Foreningernes slutdokument anbefalinger til den fremtidige organisering af Aarhus Kommune

Transkript

1 Foreningernes slutdokument anbefalinger til den fremtidige organisering af Aarhus Kommune Dialogmøde på Helnan Marselis Hotel den marts 2013

2 Indhold Forord... 3 Anbefalinger tema 1 Inddragelse af borgere, foreninger og virksomheder... 4 Samskabelse: Kommunen og borgerne skaber tingene sammen en ændret forvaltningskultur... 4 En anerkendende holdning til foreninger og organisationers viden og erfaringer. 5 Tidlig og målrettet inddragelse af relevante interessenter i politiske beslutningsprocesser.. 5 Track and Trace følg processen fra start til slut... 5 Flyt udvalgsmøderne ud til relevante borgere/foreninger... 5 Anbefalinger tema 2 Styring, samarbejde og kultur... 6 Ansvar for planlægning og koordinering på tværs... 6 Funktionsbestemte services... 6 Etablering af afdeling for Innovation samt politisk udvalg for innovation... 7 Definer kerneopgaverne... 7 Værdikodeks a la Morsø Kommune... 7 Anbefalinger tema 3 Organiseringen af servicen for borgerne... 8 Marselis-modellen... 8 PC system, der understøtter tværfaglighed... 8 Én indgang mange udgange!... 9 Borgmesterafdelingen udvides med en koordinerende/tværgående stabsfunktion... 9 Justering af samarbejdskulturen... 9 Kodeks for godt samarbejde og god samskabelse i hele Aarhus Kommune

3 Forord Byrådet i Aarhus ønsker, at inddrage borgere, virksomheder, foreninger og medarbejdere i en dialog om den fremtidige organisering af kommunen inden byrådet samles for at træffe beslutninger på området. På den baggrund deltog 34 foreninger fra Aarhus i et dialogmøde den marts 2013 på Helnan Marselis Hotel. Der var mulighed for at arbejde i dybden med tre temaer, der har betydning for arbejdet med en ændring af struktur, styring og samarbejde i Aarhus Kommune. De deltagende foreninger havde på et informationsmøde den 18. februar modtaget oplæg og et informationshæfte med baggrund om de temaer, der skulle drøftes. Temaer var: Tema 1: Inddragelse af borgerne, foreningerne og virksomheder Tema 2: Styring, samarbejde og kultur Tema 3: Organisering af servicen til borgerne Dette slutdokument opsamler de anbefalinger som foreningerne formulerede på dialogmødet den marts. De mange problemer, ønsker og anbefalinger som dialogen affødte, blev skærpet og formuleret i 16 anbefalinger. Slutteligt blev der valgt 4 af disse 16, til at være dem der skal præsenteres først for politikerne på byrådskonferencen den 7. marts. De fire valgte anbefalinger blev: Samskabelse: Kommunen og borgerne skaber tingene sammen en ændret forvaltningskultur En anerkendende holdning til foreninger og organisationers viden og erfaringer Ansvar for planlægning og koordinering på tværs Marselis-modellen Alle anbefalinger kan læses i deres fulde længde i nedenstående temainddelte afsnit. De valgte fire er indsat i en blå boks under hvert tema. 3

