Egeløvparken. Ordinært afdelingsmøde mandag den 12. september 2016 kl i afdelingens beboerlokale under hjælpemiddelcentralen.

Transkript

1 Egeløvparken Ordinært afdelingsmøde mandag den 12. september 2016 kl i afdelingens beboerlokale under hjælpemiddelcentralen.

2 Omdelt senest den 5. september 2016 Velkommen til ordinært afdelingsmøde Egeløvparken Afdelingsmødet er afdelingens øverste bestemmende organ. Det betyder, at afdelingsmødet behandler og godkender afdelingens budget for det kommende år og vælger medlemmer til afdelingsbestyrelsen. Det er også på afdelingsmødet, at du kan høre om afdelingsbestyrelsens arbejde og driften af afdelingen. Du har mulighed for at stille spørgsmål og få svar, og du kan fremlægge dine egne synspunkter. Afdelingsmødet behandler også indkomne forslag fra afdelingsbestyrelsen og fra beboerne og det er afdelingsmødet, der godkender afdelingens husorden. Hvert lejemål har to stemmer, og du skal møde personligt frem for at kunne stemme. Du kan derfor ikke afgive stemme ved fuldmagt. Derudover har du mulighed for at hilse på afdelingsbestyrelsen og dine naboer. Der er derfor mange gode grunde til at deltage i afdelingsmødet, og vi glæder os til at se dig. I hæftet her finder du alt det materiale, du har brug for til mødet. Du kan se afdelingens årsregnskab for 2015, afdelingsbestyrelsens budgetforslag for 2016 og eventuelt indkomne forslag, som afdelingsmødet skal tage stilling til. Med venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen Hvis du vil have et specificeret afdelingsbudget eller årsregnskabet med noter tilsendt på mail, kan du sende en mail til bogholderi@3b.dk. Ellers kan du henvende dig på ejendomskontoret og få det udleveret på papir. 2

3 Den 15. august 2016 REPA/PIHG/1015 Velkommen til ordinært afdelingsmøde i Egeløvparken Hermed indkalder 3B til det årlige ordinære afdelingsmøde, der afholdes med følgende dagsorden: mandag den 12. september 2016 kl Valg af dirigent herunder valg af referent og stemmetællere samt godkendelse af forretningsorden (se bagsiden). 2. Orientering fra formanden. 3. Fremlæggelse og godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år. 4. Behandling af indkomne forslag. 5. Eventuelt. Har du ét eller flere forslag, du ønsker behandlet på mødet, skal de være afleveret skriftligt til formanden for afdelingsbestyrelsen Kim Kristensen, Syvendehusvej 71 B, eller på mail: kim@egeloev.dk Senest mandag den 29. august For at alle kan forstå, hvad der skal tages stilling til på afdelingsmødet, er det vigtigt, at du formulerer dine forslag så kort og klart som muligt. Er du i tvivl, kan du få hjælp hos din afdelingsbestyrelse. Du vil få et eksemplar af budgettet samt eventuelle forslag senest 1 uge før mødet. Vi glæder os til at se dig på det ordinære afdelingsmøde, som afholdes i afdelingens beboerlokale under hjælpemiddelcentralen. Med venlig hilsen på afdelingsbestyrelsens vegne Kim Kristensen Boligforeningen 3B, Havneholmen 21, 1561 København V / Telefon / Fax / Mail 3b@3b.dk / 3

