Referat af HB-møde 03/2013 den 1. juni 2013 i Rømersgadee

Transkript

1 HOVEDBESTYRELSE Referat Side 1/11 jlr/tjj Referat af HB-møde 03/2013 den 1. juni 2013 i Rømersgadee I mødet deltog: Annabel Voller, Claus Steffen Hansen, Jette Gotsche, Henrik Eriksen, Mike White, Walther Knudsen og Jens Kvorning. Afbud fra: Annette (Pax) Koertz, Erik Abitz og Stefan Edlund. Fra sekretariatet: Jens Loft Rasmussen (direktør) og Trine Juncher Jørgensen (souschef). Undervejs deltog Kristian Tommerup Vad og fremlagde forretningsplan for butikken. Referent: Trine Juncher Jørgensen/Jens Loft Dagsorden 1. Valg af dirigenter og referent 2. Godkendelse af dagsorden 3. Godkendelse af referat af møde nr. 2/ Opfølgningspunkter fra møde nr. 2/ Orientering fra direktør og landsformand 6. Øvrige meddelelser 7. Forretningsplan for butikken 8. Økonomi og arbejdsklima 9. Evaluering af cykelkonferencen 10. Det politiske arbejde 11. Styrkelse af afdelinger 12. Det videre forløb af strategiprocessen 13. Hvervning 14. Eventuelt 15. Opfølgningspunkter fra dette møde 16. Evaluering af mødet Pkt. 1 Pkt. 2 Pkt. 3 Pkt. 4 Valg af dirigenter og referent Claus blev valgt som dirigent. Trine og Jens blev valgt som referenter. Godkendelse af dagsorden og fastlæggelse af tidsplan Godkendt. Godkendelse af referat af møde nr. 2/2013 den marts 2013 Referatet blev godkendt. Opfølgningspunkter fra møde nr. 2/2013

2 Side 2/11 - Proces med genopretning af finansiel stabilitet behandles under pkt Datoer på alle bilag mangler fortsat. Er gennemført. - Manglende kommissorier for udvalg skal udarbejdes. - Pax og Trine arbejder videre med tanker om nedsættelse af butiksudvalg og definering af forbrugerudvalgets rolle. - Forretningsplan for butikken skal forelægges HB. Behandles under pkt Forslag af optælling af dræbte cyklister på vores hjemmeside. - Sekretariatet arbejder videre med DSB og mulighed for cykler med togbusser. - Sekretariatet arbejder videre med strategien. - Jens K udarbejder udkast til SWOT. Er udsendt. Folder om The Bikeable City Masterclass distribueres via Cykelambassadens stand under Velo-City, og Lotte Beck tager foldere med til Sydamerika. Jens K. fortalte, at Internationalt udvalg (IU) som aftalt på sidste HB-møde havde taget et større ansvar for initiativet og havde lagt en ekstra buffer ind i budgettet. God proces og samarbejde med sekretariatet. Pkt. 5 Orientering fra direktør og landsformand Jens L. informerede om nogle sager, der ikke var omfattet af øvrige punkter på dagsordenen. Der var årsmøde i ECF den juni 2013 i Bratislava med mere end 70 deltagere fra 40 cyklistorganisationer. Fra Danmark har vi ikke færre end 6 deltagere. Der er glædeligvis stadig flere, der vil være med under ECF-paraplyen, og årsberetningen for 2012 ville være præget af et højt aktivitetsniveau, men også af nedskæringer for at få balance i økonomien. Der vil kunne forventes et ledelsesskift, da generalsekretær Bernhard Ensink har besluttet at stille op som borgmesterkandidat. Walther er dirigent, og Jens L. stiller op som treasurer for endnu i 2 års periode. Trine gav en status for kampagnerne. Sekretariatet havde ved en holdindsats gennemført årets VCTA, som blandt andet var udfordret af lærer-lockout. Vi havde nedjusteret deltagerantallet i budgettet, og vi nåede derfor break even med deltagere. Der er gode muligheder for at forbedre kommunikation og inddragelse i næste års kampagne. Vores ny kampagneansvarlige Maria Bech er sammen med sekretariat og styregruppe gået i gang med at gentænke kampagnen. En af ideerne er en holdevent i hovedstadsområdet i samarbejde med andre. Maria kommer fra en projektlederstilling i WOCO. ABC-udsendelser er blevet forsinket nogle uger på grund af lockouten, men tilmeldinger er ved at løbe ind. Cykling fremmer koncentration og motivation. Ta cyklen så kører hjernen, er årets slogan. Det er meget positivt, at kommunerne i stigende grad tager ejerskab. Vi har i 2013 indgået samarbejdsaftale med 30

