Strateginotat. Vision, pejlemærker og arkitekturprincipper på it-området

Transkript

1 Strateginotat Vision, pejlemærker og arkitekturprincipper på it-området 10. juni 2005

2 Strateginotat for it-området i Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse Indledning Overordnet model for it-strategi Overordnet vision for Den nationale strategi for digital forvaltning Opbygningen af strateginotatet Vision og pejlemærker s it-vision Pejlemærker for den digitale vision Arkitekturprincipper Organisering og styring af it-området Serviceleverancen Sammenlægningsprocessen Udmøntning af arkitekturprincipper juni 2005 Indholdsfortegnelse Side 2 af 21

3 Strateginotat for it-området i 1. Indledning I forbindelse med sammenlægningen af Bjergsted, Gørlev, Hvidebæk, Høng og Kalundborg kommuner, har disse kommuner indgået et samarbejde med KMD med henblik på at fastlægge en strategi for sammenlægningen af it-området. Projektet forløber over fire faser med start i april 2005 og afslutning juni Det samlede projekt er tilrettelagt, så vi efter at have foretaget en nærmere forventningsafstemning og planlægning har fået kortlagt den nuværende situation på it-området via et omfattende materiale fra de 5 kommune. Denne del af projektet (fase 1 og 2) er gennemført. Dokumentationen herfor findes i et særskilt materiale. Herefter er der gennemført en strategiproces (fase 3) med det formål at beskrive den overordnede it-vision, pejlemærker og arkitekturprincipper for den nye storkommune, herunder et kortere it-strategisk perspektiv frem til Resultatet heraf er dokumenteret i nærværende notat. I forlængelse af projektet er det s ansvar at udarbejde handlingsplaner for de projekter og opgaver, som planlægges gennemført i kommunerne frem mod kommunesammenlægningen i 2007, således at der skabes et godt fundament for strategien og en it-mæssig sikker start for den nye storkommune i Det overordnede projektforløb er vist nedenfor: Fase 1 Projektstart Afstemning af planer og etablering af projektorganisation Fase 2 Statusbillede Overblik over den nuværende status på it-området i kommunerne Fase 3 it-strategi Fastlæggelse af strategi indeholdende vision, pejlemærker og itarkitekur for den nye kommune Fase 4 Projektafslutning Formidling og evaluering 1. april april juni 15. juni 10. juni 2005 Indledning Side 3 af 21

4 Strateginotat for it-området i Fastlæggelse af it-vision, pejlemærker og arkitekturprincipper (fase 3) er sket på basis af en dag med inspirationsseminar hhv. en dag med workshop for kommunaldirektører, chefer, it-ansvarlige og en række andre medarbejdere med interesse for it-området i de fem kommuner. Forløbet har i denne forbindelse omfattet følgende aktiviteter: Visionsdag Visionsdag Fastlæggelse Fastlæggelse af af fokusområder fokusområder Strategidag Strategidag Workshop Workshop Formulering Formulering Strateginotat Strateginotat Planlægning Planlægning Fokus- Fokusgruppemødgruppemøde Projekt- Projektgruppemødgruppemøde 13. april 28. april 29. april 12. maj 13. maj maj 31. maj 10. juni 1.1 Overordnet model for it-strategi Arbejdet med formulering af mål og visioner for it-strategien har taget udgangspunkt i følgende overordnede strategimodel: Overordnet vision og pejlemærker National strategi for Digital Forvaltning IT-strategi IT-mæssig vision og pejlemærker Fremtidsbilleder Arkitekturprincipper 10. juni 2005 Indledning Side 4 af 21

5 Strateginotat for it-området i Strategimodellen skal forstås på følgende måde: It-strategien omfatter 1. It-mæssig vision og pejlemærker 2. Arkitekturprincipper It-strategien understøtter den forretningsmæssige vision for Ny Kalundborg Kommune. It-visionen og pejlemærkerne skal understøtte realiseringen af itstrategien. Dette vil ske inden for rammerne af den nationale strategi i Projekt Digital Forvaltning. I forhold til processen i har fremtidsbillederne alene været brugt som en indledende øvelse i at tænke fremad. Fremtidsbillederne er således ikke blevet færdigbearbejdet og vil derfor ikke blive dokumenteret selvstændigt. Det bemærkes, at it-strategien for efterfølgende udbygges med handlingsplaner, så den også dækker it-området mere konkret i forhold til organisering, outsourcing, kompetencer, løsnings- og teknologivalg etc. I nærværende dokument fokuseres der på den it-mæssige vision og pejlemærker samt arkitekturprincipper. Dokumentet kan således opfattes som en overordnet rettesnor og ramme for it-strategien i den 1.2 Overordnet vision for I forbindelse med strukturreformen hvor 5 kommuner går sammen i Ny Kalundborg Kommune, er der gennemført et visionsarbejde og vedtaget en overordnet vision for den nye kommune. Visionen gælder for, men den søger samtidig at indarbejde de nationale formål med kommunalreformen. Der er langt vægt på: Borgeren i centrum. Én indgang til det offentlige. Helhedsorientering. Faglig bæredygtighed. Stordriftsfordele. Fra Vision for af april 2005 fremgår følgende: Den røde tråd i visionen for Kalundborg Kommune er, at vi kan nå vores ambitiøse mål, når vi fra starten tænker i åbenhed, samspil og sammenhæng. 10. juni 2005 Indledning Side 5 af 21

