Derudover er der fokus på selve Værtsfamiliegruppen, hvor Kamilla Petersen er kommet til. Andre er kontaktet og udvalget udvides løbende. Resolution 1: Skabe flere aktive medlemmer. Tiltag fra bestyrelsen: Brochure om hvert udvalg til deltagere på hjemkomst og andre interesserede. Dette mener vi vil skabe baggrund for at passive medlemmer generelt får nemmere adgang til viden om, hvordan de kan blive aktive i organisationen på den måde, de er motiveret til. Kulturkolben: Ligeledes vil Kulturkolben blive brugt til at inddrage passive medlemmer, og give dem en stemme til at udtrykke, hvorledes de ønsker at deltage og for at vise dem de muligheder de har i organisationen. Status: Brochurerne blev godkendt på Kulturkolben med de sidste rettelser. Det er en stadig en udfordring at få nye medlemmer til at deltage i et arrangement som Kulturkolben. Der skal fortsat være fokus på at få dem til at deltage. 9. Resolution: Bestyrelsen skal finde ud af om der er interesse for at Dansk ICYE som organisation skal blande sig i den offentlige debat. Tiltag fra bestyrelsen: Vi vil kortlægge opfattelsen af Dansk ICYE s rolle i det offentlig rum blandt de frivillige. Status: Dansk ICYE er en upolitisk organisation, hvilket der er en vigtighed i at der bliver holdt fast ved, for at alle, uanset politiske ståsted, kan føle sig hjemme i organisationen. Opdatering på de forskellige lokalforeninger, Lokalforening Sydjylland undtaget: Lokalforening Sjælland mangler aktive medlemmer. De har haft et godt intromøde og fokuserer nu på at få flere aktive medlemmer i lokalforeningen. Lokalforening Nordjylland har haft mange gode lokalforenings arrangementer og afholdt en generalforsamling, hvor de fik en del nye aktive medlemmer. Der har dog også været udfordringer med enkelte aflyste arrangementer på grund af for få tilmeldinger.

6 Lokalforening Midtjylland har en stor og aktiv bestyrelse der allerede har haft en del arrangementer. Bemærkninger fra medlemmer Mathilde Wichmann spørger: Hvorfor virker det som om at #PRICYE og praktikanterne på kontoret laver to forskellige ting, og hvorfor arbejder de ikke mere sammen? Simon Poulsen svarer: Praktikanterne kommer fra forskellige uddannelser og laver forskellige ting. De kommunikationsstuderende i efteråret arbejdede tæt sammen med #PRICYE, hvorimod de nuværende arbejder mindre tæt sammen med dem, idet de har andre opgaver end de foregående. Josefine Holm spørger: Hvad laver praktikanterne? Uffe Engsig svarer: Sekretariatet har mange opgaver, og en del af dem er servicering af frivillige og andre er daglige driftsopgaver i forbindelse med at få ICYE til at fungere som kommerciel forretning. Praktikanterne beskæftiger sig med det der passer til deres uddannelse, og lige nu får de mange driftsopgaver i sekretariatet. Josefine Holm foreslår at man gør mere ud af at præsentere praktikanterne og forklare, hvad man kan bruge dem til som udvalg eller frivillig i Dansk ICYE. Ditte bakker op om dette. Mathilde Wichmann foreslår at man lægger et CV/en profil op af praktikanterne, så man lettere som frivillig kan gennemskue hvilke kompetencer de har og finde ud af om det de kan har relevans for det man eventuelt har behov for hjælp til. Den ene er nu f.eks. grafisk designer. Torsten Ringgaard efterspørger adressat på mails fra Dansk ICYE, således at det står navn på personen der har forfattet mailen frem for fra praktikant eller fra fra EVS. 8. Kassererens beretning Budgettet gennemgås og de vigtigste pointer fra kasserens skriftlige beretning opridses. Undertegnede henviser til at læse den skriftlige beretning for flere detaljer. Overordnet 2016 har været et godt år for Dansk ICYE der var budgettet med underskud på kr., men er endt med et overskud på knap kr. Se budgettet for nærmere detaljer. God udvikling på de forskellige programmer, stigning i antal medlemmer og arrangementer. Programmer Det at der er blevet sendt flere balancerede udvekslinger afsted, har gjort en stor positiv forskel for regnskabet.

