1. Bemærkninger og godkendelse af dagsorden (BBN) BBN bød velkommen til HSU-mødet og spurgte, om der var bemærkninger til dagsordenen.

Transkript

1 Møde den: 20. marts 2014 Frandsensalen, Nordre Ringgade 1, 8000 Aarhus C Ordinært HSU-møde REFERAT Til stede: Rektor Brian Bech Nielsen (BBN), Allan Flyvbjerg, Mette Thunø, Niels Chr. Nielsen, Jørgen Jørgensen, Louise Gade (LG), Aase Pedersen, Finn Folkmann, Per Dahl, Bertha B. Mortensen, Jørgen Riis, Uffe Pilegaard Larsen, John Kapstadt, Leif Flensborg, Claus Palle, Niels Relsted, Heidbra Jonsdottir, Peter Holm-Nielsen, Steen Henrik Møller, Lizzi Edlich/Lise Aaen (referent) Gæst: Christina Breddam Fraværende: Lise Lotte Sørensen, Søren E. Frandsen og Svend Hylleberg 1. Bemærkninger og godkendelse af dagsorden (BBN) BBN bød velkommen til HSU-mødet og spurgte, om der var bemærkninger til dagsordenen. Aase Pedersen (AP) forhørte sig om muligheden for at få tilsendt bilagsmaterialet vedrørende AU s kommende internationaliseringsstrategi (punkt 9) på dansk. Lise Aaen HR Konsulent Dato: 11. april 2014 Ref: LIE/ LAA Side 1/9 Louise Gade (LG) oplyste, at materialet kun foreligger i en engelsk version. BBN oplyste, at der den var tilgået HSU en mail vedrørende HSU s indstilling af 2 medlemmer til rådgivningsgruppen vedrørende stillingen som universitetsdirektør. Selve rådgivningsgruppen kommer til at bestå af 7 medlemmer (jf. vedtægten). Ledelsen har bedt FALK om at indstille 5 medlemmer, og HSU bliver bedt om at indstille to medlemmer. Rådgivningsgruppen vil blive orienteret om udkast til opslag, det samlede ansøgerfelt og får forelagt relevante indkomne ansøgninger mhp. at kunne rådgive rektor om, hvilke kandidater, der skal indkaldes til samtale. På forespørgsel af Per Dahl (PD) oplyste BBN, at de medlemmer af rådgivningsgruppen, som udpeges af HSU, ikke behøver at være medlem af HSU. AP meddelte, at TAP-gruppen indstiller Helle Colding Seiersen til rådgivningsgruppen, og Heidbra Jonsdottir (HJ) oplyste, at AC-gruppen indstiller Claus Palle. BBN takkede for hurtig tilbagemelding. 2. Opfølgning fra sidste HSU-møde Status på psykisk APV (BBN) BBN meddelte, at der den 6. marts 2014 var blevet afholdt et HSU/HAMU fællesmøde, hvor den fælles psykiske APV-handlingsplan blev drøftet. Handlingsplanen var på forhånd blevet bearbejdet i APV-følgegruppen. Der var kun ganske få kommentarer til handlingsplanen. På fællesmødet blev det un- Aarhus Universitet

2 derstreget, at det er vigtigt, at medarbejderne kan mærke, at der bliver gjort en indsats. Der var bred enighed om indsatsområder og mål. Side 2/9 På fællesmødet blev også APV-evaluering drøftet. I forhold til den psykiske APV havde der været drøftelse af kommentarfelter, hurtig levering af og form på data samt spørgsmålet om ejerskab til data. Der var blandt mødedeltagerne enighed om, at det er vigtigt, at det er AU, der ejer data. Metode og brug af in-house leverandør fastholdes derfor. I forberedelserne af APV2015 skal mulighederne for hurtigere levering af data undersøges. Det undersøges endvidere, om det er muligt at udlevere data uden grupperinger, så institutterne kan få særkørsler med det samme. Forslag til spørgeskema til APV 2015 vil blive drøftet i HSU og i HAMU, hvor der vil være særlig opmærksomhed på kommentar-felter samt spørgsmål, som medarbejderne kan have en opfattelse af ikke bliver brugt. I forhold til den fysiske APV var det primære kritikpunkt handlingsplansystemet SurveyXact, hvor det blev aftalt, at AUHR undersøger mulighederne for forbedringer af systemet. 