Egeløvparken Ordinært afdelingsmøde mandag den 15. september 2014 kl i afdelingens beboerlokale under hjælpemiddelcentralen.

Transkript

1 Egeløvparken Ordinært afdelingsmøde mandag den 15. september 2014 kl i afdelingens beboerlokale under hjælpemiddelcentralen.

2 Velkommen til ordinært afdelingsmøde Afdelingsmødet er afdelingens øverste bestemmende organ. Det betyder, at afdelingsmødet behandler og godkender afdelingens budget for det kommende år og vælger medlemmer til afdelingsbestyrelsen. Det er også på afdelingsmødet, du kan høre om afdelingsbestyrelsens arbejde og driften af afdelingen. Du har mulighed for at stille spørgsmål og få svar, og du kan fremlægge dine egne synspunkter. Afdelingsmødet behandler også indkomne forslag fra afdelingsbestyrelsen og fra beboerne og det er afdelingsmødet, der godkender afdelingens husorden. Hvert lejemål har to stemmer, og du skal møde personligt frem for at kunne stemme. Du kan derfor ikke afgive stemme ved fuldmagt. Derudover har du mulighed for at hilse på afdelingsbestyrelsen og dine naboer. Der er derfor mange gode grunde til at deltage i afdelingsmødet, og vi glæder os til at se dig. I hæftet her finder du alt det materiale, du har brug for til mødet. Du kan se afdelingsbestyrelsens budgetforslag for 2015 og eventuelt indkomne forslag, som afdelingsmødet skal tage stilling til. Med venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen Hvis du vil have et specificeret afdelingsbudget eller årsregnskabet med noter, skal du sende en mail til 3b@3b.dk (angiv navn og adresse samt dit ønske) eller ringe til Boligforeningen 3B på så sender vi materialet til dig. 1

