Referat 2. møde i OIO-udvalget for sags- og dokumentområdet den 14. april 2009

Transkript

1 Referat af 2. møde i OIO-udvalget for sags- og dokumentområdet Referat 2. møde i OIO-udvalget for sags- og dokumentområdet den 14. april 2009 Mødested: VTU/ITST, Bredgade 40, 1260 Kbh. K, kl Til stede: Jytte Møller Christensen, Ballerup Kommune Helga Mohr, Frederiksberg Stadsarkiv Allan Schiellerup Bager, Odense Kommune Steen Deth, Gentofte Kommune Karin Termannsen, Region Nordjylland Søren Herget, Region Sjælland Sten Fibæk-Jensen, Region Midtjylland (suppleant for Inge Broberg Kristiansen) Mads Ellehammer, KL Jakob Aagaard Harder, KL/formand Anna Schou Johansen, Finansministeriet Mette Hall-Andersen, Statens Arkiver Jens A. Møller, Statens IT Rita Lützhøft, VTU/ITST/næstformand Pauline Dich-Johansen, VTU/ITST/sekretær Carsten Grage, CPR-kontoret/gæst Afbud: Vagn Lauersen, Undervisningsministeriet Christian Schütt, SKAT 17. april 2009 IT- og Telestyrelsen Holsteinsgade København Ø Telefon Telefax E-post itst@itst.dk Netsted CVR-nr Sagsbehandler Pauline Dich-Johansen Telefon Telefax Dagsorden: 1. Velkomst og godkendelse af dagsorden Ad 1. Jakob Harder bød velkommen. Af hensyn til nye deltagere var der en kort præsentationsrunde. E-post paj@itst.dk Sagsnr Dok nr. Side 1/1 Dagsordenen blev godkendt med tilføjelse af, at kontorchef for CPR-kontoret Carsten Grage deltager under punkt 7 på dagsordenen.. 2. Meddelelser Ad 2. Siden 1. møde i OIO-udvalget er der truffet beslutning vedrørende formandskabet for OIO-udvalget, således at Jakob er formand, og Rita er næstformand. STS har givet grønt lys for bevilling af i alt 4.4 mio. kr. til standardisering af sags- og dokumentområdet i perioden FESD II kravspecifikationen blev offentliggjort d. 23. marts Der er igangsat et revisionsarbejde, og det forventes, at en ny version af kravspecifikationen offentliggøres d. 1. maj Revisionsarbejdet er afledt af

2 spørgsmål fra leverandører mv. til 1. version. Revisionen vedrører alene de ikke-funktionelle krav og har til hensigt at sikre en mere entydig beskrivelse. Sekretariatet orienterede om, at Miljøministeriet har meldt sig ud af OIOudvalget efter 1. møde. Der var enighed i udvalget om, at det er uheldigt, at der ikke er sektorministerier udover Undervisningsministeriet repræsenteret i OIO-udvalget. Det er et uheldigt signal og kan blive et potentielt problem i forhold til legitimiteten af udvalgets arbejde, at staten ikke er bedre repræsenteret i udvalget. Rita orienterede om, at der allerede er gjort en indsats for at løse problemet, idet der er rettet kontakt til andre repræsentanter fra staten. Dette har dog ikke resulteret i interesse for at deltage i OIO-udvalget, men til gengæld for at deltage i arbejdsgrupperne. Det blev besluttet, at Jakob og Rita skal deltage ved næste møde i Statens It Forum med henblik på at informere om OIO-udvalget og undersøge, om der kan findes en statslig repræsentant, der kan overtage pladsen efter Miljøministeriet. 3. Siden sidst Ad 3. Rita orienterede om, at der i perioden siden sidste møde i OIO-udvalget har været stor mødeaktivitet i de fire arbejdsgrupper, som er nedsat for hhv. Sag, Dokument, Arkivstruktur og Organisation. Det er vurderingen, at standardiseringsarbejdet er nået langt. Der blev præsenteret en tidsplan for arbejdsgruppernes arbejde (se bilag 1), som viser, at alle gruppernes arbejde forventes at nå en grad af færdiggørelse i hhv. maj eller juni, således at der kan afholdes en præhøring i juni, hvor vi kan indgå i dialog med en bredere kreds og bl.a. inddrage fagsystemleverandørerne i større udstrækning end det har været muligt i arbejdsgrupperne. IT- og Telestyrelsen Side 2/2 Det blev bemærket, at det er imponerende, at arbejdsgrupperne er nået så langt med deres standardiseringsarbejde. Der blev spurgt til, hvornår man forventer at igangsætte standardiseringen af Opgaveklassifikation. Rita orienterede om, at man er i gang med intern research, herunder at der er etableret kontakt til FORM og KLE. Plancher vedr. dette punkt er vedlagt i bilag Orientering om den generelle arbejdsmetode i arbejdsgrupperne Der gives en orientering om den fælles metodik, som alle arbejdsgrupperne arbejder efter, samt om de tværgående beslutninger, der er truffet om krav til alle forretningsobjekterne om f.eks. dobbelthistorik og tilstande Ad 4. Som orientering for udvalget vedlægges arbejdsoplæg fra Sag - arbejdsgruppen (generelle egenskaber er beskrevet side 7-13). Der ønskes en diskussion og beslutning om metoden og krav til forretningstjenesterne. Plancher vedr. dette punkt er vedlagt i bilag 1.

