Program Interiørrenovering

Transkript

1 Program Interiørrenovering Interiørrenovering af A-bygning Danfoss administrationsbygning i Nordborg Nyt indretningskoncept Aktivitetsbaserede kontormiljøer introduceres på Danfoss Større fleksibilitet Det skal blive lettere og hurtigere at flytte vægge. Organisationen skal have så fleksible rammer som muligt. 1

2 Indhold Indholdsfortegnelse s. 02 Baggrund s. 03 Procesplan s. 04 Visionen s. 05 Det nye indretningskoncept s. 06 Sådan har vi indrettet i dag! s. 07 Større fleksibilitet s. 08 Organisationsform s. 09 Ledelseskultur s. 13 Hvordan skal vi sidde? s. 14 Ønske fra Vice Presidents og Senior Directors s. 15 Krav til indretningen s. 16 Rammebetingelser s. 17 Status s. 18 Plan 200 Mødefaciliteter, restaurant, kassen s. 19 Plan Aktivitetsbaseret kontormiljø s. 20 Plan 400 Aktivitetsbaseret kontormiljø s. 21 Plan 500 Aktivitetsbaseret kontormiljø s. 22 Styregruppe Tidsplan udførelse s. 20 Faseplan s. 20 Materiale-index for A-bygning s. 23 Danfoss produkter s. 24 Sikkerhed og arbejdsmiljø 2

3 Baggrund Først udvendigt nu indvendigt Efter at have overstået den udvendige facaderenovering samt renovering af plan 1000 og 1100 har direktionen besluttet at gå i gang med en indvendig renovering af plan 200 til 900. Renoveringen skønnes at vare fra 2007 til Interiøret er i størstedelen meget slidt. Der vil derfor blive tale om en gennemgribende renovering med gennemsyn af alle installationer. Alle installationer mht. varme, køling og ventilation uskiftes. Ligeledes tilsigtes en fremtidssikret IT-løsning. Hvordan gør vi? Mange større virksomheder indretter i dag deres administrative miljøer efter princippet aktivitetsbaseret kontormiljø! Derfor har byggekontoret hyret et par af landets førende konsulenter på området til at rådgive Danfoss i processen med at få indrettet bygningen, så den fremtidige indretning understøtter arbejdsgang og organisationsform bedst muligt. Konsulenter 1. Gitte Andersen, Signal Arkitekter, København samt 2. Eva Bjerrum, Alexandra Instituttet, Århus Konsulenterne har efter møde og drøftelse med direktionen nedskrevet en vision for projektet, som beskriver hensigten med renoveringen. 3

4 Procesplan - pr. 1. august 2006 Facaderenovering ( ) Interiørrenovering ( ) Direktionsbeslutning Visionen ( ) Principperne om aktivitetsbaserede arbejdsmiljøer vedtages. Visionen for renoveringen bliver vedtaget. (se næste slide) Signal Arkitekter A/S og Alexandra Instituttet vælges som rådgivere. Møde med chefer i A-bygning ( ) Møde med Vice Presidents & Senior Directors ( ) Information til medarbejderne Kort Nyt Ledere - Avis CF Ledermøde ( ) Pilotgrupper CF-C, CF-F og CF-T og senere HE vælges. Spørgeskemaer og observationer Medarbejderworkshops Pilotgrupper CF-C, CF-F og CF-T Behovsanalyser / gennemgang med pilotgrupper Udarbejdelse af interiør koncepter / layout Projektering Udbud Udførelse 4

5 Visionen - Hvorfor forandre? Direktionen ønsker: Arbejdsmiljøer der befordrer videndeling og tværfagligt samarbejde. Kreative arbejdsmiljøer der befordrer innovation og mangfoldighed. Fleksible arbejdsmiljøer der i højere grad understøtter successive organisationsforandringer og nedsætter reaktionstiden i organisationen. Aktivitetsbaserede arbejdsmiljøer, hvor man går fra personligt ejede arealer til fælles ejede arealer. Arbejdsmiljøer der giver en bedre udnyttelse af de samme m2. Visionen er vedtaget af Danfoss direktionen samt øvre lederniveau 5

