Bilag: IKT-arkitektur. IKT-arkitektur i Faaborg-Midtfyn Kommune

Transkript

1 Bilag: IKT-arkitektur IKT-arkitektur i Faaborg-Midtfyn Kommune OSG-IKT Januar 2006

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Overordnet model for IKT-arkitekturen Den nationale strategi for digital forvaltning Generelle kommentarer til IKT-arkitekturen Opbygningen af strategidokumentet Vision og pejlemærker Faaborg-Midtfyn Kommunes digitale vision Pejlemærker for den digitale vision... 5 Pejlemærke Pejlemærke Pejlemærke Pejlemærke Pejlemærke Pejlemærke Fremtidsbilleder Organisering og styring af IKT-området Digital forvaltning af myndigheds- og driftsopgaver IKT i folkeskolen IKT i bibliotekerne Arkitekturprincipper Organisering og styring af IKT-området Digital forvaltning af myndigheds- og driftsopgaver IKT i folkeskolen Sammenlægningsprocessen Ordliste

3 1. Indledning Broby, Faaborg, Ringe, Ryslinge og Årslev Kommuner er i gang med at forberede sammenlægningen af Informations- og KommunikationsTeknologi-området (IKT-området) for den nye Faaborg-Midtfyn Kommune. Den samlede IKT-arkitekturproces er tilrettelagt således, at OmrådeStyreGruppen for IKT (OSG-IKT) har foretaget en nærmere kortlægning, forventningsafstemning og planlægning på IKT-området i de respektive kommuner, inkl. relevante kompetencemæssige og organisatoriske forhold. Denne del af fusionsprocessen kaldet fase 1 og 2 er gennemført. Dokumentationen for fase 2 findes i et særskilt planlægningsnotat på under Drejebog for etablering af Faaborg-Midtfyn Kommune som bilag 9: Planlægningsnotat: Områdestyregruppe IKT. Den videre IKT-proces er baseret på en analyse- og strategiproces i samspil med direktionen (Fase 3) med det formål at få beskrevet den overordnede IKT-arkitektur, som den skal se ud i 2010 suppleret med et kortere IKT-strategisk perspektiv frem til I projektets fase 4 vil der blive lavet handlingsplaner for de projekter/opgaver, som planlægges gennemført i kommunerne inden kommunesammenlægningen i 2007, således at der skabes et godt fundament for arkitekturen og sikres en sikker IKTmæssig start på den fælles kommune i Arkitekturprincipper Forretningsmæssig vision National strategi for digitalforvaltning IKT-Arkitektur IKT-mæssig vision og pejlemærker 1.1 Overordnet model for IKT-arkitekturen Arbejdet med formulering af IKT-arkitekturen har taget udgangspunkt i denne overordnede arkitekturmodel: Fremtidsbillede 2

4 IKT-arkitekturmodellen skal forstås på følgende måde: Faaborg-Midtfyn Kommune IKT-arkitektur IKT-arkitekturen omfatter 1. IKT-mæssig vision og pejlemærker 2. Fremtidsbilleder 3. Arkitekturprincipper IKT-arkitekturen understøtter den forretningsmæssige vision og pejlemærkerne for den nye Faaborg-Midtfyn Kommune samt den nationale strategi i Projekt Digital Forvaltning Vision Visionen for den nye Faaborg-Midtfyn er endnu ikke færdigformuleret, men vil på et visionsstrategiseminar med den kommende direktion tage udgangspunkt i følgende: Borgerdialogen Borgerdialogen er i højsædet, og der skal udvikles nye dialogformer. Borgerdialogen skal munde ud i en bedre prioritering og udvikling af den kommunale service Mangfoldighed Vi skal sikre, at vi får en kommune, som inden for fælles rammebetingelser kan tilbyde en mangfoldighed af løsninger, som samtidig kan være grundlag for udvikling, gensidig inspiration og læring. Øget effektivitet og faglig udvikling Større administrative enheder og større enheder på visse driftsområder skal udnyttes til over en kort årrække at sikre øget effektivitet og styrket faglighed. 1.2 Den nationale strategi for digital forvaltning Hovedvisionen for den nationale strategi er: Digitalisering skal bidrage til at skabe en effektiv og sammenhængende offentlig sektor med høj servicekvalitet, hvor borgerne og virksomhederne er i centrum. Den offentlige sektors strategi for digital forvaltning realisering af potentialet. Til at understøtte visionen er der identificeret fem pejlemærker, som skal være de langsigtede mål i Projekt Digital Forvaltning: 1. Den offentlige sektor skal levere sammenhængende ydelser med borgere og virksomheder i centrum. 2. Digital forvaltning skal skabe øget servicekvalitet og frigøre ressourcer. 3. Den offentlige sektor skal arbejde og kommunikere digitalt. 3

5 4. Digital forvaltning skal baseres på en sammenhængende og fleksibel IKT-infrastruktur. 5. Offentlige ledere skal gå forrest og sikre, at deres organisation kan realisere visionen. 1.3 Generelle kommentarer til IKT-arkitekturen Følgende forhold vedrørende IKT-arkitekturen skal fremhæves: IKT-arkitekturen for den nye Faaborg-Midtfyn Kommune lægger sig op ad den nationale strategi for Digital Forvaltning. Kommunen vil følge den nationale strategis anbefalinger vedrørende standarder og til stadighed holde sig orienteret om nye tiltag fra nationalt hold og aktivt udnytte mulighederne heri. IKT-arkitekturen er gældende for både den centrale administration på rådhusene samt de decentrale enheder på bl.a. skoler, biblioteker, daginstitutioner og ældrecentre. 1.4 Opbygningen af strategidokumentet Strategidokumentet er struktureret således: I afsnit 2 er visionen og pejlemærkerne for IKT-arkitekturen beskrevet. Visionen afspejler ambitionsniveauet for den nye Faaborg-Midtfyn Kommune i For at konkretisere visionen er der opstillet 6 pejlemærker, der fungerer som delvisioner. Til at understøtte vision og pejlemærker er der i afsnit 3 beskrevet en række fremtidsbilleder grupperet i følgende områder: Organisering og styring af IKT-området Digital forvaltning Skoleområdet Endelig indeholder afsnit 4 en række arkitekturprincipper grupperet efter de samme områder som ovenfor samt nogle principper for sammenlægningsprocessen. 4