6 Strateginotat for it-området i Al udvikling i kommunen vil kræve, at mange parter kan få deres indsats til at spille sammen. Virksomheder og uddannelsessteder. Industri og følgeerhverv. Byer og lokalsamfund. Myndigheder og foreninger. Kultur og turisme. Infrastruktur og bosætning. Sammenbragte ledelser og medarbejdere. På disse og flere områder gælder, at vi kun kan løfte opgaven ved at satse bredt og gennemtænkt. På den måde kan fremgang på ét område blive forudsætningen for gode resultater på de øvrige og dermed for hele kommunen. Derfor bygger visionen for Kalundborg Kommune på, at vi vil opfylde følgende tre mål samtidigt. Det skal fortsat være attraktivt: at bo og leve i kommunen at drive virksomhed i kommunen at arbejde på en kommunal arbejdsplads For den samlede vision henvises til den fulde tekst i visionsdokumentet. 1.3 Den nationale strategi for digital forvaltning Hovedvisionen for den nationale strategi er: Digitalisering skal bidrage til at skabe en effektiv og sammenhængende offentlig sektor med høj servicekvalitet, hvor borgerne og virksomhederne er i centrum. Den offentlige sektors strategi for digital forvaltning realisering af potentialet Til at understøtte visionen er der identificeret fem pejlemærker, som repræsenterer mål hhv. tiltag i relation til hovedvisionen: 1. Den offentlige sektor skal levere sammenhængende ydelser med borgere og virksomheder i centrum. 2. Digital forvaltning skal skabe øget servicekvalitet og frigøre ressourcer. 3. Den offentlige sektor skal arbejde og kommunikere digitalt. 4. Digital forvaltning skal baseres på en sammenhængende og fleksibel itinfrastruktur. 5. Offentlige ledere skal gå forrest og sikre, at deres organisation kan realisere visionen. 10. juni 2005 Indledning Side 6 af 21

7 Strateginotat for it-området i 1.4 Opbygningen af strateginotatet Strateginotatet er struktureret således: I afsnit 2 er visionen og pejlemærkerne for it-strategien beskrevet. It-visionen afspejler ambitionsniveauet for. For at konkretisere itvisionen er der opstillet 6 pejlemærker, der fungerer som delvisioner. Afsnit 3 indeholder en række arkitekturprincipper, som understøtter it-vision og pejlemærker. Arkitekturprincipperne er grupperet i følgende tre fokusområder: Organisering og styring af it-området Serviceleverancen, herunder Borgerservice Service til virksomheder og erhvervsliv Service vedr. turisme Service til institutioner Service til myndigheder Sammenlægningsprocessen på it-området, herunder It-infrastruktur Outsourcing/insourcing og kompetencer Tværgående systemer Fagsystemer 10. juni 2005 Indledning Side 7 af 21

8 Strateginotat for it-området i 2. Vision og pejlemærker 2.1 s it-vision s it-vision er: Borgere og virksomheder i skal opleve åbenhed, samspil og sammenhæng i en effektiv og målrettet servicering. Sammenhængende itløsninger understøtter denne servicering. Med denne vision for it-udviklingen ønsker at understøtte såvel den overordnede forretningsmæssige vision for Ny Kalundborg Kommune, som den nationale strategi for digital forvaltning. Det bemærkes, at begrebet borgere i nærværende dokument refererer til såvel personer med fast bopæl i, som til fx turister eller personer med sommerhus i. It-visionen og nedenstående pejlemærker er langsigtede. Der arbejdes mod år 2010 som en konkret tidshorisont. Vision og pejlemærker er imidlertid ikke tidsfastsatte, og kan opfattes som overordnede målsætninger på it-området, som er gældende i dag, i 2007, i 2010 og senere med en kontinuerligt stigende opfyldelsesgrad. I 2010 forventes en meget høj grad af opfyldelse vel vidende at visionen over tid også vil flytte sig. 2.2 Pejlemærker for den digitale vision Visionen konkretiseres gennem følgende 7 pejlemærker, der også kan opfattes som delvisioner: 1. Kommunikation Borgere og virksomheder i tilbydes en let tilgængelig og serviceorienteret multikanal kommunikation med kommunen når som helst og hvor som helst. 2. Servicering Borgere og virksomheder sikres en helhedsorienteret, ensartet, sikker og hurtig service via s anvendelse af sammenhængende internt og eksternt orienterede it-løsninger. 10. juni 2005 Vision og pejlemærker Side 8 af 21