6 Det nye indretningskoncept aktivitetsbaserede arbejdsmiljøer Et indretningskomcept Aktivitetsbaserede arbejdsmiljøer er et indretningskoncept som har til hensigt at få de fysiske rammer til at understøtte arbejdsgangen bedst muligt. Fokus er rettet mod at etablere arbejdsmiljøer der understøtter aktuelle og fremtidige behov i organisationen både for den enkelte og teamet. Det er ikke et spørgsmål om enten eller løsninger, men både og løsninger baseret på arbejdsbehov En konkurrenceparameter Flere større virksomheder er begyndt at fokusere mere på effektivitet og informationsgangen i koncernen i produktionen benytter man modeller som er baseret på teorierne bag lean og i den administrative del har man rettet fokus mod det aktivitetsbaserede arbejdsmiljø. Hensigten med konceptet er også at optimere videndelingen mellem medarbejderne, samt styrke samarbejdet. S O C I A L I N N O V A T I O N - V I D E N D E L I N G - S A M A R B E J D E 6

7 Sådan har vi indrettet i dag Enmandskontoret og den lange gang! Den nuværende indretning er kendetegnet ved et stort antal enmandskontorer. Indretningen er meget låst og opfordrer ikke til let omgruppering af medarbejdere, videndeling og samarbejde, hvilket er direktionens ønske. Dog skal understreges at det rent ledelsesmæssigt i visse afdelinger vil forblive en fordel at bevare cellekontorer til lederne. Lukket ~ Åbent 7

8 S t ø r r e f l e k s i b i l i t e t Danfoss i konstant forandring De nye rammer skal fordre større fleksibilitet i indretningen, så der nemt kan flyttes rundt på placering af arbejdspladser. Dermed bliver det lettere efterkomme organisationsforandringer. Det skal altså være lettere for de enkelte afdelinger at ændre indretningen til f.eks. mere projektbaserede miljøer. Fælles ejede arealer Det er også en økonomisk fordel ved at lave indretningen så fleksibel som muligt. Det er både dyrt og besværligt at flytte vægge, så ønsket er, at man i fremtiden kan nøjes med at flytte personerne. Alle skal fortsat haver deres eget skrivebord og stol, så ved en flytning er det kun stol og evt. skuffe på hjul man flytter med! Indretning baseret på inventar. Ved at bruge inventar samt let flytbare vægge, som adskiller mellem medarbejdere kan en ny indretning skabes på få timer. Vægge mellem kontorområder vil blive udført i en teknik som fremmer hurtig demontage / montage. 8

9 Organisationsform Danfoss organisationsform i dag svarer til det man kalder Den traditionelle linieorganisation Denne type organisation er kendetegnet ved et meget hierarkisk mønster. Kommunikation foregår op ned. Opgaver er defineret af ledelsen, ledelsen har deres ret til at lede og fordele arbejdet. De fysiske rammer er meget ufleksible f.eks. har medarbejderne faste arbejdspladser placeret i cellekontorer, hvor ens stilling i hierarkiet bestemmer størrelsen på kontoret. Den fysiske indretning afspejler ofte arbejdets indhold, der ofte er meget rutinepræget. Medarbejderne arbejder ofte med dele af helheden. Den bureaukratiske organisation Arbejdsprocessen er her meget stramt organiseret. Medarbejderne arbejder i klart opdelte afdelinger i forhold til de fastsatte arbejdsgange. Arbejdsgangene på kontoret er fastsat af den overordnede centralledelse, der ofte er placeret et andet sted end de jævne medarbejdere. Denne måde at organisere arbejdet på er teoretisk inspireret af Webers tanker om bureaukrati. Inden for disse rammer kan man bl.a. placere cellekontorer og den traditionelle linieorganisation. 9