6 2. Vision og pejlemærker 2.1 Faaborg-Midtfyn Kommunes digitale vision Faaborg-Midtfyn Kommunes IKT-vision er: Faaborg-Midtfyn Kommune vil tilbyde borgerne og virksomhederne en mangfoldighed af sammenhængende digitale løsninger, der til enhver tid optimerer dialogmulighederne, og kommunen vil internt anvende de IKT-løsninger, der mest effektivt kan hjælpe med at løse opgaverne. Med denne vision for IKT-udviklingen vil Faaborg-Midtfyn Kommune sigte på at sikre en oplevet helhed, sammenhæng og effektivitet hos såvel borgere som hos virksomheder, når disse er i dialog med kommunen. Dette gælder både dialogen i forbindelse med selvbetjeningsløsninger samt den direkte dialog med Faaborg-Midtfyn Kommunes medarbejdere. Visionens fokus på effektiv anvendelse af interne IKT-løsninger i Faaborg-Midtfyn Kommune, vil samtidig øge mulighederne for at kommunens medarbejdere oplever en udfordrende og krævende arbejdsplads, hvor den helhedsorienterede faglige udvikling er i fokus. 2.2 Pejlemærker for den digitale vision Visionen konkretiseres gennem følgende pejlemærker, der også kan opfattes som delvisioner: Faaborg-Midtfyn Kommune vil forbedre dialogen med borgere og virksomheder ved at udbyde et stigende antal selvbetjeningsløsninger. Faaborg-Midtfyn Kommune vil sikre en optimal opgaveløsning gennem en løbende effektiv anvendelse af IKT-systemerne. Faaborg-Midtfyn Kommune vil gennem effektiv anvendelse af IKT-systemerne løbende styrke det arbejdsfaglige miljø og øge medarbejdernes oplevelse af en attraktiv arbejdsplads. Faaborg-Midtfyn Kommune vil udvikle en forretnings- og driftsorienteret IKTorganisation, der skal sikre fremdrift med udgangspunkt i IKT-visionen. Faaborg-Midtfyn Kommune vil i stigende grad udnytte digitale løsninger til at inddrage og oplyse borgerne om det politiske arbejde i kommunen. Kommunens ledere skal gå forrest og sikre, at Faaborg-Midtfyn Kommune kan realisere IKT-visionen. Pejlemærke 1 Faaborg-Midtfyn Kommune vil til stadighed forbedre dialogen med borgere og virksomheder ved at udbyde et stigende antal selvbetjeningsløsninger. Dialogen med borgere og virksomheder skal være fokuseret omkring adgang til data og adgang til selvbetjeningsløsninger. Borgerne og virksomhederne skal dels have mulighed for så stor en digitaliseret aktindsigt som muligt, dels kunne følge egne sager, efterhånden som de behandles og ændrer status. 5

7 Dialogen skal være karakteriseret af en enkel informationssøgning, og der bør arbejdes hen imod en IKT-løsning, der giver adgang til selvbetjeningsløsningerne til enhver tid (24/7-princippet). Kommunen vil satse på at være aktiv medspiller i udviklingen af centrale borger- og virksomhedsportalløsninger. De selvbetjeningsløsninger, som Faaborg-Midtfyn Kommune vælger, skal have en reel værdi for borgere og virksomheder. Digitalisering af blanketter er ikke tilstrækkeligt for at forbedre oplevelsen af dialog. Tilsvarende er digitaliserede blanketter heller ikke i sig selv effektivitetsforøgende for opgaveløsningen. Pejlemærke 2 Faaborg-Midtfyn Kommune vil sikre en optimal opgaveløsning gennem en løbende effektiv anvendelse af IKT-systemerne. Faaborg-Midtfyn Kommune vil vælge de IKT-systemer, hvor anvendelsen sikrer den mest effektive arbejdsproces for sagsgangene. Digitalisering af sagsgange af rutinemæssig karakter skal sikre, at der anvendes mindst mulig tid til disse opgaver. Herved bliver der overskud til at behandle sager af mere kompleks karakter, og sandsynligheden for en forøget kvalitet i sagsbehandlingen øges. Effektiv anvendelse af IKT-systemerne skal sikres ved at forbedre samspillet imellem systemerne. Herved skabes det størst mulige overblik over opgaverne og den enkelte borgers sagsbehandling. Dette understøtter mulighederne for at realisere en forbedret borgerdialog. Valg og anvendelse af IKT-systemerne skal være karakteriseret ved en fleksibilitet, der gør det muligt at løse mange forskellige opgaver, og hvor løsningen tilpasses den givne opgave. Der vil dog altid skulle ske en økonomisk og teknisk prioritering mellem på den ene side valg af løsninger baseret på de jure og de facto standarder, og på den anden side den optimale fleksibilitet. Pejlemærke 3 Faaborg-Midtfyn Kommune vil gennem effektiv anvendelse af IKT-systemerne løbende styrke det arbejdsfaglige miljø og øge medarbejdernes oplevelse af en attraktiv arbejdsplads. Faaborg-Midtfyn Kommune vil afpasse anvendelsen af IKT til arbejdsopgaverne og vil som en konsekvens heraf sikre, at medarbejdernes IKT-kompetencer matcher de systemer, der anvendes. Faaborg-Midtfyn Kommune vil med en hensigtsmæssig IKT-anvendelse sikre en forbedret vidensdeling mellem kommunens medarbejdere. Dette vil understøtte den generelle og specifikke faglighed i borgersevicebutikkerne og i de enkelte fagområder. Faaborg-Midtfyn Kommune vil sikre den effektive anvendelse af IKTsystemerne med en velovervejet proces for indkøring af det pågældende system og ændring af arbejdsgange. Specifik fokus i processen skal være træning og inddragelse af brugerne. Fornuftigt indkørte systemer vil skabe en øget tilfredshed hos medarbejderne, der kommer til at opleve en mere sammenhængende og alsidig arbejdsdag. Pejlemærke 4 Faaborg-Midtfyn Kommune vil udvikle en forretnings- og driftsorienteret IKT-organisation, der skal sikre fremdrift med udgangspunkt i IKT-visionen. 6