9 Strateginotat for it-området i 3. Opgaveløsning Opgaveløsning skal ske optimalt og rationelt baseret på en effektiv og driftssikker anvendelse af it. 4. Medarbejdere Medarbejderne understøttes i deres funktioner når som helst og hvor som helst via effektiv anvendelse af it. 5. It-organisation vil udvikle en forretnings- og driftsorienteret itorganisation, som i praksis skal sikre realisering af it-vision og -strategi. 6. Ledelse Ledere i skal gå forrest og sikre, at Ny Kalundborg Kommune realiserer it-visionen inden for nærmere fastsatte rammer. 7. Uddannelse og kompetence vil målrettet sikre opbygning af it-kompetencer via uddannelse rettet mod medarbejdere, ledere, borgere og politikere. Pejlemærkerne kan opfattes som en operationalisering af visionen, som gør det muligt at vurdere om en given beslutning, aktivitet eller udvikling er i overensstemmelse med s vision på it-området. Pejlemærke 1 - Kommunikation Borgere og virksomheder i tilbydes en let tilgængelig og serviceorienteret multikanal kommunikation med kommunen når som helst og hvor som helst. Det skal være let at komme i kontakt med hhv. få information fra Ny Kalundborg Kommune. Der skal i denne forbindelse tilbydes flest mulige kanaler: Hjemmeside, , sms, telefon, personligt fremmøde i servicebutikker og på rådhuset, post, tv, radio osv. Og der skal på tværs af de valgte kanaler tilbydes størst mulig tilgængelighed og åbningstid. udarbejder konkrete servicemål for de enkelte kanaler. Herved ønsker at styrke service og samarbejde med borgere og virksomheder, samt herved også understøtte vækst og udviklingen i lokalområdet generelt. Kanalstrategien skal til enhver tid afstemmes med politikker for de kommunale serviceområder og de teknologiske muligheder. Pejlemærke 2 - Servicering Borgere og virksomheder sikres en helhedsorienteret, ensartet, sikker og hurtig service via s anvendelse af sammenhængende internt og eksternt orienterede it-løsninger. Borgere og virksomheder skal sikres en ensartet og hurtig sagsbehandling og borgerservice uanset ad hvilken kanal henvendelsen sker. Herved understøttes 10. juni 2005 Vision og pejlemærker Side 9 af 21

10 Strateginotat for it-området i borgernes og virksomhedernes retssikkerhed og oplevelse af kvalitet og åbenhed i den kommunale service. Der skal i denne sammenhæng være fokus på itsikkerheden. Dialogen med borgere og virksomheder skal i størst muligt omfang ske via selvbetjeningsløsninger. Borgerne og virksomhederne skal dels have mulighed for så stor en digitaliseret aktindsigt som muligt, og bør også kunne følge egne sager, efterhånden som de behandles og ændrer status. Dialogen skal være lettilgængelig, og der bør arbejdes hen imod at give adgang til selvbetjeningsløsningerne til enhver tid - 24 timer i døgnet, hele året. De selvbetjeningsløsninger, som vælger, skal have en reel værdi for borgerne og virksomhederne, ligesom de skal repræsentere en reel effektivisering af kommunens opgaveløsning. Pejlemærke 3 - Opgaveløsning Opgaveløsning skal ske optimalt og rationelt baseret på en effektiv og driftssikker anvendelse af it. vil vælge de it-systemer, hvor anvendelsen understøtter de mest effektive arbejdsprocesser for sagsgangene. Specielt vil Ny Kalundborg Kommune sikre, at der altid er et målbart økonomisk eller servicemæssigt rationale ved investering i it. prioriterer hensyn til driftssikkerhed højere end det sidste nye i funktionalitet ved valg af it-løsninger og underliggende teknologi. Digitalisering af sagsgange skal sikre, at der anvendes mindst mulig tid på opgaver af rutinemæssig karakter. Herved bliver der overskud til at behandle sager af mere kompleks karakter, hvorved kvaliteten i sagsbehandlingen øges. Effektiv anvendelse af it-systemerne skal sikres ved at samspillet systemerne imellem forbedres. Herved skabes det størst mulige overblik over opgaverne og den enkelte borgers sagsbehandling. Dette understøtter mulighederne for at realisere en forbedret borgerdialog. Pejlemærke 4 - Medarbejdere Medarbejderne understøttes i deres funktioner når som helst og hvor som helst via effektiv anvendelse af it. vil afpasse it-anvendelsen til den enkelte medarbejders arbejdssituation og behov, samt tage højde for den enkeltes kompetenceniveau. Alle ansatte tilbydes størst mulig fleksibilitet og mobilitet i opgavevaretagelsen. vil med en hensigtsmæssig it-anvendelse sikre en optimal vidensdeling mellem kommunens medarbejdere. Dette vil understøtte den generelle faglighed i borgerservicen og den specifikke faglighed i de enkelte faglige enheder og institutioner. 10. juni 2005 Vision og pejlemærker Side 10 af 21

