ÅRSBERETNING GYMNASIEFÆLLESSKABET

Transkript

1 2. udgave 2013 ÅRSBERETNING

2 Årsberetningen for 2013 giver et indblik i Gymnasiefællesskabets virke i det forløbne år har igen været et år med vækst i deltagerkredsen og med nye interessante opgaver. Gymnasiefællesskabet løser opgaver for de 15 deltagende skoler inden for områderne Løn- og personale, IT, Bogholderi, Bygning og Jura. Gymnasiefællesskabets formål er at bidrage til god institutionsdrift, høj forsyningssikkerhed og kvalitet i opgaveløsningen. Det er vores ønske, at vi i 2014 kan fortsætte det gode samarbejde med de deltagende skoler og fastholde Gymnasiefællesskabet som en dynamisk arbejdsplads. Tak for samarbejdet i året, der er gået.

3 Løn og personaleafdelingen 2013 har været et anderledes og udviklende år for afdelingen. I starten af året fik vi 3 nye gymnasier ind, Gladsae Gymnasium, Nordfyns Gymnasium og Sct. Knuds Gymnasium indeholdt i Sct. Knuds Gymnasium ligger også et andet administrativt fællesskab, nemlig IT Center Fyn. Personaleforhold Den større mængde opgaver har også ført til at Pernille, som var vores 1. elev, blev fastansat i forbindelse med, at hun blev udlært. Afdelingen består af en teamkoordinator, fire løn og personalemedarbejdere, to kontorelever og ledes af sekretariatchefen. Organisering af arbejdet Organiseringen af arbejdet har også ændret karakter i løbet af Anette er, udover at være løn og personalemedarbejder, blevet koordinator i afdelingen. Fra at skolerne havde en kontaktperson, som tog sig af alt vedrørende skolerne, er selve indberetningen fordelt på flere; men skolerne har stadig en primær kontaktperson, som har ansvaret for, at alle opgaver bliver løst forsvarligt. Der er kommet større fokus på, at alle når arbejdet i god tid inden deadlines, og større arbejdsopgaver hjælpes vi ad med. Dette er både af hensyn til arbejdsbyrden, som tidsmæssigt varierer fra skole til skole og for at kontoreleverne kan få indblik i alle opgaver og har nok at lave. I praksis har vi fordelt lønmaterialet efter stoplys modellen (Lean) hvor indberetningsmaterialet er rødt, første kontrol er gult og det færdige materiale er grønt. Der er oprettet bibler som indeholder alle særlige aftaler med skolerne, konteringsoversigter og al det man lige skal vide, for at kunne indberette lønnen korrekt på de enkelte skoler. Det skulle gerne sikre, at der ikke sker uhensigtsmæssigheder ved ferie og sygdom. Fra skoleårets start er vi begyndt at registrere hvor stor en andel af vores lønbilag, som kører igennem uden fejl. Indtil nu ligger vi i snit på en rigtighedsprocent på 99,05. Vi har valgt at registrere på de fejl vi opdager i gennemgangen efter lønkørslen. Nye lokaler I efteråret fik vi mere plads i huset, og vi nu er fordelt på 2 etager og 3 kontorer. Det har været rigtig godt at få mere plads og kunne sidde i rolige omgivelser. Nu skal vi så til at vænne os til, at vi ikke mere er i samme rum hele tiden. LØN & PERSONALE Videndeling og projekter Vi har i 2013 deltaget i 2 ERFA møder med andre SLS gymnasier, fællesskaber og Moderniseringsstyrelsen. Det er et forum, hvor vi deler vores erfaringer og udfordringer med SLS. Moderniseringsstyrelsen har tilbudt at deltage, så vi kan få svar på vores spørgsmål, og de kan fortælle om nye tiltag og ændringer i lønsystemet. Vi deltager i en fokusgruppe, i forbindelse med et ønske fra Moderniseringsstyrelsen om at forenkle kontrolproceduren. I dag følger vi den kontrol som SLS lægger op til. Et inddata modul hvor alle ændringer skal godkendes inden lønkørsel og et output som dokumenterer hele lønkørslen med koder og udbetalinger. Det betyder at alt bliver kontrolleret 2 gange. I 2014 skal vi være piloter på nye uddata og evt. andre rapporter. Vi har i 2013 arbejdet på at kunne få digitale ansættelsesbreve. En barriere er at vi ikke benytter et ESDH system på skolerne, og for at kunne distribuere ansættelsesbreve med NemId kræver det et modersystem som kan klare forsendelsen, og det har vi ikke I 2014 indtræder Virum Gymnasium i løn og personalesamarbejdet, så i november og december har vi oprettet og indberettet personale, så vi er klar til at teste og gå i drift i januar Nøgletal 2013 Antal personer som vi har udbetalt løn til: 2.539, lærergruppen udgør 1346 som svarer til 1187 årsværk. Lønomkostning: ca. 694 mio kr. Antal ansættelser ved skoleårets start: 189 Antal fratrådte i løbet af året: skoler deltager i samarbejdet: LØN & PERSONALE Gladsae Gymnasium Nordfyns Gymnasium Nyborg Gymnasium Rungsted Gymnasium Sct. Knuds Gymnasium