8 Faaborg-Midtfyn Kommune vil styrke sin styring og organisering af IKT-området med det formål at understøtte IKT-visionen og sikre, at pejlemærkerne realiseres. IKT-organisationen skal have tre primære ansvarsområder: 1. IKT-organisationen skal sikre det forretningsorienterede arbejde med at optimere kommunens effektive IKT-anvendelse, samt støtte og samarbejde med fagområderne om effektiviserings- og implementeringsopgaver omkring eksisterende og nye IKT-systemer. 2. IKT-organisationen skal vedligeholde og etablere de nødvendige projektmæssige kompetencer i samspil med Projekt, Plan og Evalueringsstaben (PPE) og sikre, at kommunen kan håndtere de IKT-projekter, der skal gennemføres for at understøtte IKT-visionen. 3. IKT-organisationen skal drifte, vedligeholde og optimere kommunens IKT-infrastruktur og supportprocesser og sikre, at kommunen har en velfungerende IKT-platform, samt at brugerne får den nødvendige service. Ledelsesmæssigt skal IKT-organisationen være bredt funderet og have topledere som aktive aktører. Pejlemærke 5 Faaborg-Midtfyn Kommune vil i stigende grad udnytte digitale løsninger til at inddrage og oplyse borgerne om det politiske arbejde i kommunen. Faaborg-Midtfyn Kommune vil arbejde hen imod digitale løsninger, der udnytter de teknologiske muligheder for at oplyse og inddrage borgerne i det demokratiske arbejde. Tiltagene skal til stadighed forbedre borgerdialogen og øge borgerne indsigt i det demokratiske arbejde i Faaborg-Midtfyn Kommune. Pejlemærke 6 Kommunens ledere skal gå forrest og sikre, at Faaborg-Midtfyn Kommune kan realisere IKTvisionen. Ansvaret for realiseringen af Faaborg-Midtfyn Kommunes IKT-vision hviler på alle medarbejdere, men ledergruppen har et særligt ansvar for at fremme en effektiv anvendelse af IKT for kommunen som helhed og inden for hver deres ansvarsområde. Fagsekretariaterne og stabene i Faaborg-Midtfyn Kommune går forrest og udviser i den daglige ledelse en adfærd både i ord og handling, der understøtter IKT-visionen. 7

9 3. Fremtidsbilleder Faaborg-Midtfyn Kommunes IKT-vision og de tilhørende pejlemærker understøttes af en række fremtidsbilleder grupperet i tre fokusområder: Organisering og styring af IKT-området Digital forvaltning af myndigheds- og driftsopgaver IKT i folkeskolen IKT i bibliotekerne Fremtidsbillederne udtrykker, hvordan Faaborg-Midtfyn Kommune fungerer på fokusområderne i Organisering og styring af IKT-området IKT-organisationen sikrer det forretningsorienterede arbejde med at optimere kommunens effektive IKT-anvendelse. IKT-organisationen støtter forvaltningsområderne i effektiviseringsopgaver vedrørende eksisterende IKT-systemer samt i forbindelse med implementering af nye IKT-systemer. IKT-organisationen har også ansvaret for at kunne etablere et samlet overblik over alle aktiviteter og status på IKT-området i hele kommunen, for herved at forsyne kommunens ledelse med det nødvendige beslutningsgrundlag i IKT-relaterede sammenhænge. F.eks. status på IKT-projekter og på kommunens IKT-økonomi. IKT-organisationen har etableret og vedligeholder i samspil med PPEstaben de nødvendige projektmæssige kompetencer med henblik på at assistere eller påtage sig ansvaret for IKT-projekter i kommunen. IKT-organisationen er ansvarlig for at drifte, vedligeholde, udvikle og optimere kommunens IKTinfrastruktur og supportprocesser. IKT-organisationen er således ansvarlig for at afstemme forventninger til IKT-driften med fagområderne via indgåede aftaler (SLA-aftaler) og sikre, at kommunen til enhver tid har den nødvendige IKT-mæssige kapacitet balanceret med omkostningerne hertil. IKT-organisationen varetager service desk-funktionen overfor kommunens IKT-brugere og sikrer, at problemer bliver løst i en prioriteret rækkefølge og sker i et kontrolleret miljø. IKT-organisationen har funderet sine arbejdsprocesser på best practices og arbejder med løbende forbedringer med udgangspunkt i sig selv som en serviceorganisation. IKT-organisationen er bredt funderet og har kommunens topledere som aktive aktører, hvilket sikrer den ledelsesmæssige forankring og beslutningskompetence i relation til IKT-området. Dette gøres bl.a. ved at: Lederen er rollemodel Lederen fremmer medarbejderens udnyttelse af informationsteknologien Lederen skal udfordre bestående fremgangsmåder og vanetænkning blandt medarbejdere Lederen skal sikre innovationskraft og dynamik via medarbejderudvikling og rekruttering 8