4 Forslag til forretningsorden for afdelingsmødet i Egeløvparken Som retningslinjer for afdelingsmøder gælder sammen med foreningens vedtægter følgende bestemmelser: Afdelingsmødets opgaver 1 På det årlige, obligatoriske afdelingsmøde (budgetmødet) godkender afdelingsmødet afdelingens driftsbudget. 2 Afdelingen har tidligere besluttet vedligeholdelses- og istandsættelsesordning A. Afdelingen har tidligere besluttet, at medlemmer af 3B s repræsentantskab vælges af afdelingsbestyrelsen. 3 Afdelingsmødet træffer beslutning om fx (listen er ikke udtømmende): Arbejder og aktiviteter (fx forbedringer, renoveringer og iværksættelse af forebyggende socialt arbejde) Individuel måling af vand, ændringer af husorden (herunder regler om husdyr)udvidet råderet for beboerne (udvendige råderets-arbejder og kollektiv råderet) Sammenlægning af afdelinger 4 Afdelingsmødet godkender forslag fra afdelingens beboere, afdelingsbestyrelsen, organisationsbestyrelsen og repræsentantskabet om øvrige aktiviteter og arbejder i afdelingen. 5 Afdelingsmødet kan beslutte at uddelegere afdelingsmødets og afdelingsbestyrelsens kompetence på konkrete områder til beboergrupper, opgange, udvalg og lignende. Afdelingsmødets afholdelse 6 Adgang til afdelingsmødet har alle lejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Adgang uden stemmeret har også organisationsbestyrelsen og dens repræsentanter fra administrationen. Afdelingsmødet kan desuden beslutte, at andre deltager i mødet uden stemmeret, ligesom organisationsbestyrelse kan beslutte, at andre deltager i mødet med taleret, men uden stemmeret. 7 Afdelingsmødet vælger en dirigent, der leder mødet og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen og påser, at vedtægterne og denne forretningsorden overholdes. 8 Afdelingsmødet vælger et stemmeudvalg. Antallet af medlemmer til stemmeudvalget fastsættes af dirigenten. 9 Afdelingsmødet vælger en referent, der skriver et referat af de trufne beslutninger og af resultatet af de eventuelle afstemninger. Referatet underskrives af dirigenten og afdelingsformanden. Referatet skal gøres tilgængeligt for afdelingens lejere senest 4 uger efter mødet. 3B tilbyder, at det kan ske på at fastsætte en begrænsning. Indlæg til et punkt på dagsordenen kan ikke fremsættes, efter debatten om det pågældende punkt er afsluttet. Valg og afstemninger 11 Afdelingsmødet beslutter afdelingsbestyrelsens størrelse (mindst 3 og et ulige antal) og vælger medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen. Valgbare er lejere i afdelingen og disses myndige husstandsmedlemmer. 12 Formanden for afdelingsbestyrelsen vælges særskilt på afdelingsmødet. 13 Afdelingsmødet kan beslutte forslag om, at der fremover vælges repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter for disse på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen udpeger afdelingens repræsentantskabsmedlemmer. I begge tilfælde er afdelingens lejere og disses myndige husstandsmedlemmer valgbare. 14 Ved valg og øvrige afstemninger har hvert tilstedeværende beboelseslejemål 2 stemmer uanset antallet af fremmødte personer fra lejemålet. 15 Bortset fra valg og de spørgsmål, der i vedtægterne er fastlagt præcise stemmeandele for, afgør afdelingsmødet alle spørgsmål ved almindeligt flertal blandt de afgivne stemmer. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i antallet af afgivne stemmer. 16 Ved valg foretages skriftlig afstemning. Forslag om skriftlig afstemning vedrørende andre spørgsmål afgøres ved almindeligt flertal. Herudover afgør dirigenten afstemningsformen. 17 Er der kun foreslået en kandidat til formand på afdelingsmødet, betragtes vedkommende som valgt uden afstemning. Er der foreslået 2 kandidater til formandsvalget, vælges den, der ved skriftlig afstemning opnår flere end halvdelen af de afgivne gyldige stemmer. Hvis begge kandidater opnår lige mange stemmer, foretages omvalg. Er der herefter fortsat stemmelighed, foretages lodtrækning. Hvis der er foreslået flere end 2 kandidater til formandsvalget, og ingen kandidater ved første skriftlige afstemning opnår flere end halvdelen af de afgivne stemmer, så foretages ny skriftlig afstemning mellem de 2 kandidater, der ved første afstemning opnåede flest stemmer. 18 Ved valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer, repræsentanter til boligorganisationens repræsentantskab og suppleanter gælder, at der stemmes på mindst én over halvdelen af det antal, der skal vælges og højst det antal, der skal vælges. I modsat fald er stemmesedlen ugyldig. 10 Dirigenten styrer rækken af talere. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller afdelingsmødet beslutter 4

5 Boligforeningen 3B Afdeling 1015, Egeløvparken Sammentrængt budget Budget for 2017 i sammendrag Budgetforslaget vil medføre, at huslejen pr. 1. januar 2017 stiger med kr , hvilket svarer til 1,28%. Samtidig nedsættes lejen vedrørende forbedringsarbejdet vinduer og facader med 12% Lejeændring pr. 1. januar 2017 for familieboliger Ændring i % 1,28 Ændring i kr. pr. år total ,00 Lejeændring pr. 1. januar 2017 for vinduer og facader Ændring i % -12,00 Ændring i kr. pr. år total ,00 Gennemsnitsleje pr. m² pr. år pr. 1. januar 2017 Familieboliger 761,82 Vinduer og facader 91,59 Eksempel på månedlig leje for år 2017 inklusiv hjemfaldsleje og forbedringsforhøjelse. Størrelse Nuværende leje pr. mdr. Ændring pr. mdr. Ny leje pr. mdr. 2-rums familiebolig 55,0 m² kr. 55 kr kr. 3-rums familiebolig 80,0 m² kr. 68 kr kr. 3-rums familiebolig 99,5 m² kr. 74 kr kr. 4-rums familiebolig 110,0 m² kr. 81 kr kr. Udvikling i gennemsnitslejen de sidste 4 år for familieboliger pr. m²: Leje Egeløvparken Gennemsnitsleje 3B opført før år