10 Organisationsform - Projekt Projektorganisationen I projektorganisationen er det centrale at medarbejderne lærer af hinandens viden og erfaring. Opdelingen i afdelinger tones ned, virksomheden bliver i højere grad opdelt efter videncentre. Selve organiseringen af arbejdet er kendetegnet ved, at lederen mere er en vejviser end en dirigent for medarbejderne. Medarbejderne er ofte organiseret i teams. Ledelsens hovedopgave er at udstikke værdier for virksomheden igennem organiseringen af arbejdet. F.eks. ved at give mulighed for at tage børn med på arbejdspladsen, eller at medarbejderne har mere fleksible mødetider. Møderne foregår ofte på et mere uformelt ad hoc plan. De fysiske rammer er en kombination af faste og delte arbejdspladser. De fysiske rammer indeholder mange forskellige mødesteder mellem afdelingerne. Ledelsen er ikke placeret væk fra medarbejderne, men sidder blandt dem. Der er en stor grad af fleksibilitet. Teknologisk etableres der netværk og fælles filstrukturer. Projektgrupperne har deres eget virtuelle rum. Hjemmearbejde bliver en del af virksomhedens fleksibilitet. Ledelsens rolle i organisationen bliver rådgivende, hvor hovedformålet er inspiration, motivation og problemløsning. Ledelsesformen går fra at være regulerende og overvågende til at tage udgangspunkt i værdibaseret ledelse og de tanker der ligger inden for human ressource management. 10

11 Organisationsform - Netværk / New Office Netværksorganisationen I netværksorganisationen er virksomheden er meget flydende. Arbejdet foregår mange forskellige steder, der tilknyttes løbende eksterne aktører, som løser virksomhedens forskellige opgaver. Medarbejderne føler sig knyttet til virksomheden som helhed og ikke den enkelte afdeling. Al organisationens viden er tilgængelig for alle, både internt og eksternt, ligesom man lærer af kunderne. Ledelsen skaber visionen i samarbejde med medarbejdere. Uddannelse er blevet til livslang læring. De fysiske rammer er placeret i kompetenceklynger. Meget få ansatte har faste pladser på virksomheden. Der er høj fleksibilitet, ved udvidelse af domicilet benyttes f.eks. ad hoc kontorhoteller. Teknologisk arbejder de ansatte hvor som helst, når som helst, med fuld adgang til alle informationer. Selve organisationsstrukturen er kendetegnet ved et fladt hierarki, hvor der ikke er langt fra beslutningstagerne til medarbejderne New office New Officer er et koncept, der bygger på, at de fysiske rammer skal understøtte medarbejdernes evne til at dele viden, skabe læring og kreativitet. Konceptet lægger således op til at tage udgangspunkt i helheden. Den fysiske indretning tager udgangspunkt i storrumskontorer eller mere åbne kontorområder med variation, hvor der er mulighed for en løbende dialog med kollegaerne. Det suppleres ofte med separate rum til aktiviteter, som egner sig dårligt til store åbne kontorer. 11

12 Ubalance i den nye organisationsform I forbindelse med den nye indretning skulle man nødigt skabe en ubalance mellem organisationsform og indretning Hvis elementerne ikke er i balance, opstår der ofte misforhold i det daglige arbejde. Det kan f.eks. være hvis virksomhedens organisationsform og teknologi bygger på høj grad af samarbejde og videndeling, samtidig med at den fysisk er opbygget med cellekontorer. Det vil give problemer med at opnå den fleksibilitet og mobilitet der skal til for at skabe en god vidensdeling. Det modsatte er imidlertid også ofte et problem. Hvis virksomheden dybest set værdsætter det individuelle arbejde og samtidig har storrumskontorer, vil indretningen skabe utilfredshed hos medarbejderne. De vil naturligt nok ikke se værdien af den bedre mulighed for samarbejde og vidensdeling, men f.eks. føle sig plaget af støj og overvågning. 12

13 Ny ledelseskultur? De fysiske rammer med åbne kontormiljøer, hvor ledere er placeret side om side med sine medarbejdere fordrer en anden ledelseskultur end der kendetegner ledelseskulturen i A- bygningen i dag. 13