10 Faaborg-Midtfyn Kommune vil gennem central organisering af IKT-området opnå en række fordele, som f.eks. forbedring af kommunens IKT-økonomi, standardisering af indkøb og systemanvendelse, forbedret support til brugerne i form af forbedrede og optimerede arbejdsprocesser i IKT-staben. De enkelte fagområder i Faaborg-Midtfyn Kommune er selv systemejere. Det betyder, at de har det faglige ansvar for systemanvendelsen, herunder anmeldelser til Datatilsynet. Fagsekretariaterne har til enhver tid proaktivt ansvaret for at optimere og forbedre anvendelsen af IKT-systemerne i forbindelse med at nå visionen om løbende effektivisering af opgaveløsningen. Fagsekretariaterne har derfor også ansvar for at sikre, at deres brugere kan og vil anvende IKT-systemerne som tænkt. Ligeledes har Fagområdesekretariaterne ansvaret og pligten til at deltage i IKT-projekter omkring systemimplementering, da denne deltagelse er afgørende for det efterfølgende ejerskab hos fagområdets ledere og medarbejdere for det pågældende IKT-system. Fagområderne og IKT-organisationen har et tæt og løbende samarbejde, hvor IKT-relaterede opgaver løses i fællesskab. Ledelsen i Faaborg-Midtfyn Kommune har et stærkt engagement i IKT og dennes anvendelse i kommunen. Det er et krav at enhver leder proaktivt udviser dette engagement. Derfor er opbygning af ledelsesmæssige IKT-kompetencer hos lederne højt prioriteret. 3.2 Digital forvaltning af myndigheds- og driftsopgaver Faaborg-Midtfyn Kommune afsøger konstant mulighederne for at øge digitalisering af opgaveløsningen i relation til både myndigheds- og driftsopgaver. Borgerne i Faaborg-Midtfyn Kommune kan følge egne sager digitalt via adgang til udbudte indholdsrige selvbetjeningsløsninger. Det er således et mål, at borgeren selv kan følge sine sager fx via adgang over internettet, og at borgeren herigennem kan vælge forskellige former for advisering ved ændring af sagens status. Denne advisering kan ske f.eks. via SMS eller . Politikerne skal have fuld digital adgang til relevante borgersager, og kan til enhver tid få adgang til disse sager. Dette sker via internettet fx fra politikerens bærbare PC. Faaborg-Midtfyn Kommune vil for at fremme brugen af selvbetjeningsløsninger etablere en borger og virksomhedsportal, hvor borgeren og virksomheden selv har mulighed for at tilpasse adgangen til selvbetjeningsløsningerne. Det er målet at borgerne, virksomheder og politikerne skal have adgang til sager og selvbetjeningsløsninger til enhver tid (24x7-princippet). Den høje grad af selvbetjening skal bevirke, at kommunen har mere tid til at hjælpe de borgere, der ikke har den fornødne kompetence eller hjælpemidler til at foretage sin sagsbehandling selv. Faaborg-Midtfyn Kommune udnytter de teknologiske muligheder for at oplyse og inddrage borgerne i det demokratiske arbejde. Faaborg-Midtfyn Kommune afvikler borgerhøringer, afstemninger og brugerundersøgelser digitalt. 9

11 SMS Fax Telefon Borger/ Interesent Medarbejder Bærbar Tablet PC PDA Samtale Computer Mobilt Papir Printer Plotter Post Post Scanner Selvbetjeningsskranker ESDH eller Portal Computer Internet Firewall Bruges i dag - Godt indarbejdet i alle arbejdsgange Bruges i dag i et vist omfang - Skal indarbejdes bedre i alle arbejdsgange. Fagsystemer Kommunens EDB-system Bruges minimalt eller slet ikke i dag. Faaborg-Midtfyn Kommune har sikret sin IKT-infrastrukturmæssige kapacitet, sine datastrukturer, samspil mellem relevante IKT-systemer samt sikkerhedsprocedurer til at realisere de omfattende muligheder. Dette sikrer en tilfredsstillende dialog mellem kommunen og omverdenen. Faaborg- Midtfyn Kommune understøtter løbende sine drifts- og myndighedsopgaver ved at have fokus på en enkel og optimeret IKT-infrastruktur og fælles IKT-systemer. Faaborg-Midtfyn Kommune har desuden løbende fokus på forbedring og optimering af sine arbejdsprocesser såvel i det enkelte fagområde som på tværs af organisationen. Dette betyder, at Faaborg-Midtfyn Kommune har en effektiv opgave- 10

12 løsning med en høj grad af digitalisering af alle arbejdsprocesser, hvor især de rutineprægede opgaver kræver et minimum af ressourceindsats. 3.3 IKT i folkeskolen Opgaveløsningen i skolerne i Faaborg-Midtfyn Kommune er understøttet af en fuldt digitaliseret løsning på skolenetværket inklusiv elev-, forældre-, lærer- og administrationsdel. Tilsvarende er skolebibliotekernes IKT-systemer også en del af netværket, som er understøttet af en optimeret IKTinfrastruktur i Faaborg-Midtfyn Kommune. De digitaliserede løsninger giver mange muligheder. Blandt dem er elevernes mulighed for at kommunikere virtuelt med ressourcepersoner indenfor relevante fagområder (fx faglæreren i et givet fag). Eleverne har også mulighed for at kommunikere virtuelt med elever fra andre lande i forbindelse med specielle skoleprojekter. Skolerne har øgede muligheder for at variere undervisningsforløbet i hidtil uset grad, og kan inkludere materiale i mange forskellige formater. Herved kan den enkelte elevs behov og indlæring i meget højere grad tilgodeses, og de sociale kompetencer kan styrkes. Et omdrejningspunkt for eleverne i Faaborg-Midtfyn Kommunes skoler er, at de både hjemme og på skolen har nem adgang til skolenetværket. Her har eleverne foruden en række kommunikationsmuligheder også adgang til alt undervisningsmateriale, der i fuld opdateret tilstand er placeret på centrale servere. Faaborg-Midtfyn Kommune har i denne sammenhæng etableret en elevportal, der øger elevernes muligheder for at arbejde med undervisningsmaterialet, hvor og hvornår de ønsker det. Lærerne har via portalen udvidede muligheder for at følge elevernes fremskridt og indlæringsmæssige status, og kan optimere undervisningsforløbet efter den enkelte elevs øjeblikkelig status. I Faaborg- Midtfyn Kommune indtænker lærerne IKT i undervisningen, hvilket stiller store krav til lærernes IKTkompetencer og -færdigheder. Der er derfor en gensidig forpligtelse mellem lærere og Faaborg- Midtfyn Kommune om at sikre en optimal opbygning af lærernes IKT-kompetencer. 3.4 IKT i bibliotekerne Folkebibliotekerne i Faaborg-Midtfyn Kommune spiller en særlig rolle i forhold til borgernes adgang til IKT. Det er bibliotekernes forpligtelse at formidle digital og netbåren information over for alle befolkningsgrupper, med særligt hensyn til de borgere, der har begrænsede IKT-kompetencer. Bibliotekerne opfylder dette gennem en række tiltag: ved at stille borger-pc er til rådighed med adgang til særligt relevante informations-databaser. ved aktivt at formidle netbåren information og oplysning over for de mange borgere, der kommer på biblioteket. ved gennem bibliotekernes hjemmesider og bibliotekernes nationale net-tjenester at fungere som borgernes portal til information om det offentlige og kommunale område. ved at etablere effektive selvbetjeningsløsninger for borgerne, herunder fjernadgang til relevante informationsdatabaser for alle biblioteksbrugere. Bibliotekerne bidrager på denne måde til at styrke borgernes mulighed for aktiv medvirken i et demokratisk samfund. 11

