Notat. 1. Baggrund. Kulturudvalget via rådmanden Kopi til: Send kopi til. Aarhus Kommune. Dato 17. november 2011

Transkript

1 Notat Emne: Aflysninger på NRGi-Park og udlån af kommunale lokaler Til: Kulturudvalget via rådmanden Kopi til: Send kopi til Dato 17. november 2011 Aarhus Kommune Kultur og Borgerservice Aflysninger på NRGi-Park og udlån af kommunale lokaler 1. Baggrund Kulturudvalget blev den 16. august orienteret om aflysningsprocenterne på NRGi-Park i sæson Beslutningen om en årlig afrapportering opstod i forbindelse med Byrådets godkendelse af den forlængede driftsaftale den 24. juni Fra forskellige sider i Byrådet blev der efter lyst en årlig afrapportering til Kulturudvalget om omfang og udvikling i forhold til aflysninger. Kultur og Borgerservice indgik på den baggrund en aftale med Atletion om registrering af aflysninger og årsager hertil mhp. at udarbejde en redegørelse til Kulturudvalget én gang årligt. På udvalgsmøde den 16. august fremgik det, at flere partier forventede en bredere evaluering af aflysningsforholdene frem for alene en opgørelse af aflysningstallene. Socialdemokratiet afleverede på mødet en mail med ønske om svar på en række konkrete spørgsmål. Vestergade Aarhus C Sagsnummer M4/2009/02623 Journalnummer A00 Sagsbehandler Per Dahl Pedersen Telefon Direkte telefon Telefax E-post sport-fritid@aarhus.dk E-post direkte pdp@aarhus.dk På mødet orienterede rådmanden kort om rokaden omkring Marselisborg Gymnastik Center, Institut for Idræt og Frederiksbjerghallerne, som giver mere træningstid til AGF Håndbold. Desuden nævnte han de forestående stikprøvetællinger i Frederiksbjerghallerne. Udvalget udviste stor interesse i begge aspekter. På den baggrund fremsendes nærværende notat. Aflysninger på NRGi-Park og udlån af kommunale lokaler

2 2. Aflysninger på NRGi-Park Udvalget fik til mødet den 16. august udleveret en oversigt over aflysninger på NRGi-Park i sæson Oversigten vedlægges som bilag. I forbindelse med mødet stillede Socialdemokratiet en række spørgsmål. Sport & Fritid har analyseret aflysningsoversigterne nærmere, og kan på den baggrund give følgende svar. Spørgsmål 2.1 Hvilke typer af arrangementer har udløst aflysningerne? Det er mange forskellige arrangementer der medfører aflysninger af træningstid på NRGi-Park. Overordnet set falder arrangementerne i 3 hovedtyper. Aflysninger pr. arrangementstype Sport Kommerciel Eksaminer Stor Stadionhal Lille Stadionhal Team Danmark Hallen Marselisborghallen* I alt *Driften af Marselisborghallen er pr. 1. juli 2011 overdraget til Aarhus 1900 A/M. Spørgsmål 2.2 Hvordan varsler man? Evt. aflysninger varsles i udgangspunktet mindst 14 dage før pr. mail. I første omgang prøver Atletion A/S at finde alternative trænings faciliteter i NRGi-Park til brugerne i tilfælde af aflysninger. Såfremt det ikke er muligt, må træningstiden aflyses. Hver gang der annulleres en træning, noteres årsagen til annulleringen (koncert, landskamp, opstilling, nedtagning osv) i PlanBook. Atletion A/S fører logbog over alle brugeres annulleringer. Spørgsmål 2.3 Hvor store områder aflyser man i? Gælder det. f.eks. også forhallen eller kun selve idrætsområdet? Udstrækningen af aflysningerne afhænger af det konkrete arrangement. Nogle gange aflyser man alene idrætsområdet. Andre gange er Aflysninger på NRGi-Park og udlån af kommunale lokaler Side 2 af 7

3 det også nødvendigt at inddrage adgangsforholdene f.eks. forhallen mellem Store og Lille Stadion Hal. Det sidste er f.eks. tilfældet, hvis forhallen bruges til at servere forplejning i forbindelse med et arrangement i en af hallerne. Spørgsmål 2.4 Hvilke aktiviteter har måttet holde for? Aflysninger af træningstider på NRGi-Park rammer en række forskellige foreninger og organisationer. Nogle alene i meget begrænset omfang, men andre i noget større udstrækning. Af bilaget fremgår følgende oversigt. Bruger Timer Aflyst % AGF håndbold ,8 TAAF ,8 DBF ,4 TTC ,4 Fodboldalliancen ,9 FC Hamid ,0 Hercules ,8 ESAA fysisk ,3 HEI HY håndbold ,8 ASV ,7 Århus Håndbold ,3 Bakken Bears ,9 AB ,3 Aarhus Tigers ,2 DreamClub ,4 ASB sport ,0 Team Aarhus Bad ,8 Kraftcenter ,9 DAF ,1 AGF atletik , atletik ,1 Aarhus Garden ,3 Aflysninger total ,3 Aflysninger på NRGi-Park og udlån af kommunale lokaler Side 3 af 7