11 Strateginotat for it-området i vil gennem fokus på projektledelse og organisatorisk implementering sikre en hensigtsmæssig og kontrolleret indkøring af nye itløsninger og ændrede arbejdsgange. ønsker med denne tilgang at styrke det faglige arbejdsmiljø og som en attraktiv arbejdsplads. Pejlemærke 5 It-organisation vil udvikle en forretnings- og driftsorienteret itorganisation, som i praksis skal sikre realisering af it-vision og -strategi. vil styrke sin organisering og styring af it-området med det formål at understøtte it-visionen og dermed sikre, at pejlemærker og itstrategi realiseres. It-organisationen skal i denne sammenhæng opfattes som kommunens samlede og tværgående organisering og ledelse af it-området, herunder it-afdelingen. Den samlede it-organisation skal have følgende primære ansvarsområder: 1. Ledelsen skal sikre det forretningsorienterede arbejde med at optimere kommunens effektive anvendelse af it. I denne sammenhæng skal det sikres, at der etableres og vedligeholdes en it-strategi for. It-strategien skal udgøre den ledelsesmæssige ramme for den løbende styring af it-området. 2. It-organisationen skal støtte og samarbejde med de faglige enheder om effektiviserings- og implementeringsopgaver vedr. eksisterende og nye itsystemer. 3. It-organisationen skal etablere og vedligeholde de nødvendige it-faglige hhv. projektmæssige kompetencer i forhold til s behov og it-organisationens opgaver. 4. It-organisationen skal drifte, vedligeholde, standardisere og optimere kommunens it-infrastruktur og supportprocesser og sikre, at kommunen har en velfungerende it-platform, samt at brugerne får den nødvendige service. Ledelsesmæssigt skal it-organisationen være bredt funderet og have direktion og chefer som aktive aktører. Pejlemærke 6 - Ledelse Ledere i skal gå forrest og sikre, at Kalundborg Kommune realiserer it-visionen inden for nærmere fastsatte rammer. Ansvaret for realiseringen af s it-vision hviler på alle medarbejdere. Alle ledere har et særligt ansvar for at fremme en effektiv anvendelse af it inden for deres ansvarsområde og for kommunen som helhed. Alle ledere i skal gå forrest og i den daglige ledelse udvise en adfærd både i ord og handling, der understøtter it-visionen. 10. juni 2005 Vision og pejlemærker Side 11 af 21

12 Strateginotat for it-området i Specielt skal direktionen tilsikre følgende: Ledelsesmæssig forankring og beslutningskompetence Understøttelse af den samlede opgavevaretagelse i kommunen Fokus på borgerservicetankegangen Fokus på én indgang til kommunen for borgere og erhvervsliv. Pejlemærke 7 Uddannelse og kompetence vil målrettet sikre opbygning af it-kompetencer via uddannelse rettet mod medarbejdere, ledere, borgere og politikere. vil via uddannelse bevidst arbejde med opbygning af it-kompetencer målrettet de enkelte brugergrupper, således at disse vil være i stand til at udnytte s it-løsninger optimalt. 10. juni 2005 Vision og pejlemærker Side 12 af 21