7 EVS og StePs programmerne har haft en stabil og mindre stigning. Lejre Der har været en besparelse på ca kr. i forhold til lejre på grund af den gode faste aftale med Gadsbølle. Køkkenet har fungeret godt, og vi har haft en god aftale med busselskaber osv. Bemærkninger fra medlemmer Dagsordenen ændres, så vi gennemgår årsregnskabet før præsentation af #PRICYE. Torsten Ringgaard foreslår: Der bør stå godkendelse/vedtagelse af regnskab fremover. 4. Præsentation af årsregnskab 2015 og budget 2016 ved Uffe Engsig. Udgifterne til værtsfamiliebidrag og lommepenge var blevet for høje, men dette er der nu kommet bedre styr på. Antallet af projekter vokser støt, hvorfor sekretariatet også er vokset, primært på EVS området. Vi har opbygget en egenkapital på ca 1,2 mio. kr., hvorfor vi er bedre rustet til år med underskud, samt de udsving der kommer i løbet af året. Dette er en opfyldelse af en gammel ambition for bestyrelsen for mange år tilbage, hvilket i høj grad er positivt. Christian Egge Olsen har tekniske bemærkninger til hvordan budgettet kan opstilles mere overskueligt. Dette støtter Torsten Ringgaard op om. Der foreslås at man kan se afvigelse mellem budget og regnskab i procent. Torsten Ringgard har spørgsmål til financiering af EVS programmet. Uffe Engsig svarer at administrationsbidraget ikke klart fremgår af budgettet det vil det gøre fremadrettet. Ditte Barnhøj Pedersen spørger, hvorfor der overbudgetteres så voldsomt ift. kontaktpersoner, når man kan se at de reelle udgifter har været meget lave. Uffe Engsig svarer, at det skyldes konservativ budgettering, idet der budgetteres med kr. og mindst 3 kontaktbesøg pr. exchangee, hvilket ikke alle exchangees/kontaktpersoner benytter sig af. Kontaktgruppen er desuden blevet bedre til at finde kontaktpersoner i lokalområdet, og derfor er der blevet reduceret væsentligt til transportudgifter. Rasmus Schaal Linneberg: Hvorfor er værtsfamiliebidraget sat ned? Uffe svarer, at det skyldes at man ikke mente at det havde en effekt for at få fat i værtsfamilier. Beløbet var ikke det afgørende for værtsfamilierne. Regnskabet godkendes og budgettet vedtages enstemmigt. 5. Fastsættelse af kontingent

8 Bestyrelsen har foreslået 75 kr. Vedtaget enstemmigt. Josefine Holm foreslår, at vedtagelse af budget og fastsættelse af kontingent som punkter i dagsordenen byttes rundt. Dette bakkes der bredt op om. 6. Præsentation af #PRICYE Rasmus Schaal Linneberg fortæller. #PRICYE blev oprettet sidste efterår og kom godt i gang over sommeren. De har fået interne og eksterne PR opgaver. #PRICYE ringer folk op og informerer dem om de arrangementer og programmer der er i Dansk ICYE. De har taget initiativ til at man som rejsende på et program kan være ansvarlig for Instagram i en uge. De skal i gang med at bruge EVS erne på lejrene noget mere. Josefine Holm: Hvem er ellers med i #PRICYE? Rasmus Schaal Linneberg svarer: Anna Bøgelund, Vivi Larsen, Mathias Danielsen og Tine Mosegaard Jensen. Lea Kronborg Vestegaard: Kan #PRICYE få flere opgaver som at stå i stande på uddannelsesmesser osv.? Rasmus Schaal Linneberg: Det kræver en omstrukturering, idet det nu er lokalforeninger der står for det, og at der på nuværende tidspunkt nok ikke er ressourcer til det i #PRICYE. Henriette Lyng Nielsen: Lokalforening København er vilde med ideen om at komme ud på uddannelsesmesser og synes at #PRICYE også skal være mere til stede på Facebook og Snapchat. Simon Poulsen roser udvalget og siger, at de er kommet hurtigt i gang og har mange muligheder. Han understreger samtidigt, at #PRICYE er vokset nedefra på initiativ fra medlemmerne og opfordrer andre frivillige til at tænke i samme baner. Han pointerer, at hvis man vil på uddannelsesmesse, har man mulighed for at søge støtte til dette. Mathilde Wichmann bemærker, at man i forhold til sit budgets begrænsninger må overveje, hvor man lægger indsatsen; om det skal være på gymnasier, messer eller lignende. Hun foreslår at man samarbejder mere med kontoret og kigger på en overordnet strategi. Rasmus Schaal Linneberg: Det er et spørgsmål om afbalancering, hvis vi også skal være til stede på Facebook osv. Ift. uddannelsesmessen mener han ikke, at de på nuværende tidspunkt har ressourcerne, men de kan måske hente folk udefra for at få hjælp til at være mere til stede på uddannelsesmesser og gymnasier. Hashtags til info: #icytovolunteer #DanskICYE #icyedk Der opfordres til at man bruger ovenstående hashtags.