3 Forslag til forretningsorden for afdelingsmødet i Egeløvparken Som retningslinjer for afdelingsmøder gælder sammen med foreningens vedtægter følgende bestemmelser: Afdelingsmødets opgaver 1 På det årlige, obligatoriske afdelingsmøde (budgetmødet) godkender afdelingsmødet afdelingens driftsbudget. 2 Afdelingen har tidligere besluttet vedligeholdelses- og istandsættelsesordning A. Afdelingen har tidligere besluttet, at medlemmer af 3B s repræsentantskab vælges af afdelingsbestyrelsen. 3 Afdelingsmødet træffer beslutning om fx (listen er ikke udtømmende): Arbejder og aktiviteter (fx forbedringer, renoveringer og iværksættelse af forebyggende socialt arbejde) Individuel måling af vand, ændringer af husorden (herunder regler om husdyr)udvidet råderet for beboerne (udvendige råderets-arbejder og kollektiv råderet) Sammenlægning af afdelinger 4 Afdelingsmødet godkender forslag fra afdelingens beboere, afdelingsbestyrelsen, organisationsbestyrelsen og repræsentantskabet om øvrige aktiviteter og arbejder i afdelingen. 5 Afdelingsmødet kan beslutte at uddelegere afdelingsmødets og afdelingsbestyrelsens kompetence på konkrete områder til beboergrupper, opgange, udvalg og lignende. Afdelingsmødets afholdelse 6 Adgang til afdelingsmødet har alle lejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Adgang uden stemmeret har også organisationsbestyrelsen og dens repræsentanter fra administrationen. Afdelingsmødet kan desuden beslutte, at andre deltager i mødet uden stemmeret, ligesom organisationsbestyrelse kan beslutte, at andre deltager i mødet med taleret, men uden stemmeret. 7 Afdelingsmødet vælger en dirigent, der leder mødet og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen og påser, at vedtægterne og denne forretningsorden overholdes. 8 Afdelingsmødet vælger et stemmeudvalg. Antallet af medlemmer til stemmeudvalget fastsættes af dirigenten. 9 Afdelingsmødet vælger en referent, der skriver et referat af de trufne beslutninger og af resultatet af de eventuelle afstemninger. Referatet underskrives af dirigenten og afdelingsformanden. Referatet skal gøres tilgængeligt for afdelingens lejere senest 4 uger efter mødet. 3B tilbyder, at det kan ske på 10 Dirigenten styrer rækken af talere. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller afdelingsmødet beslutter at fastsætte en begrænsning. Indlæg til et punkt på dagsordenen kan ikke fremsættes, efter debatten om det pågældende punkt er afsluttet. Valg og afstemninger 11 Afdelingsmødet beslutter afdelingsbestyrelsens størrelse (mindst 3 og et ulige antal) og vælger medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen. Valgbare er lejere i afdelingen og disses myndige husstandsmedlemmer. 12 Formanden for afdelingsbestyrelsen vælges særskilt på afdelingsmødet. 13 Afdelingsmødet kan beslutte forslag om, at der fremover vælges repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter for disse på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen udpeger afdelingens repræsentantskabsmedlemmer. I begge tilfælde er afdelingens lejere og disses myndige husstandsmedlemmer valgbare. 14 Ved valg og øvrige afstemninger har hvert tilstedeværende beboelseslejemål 2 stemmer uanset antallet af fremmødte personer fra lejemålet. 15 Bortset fra valg og de spørgsmål, der i vedtægterne er fastlagt præcise stemmeandele for, afgør afdelingsmødet alle spørgsmål ved almindeligt flertal blandt de afgivne stemmer. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i antallet af afgivne stemmer. 16 Ved valg foretages skriftlig afstemning. Forslag om skriftlig afstemning vedrørende andre spørgsmål afgøres ved almindeligt flertal. Herudover afgør dirigenten afstemningsformen. 17 Er der kun foreslået en kandidat til formand på afdelingsmødet, betragtes vedkommende som valgt uden afstemning. Er der foreslået 2 kandidater til formandsvalget, vælges den, der ved skriftlig afstemning opnår flere end halvdelen af de afgivne gyldige stemmer. Hvis begge kandidater opnår lige mange stemmer, foretages omvalg. Er der herefter fortsat stemmelighed, foretages lodtrækning. Hvis der er foreslået flere end 2 kandidater til formandsvalget, og ingen kandidater ved første skriftlige afstemning opnår flere end halvdelen af de afgivne stemmer, så foretages ny skriftlig afstemning mellem de 2 kandidater, der ved første afstemning opnåede flest stemmer. 18 Ved valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer, repræsentanter til boligorganisationens repræsentantskab og suppleanter gælder, at der stemmes på mindst én over halvdelen af det antal, der skal vælges og højst det antal, der skal vælges. I modsat fald er stemmesedlen ugyldig. 2

4 Velkommen til budgetafdelingsmøde i Egeløvparken Hermed indkalder 3B til det årlige budgetafdelingsmøde, der afholdes med følgende dagsorden: mandag den 15. september 2014 kl Valg af dirigent herunder valg af referent og stemmetællere samt godkendelse af forretningsorden (se bagsiden). 2. Orientering fra formanden. 3. Fremlæggelse og godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år. 4. Behandling af indkomne forslag. 5. Eventuelt. 3

5 Boligforeningen 3B Afdeling 1015, Egeløvparken Budget for 2015 i sammendrag samt regnskab for 2013 Budgetforslaget vil medføre, at huslejen pr. 1. januar 2015 stiger med kr , hvilket svarer til 1,08%. Lejeændring pr. 1. januar 2015 for familieboliger Bidrag til antenne pr. 1. januar 2015 Ændring i % 1,08 Nuværende bidrag pr. mdr. 399,00 Ændring i kr. pr. år total ,00 Ændring pr. mdr. 15,00 Bidrag efter ændring pr. mdr. 414,00 Gennemsnitsleje pr. m² pr. år pr. 1. januar 2015 Oplysninger om afdelingen Familieboliger 709,40 Familieboliger 227 Bruttoetage areal ,91 Eksempel på månedlig leje for år 2015 uden varmebidrag, forbedringsforhøjelse m.v. Størrelse Nuværende leje pr. mdr. Ændring pr. mdr. Ny leje pr. mdr. 2-rums rækkehus 55 m² kr. 44 kr kr. 3-rums rækkehus 80 m² kr. 54 kr kr. 3-rums rækkehus 99,5 m² kr. 59 kr kr. 4-rums rækkehus 110 m² kr. 65 kr kr. Udvikling i gennemsnitslejen de sidste 4 år for familieboliger pr. m²: Leje Egeløvparken Gennemsnitsleje 3B efter år