13 Strateginotat for it-området i 3. Arkitekturprincipper it-vision og pejlemærkerne understøttes af en række arkitekturprincipper grupperet i tre overordnede fokusområder: Organisering og styring af it-området (afsnit 3.1) Serviceleverancen (afsnit 3.2) Sammenlægningsprocessen på it-området (afsnit 3.3) Arkitekturprincipper formulerer overordnet, hvordan kan bevæge sig i retning af opnåelse af it-visionen og pejlemærkerne. Principperne beskrives desuden kortfattet med hensyn til motivation og tidsmæssig fastsættelse for princippet. 3.1 Organisering og styring af it-området Organisering og styring af it-området skal planlægges med udgangspunkt i 7 principper. Principperne vil blive implementeret gradvist, men vil være gældende senest i har central styring af it-området med hensyn til den overordnede it-infrastruktur, fælles it-systemer og fagapplikationer. Den centrale styring er forankret i s direktion, og selve it-afdelingen er placeret fysisk samlet. En central styring af it-området forankret i direktionen befordrer den ledelsesmæssige beslutningskompetence og fokus, der kræves for at optimere og effektivisere kommunens anvendelse af it med henblik på at arbejde i retning af kommunens it-vision. Dette gælder både i relation til, at ledelsen i den daglige ledelsesadfærd viser medarbejderne den retning, som man ønsker organisationen skal bevæge sig imod, samt i relation til de it-strategiske beslutninger. Dette arkitekturprincip understøtter desuden en central placering af it-afdelingen samt opbygningen af kommunens it-organisation, hvor referencen for it-afdelingen er entydig. It-afdelingen placeres på én fysisk lokation, hvilket signalerer, at it-afdelingen er én fælles afdeling, der servicerer alle kommunens øvrige organisatoriske afsnit. Dette stiller krav til, at supportprocesser og -systemer optimeres med henblik på at skabe en velfungerende service for både centrale og decentrale brugere. Centraliseringen af it-afdelingen vil også skabe et godt fundament for det faglige miljø, specialisering og kompetenceudviklingen på it-området. Herved understøttes tillige en effektiv ressourceudnyttelse. Dermed vil centraliseringen af itafdelingen direkte understøtte s udvikling i relation til digital forvaltning. Alle s administrative arbejdspladser styres og supporteres af den centrale it-afdeling. Det bemærkes, at skolernes pædagogiske sektor- 10. juni 2005 Arkitekturprincipper Side 13 af 21

14 Strateginotat for it-området i net ikke bliver en del af det administrative net pr. 1. januar Men det er planen at alle s it-arbejdspladser på længere sigt skal styres og supporteres fra den centrale it-afdeling. 2. har en central og specialiseret helpdesk funktion som fundamentet for brugersupporten og den interne it-service som sådan. Helpdesk funktionen suppleres af en brugerstøtteorganisation, som dækker en række nøje udvalgte fagsystemer og tværgående it-systemer. vil med en centraliseret helpdesk funktion opnå en faglig stærk og effektiv it-support på et højt serviceniveau til kommunens medarbejdere. Supporten skal bemandes med serviceuddannede medarbejdere, som bliver målt på serviceniveauer, brugertilfredshed og effektivitet. Etableringen af en centraliseret helpdesk funktion understøttes markant af den standardiserede it-anvendelse i som sådan. Helpdesk funktionen og it-supporten som sådan skal understøttes af et specialiseret helpdesk system til administration, planlægning, opfølgning og styring af supportområdet. Via systemansvarlige på udvalgte systemområder skal brugerne sikres en effektiv brugerstøtte i anvendelsen af specialiserede fagsystemer eller mere tværgående it-systemer som fx ESDH-system og økonomisystem. 3. It-brugere på alle niveauer i har en opdateret uddannelse i alle relevante it-systemer samt klare retningslinier for itanvendelsen. På baggrund af uddannelse og oplæring forudsætter, at alle brugere tilegner sig den fornødne kompetence til at anvende alle relevante it-systemer korrekt og effektivt. Dette gælder både den funktionelle betjening af systemerne og de relaterede arbejdsgange. Herved understøttes høj effektivitet og højt serviceniveau i opgaveudførelsen. Via dokumenterede retningslinier for korrekt og sikker brug af it-systemer og informationer, herunder mail, internet, og personhenførbare oplysninger, sikrer Ny Kalundborg Kommune en forsvarlig og sikker it-anvendelse i kommunen. Dette understøtter kravet om sikker forvaltning og imødegår desuden driftsproblemer som følge af virus, brud på datasikkerhed m.v. 4. har en homogen og standardiseret anvendelse af it på alle områder og niveauer. vil med dette princip sikre en ensartet og standardiseret anvendelse af it overalt i kommunen. Dette gælder både den grundlæggende arkitekturmodel (tykke eller tynde klienter), hardware, netværk, styresystemer og basissoftware, Office-systemer, centrale it-systemer, lokale applikationer, selvbetjeningsløsninger m.v. Specielt er der fokus på at vælge systemer og teknologier som er velafprøvede og dermed driftssikre. 10. juni 2005 Arkitekturprincipper Side 14 af 21