3 Det blev bemærket, at der i plancherne (side 5) mangler et vigtigt punkt, idet hver enkelt arbejdsgruppe også skal beskæftige sig med, hvilke hændelser hvert enkelt interface skal kunne udstede. Der var endvidere følgende konkrete bemærkninger til gennemgangen: Dobbelthistorik er meget væsentlig af hensyn til sporbarhed og muligheden for at kunne abonnere på hændelser i fremtiden. Den generelle struktur for relationer mellem objekter er en meget vigtig egenskab for at understøtte fleksibilitet i forhold til fremtidige forretningsbehov (fx tilføjelse af nye endnu ikke forudsete sagstyper uden at skulle ændre grundlæggende i systemets funktionalitet). Kravet om en global unik identifikation kan vise sig at blive et problem i praksis i forhold til kørende systemer. Det blev foreslået, at man kunne vedlægge en vejledning til leverandørerne om, hvordan dette kan håndteres i praksis. Dobbelthistorik kan være et problem for leverandørerne at leve op til, og der kan derfor være behov for en gradbøjning af kravene, f.eks. i form af en overgangsperiode for leverandørerne, hvor de har tid og mulighed for at tilpasse sig. Evt. i form af en form for følg eller forklar konstruktion. Det blev påpeget, at der er behov for praktiske afprøvninger / proof of concepts i forbindelse med standardiseringsarbejdet. Der er behov for trædesten, der kan angive veje til hvordan målet kan nås. På spørgsmålet til om det er de vigtigste principper, der er fundet til nu, om der er andre vigtige principper, hvordan principperne forholder sig til standardardiseringsarbejdet i andre udvalg, samt om der er noget i metoden der skal bringes videre til andre OIO-udvalg - blev det besluttet at optage nærmere kontakt med de andre aktive OIO-udvalg med henblik på gensidig erfaringsudveksling. Dvs. med henblik på at informere om arbejdet i vores udvalg og de identificerede principper og på at undersøge, hvordan de andre OIO-udvalg har tilrettelagt deres arbejde. I første omgang vil 2-3 repræsentanter for vores udvalg deltage i førstkommende OIO-komité møde. Statusrapport fra de øvrige OIO-udvalg i forbindelse med seneste møde i OIO-komitéen vil blive rundsendt til orientering for OIO-udvalgets medlemmer. Sten Fibæk havde fremsendt et notat til sekretariatet, som han ønskede behandlet under punkt 4. Det var ikke muligt at fremsende notatet til medlemmerne før mødet, men notat vil blive eftersendt. Sten redegjorde i stedet for sine synspunkter på mødet: Region Midtjylland mener, at standardiseringsarbejdets abstraktionsniveau og ambitionsniveau er for højt og kompleksiteten for stor. Der er brug for et realitetstjek, og det er vigtigt at lytte til leverandørerne, så man ikke når frem til et resultat, som ikke er realistisk og brugbart i praksis. Jakob bemærkede, at det var en fornuftig kommentar, som vi bør tage til efterretning. Det blev besluttet, at problematikken behandles i den tværgående arbejdsgruppe, som vil blive nedsat, herunder inkl. problematikkerne omkring hvordan man håndterer en drifts-/supportsituation. IT- og Telestyrelsen Side 3/3

