Ordinær generalforsamling Dansk ICYE

Transkript

1 Ordinær generalforsamling Dansk ICYE 21. april 2018 kl 11 Klosterport 4x, 3. sal, 8000 Aarhus C Dirigent: Christian Egge Olsen Referent: Linda Rodkjer Stemmetællere: Kathrine Clausen og Carina Rechnagel Velkomst og præsentation Velkomst ved formand Simon Raaby Holmgaard Poulsen. Christian Egge Olsen bliver foreslået som dagens dirigent og herefter valgt til dirigent uden indsigelser. Ordet bliver givet til Christian Egge, der præsenterer dagsordenen. Linda Rodkjer bliver foreslået som dagens referent og herefter valgt til referent uden indsigelser. Kathrine Clausen og Carina Rechnagel melder sig som stemmetællere. Ingen indsigelser. Forretningsorden gennemgås for forsamlingen af Christian Egge. Formandens beretning Simon Poulsen får ordet og beder først forsamlingen introducere sig selv. Formandens beretning bliver fremlagt for forsamlingen. Jeg ved en lærkerede synges af forsamlingen uden teksten uddelt for at understege en pointe om, at vi sammen kan hjælpe hinanden. Kassererens beretning Generalsekretær Uffe Engsig får ordet og fremlægger kasserens beretning på vegne af Ditte Barnhøj Pedersen, der ikke er til stede. Forespørgsel fra Johanne Berg: Vil gerne høre resultaterne fra infomøderne hvorvidt folk melder sig ind/skriver ansøgninger efter, at de har været til et informationsmøde. Sekretariatet er positivt indstillet overfor forespørgeselen. Rollebeskrivelser for bestyrelsen Simon Poulsen får ordet og præsenterer inddelingen af ansvarsområder for den kommende bestyrelse, som er at finde i materialet til generalforsamlingen. Præsentation af kandidater til bestyrelsen Formandsposten: Simon Raaby Holmgaard Poulsen Dette vil blive Simons sidste periode og han ønsker at overlevere det ordenligt til den næste, samt følge 2020-planen til dørs. Simon meddeler, at han muligvis få job i DUF snart, da han har søgt et barselsvikariat. Næstformandsposten: Rasmus Schaal Linneberg

2 Rasmus ønsker mere ansvar og vil gerne tættere på formandsposten. Menigt medlem: Vivi Larsen Træder af som næsteforkvinde, da hun ikke længere går efter posten som forkvinde. Dette bliver ligeledes Vivis sidste år som medlem af bestyrelsen, men ønsker at lave en ordentlig overlevering og færdiggøre eksisterende projekter. Menigt medlem: Tine Mosegaard Jensen Tine bliver ny i hovedbestyrelsen. Hun har prøvet mange forskellige roller i ICYE og vil gerne have nye udfordringer og mere ansvar. Menigt medlem: Mie Doh Zirblad Andresen Mie bliver ny i hovedbestyrelsen. Mie har forberedt en tale til at supplere hendes motiverede opstilling i materialet til generalforsamlingen. Mie nævner, at hun har været praktikant på kontoret, hvilket har givet bedre kendskab til det organisatoriske arbejde. Mie roser den nuværende bestyrelse og vil gerne være en del af dét samt bidrage med nye tiltag. Kasserer Ditte Pedersen er ikke på valg til generalforsamlingen i år og fortsætter dermed i bestyrelsen det næste år. Præsentation af årsregnskab 2017 og budget 2018 Da vi er foran programmet, bliver der rykket lidt om i dagsordenen og budgettet bliver nu fremlagt før frokostpausen. Uffe Engsig får ordet og gennemgår økonomien. Han fremhæver udvalgte områder af regnskabet. ICYE-programmet: budgettet inkluderer både forventning og reelle aftaler, der allerede er i stand. Overskuddet på ICYE-programmet er væsentligt mindre en forventet. STePs-programmet: lavere overskud end forventet. EVS-programmet: Overskuddet fra Modtage EVS har haft stor indflydelse på den generelle økonomi. Vi har mange flere EVS-projekter i Danmark end tidligere. Ansøgergebyr: Stort fald i antallet af nye ansøgere fra 2016 til Det skal vi arbejde på at vende. DUF-tilskud: Det er ikke umuligt at nå det næste tilskudstrin fra DUF af medlemmer under 30 år, men der er stadig lidt vej igen. Der er budgetteret med et underskud i år. Budgetteret overskud næste år. Dette er bl.a. pga. ekstra lønudgifter i forbindelse med udskiftningen af EVS-sende-koordinator og oprettelsen af en PR og Kommunikations-rolle.