4 Anbefalinger tema 1 Inddragelse af borgere, foreninger og virksomheder Baggrund Lokaldemokrati handler om, at politikerne har et tæt samspil med omverdenen. Politikerne er valgt til at repræsentere borgerne og de lokale aktører og træffe beslutninger ud fra hensyn til de mange forskellige interesser. Politiske beslutninger bliver bedre når omgivelsernes viden og erfaringer inddrages. Spørgsmål: 1. Hvad skal der til, for at det giver mening for dig at følge med i byrådets arbejde? 2. Hvad vil du gerne inddrages i? Samskabelse: Kommunen og borgerne skaber tingene sammen en ændret forvaltningskultur - Skræddersyede processer/modeller for inddragelse i at skabe tingene/løse opgaverne SAMMEN (borgere, foreninger, organisationer og kommunen (på alle niveauer)). - Kommunen skal anerkende og anvende foreningernes og organisationernes ekspertise, kompetencer og viden. - Involvering af foreningerne og organisationerne tidligt/rettidigt i idéudvikling, afklaring og gennemførelse af opgaverne. - Gennemsigtighed i processerne. - Track and Trace kunne følge en sag. - Mindre information og mere fokuseret kommunikation. - Ud i virkeligheden: Face-to-face (forvaltninger/politikere mødes med borgerne, foreningerne og organisationerne). - Foreningerne og organisationerne har initiativpligt og medansvar. - Forvaltningerne/kommunen har initiativpligt og pligt til dialog (være lydhøre og åbne og svare/respondere). - Forpligtende partnerskaber. 4

5 En anerkendende holdning til foreninger og organisationers viden og erfaringer Kommunen skal tilstræbe at have en anerkendende tilgang til samarbejde og inddragelse af foreninger, organisationer og borgere. Den anerkendende ledelsesstil skal være forankret i en inkluderende og åben dialog, hvor borgerne i højere grad høres og inddrages med den ideologi, at de frivillige og borgerne reelt bidrager til løsninger og er direkte med i beslutnings- og procesfaserne i en given sag. Den anerkendende tilgang vil give kommunen bedre arbejdsvilkår i form af etablering af flere partnerskaber med foreningerne samt større mulighed for at have foreningerne, organisationerne og borgerne som talerør til øvrige interessenter. Vi forestiller os, at den anerkendende tilgang forbedrer dialogen mellem kommune og borgere. Vi har oplevet flere tilfælde og eksempler på, hvor den enkelte ikke har oplevet ligeværdighed og har følt sig forbigået og talt ned til i dialogen og kontakten med embedsmænd, politikere og beslutningstagere i kommunen. Tidlig og målrettet inddragelse af relevante interessenter i politiske beslutningsprocesser Politikere og embedsmænd skal anerkende foreningerne som vidende parter for at kvalificere og gennemskueliggøre beslutninger, med henblik på at skabe ejerskab over beslutningsprocessen. Track and Trace følg processen fra start til slut Der lægges et tidsskema for de enkelte beslutningstrin med tidsrammer og sagsbehandlingsform samt politiske beslutninger ud på nettet. På den måde kan alle borgere følge processen fra start til slut og blive medinddraget. Flyt udvalgsmøderne ud til relevante borgere/foreninger 1. For at skabe mere dialog mellem politikere og borgere/foreninger. 2. Målsætning: Mere kvalificerede beslutningsprocesser. 3. Borgere og politikere lærer hinanden bedre at kende. 4. Vi ønsker en mere åben forvaltningsstruktur. 5

6 Anbefalinger tema 2 Styring, samarbejde og kultur Baggrund Aarhus Kommune skal sikre, at de centrale politiske beslutninger giver plads til lokale ideer. Borgerne, virksomhederne og de lokale foreninger skal opleve Aarhus Kommune som gennemsigtig, åben og lydhør med en sammenhæng fra top til bund i det kommunale system. Der skal være klarhed mellem byrådet, Magistraten og administrationen om, hvem der bestemmer hvad. Administrationen skal føre de politiske beslutninger ud i livet i samspil med borgere, virksomheder og foreninger. Spørgsmål: 1. Hvordan kan samarbejdet mellem det politiske og det administrative niveau styrkes? 2. Hvad er dine erfaringer med et godt samarbejde med kommunen? 3. Hvilke værdier er vigtige for et godt samarbejde med kommunen? Ansvar for planlægning og koordinering på tværs Borgmesteren og stadsdirektøren pålægges ansvaret for at sikre en fælles og mere hensigtsmæssig planlægning og koordinering på tværs af magistraterne. Fx ensartet distriktsinddeling for de forskellige forvaltninger. I forbindelse med indstilling til beslutninger skal det af sagsfremstillingen fremgå, hvilke magistrater der indgår i opgaveløsningen. Funktionsbestemte services For at vi i højere grad skal opleve Aarhus Kommune som gennemsigtig, åben og lydhør, er det vigtigt for os, at vi i mødet med kommunen i højere grad oplever en helhedstænkning. Flere af os oplever, at vi bliver henvist videre, samt at det er svært at få sager besluttet eller sat i gang, når der skal bruges kompetencer og hjælp fra medarbejdere ansat i forskellige magistratsafdelinger. Der er for mange henvendelser og sager, der går tabt, da magistraterne ikke umiddelbart arbejder sammen og tænker på tværs af søjlerne. Derfor bliver den, der henvender sig ofte sin egen sags projektkoordinator, da medarbejderne i de forskellige afdelinger ikke er ansat til at påtage sig den rolle at koordinere indsatsen på tværs af kommunen. 6