3. Orientering fra formand og lederside a. Orientering om bestyrelsesmøde den 26. februar og den 30. april (BBN) BBN henviste til HSU-dagsordenens bilag 1. Dagsorden for BM den 26.februar BBN fortalte i forhold til Status for regnskab 2013, budget 2014 og besparelsesplaner, at bestyrelsen har fået en aktuel status for regnskabet for 2013, som viser, at AU kommer ud med et underskud, som er større end det budgetterede. BBN oplyste, at de endelige tal endnu ikke foreligger, da regnskabet er ved at blive revideret. Bestyrelsen havde på denne baggrund bedt ledelsen om at kigge grundigt på budget 2014 samt de følgende år. Forventningen for budget 2014 er fortsat, at AU i lighed med 2013 kommer ud med et underskud, hvorefter at økonomien i 2015 forventes at være i balance. BBN sagde, at HSU løbende vil blive orienteret om AU s økonomiske situation. BBN oplyste i forhold til punktet vedrørende Byggesager, at bestyrelsen havde taget ledelsens orientering om masterplanen for AU s fysiske udbygning frem mod 2028, herunder mulighederne for at udvide i forbindelse med fraflytningen af KH, til efterretning. BBN påpegede, at det er vigtigt, at AU på trods af gennemførte besparelser ikke går i stå. Han sagde, at AU fortsat fremadrettet skal have en vis vækst. HSU havde herefter en længere drøftelse af økonomien ifm. AU s fremtidige fysiske udbygning, BYGST s rolle, SEA s betydning mm. Herunder henviste Peter Holm-Nielsen (PHN) til et byggeprojekt i dissek-

3 tionskælderen på Anatomi, hvor husleje til staten og afskrivninger tilsyneladende var en stopklods for arbejdsmiljøforbedringer og ekstern indtjening. Side 3/9 Hertil svarede Allan Flyvbjerg (AF), at det aktuelle projekt på Anatomi nok skal blive til noget.bbn meddelte i forhold til dagsordenspunktet Prorektor for uddannelse, at processen er i gang og, at bestyrelsen forventes at træffe beslutning om ansættelse 30. april. HJ henviste til BBN s melding om forventet regnskabsresultatet for 2013 og bestyrelsens ønske om et ekstra kig på budget 2014 og spurgte om, der er planer for yderligere nedskæringer evt. i form af endnu en fyringsrunde BBN bekræftede, at underskuddet i 2013 er dårligere end budgetteret og, at bestyrelsen havde bedt universitetsledelsen om at gennemgå budget 2014 igen men, at der ikke er planer om at gennemføre yderligere fyringsrunder. PD bad, om der til HSU-mødet i juni kommer en gennemgang af det endelige regnskabsresultat for 2013 og budgetter for 2014 og BBN lovede, at HSU på juni-mødet vil få den ønskede gennemgang af regnskabsresultatet for 2013 samt ledelsens vurdering af udviklingen for resten af 2014 og PD spurgte, om det også er muligt at få en redegørelse for, hvordan den påtænkte buffer tænkes anvendt. Hertil oplyste BBN, at bufferen først er oparbejdet i 2016 og i 2014 vil den blive anvendt til afværgeforanstaltninger. Det er derfor for tidligt at give en egentlig redegørelse for dette. Uffe Pilegaard Larsen (UPL) sagde, at det er vigtigt, at HSU får kendskab til eventuelle usikkerheder i relation til økonomien mhp. at være bedst muligt forberedt. BBN lovede HSU, at fremlægge sin ærlige vurdering af AU s økonomi, når der et tilstrækkeligt grundlag