9 Simon Poulsen svarer, at der er støtte til #PRICYE fra bestyrelsens og kontorets side. 7. Ny lokalforening For at Dansk ICYE fortsat er berettiget til at modtage tipstilskud, skal vi oprette en ny lokalforening. Bestyrelsen lavede derfor en arbejdsgruppe, der i samarbejde med Lokalforening Syddanmark blev enige om at opdele denne i Lokalforening Fyn og Lokalforening Sydjylland. Bitten Fynsk: Der kommer en ekstraordinær generalforsamling for Lokalforening Fyn og en stiftende generalforsamling for Lokalforening Sydjylland i slutningen af maj. Disse får en stille opstart, men arbejder allerede nu på afvikling af lokalforenings arrangementer og hvervelse af nye medlemmer til de to bestyrelser. Pil Byriel: Der er mange personer med inde over, og de har været gode til at tage ejerskab over processen. Foreningen skal leve op til kravene i 2018, hvorfor den skal være fuldt fungerende i 2017, så den bagudrettede evaluering af ansøgningen kan godkendes. 8. Præsentation af kandidater til bestyrelsen Simon Poulsen genopstiller som formand. Simon læser på kandidaten i Uddannelsesvidenskab og har været med til at opstarte ungdomsudvekslingerne. Han ønsker at arbejde for øget forståelse af kontorets arbejde og større samarbejde mellem bestyrelse og kontor. Læs opstilling for uddybende motivation. Pil Byriel opstiller som kasser eftersom Tue har valgt at gå af. Pil har været glad for at være med i bestyrelsen de sidste 2 år og lokalforening og frivillighedsudvikling betyder meget for hende. Hun vil gerne arbejde for at vi fortsat udvikler os som organisation, og at der fremover bliver sendt mange frivillige afsted på kursus. Læs opstilling for uddybende motivation. Bitten Fynsk genopstiller som menigt medlem af bestyrelsen. Hun har været med i de sidste to år, men har været ude at rejse i 1 af de år. Hun synes at der har været en intens og god udvikling imens hun har været ude at rejse og ser positivt på organisationens fremtid. Hun er desuden glad for resolutionsarbejdet og det demokratiske element i dette. Maria Leander Gøgsig opstiller som menigt medlem, men da undertegnede grundet begrænsede multitasking skills var fraværende som referent under min præsentation, henviser jeg til, at man læser opstillingen. Mathilde Wichamnn opstiller som menigt medlem. Hun har været medlem i 2 år og er motiveret for at tage mere ansvar. Hun vil gerne fokusere på frivillig kompetenceudvikling, klarere roller ift. DUF tilskud. Mathilde har erfaring fra udveksling, Ungdommens Røde Kors og praktik. Læs opstilling for uddybende motivation.

10 Sylvester Jønsson opstiller som menigt medlem. Han har været frivillig siden 2010, har god praktisk erfaring fra EVS, idet han har været afsted adskillige gange. Han vil gerne bidrage mere. Tue Gonzo stopper. Han har været med i 3 år, og har været glad for sin tid i bestyrelsen, men har ikke tid til at være med længere, da han både skal arbejde og begynde at læse en kandidat i Migrationsstudier. Vivi Larsen fortsætter som næstformand. Hun er ikke på valg i år. 9. Indkomne forslag Procedure: Forslagene præsenteres enkeltvis. Der diskuteres og kommes med indvendinger, hvorefter der stemmes for/imod forslaget. Der er 20 stemmeberettigede og et kvalificeret flertal udgør derfor 14 stemmer. Forslag til vedtægtsændringer (Se forslag i deres fulde ordlyd i det udsendte materiale til Generalforsamlingen) Argumenter for Argumenter imod Antal stemmer Forslag 1 Klarere struktur som desuden skal være mere i overensstemmelse med den gængse måde at opstille vedtægter på. 20 stemmer for. Forslag enstemmigt vedtaget. Forslag 2 Tematisk hænger de sammen, afspejler virkeligheden i andre organisationer. I mange organisationer er navn og hjemsted opdelt på samme måde som de er i vedtægterne nu. Derfor er det i anvendelse at man har separate paragraffer. Hjemsted, navn, og formål er ikke nødvendigvis tematisk ens. Forslag forkastet.