3 Frederik Greve får ordet: Stiller spørgsmål til om det fremtidige budget er realistisk på PR-udgifter, samt til STePs og ICYE. Uffe Engsig svarer. Vi håber, at vi rammer plet med budgettet, men gør det nok ikke på alle områder. Simon Poulsen svarer. Bestyrelsens mål er at øge vores sende-tal. Christian Egge får ordet. Stiller spørgsmål til Ad-Words. Uffe Engsig svarer. Vi er godkendt af Google til at være non-for-profit og har derfor færre udgifter til Ad- Words. Freja Boe Møller får ordet. Når lokalforeningerne deltager på info arrangementer på gymnasier, gælder det som et LF-arrangement? Uffe Engsig svarer: Det kan det gøre alt efter format. Der skal være invitation alle medlemmer skal have mulighed for at deltage enten i selve arrangementet, eller deltage i planlægningen af arrangementet. Invitationen skal være via det er ikke nok at oprettet en Facebookbegivenhed. Johanne Berg får ordet. Stiller spørgsmål til en tidligere kommentar fra Simon om at tracke PR. Simon Poulsen forklarer, at han ikke mente, at man ikke kunne se statistik på PR via sociale medier, men at det på nuværende tidspunkt var svært at se virkningen på budgettet. Frederik Greve får ordet. Stiller spørgsmål til ansøgergebyr. Hvor mange af dem der ansøger, sender vi faktisk? Uffe Engsig svarer. Ikke alle der søger ender med at tage af sted. Nogle falder fra. Dette er bl.a. EVS ere, der ikke bliver udvalgt og derved ikke kommer afsted. Christian Egge stiller spørgsmål til Facebook-annoncering. Simon Poulsen svarer, at vi er kommet til en erkendelse af, at vi nok ikke når vores målgruppe via Facebook. Personlig kontakt er at foretrække. Uffe Engsig svarer. Vi har kørt annoncering på kvotalande, der var skræddersyet til alle, der liker Dansk ICYE og deres venner. Vi søger ikke bredt til alle i landet uden specifikation. Facebookannoncering bruges også til værtsfamilie-søgning. Her bliver opslagene delt på på grupper og lokalgrupper dette virker på Uffes aldersgruppe, der også er målgruppen for disse opslag. Uffe Engsig tager ordet igen og pointerer, at ICYE-programmet går op og ned. Frederik Greve tager ordet. Roser for opstillingen af budgettet i år; det er mere gennemskueligt. Frokostpause Præsentation af årsregnskab 2017 og budget fortsat Uffe Engsig gennemgår budget for Der bliver rettet fokus på note til budget 2018 i materialet til generalforsamlingen. Der er budgetteret med et overskud for 2018.

4 Vivi Larsen får ordet. Stiller spørgsmål til stigning i pensionssats. Uffe Engsig svarer. Timejustering og ansættelse af Linda giver stigning i lønudgifter og pension. Budgettet for 2018 skal godkendes af forsamlingen. 26 stemmeberettiget til stede. Budget er enstemmigt vedtaget. Afgående og nye koordinatorer, formænd og forkvinder i Dansk ICYE Lokalforeningerne bliver bedt om at introducere sig selv, for at give et overblik over lokalforeningerne, da de alle har haft generalforsamlinger i De nye bestyrelser for de 6 lokalforeninger Nordjylland, Sjælland, Fyn, Midtjylland, Sydjylland og Hovedstaden blev præsenteret. Fastsættelse af kontingent Forslag om, at kontingent på 75 kr. fastholdes. Enstemmigt vedtaget 75 kr. i kontingent. Forslag til vedtægtsændringer Forslag fremstillet af bestyrelsen. Ændret sprogbrug i vedtægterne. Vivi Larsen præsenterer forslaget. Spørgsmål fra Freja Boe Møller, om det også er gældende i lokalforeningerne. Simon Poulsen svarer, at det kun er gældende hovedbestyrelsen. Frederik Greve modargumenterer. Frederik mener ikke, at sprogbruget bør ændres. Der er plads til kvinder i ordet formand. Vivi Larsen svarer. Formand kan fjerne kønsidentitet, hvorimod Forperson viser et spektrum af kønsidentiteter. At støtte ændre ændring støtter udviklingen i samfundet. Den historiske baggrund for ordet er kun en betegnelse for mænd. Rasmus Schall Linneberg svarer. Vi har vænnet os til, at formand også kan være kvinder, men der er en udvikling og det må gerne ses i vores vedtægter. Mie Doh Zirblad Andresen svarer. Man undervurderer sproget, hvis ikke man diskuterer dette emne, og hvilken betydning sprog har. Magnus Schou-Jørgensen svarer. Der er mange kvinder i organisationen, men dette er bare navnet på en position. Simon Poulsen. Dette er en personlig vurdering. Kønsdebatten er stor i dag og det er nemt at sige, at det ikke er et problem, som hvid heteroseksuel mand. Vi lever ikke i det. Vi viser, at vi er en organisationen, der tør rumme det.