herfor. BBN oplyste i forhold til punktet Status for intern problemanalyse, at kommissorium er udsendt, og han roste samtidig analysepanelets indsats. b. Aktuel status og det videre forløb for økonomiproces 2014 (BBN) BBN meddelte, at processen forløber efter den lagte plan, hvilket skyldes de mange dedikerede medarbejdere både på medarbejder- og lederside, som yder en stor indsats i processen. Tillidsrepræsentanterne har overalt udført et kæmpe stykke arbejde, og det samme gælder for HR-medarbejdere og ledere. Parthøringsbrevene blev som planlagt overbragt i perioden februar. Pt. behandles de indkomne partshøringssvar, som munder ud i en endelig beslutning om, hvorvidt

4 der skal ske afskedigelse. De påtænkt afskedigede og senere de afskedigede har fået og får information om støttemuligheder. Der er tilbud om individuel rådgivning til jobsøgning hos Mercuri Urval og mulighed for at aftale deltagelse i kompetenceudvikling. Side 4/9 Til brug for kompetenceudvikling af de medarbejdere, som bliver afskediget, har AU fået bevilget cirka 1,8. mio. kr. fra Kompetencesekretariatet (FUSA-midler), og kr. fra Varslingsfonden. Herudover har ledelsen suppleret med 1,5 mio. kr. Der findes information om kompetenceudviklingstilbuddene og, hvordan man søger om økonomisk støtte hertil på AU s temahjemmeside om økonomiproces Varslede og opsagte medarbejdere har også mulighed for at gøre brug af psykologisk rådgivning. Den eksterne rådgivning erstatter dog ikke den støtte og rådgivning, som de pågældende medarbejdere skal have fra deres ledere, kolleger og tillidsrepræsentanter i det daglige. Lederne forventes at følge op med hensyn til opgaver, eventuel overdragelse af opgaver, kompetenceudvikling, frihed til jobsøgning og trivsel i opsigelsesperioden for de afskedigede medarbejdere. Pr. 6. marts 2014 er der i alt 192 påtænkt afskedigede, fordelt på 73 i Administrationen og 119 på hovedområderne. Antallet af indgåede aftaler om frivillige fratrædelser er 153 fordelt med 42 i Administrationen og 111 på hovedområderne. BBN opfordrede til, at alle - selvom det er en svær tid med afskedigelser - forsøger at se fremad og holder fast i, at AU fortsat er et stærk universitet med udviklingsmuligheder, som skal udnyttes og udvikles yderligere. Universitetsledelsen vil gå forrest ved at tegne nogle pejlemærker og åbne drøftelser med medarbejderne. Bertha B. Mortensen (BBM) spurgte, hvilke begrundelser der kommer til at stå i afskedigelsesbrevet til medarbejderne, herunder om brevet vil komme til at indeholde svar på medarbejdernes kommentarer til partshøringen. LG svarede, at indholdet i brevet i mange henseender kommer til at svare til partshøringsbrevet samt svar på partshøringen og de specifikke kommentarer. De endelige breve udsendes den 26. marts. Af brevet vil det fremgå, om opsigelsen fastholdes eller ej. AP beklagede, at ledelsen havde fokuseret på overholdelse af tidsplan fremfor gennemførsel af en ordentlig partshøringsproces med tid til drøftelse af alternative muligheder. Det havde skabt frustration blandt ledere og medarbejdere. Hun håbede fortsat på, at der bliver mulighed for forhandling, inden afskedigelsesbrevene sendes, men oplevede HR som en bremseklods. BBN understregede, at processen er besluttet af universitetsledelsen og, at HR på opdrag fra ledelsen har udført et stort og godt stykke arbejde.

