Assens Kommune Aftalemateriale Tilbudsindhentning Prisaftale på proteser Kontraktstart

Transkript

1 Assens Kommune Aftalemateriale Tilbudsindhentning Prisaftale på proteser Kontraktstart

2 Indhold Prisaftale på proteser i Assens Kommune Indledning Generel beskrivelse af prisaftalen Aftaleansvarlig Aftalens omfang Indgåelse af kontrakt Tidsplan Generelle vilkår for tilbudsindhentning Tilbudsindhentning Formkrav Sprog Ejendomsret Spørgsmål til materialet Tilbudsfrist Åbning af de indkomne tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Ordregivers forbehold Alternative bud Konsortier Kontraktudkast og tilbudsgivers forbehold Fortrolighed Udvælgelses-/egnethedskriterier Tilbudsvurdering Tildelingskriterier Prisaftale vedr. proteser Parterne Kontraktgrundlag Prisaftalens omfang Kontraktperiode Optioner Kontakt mellem parterne Bestilling af varer Levering og leveringsbetingelser Følgeseddel Returvarer Side 2 af 19

3 11 Priser Prisregulering Fakturering Ændring af produktsammensætning Betaling Bonus, gebyrer mv Offentlige påbud Miljø Kontakt mellem parterne Statistik Garanti og reklamation Forsinkelse Mangler Misligholdelse Misligholdelsesbeføjelser Opfyldelseshindringer, herunder force majeure Etik og socialt ansvar Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Underleverandører Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Erstatning og forsikring Kontraktændringer Opsigelse Afgørelse af tvister Tredjemandsrettigheder Underskrift Bilagsoversigt Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3 Tilbudsliste Kravspecifikation Tro- og love erklæring Side 3 af 19

4 Prisaftale på proteser i Assens Kommune 1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af prisaftalen Assens Kommune ønsker at indgå en prisaftale på proteser til kommunens borgere, som er berettiget til tilskud efter Servicelovens 112. De omfattede produkter beskrives i det efterfølgende som proteser. Der gøres opmærksom på, at da proteser er omfattet af Servicelovens 112, har borgerne i Assens Kommune ret til selv at vælge leverandør på området, uanset hvilken leverandør Assens Kommune indgår nærværende prisaftale med. Derudover gøres der opmærksom på, at nærværende prisaftale ikke er gensidigt bebyrdende grundet borgernes ret til frit leverandørvalg. Prisaftalen vil derfor udelukkende blive brugt til at beregne Assens Kommunes tilskud til de borgere, som ønsker tilskud til køb af proteser. Aftalematerialet er sendt ud til relevante leverandører på markedet. 1.2 Aftaleansvarlig Indkøb og Udbud i Assens Kommune er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af tilbudsindhentningen. Indtil underskrift af kontrakten varetages al kommunikation vedrørende tilbudsindhentningen af: Assens Kommune Rådhus Allé Assens Att.: Sara Larsen 1.3 Aftalens omfang Prisaftalen forudsættes indgået med én leverandør for perioden 1. oktober september 2018 med mulighed for forlængelse i op til 2 x 12 måneder. Det samlede forbrug af produkter omfattet af prisaftalen udgør på årsbasis ca kr., excl. moms. Der er alene tale om et på historiske data baseret estimat, som ikke er bindende for ordregiver. Det faktiske forbrug vil derfor kunne være såvel større som mindre. Ordregiver forpligter sig ikke ud over sit faktuelle behov. Da borgeren har frit valg med hensyn til valg af leverandør, kan der ikke garanteres noget salg inden for prisaftalen. Prisaftalen afgør alene, hvad der kan ydes i tilskud til en given leverance. I perioden januar 2015 til juni 2016 var der 36 borgere med bevillinger til proteser i Assens Kommune. Kravspecifikationen fremgår af aftalematerialets bilag 2. Udkast til kontrakten fremgår af aftalematerialets kapitel 3. Side 4 af 19

5 1.4 Indgåelse af kontrakt I tilfælde af tilbudsgivers tildeling af kontrakten indgås den i kapitel 4 vedlagte kontrakt. Kontrakten regulerer kontraktens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede materiale. Kontrakten skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Den udfyldes af ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse. 1.5 Tidsplan Aktivitet Tidspunkt Fremsendelse af materiale Tirsdag d. 2. august 2016 Spørgefrist Torsdag d. 8. september 2016 Tilbudsfrist Torsdag d. 15. september 2016 Tildeling af prisaftale Uge 38 Underskrivelse af prisaftale Uge 39 Kontraktstart Lørdag d. 1. oktober 2016 Side 5 af 19