13 Vedr. Borgerservice kan bibliotekerne i Faaborg-Midtfyn Kommune fremadrettet blive aktive aktører i den fremtidige borgerservicebetjening i samarbejde med borgerservicecentrene. Gode åbningstider og et personale med erfaring i kommunikation og (digital) formidling gør det relevant at pege på bibliotekerne som en af borgernes indgangsport til den kommunale borgerservice. Et samarbejde mellem borgerservice og biblioteker kan understøtte den lokale service overfor borgerne. Dette vil være medvirkende til at styrke decentralisering af opgaveløsningen samt medvirke til bedre udnyttelse af såvel personale som lokaler. 12

14 4. Arkitekturprincipper Faaborg-Midtfyn Kommunes IKT-vision og pejlemærkerne understøttes af en række arkitekturprincipper grupperet i fire fokusområder: Organisering og styring af IKT-området Digital forvaltning af myndigheds- og driftsopgaver IKT i folkeskolen Sammenlægningsprocessen De 3 førstnævnte principper vil blive implementeret gradvist, men vil være gældende senest i Organisering og styring af IKT-området Organisering og styring af IKT-området skal planlægges med udgangspunkt i fire principper. 1. Der er en Central styring af IKT-området med hensyn til den overordnede strategiske IKTinfrastruktur herunder den udviklings- og forretningsorienterede anvendelse af IKT. Den centrale styring er forankret i Faaborg-Midtfyn Kommunes øverste ledelse, som evner at arbejde strategisk med IKT. Selve IKT-staben er placeret på én fysisk lokation. En central styring af IKT-området forankret i den øverste ledelse vil befordre den ledelsesmæssige beslutningskompetence og fokus, som kræves for at optimere og effektivisere kommunens anvendelse af IKT med henblik på at arbejde i retning af kommunens IKT-vision. Dette gælder både i relation til at ledelsen gennem den daglige ledelsesadfærd viser medarbejderne den retning, som man ønsker organisationen skal bevæge sig imod, samt i relation til de overordnede IKT-strategiske beslutninger. Dette arkitekturprincip understøtter desuden en central placering af IKT-staben samt opbygningen af kommunens IKT-organisation, hvor referencen for IKT-staben er entydig. IKT-staben placeres på én fysisk lokation, hvilket signalerer, at IKT-staben er én fælles stabsenhed, der servicerer alle kommunens øvrige organisatoriske enheder/virksomheder. Dette stiller krav til, at supportprocesserne optimeres med henblik på at skabe en velfungerende service for både centrale og decentrale brugere. 2. Faaborg-Midtfyn Kommunes IKT er baseret på en homogen hardwarestruktur. Dette arkitekturprincip understreger valget af at arbejde mod en ensretning af den hardware, som kommunen fremover vælger at anskaffe. Herved opnås en økonomisk, teknisk og sikkerhedsmæssig gevinst samt en forenkling af kompetenceopbygningen. Dette skal sikre en velfungerende support og vedligeholdelse af den pågældende hardware. 3. Faaborg-Midtfyn Kommune anvender outsourcing i forbindelse med drift af centrale servere og andre opgaver, hvor dette vil bevirke en effektivisering af IT-driften og såfremt det ikke hindrer en effektiv applikationsafvikling Kommunens IT-driftsmæssige opgaver skal løbende evalueres i forhold til, om disse mere hensigtsmæssigt kan løses ved outsourcing. Kriterier for evalueringen er en effektiv løsning af opgaven herunder i relation til økonomi, kompetence og driftsikring. 13

15 Systemløsninger på eksempelvis Ældreområdet må eksempelvis forventes at skulle kunne tilgås af brugeren efter 24x7-princippet. En vurdering af kommunens muligheder for at sikre dette krav kapacitetsmæssigt (belastning fra et stort antal brugere) skal indgå i evalueringen af outsourcing. 4. Tilgængeligheden af IKT-systemerne er til enhver tid understøttet med en tilstrækkelig kapacitet, som er fleksibel og kan udvides efter behov. Der er en række forudsætninger, som skal være opfyldt før brugeren (både de interne og eksterne) får en god oplevelse i forhold til brugen af IKT-systemerne, specielt i relation til svartider og hastighed: Tilstrækkelig båndbredde og/eller optimal udnyttelse af eksisterende båndbredde via diverse teknologier Tilstrækkelige systemressourcer. En tilstrækkelig båndbredde er også en nødvendig forudsætning for en fornuftig sammenbinding af alle kommunens lokationer (rådhus(e), borgerservicecentre, institutioner m.m.), og at der kan etableres moderne telefoniløsninger baseret på IP-telefoni. Da behovet for båndbredde samt effektiv udnyttelse af eksisterende båndbredde må forventes at stige løbende, er det vigtigt, at løsninger og teknologier er fleksible, så udvidelser kan ske inden for forsvarlige økonomiske og ressourcemæssige rammer. 4.2 Digital forvaltning af myndigheds- og driftsopgaver Den digitale forvaltning af både myndigheds- og driftsopgaver i kommunen skal planlægges med udgangspunkt i fem principper. 1. Faaborg-Midtfyn Kommunes anvendelse og udbud af digitale selvbetjeningsydelser er hovedsageligt baseret på de standardløsninger, som markedet tilbyder. Kommunen skal hovedsageligt tilbyde selvbetjeningsløsninger til borgere og virksomheder fra det udbud, der tilbydes af leverandører på dette marked. Kommunen skal derfor ikke anvende ressourcer på at udvikle egne løsninger eller tilpasse løsninger fra en leverandør. Herved øges kommunens driftsikkerhed for løsningerne samtidigt med at disse implementeres med lavest mulige omkostning, når udviklingskompetencer og -ressourcer, implementering, drift samt vedligeholdelse inddrages i den økonomiske betragtning. 2. Faaborg-Midtfyn Kommune vil i forbindelse med IKT-leverancer altid vælge den økonomisk mest fordelagtige løsning udfra nogle faste udvælgelseskriterier, som kan prioriteres fra sag til sag. Valg af leverandør til en IKT-leverance vil basere sig på udvælgelseskriterier vedrørende funktionalitet, pris, vedligeholdelsesbetingelser, juridiske forhold og projektorganisation som kan prioriteres i forhold til den enkelte leverance. 14