5 Steen Henrik Møller (SHM) mente, at reglerne omkring partshøring og -beskyttelse, individuel begrundelse mm. ifm. afsked er velegnede til enkeltsager, men kan være uhensigtsmæssige i den situation, som universitetet står i. Han fandt, at man inden for reglerne bør anlægge den tolkning der er til medarbejdernes bedste, og dermed bløde lidt op. Side 5/9 Allan Flyvbjerg (AF) fortalte, at han havde erfaring fra afskedigelsesprocesser fra tidligere og, at han i forhold til processen på AU fandt, at den havde kørt meget flot og efter bogen både hvad angår længde, inddragelse osv. c. Orientering fra underudvalget under HSU i forhold til senest udarbejdede personaleadministrative retningslinjer (LG) LG meddelte, at retningslinjerne vedrørende Forsikring ved tjenesterejser i udlandet, Kørsel i tjenestebil, Flekstid/fleksibel arbejdstid samt Job på særlige vilkår har været drøftet i det særligt nedsatte underudvalg. Hun havde følgende bemærkninger/præciseringer i forhold til de enkelte retningslinjer: Forsikring ved tjenesterejser i udlandet og Kørsel i tjenestebiler drejer sig primært om at præcisere forsikringsansvar. Flekstid/fleksibel arbejdstid er en rammeaftale, hvor det er op til lokal forhandling at lave egentlige flekstidsordninger. Job på særlige vilkår indeholder primært præciseringer af lovstof. På forespørgsel af BBM sagde LG, at der med lokal forhandling af flekstidsordning menes i LSU. HJ roste afsnittet om flekstid for at rumme mulighed for lokale tilpasninger men mente, at et fleksunderskud på 10 timer ved månedens udgang var for ufleksibelt. HSU drøftede herefter for og imod de 10 timers underskud, hvorefter BBN konkluderede, at 10 timers underskud på flekskontoen ved månedens udgang fastholdes. SHM spurgte, om Forsikring ved tjenesterejser i udlandet gælder alle medarbejdere og efterlyste samtidig en nærmere definitionen på en tjenesterejse. LG lovede at vende tilbage med svar til HSU. BBN konkluderede herefter, at indstillingerne med de fremkomne bemærkninger kunne tiltrædes. d. Orientering om status på prioriterede projekter i 2014 (JJ) Jørgen Jørgensen (JJ) sagde, at formålet med de seneste års arbejde med porteføjlestyring har været at få overblik og et bedre udgangspunkt for at prioritere. JJ oplyste, at status pt er, at der ca. er 100 projekter på bruttolisten. Han glædede sig over, at det er lykkedes at afvik-

6 le 29 store og små projekter. Han opfordrede i den forbindelse til også at have fokus på at fejre succeser. Side 6/9 JJ omdelte en liste over de 10 højst prioriterede administrative projekter på AU i Hovedparten af projekterne på listen har med uddannelsesområdet og it-understøttelse at gøre, men der er også projekter, som skal være med til at understøtte projektstyring. JJ anerkendte medarbejderrepræsentanternes ønske om at få en vurdering af ledelsens forventninger til projekternes fremdrift set i lyset af personalereduktionerne, men sagde, at det på nuværende tidspunkt ikke var muligt at give en præcis status på alle projekterne. Han forventede imidlertid, at han efter den kommende kvartals indrapportering kunne være mere præcis. BBM tilsluttede sig JJ s opfordring til også at have fokus på succeshistorierne. JJ lovede, at han vil involvere AU Kom heri således, at der kan komme mere fokus på de gode historier. På forespørgsel fra BBM oplyste JJ, at projektet vedrørende