6 Boligforeningen 3B Afdeling 1015, Egeløvparken Sammentrængt budget Sammentrængt budget for perioden Budget Budget Afvigelse /2015 (1.000 kr.) (1.000 kr.) (1.000 kr.) Nettokapitaludgifter Betaling på lån til opførelse af ejendommen, fratrukket støtte fra det offentlige. Offentlige og andre faste udgifter Ejendomsskatter, vandafgift, renovation, forsikringer, afdelingens energiforbrug, administration samt bidrag til Landsbyggefonden. Herunder: Ejendomsskatter Vandafgift Forsikringer Administrationsbidrag Variable udgifter Renholdelse, almindelig vedligeholdelse, planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser, istandsættelse ved fraflytning, særlige aktiviteter samt diverse udgifter Herunder: Renholdelse Almindelig vedligeholdelse Rådighedsbeløb til afdelingsbestyrelsen - heraf beboerarrangementer Ejendomskontor Henlæggelser Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser, istandsættelse ved fraflytning samt tab ved fraflytning. Ekstraordinære udgifter Ydelser på lån vedrørende forbedringsarbejder, afskrivning på forbedringsarbejder, tab ved lejeledighed / fraflytning m.v. Herunder: Ydelse vedr. lån til forbedringsarbejder m.v. Afskrivning på forbedringsarbejder Afvikling af underskud fra tidligere år Udgifter i alt Boligafgifter og leje Andre ordinære indtægter Renter, tilskud fra boligorganisationen, drift af fællesfaciliteter, indeksoverskud. Indtægter i alt Nødvendig merindtægt / lejeforhøjelse 159 5

7 Boligforeningen 3B Afdeling 1015, Egeløvparken Sammentrængt budget Bemærkninger til sammentrængt budget 2015 Offentlige og andre faste udgifter Der forventes stigning i grundskatteloftværdi på 5% i forhold til opkrævning for Der er indregnet et lavere forbrug til afdelingens fælles vandforbrug. Alka havde varslet en kraftig stigning på forsikringerne i Derfor valgte 3B at sende forsikringerne i udbud, hvilket medførte en mindre stigning end varlset. Der opkræves fra 2015 administrationsbidrag for isyn. Variable udgifter Udgiften til renholdelse er reguleret ned. Der er afsat penge til køb af ny computer og hjertestarter. Henlæggelser Der er planlagt flere vedligeholdelsesarbejder. Derfor er henlæggelserne justeret for at sikre, at alle fremtidige planlagte arbejder kan blive dækket af henlæggelserne. Udgifter i forbindelse med fraflytning er steget, derfor er henlæggelserne forøget. Ekstraordinære udgifter Der er indregnet ydelser til optagelse af lån til finansiering af facaderenoveringen og derfor botrfalder afskrivningen. Afvikling af tidligere års underskud. Nøgletal Egeløvparken i kr. pr. m² Gennemsnit afdelinger 3B i kr. pr. m² Renholdelse konto Almindelig vedligeholdelse konto Henlæggelser til planlagt vedligeholdelse konto Opsparet til planlagt vedligeholdelse konto 401 (2013) Egeløvparken Gennemsnit 3B 0 Renholdelse konto 114 Almindelig vedligeholdelse konto 115 Henlæggelser til planlagt vedligeholdelse konto 120 Opsparet til planlagt vedligeholdelse konto 401 (2013) 6

8 Boligforeningen 3B Afdeling 1015, Egeløvparken Sammentrængt budget I dette diagram kan du se, hvad din husleje bliver brugt til 16% 20% 24% 14% Nettokapitaludgifter Offentlige og andre faste udgifter Variable udgifter Henlæggelser Ekstraordinære udgifter 26% I dette diagram kan du se fordelingen af variable udgifter 3% 2% 8% 19% 68% Renholdelse inkl. løn til ansatte Almindelig vedligeholdelse Vaskeri og beboerlokaler m.v. Rådighedsbeløb og beboeraktiviteter Ejendomskontor, kursus m.v. 7