15 Strateginotat for it-området i Herved vil skabe det bedste mulige grundlag for at realisere stordriftsfordele og sikkerhed i forhold til såvel it-indkøb, implementering, support og den daglige drift. vil desuden arkitektur- og infrastrukturmæssigt stå optimalt m.h.t. til at skabe integration og sammenhæng på it-området, hvilket er en forudsætning for realisering af digital forvaltning. Der skal i denne forbindelse være fokus på at vælge markedsstandarder og standarder som støttes af den offentlige sektor i Danmark jf. fx Strategi for digital forvaltning og Hvidbog om IT-arkitektur. Ved en høj grad af standardisering opfyldes ønsket om mindsket leverandørafhængighed. Endelig vil en standardisering på it-området betyde en forenkling af den nødvendige kompetenceopbygning og -vedligeholdelse på it-området. 5. vurderer, beslutter og evaluerer alle itinvesteringer ud fra en dokumenteret målsætning og analyse vedr. udbytte i form af økonomiske gevinster, serviceforbedringer og/eller effektivitet. Der skal altid være et rationale i form af økonomiske gevinster, serviceforbedringer eller effektivitet i forbindelse med it-investeringer i. It er ikke et mål i sig selv, men har kun værdi i det omfang, at investeringen understøtter s forretningsmæssige mål. Alle it-investeringer skal derfor dokumenteres med hensyn til nytteværdi i form af økonomiske gevinster, serviceforbedringer og effektivitet. Målsætningerne med en it-investering skal være målbare, og der skal følges op og evalueres efter en aftalt periode i normal drift. udvikler løbende værktøjer og metoder i relation til at arbejde med TCO og TVO (Total Cost of Ownership og Total Value of Ownership). Herved sikrer en effektiv kvalificering og prioritering af udviklingen på it-området. Samtidig understøtter opfølgning og evaluering at planlagte gevinster i praksis bliver realiseret. Endelig vil opbygge en værdifuld viden i relation til effektiv implementering af it, som generelt vil øge fokus og kompetencer på området. 6. vil foretage it-systemvalg ud fra en standardiseret model med ensartede kriterier. vurderer potentielle it-systemer ud fra en standardiseret model med ensartede kriterier. Disse er i praksis baseret på en skabelon med vægtede kriterier og scoring pr. alternativ. Herved sikres en ensartet og konsistent vurdering af løsningsmuligheder med mulighed for en objektiv vurdering af potentielle it-løsninger. Modellen sikrer kvalificerede og effektive valg af it-systemer. 10. juni 2005 Arkitekturprincipper Side 15 af 21

16 Strateginotat for it-området i 7. anvender outsourcing i forbindelse med drift af centrale servere og andre opgaver, hvor dette vil bevirke en effektivisering af it-driften. Kommunens it-drift skal løbende evalueres i forhold til, om denne mere hensigtsmæssigt kan løses ved outsourcing. Kriterier for evalueringen er en effektiv løsning af opgaven i relation til økonomi, kompetence og driftsikring. 3.2 Serviceleverancen Den digitale forvaltning i relation til serviceleverancen skal planlægges med udgangspunkt i 4 principper. Principperne vil blive implementeret gradvist, men vil være gældende senest i Serviceleverancen omfatter i denne forbindelse: Borgerservice Service til virksomheder og erhvervsliv Service vedr. turisme Service til institutioner Service til myndigheder 1. s anvendelse og udbud af digitale selvbetjeningsydelser er baseret på de standardløsninger, som markedet tilbyder. tilbyder selvbetjeningsløsninger til borgere og virksomheder fra det udbud af standardløsninger, der tilbydes af leverandører på markedet. Kommunen skal derfor ikke anvende ressourcer på at udvikle egne løsninger eller tilpasse løsninger fra en leverandør. Herved øges kommunens driftsikkerhed for løsningerne, samtidigt med at disse implementeres og driftsafvikles med lavest mulige omkostninger, når udviklingskompetencer og -ressourcer, implementering, drift samt vedligeholdelse inddrages i den økonomiske betragtning. 2. tilbyder selvbetjeningsløsninger, som er let tilgængelige for alle borgere, virksomheder og myndigheder. s servicetilbud er åbne for alle og tager udgangspunkt i den enkelte borger eller den enkelte virksomhed. Løsningerne er enkle at anvende, ligesom der er adgang fra offentlige steder, servicestandere eller lignende. Herved tilgodeses åbenhed og effektivisering over for alle borgere, virksomheder og myndigheder. Desuden ligger der et markant effektiviseringspotentiale i at understøtte ikke it-orienterede borgere i deres kommunikation med kommunen. 10. juni 2005 Arkitekturprincipper Side 16 af 21