tidhåndtering bl.a. drejer sig om tidsallokering, tidsregistrering, funktionalitet ifm. projekter, databehandling mv. Han sagde endvidere, at der ikke er planer om at indføre tidsregistrering i enheder, som ikke anvender det i dag. Niels Chr. Nielsen (NCN) fortalte, at tidsregistrering i nogle enheder er en forudsætning for at kunne løse opgaverne bl.a. i forbindelse med myndighedsbetjening. På et spørgsmål fra AP om mødeaktivitet i SPARTO følgegruppen oplyste HJ, at SPARTO brugergruppen ofte mødes og, at der tilgår gruppen en del information. HJ ville derfor gerne anbefale, at AP som repræsentant for det administrative personale fremover indgår i brugergruppen, så hun får de nødvendige informationer. BBN noterede sig AP og HJ s bemærkninger og lovede, at AP vil få en tilbagemelding i forhold, hvornår SPARTO-følgegruppen får nærmere information. 4. Meddelelser fra næstformænd og medarbejdersiden a. Afholdelse af valg til SU-systemet AP meddelte, at det på grund af den igangværende budgetproces var blevet besluttet at udskyde afholdelse af valg til SU-systemet til senest 1. juni Denne beslutning havde ifølge AP affødt et andet problem, da der afholdes HSU-møde den 20. juni, hvor der er planlagt en evaluering af økonomiproces 2014 b. Temadrøftelse om strategisk kompetenceudvikling den 25. april 2014

7 BBN oplyste, at temadrøftelse vedrørende strategisk kompetenceudvikling, der oprindelig var skemalagt til 25. april 2014, er flyttet til den 2. maj, kl Side 7/9 AP supplerede med at fortælle, at hun håbede på, at alle fra udvalget deltager den 2. maj. Planen er pt. at Per Dahl (PH) og AP mødes med AU HR Kompetenceudvikling mhp. drøftelse af forslag til indhold. Finn Folkmann (FF) tog herefter ordet og fortalte, at dette var hans sidste HSU-møde og, at han derfor gerne ville benytte lejligheden til at fortælle, at han har været glad for den tid, han har siddet i HSU. FF fremhævede især de gode diskussioner samt indstillingen, der her havde været i hele processen fra fusionerne. BBN takkede herefter på vegne af HSU FF for en storartet indsats. Leif Flensborg (LF) kunne herefter fortælle, at han har valgt at stoppe pr LF takkede for 46 gode år på AU. Endelig meddelte Jørgen Riis (JR), at han også stopper pr. 1. juli BBN takkede også LF og JR for deres indsats. 5. Pause 6. Drøftelse af oplæg til proces vedrørende Evaluering af AU s personalepolitik + 7. Drøftelse af oplæg til proces vedrørende Evaluering af SU-struktur (LG) AU s personalepolitik fra 2011 og den ny SU-struktur skal i henhold til tidligere HS- beslutning evalureres i LG fortalte, at der foreligger et oplæg, som AU HR har udarbejdet i samarbejde med HSU-næstformændene. Planen for processen er, at der nedsættes et ad hoc udvalg, som dækker begge evalueringer, men som kører lidt tidsforskudt. HSU skal i april måned udpege hhv. 3 medarbejderrepræsentanter og 3 ledelsesrepræsentanter til ad hoc udvalget. AP fandt processen i forhold til evaluering af personalepolitikken var for lang. PD opfordrede til, at arbejdsmiljøorganisationen bliver repræsenteret i udvalget. HSU drøftede herefter proceslængde samt ad hoc udvalgets sammensætning herunder hvordan en evt. involvering af arbejdsmiljøorganisationen bør ske. BBN konstaterede, at der var en uenighed blandt medarbejderrepræsentanterne i forhold til sammensætning af udvalget og længden af processen.