5 Freja Boe Møller. Det er individuelt, hvad man vil kalde sig. Jeg kalder mig formand, da der er et fokus på mit køn, når jeg siger forkvinde. Johanne Berg. Får ondt i maven over forkvinde, da der er fokus på kønnet. Formand er et neutralt ord nu. Frederik Greve. Vi gør det til et problem, der ikke er der. Gør det individuelt, lad folk bestemme selv. Forperson gør intet godt for nogen. Vivi Larsen. Man kan ikke sige, at det ikke gør noget godt. Der er ikke et problem i at foreslå dette. Vil vi gerne være en inkluderende organisation, skal det også være på det skriftlige. Hvem skal der være plads til i vores ordbrug? Hvordan kan vi have det mest inkluderende sprogbrug? Der er også mennesker i vores samfund, som hverken kalder sig mænd eller kvinder. Frederik Greve. Opklarende spørgsmål. Skal Simon fremover præsentere sig selv som forperson på eks. gymnasier? Uffe Engsig. Forhold jer til vedtægterne. Hvad I gør ude på gymnasierne er noget andet. Simon Poulsen begærer skriftlig afstemning. Christian Egge tager ordet. Husk, at det kun er den skriftlige ordlyd der er gældende her. Man må selv om, hvad man kalder sig selv i tale. Der skal være 14 stemmer for for at vedtagsændringen er gældende. 26 stemmer i alt For: 16 Imod: 10 Vedtægtsændringen er vedtaget. Præsentation af resolutionsforslag 1 Mere viden om PR og grafisk design Freja Boe Møller præsenterer. Rasmus Schaal Linneberg kommenterer: der er mulighed for at lokalforeningen selv kan søge midler udefra. Simon Poulsen kommenterer: sekretariatet har også fokus på nødvendigheden af dette. 2 Læringsprincipper Simon Poulsen præsenterer. Vivi Larsen supplerer: God mulighed for, at udefrakommende facilitatorer ved, hvordan vi gør i Dansk ICYE. 3 Værdierne ind i lejrene Simon Poulsen præsenterer.

6 Kristoffer Jansen kommenterer. Hænger godt sammen med 4. punkt i strategien 4 Interkulturel læring Simon Poulsen præsenterer. Vivi Larsen supplerer: Hjælper med at forstå hvem vi selv er. Her kan vi skille os ud fra de andre aktører på markedet. Frederik Greve kommenterer: Det er godt at være stærk på intern kerneprofil. 5 Struktur Johanne Berg præsenterer. Carina Rechnagel supplerer. Rasmus Schaal Linneberg: Jeg støtter op om forslaget. Det kan til tider være svært at gennemskue organisationen. Simon Poulsen: Rollerne for kontoret er allerede på hjemmesiden. Det er genialt at lave noget tilsvarende for den nye bestyrelse. Sig til os, hvis der er noget I mangler eller ikke kan finde. Uffe Engsig. Skriv endelig, hvis der er noget I vil have i værktøjskassen. Ellers kan Workplace bruges internt. Introkurset på kursusweekend giver overblik over organisationen, måske vi kunne lave et lignende kursus for gamle medlemmer. Kathrine Clausen. En kort og præcis beskrivelse mangler måske for udvalg. Det er der for kontor og bestyrelse. Carina Rechnagel: Man får modellen over organisationen, men ikke billeder af menneskerne. Kristoffer Jansen: I den nye håndbog er det beskrevet. Rasmus Schaal Linneberg: Vi bør nok spørge os selv, om håndbøgerne er gode nok. Der kunne bruges en kortere, klarere beskrivelse af roller. Simon Poulsen: Generelt god resolution. Synlighed er fornuftigt. Hvordan kan vi gøre andre nøglepersoner synlige? Måske kan der laves et tydeligere diagram. Emma Skovgaard: Det er svært som ny, hvis ikke man ved hvad folk hedder, at finde dem på Workplace. 6 Kommunikation Johanne Berg præsenterer. Emma Skovgaard supplerer. Frederik Greve: Bakker Johanne op. Det er en bestyrelse med stort fokus på strategi. Der kan være langt fra strategi til handling. Det lokale er drevet af den lokale kontakt og ikke nødvendigvis en større strategi. Uffe Engsig: Der er sket meget i lokalforeningerne og det er super godt. Der er altid noget, man ikke når også i hovedbestyrelsen. Vi skal holde fast i dét vi gør sammen. Vi skal huske at spørge hinanden. Lokalforeninger er selvstændige organisationer. Vi kan ikke diktere, at lokalforeningerne SKAL gøre noget vi håber, at I griber det vi sender og løser det lokalt. Derfor kan det være uldent det der kommer fra sekretariatet eller hovedbestyrelsen. Det er et samarbejde. Carina Rechnagel: Der er i resolutionen et ønske om et tættere samarbejde. Vi ønsker redskaber. Simon Poulsen: Det undrer mig, at i denne resolution står der: Practice what you preach? Der har været rigtig mange positive initiativer i årets løb. Ønsker man en service-bestyrelse eller en visionær bestyrelse? Selvfølgelig handler det om kommunikation måske har overblikket kun været hos bestyrelsen over hvor langt organisationen er kommet? Rasmus Schaal Linneberg: Lokalforeningerne udfører det primære arbejde i strategien. I bærer et læs, som I måske ikke ved hvor bærer hen. Arbejdsmængden er også blevet hævet.