3 Side 3/11 kommuner. COWI har foretaget en samfundsøkonomisk vurdering, som viser en meget stort afkast som følge af sundhedseffekter - også selvom, der kun medregnes effekten i og umiddelbart efter kampagneperioden. Aftalen med TrygFonden skal genforhandles i år. Claus har kigget på statistikken for højresvingsulykker, og det er tankevækkende, at kampagnerne typisk har en effekt i 7-9 måneder. Derefter kommer ulykkerne igen. Vi skal også huske informationen til cyklisterne. Vi skal passe på hinanden i trafikken. Cyklistforbundet bør holde et stadigt fokus på at forebygge højresvingsulykker, f.eks. ved at opfordre til halvårlige kampagner. Enighed med DTL om information til de udenlandske chauffører. Vi har været i kontakt med Enhedslistens transportordfører Henning Hyllested, der har stillet spørgsmål til transportministeren omkring de udenlandske chauffører. Claus statistik vil indgå i det videre arbejde og kommunikationen i medierne. Til orientering er Per Christiansen trådt ud af cykelturismeudvalget. Han synes ikke, at vi i tilstrækkelig grad følges op på arbejdet i udvalget og inddragelsen af de frivillige. Sekretariatet har været spændt hårdt for, og direktøren vil tage kontakt med Per. Der er en væsentlig opgave med at holde kontakten med og inddrage de aktive så meget, det lader sig gøre. Pkt. 6 Øvrige meddelelser Henrik E. meddelte, at han har snakket med Jonas Herby fra Incentive Partners omkring samfundsøkonomiske analyser, og at Jonas gerne vil komme ind i Cyklistforbundet og fortælle om analyserne og perspektiverne af analyserne. Jens L. fortæller, at han skal holde indlæg på Velo-City om samfundsøkonomiske analyser af kampagner. På Vejdage i Aalborg skal COWI holde indlæg om deres samfundsøkonomiske analyse af Alle Børn Cykler -kampagnen. Generelt er der et stort samfundsafkast af investering i Bryggebro, cykelsuperstier og vore kampagner. Henrik E. havde forfattet en artikel om cykelsuperstierne i medlemsbladet Cyklister i Hovedstaden juni 2013 om de samfundsfundsmæssige gevinster ved cykelsuperstier, der blev præsenteret på cykelkonferencen. Han nævnte, at Cykelsupersti-udvalgets kommissiorium skal gøres tilgængeligt via siden Udvalg og grupper på Cyklistforbundets hjemmeside. Enighed om, at Lokalblade skal videredistribueres til HB. Mike meddeler fra statistikudvalget, at der er nye TU-data, som de aktuelt kigger på. Nyt møde 12. juni 2013.