6 2. Generelle vilkår for tilbudsindhentning 2.1 Tilbudsindhentning Tilbudsindhentningen vedrører en prisaftale på proteser. Prisaftalen skal udelukkende bruges til beregning af tilskud til kommunens borgere. Nærværende tilbudsindhentning er ikke omfattet af udbudsloven, da prisaftalen ikke har karakter af en gensidig bebyrdende aftale, jf. BEK nr af 23/12/2012. Tilbudsindhentningen gennemføres derfor ikke i henhold til de detaljerede procedureregler i udbudsloven. 2.2 Formkrav Tilbudsgiver opfordres til at fremsende sit samlede tilbud i ét eksemplar (original version) samt på en USB-nøgle. Ved uoverensstemmelser mellem de afleverede eksemplarer har den trykte original forrang. Alle forhold i aftalematerialet skal være indregnet i tilbuddet. Assens Kommune er berettiget, men ikke forpligtet, til at indhente supplerende oplysninger. Alle beløb i tilbuddet skal angives i danske kroner eksklusiv moms. Vedlagt tilbudsliste (bilag 1) skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen i uændret form og kompatibel med Microsoft Excel. Det betyder, at der ikke må ændres i den fortrykte tekst (kun gule felter udfyldes) eller ændres i opsætningen, ligesom der ikke må indsættes eller slettes rækker og/eller kolonner, og heller ikke ændres i skriftstørrelser, skriftfarve el. lign. Omgåelse af dette kan medføre, at tilbuddet afvises som ikke-konditionsmæssigt. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i aftale- og kontraktperioden skal være på dansk. 2.4 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 2.5 Spørgsmål til materialet Alle henvendelser i forhold til tilbudsindhentningen, herunder spørgsmål til aftalematerialet, skal fremsendes pr. til udbudskonsulent Sara Larsen, sarla@assens.dk under overskriften Prisaftale på proteser. Telefonisk korrespondance kan resultere i overtrædelse af ligebehandlingsprincippet. Ordregiver skal derfor opfordre tilbudsgiverne til at afstå fra at rette telefonisk henvendelse til ordregiver. Side 6 af 19

7 Spørgsmål, der modtages af ordregiver inden torsdag d. 8. september 2016, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil kun blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. De stillede spørgsmål samt besvarelsen heraf vil i anonymiseret form blive lagt ud på Assens Kommunes hjemmeside: senest 6 dage før tilbudsfristens udløb. Det er op til tilbudsgiver selv at indhente spørgsmål svar og eventuelle rettelsesblade på ovennævnte hjemmeside. 2.6 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Prisaftale på proteser og Må kun åbnes af Indkøb og Udbud. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest torsdag d. 15. september2016, kl på følgende adresse: Assens Kommune Rådhus Allé Assens Att.: Indkøb og Udbud - Sara Larsen 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende 90 kalenderdage efter tilbudsfristens udløb. 2.9 Ordregivers forbehold Den valgte leverandør må acceptere større eller mindre leverancer i aftaleperioden med baggrund i ændring af antallet af berettiget borgere samt disses valg af leverandør Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud Konsortier Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, hvilken befuldmægtiget konsortiet har udpeget til at udgøre den kontraktansvarlige over for ordregiver. For konsortier skal oplysningerne under aftalematerialets afsnit 2.14 gives særskilt for hver deltager i konsortiet Kontraktudkast og tilbudsgivers forbehold Ordregiver har udarbejdet det i aftalematerialet indeholdte kontraktudkast. Ved afgivelse af tilbud accepterer tilbudsgiver de vilkår, der følger af kontraktudkastet. Tilbudsgiver opfordres til at afstå fra at tage forbehold, herunder standardforbehold, i tilbuddet. Forbehold i tilbuddet kan medføre, at tilbuddet afvises. Side 7 af 19

