Best practice modellen

Transkript

1 Best practice modellen Sekretær Journalisering Leder Orienterer sig/fordeler Byggesagsbehandler Orienterer sig i sagen Høring af relevante parter Kontrollerer rådighedsindskrænkninger Udformer tilladelsen Udsendelse og efterbehandling af tilladelsen Rykker for mangler Rykker for mangler Sagen afsluttes

2 Formål: Journalisering At sikre, at sagen kan findes Sagsgangen består af: Sagen gives navn og nummer i kommunens journaliseringssystem

3 Journalisering Hvad fremmer sagsgangen? Journaliseringen skal tage udgangspunkt i ejendommen. Normalt tager journaliseringen udgangspunkt i en person, men her er det ejendommen, der er centralt. De organisatoriske rammer/procedurer skal være entydigt fastlagt, så det er klart hvem der gør hvad (fx husnumre). Sagen skal være et sted, således at den, der modtager posten, også journaliserer den.

4 Journalisering Hvad hæmmer sagsgangen? Ejendomsforhold og BBR ligger nogen steder i andre forvaltninger, fordi opgaverne traditionelt har hørt hjemme her. Det er vigtigt at sikre en hensigtsmæssig sagsgang med hensyn til disse opgaver. Det er muligt, at opgaverne med fordel kan flyttes til teknisk forvaltning. Redskaber? Kompetenceplaner Hensigtsmæssigt elektronisk journaliseringssystem (ESDH). ESDH skal fungere i sammenhæng m. GIS og fagspecifikke systemer fx BGS+. Det er sandsynligt, at der fortsat vil være behov for at have tegningerne i papirformat.

5 Lederen orienterer sig og fordeler sagen Formål: Giver lederen et overblik og sætter denne i stand til at kunne varetage sin ledelsesopgave i kontoret (herunder medarbejdernes arbejdsbyrde) Sagsgangen består af: Orienterer sig i sagerne

6 Lederen orienterer sig og fordeler sagen Hvad hæmmer sagsgangen? Lederen kan være en flaskehals i sagsflowet. Hvad fremmer sagsgangen? Byggesagsbehandleren henvender sig, hvis der er problemer. Fordelingsnøgler: Geografisk opdeling sagstyper mv. Redskaber? ESDH systemet giver lederen mulighed for af følge sagerne via sagslisten.

7 Orienterer sig i sagen Formål: Danne sig et overblik over sagens karakter, samt om ansøgningen er fyldestgørende Sagsgangen består af: Tjek om alt materiale er der Rekvirere yderligere materiale på baggrund af indhold

8 Orienterer sig i sagen Hvad fremmer sagsgangen? Fyldestgørende ansøgninger En god dialog Redskaber? Vejledninger til ansøger (Bygningsinspektørforeningen har udarbejdet eksempler på dette) Tjekliste over nødvendigt materiale til byggesagsbehandler Digitalt ansøgningssystem

9 Høring af relevante parter Formål: At sikre, at sagen belyses fuldt ud Sagsgangen består af: Stjernehøring af relevante parter

10 Høring af relevante parter Hvad fremmer sagsgangen? En klar kompetencefordeling, hvoraf det fremgår, at det er byggesagsbehandleren, der er ansvarlig for høring af relevante parter. Hvad hæmmer sagsgangen? Hvis det ikke af byggesagsbehandleren sikres, at det kun er de relevante parter, der høres, risikeres det, at høringsparterne ikke prioriterer opgaven, hvorved ikke al relevant information tilvejebringes. Redskaber? Kompetenceplaner Tjekliste over mulige høringsparter Redskab til elektronisk stjernehøring

11 Kontrollerer rådighedsindskrænkninger Formål: At vurdere, om projektet kan gennemføres Sagsgangen består af: Vurdere hvilke rådighedsindskrænkninger mv., der har betydning for sagen. Tjekke rådighedsindskrænkningernes mv. betydning for sagen.

12 Kontrollerer rådighedsindskrænkninger Hvad fremmer sagsgangen? Hvis ansøger selv har adgang til rådighedsindskrænkningerne og har viden om disse. Hvilke rådighedsindskrænkninger, der skal tjekkes afhænger af sagens beliggenhed og de indskrænkninger, der er på området. Rådighedsindskrænkningerne bør derfor også gøres tilgængelige via beliggenheden Hvad hæmmer sagsgangen? At ting, der ikke har betydning for sagen tjekkes At ting, der har betydning for sagen ikke tjekkes

13 Kontrollerer rådighedsindskrænkningerne Redskaber? Tjeklister over hvad, der skal tjekkes tilpasset den enkelte sagstype (evt. digital) Digital adgang til rådighedsindskrænkningerne, så der kan søges i dem. Visualisering via kort Internetbaseret ansøgningssystem, med integrerede rådighedsindskrænkninger.

14 Udformning af tilladelser Formål: Informere borgeren om sagens udfald tilladelse eller afslag. Sagsgangen består af: Udformning af brev sideløbende med kontrol af rådighedsindskrænkningerne.

15 Udformning af tilladelsen Hvad hæmmer sagsgangen? Overblikket kan mistes ved manglende systematik Uægtevilkår Kvalitetssikring Redskaber? Procedurebeskrivelse sikre overblik Kompetenceplan Digitale skabeloner med mulighed for fra- og tilvalg af vilkår

16 Formål: Udsendelse og efterbehandling af byggetilladelse Information til ansøger om udfaldet af byggetilladelsen Sikre dokumentation af vilkårene i tilladelsen.

17 Udsendelse og efterbehandling af byggetilladelse Sagsgangen består af: Byggetilladelse, bilag (tegninger, statiske beregninger m.m) samt påbegyndelses- og færdigmeldingskort samles Journalnummer på tegningerne Regninger udstedes BBR-registrering Byggetilladelsens påbegyndelses- og færdigmeldingsdatoer registreres i BGS+ og BBR Kortgruppen og kommuneatlas Interessenter informeres Evt. syn til ibrugtagning

18 Udsendelse og efterbehandling af byggetilladelse Hvad hæmmer sagsgangen? Færdigmelding lægges på sagen og noteres i BBR Anmeldelsessager færdigmeldes

19 Rykker for mangler Formål: At sikre, at byggeriet er opført i overensstemmelse med byggetilladelsen. Sagsgang: Der sendes et rykkerbrev til ansøger

20 Rykker for mangler Hvad hæmmer sagsgangen? Der bruges mange ressourcer på at rykke for mangler Hvad fremmer sagsgangen? Politisk fastlagt procedure for, hvordan inddrivelse af mangler foretages. Herunder diskussion af brugen af påbud. Standardbrev, hvor der står, hvad der er af mangler, og der gøres opmærksom på, at sagen mikrofotograferes, så kommende ejere kan se, hvad der er af mangler. Notat på BBR.

21 Rykker for mangler Redskaber? Kompetenceplan, hvor det vurderes, hvor stor en del af inddrivelsen af mangler, der kan overlades til administrativt personale Politisk beslutning om, hvilke redskaber, der anvendes i kommunen

22 Sagen afsluttes Formål: At opdatere, registre og arkivere Sagsgangen består af: Sagen afsluttes i diverse registre Sagen sorteres og arkiveres

23 Sagen afsluttes Hvad fremmer sagsgangen? Digitalisering af sagen Redskaber? Digitalisering af byggesagen, hvor byggesagen digitaliseres, når den kommer ind i kommunen. Herved vil denne sagsgang næsten forsvinde.