4 Bygningsafdelingen Personaleudvikling 2013 har været et travlt år i afdelingen. Gladsae Gymnasium trådte ved årsskiftet ind i bygningssamarbejdet og tilførte en lang række spændende projekter. I maj måned kunne vi byde velkommen til Anders Teilgaard i en 1 årig projektansættelse, da Uffe Munch Hansen valgte at søge nye græsgange. Ørestadens Gymnasium indtræder i Bygningsfællesskabet den 1. januar 2014 og får Nøhr & Sigsgaard Arkitektfirma a/s som rammerådgiver. Nyborg Gymnasium indtræder den 1. juli 2014 og tildeles Sweco Architects A/S som rammerådgiver. I rammerådgiverudbuddet er bestemt, hvilken rammerådgivere nye skoler vil få tildelt. Der er efter disse to skoler plads til yderligere to nye skoler under de gældende rammeaftaler.. Byggejura I 2013 tiltrådte Astrid G. Levin en stilling som juridisk konsulent. Astrid er advokatuddannet og blev straks kastet ind i en række byggesager, hvor der var behov for juridisk assistance. Det har været en stor støtte at have den juridiske ekspertise in house, og Gymnasiefællesskabets nye jurist styrker i høj grad skolernes stilling på det bygge juridiske område Vi glæder os til at fortsætte de mange igangværende byggesager og til at tage fat på nye projekter, der stadig blot er i støbeskeen. Væksten i antallet af deltagende skoler fortsætter i 2014 og vil bidrage til at styrke udvikling og vidensdelingen. Projekter har været præget af stor byggeaktivitet på alle de tilknyttede skoler. Der er igangsat mange nye projekter, og flere større nybyggerier er taget i brug i Der er bl.a. tale om nye faciliteter til lærerforberedelse, musiklokaler, kapacitetsudvidelse m.m. I sommerferien er gennemført en del ombygninger, og der er etableret nye ventilationsanlæg på flere skoler. Der er arbejdet på at forbedre de akustiske forhold i undervisningslokaler og i opholdsrum. Vedligehold Planerne for det løbende vedligehold af bygningsmassen er blevet ajourført og opdateret i løbet af efteråret, således at de kunne indgå i skolernes budgetlægning for Mange skoler har valgt at indarbejde ombygningsprojekter i vedligeholdelsesplanerne, således at der er et samlet overblik over de byggerelaterede projekter og udgifter for de næste 5 år. Pedelseminar I 2013 havde årets pedeldag risikostyring som overordnet tema. En række foredragsholdere holdt oplæg om forskellige aspekter af risikostyring; f hvordan kan vi sikre os bedre mod vandskader, hvordan skal vi håndtere farlige stoffer i forbindelse med byggerier, hvordan søger staten at minimere de forskellige bygningsrelaterede risici. Seminaret var en succes, og der er stemning for fremover at afholde 2 årlige seminarer, heraf det ene på skift på skolerne. BYGNING 13 skoler deltager i bygningssamarbejdet: Gladsae Gymnasium Nyborg Gymnasium Rungsted Gymnasium Virum Gymnasium Nøgletal 2013 Samlet offentlig vurdering af de tilknyttede skoler: 1,05 mia.kr. Samlet Bruttoareal: m 2 Igangværende og planlagte vedligeholdelsesarbejder, ombygninger og byggerier på de tilknyttede skoler: BYGNING Ca. 175 mio. kr