8 Såfremt tilbudsgiver opfatter vilkår i kontrakten som uacceptable eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil frem for at tage forbehold. Ordregiver vil herefter tage stilling til, om der skal foretages ændringer i aftalematerialet Fortrolighed Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt af ordregiver dog med de begrænsninger, som følger af lovgivningen. Hvis der er dele af tilbuddet, som tilbudsgiver mener, er af en sådan karakter, at de skal undtages fra aktindsigt, bedes dette tydeliggjort i tilbuddet. Det skal i givet fald præciseres, hvad der er begrundelsen for, at tilbudsgiver ikke mener, at der skal gives aktindsigt i disse dele. I sidste ende er det dog ordregiver, der træffer beslutning om hvorvidt, og i hvilket omfang, der skal meddeles aktindsigt i henhold til offentlighedslovens regler Udvælgelses-/egnethedskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. For konsortier og konsortielignende konstellationer gælder dokumentationskravet for samtlige deltageres vedkommende. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. a) Kort beskrivelse af tilbudsgivers virksomhed (navn på selskab, selskabsform, tidspunkt for selskabets stiftelse, adresse samt oplysning om kontaktperson og dennes kontaktdata, herunder ) b) Tro og love erklæring om, at virksomheden ikke har gæld til det offentlige, der overstiger kr. Formular, der skal benyttes af tilbudsgiver til denne erklæring, indgår som en del af aftalematerialet (se bilag 2). c) Kopi af gyldig erhvervs- og produktansvarsforsikring jf. 31 i kontraktudkastet. Forsikringen skal mindst dække med en samlet årlig forsikringssum på danske kr.. Leverandørens eventuelle selvrisiko må ikke overstige danske kr. pr. skade. Ordregiver vil på baggrund af den under punkt a-c oplistede dokumentation vurdere, om tilbudsgiver er egnet til at udføre opgaven. Tilbudsgivere, der på baggrund af den fremlagte dokumentation, ikke vurderes egnede til at løfte den udbudte opgave, vil ikke komme i betragtning ved tildelingen af kontrakten Tilbudsvurdering Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver den laveste pris. Ordregiver forbeholder sig ret til at indhente supplerende oplysninger om de tilbudte produkter. Side 8 af 19

9 2.16 Tildelingskriterier Tildelingskriterie Procentdel 1. Pris Ved pris forstås den samlede, laveste pris jf. tilbudslisten. Priserne skal tilbydes i danske kroner excl. moms og være gældende ved kontraktstart. Samtlige omkostninger skal være inkluderet i prisen. 100 % Side 9 af 19

10 3. Prisaftale vedr. proteser Nærværende prisaftale er en integreret del af det samlede aftalemateriale. Prisaftalen skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Prisaftalen udfyldes af ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse. 1 Parterne Nærværende kontrakt er indgået mellem Assens Kommune Rådhus Allé Assens (i det følgende kaldet ordregiver) og [KONTRAKTHAVER] [Adresse] [Postnr.] [By] (i det følgende kaldet kontrakthaver) 2 Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået efter tilbudsindhentning i forbindelse med indhentning af prislister til brug for beregning af tilskud til borgere, som er berettiget til økonomisk hjælp til proteser. Nærværende tilbudsindhentning er ikke omfattet af udbudsdirektivet, da prisaftalen ikke har karakter af en gensidig bebyrdende aftale, jf. BEK nr af 23/12/2012. Tilbudsindhentningen gennemføres derfor ikke i henhold til de detaljerede procedureregler i udbudsdirektivet. Kontrakten beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Prisaftale mellem kontrakthaver og ordregiver B. Aftalemateriale med bilag fra ordregiver herunder offentliggjorte spørgsmål og svar, samt evt. yderligere oplysninger der er offentliggjort i løbet af udbudsperioden. C. Kontrakthavers tilbud med bilag. Ovennævnte dele af kontraktgrundlaget er angivet i prioriteret rækkefølge, således at en højere prioritet ved fortolkning af kontraktgrundlaget har forrang frem for en lavere prioritet. Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende kontrakt til at levere de i aftalematerialet nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. 3 Prisaftalens omfang Levering af proteser til den i 1 nævnte ordregiver. Leverancens omfang bestemmes af de ordrer, som ordregiver løbende afgiver. 4 Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra den 1. oktober 2016 og er uopsigelig for begge parter indtil den 30. september 2018, jf. dog 24 vedr. misligholdelse. Side 10 af 19