4 Side 4/11 Jens K. roste Mai-Britt fra sekretariatet for hendes støtte til IU. Ville i forbindelse med AGM og Velo-city undersøge muligheder for et tættere samarbejde med ECF. Walther fortalte, at han ikke havde været til møder i Vejregelrådet længe. Er nu blevet opmærksom på, at der har været afholdt to møder, hvor han ved en fejl ikke var blevet indkaldt. Walther beder Vejdirektoratet om at skrive til Vejregelrådet og meddele, at Roger Christiansen tager over. Walther vil udarbejde et historisk notat om cykellovgivningen gennem tiderne. Walther meddelte, at han alligevel ikke vil stille op som formand for Cyklistforbundet efter at han er bekendt med, at Jette også stiller op. Vil heller ikke stille op til HB eller tillidsposter i øvrigt. Ser en fordel ved at HB står sammen om én formandskandidat. Jens K. er ærgerlig over, at der ikke er to kandidater, da det ville give mulighed for en åben diskussion af roller, mål, visioner m.m. Jette svarede, at det ikke udelukker muligheden for en drøftelse af de væsentlige spørgsmål, og hun ville til august mødet komme med nogle bud på, hvordan hun ser på dette. Både landsformand og kasserer stopper i HB, og der var enighed om at overveje, hvem der kunne tænkes at være kandidat til HB i den kommende periode. Mike berettede om cykelpolitisk debatmøde i Aalborg, hvor flere spidskandidater deltog. Studietur i Aalborg afdelingen til København, hvor de besøgte sekretariatet, Københavns kommune og Rasmus Prehn. Opfølgning: Cykelsupersti-udvalgets kommissorium skal gøres tilgængeligt via siden Udvalg og grupper på Cyklistforbundets hjemmeside. Støtte til afdelingerne i forbindelse med kommunalvalget Pkt. 7 Forretningsplan for butikken Der var udsendt et skriftligt forslag til forretningsplan samt breve vedrørende varemærkesagen om Genesis samt lukningen af Rømersgade.

5 Side 5/11 Butikken er en del af Cyklistforbundet og er i forhold til mange medlemmer og andre vort ansigt udadtil. Udover at understøtte medlemsrelationen vil butikken skulle bidrage til forbundets økonomi og til at supplere markedet for kvalitetsprodukter. Kristian Tommerup Vad gennemgik de enkelte elementer i forretningsplanen, herunder markedssituationen og de vigtigste tendenser. Butikken fortsætter med VSFcykler, men vil supplere med andre kvalitetscykler med et andet visuelt design. Der er indgået et foreløbigt 1-årigt samarbejde med Smartmove om el-cykler. I stedet for selv at opbygge ekspertise, har vi valgt at anbefale Smartmove, der giver store rabatter til vores medlemmer. Vi må fremadrettet vurdere, hvordan samarbejdet kan udvikles, herunder om vi mod betaling kan påtage os en formidling af salg af cyklerne. Børnecykler er udvidet med Kukua, Puky og GT børnecykler. Fokus på hverdagscykler, børnefamilier og cykelturister. Stort potentiale for webshop og cykeludlejning. Vil dog først kunne tages op efter sommeren. Hovedbestyrelsen kunne tilslutte sig indholdet af planen og havde stor ros til den udvikling, vi allerede har set i år. Walther kommenterede, at det er vigtigt, at vi har fokus på at 3 ud af 4 cyklister er hverdagscyklister, og at det var butikkens opgave at højne kvaliteten af produkter til denne gruppe. Han mente, at der kunne hentes inspiration fra Holland, hvilket Kristian bekræftede. Jens K. mente, at Cyklistforbundet gennem butikken og gennem det forbrugerpolitiske arbejde har en vigtig opgave for at højne kvalitet og cykeloplevelse. Han mente, at der vil være et marked for reparationskurser, at det var synd hvis anhængerne forsvinder, at vi kunne overveje leasing af børnecykler (bliver ikke slidt op af et barn)og andre cykler samt muligheden for at samarbejde med cykelhandlere, som kan levere den ønskede kvalitet. Der var spørgsmål omkring mekanikerrollen og butikkens behandling af reklamationer. Derefter var HB på rundvisning i butikken. Pkt. 8 Økonomi og arbejdsmiljø Til dette punkt var udsendt reviderede budgettal for 2013, 2014 og 2015 og bemærkninger hertil. Trine gennemgik ved hjælp af er powerpoint-præsentation den i værksatte økonomistyring.