4 Spørgsmål 2.5 Er der større ting undervejs? 2012 byder ikke på meget store arrangementer på NRGi-Park. Sport Aarhus Events er involveret i planlægningen af følgende arrangementer på anlægget. I uge 1 og 2 lejer DHF sig ind for at træne i 14 dage med herrelandsholdet som forberedelse til EM i Serbien i januar. Som en del af opholdet afvikles en opvisningskamp i NRGI Arena d. 8. januar. Dette vil medføre forskellige aflysninger, men ikke i noget meget stort omfang. EM i 10 danse i april vil betyde, at Team Danmark Hallen ikke kan bruges til træning om lørdagen, da den skal bruges til VIPformål. GF World Cup i uge 38 vil også medføre nogle aflysninger. Det er dog for tidligt at sige noget om omfanget. EM i teamgymnastik forventes at inddrage Team Danmark Hallen onsdag til og med lørdag i uge 42. Derudover kommer de arrangementer, som Atletion A/S arbejder med. Disse arrangementer vil blive vist på eventkalender på efter aftale med arrangøren om, hvornår når de kan offentliggøres. Der kan herudover være lukkede arrangementer, der ikke offentliggøre, af hensyn til kunderne og konkurrencesituationen, i lighed med andre steder der afholder tilsvarende arrangementer, møder og fester. 3. Sport & Fritids arbejde vedr. haltider til AGF Håndbold I sommeren 2011 har Sport & Fritid i et nært samarbejde med AGF Håndbold og Institut for idræt undersøgt mulighederne for at rokere rundt med indendørs træningstider på Frederiksbjerg. Her er det lykkes at imødekomme mange af AGFs ønsker til haltider i sæson Nøglen til løsningen på problemet har været, at gymnastiksalen hos Institut for Idræt blev bragt i spil som træningssal for foreningsidrætten på eftermiddagene. Salen er bygget som en integreret del af Institutbyggeriet og har primært funktion som ramme om de idrætsstuderendes praktiske undervisning og øvelser. Det har imidlertid vist sig at der har været ledig tid i salen i eftermiddags- og aftentimerne. AGF har derfor indgået aftale med Instituttet om brug af hallen til for- Aflysninger på NRGi-Park og udlån af kommunale lokaler Side 4 af 7

5 eningsaktiviteter. Aarhus Kommune betaler i den forbindelse et mindre beløb til Institut for Idræt til dækning af forøgede forbrugsomkostninger som følge af foreningernes brug. Et andet forhold med stor betydning for løsningen har været, at AGF nu booker som én forening hos Aarhus Kommune, hvorefter man selv fordeler tiderne til foreningens afdelinger. Det betyder større fleksibilitet og formentlig også bedre kapacitetsudnyttelse. Modellen med én samlet bookning af haltider og efterfølgende fordeling til foreningens forskellige afdelinger bruges i forvejen i flere lokalområder. Konkret har rokaden indeholdt følgende. AGF Gymnastik er flyttet fra Marselisborg Gymnastik Center til gymnastiksalen på Institut for Idræt. Det har så efterfølgende givet mulighed for at flytte AGF Basket fra Frederiksbjerghallerne til Marselisborg Gymnastik Center. Flytningerne har så frigivet nogle haltider i Frederiksbjerghallerne, som AGF Håndbold har overtaget. Endvidere er en forening blevet frataget en tid på grund af utilfredsstillende udnyttelse. En anden forening er blevet omplaceret i henhold til princippet om at prioritere aktiviteter for børn og unge forud for aktiviteter for voksne. 4. Sport & Fritids generelle arbejde med adm. af haltider Sport & Fritid administrerer haltider i 31 kommunale idrætshaller. Til trods for stigninger i gebyrerne er de kommunale haller stadig væsentlig billigere for foreningerne end de privatdrevne haller. For at sikre kontinuitet tilbydes foreningerne ofte samme ugentlige tider på sæsonbasis. Kombineret med en forholdsvis lav brugerbetaling giver det et incitament for foreningerne til at fastholde bookede tider selvom man evt. ikke kan bruge tiden i en enkelt sæson. Omvendt har Sport & Fritid en væsentlig interesse i at alle tider bruges optimalt. Det betyder bl.a. at haltiden bruges hver uge samt at der (ved haller) mindst er 14 deltagere i gennemsnit. Forvaltningen har derfor tidligere gennemført brugertællinger på stikprøvebasis. Erfaringerne viser dog, at man må være varsom med at fratage foreninger deres haltider på baggrund af begrænset statistisk materiale. Ofte kan der være gode grunde til at en tid ikke bruges på et givent tidspunkt: Kampafvikling, sygdom hos træner osv. Såfremt en stikprøveundersøgelse viser en ubrugt tid, starter Sport & Fritid derfor med at kontakte foreningen, der har booket den pågældende tid. I høringshenvendelsen oplyses det, at stikprøver over f.eks. to uger har Aflysninger på NRGi-Park og udlån af kommunale lokaler Side 5 af 7