6 Boligforeningen 3B Afdeling 1015, Egeløvparken Sammentrængt budget Sammentrængt budget for perioden Budget Budget Afvigelse /2017 (1.000 kr.) (1.000 kr.) (1.000 kr.) Oprindelig lån i ejendom Betaling på lån til opførelse af ejendommen, fratrukket støtte fra det offentlige. Offentlige og andre faste udgifter Ejendomsskatter, vandafgift, renovation, forsikringer, afdelingens energiforbrug, administration samt bidrag til Landsbyggefonden. Herunder: Ejendomsskatter Vandafgift Forsikringer Afdelingens energiforbrug Variable udgifter Løn til driftspersonale, trappevask m.v., almindelig vedligeholdelse, planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser, istandsættelse ved fraflytning, særlige aktiviteter samt diverse udgifter. Herunder: Løn til driftspersonale m.v. Almindelig vedligeholdelse Drift af møde og selskabslokaler Rådighedsbeløb til afdelingsbestyrelsen - heraf beboerarrangementer Henlæggelser Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser, istandsættelse ved fraflytning samt tab ved fraflytning. Ekstraordinære udgifter Ydelser på lån vedrørende forbedringsarbejder, afskrivning på forbedringsarbejder, tab ved lejeledighed / fraflytning m.v. Herunder: Ydelse vedr. lån til forbedringsarbejder m.v. Afvikling af underskud fra tidligere år Udgifter i alt Boligafgifter og leje Andre ordinære indtægter Renter, tilskud fra boligorganisationen, drift af fællesfaciliteter, indeksoverskud. Herunder: Renter Ekstraordinære indtægter Driftssikring og anden løbende driftsstøtte, ydelse vedr. beboerindskudslån. Indtægter i alt Nødvendig merindtægt 203 6

7 Boligforeningen 3B Afdeling 1015, Egeløvparken Sammentrængt budget Bemærkninger til sammentrængt budget 2017 Oprindelig lån i ejendom Ydelserne til oprindelig lån i ejendom er sat op i takt med reguleringen af beboerbetalingen. Beboerbetalingen er den andel af ydelserne, som beboerne skal betale. Offentlige og andre faste udgifter Der forventes en stigning på ejendomsskatterne på 7% i forhold til opkrævning i Herudover er der indregnet andel af fælles vand for afdelingen på baggrund af niveauet i Udgiften til forsikringer stiger, fordi motorkøretøjsforsikring ikke var indregnet for et helt år i budget Det er der taget højde for i budget Samtidig har udgiften til fremmed måleraflæsning for varme og vand ikke været indregnet i budgettet tidligere, derfor stiger udgiften til afdelingens energiforbrug. Det modsvares dog af et mindre fald i elforbruget til fællesarealer, som skyldes at der er foretaget optimering af lys på parkeringsplads. Variable udgifter Der er indregnet højere udgifter til løn af driftspersonale m.v. som skyldes almindelig lønregulering. Derudover er der indregnet glatførebekæmpelse på P-pladser, som skal udføres af eksternt firma, og ydermere forventes der flere vagter til patruljetilsyn fra G4S Security Services. Der er flere vedligeholdelsesarbejder, der er taget med i langtidsplanen, og derfor er der indregnet færre udgifter til almindelig vedligeholdelse. Samtidig har afdelingen en besparelse på udgifter til selskabslokale, fordi der er lavet en aftale med et ekstern firma om rengøring og vinduespolering, som er billigere end tidligere aftale. Derudover forventes der mindre vandudgifter for selskabslokalet. Der forventes færre udgifter til beboerarrangementer og indkøb af IT-udstyr i Henlæggelser Henlæggelserne til planlagt og periodisk vedligeholdelse er hævet, for at afdelingen kan dække fremtidige vedligeholdelsesarbejder. Ekstraordinære udgifter Der er indregnet ydelser til lån vedrørende ombygning af varmecentral og lån til ombygning af carporte. Lånene forventes optaget i Herudover er der konverteret lån til forbedringsarbejdet "Haver og facader", hvilket har medført en lavere ydelse. Denne udgift skal ses i sammenhæng med forbedringslejeforhøjelsen, der samtidig er sat ned under "Boligafgifter og leje". Samtidig afvikles der mindre på tidligere års resultat, fordi underskuddet fra 2011 er fordelt over en 10 årig periode. Boligafgifter og leje Boligafgifter og leje stiger fordi hjemfaldsleje og leje for antennepositioner er blevet reguleret. Samtidig er der opført flere carporte som bliver udlejet og det giver en større indtægt. Andre ordinære indtægter Der er i budget 2017 beregnet 0,5% i rente af afdelingens mellemregning med Boligforeningen 3B mod 1% i budget Ekstraordinære indtægter Der er budgetteret med driftsstøtte fra dispositionsfonden til dækning af hjemfaldslån. Skal ses i sammenhæng med ydelse til hjemfaldslån og hjemfaldsleje. 7