11 5 Optioner Ordregiver kan forlænge kontrakten i op til 2 x 12 måneder med 12 måneder af gangen. Forlængelse sker i givet fald på uændrede kontraktvilkår. Meddelelse herom skal gives til kontrakthaver senest 3 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse. Såfremt optionen udnyttes, ophører kontrakten uden særskilt opsigelse ved optionens udløb. 6 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. Kontrakthavers besøg skal aftales i forvejen med den hos Assens Kommune ansvarlige person. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra kontrakthavers side lægges op til en positiv dialog om Assens Kommunes indkøbsbehov. På hver af partnernes initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem kontrakthaver og ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 6 måneder fra kontraktens ikrafttræden. 7 Bestilling af varer Det skal være muligt at bestille pr. , telefon eller når tilbudsgivers konsulent foretager opmålinger af borgere. Der må kun leveres varer til borgere, hvor der foreligger en skriftlig bevilling. Alle ansøgninger om bevillinger skal ske digitalt via Det er udelukkende Assens Kommune, som afgør hvad der bevilges. Proteser er omfattet af Servicelovens bestemmelser om frit leverandørvalg for særlige personlige hjælpemidler. Brugerne har mulighed for at vælge en anden leverandør end den leverandør, som Assens Kommune har valgt at få udgifterne til hjælpemidlet refunderet. Dog højst med det beløb som Assens Kommune skulle have betalt for det pågældende hjælpemiddel hos egen leverandør. Det er alene Assens Kommune, der i samråd med borgeren afgør tidspunktet for anskaffelse eller fornyelse af proteserne. Leverandøren må ikke selv tage initiativ til fornyelse af proteser. Såfremt dette sker, vil det blive betragtet som misligholdelse af kontrakten, og de afledte omkostninger er Assens Kommune uvedkommende. Relevant personale hos kontrakthaver skal orienteres om kontraktgrundlaget, således at det sikres, at ordregivers borgere mv. kun tilbydes varer, som er omfattet af kontrakten, medmindre andet er skriftligt aftalt med ordregiver. 8 Levering og leveringsbetingelser Proteserne skal udleveres til borgeren efter konsultation, måltagning og afprøvning på kontrakthavers klinik. Kontrakthaver skal tilbyde konsultationstid inden for 10 hverdage fra borgerens første henvendelse. Ved akutte og/eller traumatiske behov skal konsultation tilbydes med dags varsel. Side 11 af 19

12 Individuelt fremstillede proteser skal udleveres til 1. afprøvning indenfor 25 dage fra første konsultation. Mindre reparationer/tilretninger af den udleverede protese skal ske indenfor 1 døgn efter protesen er udleveret. Ved levering er i øvrigt følgende betingelser gældende: Der accepteres ikke krav om minimums ordrestørrelse eller gebyrer af nogen art Den almindelige regel om undersøgelsespligt ved levering gælder ikke Ved eventuelle forsinkelser/restordrer skal kontrakthaver straks kontakte den pågældende bestiller pr. telefon eller . Kontrakthaver skal kontakte borgeren, såfremt leverancen er forsinket i forhold til det aftalte. Der må ikke uden forudgående accept eller aftale leveres andre varer end det bevilligede. 9 Følgeseddel Med hver leverance skal der afleveres en følgeseddel. Følgende oplysninger skal som minimum fremgå af følgesedlen: Rekvirent Borgerens navn og CPR-nr. EAN-lokationsnummer Dato Antal Varenummer Varenavn Evt. restordrer 10 Returvarer Fejleverancer for tilbudsgivers side skal kunne returneres uden udgift for borgeren og Assens Kommune. Tilbudsgiver betaler fragten. Ved returnering af produkter skal kontrakthaver hurtigst muligt sende en elektronisk kreditnota til bestiller. 11 Priser For bestillinger foretaget i henhold til kontrakten gælder de i kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser. Der accepteres ikke gebyrer af nogen art. Ved lejlighedsvise prisnedsættelser, som er lavere end de i kontrakthavers tilbud angivne priser, skal det sikres, at produkterne tilbydes de indkøbende enheder til laveste priser. Ved tilbud på øvrigt sortiment skal disse priser være konkurrencedygtige i hele aftaleperioden. Såfremt kontrakthaver jf. 14 bestemmelserne om Ændring af produktsammensætning introducerer erstatningsprodukter, svarende til produkter på tilbudslisten, skal ordregiver have mulighed for at købe disse til de i tilbudslisten angivne priser for de oprindelige produkter. Hvis det bestilte produkt er udgået, ved produktændringer eller ved lang leveringstid skal et andet produkt med tilsvarende standard og pris straks tilbydes. Side 12 af 19