11 Forslag 3 Klarere struktur, inddelingen af formålsparagraffen i stykker for at gøre det mere gennemskueligt og ideologisk rent formuleret. Der ligger en anerkendelse i ordet kompetencegivende, hvorfor man ikke bør fjerne det. Der stilles derfor ændringsforslag. 15 stemmer for, ingen imod. Det reviderede forslag vedtaget. Forslag 4 Sproglig ændring. 15 stemmer for, ingen imod. Forslag vedtaget. Forslag 5 Smart for DUF at man er med 2 år. Denne ændring er imod DUF s vedtægter og desuden unødvendig, idet man gerne må lave det i aftaleforhold mellem organisation og kandidat. Dvs. at vi kan skrive det ind i de kontrakter vores volontører laver med organisationen. Forslag trækkes tilbage. Forslag 6 Alle modtager materialerne til generalforsamlingen, ikke kun dem der tilmelder sig. En måde at få flere til at deltage. Mener, at der er en kvalitet i, at man har tænkt over sin opstilling til en tillidspost 3 uger før, så det ikke er e spontan og uigennemtænkt beslutning. Man kan tilføje en dispensation i paragraf 7, så man kan stille op senere end 3 uger før. Nye opstillinger kan ikke komme senere, ufleksibelt. En sen opstilling kan stadig være velreflekteret. Der er tendens til spam af medlemmer der ikke er aktive, hvilket kan føre til at de melder sig helt ud. Afstemning om fjernelse af opstilling til tillidsposter: 17 stemmer for, 1 imod. Afstemning om ændringsforslag i sin fulde ordlyd: 4 stemmer for, 12 imod. Forslag forkastet.

12 Forslag 7, ændret, se noter. Det gør det mere gennemskueligt når det står eksplicit at de forslag ikke kan behandles på generalforsamlingen. Man kan ikke længere lave resolutioner dagen før og så forkaste dem dagen efter, fordelen er at resolutionsarbejdet kommer til at lægge tidligere. Nye opstillinger skal ikke stå der når det andet er forkastet. Vedtægten er unødvendig, fordi forslag der ikke er kommet med i forvejen ikke kan behandles på generalforsamlingen. 16 stemmer for, ingen imod. Forslag vedtaget. Forslag 8 Da der sker toårigt valg på formand, næstformand og kasserer er det ikke korrekt at valg til disse poster fremgår af generalforsamlingens dagsorden hvert år 19 stemmer for, ingen imod. Forslag vedtaget. Forslag 9 15 stemmer for, ingen imod. Forslag vedtaget. Forslag 10 Klargørelse af beslutningsstrukturen så vedtægter stemmer overens med praksis 19 stemmer for. Forslag vedtaget. Forslag 11 Sproglig ændring 19 stemmer for. Forslag vedtaget Forslag 12 Mere demokratisk, og mere åbent. Mange medlemmer har ikke været klar over at bestyrelsesmøderne er åbne. Derfor er det vigtigt at det fremgår eksplicit. Selv hvis det kan gøre bestyrelsesarbejde en anelse mere besværligt, så Gode ting i forslaget men, der er ting der måske unødvendigt kan gøre bestyrelsesarbejdet mere besværligt, e.g. mindre effektiv beslutningsprocess 10 stemmer for, 5 imod. Forslag forkastet.

13 er dette ikke et trade off der er værd at tage når det handler om demokratisk transparens. Citat Torsten Demokrati er besværligt, men det gør det ikke mindre nødvendigt! fordi dagsordener skal ud i bedre tid. Der står ikke noget sted at bestyrelsesmøderne er lukkede, de er i praksis allerede er åbne. Derfor ikke nødvendigt med en vedtægt, da det er implicit. Uffe tænker at der er mange løse ender i nuværende formulering hvem beslutter hvilke punkter der skal lukkes etc.? Udspringer ikke af et behov. Forslag 13 Afstemning om ændring af ordlyd: 19 stemmer for. Afstemning om nyt forslag: 20 stemmer for. Forslag vedtaget. Forslag stemmer for. Forslag vedtaget Forslag 15 Godt at der kommer nyt blod ind, man skal ikke være i forretningsudvalget så længe. Det handler kun om et enkelt år hvor en evt. kasserer eller formand kunne være menigt Man kan bruge generalforsamlingen som demokratisk kontrol hvis man synes nogen har siddet for længe, erfaring er en stor styrke for en 4 stemmer for, 15 imod. Forslag forkastet.

