Beslutningsreferat af møde i APV-styregruppen ved Aarhus Universitet

Transkript

1 Beslutningsreferat af møde i APV-styregruppen ved Aarhus Universitet Fredag d. 3. oktober 2008 kl. 10:00-12:00 Deltagere: Kirsten Nielsen (TEO), Torben K. Jensen (SAM), Lene Hjøllund (SAM), Svend Hylleberg (SAM), Heidbra Jonsdottir (ASB), Bodil Malle (DJF), Louise Søndergaard (HUM), Erik Meineche Schmidt (Koord.), Anna Louise Plaskett (HUM), Niels Tvis Knudsen (NAT), Marianne Hokland (SUN), Karl Erik Holst (NAT), Erling Østergaard (SUN), Knud Bach Kristensen (DJF), Jacob Søndergaard Jensen (AM-sektionen), Steffen Brandbyge Olsen (AM-sektionen), Anne Andreassen (AM-sektionen), Karin Rosengaard Pedersen (DMU), Henriette Lynderup (AM-sektionen), Ann-Kathrine Brigsted Pedersen (AM-sektionen), og Anders Kragh Moestrup (FÆL/AM-sektionen). Mødeleder: EMS Referent: HL 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt uden ændringer 2. Siden sidste møde AKM orienterer om aktuelle APV-tiltag: Indsamling af medarbejderlister fra hovedområderne i gang. Minikursus i brugen af defgo.net for interesserede i Arbejdsmiljøorganisationen netop afviklet Fysisk-ergonomisk spørgeskema oversat til engelsk Information om APV: Folder, artikel i Campus, nyhedsbrev og hjemmeside 3. Fysisk-ergonomisk APV a) Præsentation af informationsfolder om APV Prøvetryk deles rundt og HL orienterer. Folderen er pt. i trykken de trykte foldere vil blive sendt ud til de enkelte hovedområder sidst i uge 41. Herfra fordeles de til hovedområdets Arbejdsmiljøorganisation, Samarbejdsorganisation og ledelse. APVstyregruppens medlemmer kan få flere eksemplarer til uddeling ved henvendelse til. Elektronisk udgave vil være tilgængelig i nyhedsbrevet NYT OM ARBEJDSMILJØ, som udsendes senere i dag og på b) Præsentation af tidsplan for fysisk-ergonomisk APV 1

2 JSJ fremlægger tidsplanen, der deles rundt som bilag, hvorefter forskellige kommentarer følger: KBK udtrykker bekymring for at skille fysisk-ergonomisk og psykisk APV ad vi må se, hvilke konsekvenser det får. KN påpeger, at testperiode i uge 42 er et problem i forhold til efterårsferie, men det har været nødvendigt for ikke at forsinke processen yderligere. HJ orienterer om, at den netop afviklede medarbejderundersøgelse på ASB kommer i offentlighedsrunde i uge 43 og 44, hvorfor ASB beder om at udsætte udsendingen lidt. Ønsket efterkommes. SH spørger til baggrunden for 2 ugers udsendelsesperiode: Det er et spørgsmål om kapacitet i. MH spørger til tidspunkt for kurser uge 45, hvilket derfor snarest muligt meldes ud fra. SH ønsker en præcisering af, hvilke ansatte der inviteres til at deltage i APV (problematik: det kan være svært at nå alle i periferien). Afgørelsen træffes på det enkelte hovedområde, som det er besluttet af Koordinationsudvalget. KEH minder om det sikkerhedsnet, at der bliver link til spørgeskemaet på s hjemmeside. NTK opfordrer hver enkelt til at foretage løbende erfaringsopsamling, da APV er et omfattende pilotprojekt med risiko for startproblemer og mulighed for forbedringer. c) Præsentation af fysisk-ergonomisk skema (se bilag) AA præsenterer printversion af det fysisk-ergonomiske skema: Der er naturligvis oprettet spring i den elektroniske udgave, så man ikke bliver præsenteret for underspørgsmål til fx biologiske forhold, hvis man indledningsvis svarer nej eller ikke relevant. Nyt AU logo/navnetræk samt links til stikordslister er sat ind Form på bygnings- og lokalenummer skal tilpasses de enkelte hovedområder. sender en mail ud om dette. Rettelser: Gerne flere svar slettes under spørgsmål 7 Ikke relevant slettes under ergonomiske forhold Dato tilføjes på side 1 d) Test af procedurerne i forbindelse med gennemførelse af APV Test af skema afvikles i uge 41 og 42. 2