13 Hvis nye, forbedrede, godkendte og evt. billigere produkter kommer på markedet, skal disse omgående tilbydes til ordregiver ud fra de samme kalkulationsprincipper, som ligger til grund for kontrakthavers tilbud. De forbedrede produkter skal stadig opfylde de i aftalematerialet angivne minimumskrav. Kontrakthaver skal på forlangende fremsende en revisorpåtegnet erklæring, som dokumenterer kalkulationen, til ordregiver. Eventuelle udgifter forbundet med udarbejdelse og fremsendelse af erklæringen er ordregiver uvedkommende. 12 Prisregulering Priserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra kontraktens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer i henhold til nettoprisindekset. Første prisregulering kan ske med virkning fra den , og prisreguleringen kan maksimalt svare til den procentvise udvikling fra til Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Beslægtede varer indenfor samme produktkategori følger samme prisregulering. Øvrige varer kan således også kun reguleres 1 gang årligt. Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at kontrakten er indgået, og som bliver pålagt kontrakthaver i forhold til de af kontrakten omfattede produkter, tillægges de aftalte priser. Prisregulering sker på kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal meddeles ordregiver senest 14 dage før ikrafttræden. Varsel om prisreguleringer skal sendes til Assens Kommune, indkoeb@assens.dk. Prisændringers ikrafttræden er betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. til Assens Kommune inden ændringens ikrafttræden. Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af kontrakten omfattede produkter, skal uden ophold komme ordregiver til gode. 13 Fakturering Alle fakturaer skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. Fakturaer må ikke samles og omhandle flere borgere, dvs. der skal sendes 1 faktura pr. borger. Fakturaer skal indeholde følgende oplysninger: EAN-lokationsnummer på den enhed hos ordregiver, som skal modtage fakturaen Evt. ordregiverens ordre-/rekvisitionsnummer Rekvirent Borgerens navn og CPR-nr. Varenummer iht. tilbudsliste Varebetegnelse og kvantum Fakturabeløb Kontrakthavers CVR-nummer Elektroniske fakturaer skal udarbejdes i det fællesoffentlige format OIOUBL og fremsendes via VANS (Value Added Network Service). Side 13 af 19

14 Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. 14 Ændring af produktsammensætning Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i produkternes sammensætning, er kontrakthaver pligtig til omgående at informere ordregiver herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet. Såfremt kontrakthaver ved produktudvikling eller på anden måde udvider sit sortiment med nye produkter, som kvalitetsmæssigt svarer til produkterne i kontraktens nettosortiment, skal kontrakthaver efter aftale med ordregiver tilbyde ordregivers borgere disse produkter. 15 Betaling Betalingsbetingelsen er 30 dage netto fra modtagelse af korrekt elektronisk faktura. 16 Bonus, gebyrer mv. Omsætningen som følge af denne kontrakt med ordregiver må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, gebyr, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Overtrædelse af denne bestemmelse vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. 17 Offentlige påbud Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud gældende for en tilbudt vare såvel på tidspunktet for indgåelse af kontrakten som i kontraktperioden. Sker der i kontraktperioden ændringer i offentlige påbud, der på væsentlige områder ændrer den udbudte opgave, vil parterne kunne anvende reglerne i 34 vedr. afgørelse af tvister til at løse eventuelle tvivlsspørgsmål. Overtrædelser af offentlige påbud vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. 18 Miljø Kontrakthaver skal garantere, at alt hvad der bliver leveret under nærværende kontrakt opfylder den/de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mm. Endvidere ønsker ordregiver aktivt at medvirke til, at der skabes et sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt arbejdsmiljø i såvel ordregivers egne afdelinger, institutioner m.v. som hos ordregivers leverandører af varer og tjenesteydelser. På ordregivers forlangende skal kontrakthaver, i relevante tilfælde uden udgifter for ordregiver, fremskaffe den nødvendige dokumentation, til brug for miljøvurdering af produktet. 19 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra sælgers side lægges op til en positiv dialog om det enkelte indkøbsbehov. Side 14 af 19