14 Hvordan skal vi sidde i fremtiden? Dette er der først svar på, når konsulenterne har gennemført deres processer med pilotgrupperne. Men iht. direktionens vision og de øvre leders ønsker, så er hensigten at forny indretningen efter nye principper, så vidt det er fordelagtigt... 14

15 Sammendrag af møde med Vice Presidents & Senior Directors Hvad skal opnås i forbindelse med nyindretning af administrationsbygningen? Vi skal have noget mere passion ind i vores organisation, vi er ligeså sløve som bygningen En ny måde at arbejde på ikke bare en ny indretning! Projektet skal overføres til resten af Danfoss ikke en osteklokke Værdier: Åbenhed, passion for business, dynamik Mulighed for videndeling, dialog, hurtige task force, samarbejde på tværs af afdelinger. Bedre til kommunikation og innovation Mobil teknologi Sjov, spændende, udfordrende, mangfoldig arbejdsplads 15

16 Hvilke krav stilles til indretningen? Rummene skal afspejle kreativitet og give inspiration og mulighed for innovation Små mødesteder, rum for innovation og afslapning Tilpasning, fleksibilitet og komfort i top Medarbejdere placeres i grupper med naturligt fagligt tilhørsforhold og nærhed til relevante funktioner Støj, lys, indeklima og ventilation gennemtænkt Danfoss egne produkter skal anvendes Plan 200 anvendes til branding imponerende og spændende men også funktionelt 16

17 Rammebetingelser Den lokale ledelse er engageret og går forrest i implementeringen af det aktivitetsbaserede arbejdsmiljø og er ansvarlig for, at intentionerne efterleves. Ved lederen hvad denne har at handle efter?? Husets kerne disponeres ens for etagerne til toiletter, køkken, printerrum. Husets indretning skal tilgodese at det samlede areal disponeres ud fra en fastlagt paletter af løsninger i forhold til den aktivitetsbaserede arbejdsplads. Husets indretning disponeres med fokus på videndeling og trivsel (det betyder f.eks. at de flexible åbne arbejdsmiljøer disponeres for maximalt ca personer i hver arbejdsgruppe, med umiddelbar nærhed til supportfaciliteter af forskellig karakter og indretning). Ejerskab til inventar fjernes. Udlejer stiller standard arbejdsplads til rådighed, og sørger for al drift og vedligehold herunder også f.eks. kaffemaskiner. Større møderum placeres på plan 200, hvor der også etableres touch-down pladser for gæster samt miljøer for spontane møder. Mindre mødefaciliteter fastholdes på etagerne. Alle medarbejdere som ikke har et lederansvar vil blive placeret i et åbent miljø! Alle ledere vil blive efter ønske kunne blive tildelt et cellekontor. 17

18 Status - Renovering af plan i A-bygningen: Lejemål på Ellegårdvej (min m2) IT flytter personer til Ellegårdsvej pr. 1. november Plan 900 og delvis 800 rømmes GHR fra plan 200 genhuses på plan 800 Januar 2007 påbegyndes renovering af plan 200 og

19 Rumprogram Plan 200 Lobby : Uformelt velkomst / mødeområde for gæster i nær forbindelse til receptionen. Evt. med præsentation af produktprogram etc. Mødefaciliteter: Større fælles mødelokaler med alt i ønskeligt AV-udstyr Restaurant: Kassen administration Restauranten i A3 renoveres Kapacitet? max. 100 personer Toiletter: Nuværende antal er 12 stk. 4 ekstra opføres i krydspunktet grundet øget kapacitet / restaurant. Teknikrum: Kapacitet - etage: Max. 150 personer mødelokaler samt restaurant Kommentar: plan 200 ligger i niveau med receptionen og tænkes indrettet til velkomst til gæster i form af et uformelt mødeområde med afslappede rammer 19