16 Den fordel, man opnår ved at arbejde med de samme udvælgelseskriterier, er en konsistent måde at udvælge leverandører på fra sag til sag. At kriterierne fra gang til gang kan prioriteres og vægtes indbyrdes giver fleksibilitet i forhold til den enkelte IKT-leverance. Funktionalitet Her lægges særlig vægt på omfanget af funktionalitet og graden af opfyldelse af overensstemmelse med kravspecifikationen. Herudover vil følgende arkitekturprincipper blive inddraget i vurderingen: Interoperabilitet Sikkerhed Åbenhed Fleksibilitet Skalerbarhed Principperne er vigtige i forhold til at opnå en sammenhængende digital kommunikation indenfor det offentlige med deraf følgende effektivitets- og kvalitetsforbedring, hvor der samtidig optimeres i forhold til den samfundsmæssige værdi af de offentlige serviceydelser. Pris Her lægges særlig vægt på den samlede pris, herunder driftsomkostninger vurderet i forhold til den tilbudte ydelse. Ved den tilbudte pris forstås den tilbudte samlede pris for såvel anskaffelses- /implementeringsfasen som den efterfølgende driftsfase. I denne forbindelse indgår bl.a. en vurdering af de fremtidige drifts-, vedligeholdelses- og udviklingsomkostninger for løsningen. Samlet regnes der med en afskrivningsperiode på 4 år. Vedligeholdelsesbetingelser og servicemål Her lægges særlig vægt på, hvorvidt de tilbudte vedligeholdelsesbetingelser og servicemål opfylder, eller overopfylder, de ønskede niveauer. Juridiske forhold Her lægges særlig vægt på, at tilbudsgivers eventuelle forbehold i mindst muligt omfang forringer Faaborg-Midtfyn Kommunes retsstilling, samt at tilbudte vilkår fremstår som attraktive for Faaborg- Midtfyn Kommune. Projektorganisation Her lægges særlig vægt på dels en sammenhængende og overbevisende projektorganisation, hvor de nødvendige kompetencer er til stede, dels den konkrete faglige kompetence, som leverandørens projektmedarbejdere besidder. 3. Faaborg-Midtfyn Kommune sikrer til enhver tid en optimal udnyttelse af eksisterende applikationer. 15

17 Kommunen skal systematisk foretage en evaluering af om en ny eller ændret opgaveløsning kan ske inden for de eksisterende relevante applikationer. Nyanskaffelser kan kun komme på tale, hvis løsning af en opgave ikke kan ske indenfor de nuværende applikationer, eller hvis andre forhold gør, at optimeret borgerdialog eller effektiv IKT-anvendelse ikke kan ske inden for den eksisterende systemportefølje. Herved sikres en minimering af omkostninger til implementering, uddannelse og opdateringsaktiviteter. 4. Faaborg-Midtfyn Kommune vil til enhver tid basere sin opgaveløsning på en IKT-infrastruktur, hvor såvel borgere, virksomheder og medarbejdere oplever en tilfredsstillende tilgængelighed Dette princip er en forudsætning for dels en optimal anvendelse af selvbetjeningsløsninger, dels en effektiv IKT-anvendelse for politikerne samt en effektiv opgaveløsning hos medarbejderne. 5. Faaborg-Midtfyn Kommune vil inden for de teknologiske muligheder have en fælles snitflade mellem relevante IKT-systemer. Kommunen vil anvende de fælles standarder for snitflader, som er angivet under FESD og FOT. Som et led i optimering af borgerdialog og effektiv IKT-anvendelse vil kommunen indarbejde elektronisk sags- og dokumenthåndtering i arbejdsgangene og anvende et fælles ESDH-system. 4.3 IKT i folkeskolen Faaborg-Midtfyn Kommunes anvendelse af IKT i folkeskolen skal planlægges med udgangspunkt i fire arkitekturprincipper. 1. Faaborg-Midtfyn Kommune har en IKT-anvendelse, der skaber optimale betingelser for elevernes læring. Kommunen indtænker sin nuværende og fremtidige anvendelse af IKT i folkeskolerne i relation til, hvorledes denne kan medvirke til at optimere elvernes indlæring. Faaborg-Midtfyn Kommune evaluerer de enkelte skolers IKT-anvendelse samt lærernes IKT-mæssige kompetenceniveau og opstiller kriterier for samspillet mellem IKT og indlæring. 2. IKT-området i folkeskolen er karakteriseret ved anvendelse af ensartet software og IKTinfrastruktur. Tidssvarende og driftssikre PC ere og netværksmuligheder prioriteres højt. Formålet med dette arkitekturprincip er en forventet omkostningsminimering, dels ved indkøb af fælles løsninger til alle skoler og dels i forbindelse med kompetenceopbygningsaktiviteter over for brugerne, hvor der ved brug af fælles systemer er større mulighed for vidensdeling. Udstyr skal desuden være tidssvarende og driftssikkert, og udstyr kan kun nedarves fra andre steder i kommunen, hvis udstyret opfylder disse krav. I kravet til tidssvarende udstyr ligger også, at PC erne kan konfigureres med fleksible multimedieløsninger. At netværksmulighederne prioriteres højt betyder, at eleverne opnår stor fleksibilitet i deres adgang til skolenetværket både på skolen og i hjemmet. 16