14 medlem i bestyrelsen før denen kunne opstille igen. Det er en lille gruppe det rammer, og det har ikke været et problem tidligere. organisation som ICYE, og denne ændring kunne føre til et mærkbart erfaringstab og eksklusion af gode folk. Man er ikke automatisk diskvalificeret bare fordi man har siddet længe. Forslag 16 Præcisering af hvem ansvaret og tegningsretten kan delegeres til. 18 stemmer for, 1 imod. Forslag vedtaget. Forslag 17 Oversigt så det bliver mere gennemskueligt hvad der sker med vores økonomi. Bedre kontrol inden ting løber løbsk. Ikke rigtigt at formulere det uden budget, man kører med et budget. Forskellen er at kompetencen gives til bestyrelsen, ift. at vedtage dette budget. Havde dette tidligere, og afstemningerne var temmelig pseudo, idet det var vanskeligt at forudsige hvad der sker så langt fremover. Skabte meget forvirring på generalforsamlingen. 18 stemmer for ændringsforslag om sletning af stk 1. ny 10 vedtaget med 12 stemmer for ud af 16 Forslag stemmer for. Forslag vedtaget. Ændringer til tekst

15 Forslag 3 som blev ændret og vedtaget som formuleret herunder 2. Dansk ICYE er en nonprofit ungdomsudvekslingsorganisation, der i stort omfang bygger på kompetencegivende frivilligt arbejde. Formålet med Dansk ICYE s arbejde er at udvikle en forståelse for grundlæggende menneskelige værdier på tværs af kulturer, samt at fremme engagement og åben stillingtagen til verden lokalt, nationalt og globalt. Derigennem arbejder vi for at skabe et medansvar for fred og retfærdighed bygget på tolerance og mellemmenneskelig forståelse. Stk. 2. Formålet søges opnået gennem formidling af udvekslingsprogrammer, afholdelse af arrangementer og almen folkeoplysning. Stk. 3 Foreningen er tilknyttet som fuldbyrdet selvstændigt medlem af The Federation of National Committees in the International Cultural Youth Exchange. Forslag 6 som blev ændret og vedtaget som formuleret herunder 5. Stk. 3. Forslag der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling skal være bestyrelsen i hænde senest tre uger før generalforsamlingen. Bestyrelsen udsender forslag til dagsorden, indkomne forslag, beretninger til alle foreningens medlemmer senest 14 dage før den ordinære eller ekstraordinære generalforsamling. Forslag 7 som blev ændret og vedtaget som formuleret herunder 5. Stk 4. Ændringsforslag til allerede fremsendte forslag kan behandles på generalforsamlingen. Nye forslag der ikke er indkommet før fristudløb kan ikke behandles på generalforsamlingen. Dvs samt nye opstillinger er slettet. Forslag 13 som blev ændret og vedtaget som formuleret herunder 7. Stk. 5 I tilfælde af at formanden, næstformanden eller kassereren udtræder af bestyrelsen inden den ordinære generalforsamling, indkaldes der til ekstraordinær generalforsamling. Hvis der er under tre måneder til den ordinære generalforsamling kan bestyrelsen konstituere en ny kandidat, der vælges blandt de resterende bestyrelsesmedlemmer til at varetage posten i den resterende periode. Bestyrelsen skal informere Dansk ICYE s medlemmer om skiftet indenfor 14 dage. Forslag 17 som blev ændret og vedtaget som formuleret herunder 10 En eventuel budgetrevidering godkendes på førstkommende bestyrelsesmøde og på sidste bestyrelsesmøde laves en oversigt over samtlige revideringer, disse påtegnes årsager og fremlægges på den ordinære generalforsamling. 10. Præsentation af resolutioner (Mathilde Wichmann taget referat herfra)