4 5. Orientering om fremdriften i arbejdsgrupperne Der orienteres om fremdriften i de enkelte arbejdsgrupper. Ad 5. Rita orienterede om, at der generelt er stort engagement i arbejdsgrupperne. Der er tale om forholdsvis store arbejdsgrupper, fx har arbejdsgruppen for Sag ca. 30 medlemmer. Det har vist sig vanskeligt at undgå afbud til møderne, men det skal formentlig ses i lyset at gruppernes størrelse. Generelt er der dog god opbakning og mødedeltagelse ved møderne. 6. Åbenhed i forbindelse med udarbejdelse af standarder Alle arbejdsgrupper er åbne for deltagelse af alle interesserede leverandører og myndigheder. Til gengæld foregår kommunikationen i udviklingsfasen i arbejdsgrupperne i lukkede grupper på digitaliser.dk. Dette valg er truffet ud fra praktiske hensyn til håndtering af kommentarer inden for korte tidsfrister. Dette betyder, at der ikke er mulighed for indblik i standardiseringsarbejdet undervejs i processen for personer udenfor arbejdsgrupperne. Dette kan være problematisk, da vi herved udsætter os selv for evt. kritik af manglende åbenhed i standardiseringsarbejdet. IT- og Telestyrelsen Side 4/4 Ad 6. Det indstilles, at OIO-udvalget drøfter om de nuværende principper for offentliggørelse af materiale på digitaliser.dk skal fastholdes. Mads orienterede om, at KMD har kritiseret DUBU-projektet for at være det hemmelige projekt, fordi det undervejs ikke har været muligt for udenforstående at få indblik i processen. Det er vigtigt, at vi ikke udsætter os selv for en lignende kritik. I øjeblikket er alle arbejdsgrupper åbne for deltagelse af alle interesserede leverandører og myndigheder, men til gengæld foregår standardiseringen i lukkede grupperum på digitaliser.dk. På digitaliser.dk ligger alt arbejdsgruppernes materiale, inkl. det arbejdsoplæg som den enkelte arbejdsgruppe skal kommentere forud for næstkommende møde i arbejdsgruppen. Med henblik på at skabe større åbenhed i standardiseringsarbejdet blev det besluttet, at arbejdsoplægget fremover publiceres på digitaliser.dk, så personer uden for arbejdsgruppen også får adgang hertil. Det skal blot fremgå tydeligt, at der er tale om et arbejdsdokument, og så skal udefrakommende ikke have mulighed for online kommentering af oplægget, da det ville betyde en ekstra arbejdsbyrde for arbejdsgruppen. Arbejdsgruppernes øvrige materiale, såsom referater, indkomne kommentarer mv. skal fortsat kun kunne tilgås af arbejdsgruppens medlemmer. 7. Beslutning om evt. igangsættelse af nye arbejdsgrupper I forbindelse med udvikling af hvert af de standardiserede interfaces er der behov for at der tages stilling til krav til logning, sikkerhed, versionsstyring, mv. samt til funktionalitet, der gør at forretningstjenesten kan fortælle om sig selv. For at undgå at hver arbejdsgruppe skal bruge ressourcer på at udarbejde disse tværgående krav til funktionalitet i forretningstjenesterne, med tilhørende risiko for inkonsistens, foreslås det, at der nedsættes en tværgående arbejdsgruppe, der har til formål at ud-