15 Der afholdes statusmøder om aftalen 1 gang årligt, dog første gang 6 måneder fra kontraktens ikrafttræden. 20 Statistik Kontrakthaver skal efter anmodning med en måneds varsel udarbejde og fremsende statistik over omsætningen på aftalen. Medmindre andet er aftalt, skal statistikken indeholde detaljerede oplysninger om salget (i mængde og kr.) på varelinjeniveau fordelt på varer, UNSPSC, varegrupper, og bestiller. Statistik skal fremsendes elektronisk som en rå excel-fil (excel-fil uden formateringer og pivottabeller). Manglende indsendelse af efterspurgt statistik kan gøre kontrakthaver inhabil i genudbud af levering af proteser, da kontrakthaver kan være besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige potentielle tilbudsgivere. 21 Garanti og reklamation Er andet ikke bestemt i kontrakten, gælder Købelovens regler om handelskøb. I henhold til købeloven er reklamationsfristen for skjulte fejl og mangler to år. Konstaterer ordregiver mangler ved varen, kan denne kræve, at kontrakthaver afhjælper manglen enten ved reparation eller omlevering inden for rimelig tid medmindre dette vil være uforholdsmæssigt byrdefuldt for kontrakthaver. Undlader kontrakthaver på trods af opfordring hertil at afhjælpe manglen, er ordregiver berettiget til at lade manglen afhjælpe for kontrakthavers regning. Hvor intet andet er anført gælder købelovens reklamations- og ansvarsregler. Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende kontrakt. 22 Forsinkelse Ordregiver anser enhver forsinkelse for væsentlig. Brugeren samt Assens Kommune skal straks gøres opmærksom på evt. leveringsvanskeligheder, hvis kontrakthaver må forudse en forsinkelse i leveringen eller ikke kan levere den aftalte mængde. Den skriftlige meddelelse skal indeholde såvel årsag til forsinkelsens opståen som forventet varighed/omfang af forsinkelsen. Ny leveringstermin kan på baggrund heraf aftales, forudsat at ordregiver accepterer en sådan. Ved gentagne forsinkelser af enkeltstående leverancer, er ordregiver berettiget til at ophæve prisaftalen helt eller delvis med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiveren lider som følge af denne ophævelse. 23 Mangler Kontrakthaver er ansvarlig for mangler ved de af prisaftalen omfattede produkter efter dansk rets almindelige regler. Kontrakthaver afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpning. Hvis kontrakthaver tilkaldes til afhjælpning af fejl, der skyldes forhold, for hvilke ordregiver bærer risikoen, afholder ordregiver alle omkostninger. Side 15 af 19

16 Undlader Kontrakthaver, på trods af skriftlig anmodning herom, at opfylde sine ovennævnte forpligtelser til at foretage omlevering, er ordregiveren berettiget til, efter eget valg, at kræve forholdsmæssigt afslag eller hæve ordren. Hæves ordren helt eller delvis, er ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for Kontrakthavers regning. Hvis leverede varer gentagne gange er mangelfulde, eller hvis kontrakthaver gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering, er ordregiveren berettiget til efter forudgående skriftligt varsel at hæve prisaftalen med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiveren lider som følge af denne ophævelse. 24 Misligholdelse Som misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af kontrakthavers forpligtigelser, dvs. en hvilken som helst mangel, forsinkelse, fejlleverance m.v. Foreligger der misligholdelse, skal kontrakthaver uden ugrundet ophold meddele ordregiver dette samt underrette ordregiver om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden. Dersom kontrakthaver gentagne gange gør sig skyldig i misligholdelse, jf. ovenstående, betragtes dette som væsentlig misligholdelse. Desuden betragtes følgende forhold altid som væsentlig misligholdelse: Manglende overholdelse af bestemmelserne om bonus, gebyrer m.v. jf. 16 Overtrædelse af offentlige påbud Manglende overholdelse af bestemmelserne om e-handel Overtrædelse af kontrakthavers loyalitetsforpligtelser, herunder sin tavshedsforpligtelse (jf. 28) Overtrædelse af kontraktens bestemmelser om overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer (jf. 30). Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, betalingsstandsning, likvidation, åbning og forhandling om akkord eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrig. Såfremt boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel inden 5 arbejdsdage give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. 25 Misligholdelsesbeføjelser Ordregiver kan stille krav til den måde, hvorpå en konstateret misligholdelse skal bringes til ophør, samt de skridt, der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Væsentlig misligholdelse berettiger ordregiver til at ophæve kontrakten uden varsel. I øvrigt er kontrakthaver ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, dækningskøb, erstatningsansvar mv. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at betaling af erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden. 26 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure, hertil regnes kun generalstrejke, naturkatastrofer, krig o. lign., som forhindrer opfyldelse, bortfalder parternes forpligtelser i det omfang og så længe force majeure er til stede. Som force majeure regnes ikke vejrlig, lokale strejker og lockouts (opremsningen er ikke udtømmende). Side 16 af 19