8 Boligforeningen 3B Afdeling 1015, Egeløvparken Sammentrængt budget I dette diagram kan du se, hvad din husleje bliver brugt til 14% 24% 23% 14% Oprindelig lån i ejendom Offentlige og andre faste udgifter Variable udgifter Henlæggelser Ekstraordinære udgifter 25% I dette diagram kan du se fordelingen af variable udgifter 3% 3% 7% 13% Løn til driftspersonale m.v. Almindelig vedligeholdelse Vaskeri og beboerlokaler m.v. Rådighedsbeløb og beboeraktiviteter Ejendomskontor, kursus m.v. 74% 8

9 Afd Egeløvparken Vedligeholdelsesplan LANGTIDSBUDGET Afs. Gæld. Budget Budget Budget Budget Budget Budget Budget Budget Budget Budget Budget regnsk. budget i alt Terræn Bygning, klimaskærm Bygning, bolig-/erhvervsenhed Bygning, fælles indvendig Bygning, tekniske installationer Materiel Planlagt vedligeholdelse Anden finansiering (-) Som driftsudgift 120. Budgetteret henlæggelse LIKVIDITETSBUDGET 401. Henlagt primo Afgang/tilgang Korrektion vedrørende tidligere år 100 Fremskudt 195 Udskudt(-) Henlagt Ultimo Diff. henlagt og næste års budget Bemærkninger: Fremskudt Der er fremskudte arbejder fra 2016 til 2015 Udstyr i terræn, legeplads LED belysning P-pladser og stier Ventilation grundet radon Total Udskudt Der er udskudte arbejder fra 2015 til 2016 Bygningseftersyn AVTB ventiler Hovedledning vedligehold grundet E-ON Total Korrektion vedrørende tidligere år Der er flyttet henlæggelser fra tab ved fraflytning til planlagt og periodiskvedligeholdelse Eventuelt Anden finansiering i 2016 vedrører varmecentral og i 2018 vedrører energiforbedringer, tage. 9

10 100 Terræn 111 Bede ved boliger, dug og småsten Belægninger, grus, salt m.m Belægninger asfalt + fliser Fliser/ bål og området ved Petangbanen Nedgravning af containere + vedlh Enkeltstående skraldespande og lign Omfangsdræn ved facade, boliger Afløb, kloak, brønde mv bumme mv. ved stier/ indgange LED belysning sensor, genbrugsplads El anlæg i terræn indkøb + LED El anlæg i terræn nye stor armaturer Udstyr i terræn Borde/ bænke til telt og området Skilte ved p-pladser 'område' Legepladser + sand, vedligehold + insp legeplads, trampoliner v/ sortem 9G Småbygninger nye + vedligehold Overdækning af affaldsgård, Hækm Udbud ekstern gartner Opretning af hække mv. fraflytninger Beplantning, beskæring/hækklipning Henlæggelser til 'Genopretning'/ udearealer VEDLIGEHOLDELSESPLAN FOR PERIODEN Afd Egeløvparken I alt