6 vist ingen eller dårlig benyttelse af haltiden, hvorfor Sport & Fritid overvejer at inddrage tiden og bortgive den til anden forening. Der træffes ikke endelig beslutning uden at foreningen har haft mulighed for at kommentere eller forklare sig. Ligeledes orienteres Idrætssamvirket om aktuelle sager. 4.1 Brugertællinger på Christiansbjerghallen og Frederiksbjerg Idrætshaller Sport & Fritid har i ugerne gennemført brugertællinger i Christiansbjerghallen og Frederiksbjerg Idrætshaller. For de 3 haller er samtlige træningstider i tidsrummet på alle hverdage + fredag blevet undersøgt. Der er således tale om ca. 230 registreringer. Generelt er anvendelsen god begge steder har tællingerne dog givet anledning til yderligere overvejelser. Frederiksbjerg Idrætshaller Udnyttelsen af de to haller er generelt tilfredsstillende. Forvaltningen har dog vurderet at optællingerne må medføre 3 konkrete handlinger: I hal 1 (den gamle hal) tirsdag aften mellem 21 og 23 kontaktes brugerne med henblik på en eventuelt drøftelse af deres udnyttelse og evt. fremtidig brug. I hal 1 fredag aften mellem 20 og 22 kontaktes brugeren omkring den manglende brug og evt. fremtidig brug. I hal 2 (den nye hal) er der allerede sket en ændring i tildeling af tid om fredagen, idet tiden mellem er tildelt en anden forening på grund af manglende udnyttelse af tiden. Baggrunden for ovenstående initiativer har været udeblivelse fra tiden i begge uger eller kombinationen af udeblivelse i den ene uge og meget dårligt fremmøde i den anden (f.eks. 6 personer i en hal). Derudover kunne der konstateres at nogle haltider har et gennemsnitligt fremmøde på ca. 10 personer. Sport & Fritid har i første omgang valgt ikke at iværksætte inddragelse af disse tider, men det kommunale krav om gennemsnitligt fremmøde på 14 personer vil blive fremhævet over for brugerne. Ligeledes vil optællingen indgå i overvejelserne ved kommende prioritering af haltider på anlægget. Christiansbjerghallen Benyttelsen af hallen er generelt høj. Der er nogle enkelte bookinger onsdag eftermiddag og fredag aften som er væsentlig under forventet Aflysninger på NRGi-Park og udlån af kommunale lokaler Side 6 af 7

7 minimum antal deltagere. Sport & Fritid vil tage kontakt til brugerne med henblik på en drøftelse af deres udnyttelse af lokalerne og evt. fremtidig brug. 4.2 Generelt om brugertællinger I den nuværende Sports- og Fritidspolitik er et af indsatsområderne udnyttelse af faciliteter. Brugertællinger på stikprøvebasis er et af nøgleinstrumenterne i den sammenhæng. Ovenstående eksempler fra Christiansbjerg Idrætscenter og Frederiksbjerghallerne viser, at brugertællingerne kan bruges til at optimere foreningernes brug af hallerne. Imidlertid er Christiansbjerg Idrætscenter og Frederiksbjerghallerne atypiske i den forstand, at der er fastansat personale på stedet, som forholdsvist nemt kan foretage tællinger med jævne mellemrum. På hovedparten af de kommunale idrætsfaciliteter er der dog ikke fast personale. Eventuelle brugertællinger må derfor ske via ekstra personale, og da fuldstændig registrering kræver tilstedeværelse af personalet én gang pr. time, er det en forholdsvis personaletung opgave. Sport & Fritid vil dog i forlængelse af tællingerne på Christiansbjerg Idrætscenter og Frederikbjerghallerne overveje, om man kan bruge studentermedhjælpere til at foretage registreringen i haller, hvor der er stor efterspørgsel efter haltider. 17/11 PDP Aflysninger på NRGi-Park og udlån af kommunale lokaler Side 7 af 7