5 arbejde fælles tværgående principper og retningslinjer, der kan indgå i interfacebeskrivelserne for de forskellige områder. Det foreslås, at der nedsættes en lille arbejdsgruppe bestående af forholdsvis få håndplukkede personer, der udarbejder et bud på en operationel model, som andre kan kommentere. Det foreslås, at arbejdsgruppen starter primo maj med en målsætning om at være færdig inden sommerferien, og at arbejdsgruppen fremlægger foreløbige resultater samt plan for den resterende del af arbejdet på næste møde i udvalget. b) arbejdsgruppe vedr. part Steen Deth vil indledningsvist orientere om projekt vedrørende definition af CPR standardsnitflade; et projekt som Gentofte Kommune har modtaget midler fra Softwarebørsen til at udvikle. I forlængelse heraf kunne det være hensigtsmæssigt at igangsætte arbejdet omkring standardisering af Part. Det foreslås, at der nedsættes en arbejdsgruppe, der kan arbejde tæt sammen med projektet i Gentofte. Det foreslås, at arbejdsgruppen starter primo maj koordineret med projektet i Gentofte, og at arbejdsgruppen fremlægger foreløbige resultater samt plan for den resterende del af arbejdet på næste møde i udvalget. IT- og Telestyrelsen Side 5/5 Det indstilles, at OIO-udvalget træffer beslutning, om de to ovenfor beskrevne arbejdsgrupper skal nedsættes nu, herunder beslutning om bemanding. Ad 7a. Der var enighed om at nedsætte en tværgående arbejdsgruppe, der har til formål at udarbejde fælles tværgående principper og retningslinjer, der kan indgå i interfacebeskrivelserne for de forskellige områder. Gruppens arbejde er afgørende for de øvrige arbejdsgrupper, og det er derfor vigtigt, at der snarest muligt nedsættes en hurtigarbejdende gruppe. Da der er tale om en særlig type arbejdsgruppe, var der tilslutning til, at medlemmerne udpeges af sekretariatet, samt at gruppens medlemmer udelukkende skal være myndighedsrepræsentanter. Leverandørsiden vil blive inddraget senere i processen. Det blev besluttet, at sammensætte arbejdsgruppen med ét medlem fra hver af de eksisterende arbejdsgrupper af hensyn til koordination imellem grupperne samt at invitere de øvrige aktive OIO-udvalg til at deltage. Ad 7b. Kontorchef for CPR-kontoret, Carsten Grage, var inviteret til at deltage ved dette punkt. Carsten fortalte om en række initiativer, som CPR-kontoret i øjeblikket er i gang med henblik at gøre det nemmere at tilgå dataene online. Carsten lovede at sende et link til CPR-kontorets arbejde. Steen Deth orienterede herefter om projekt i Gentofte Kommune vedr. definition af CPR standardsnitflade. Gentofte Kommune har modtaget midler fra Softwarebørsen til at udvikle komponenten. Plancher er vedlagt i bilag 2. Steen bemærkede, at det er meget positivt, at CPR er undervejs med en ny og mere tilgængelig standard. Han understregede, at den komponent, som Gen-

6 tofte Kommune vil udvikle, ikke er et alternativ til CPRs ydelser. Carsten tilføjede, at han ikke umiddelbart så overlap imellem CPR-kontorets initiativer og projektet i Gentofte Kommune. Carsten gjorde opmærksom på, at KOMBIT er i gang med et lignende projekt, som der bør sikres koordination til. Det blev bemærket, at partsbegrebet bør rumme mere end blot CPR/borger. En part kan eksempelvis også være en virksomhed. Jakob var enig, men forklarede, at vi af hensyn til Gentofte Kommunes projekt vil lægge ud med at se på CPR. Der var enighed om at nedsætte arbejdsgruppen for part. Arbejdsgruppen skal arbejde tæt sammen med projektet i Gentofte Kommune. Sekretariatet vil snarest muligt sende en invitation til leverandører og myndigheder om at deltage i arbejdsgruppen. På myndighedssiden er det vigtigt, at arbejdsgruppen ikke kun får repræsentanter fra kommunerne, men også fra stat og regioner. 8. Drøftelse af kommunikationsstrategi På 1. møde i OIO-udvalget var der enighed om, at det er væsentligt at der udarbejdes en fælles kommunikationsstrategi, der kan anvendes i forbindelse med udvalgets (såvel formandskabet som de enkelte medlemmer) kommunikation til omverdenen. Kommunikationsstrategien er OIO-udvalgets fælles ansvar, og medlemmerne opfordres til at bidrage til en fælles pulje af udsagn, som kan anvendes i en FAQ. IT- og Telestyrelsen Side 6/6 Ad 8. Udkast til kommunikationsstrategi vil blive eftersendt inden ugens udgang. Det indstilles, at OIO-udvalget drøfter kommunikationsstrategien på baggrund heraf. Der var tilslutning til, at kommunikationsstrategien er udvalgsmedlemmernes fælles ansvar, og at alle medlemmerne har en vigtig rolle som ambassadører for OIO-udvalget. Det blev besluttet at supplere kommunikationsstrategien med ca. fem powerpoints, som medlemmerne kan anvende, når de skal informere om OIOudvalget. Sekretariatet vil udforme disse og har også ansvaret for løbende opdatering heraf. Det blev bemærket, at kommunikationsstrategien har for stort fokus på esdh, den skal have et bredere fokus. Det blev påpeget, at det skal fremgå af kommunikationsstrategien, at vi anvender digitaliser.dk i arbejdet. Det blev bemærket, at kommunikationsstrategien er et udmærket baggrundsnotat, men for at det med rette kan kaldes en kommunikationsstrategi, mangler man at adressere, hvem målgruppen er, og hvordan man vil gribe kommunikationen an. Der var enighed om, at målgruppen bl.a. er myndigheder, de øvrige OIO-udvalg samt de forskellige netværk, som OIOudvalgsmedlemmerne indgår i.