18 3. Faaborg-Midtfyn Kommune har en fælles skoleportal-løsning. Som et led i effektiviseringen af kommunens IKT-anvendelse arbejdes der med en fælles løsning til skolernes portaler. Dette forenkler ressourceindsatsen til support, drift og vedligeholdelse, og vil også gøre det lettere for eleverne at flytte skole indenfor kommunegrænsen. 4. Faaborg-Midtfyn Kommune har etableret en centraliseret styring af IKT-anvendelsen på skoleområdet. Dette betyder at planlægning, indkøb, support/helpdesk, drift m.v. skal forankres i IKT-staben suppleret med lokale IKT-servicemedarbejdere og pædagogiske IKT-vejledere. Ved at integrere IKT-området i skolerne med IKT-området i Faaborg-Midtfyn Kommune som sådan, vil kommunen realisere stordriftsfordele og effektivisere og optimere driftssituationen og den daglige support. Desuden vil skoleområdet drage nytte af den langsigtede og strategiske styring af hele IKTområdet. Ved at lade forankringen i IKT-staben ligge hos dedikerede medarbejdere sikres desuden den fornødne kompetenceopbygning i IKT-staben i relation til skoleområdet. Den lokale repræsentation af IKT-servicemedarbejdere (vedr. kabler, flytning, tilslutning, forbrugsstoffer) samt lokale pædagogiske IKT-vejledere sikrer muligheden for hurtig fysisk assistance, ligesom disse lokale repræsentanter vil være værdifulde i relation til samarbejdet med IKT-staben. 4.4 Sammenlægningsprocessen Den forestående sammenlægningsproces af IKT-området i Faaborg-Midtfyn Kommune skal tage udgangspunkt i fem arkitekturprincipper. Disse principper skal ses i sammenhæng med arkitekturprincipperne specificeret for organisering og styring af IKT-området, for digital forvaltning af myndigheds- og driftsopgaver samt for IKT i folkeskolen. 1. Faaborg-Midtfyn Kommune vil udpege en fælles chef for IKT-staben hurtigst muligt og senest med virkning fra 1. marts Lederen af IKT-staben vil spille en nøglerolle for etableringen af den nye fælles IKT-stab og de mange praktiske, økonomiske, organisatoriske og kulturelle udfordringer, som vil opstå i denne forbindelse. Ligeledes vil lederen af IKT-staben have en helt central rolle i forhold til den meget omfattende proces på IKT-området op til etableringen af den nye Faaborg-Midtfyn Kommune pr. 1. januar Faaborg-Midtfyn Kommunes IKT-stab skal organiseres, samles og centraliseres på én lokation hurtigst muligt. Placering af IKT-staben på én lokation relativt hurtigt i forbindelse med sammenlægningsprocessen vil styrke det forestående arbejde. Fysisk placering af medarbejderne på samme sted vil styrke fællesskabsoplevelsen og afdelingens selvforståelse af at arbejde for den nye fælles organisation, og ikke de nuværende fem afdelinger. Dette kan formentlig også styrke den ledelsesmæssige handlekraft i 17

19 afdelingen. Endvidere vil en lang række samordningsaktiviteter, herunder fælles indkøb og implementering af udstyr og programmel i sammenlægningsfasen blive understøttet væsentligt af en sådan samling. Kommunernes IKT-budget for 2006 skal udarbejdes i fællesskab på tværs af de nuværende fem organisationer, og budgettet skal fremstå som ét fælles budget gældende for Faaborg-Midtfyn Kommunes beslutninger på IKT-området under sammenlægningsprocessen skal effektueres hurtigst muligt. Ved valg af fælles systemløsninger vil Faaborg-Midtfyn Kommune altid vælge den økonomisk mest fordelagtige løsning ud fra nogle faste udvælgelseskriterier i en fast prioriteret rækkefølge. Kommunen skal være klar med IKT-sammenlægning ved indgangen til 2007, og der vil formentlig skulle foretages store investeringer og en stor ressourceindsats i organisationen for at opgaven kan lykkes. Derfor skal beslutninger på IKT-området effektueres så hurtigt som muligt for at kunne nå opgaven inden fristens udløb. Der er en risiko for, at det fremtidige sammenlægningsudvalg ændrer på nogle af disse beslutninger, men det er en risiko, der må løbes. Ved valg af systemløsning skal der så vidt muligt vurderes alternativer. Indstilling skal ske i henhold til kriterierne i afsnit 4.2, princip 2. Der anvendes i denne forbindelse følgende vægte for de enkelte kriterier: Funktionalitet: 40 % Pris: 30 % Vedligeholdelsesbetingelser og servicemål: 15 % Juridiske forhold: 10 % Projektorganisation: 5 % 4. Kritiske systemer Kritiske systemer er systemer som skal virke den 2. januar Som udgangspunkt er følgende systemer kritiske: Systemer der vedrører sammenlægningen af it-infrastrukturen til én struktur (servere, netværk, kontorprogrammel, telefoni) Økonomi-, løn- og ESDH systemer Systemer der er omfattet af konverteringsaftalen med KMD Øvrige systemer defineres som kritiske beroende på en konkretisering af systemets funktionalitet og nødvendighed for opgaveløsningen fra kommunes start. Det forudsættes at de i sammenlægningsprocessen nedsatte projektgrupper leverer denne konkretisering til ledelsen for Faaborg-Midtfyn Kommune. 18

20 Ordliste De jure standard Standard, der vedtages på nationalt eller internationalt niveau af standardiseringsorganisationer. De facto standard Standard, der i kraft af sin udbredelse eller dominerende markedsposition har opnået status af mere eller mindre officiel standard, og som er karakteriseret ved at den anvendes af flere leverandører. ESDH Elektronisk Sags- og DokumentHåndtering. FESD Fællesoffentlige Sags- og Dokumenthåndterings-projekt. Fleksibilitet Fleksibilitet i betydningen designet til forandring og videreudvikling er afgørende i en foranderlig verden. Fleksibilitet har både betydning for innovation og evnen til at tilpasse løsninger til ændringer i behov, regler, arbejdsgange, organisation osv. I en foranderlig verden har fleksibilitet også afgørende betydning for succes af IT-projekter og robusthed i IT-løsningerne. I praksis betyder det, at arkitekturen skal være modulær på en sådan måde, at kapaciteten kan varieres ved indsættelse af flere eller færre elementer (af samme slags) på alle områder, hvor der er brug for skalerbarhed. Denne variation må på intet sted være begrænset af tekniske eller logiske hindringer, for eksempel i form af begrænset kapacitet af et enkelt element, der ikke kan suppleres med flere. FOT Fælles Objekter i digitale kort Interoperabilitet Når information let skal kunne udveksles mellem myndigheder, er det nødvendigt at IT-systemerne taler samme sprog. Kernen i interoperabilitet er fastlæggelsen af fælles datamodeller og fælles protokoller for udveksling af data. Protokollerne skal bære datamodellerne via såkaldte metadata (det vil sige information om data), som bruges til at beskrive og definere data. Det betyder med andre ord, at de organisationer (myndigheder, institutioner og virksomheder), der skal udveksle med hinanden skal være enige om definitioner af data. Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling har etableret et nationalt, centralt bibliotek (repository) for metadataspecifikationer. 19