6 Side 6/11 Det forventede underskud for 2013 var nedbragt fra 2,7 mio. kr. til kr bliver et overgangsår, hvor der skal rettes op på butikken, og hvor aftrædelsesgodtgørelser som følge af personalereduktion giver en ekstra udgiftsbelastning. Vi befinder os i en følsom situation, hvor regnskabet vil kunne påvirkes i såvel positiv som negativ retning. Ledelsens mål var at komme ned på ½ mio. kr. i underskud. Månedligt følger Trine og Rydahl op på de enkelte områder eksempelvis gennemgås butikkens tal med butikschefen, så der er et løbende overblik over, hvor vi er. Trine viste herefter, hvordan der bliver foretaget løbende gennemgang og projektjustering af vore omkring 30 igangværende projekter. Afhængig af projektets karakter og bevillingsvilkår kan vi fakturere en meget forskellig timesats. Cykelpuljeprojekter ligger så lavt som 350 kr. svarende til løn og 20 pct. overhead, men kan alligevel vigtige for Cyklistforbundet som en del af det samlede billede. Derefter blev gennemgået et eksempel på et budget på projektniveau samt den overordnede fordeling af medarbejderne, hvoraf fremgår, at mere end halvdelen henter deres løn fra projekter, mens medarbejdere som arbejder med generelle opgaver kun i begrænset omfang henter timer fra projekterne. Trine viste, hvordan budgetopfølgningen havde resulteret i opsigelse af tre medarbejdere, der ikke længere var dækning for. Vi forsøger at rykke rundt på ledige ressourcer i forhold de opgaver, som vi påtager os. Nogle projekter kræver imidlertid specialiserede kompetencer, hvor rokering på tværs ikke er mulig. Et eksempel herpå er ansvaret for Panorama-styringen, hvor Anette Jensen går på efterløn fra udgangen af juni måned. Trine gennemgik procedurer for timeregistrering og fordeling på de forskellige projekter. Der var primært tale om et styringsinstrument, selvom der havde været en enkelt påtale om overholdelse af interne regler. Jens K spurgte om de enkelte medarbejdere kan se, hvad de har tilbage af timer i det enkelte projekt. I projekter med mange medarbejdere er det projektlederen, der sammen med regnskabschefen og Trine skal holde styr på, hvor man ligger i forhold til budgettet. Jens L. henviste til det udsendte materiale om Panorama-projektet, hvor vi er i færd med at undersøge muligheder for at afgive rollen som lead partner for Panoramaprojektet. Projektet ligger i yderkanten af vores kernekompetence og spørgsmål om bemanding, økonomi og indholdet af den fremadrettede strategi har gjort, at der fra projektledelsens side er kommet forslag om at afgive lead rollen til en stærkere organisation. Vi er selvfølgelig ærgerlige over, at vi må reducere vores rolle i et projekt, som vi har æren af at have løftet. Cyklistforbundet vil fortsat have en rolle Vi