20 Faseplan Tidsplan - en grafisk illustration af forløbet med forbehold for ændringer 20

21 Rumprogram Plan 200 Lobby : Uformelt velkomst / mødeområde for gæster i nær forbindelse til receptionen. Evt. med præsentation af produktprogram etc. Mødefaciliteter: Større fælles mødelokaler med alt i ønskeligt AV-udstyr Restaurant: Kassen administration Restauranten i A3 renoveres Kapacitet? max. 100 personer Toiletter: Nuværende antal er 12 stk. 4 ekstra opføres i krydspunktet grundet øget kapacitet / restaurant. Teknikrum: Kapacitet - etage: Max. 150 personer mødelokaler samt restaurant Kommentar: plan 200 ligger i niveau med receptionen og tænkes indrettet til velkomst til gæster i form af et uformelt mødeområde med afslappede rammer 21

22 Tidsplan udførelse januar februar marts april maj juni 2006 juli august september oktober november december Møde i Industriservice 1. m art s Møde Direktion marts Møde Divisionsdirektører d. 27. marts 22. marts 27. marts Møde Ledergruppe f. pilotområde 25. april Pilotgruppe CF - opstartsmøde ledere 29. maj Pilotgruppe CF - workshop 1 Møde i styregruppen Dato???? Pilotgruppe CF - Workshop 2??? Møde i styregruppen? Pilotgruppe HE - opstartsmøde ledere Pilotgruppe HE - Workshop 1 Dato?? Møde i styregruppen? Pilotgruppe HE - Workshop 2 Dato? Møde i styregruppen Dato? Projektering Plan Udbud Rømning - sammenrykning januar februar marts april maj juni 2007 juli august september oktober november december Plan udførelse Plan udførelse Plan udførelse Projektering og udbud Udbud plan Rømning - sammenrykning plan 300 Indflytning januar februar marts april maj juni 2008 juli august september oktober november december Plan udførelse Plan udførelse Plan udførelse Projektering og udbud Udbud plan Rømning - sammenrykning Indflytning 2009 januar februar marts april maj juni juli august september oktober november december Plan udførelse Plan udførelse Plan udførelse Rømning - sammenrykning Indflytning 2010 januar februar marts april maj juni juli august september oktober november december Rømning - sammenrykning Indflytning 22

23 INDEX AF - Materialeindex for A-bygningen Kontor standard Gulv: Ege Epoca Chess Grøn Vægge: Hvid NCS?? - glans?? Dekoration: Farvede vægflader iht. standarder for A-bygning Døre: Glaspartier: Lofter: Systemloft med fast frise Corridor swing i ganglinie The-køkken Gulv: Vægge: Lofter: Toiletter: 23

24 New Ways of Working på Danfoss videndeling social innovation samarbejde koncentrationsarbejde projektarbejde hjemmearbejde møder - global konkurrence videomøder - telefonsamtaler kort reaktionstid - kvalitetssikring 24

25 New Ways of Working - Hvad er det????? New Ways of Working er et begreb som handler om at arbejde kan foregå alle steder. På kontoret, i hjemmet og på farten. Og at videndeling kan optimeres vha. teknologien (dvs. , telefon, fælles databaser etc.) På arbejdspladsen foregår videndeling ved at indrette kontoret efter principperne bag aktivitetsbaserede arbejdsmiljøer. Dvs. at medarbejdere placeres i miljøer sammen med de kollegaer, som de har arbejdsrelation til og dermed har brug for at dele viden med. Kontormiljøerne indrettes med det nødvendige antal koncentrationsrum, telefonrum, møderum, så de fysiske rammer understøtter arbejdsgangen i det pågældende kontorområde. På Danfoss går hele ideen om nye indretninger i kontormiljøerne under betegnelsen New Ways of Working. 25