7 Det blev diskuteret, hvor proaktive OIO-udvalget skal være, og der var enighed om, at det er vigtigt for OIO-udvalget. Budskabet, om at FESD er afsluttet, er slået igennem, men man mangler at følge op på denne historie ved at sende det vigtige budskab, at standardiseringsarbejdet er fortsat i et nyt regi. Man kunne overveje at skrive en pressemeddelelse eller fx lade Jakob interviewe af Computerworld. Det blev i forlængelse heraf foreslået, at OIOudvalget finder en kontaktperson hos Computerworld, som kan sætte sig grundigt ind i standardiseringen af sags- og dokumentområdet. Det blev foreslået, at man tager stilling til hvilke historie, vi gerne vil have kommunikeret i det kommende år. Fx kunne man senere på året fortælle historien om, at det første hold standarder er færdige og godkendt af OIOkomiteen. I øjeblikket tegnes de enkelte arbejdsgrupper af sekretariatet i ITST, men det blev foreslået, at man i stedet udpeger et medlem af arbejdsgruppen til at varetage denne opgave. I de tilfælde hvor det ikke kan lade sig gøre, falder opgaven med at tegne gruppen tilbage på sekretariatet. Det blev påpeget, at der mangler reference til kravspecifikationen i kommunikationsstrategien. IT- og Telestyrelsen Side 7/7 Beslutningen under dagsordenens punkt 6, om at der skal være større åbenhed i standardiseringsarbejdet, skal afspejles i kommunikationsstrategien. De foreslåede ændringer/tilføjelser vil blive foretaget, og kommunikationsstrategien vil blive fremlagt til godkendelse på næste møde i OIO-udvalget. 9. Emner til næste møde i OIO-udvalget Der blev foreslået følgende emner til 3. møde i OIO-udvalget: - Behandling og godkendelse af OIO-udvalgets kommunikationsstrategi - Vedligeholdelse af kravspecifikationen 10. Eventuelt Rita orienterede om, at arbejdet med standardisering af en generel hændelsesbesked er igangsat. Der holdes i den forbindelse en workshop d. 5. maj kl , hvor både myndigheder og leverandører er velkomne til at deltage. Medlemmerne vil få tilsendt et link til digitaliser.dk, hvor man kan læse mere om workshoppen.

8 Bilag 1 2. møde i OIO-udvalget for sags- og dokumentområdet den 14. april

9 Dagsorden: 1. Velkomst og godkendelse af dagsorden 2. Meddelelser 3. Siden sidst 4. Orientering om den generelle arbejdsmetode i arbejdsgrupperne 5. Orientering om fremdriften i arbejdsgrupperne 6. Åbenhed i forbindelse med udarbejdelse af standarder 7. Beslutning om evt. igangsættelse af nye arbejdsgrupper a) tværgående arbejdsgruppe b) part 8. Drøftelse af kommunikationsstrategi 9. Emner til næste møde i OIO-udvalget 10. Eventuelt

10 3. Siden sidst Afholdelse af møder: Dokument: 2 møder (23/2, 19/3) Arkiv: 2 møder (25/2, 25/3) Sag: 2 møder (9-10/3, 30/3) Organisation: 1 møde i nyt regi (24/3) Arbejdsoplæg fremsendt til: 3. møde i dokument 17/4, 3. møde i arkiv 20/4, 2. møde i organisation 15/4 Der arbejdes på oplæg til 3. møde i sag 4/5