7 Vi foreslår derfor, at man på flere områder koordinerer indsatsen ved at etablere forskellige services, der varetager den brede kontakt fra foreningerne/borgerne. Her kunne man kopiere tankegangen fra den nuværende Borgerservice, hvor man kun skal henvende sig ét sted. Services kunne f.eks. være: - Handicapservice - Sport/fritidsservice, som både forvalter kontakten med byggeanlæg af idrætsfaciliteter samt kontakten til brug af hallerne - Erhvervsservice - Lokalsamfundsservice Det vil give en bedre og kortere sagsbehandling, og tungere sager vil nemmere kunne belyses, og vejen til bevillingen vil ikke være så lang og kringlet. Det vil give en større borgertilfredshed samt muligheden for de borgere, der henvender sig, også selv kan være med til at støtte processen. Ved nuværende længerevarende processer kører de enkelte foreningsledere/borgere ofte trætte eller skiftes ud, hvorfor sagsbehandlingen kan starte forfra eller dør helt hen. Etablering af afdeling for Innovation samt politisk udvalg for innovation - På tværs af forvaltning, politik og administration - Innovationskontor for foreninger Mål: - Facilitere tværgående opgaver - Skabe udvikling i Aarhus Kommune Definer kerneopgaverne Ved definition af kerneopgaverne bliver fokus øget på opgaveløsningen. Opgaveløsningen skal ske i et øget internt samarbejde her tænkes også mellem magistratsafdelingerne. Værdikodeks a la Morsø Kommune Politisk og administrativ kulturkanon (a la Mors) Målet er at skabe samarbejde og et fælles, ensartet kodeks i hele kommunen. Det skal understøtte ensartede værdier i de forskellige magistrater. Det giver værdimæssig sammenhængskraft imellem magistraterne. 7

8 Anbefalinger tema 3 Organiseringen af servicen for borgerne Baggrund Aarhus Kommune ønsker at levere sammenhængende tilbud til borgerne på tværs af sektorer og opgaveområder. Det skal ske ved at arbejde tværfagligt både inden for kommunen og med eksterne samarbejdspartnere. Marselis-modellen 1) Ved en borgers klage: Første trin består af den såkaldte hollændermodel, som allerede delvist er indført i Sundhed og Omsorg: direkte kontakt til borgeren indenfor de første 24 timer med en opklarende samtale, hvor borgeren og forvaltningen gensidigt kan fremføre deres synspunkter i et forsøg på at nå til en afklaring. Hvis der ikke opnås enighed, har borgeren mulighed for at gå videre med sin klage. 2) Ved afslag på en ansøgning: Borgeren skal tilbydes uvildig retshjælp til at formulere og gennemføre sin klage over afslaget. Konkret forestiller vi os, at kommunen i sit afslag ikke alene gør borgeren opmærksom på, at vedkommende har ret til at klage over afslaget indenfor 4 uger, men samtidig gør borgeren opmærksom på, at vedkommende kan kontakte de uvildige advokater, som er knyttet til kommunens retshjælpsordning. Retshjælpen skal dække såvel det formelle som det indholdsmæssige niveau. Vi har indgående drøftet kommunens idé om en såkaldt borgerrådgiver, der kun skulle se på formalia, og vi kan ikke anbefale denne løsning. Som udgangspunkt skal kommunens afgørelser naturligvis opfylde formalia; den enkelte borger har grundlæggende brug for hjælp til at vurdere såvel formalia som indhold. PC system, der understøtter tværfaglighed Der skal være et PC system, der hjælper medarbejdere og ledere om status på en sag, så information og fokus ikke går tabt, når sagen skifter medarbejder eller afdeling. Desuden vil det mindske risikoen for, at en sag bliver til en klage, fordi sagsbehandlingen bliver mere gennemskuelig for borgeren. Borgeren får desuden bedre mulighed for at se, hvis en sag er ved at gå i en forkert retning. Systemet skal indeholder følgende: - Track & Trace - Mulighed for borger log-in - Mails ved nyt i sagen 8