16 Fremgangsmåde: Torsten Ringgaard redegør for, at der først er præsentation af alle resolutioner og herefter afstemning. Resolutioner bliver ikke forkastet, men bliver ranglistet via det antal stemmer det enkelte forslag får at deltagerne på generalforsamlingen. Resolution 1: Videregivelse af tillidsposter Bitten Fynsk: Hvilke løsningsforslag ligger der i selve resolutionen? Er det i form af punkterne a) Person skal stå til rådighed? b) I form af materiale der kan videregive viden? Simon Raaby Holmgaard Poulsen: Det er ikke nødvendigt at drøfte løsningsforslag da det i sidste ende er bestyrelsens beslutning. Henriette Lyng Nielsen og Pil Byriel bemærker separat, at det er i orden at forslagsstiller kommer med løsningsforslag der kan give konkrete guidelines ift. hvordan resolutionen kan føres ud i livet. Resolution 2: Fokus på hvervning af medlemmer Rina Aaabenhus Mikkelsen motiverer resolutionen, hvor fokus er på at hverve medlemmer som kan forblive aktive. Pil Byriel spørger, om det er muligt at stille ændringsforslag til resolutionen? Det er det desværre ikke, efter beslutning til GF 2014 Resolution 3: Kommunikation mellem udvalg og medlemmer Josephine Holm motiverer forslaget at der er manglende kommunikation mellem medlemmer og udvalg, og foreslår derfor at der oprettes en Facebook gruppe der skal favne alle medlemmer og udvalg. Pil Byriel: Hvad dækker kommunikation over? Hvad løser en Facebook gruppe og hvad er behovet? Josefine Holm svarer, at formålet er vidensdeling, men også at folk der har tillidsposter kan spørge (f.eks. koordinatorer i udvalg), sparring. En gruppe med alle medlemmer som ikke er udvalgsbaseret. Maria Leander Gøgsig: Hvad med kommunikation via lejr eventet? Det er smart med en bred Facebook gruppe for alle medlemmer i organisationen. Podio kunne være et muligt alternativ, men det kræver selvfølgelig at folk sætter sig ind i medie. Henriette Lyng Nielsen foreslår, at der ikke skal etableres flere platforme, da folk roder det hele sammen. Lokalforeningerne har allerede en fælles gruppe, og man skal passe på ikke at spamme folk for meget.

17 Uffe Engsig påpeger, at det er en balancekunst vedrørende kommunikation og medier. Hvornår er det passende og hvornår er der brug for det? Det er et relevant område at have fokus på. Tue Gonzo påpeger, at det er en mulig løsning og at det er fint, at problematikken skildres, men at den evt. kan løse anderledes. Det er op til bestyrelsen i sidste ende og hvis resolutionen får mange stemmer, så skal området prioriteres Pil Byriel spørger, om formålet er mere kommunikation mellem ikke aktive medlemmer og udvalg eller om det er vidensdeling mellem koordinatorer/udvalg? Josefine Holm svarer, at gruppen skal bruges til kommunikation med medlemmer der gerne vil være aktive, men gerne inddrage folk mere f.eks. free people og kommunikationen skal gå hele vejen rundt Uffe Engsig henviser til samlet brochure, hvor hvert udvalg er beskrevet. Den skaber det store overblik over alle udvalg. Husk at dele brochurer ud/henvise til hjemmesiden. Opfordr potentielle eller kommende frivillige til at tage med på en lejr, så de kan se, hvad der sker på der. Det er en god ide med en Facebook gruppe, da folk bruger forskellige medier og huske at bestille foldere via sekretariatet. Christian Egge Olsen bemærker: På efterårslejren ved hjemkomst delte de dem ud. Resolution 4: Klarhed om lokalforeningernes rolle Rina Aaabenhus Mikkelsen m otiverer resolutionen om, at der ønskes mere klarhed over, hvad lokalforeningernes rolle og formål er i Dansk ICYE. Simon Poulsen svarer angående lokalforeningernes økonomi, at lokalforeningerne selv styrer deres økonomi, og at de skal sende regninger/regnskab ind til sekretariatet. Sekretariatet skal samarbejde med lokalforeningerne, men man kan ikke lave bestemte krav til dette. Husk at henvende jer til Pia Lieberknecht ved spørgsmål. Ditte Barnhøj Pedersen bruger Lokalforening Midtjylland som case, hvor de selv bestemmer, hvad de vil bruge pengene på. Kassereren sidder i bestyrelsen og har adgang til kontoen/pengene. Uffe Engsig bemærker, at man ikke skal spørge sekretariatet om lov til at bruge pengene ude i lokalforeningerne. Uffe Engsig præciserer, at sekretariatet ikke skal lave det for lokalforeningerne, men at det er en service. Randi Nielsen laver regnskab og Uffe Engsig udbetaler penge. Men lokalforeningerne kan kræve pengene tilbage i egen organisation. Man kan altid bede om status fra sekretariatet på ens økonomi. Men hvordan kan man bedst hjælpe hinanden på tværs? Resolution 5: Repræsentant for exchangees i lokalforeningens bestyrelse