9 Afd Egeløvparken Vedligeholdelsesplan LANGTIDSBUDGET Afs. Gæld. Budget Budget Budget Budget Budget Budget Budget Budget Budget Budget Budget regnsk. budget i alt Terræn Bygning, klimaskærm Bygning, bolig-/erhvervsenhed Bygning, fælles indvendig Bygning, tekniske installationer Materiel Planlagt vedligeholdelse Anden finansiering (-) Som driftsudgift 120. Budgetteret henlæggelse LIKVIDITETSBUDGET 401. Henlagt primo Afgang/tilgang Særlig tilgang a Særlig afgang b Henlagt Ultimo Diff. henlagt og næste års budget Bemærkninger: Særlig tilgang a) Særlig afgang b) Udskudt asfalt arbejde, belægninger kr

10 I alt Henlæggelser til 'Genopretning'/ udearealer Belægninger, indkøb af grus m.m Belægninger asfalt + fliser Afløb, kloak, brønde mv bumme mv. ved stier/ indgange El anlæg i terræn indkøb El anlæg i terræn nye stor armaturer Installationer i terræn afløbsanlæg Legeplads Udstyr i terræn legeplads Udstyr i terræn Skilte ved p-pladser 'område' Småbygninger nye + vedligehold Beplantning, beskæring/hækklipning Henlæggelser til 'Helhedsplan' Oliering af træfacader Indervæggekælderm.m(+udhusvæg D) Ydervægge ståltagl udskiftes Ydervægge Facader fuger BKK, Bygningseftersyn BKK, Tagkonstruktion BKK, Tagdækning og undertag Svampeskader Ydervægskompletr. låse, beslag m Ydervægskompletr indk. af maling Ydervægskompletr hoveddøre VEDLIGEHOLDELSESPLAN FOR PERIODEN Afd Egeløvparken 9

11 I alt Brandskel mellem boligerne Badevær.inventar, sanitet Toilet og baderumsudstyr udsk.lb Køkkeninventar skabe, låger mv BKBE, Opretning ved genudlejning Indervægskompletr. døre udskiftes Renholdelse, vaskemaskiner udskift Køle- og fryseskabe Komfurer, (herunder udskiftning af komfurer) Beboerhus/-lokaler vedligehold Gulvbelægning Indervægsbeklædning vægge pudses Loftkomplettering Brusenicher VEDLIGEHOLDELSESPLAN FOR PERIODEN Afd Egeløvparken 10

12 I alt Afløb faldstammer mv Højspændingsanlæg Transportanlæg service elevator Lavspændingsanlæg hovedafbryder AVTB reguleringsventiler 30 stk. SPH Vand, rens af beholdere 227 SPH BT, Vand Varmecentral omlægning Varmeinstallation service abb Varmeinstallation hovedled. + vedligh Varmeinstall. Termostatventil udskiftes Varmeinstallation rørudskiftning rust BTI, Kommunikationsanlæg Cykelvogn Redskaber og maskiner containere Redskaber/maskiner indkøb af nye Redskaber og maskiner vedligeh Fælles værkstedsskur Sikkerhedsudstyr, værktøj mv Planlagt vedligeholdelse i alt: VEDLIGEHOLDELSESPLAN FOR PERIODEN Afd Egeløvparken 11