17 Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure, skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure Forventet varighed af force majeure Indsats fra kontrakthavers side for genoptagelse af leveringen. Er force majeure isoleret til kontrakthavers virksomhed, eller områder kontrakthaver bærer risikoen for, kan ordregiver kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede. 27 Etik og socialt ansvar Ordregiver forudsætter, at kontrakthaver og denne underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikker og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning. Arbejdsvilkår i offentlige kontrakter (ILO-konvention nr. 94) Det forudsættes endvidere, at kontrakthaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 28 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Nærværende kontrakt er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres, uden at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i hele eller dele af kontrakten i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Ved kontraktens indgåelse skal der, såfremt én af parterne ønsker en offentliggørelse af kontrakten, udarbejdes en fælles pressemeddelelse. Ved eventuelle senere udtalelser til pressen om det af kontrakten omfattede, skal modparten orienteres om udtalelserne, inden disse offentliggøres. Prisaftalen vil blive gjort tilgængelig for ordregivers medarbejdere i ordregivers indkøbssystem. Kontraktshaveren og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne kontrakts indhold. Dette gælder også efter kontraktens udløb. Side 17 af 19

18 29 Underleverandører Såfremt kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af kontrakten, garanterer kontrakthaver for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis kontrakthaver selv havde udført leverancen. 30 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Kontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne kontrakt kan hverken i fuldt omfang eller kun delvist overlades til anden/andre kontrakthaver(er) uden forudgående skriftlig aftale med ordregiver. Kontrakthaver kan ikke overdrage, sælge eller optage lån på grundlag af de krav, som kontrakthaver har ifølge kontrakten med tilhørende bilag. Overtrædelse af bestemmelser i dette afsnit vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. 31 Erstatning og forsikring Kontrakthaver er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler for enhver person- og tingskade, herunder også erhvervs- og produktansvar samt hændelige skader, som måtte opstå i forbindelse med de af kontrakten omfattede produkter og sideprodukter. Kontrakthaver er forpligtet til at tegne professionel produktansvarsforsikring og opretholde sådan forsikring i hele kontraktperioden. Forsikringen skal mindst dække med en samlet årlig forsikringssum på danske kr. for tingskade. Kontrakthavers eventuelle selvrisiko må ikke overstige danske kr. pr. skade. Kontrakthavers erstatningsansvar er ikke begrænset til forsikringssummen. Kontrakthaver skal på forlangende forelægge dokumentation for tegnet produktansvarsforsikring i henhold til ovenstående. Ordregiver er desuden berettiget til på ethvert tidspunkt i kontraktens løbetid at forlange dokumentation for, at forsikringen er i kraft. Erhvervs- og produktansvarsforsikringen skal dække et ubegrænset antal skader, og forsikringen skal holdes i kraft indtil 6 måneder efter aftaleperiodens udløb. 32 Kontraktændringer Nærværende kontrakt, herunder bilag til kontrakten, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem ordregiver og kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, underskrevet af begge parter. Prisændringer i henhold til 12 betragtes ikke som en kontraktændring. 33 Opsigelse Ordregiver kan opsige kontrakten uden varsel hvis Statsforvaltningen på baggrund af en klagesag erklærer kontrakten for uden virkning. 34 Afgørelse af tvister Nærværende kontrakt er undergivet dansk ret. Alle tvister - herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af prisaftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse - skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af Side 18 af 19

19 tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er ordregivers retskreds. 35 Tredjemandsrettigheder Kontrakthaver indestår for, at kontrakthavers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder. Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Kontrakthaver overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde ordregiver skadesløs. Hvis tredjemands rettigheder hindrer kontrakthavers opfyldelse af kontrakten i et omfang, som er væsentligt og/eller byrdefuldt for ordregiver, er ordregiver berettiget til skriftligt at hæve kontrakten med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiver lider som følge af denne ophævelse. 36 Underskrift Nærværende kontrakt underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. Dato og underskrift Dato og underskrift Ordregiver Kontrakthaver Side 19 af 19