26 Visionen - Hvorfor forandre? Direktionen ønsker: Arbejdsmiljøer der befordrer videndeling og tværfagligt samarbejde. Kreative arbejdsmiljøer der befordrer innovation og mangfoldighed. Fleksible arbejdsmiljøer der i højere grad understøtter successive organisationsforandringer og nedsætter reaktionstiden i organisationen.???? Aktivitetsbaserede arbejdsmiljøer, hvor man går fra personligt ejede arealer til fælles ejede arealer. Arbejdsmiljøer der arbejdsmæssigt giver en bedre udnyttelse af de samme m2. Visionen er vedtaget af Danfoss direktionen samt øvre lederniveau Konkurrence, effektivisering, kvalitet, hastighed, Synergi, Bedre arbejdsmiljø, tiltrække nye medarbejdere. 26

27 Den nye indretning - Mere åbne miljøer til videndeling SOCIAL INNOVATION V I D E N D E L I N G S A M A R B E J D E Det aktivitetsbaserede arbejdsmiljø er ofte et åbent kontormiljø, da erfaringer viser at muligheden for bedre samarbejde og dermed mere videndeling, større produktivitet, kortere reaktionstid opnås bedst, når mennesker har visuel kontakt og kan overvære aktiviteterne på arbejdspladsen. Det forudsætter dog at medarbejderne trives i miljøet. Det er derfor vigtigt, at ledelsen er meget opmærksom på at indretningen tilgodeser alle arbejdsformer som foregår på stedet. Dvs. at der skal på være rum til koncentrationsarbejde, projektarbejde, møderum, langvarige telefonsamtaler etc. Alle disse behov skal der tages højde for i indretningsprocessen for at opnå det ønskede resultat. 27

28 Arbejdsopfattelse SOCIAL INNOVATION V I D E N D E L I N G I N F O R M A T I O N S A M A R B E J D E Arbejde i det aktivitetsbasere arbejdsmiljø Kaffesnak: spontane korte møder over en kop kaffe Møder: planlagte møder i mødelokale / mødeområde PC: arbejde ved sin arbejdsstation Koncentrationsarbejde: F.eks. skrivearbejde på sin plads i det åbne kontormiljø eller evt. i dobbeltkontor eller i stillerum Telefoni: Telefonsamtaler i stillerum, ved sin arbejdsstation eller evt. i cafeområdet Arbejde er mange ting det er bl.a. diskussioner og møder, såvel korte som lange, planlagte som spontane (samarbejde) det er bl.a. koncentrationsarbejde (enearbejde) KONCENTRATION PROJEKTARBEJDE F Æ L L E S M Å L HJEMMEARBEJDE 28

29 Trivsel i det åbne kontormiljø NY KRAV TIL ADFÆRD MILJØET KRÆVER T I L V Æ N N I N G MAN SKAL HAVE PRØVET DET FOR AT FORSTÅ DET N Y T M I L J Ø - N Y U D F O R D R I N G Støj! er det største problem i åbne kontormiljøer. Årsagen skyldes ofte: - Man skal vænne sig til at sidde i det åbne kontormiljø. Fordelen ved at sidde i det åbne miljø er at man indirekte får megen information, når man med venstre øre hører kollegaers samtaler! (Videndeling) - Man skal vænne sig til baggrundsstøjen - aktiviteten - Der tages for lidt hensyn på arbejdspladsen. Det vil helt sikkert være nødvendigt og en god ide at drøfte adfærden, så alle vænner sig til at tage hensyn til sine kollegaer. - Man har det ikke godt hvis man tager cellekontors - mentaliteten med ud i det åbne kontormiljø. - Personale med særlig meget koncentrationsarbejde bør arbejde i et dobbeltkontor RUMMENE SKAL BRUGES R I G T I G T 29