5 Jura Opgaver Gymnasiefællesskabet yder juridisk rådgivning på alle felter, som vores 15 partnerskoler er i berøring med. Langt hovedparten af opgaverne angår dog ansættelses- og overenskomstforhold, offentlig forvaltning, byggeri samt it- og datasikkerhed. Vi ønsker at levere rådgivning og juridiske løsninger, der passer ind i skolernes praktiske hverdag, og som skaber værdi for skolerne. I alle situationer er det vores opgave at finde den løsning, der tjener skolen bedst. Et område, der særlig var fokus på i 2013, var implementering, fortolkning og udmøntning af OK13. Et andet område, som fyldte meget, var udmøntning og fortolkning af entreprise- og rådgiverkontrakter. Det er stor konkurrence om de udbudte entrepriseopgaver, hvilket umiddelbart er til skolernes fordel. På den anden side risikerer den store priskonkurrence at trykke kvaliteten i den tilbudte løsning. Moderne skoledrift anvender i stigende omfang digitale løsninger og studieadministrative systemer. Det stiller tilsvarende voksende krav til skolernes IT- og datasikkerhed. I lovgivningen om IT- og datasikkerhed har fokus på at beskytte personoplysninger, og på at forebygge nødvendige oplysningerne mistes. Som følge heraf, er vi færd med at udmønte persondatalovgivningen i praksis ved f.eks. at indgå konkrete aftaler om datasikkerhed og på indførelse af Sikker Mail. Personaleudvikling Den stadige vækst i opgavemængden betød, at Gymnasiefællesskabet allerede i 2012 besluttede at ansatte yderligere en jurist. Den 1. april 2013 kunne vi derfor byde velkommen til cand. jur. Astrid Gintberg Levin, som sammen med Camilla rådgiver skolerne om juridiske forhold. Deltagelse i arbejdsgrupper 2013 Vi deltager sammen med en række statslige selvejende institutioner i Moderniseringsstyrelsens brugergruppe, hvis formål er at yde sparring til styrelsen fremtidig systemudvikling på såvel løn, HR, Økonomi mv. Derudover deltager vi i en arbejdsgruppe i regi af UNI-C, hvis sigte er at udarbejde et grundlag for indgåelse af databehandleraftaler mellem skolerne og de studieadministrative systemer. JURA 2014 Vi glæder os til fortsat at bistå skolerne med praktisk brugbare løsninger på juridiske spørgsmål, og til at blive udfordret både i velkendt og nyt stof. I 2014 vil vi endvidere konkret arbejde med de juridiske aspekter i et muligt tættere indkøbssamarbejde mellem skolerne, som vil kunne lette indkøbsopgaven og optimere priserne i forbindelse med både større og mindre indkøb og udbud. I 2013 har vi rådgivet indenfor følgende områder Entrepriser, rabatordninger til studerende, partshøring og god forvaltningsskik, ændring af arbejdstid, ansættelsesvilkår og opsigelser, overenskomstforhold, regulering af forsyningsledninger, rejsebureauers markedsføring af drukrejser overfor eleverne via bl.a. Facebook, datasikkerhed ved brug af studieadministrative systemer, vandskader på bygninger som led i renovering, erstatningskrav overfor skadevoldende nabo, anmodninger om aktindsigt, arbejdsskader, Statens Selvforsikring, logning af internettrafik, udbud og indkøb, tilgodehavende løn, lønsammensætning, konstitueringer, miljømæssig håndtering af byggeaffald, nabos låge til skoles areal, arealvedligeholdelsesaftale med kommunen, indkøb af PC ere, elevklager over afslag på optagelse, fleksjobordninger, sygedagpengerefusion, læreres bibeskæftigelse og kommunalbestyrelseshverv, ret til erstatningsferie, jobrotation, Sikker Mail, erstatningssager, indgåelse af kontrakter, kontraktsfortolkning og behandling af kontraktsbrud. 15 skoler deltager i jura: Gladsae Gymnasium Nordfyns Gymnasium Nyborg Gymnasium Rungsted Gymnasium Sct. Knuds Gymnasium Virum Gymnasium JURA