8 Det blev besluttet, at LG sammen med næstformændene finpudser indstillingerne. Side 8/9 BBN konkluderede herefter på dagsordens punkt 6. og 7., at indstillingerne sendes tilbage til AU HR med henblik på en yderligere afklaring af sammensætning af ad hoc udvalg og proceslængde. 7. Drøftelse og vedtagelse af Principper for afvikling af lønforhandlinger på AU (LG) LG sagde, at den væsentligste ændring i Aftale om principper for afvikling af lønforhandling på AU er offentliggørelse af ledelsens lønforhandlingsbudget. BBM havde en bemærkning til 3. afsnit på side 4, hvor medarbejderrepræsentanterne ønsker, at det fremgår tydeligt, at forhandlingerne føres mellem lederen og tillidsrepræsentanten. BBM sender konkret forslag til formulering til LG. PD opfordrede til, at en omtrentlig tidsplan for efterårets lønforhandling medtages på HSU-mødet i juni. BBN konkluderede, indstillingen vedrørende Principper for afvikling af lønforhandlinger på AU herefter var vedtaget med BBM s formuleringsforslag. 8. Høring vedrørende AU s kommende internationaliseringsstrategi (BBN) BBN anbefalede, at udvalget i forhold til Høring vedrørende AU s kommende internationaliseringsstrategi udelukkende kom med overordnede bemærkninger hertil. HSU-sekretariatet modtager specifikke kommentarer fra udvalgets medlemmer frem til fredag den 28. marts 2014, inden kl AP fremsatte ønske om, at der på side 5 i 2. punkt tilføjes non academic staff og sagde, at hun gerne så, at strategien blev suppleret med en handleplan, så der ikke kun er tale om fine ord. AP efterlyste mere inddragelse af HSU i handleplansarbejdet. Hun kunne forstå, at ledelsen på Sandbjerg havde drøftet og besluttet nogle emner og temaer, som der skulle arbejdes videre med ude lokalt. BBN svarede at det ikke var HSU s opgave at involvere sig på dette detaljeringsniveau. HSU beskæftiger sig med det overordnede niveau, og det er her HSU har mulighed for at komme med input. Han lovede, at HSU vil blive orientret om, hvilke emner der bliver arbejdet videre med ude på hovedområderne. MT foreslog, at dekanerne informerer HSU om, hvad der arbejdes med ude på hovedområderne. F.eks. kunne der på HSU-dagsordenen være et punkt, som hedder Hvordan udmønter man strategien?, hvor HSU kunne komme med deres bud på, hvordan strategien bør udmøntes.

9 BBN henledte afslutningsvis opmærksomhed på at indsende evt. bemærkninger til HSU-sekretariatet jf. deadline. Side 9/9 9. Orientering om status og opsamling på elev- og praktikantområdet (LG) LG fortalte (jf. bilag 7 om status og opsamling på elev- og praktikantområdet), at AU opfylder kvoten for elever og at der er etableret en central pulje som finansierer kvoten. Det er muligt at få flere elever end den kvote puljen dækker, men udgifterne hertil skal finansieres lokalt. Med hensyn til praktikanter har der været gode drøftelser, hvor man på de våde områder har taget ansvaret for, at AU har den rette mængde af praktikanter. Så alt i alt står det godt til med elever og praktikanter på AU. BBM beklagede, at praktikantområdet ikke får tilført midler fra den strukturelle pulje. Hun slog til lyd for, at der fra dekanernes side opfordres til ansættelse af praktikanter ude på institutterne. NCN sagde, at han vil tage en drøftelse med institutlederne på ST, både med henblik på afdækning af de reelle tal og med henblik på afdækning af, om der er strukturelle forhold, der bør ændres. AP anerkendte den positive udvikling og sagde, at der igennem de seneste 2 år for alvor er kommet bedre styring på området, hvilket bl.a. skyldes, at der er blevet nedsat et elevudvalg samt udpeget en elevkoordinator. AP anførte, at hun på et efterfølgende møde med rektor ønskede at drøfte det forhold, at der i forbindelse med besparelsesrunden er foretaget en omlægning af områdets organisering, som hun ikke er tilfreds med. Det er efter HSU mødet aftalt: Det er ligeledes efterfølgende aftalt, at der i forlængelse af drøftelsen i HSU foråret 2012 om administration af elevområdet udarbejdes et notat om elevområdets administration, som tilsendes HSU til mødet i juni Eventuelt LF henledte opmærksomheden på en nylig afsagt dom, som indebærer, at AU igen har mulighed for at købe tjenestebiler afgiftsfrit. Han opfordrede i den forbindelse til, at der fra centralt hold i Administrationen bliver fulgt op ift. evt. indsendelse af krav om tilbagebetaling af afgift på de biler, der i den mellemliggende periode er indkøbt med afgift. JJ bekræftede, at AU nu officielt har modtaget meddelelse om dommen og, at han allerede har placeret opgaven hos AU Økonomi. BBN takkede for et godt møde.