7 Side 7/11 har en væsentlig opgave med at fastholde den politiske opbakning, bidrage med brugerønsker og formidling af de ny oplevelsesmuligheder. Det var lykkedes at få et gennembrud for opbakningen til udvikling af cykelturisme, men samtidig er området vokset sig så stort, at Cyklistforbundet ikke kan dække hele paletten. Jette kunne tilslutte sig, at vi overdrog rollen som lead partner, selvom Panoramaprojektet er Cyklistforbundets barn, der ikke var kommet til verden uden at vi havde løftet opgaven. Annabel mente, at cykelruter ikke kun var kystturisme, og at det var vigtigt, at Cyklistforbundet bevarer en vigtig roll i projektet. Fremadrettet vil projektet kunne tjene som afsæt for andre (eksisterende/nye) ruter, som ikke nødvendigvis går langs kystområder. Annabel mente, at det er vigtigt, at vi beholder vores rolle som rutetilrettelæggere. Jens L. svarede, at det ikke var afgjort, hvem der kunne påtage sig rollen, herunder hvem der kunne få tilslutning fra projektets styregruppe og fra Erhvervsstyrelsen.. Jens K. gav udtryk for, at selvom regionalfondsprojekter burde kunne indgås som et offentligt-privat partnerskab, var det svært for en civilsamfundsorganisation som Cyklistforbundet at påtager sig ansvaret. HB var indforstået med, at vi gik videre i forhandlingerne om en overdragelse, men HB var ligesom styregruppen interesseret i, at Cyklistforbundet fastholdt sin partnerskabsrolle i projektet, herunder at de opgaver, der naturligt ligger hos Cyklistforbundet, blev bibeholdt her. Der vil skulle være en nærmere forhandling om overdragelse af opgaven som lead partner og Jens K tilbød at bistå direktøren ved disse forhandlinger. Pkt. 9 Evaluering af Cykelkonferencen i Svendborg HB udtrykte stor tilfredshed med det arbejde, der var gjort fra sekretariatets side med et fornemt program og gode sekretariatsindlæg. Stor tak til Mai-Britt og til Trine Stig, som skabte en Oscar Awards stemning ved kåringen af Randers som årets cykelkommune. Fin omtale i Randers Amtsavis, og byen får besøg af transportminister og landsformand på Store Cykeldag den 9. juni 2013, hvor ministeren cykler danmarks smukkeste cykelløb langs Gudenåen i gang. Jens L. takkede HB for ideen med at offentliggøre de fem nominere kommuner forud for kåringen. Det havde givet stor medieomtale og opmærksomhed i kommunerne.

8 Side 8/11 HB bemærkede den gode konferencestemning, men savnede deltagelse af de offentlige transportoperatører. Det bør overvejes at gøre kombinationstransport til et tema på næste års cykelkonference. DSB bør opfordres til at deltage med et oplæg. S-tog har vist, at der er en kæmpe potentiale, mens situationen for cykelmedtagning er helt uholdbar. Der bør være bedre flekskapacitet og en nemmere adgang til køb af billetter på de regionale tog. Jens L. nævnte, at der i sessionen om cykeltyverier havde været en vis bevægelighed fra politikere, politi og forsikringsselskaber, som vi skulle følge op på. Mike fremhævede, at byen med udstilling og arrangement udenfor havde gjort en fin indsats for at bruge arrangementet til at profilere cykling. Pkt. 10 Det politiske arbejde Jens L gennemgik de udsendte bilag om - Den ny nationale cykelstrategi - Færdselssikkerhedskommissionen - Trængselskommissionen - Friluftsliv på cykel - Brev om regeringens manglende indsats for luftkvalitet Der var aftalt møde med sundhedsministeren den 12. juni 2013, hvor vi vil drøfte, hvordan Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse kan medvirke/bidrage til at få flere til at cykle, herunder om ministeriet kan støtte op om Cyklistforbundets landsdækkende kampagner, der som nævnt har en målbar, betydelig samfundseffekt. Annabel foreslog, at der blev udarbejdet en værktøjskasse til afdelingerne forud for efterårets kommunalvalg. Aalborg afdeling havde haft møde med byrådskandidaterne, og Frederiksberg afdeling ville skrive til kandidater på opstillingslisten. Jens L. oplyste, at sekretariatet overvejede at udarbejde spørgsmål til byrådskandidater i de forskellige kommuner, så cykelpolitikken blev en del af den lokale valgkamp. Som drøftet under pkt. 9 var der stor utilfredshed med muligheder og procedurer, når man ønsker at medbringe sin cykel med tog, bortset fra S-tog. Danmark er langt efter en række andre lande, når det gælder mulighed for kombinationstransport. Problemerne med Rejsekortet bør tages op politisk eventuelt sammen med