9 - Alarmer ved for sen behandling - Mulighed for at se hvilke sager, der venter på behandling i anden afdeling - Mulighed for at tilkoble økonomi mellem afdelinger. - Bedre overblik og planlægning af opgaver for alle (medarbejdere og ledere) - Alle informationer kan samles i en digital sagsmappe - Mulighed for at se alle borgerens sager på en gang Én indgang mange udgange! A. Guide til borgere, virksomheder og foreninger når de henvender sig i form af tværgående borgerportal og fysisk guide. B. Foreningsmanual til kommunens medarbejdere vedr. den enkelte forenings organisation og kompetencer. Borgmesterafdelingen udvides med en koordinerende/tværgående stabsfunktion Vi vil gerne i højere grad sikre, at kommunen etablerer et bindeled mellem de forskellige magistratsafdelinger. Det skal være nemmere for foreningen/borgeren at henvende sig med en sag og få adgang til personale, der direkte kan arbejde sammen om løsning af sagen. Det er både på tværs af magistraterne, men i høj grad også på tværs af de forskellige forvaltninger. Vi kan derfor forestille os en tværgående stabsfunktion liggende i borgmesterafdelingen med den opgave at sikre, at kultur og lederansvar i højere grad fremmer samarbejde. Man skal i de forskellige afdelinger/forvaltninger som en del af sit daglige arbejde tænke i helhedsløsninger frem for egne muligheder eller mangel på muligheder. Det ansvar, som den enkelte medarbejder fremover skal besidde, vil kræve, at flere medarbejdere og ledere skal opkvalificeres til opgaverne og dermed være i stand til at kunne belyse sagerne samt være klar over, hvem der skal samarbejdes med af kolleger såvel i egen afdeling som i en anden afdeling. Samspillet kan selvfølgelig også være med eksterne partnere og interessenter. Justering af samarbejdskulturen Vi anbefaler, at foreninger tilbydes minimum ét årligt møde, hvor forventninger afstemmes: - Hvad skal et samarbejde kunne? - Hvordan forpligter vi hinanden kommune (rådmænd og relevante embedsmænd) og forening imellem? - Hvad kan vi forvente af hinanden? På samme tid igangsættes en proces i den enkelte afdeling, hvor man ændrer kulturen mod at blive mere favnende og imødekommende, så foreningen oplever ligeværdighed og vilje til samarbejde. 9

10 Kodeks for godt samarbejde og god samskabelse i hele Aarhus Kommune - Kodeks skal udarbejdes i et seminar (a la dette) - Deltagerne skal være byrådet, rådmænd, ledere, medarbejdere, foreninger, borgere og virksomheder. - Formålet er at sikre et godt tværmagistralt samarbejde således at borgeren kommer i centrum. - Omfattende kulturændring på tværs af magistraten. - Kodekset fungerer ved implementering af kurser/efteruddannelse. Personer i ledelsesstillinger i Aarhus Kommune skal undergå specielt målrettede uddannelsesforløb. - Borgmesterens afdeling skal have funktion for tværgående samarbejde indenfor kommunens sektorer og skal sikre, at kodeks bliver holdt. 10