11 VEDLIGEHOLDELSESPLAN FOR PERIODEN Afd Egeløvparken I alt 200 Bygning, klimaskærm 211 Betonrep af sokler Henlæggelser til 'Helhedsplan' Gummifuger ved elmålere Indervæggekælderm.m(+udhusvæg D) Ydervægge ståltagl udskiftes Ydervægge Facader fuger Oliering af træfacader BKK, Bygningseftersyn BKK, Tagdækning og undertag Taginddækninger Maling af udhæng, let facade Døre/ vinduer, rep og vedligehold Tilbehør vinduer og døre Smøre vinduer og døre årligt Gummifuger, generelt vinduer + døre Bygning, bolig-/erhvervsenhed 311 Indervægge, pudses Vægge, bad + asbest akutte Brandskel mellem boligerne Gulv, bad + asbest akutte Gulvbelægning Lofter og komplementering Karme, Indfatninger og paneler, fraflytn Indervægskompl. døre udskiftes Toilet og baderumsudstyr udsk.lb Badevær.inventar, sanitet Køkkeninventar skabe, låger mv BKBE, Opretning ved genudlejning Køle- og fryseskabe Komfurer, udskiftn og vedl Vaskemaskiner, nye og vedligeh Bygning, fælles indvendig 414 Beboerhus/-lokaler vedligehold HHV, beboerlokale og ejendomskontor

12 500 Bygning, tekniske installationer 511 Udskift gulvafløb lbn Afløb faldstammer mv Tagrender og nedløb El kontakter pga. indfatninger, fraflytn El boliger Højspændingsanlæg Transportanlæg service elevator Vandmålere/ ISTA Skift af vv beholdere, løbende BT, Vand AVTB ventiler og rens af beholdere Varmeinstallation rørudskiftning rust Varmeinstall. Termostatventil udskiftes Varmeinstallation hovedled. + vedligh Varmeinstal. service abb. + data/ ISTA Varmecentral, vedligehold Riste i facader, løbende udskiftn Ventilering i berørte boliger, pga radon Antenneanlæg, vedligeholdelse & service BTI, Kommunikationsanlæg Materiel 621 Redskaber/maskiner indkøb af nye Redskaber og maskiner vedligeh Sikkerhedsudstyr, værktøj mv Fælles værkstedsskur Planlagt vedligeholdelse i alt: VEDLIGEHOLDELSESPLAN FOR PERIODEN Afd Egeløvparken I alt

13 1015 Egeløvparken 12. september 2016 Indkomne forslag 1. Indsendt af Afdelingsbestyrelsen: Fremlæggelse og godkendelse af vedligeholdelsesreglement og tillæg til vedligeholdelsesreglement for afdelingen. 2. Indsendt af Finn Andersen, Hækmosen 74 B og Jes Hansen, Hækmosen 68 B Vi skal have en afklaring af, hvem/hvad der er årsag til og har ansvar for at vores tv-billede næsten alle steder har pixelering. Digitalt tv begyndte den , og hvis man havde digital-tv, gav det ikke pixeleringsproblemer, og det hele fungerede uden problemer de fleste steder. YouSee kan først have begyndt at ændre vores tv-forbindelser efter beboermødet d , hvor vi besluttede at ændre på vores forbindelse. Og det var først, da YouSee begyndte at omlægge vores forbindelser, det gik galt med kabler og stik og skabte pixeleringsproblemer, som ikke var der før. 1) Vi skal foreslå, at alle gratis kan få målt deres tv-signal, både i boks og stikket i stuen, hvor signalet går ind i boligen, og gratis kan få udskiftet dette stik, hvis det er i uorden. 2) At YouSee ikke bare kan sende teknikere ud og ændre på noget, uden det er aftalt med beboerne og med oplysning om eventuel betaling. 3) At der afsættes et beløb til dækning af udgifter for de beboere, der har problemer med TV og udgifter efter opsætning af de nye vinduespartier. Der er foretaget adskillige målinger fra udstyr i fyrrummet til fordelerskabene på rækkehusgavlene, og disse skulle efter sigende ligge inden for nogle tilladte værdier. Da rigtig mange af os fortsat har pixeleringsproblemer, kunne det tænkes, at problemet kunne ligge i de kabler, der bringer signalet fra fordelerboksen til det enkelte lejemål! Stikprøvemålinger, af teknikere fra YouSee og Dansk Kabel TV, på første tv stik, har også vist tilladte værdier, men disse giver efter vores mening kun et øjebliksbillede. Det bør være måling over længere tid, da pixeleringerne ikke er der hele tiden, men opstår med varierende mellemrum. Og er der kontrol af, at vores telefonsmast ikke skaber forstyrrelser på tv-signalet? 13

14 Egne noter 14

15 Egne noter 15

16 Boligforeningen 3B Havneholmen København V Tlf Mail 3b@3b.dk Ekspeditionstid Hverdage 9-16 Fredage 9-14