6 IT-afdelingen I starten af 2013 ansatte vi Karsten som erstatning for Adam, Karsten supporterer i det daglige Allerød- og. På elevsiden blev Andreas ansat som ny elev. Vores elev Daniel som vi har delt med Rungsted Gymnasium er blevet færdig med sin uddannelse. Vi planlægger at ansætte en ny elev omkring den 1. august Projekter i har ikke været året med de store udskiftninger af servere m.v. Året har mest været brugt til konsolidering og optimering. Tre skoler har valgt at købe deres egen firewall, for bedre at kunne styre elevernes brug af internettet til glæde for alle skolens elever og lærere. Belastningen på vores internet linie er kraftigt stigende. Vi har derfor købt en ny firewall med en tilhørende internetlinie, som vil blive brugt udelukkende til elevernes trådløse netværk. Vores trådløse netværk er stadig ikke optimalt, vi har brugt en del tid på at undersøge markedet vælge to produkter ud og lave et proof of concept på Himmelev gymnasium. Vi forventer at vores endelige produktvalg vil blive foretaget inden udgangen af Vores system til automatisk oprettelse af brugere UMS har fået flere funktioner og er blevet udbygget til at kunne synkroniser password med vores administrative system. En lærer har nu samme password til mail, Lectio, Uni-login og til skolens undervisnings computere. De skoler som arbejder med Office 365 og Google Apps får også synkroniseret deres password til disse systemer. På det administrative område har vi hjulpet til med at få udarbejdet databehandleraftaler mellem Gymnasiefællesskabet og de syv IT-gymnasier. Desuden er der udarbejdet nye og korrigerede anmeldelser til Datatilsynet. Projekter 2014 Vi planlægger i 2014 at starte opsætningen at et nyt og moderne trådløst netværk, flere gymnasier har givet tilsagn og vi forventer at dette vil blive opsat i løbet af foråret. Vores mailserver skal opgraderes fra den nuværende version til den nyeste version Softwaren på vores servere skal også opgraderes fra version 2008 til version Dette vil foregå løbende henover året. Vores gamle program Ghost til udrulning af images bliver ikke opdateret mere. Vi er allerede i gang med at kigge på forskellige løsninger, som kan overtage denne vigtige funktion, når vi ikke kan bruge Ghost længere. I løbet af 2014 skal vi være klar med en ny løsning, som kan overtage Ghost til udrulning af software. Et helpdesk system til oprettelse af supportsager til glæde for vores skoler og for os selv, er også noget som vi kigger videre på i 2014 Af andre projekter i 2014 som vi arbejder med kan nævnes, mailarkivering, udarbejdelse af en katastrofeplan, medarbejderdatabase, indkøbssamarbejde og teknisk indretning af klasseværelser. Nøgletal 2013 Ca brugere i samarbejdet Antal accesspoints er ca. 450 Vi ligger på over devices på det trådløse netværk om dagen 4 IT-administratorer og 2 elever Ca pc ere Ca. 125 printere mail er modtaget, heraf blev 85% afvist grundet spam, virus osv. 15 % kommer igennem til vores brugere 7 skoler deltager i samarbejdet: IT SUPPORT IT SUPPORT