18 Josefine Holm motiverer forslaget om, at exchangees skal være med i bestyrelsen, da der bliver lavet mange arrangementer der har fokus på dem. Simon Poulsen påpeger, at det er ikke en resolution bestyrelsen kan arbejde med og at den ikke kan bestemme, at lokalforeningerne skal have exchangees med i bestyrelsen, men snakke med lokalforeningerne om det. Mathilde Wichmann foreslår, at resolutionen bliver gjort til en del af programmet for exchangees af cross culture trainerne og præsenterer det for de nuværende og kommende exchangees. Josephine Holm argumenterer for, at exchangees skal vælge en repræsentation mellem hinanden, fordi det er er nemmere for lokalforeningerne at lave arrangementer som de ved, at exchangees er interesserede i at komme til. Ditte Barnhøj Pedersen foreslår, at sekretariatet kan sende en liste med exchangees/evs volontører til lokalforeningerne. Lea Kronborg Vestergaard påpeger, at der må ikke være tvang involveret, i forhold til om exchangees skal vælges ind i en bestyrelse. Pia Lieberknecht påpeger, at det kunne være et udvidet samarbejde med Kontaktgruppen, men ligger den ikke et andet sted i forhold til at få exchangees involveret? Sylvester Fogedgaard Jønsson påpeger, at exchangees kan henvende sig til lokalforeningerne, hvis de er interesserede. Resolution 6: Videreudvikling af lokalforeningsarbejdet Forslaget er stillet af bestyrelsen Simon Poulsen motiverer forslaget for at arbejde efter resolutioner som hovedopgave. Arbejdet blev igangsat med fokus på videreudvikling af lokalforeninger i 2015/2016. Arbejdsgruppen skal fortsætte deres arbejde og have fokus på at styrke lokalforeningerne. Resolution 7: Folder om kulturforskelle Forslaget er stillet af Tove Lorenzen. Simon Poulsen motiverer for forslaget. Maria Leander Gøgsig påpeger, at det handler om mere materiale til værtsfamilierne. Tue Gonzo tilkendegiver, at det er positivt med tiltag fra Værtsfamiliegruppen, bestyrelsen finde rammerne og andre kan fylde dem ud. Simon Poulsen påpeger, at Værtsfamiligruppen er oprettet, og at Kulturkolben kan bruges til at lave folderen. Resolution 8: Lederuddannelse i Dansk ICYE

19 Forslaget er stillet af bestyrelsen Simon Poulsen motiverede forslaget og påpeger, at ingen bliver ledere af organisationen, men at det er en form for indslusning af nye frivillige. Det er en reel uddannelse man får, når man starter på en vigtigt post. Herudover får den frivillige et dokument der anerkender personens kompetencer. Ditte Barnhøj Pedersen: Hvem skal uddannelsen rette sig mod? Simon Poulsen svarer, at den skal virke som noget attraktivt ift. de frivillige og mener ikke, at der skal sætte begrænsninger på angående hvem der skal kunne tilmelde sig. Pia Lieberknecht foreslår 2 trin. 1) Intropakke til nye frivillige: Hvem skal snakke med nye medlemmer? Det kunne være en fra det udvalg, man kommer ind i. 2) Angående lederuddannelsen har Dansk Ungdoms Fællesråd (DUF) kurser i forvejen. Maria Leander Gøgsig understreger kompetencegivende, hvilket kan hjælpe en til at sætte ord på hvad man kan som frivillig. Josefine Holm spørger, om det skal være en færdig model? Skal man tilmelde sig en pakke eller enkeltkurser? Hvordan skal strukturen være? Ditte Barnhøj Pedersen: Hvem skal det rettes mod? Det skal være relevant for dem der tilmelder sig og skal ikke være tyndt spredt ud. Man skal tænke over, hvad der er relevant for hvem. Simon Poulsen svarer, at det er fine betragtninger som en arbejdsgruppe kan tage med videre. Resolution 9: Information om Dansk ICYE til medlemmer Forslaget er stillet af Lokalforening Hovedstaden Motivation: Et nyhedsbrev eller et medlemsblad. Torsten Ringgaard kommenterer, at man kan finde tingene i værktøjskassen, men måske skulle det gøres synligt på en anden måde? Motiverer for et medlemsblad som en del af foreningen. Simon Poulsen svarer, at det er en god resolution, og at man havde samme drøftelser ved #PRICYE. Måske kunne man lave nyhedsbrevet om hver fjerde gang til et magasin der skal printes. Tue Gonzo påpeger, at der er mange forskellige ting i forslaget på forskellige niveauer og med forskellige løsninger, men hvad er hovedløsningen i resolutionen? Måske kunne Sødmælk (tidligere medlemsblad) komme tilbage igen?