30 Processen Fra cellekontor til åbent kontormiljø G R U N D I G BRUGERANALYSE ALLE SKAL HØRES I N F O R M A T I O N FORDELE / ULEMPER HVORDAN OPNÅR VI 95% T I L F R E D S H E D? BRUGERNE HAR BRUG FOR NOGET KONKRET AT DISKUTERE UD FRA RAMMEBETINGELSER skal ligge 100% fast. Dvs. hvem bør/skal tildeles enmandskontor. Hvor mange m2 min./max. pr. medarbejder. Standard inventarprogram. Ny indretning er et LEDELSESPROJEKT. Ledelsen skal deltage 100% i projektet og have klart definerede intentioner med den nye indretning. MEDARBEJDERINDDRAGELSE udelukkende i den del som medarbejderne har indflydelse på. Ønsker mht. placering af borde og stole, antal møderum, antal dobbeltkontorer, antal stillerum. Størrelser på arbejdsgrupper. Lederen gennemgår medarbejdernes ønsker i samråd med arkitekten. Derefter udarbejdes endeligt layout. 3D PRÆSENTATION mange mennesker er visuelt orienteret, så derfor er letforståelige illustrationer et godt værktøj til processen. Folk har svært ved at godkende noget de ikke forstår. 30

31 Processen Fra cellekontor til åbent kontormiljø G R U N D I G BRUGERANALYSE ALLE SKAL HØRES I N F O R M A T I O N FORDELE / ULEMPER HVORDAN OPNÅR VI 95% T I L F R E D S H E D? BRUGERNE HAR BRUG FOR NOGET KONKRET AT DISKUTERE UD FRA RAMMEBETINGELSER skal ligge 100% fast. Dvs. hvem bør/skal tildeles enmandskontor. Hvormange m2 min./max. pr. medarbejder. Standard inventarprogram. Ny indretning er et LEDELSESPROJEKT. Ledelsen skal deltage 100% i projektet og have klart definerede intentioner med den nye indretning. MEDARBEJDERINDDRAGELSE udelukkende i den del som medarbejderne har indflydelse på. Dvs. ønsker mht. placering af borde og stole, antal møderum, antal dobbeltkontorer, antal stillerum. Størrelser på arbejdsgrupper. Lederen gennemgår medarbejdernes ønsker i samråd med arkitekten. Derefter udarbejdes endeligt layout. 3D PRÆSENTATION mange mennesker er visuelt orienteret, så derfor er letforståelige illustrationer et godt værktøj til processen. Folk har svært ved at godkende noget de ikke forstår. 31

32 Motivation for forandring information og inddragelse Man er som regel skeptisk overfor det man ikke har prøvet før! Man skal have prøvet det for at forstå det! Det er en meget følsom proces, da det berører medarbejdernes faste siddeplads. Processen er derfor ligeså meget en psykologisk proces som en proces om at få indrettet det nye kontor. Derfor skal man have skabt motivations omkring forandringsprocessen dette gøres ved at informere om intentioner samt ved at indrage medarbejderne. Medarbejderne skal motiveres til at se mulighederne i de nye miljøer 32

33 100 % Brugerinddragelse - et forslag Man kunne evt lade brugerne flytte ind i det store åbne rum og derved lade dem fornemme hvor megen plads de har! Dette kunne være en god måde at håndtere brugerne rent psykisk en motiverende proces! Derved får brugerne et projekt at være fælles om, det vil måske styrke dem i samarbejde, samt få en direkte føling of forståelse af hvad det nye koncept går ud på samt selv tage stilling til hvordan de optimalt udnytter kvadratmeterne! Det er hensigten at brugerne skal have de bedste rammer til deres arbejde nødvendigvis er det ikke kontorer som de er indrettet i dag, men det er givet heller ikke store åbne kontormiljøer vi skal finde den gyldne middelvej. NY INDRETNING et ledelsesprojekt. CF-modellen Selvanalyse med fokus på et mål som læner sig op ad visionen. Arkitekterne kaldes ind, når afdelingen har diskuteret HR-emne på afdelingsmøderne føres til referat! 33

34 Adfærd i det åbne kontormiljø nye krav NY KRAV TIL ADFÆRD DIGITAL ARKIVERING L A V M Æ L T T A L E INGEN TALE PÅ TVÆRS AF L O K A L E T BRUG EVT. HEADSET Lav fælles regler for adfærd - Orden, Digital arkivering - Ingen tale/råben på tværs af lokalet! - Brug evt. headset til telefoni samt mobile telefoner - RUMMENE SKAL BRUGES R I G T I G T 34