7 Bogholderiafdelingen Opgaver Bogholderiafdelingen har haft et travlt og spændende år. I dag varetager vi kreditorbogholderi for 10 partnerskoler og Gymnasiefællesskabets eget kreditor- og debitorbogholderi. Derudover administrerer vi sammen med kolleger i løn- og personale den landsdækkende censorudligningsordning i samarbejde med Rektorforeningen m.fl. Vi har fået 2 nye skoler ind i bogholderisamarbejdet, og så har vi sagt farvel til Nyborg Gymnasium. I april måned trådte Gladsae Gymnasium ind i bogholderisamarbejdet, og i oktober kom Virum Gymnasium med i bogholderisamarbejdet. Alle skoler har i løbet af efteråret 2013 fået opgraderet Navision Stat, og opgraderingen er gået godt. Opgraderingen har ført til en tvungen udvidet funktionsadskillelse, hvilket har betydet en ændret praksis for flere skoler. Personaleforhold I forbindelse med at en kollega søgte nye udfordringer pr. 1. januar 2013 som skolesekretær på en vores partnerskoler, har vi ansat Ann-Britt. I den anledning valgte vi, at omorganisere fordelingen af afdelingens opgaver, og flere skoler fik i den forbindelse en ny kontaktperson i bogholderiet. Pr. 1. oktober oprettede vi en koordiantorfunktion i afdelingen, som varetages af Dorthe. Afdelingensarbejde varetages i dag af 4 bogholderimedarbejdere og ledes af sekretariatschefen. Nye lokaler Efter den store ombygning i huset sidder afdelingen ikke længere i samme lokale. Ombygningen har for afdelingen betydet mere plads, mere arbejdsro og et tættere samarbejde med de kolleger man sidder sammen med. Ændringen betyder, at vi fremadrettet skal videndele og samarbejde på en anden måde end tidligere. Opmærksomhedspunkter i 2014 Indfak I første halvår af 2015 udløber kontrakten med Evene (Indfak), som følge heraf er Moderniseringsstyrelsen igang med at udarbejde et udbudsmateriale. I den forbindelse deltager Gymnasiefællesskabet i en brugerarbejdsgruppe, hvor vi har vi har mulighed for at komme med ønsker og forbedringsforslag til det kommende fakturahåndteringssystem. Vi forventer, at vi ultimo 2014 skal skifte elektronisk fakturahåndteringssystem for alle 10 skoler. ØSLDV I 2014 vil vi arbejde med at bruge ØSLDV-værktøjet i forskellige sammenhænge, og vi vil blandt andet arbejde på at genere automatiske fag/budgetudtræk. Nøgletal 2013 Vi har ca. 220 brugere af IndFak Vi behandler ca fakturaer årligt 10 skoler deltager i samarbejdet: Gladsae Gymnasium Virum Gymnasium BOGHOLDERI BOGHOLDERI

8 Nøgletal for Gymnasiefællesskabets drift og udvikling Igen i år har vi oplevet en stigning i antallet af deltagende skoler og en udvidelse af opgaveportefølje og samarbejdsområder. Ved udgangen af 2013 deltager 7 skoler i ITsamarbejdet, 10 skoler deltager i bogholderisamarbejdet, 11 skoler deltager i bygningssamarbejdet, 13 skoler deltager i løn- og personalesamarbejdet. Nøgletal for Gymnasiefællesskabet År Omsætning i kr. Årsværk Hertil et antal kontor- og IT-elever Partnerne der deltager i Gymnasiefællesskabet pr. 1/ Gymnasier Gladsae Gymnasium Nordfyns Gymnasium Nyborg Gymnasium Rungsted Gymnasium Sct. Knuds Gymnasium Virum Gymnasium IT ** Antal partner Bogholderi Bygning * Løn & personale Jura/ sekretariat Omkostningsnøgle for basisydelser Kr. pr. årselev Pr. skole År Løn, personale og Jura IT Bogholderi Bygning Antal deltagere * Indtræder pr ** Mini- samarbejde

9 Medarbejdere i Gymnasiefællesskabet Sekretariatschef Camilla Schaldemose Juridisk konsulent Astrid Gintberg Levin It-Chef Jan B. Larsen It-Administrator Allan Nielsen It-Administrator Kim Jahn It-Administrator Karsten Pedersen Løn- og personalekoordinator Anette Handsdal Løn- og personalemedarbejder Janne H. Clausen Løn- og personalemedarbejder Kirsten Jeppesen Løn- og personalemedarbejder Susan F. Pedersen It-Supportelev Henrik Lind It-Supportelev Andreas Wolff Løn- og personalemedarbejder Pernille Rosencrantz Riis Bogholderikoordinator Dorthe Nielsen Bogholderimedarbejder Nanna Jensen Bogholderimedarbejder Rikke B. Frederiksen Byggechef Christian Engelhard Olsen Arkitekt Eva Fog Arkitekt Randi Klementsen Bygningskonstruktør Anders Teilgaard Bogholderimedarbejder Ann-Britt H. Olsen Kontorelev Sabrina Devald Ludvigsen Kontorelev Kirsa Øster Kristensen