11 Standardiseringsplan for sags- og dokumentområdet - 1. halvår 2009 februar marts april maj juni Dokument Sag Arkiv Organisation

12 4. Orientering om den generelle arbejdsmetode i arbejdsgrupperne Alle arbejdsgrupperne arbejder efter en fælles metodik UML-klassediagram beskrivelse af forretningsobjekter, attributter, relationer, værdimængder, fremmede forretningsobjekter m.m. Interfaces med operationer Oplæg udarbejdes af sekretariatet og kommenteres online af arbejdsgruppe før møde

13 Hvor langt er vi og erfaringer til nu? Der er truffet en række tværgående beslutninger om krav til alle forretningsobjekterne, f.eks. Global unik identifikation Dobbelt historik (bitemporale egenskaber) Tilstande/livscyklus Generel struktur for relation mellem objekter gør det muligt at specialisere ethvert objekt på måder som endnu ikke er forudsat Ensartet opbygning af interfaces på tværs af forretningstjenester Arbejdet skrider hurtigt frem - vi forventer en præhøring i bredere regi før sommer

14 5. Orientering om fremdriften i arbejdsgrupperne Dokument Arkiv Sag Organisation

15 CPR open source standard og komponent Bilag 2 OIO udvalgsmøde 2. for sag og dokument ITST, 14. april 2009 Steen Deth, sde@gentofte.dk

16 CPR anvendelse i Gentofte Kommune - baggrund Fagsystem A Opslag/ Opdatering A Opslag/ Opdatering A(2) EOM DPR ESDH Fagsystem B Opslag/ Opdatering ESDH P-Data Online CPR Direkte Opslag/ Opdatering B Tabulex Gentofte Kommune anvender 30+ fagsystemer med behov for CPR opslag og aftager CPR data via mindst 5 snitflader Så er der 97 kommuner tilbage, samt regionale og statslige CPR opslags anvendere

17 Hvad vil vi gerne frem til At (på sigt) alle opslag fra fagsystemer, sker via én standardiseret snitflade Reducere antallet af CPR data leverandører til ideelt set en, eller 2 af hensyn til sikker tilgængelighed Lokalt domæne Opslag over standard snitflade

18 Projektmål Målet med projektet er at reducere omkostninger og kompleksitet ved kommunernes anvendelse af CPR opslag igennem levering af følgende leverancer: definition af en standard for (primært) CPR nummer opslag fra fagsystemer, samt en standard for opdatering af fagsystemers lokale person registre udvikling af en infrastruktur komponent, der kan understøtte den definerede standard integrere komponenten til mindst én af de CPR dataleverandører, der anvendes bredt i de danske kommuner (fx CPR, DPR fra CSC, KMD P-Data mv.) implementere standard og komponent i mindst 2 kommuner Målet er IKKE at erstatte CPR kontorets ydelser og services, men at supplere dem med ensartet lokal adgang og infrastruktur services, som Logning (fælles anvendelses log på tværs af fagsystemer) Ensartet sikkerhedsmodel Tilgængelighedssikring Ensartet opdaterings infrastruktur (fx adresser, civilstand mv.) til fagsystemer baseret på hændelser

19 Arkitektur skitse Personopslag: GetNameAndAdress() GetFullRecord() GetRelations() Personsøgning: SearchPerson() persondata servicekomponent Cache DB Fagsys A AbonnementServices: RegisterSystem() DeRegisterSystem() Versionering: 1) Opslag og søgning 2) Abonnements håndtering 3) Log 4) Sikkerhed 5) Notifikationsservice 6) Cacheservice 7) Backend snitflade integration Data/service persondata leverandør GetComplianceLevel() LogFunktioner: GetLogTransactionID() LogWrite(ID,...)!!! Log CPR notifikations liste (XML dok)

20 Videre proces Gentofte Kommune er i samarbejde med en række kommuner om konkret implementering af komponent Første delleverance en kravspecifikation, ventes klar medio/ultimo maj Standard (version 0.9) og komponent ventes klar??? (første bud var ultimo juni) Der skal sikres sammenhæng/koordinering til arbejdsgruppen vedr. part og andre relevante interessenter

21 Steen Deth, IT-chefarkitekt