13 Indkomne forslag 1. Indsendt af: Afdelingsbestyrelen: Tillæg for husorden & vedligeholdelsesreglement Udvendig vedligeholdelse Til lejemål med tilknyttet haver og lign, der ikke betegnes som fællesareal. Arealet tilknyttet lejemålet må kun benyttes til havebrug og benyttelse kan ikke overdrages til andre. Opførelse af skur, udestue, overdækning, drivhus og lignende henvises til vejledninger i afdelingen og lokalplan 44 for afdelingen, som kan hentes på ejendomskontoret. Renholdelse og beskæring Det påhviler lejer at ren- og vedligeholde have, på en sådan måde at den altid er, fremstår pæn, fri for ukrudt og ikke er generende for naboer og driften. Hæk Lejer er forpligtet til at klippe hækken, på top, yderside og inderside minimum 2 gange om året. Hækken må ikke være over 180 cm. høj. Hækken må ikke overskride linjen mellem lejemålet og fællesarealet, medmindre tilladelse foreligger fra ejendomskontoret. Træværk Det påhviler lejer at male hegn, låge og pergola og lignende i umiddelbar tilknytning til boligen. Så de altid fremstår velvedligeholdte. Hegnet må ikke overskride linjen mellem lejemålet og fællesarealet samt må kun udføres bag hæk/ mod boligen Hegn er bestemt at må være af type: træ Glatførebekæmpelse Det påhviler lejer at feje, glatførebekæmpe og renholde indgangsparti fra fællesareal til egne indgangsdøre. Træer og buske Træer og buske må ikke plantes tættere en 1 meter fra brønddæksler og tagrendebrønde. Træer, buske og klatreplanter skal endvidere klippes, så de ikke vokser op i tagrender, tagudhæng og kan ødelægge boligens klimaskærm. Træer og buske må ikke vokse over taget, max 3,0 meter i højden Det er ikke tilladt at plante følgende planter i afdelingen: o Berberris, Pebertræ/busk, Fingerbøl, Plettet arum, Galnebær, Engletrompet, Høsttidløs, Almindelig pigæble, Almindelig tobak, Havebønne, Ricinus, Julerose, Liljekonval, Rødbærret taks, Guldregn, Ildtorn, Vedbend, Dansk ingefær, Peberbær og Kristjørn 2. Indsendt af: Finn Andersen Hækmosen 74 B 2730 Herlev: Emne: forslag tilnæste møde Adresse: Hækmosen 74 B Besked: Der afholdes et informationsmøde om nabohjælp for at se på mulighederne for at skabe fælles tryghed i vores boligafdeling. Gerne med en repræsentant fra Det Kriminalpræventive Råd. 12

14 3. Indsendt af: Afdelingsbestyrelsen: Egeløvparkens udlejningsregler for carporte: Carporte udlejes efter venteliste princippet som boligerne. Der er 2 måder at få en carport på: 1. Efter venteliste 2. På grund af handicap. 1. Efter ventelisten. Der tilbydes en ledig carport til den som har længste anciennitet på ventelisten i forhold til hvilken p-plads mane opnoteret til. Mulighederne er p-plads A = Hækmosen B = Syvendhusvej Syd C = Syvendehusvej Nord D = Sortemosevej og E = Sortemosevej v/varmecentralen ( når den bliver etableret i 2015) eller ALLE p-pladser. Når man har fået tildelt en carport slettes man fra listen. Ønskes en anden carport, end den tildelte, skal man lade sig skrive op igen, med deraf følgende ny anciennitet. 2. På grund af handicap. Hvis du får behov for en carport på grund af handicap, kan du blive skrevet op på en særlig liste, til de handicapcarporte, som afdelingen har opført. Hvis en af de særlige carporte er midlertidigt udlejet til en beboer, der ikke er handicappet opsiges denne beboer og den handicappede får tilbudt carporten, når den første ledige ordinære carport bliver ledig i samme p-område. Bytning. To lejere af carporte kan aftale, at de bytter carport, men de skal indgå nye skriftlige aftaler med kundeafdelingen i boligforeningen 3B. Kun på den måde kan vi sikre, at vi ved hvem der har hvilken carport. HUSK carporten er kun til eget motorkøretøj og der må ikke opbevares andre ting i carporten. Det er derfor kun tilladt at bruge sin carport til at parkere eget indregistreret motorkøretøj, eller køretøj som bliver stillet til rådighed af arbejdsgiver, dog skal der i begge tilfælde dokumenteres for forholdet, både ved indgåelse af lejeaftale og på opfordring. Det er kun tilladt at leje en carport pr. lejemål. Ønsker du at komme på ventelisten eller har du spørgsmål, er du som altid velkommen til at kontakte kundeafdelingen på telefon nr Med venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen Vedtaget på afdelingsmøde 15/

15 Egne noter 14

16 Boligforeningen 3B Havneholmen København V Tlf Mail 3b@3b.dk Ekspeditionstid Hverdage 9-16 Fredage 9-14