3 4. Psykisk APV a) Baggrund for beslutning om at udarbejde nyt psykisk skema EMS indleder med en opsummering af sine fremsendte mailkorrespondancer: Den ekspertise internt på AU, der ytrede sig, havde indvendinger mod det oprindelige skema, jeg ikke kunne sidde overhørig. Det var her afgørende, at kritikken kom fra AU s spørgeskemakyndige på SAM og ikke et hvilket som helst hovedområde. Hensigten har ikke været at tromle nogen eller at fornærme NFA, ej heller at lave et decideret forskningsprojekt, men at lave den mest kvalificerede APV for AU s skyld. Målet er at udvikle noget, som bedre sætter os i stand til at gøre noget ved reelle problemer. SH supplerer: Vi har aldrig sagt, vi ikke vil være med, men at vi havde nogle problemer med det eksisterende skema. Vi ville lave noget, der kunne bruges, og det er ud fra den interesse, at vi har kigget på sagen. b) Præsentation af SAM s skemaforslag TKJ gennemgår det nye skemaforslag og argumenterer undervejs for de ændringer, som er foretaget i forhold til det oprindeligt godkendte skema. Det aktuelle skema retter sig udelukkende mod VIP-delen af AU s ansatte. Der vil skulle udarbejdes et særskilt skema for TAP. Flere af mødets deltagere gav udtryk for, at præsentationen virkede meget opklarende. c) Diskussion af SAM s skemaforslag Følgende er et forsøg på et sammenkog af den diskussion, der fandt sted på mødet. Argumenter for og imod vil blive ridset op: Argumenter for det nye skema En væsentlig bevæggrund for at udarbejde dette skema har været, at NFA s skabelon ikke matcher AU som organisation. En klar forbedring i det nye skema i forhold til det oprindelige er, at det stiller spørgsmål, som rammer forskeres hverdag. Det indfanger centrale faktorer i relation til psykisk arbejdsmiljø blandt VIP, fx hvad der driver forskere i deres arbejde. Skemaet er udbygget, så det indsamler megen interessant information, som er brugbar for både Arbejdsmiljøorganisationen og ledelsen. Ledelsen kan ikke frakobles i spørgsmål om 3