20 Rasmus Schaal Linneberg mener, at Internus er et lille reklamemagasin for lokalforeninger/værtsfamilier måske kunne man udsende noget fire gange om året og spice det lidt op med større temaer? Simon Poulsen mener, at Internus som platformen kunne sendes på en anden måde, f.eks. en gang om måneden og evt. mere detaljeret. Resolution 10: Introduktion til nye frivillige Henriette Lyng Nielsen motiverer resolutionen med, at der ikke er en fast proces angående det at inddrage nye frivillige, at fastholde dem og forventningsafstemme i forhold til frivilliges kompetencer. Josefine Holm påpeger, at det er en god idé, men at det ikke skal være for firkantet, da folk kommer ind i Dansk ICYE på mange forskellige måder og af forskellige årsager. Pia Lieberknecht Axelsen påpeger, at det hænger sammen med bestyrelsens forslag om lederuddannelsen, hvor det her er en basisintroduktion der foreslås. Lokalforeninger, bestyrelse og sekretariat: Hvad ligger hvor og hvem har hvilke opgaver? Når frivillige ikke ved, hvad Dansk ICYE er, er det en fælles opgave og afstemning at tænke introduktion sammen. Man kunne lave en modulopbygning af uddannelse, hvor man har en basispakke og så bygge moduler op og tage kurser der er relevante for en. Underviserne kan enten være interne eller eksterne. Henriette Lyng Nielsen fastholder, at det er vigtigt med introduktion til nye frivillige. Maria Leander Gøgsig påpeger, at en behovsafdækning er nødvendig: Hvem falder ud? Hvem bliver i organisationen? Det skal kortlægges. Tue Gonzo fremhæver, at forslaget minder om forslag 1, 2 og 8. Josefine Holm fremhæver, at forslag 8 er for etablerede frivillige og fastholdelse af dem. Forslag 10 er introduktion for nye. Husk at tage hensyn til, at folk kommer med forskellige baggrunde og interesser. 11. Afstemning Prioriteringsafstemning af resolutioner: Man må stemme lige så mange gange man vil. Torsten Ringgaard og Rasmus Schaal Linneberg er stemmetællere Rangordnet efter antal stemmer Resolution 10 19

21 Resolution 8 16 Resolution 7 16 Resolution 6 10 Resolution 1 8 Resolution 9 8 Resolution 3 4 Resolution 4 1 Resolution 2 1 Resolution 5 0 Valg af formand: Opstillet: Simon Poulsen er den eneste opstillede kandidat til posten. Simon Poulsen er valgt som formand (enstemmigt). Kasserer : Pil Byriel er den eneste opstillede kandidat til posten. Pil Byriel er valgt som kasserer (enstemmigt). Opstille menige medlemmer til bestyrelsen: 1. Bitten Fynsk. 2. Mathilde Wichmann. 3. Cæcilie Pipper Riinbæk. Præsenterede sig selv mundtligt, da hun først valgte at opstille på selve generalforsamlingen. Hun blev spurgt hvordan kom hun startede i Dansk ICYE. Cæcilie Pipper Riinbæk fortæller, at hun har været med ude på gymnasierne for at præsentere Dansk ICYE med Henriette Lyng Nielsen og er kommet med i Lokalforening København.

22 4. Sylvester Fogedgaard Jønsson. 5. Maria Leander Gøgsig. Alle blev indvalgt i bestyrelsen. Valg af revisor: Beierholm revision er valgt Evt. Maria Leander Gøgsig påpeger, at som medlemmer har vi desværre ikke noget grundlag for at vurdere om Beierholm er et godt firma. Hun opfordrer til, at der sendes information om revisorfirmaet ud sammen med materiale til generalforsamlingen. Denne information skal inkludere en beskrivelse af og en begrundelse for hvorfor firmaet er valgt. Uffe Engsig svarer, at valg af revision er noget, der kommer op i løbet af året ift. om der skal skiftes firma. Ønskede oplysninger om revisorfirmaet: Beskrivelse. Pris (Hvor meget koster det? Er der indhentet andre tilbud? Uffe Engsig kommenterer, at det står i regnskabet. Det koster kr. at anvende Beierholm. En statsautoriseret revisor er et krav, og det er hensigtsmæssigt at revisoren er bekendt med den type (DUF) organisationen vi er. Opfordring til bestyrelsen om at indhente tilbud. Generalforsamlingen afsluttes.