7 Vivi Larsen: Der har før været et ønske om en retning for organisationen. Den er nu blevet lagt. Man kan føle at strategien er et ansvar, der bliver lagt over en. Der har været fokus på hvor meget vores lokalforeninger kan bære. Det er vigtigt, at vi stræber efter noget og får feedback derefter. Det er en proces. Det er et resultat af, at der er mere ansvar ved lokalforeningerne. Vi skal se på hvordan vi bedst kan hjælpe hinanden. Johanne Berg: Vi taler ikke strategien ned. Vi skal gøre det i fællesskab for at nå målet. Vi føler nogle gange, at vi står lidt i hver vores landsdel. Vi har fået rigtig meget hjælp i år, men vi ønsker mere kommunikation og et tættere samarbejde fremadrettet. Der bliver snakket udvikling, men vi føler måske ikke, at vi har ressourcerne. Carina Rechnagel: Det er fedt med en strategi og vi har ikke brug for at holdes i hånden, men brug for mere kommunikation for at det lykkedes. Anne-Kathrine Kure Larsen: At komme fra vision til praksis er svært. Vi vil gerne have mere kontakt til bestyrelsen. Hvordan fører vi det ud i praksis med de ressourcer vi har? Charlotte Clausen. Vi skal ikke tænke vision som en målstreg, men som noget vi arbejder imod. Måske det handler om, at dele det store overblik fra bestyrelsen med lokalforeningerne. Vi savner opfølgning i dagligdagen. Freja Boe Møller: Spot on I har det store overblik, men vi kan godt føle os isoleret. Emma Skovgaard: Vi har brug for kontakt fra bestyrelsen opfølgning på, om vi kan klare opgaven. Frederik Greve: Vi skal fokusere på, at vi er et vi. Mange sidder også med tre hatte på og har vi så nok aktive medlemmer til vores vision? Et ønske om mere information om den generelle udvikling i organisationen de sidste f.eks. 10 år. Er vi vokset? Har vi rykket os? Simon Poulsen: Dette er en rigtig brugbar diskussion og inputs. Det handler om opfølgning og det forkromede overblik. Vi kan se en positiv udvikling i faste medlemmer, der bliver der i længere tid, og i antal af arrangementer. Der er et lille fald i antal deltagere men på flere arrangementer - end tidligere; det kan være fordi der laves flere arrangementer, at vores medlemmer derfor i højere grad prioriterer hvad de vil. Vi er nået langt i strategien. Johanne Berg: Vi vil gerne lave arrangementer der tiltrækker flere af vores europæiske volontører sammen med de aktive frivillige. Uffe Engsig: Det er en nød vi kan knække sammen. Vivi Larsen: Jeg har allerede ideer. Det kan være svært i lokalforeningsbestyrelsen der kan være begrænserede ressourcer. Uffe Engsig: Hvor gode er vi til at kommunikere? og Facebook er ikke altid nok. Kan man gå gennem KP er? Lave traditioner? Kort pause Tilbage fra pause Christian Egge præsenterer resten af dagsordenen. Uffe Engsig præsenterer valgsystemet for resolutioner. 1 0 ikke vedtaget 2 25 for vedtaget 3 25 for vedtaget