9 Side 9/11 Forbrugerrådet. Barrierer for den kollektive transport hindrer cykel og tog som alternativ til bilen. Pkt. 11 Styrkelse af afdelingerne HB drøftede effekterne af kåringen som årets cykelkommune, og sekretariatets opfølgning. Pkt. 12 Det videre forløb af strategiprocessen Jens K s SWOT-analyse gav anledning til en længere drøftelse om samspillet mellem FU og HB. Årsagen var, at de menige HB-medlemmer mente, at de burde informeres tættere om centrale problemstillinger end det var sket i februar FU-medlemmerne redegjorde for arbejdet med at gennemgå og besvare forskellige henvendelser samt forberede dagsorden til HB-møderne. FU behandler ikke spørgsmål om ansættelse og afskedigelse af medarbejdere, men næstformanden har som tidligere meddelt coachet direktøren i nogle situationer. Ledelsen ville være opmærksom på at informere hele HB, når der opstod spørgsmål af væsentlig betydning for Cyklistforbundet. Henrik E. foreslog, at man kunne overveje, at udvide FU med et menigt medlem udover landsformand, næstformand og kasserer, som er fødte medlemmer. Jens K. mente, at man burde overveje muligheden for videokonferencer. Der var enighed om at bruge HB-mødet den 5. oktober til at drøfte strategi, mens HBmødet den 17, august skulle anvendes til at forberede Landsmødet den oktober i Roskilde, herunder drøftelse af mulige HB-kandidater. Pkt. 13 Hvervning Trine fortalte, at der er et internt møde i sekretariatet, hvor medarbejderne kan komme med forslag og ideer. Der bør derefter være et møde i PR- og Hverveudvalget, så vi kan komme videre med en samlet plan for indsatsen. HB foreslog, at Hverveudvalget blev stærkere forankret i sekretariatet, og der fremkom en række forslag til videre overvejelse. Det er afgørende, at medlemskabet giver attraktive fordele. Alle medlemmer var nu omfattet af Falck ulykkesforsikring, mens det tekniske setup til registrering af cykler i Falck Cykelregister var blevet forsinket en måned, da det havde

10 Side 10/11 vist sig, at Falck måtte foretage nogle tilretninger i forhold til den svenske registeringsside. VCTA-deltagere vil sammen med et nyhedsbrev få tilbud om at blive medlem af Cyklistforbundet. Vi kan eventuelt tilbyde en pedalkraft-tshirt eller en anden gave som tilskyndelse. Jens K. foreslog, at man overvejede en ordning, hvor eksisterende medlemmer får mulighed for at hverve nye medlemmer til ½ kontingentpris det første år. Et andet forslag var alliancer med andre organisationer omkring fællesmedlemskab eller om rabatter. Vi bør prøve at få vores medlemsblad ud i lægekonsultationer og undersøge mulighed for firmamedlemsskaber. Jette mente, at opbygning af en tættere relation til det enkelte medlem bør være et punkt i den fremtidige strategi Annabel nævnte, at det vil blive nødvendigt med en kortsigtet og langsigtet plan for, hvordan vi kan øge hvervningen, og hun opfordrede til, at opgaver blev delt ud til udvalg og aktive. Opfølgning: Sekretariatet følger op på ideer til hvervning, og Hverveudvalget inddrages. Øget medlemshvervning indgår i strategiarbejdet. Pkt. 14 Eventuelt Pkt. 15 Pkt. 16 Opfølgningspunkter - Manglende kommissorier for udvalg skal udarbejdes. - Pax og Trine arbejder videre med tanker om nedsættelse af butiksudvalg og definering af forbrugerudvalgets rolle. - Forslag af optælling af dræbte cyklister på vores hjemmeside. - Sekretariatet arbejder videre med DSB og mulighed for cykler med togbusser. - Støtte til afdelingerne i forbindelse med kommunalvalget - Cykelsupersti-udvalgets kommissorium skal gøres tilgængeligt via siden Udvalg og grupper på Cyklistforbundets hjemmeside. - Sekretariatet følger op på ideer til hvervning, og Hverveudvalget inddrages. Øget medlemshvervning indgår i strategiarbejdet Evaluering HB var tilfreds med udviklingen i butikken, som blev fremlagt af Kristian Tommerup Vad, og der var ros til Trine Juncher for gennemgangen af den forbedre økonomistyring.

11 Side 11/11