17 Strateginotat for it-området i 3. tilslutter sig flest mulige selvbetjeningsløsninger inden for en forsvarlig økonomisk ramme. En konkretisering af målsætningerne på dette område dokumenteres i it-strategien og i en borgerservicestrategi for. Ved at tilbyde borgere og virksomheder en så omfattende portefølje af selvbetjeningsløsninger som muligt, vil man markant understøtte og fremskynde gennembruddet for borgeres og virksomheder selvbetjening hos kommunen, og dermed udviklingen af digital forvaltning i. I prioriteringen af udbuddet indenfor selvbetjeningsløsninger skal der findes en balance mellem investering og den mere langsigtede effekt i form af effektivisering og omkostningsbesparelse. 4. s medarbejdere anvender mobile løsninger til understøttelse af opgaveudførelsen implementerer løbende mobile løsninger som fx bærbare pc er og PDA er til understøttelse af medarbejdernes opgaveudførelse. Herved sikres en løbende effektivisering af opgaveudførelsen samt forbedringer af serviceniveauet. 3.3 Sammenlægningsprocessen Den forestående sammenlægningsproces af it-området i skal tage udgangspunkt i 11 arkitekturprincipper. Disse principper skal ses i sammenhæng med arkitekturprincipperne specificeret for organisering og styring af it-området hhv. serviceleverancen. 1. s it-afdeling organiseres, samles og centraliseres på én lokation med virkning fra 1.september Placering af it-afdelingen på én lokalitet hurtigt i forbindelse med sammenlægningsprocessen vil styrke det forestående arbejde. Fysisk placering af medarbejderne det samme sted, vil styrke fællesskabsoplevelsen og afdelingens selvforståelse af at arbejde for den nye fælles organisation, og ikke de nuværende fem. Dette kan medvirke til at sikre den ledelsesmæssige handlekraft i afdelingen. Endvidere vil en lang række samordningsaktiviteter, herunder fælles indkøb og implementering af udstyr og programmel, i sammenlægningsfasen blive understøttet væsentligt af en sådan samling. En foreløbig organisering af medarbejderne på it-området vil skabe mest mulig ro og fokus på de forestående opgaver. I denne forbindelse skal der lægges låg på forhold omkring position og lønmæssige forhold. 10. juni 2005 Arkitekturprincipper Side 17 af 21

18 Strateginotat for it-området i 2. Der træffes beslutning om valg af fælles it-infrastruktur og fundamentale basissystemer snarest muligt. Der skal træffes en meget lang række af beslutninger i relation til it på flere forskellige niveauer. En række områder skiller sig imidlertid ud som meget basale i forhold til den videre sammenlægningsproces på it-området. Dette gælder områder som fx Netværk og kommunikationslinier på tværs af kommunerne Grundlæggende it-arkitektur Fundamentale teknologivalg Hjemmeside og intranet Mail og kalender Telefoni Der ønskes integration mellem telefoni, mail og kalender. Konkret er det en målsætning, at der skal være etableret IP-telefoni og netværksforbindelse på tværs af alle kommunens institutioner senest pr. 1. januar It-afdelingen er ansvarlig for den løbende drift og vedligeholdelse af Ny Kalundborg Kommunes it-infrastruktur og it-miljø. Der arbejdes for tiden på nedenstående nye centrale løsning: Centralt servermiljø, bestående af serverpark med Windows 2003 styresystem, med Citrix v 4.0. Alle styresystemer og programmer er placeret på serverne. Alle pc-arbejdspladser fremstår ens, således at medarbejderne med deres brugerident og password kan anvende alle pcarbejdspladser. På pc-arbejdspladsen får medarbejderen adgang til systemer og data, som vedkommende er blevet autoriseret til. Kommunikation/netværksforbindelse til samtlige administrative pcarbejdspladser (der er ikke forskel på pc-arbejdspladser i de faglige enheder og i institutionerne). På alle pc-arbejdspladser skal der via s administrative pc-arbejdsplads være adgang til Internettet, intranettet, Officepakken (Outlook post- og kalendersystem, Word tekstbehandling, Excel regneark og Access database), KMD s systemer, ESDH, blanketsystem, lovdatabase samt relevante fagsystemer. Alt udstyr og programmel i it-miljøet indgår i it-afdelingens samlede budget. Budgettet udarbejdes, så der kan foretages relevant økonomistyring på alle it-afdelingens ansvarsområder. It-miljøet omfatter fra starten kun administrative arbejdspladser. Herefter foretages en løbende vurdering af integration af øvrige områder, herunder skolernes sektornet. 10. juni 2005 Arkitekturprincipper Side 18 af 21