4 lige netop psykisk arbejdsmiljø. Det vil være muligt at udskille information vedrørende arbejdsmiljø til Arbejdsmiljøorganisationen. Antallet af hovedoverskrifter er det samme i de to skemaer, selvom vi nu sidder med et længere skema. De ekstra dimensioner i skemaet koster ikke ekstra at tilføje, men vil resultere i markant mere nyttig information. Der vil på den måde blive meget mere at arbejde med, og forebyggende tiltag vil kunne iværksættes ud fra de identificerede årsagssammenhænge. Ved at overbevise ledelsen om, at denne undersøgelse vil resultere i konkret og anvendelig ledelsesinformation, sikres det, at ledelsen bekymrer sig om resultaterne og går aktivt ind i indsatsen for forbedring af arbejdsmiljøet på AU. Argumenter imod det nye skema Skemaets omfang er for stort. Man må forvente, at mange ikke vil afsætte den fornødne tid til besvarelse af det. Der er en stor risiko for en markant lavere svarprocent. Som minimum skal det oplyses, hvor lang tid skemaet tager at udfylde. Derudover vil der skulle iværksættes en særskilt indsats for at motivere den enkelte medarbejder til at udfylde skemaet der foreligger ikke umiddelbart nogen strategi for dette. Det er ikke umiddelbart gennemskueligt, hvordan de enkelte arbejdsmiljøgrupper skal kunne handle på den information, der vil komme ud af en så omfattende undersøgelse. Den helt afgørende del af APV-processen, som handlingplanfasen udgør, må tænkes ind i udformningen af spørgeskemaet, så der skabes sammenhæng og skemaet bliver operationelt. Skemaet sigter efter 3 ting på én gang: At lave en ledelsesvurdering, en medarbejdertilfredshedsundersøgelse og en APV i ét. Disse tre undersøgelser involverer en lang række parter på AU centralt og decentralt, og det er spørgsmålet, om organisationen kan bære en så stor koordineringsopgave på nuværende tidspunkt. AU er pålagt at gennemføre APV inden udgangen af 2008, så der er ikke tid til at vente på, at det nye skema bliver gennemarbejdet og klar til udsending. Flere hovedområder er allerede nu ramt af skærpede påbud fra Arbejdstilsynet, hvormed AU står til inden for nær fremtid at modtage et rådgivningspåbud med en økonomisk tung konsekvens. NFA s skema er internationalt anerkendt og anbefales af en lang række erfarne arbejdsmiljørådgivere i Danmark. Disse vil ikke have tilsvarende forudsætninger for at vejlede arbejdsmiljøgrupperne i handlingsplanfasen, hvis det nye skema anvendes. 4

5 Den nye undersøgelse vil være langt mere ressourcekrævende, hvad angår databehandling. vil langt fra kunne løfte denne opgave med de nuværende ressourcer. Der vil skulle findes et ukendt beløb centralt/decentralt for at kunne realisere det omfattende projekt. SAM tilbyder imidlertid at assistere i bearbejdningen. Der blev fremsat den kommentar, at APV i så fald skal bevare sin operationelle karakter og ikke blive et decideret forskningsprojekt. Det nye skemaforslag er kommet ind alt for sent i processen og på en helt uacceptabel måde. Der er fare for, at al den positive energi omkring arbejdsmiljøindsatsen på AU, der opstod i forlængelse af fusionen, vil gå tabt. KBK henviste i øvrigt til den vurdering af SAM's skema, han havde indhentet fra Tage Søndergaard Kristensen, der indtil pensionering tidligere på året var leder af den gruppe, der har udviklet NFA-materialet. Efter 4-siders generelle og specifikke kommentarer konkluderede Tage Søndergaard Kristensen bl.a.: "Alt i alt er der tale om et alt for langt og kompliceret spørgeskema med meget tvivlsom validitet. Det er ikke forskningsetisk i orden at udsætte et stort antal mennesker for et ikke afprøvet skema." d) Hvornår og hvordan træffes beslutning? Beslutning om valg af psykisk skema træffes af dekaner og rektor på næste møde i dekankredsen, som afholdes d. 20. oktober Undervisningsmiljøvurdering (UMV) APV-projektet har været prioriteret over undervisningsmiljøvurderingen de seneste måneder, men status er, at der foreligger et nogenlunde færdigt skema. EMS præciserede, at opfølgning på UMV er dekanernes ansvar og foreslog undersøgelsen igangsat via Selvbetjeningen med det samme. Der er imidlertid visse tekniske udfordringer forbundet med at koordinere udsendingen via selvbetjeningssystemet, så man sikrer, at det når frem til samtlige studerende. AKM gjorde endvidere opmærksom på det kapacitetsproblem, at APV-projektet for tiden lægger beslag på rigtig mange ressourcer i. En god proces omkring UMV kræver, at ressourcesituationen også tænkes ind i projektet. Det blev understeget af EMS, at vi går i gang snarest. 6. Næste møde Næste møde i APV-styregruppen afholdes d. 28. oktober kl

6 7. Eventuelt Intet at berette Referenten siger tak for god ro og orden! Mødet blev hævet kl (ca.) 6