21 Denne såkaldte infostrukturbase er et væsentligt element i forbindelse med en fælles national ITarkitektur, fordi det er her, at informationer om indholdet af offentlige registre, ESDH systemer, content management systemer og andre IT-systemer skal lagres. ITIL ITIL er en de facto best practice for IT Service Management som er vidt udbredt og accepteret af såvel virksomheder som leverandører. Standarden identificerer og beskriver best practice for en lang række IT Service Styrings processer. ITIL-konceptet stiller et sæt procesmodeller til rådighed for den bedst mulige understøttelse af leverancen af it-serviceydelser. Disse procesmodeller baserer sig på best practice og beskriver, hvilke processer der skal være på plads, hvilke aktiviteter processerne består af, og anviser, hvordan processerne implementeres. ITIL anvendes world wide af mange hundrede virksomheder og organisationer. Flere store danske virksomheder i Danmark har indført ITIL, bl.a. Post Danmark og Danfoss, og der er flere på vej. Fordelene ved benyttelse af processerne i ITIL er: Overensstemmelse mellem brugernes forventninger til serviceniveau og det leverede serviceniveau Sikker og effektiv håndtering af it-infrastrukturen Erfaringsopsamling - ITIL sikrer, at historiske data opsamles og bearbejdes Kontrol af ændringer, ressourcer og omkostninger Produktivitetsforøgelse, idet der arbejdes efter standardiserede metoder og procedurer Servicedesk Servicedesken (helpdesken) tager sig af forespørgsler og fejlmeldinger og giver løbende information om eventuelle driftsforstyrrelser. Sikkerhed Sikkerhed er afgørende for at beskytte de offentlige informationer og en forudsætning for at alle aktører vil deltage det gælder fra myndigheder over private virksomheder til borgerne. Uden vished for at data behandles sikkert vil der ikke være den fornødne tryghed hos hverken udbydere eller brugere af digital forvaltning. Sikkerhed er derfor også en afgørende forudsætning for digital forvaltning og et overordnet krav til IT-arkitekturen. Sikkerhedsarkitekturen skal opfylde både de lovmæssige krav, borgerens rimelige forventning om en sikker informationsbehandling og myndighedernes behov for at yde effektiv sagsbehandling og god service. For at beskrive de samlede krav til sikkerheden, bør man gå ud fra en fælles definition af sikkerhedsbegreberne på det forretningsmæssige niveau. De konkrete sikkerhedsløsninger (adgangssystemer, certifikater, sikkerhedskopiering osv.) bør vælges, så de overholder de overordnede krav om interoperabilitet m.v. Det betyder, at de baseres på fælles standarder (eventuelt som fælles løsninger) og en fælles forståelse (aftale) om troværdighed, ægthed og administrative procedurer. Skalerbarhed 20

22 Skalerbarhed er en egenskab, der bør indbygges i et system fra starten af. Hvis systemerne ikke kan»følge med«den faktiske brug af dem, bliver hverken serviceniveau eller effektivitet god nok. Ingen kæde er stærkere end det svageste led og i komplekse IT-løsninger er det vigtigt at alle elementer understøtter den nødvendige og tilstrækkelige skalering til at sikre robusthed. Det er vigtigt at kunne opretholde både funktionaliteten og effektiviteten af en IT løsning, når behovet ændres, for eksempel hvad angår brugerantal, transaktionsvolumen eller datamængder. Det er arkitektens rolle at sørge for, at der ikke er unødvendige flaskehalse, der kan skabe problemer ved spids og overbelastning. Det understreges, at skalerbarhed ikke er krav om en bestemt kapacitet, men et princip om at systemet skal kunne udbygges (eller formindskes), så det til stadighed dækker det aktuelle behov på en optimal måde. SLA Service Level Agreements (SLA er) er aftaler med brugerne om at levere serviceydelser på et på forhånd aftalt serviceniveau til en deraf afledt pris, at opretholde og forbedre servicekvaliteten og at håndtere driftsapparatet i katastrofesituationer. 24x7-princippet Angiver tilgængelighed 24 timer i døgnet alle ugens 7 dage, dvs. på et hvilket som helst tidspunkt Åbenhed Åbenhed i relation til grænseflader og modeller for de data, der skal udveksles, er altafgørende for at etablere en velfungerende servicearkitektur. Åbenhed har ikke blot betydning for interoperabilitet og dermed de dertil knyttede målsætninger. Det at basere sig på åbne standarder kan desuden have stor betydning for IT-investeringernes succes og soliditet på såvel kort som langt sigt. Ved at basere sig på åbne standarder kan man blandt andet undgå leverandørafhængighed. Adgang til kildekode (evt. fælles eller åben adgang) kan have betydning for kvaliteten og prisen for specialudviklet software. Man kan tale om åbenhed på flere niveauer: Åbne standarder (for eksempel W3C standarder). Åbne grænseflader (for eksempel XML-baserede). Åbne beskrivelser (for eksempel dokumenterede med schema i infostrukturbasen). Åben kildekode (for eksempel når en myndighed får specialudviklet software). Der findes en række formelle standardiseringsorganer som for eksempel ISO, CEN, CEFACT og IEC. Det er disse organer som kan lave formelle standarder. Derudover findes der en række organisationer der udarbejder åbne specifikationer, der i mange tilfælde får karakter af de facto standarder. Vigtige eksempler er OASIS og W3C. W3C (World Wide Web Consortium) laver for eksempel specifikationer såkaldte anbefalinger (Recommendations) omkring netsteder og internetarkitektur. W3C har blandt andet defineret standarderne HTML og XML, herunder en række teknologier, som tilsammen udgør en væsentlig del af teknologigrundlaget for en serviceorienteret arkitektur. Sådanne industriudviklede 21

23 specifikationer får i reglen karakter af de facto standarder og står ofte uden konkurrence fra mere formelle standarder pga. den arbejdsdeling, der er vokset frem igennem årene. 22