19 Strateginotat for it-området i Anbefaling af it-miljø er foretaget ud fra nedenstående forhold: 1. Sikker drift til enhver tid: Døgnet rundt, hele året 2. Kendt og afprøvet operativsystem (Windows) 3. Kendte kontorprodukter (MS Office) 4. Citrix anvendes i dag i 4 af de 5 kommuner Alle systemer og data lagres centralt Der skal kun tages backup fra centrale miljøer Systemer skal kun installeres centralt på servere, dog med undtagelse af GIS-arbejdsstation og bærbare pc er Tynde klienter er billige i indkøb og vedligeholdelse Support kan som hovedregel foretages fra centralt hold Ensartede pc-kontorarbejdspladser for alle Central styring med ensartede løsninger (stordriftsfordel) Sikkerhedsmæssigt er alle data centralt opbevaret Hurtig beslutning og implementering på disse områder vil understøtte den videre sammenlægningsproces både på it-området og generelt. 3. udvælger og implementerer en ESDH-løsning, som tages i anvendelse i sammenlægningssekretariatet pr. 1. januar 2006 og den samlede administrative organisation senest pr. 1. januar starter hurtigst muligt indkøbs- og udvælgelsesprocessen med henblik på valg af ESDH-løsning inden 1. september Implementeringen af ESDH vil være et væsentligt fundament for vidensdeling og samarbejde under sammenlægningsprocessen og starten på Ny Kalundborg Kommune. Videre vil en fælles ESDH-løsning være en central forudsætning for en ensartet og sikker servicering og administration på tværs af Ny Kalundborg Kommune. 4. udvælger og implementerer et fælles omsorgssystem til idriftsættelse senest pr. 1. januar De 5 kommuner påbegynder snarest muligt en indkøbs- og udvælgelsesproces med henblik på valg af et fælles omsorgssystem til erstatning af de nuværende 3 forskellige løsninger. Herved understøttes samling og harmoniseringen af ældreområdet på tværs af kommunerne med optimal it-understøttelse af området fra starten af Ny Kalundborg Kommune. 10. juni 2005 Arkitekturprincipper Side 19 af 21

20 Strateginotat for it-området i 5. opbygger løbende den nye fælles systemplatform på udvalgte løsningsområder parallelt med drift af de nuværende systemer i kommunerne. It-afdelingen planlægger og iværksætter en løbende proces med opbygning af en ny fælles systemplatform på udvalgte løsningsområder, herunder ESDH, elektronisk kalender og intranet. Herved tilgodeses behovet for visse fælles systemløsninger forud for 1. januar 2007, hvilket understøtter samarbejdet i sammenlægningsprocessen. Desuden reduceres kompleksiteten på it-området i forhold til 1. januar 2007, som i mange henseender må forventes at blive et it-mæssigt big bang. 6. Alle medarbejdere i anvender et fælles elektronisk kalendersystemer snarest muligt og senest pr. 1. januar Alle it-brugere i anvender elektronisk kalender. Dette vil være obligatorisk snarest muligt og senest i forbindelse med etablering af en fælles elektronisk kalender for. Herved understøttes og effektiviseres samarbejdet både før, under og efter sammenlægningen, ligesom forbedrede muligheder for planlægning og koordinering understøtter en effektiv borgerservice. 7. informerer løbende alle medarbejder om tiltag på it-området, herunder planlagt it-implementering og uddannelse. Sammenlægningen af it-området er en omfattende og kompliceret proces som involverer størstedelen af kommunens medarbejder og som påvirker hele den kommunale forretning. informerer derfor løbende alle medarbejder om vigtige aktiviteter på dette område. Herved bliver det muligt at planlægge og tilrettelægge aktiviteter og arbejdsopgaver i forhold til uddannelse, driftsforstyrrelser m.v. Ydermere vil et højt informationsniveau understøtte et konstruktivt samarbejde på trods af de belastninger og gener som processen i et vist omfang nødvendigvis vil medføre. 8. udvælger og implementerer et fælles byggesagsstyringssystem til idriftsættelse senest pr. 1. januar Der skal implementeres en ny fælles systemløsning på området. 10. juni 2005 Arkitekturprincipper Side 20 af 21

21 Strateginotat for it-området i 9. anvender en ny fælles it-sikkerhedspolitik senest pr. 1. januar It-sikkerhed er fundamental for s myndighedsudøvelse og serviceleverance. It-sikkerhed er et stort og komplekst område, som bl.a omfatter fysisk sikkerhed, datasikkerhed, adgangskontrol, logning, virus-/spam og spyware bekæmpelse, firewall, back-up og regler for medarbejderes anvendelse af it. Området skal kortlægges og der skal opstilles en dækkende, konsistent og operationel it-sikkerhedspolitik. 10. udarbejder anvendelsesprincipper for mail, internet, sms etc. senest pr. 1. januar ønsker senest ved starten pr. 1. januar 2007 at have klare principper for hvorledes mail, internet, sms etc. anvendes. 11. gennemfører en kontrolleret opgaveoverflytning fra Vestsjællands Amt, og implementerer i denne forbindelse nødvendige itsystemer gennemfører snarest muligt en kortlægning af de opgaver og relaterede it-systemer, som skal overflyttes fra Vestsjællands Amt. En hurtig kortlægning af opgaver og it-system giver de bedste muligheder for at planlægge og gennemføre en sikker opgaveoverflytning fra Vestsjællands Amt. 3.4 Udmøntning af arkitekturprincipper Det er it-projektlederens ansvar, at der løbende udarbejdes handlingsplaner og beslutningsgrundlag for arkitekturprincipper. 10. juni 2005 Arkitekturprincipper Side 21 af 21