8 4 25 for vedtaget 5 26 for vedtaget 6 26 for vedtaget Resolutionerne skal nu prioriteres. Resolutionerne er talt sammen 2 13 stemmer 3 11 stemmer 4 19 stemmer 5 14 stemmer 6 22 stemmer Den prioriterede rækkefølge er som følger: 6 kommunikation, 4 interkulturel læring, 5 struktur, 2 læringsprincipper, 3 værdierne ind i lejrene Valg af bestyrelse Vivi ønsker skriftlig afstemning. Valg af bestyrelse Simon 27 stemmer Rasmus 27 stemmer Vivi 26 stemmer Tine 27 stemmer Mie 27 stemmer Valg af suppleanter Christian Egge 27 stemmer Frederik 27 stemmer Godkendelse af revisor Kl Beierholm Revision beholdes som revisor. Klappes ind. Eventuelt Frederik Greve: Artiklen i JP og Information er godt brandet, selvom han ikke nødvendigvis er helt enig i ordlyden. Derudover et ønske om, at Uffe forklarer hvad der er sket i organisationen i hans tid/årenes løb. Udvikling. Simon Poulsen: Tove Lorenzen går af fra Værtsfamiliegruppen af personlige årsager. Har folk tanker til forslag på løsninger.

9 Rasmus Schaal Linneberg: Kunne lokalforeningerne være interesserede i at have kontakt til værtsfamilier/projekter? Simon Poulsen: Hvordan kan man få værtsfamilier til at være mere aktive i foreningerne? Karla Sidenius: Skal lokalforeningerne så tage Toves tidligere opgave? Rasmus Schaal: Det er godt at have kontakten. Kathrine Clausen: I har alle interesse i at have værtfamilier I jeres områder, da det giver volontører i jeres områder. Vivi Larsen: Vi har tidligere diskuteret, om VF kunne blive mere lokalt forankret. Frederik Greve: lokalforeningerne vil sikkert gerne hjælpe, men det er ikke sikkert, at tiden/ressourcerne er til det. Måske skal en person rekrutteres på frivilligjob.dk eller en skal timeansættes. Tine Jensen: Man kunne lave et arrangement om vidensudveksling værtsfamilierne imellem, så der ikke nødvendigvis er en person der besøger dem. Karla Sidenius: Vi har i Hovedstaden ikke ressourcerne til at klare dette nu, men på sigt kunne det godt være et sammenspil med én der står for det område. Jeg tror ikke, at behovet for at snakke kan klares på en workshop for værtsfamilier. Katrine Kjær: Dette er et område der er relevant for psykologistuderende. Josephine Hillebrand Hansen: Mister vi noget værdi ved, at dem der tager kontakt ikke har været værtsfamilie selv eller er en helt anden aldersgruppe? Simon Poulsen: Vi har haft positiv erfaring med unge, der selv boet i en værtsfamilie. Der er også værdi en de psykologistuderende. Uffe Engsig: Det giver noget, at besøge det hjem, hvor volontøren skal bo både for familien og for organisationen. Simon Poulsen: Det skal være nogen, der er stærke nok og tør gøre det; træde ind over dørtærskelen. Julie Spharbier: Der er meget man skal tage højde for/være opmærksomme på, når man besøger hjemmene. Vivi Larsen: Man kan også finde andre studerende. Konfliktstudier. Uffe Engsig: Opfølgning på Karlas kommentar. Har nogen lyst, kunne man godt som lokalforening støtte op, uden at lokalforeningen selv sætter det i gang. Man kunne godt lave en model, hvor nogle lokalforeninger tager opgaven på sig, imens den styres centralt i de andre områder. Kristoffer Jansen: Det er ikke nødvendigvist en bestyrelsesopgave, men kan udføres af en gruppe. Charlotte Clausen: Hvordan klæder vi dem på til opgaven? De skal have backup. Simon Poulsen: Gode forslag. Vi kan lave lister over ressourcepersoner i lokalforeningerne. Alumner. Uffe Engsig: Vi skal have lavet træninger for de nye i den nye gruppe. På bordene ligger der en liste med begreber i Dansk ICYE Simon præsenterer arket. Det er bud på hvilke termer, der skal bruges i Dansk ICYE, da vi ikke bruger de samme udtryk allesammen. De skal diskuteres og vil tages op af bestyrelsen senere. Simon afholder afsluttende bemærkninger og takker for en god generalforsamling. Generalforsamlingen afsluttes.