Udbudspræsentation, Spørgsmål, svar samt rettelser pr vedr. EU-udbud nr. nr. 2012/S

Transkript

1 Udbudspræsentation, Spørgsmål, svar samt rettelser pr vedr. EU-udbud nr. nr. 2012/S Udbud af afhentning af blodprøver mv. fra de praktiserende læger

2 udbudspræsentation: Den 9. februar 2012 holdte ordregiver udbudspræsentation. Til stede var følgende personer: Post Danmark: Keld Qouttrup Post Danmark: Henrik Straarup Budstikken: Allan Lauritzen Logistik Danmark: Kent Frilev Dan Taxi: Merete Jensen Multi Trans: Jacob Lohse DPE Vest: Henrik Richardsen DPE Vest: Torben Toft Fra ordregiver udbudsjurist Janni Hadulla Nielsen samt ordregivers Advokat Svend Bjerregaard. Svend Bjerregaard gennemgik på mødet udbudsbetingelserne og bemærkede her særligt at det var vigtigt at man som tilbudsgiver gjorde sig klart, om man opfyldte kravene til egnethed samt mindstekravene. Endvidere at det var vigtigt at stille spørgsmål, såfremt man er i tvivl om noget, da vi gerne ser så mange som muligt afgiver konditionsmæssige tilbud. Bemærk endvidere at det er priserne pr. dag for udførelse af opgaven og at optionsprisen er en merpris for opfyldelse af opgaven, hvilket er anført i tilbudslisten. Rettelse: I Udbudsbilag 2 er det anført at man også skal anføre kvalifikationer for medarbejderne, dette er en fejl. Som anført i udbudsbetingelserne og i udbudsbekendtgørelsen skal der kun angives antal medarbejdere og altså ikke også kvalifikationer, som bilaget fejlagtigt anfører.

3 Spørgsmål 1: kan der bydes på enkelte ruter i distrikterne? kan taxaselskaber byde? grunden til spørgsmålet omkring taxa er, at en hyrevogn må ikke køre med pakker, med mindre det er livsvigtig, og det kan blodprøverne jo ikke betragtes som og hyrekørsel er fritaget for moms, dette er p akkekørsel ikk Svar 1 1. Nej, der skal bydes samlet på hele delaftalen/distriktet. Tilbud, der alene vedrører enkelte ruter i et distrikt vil ikke blive taget i betragtning. 2. Ja, taxaselskaber kan byde. Det er tilbudsgivers ansvar at sikre, at der er betalt moms og afgift af de biler der anvendes til kørslen Spørgsmål 2: 1. Kræver regionen at tilbudsgiver skal kunne dokumentere at blodprøvers temperatur under transport ikke afviger fra kravet om 21 grader +/- 1 grad såvel sommer som vinter? 2. Regionens krav om at blodprøvers temperatur under transport ikke afviger fra kravet om 21 grader +/- 1 grad skal det forstås som en gennemsnitstemperatur under transport eller en konstant temperatur? 3. Såfremt Regionen kræver en konstant temperatur på 21 grader +/- 1 grad, hvilke særlige krav stilles der i så fald til køretøjet? Svar 2 1: Der vil blive foretaget stikprøver via temperaturlogger af Region Midtjylland. 2. Det skal forstås som en konstant temperatur. 3. Region Midtjylland stiller ikke specielle krav til bilens indretning, det er leverandørens opgave at sikre temperaturen Spørgsmål 3: Svar 3 Budstikken er interesseret i at høre hvem der betaler merudgiften til kørslerne i tilfælde af, at de oplyste tidspunkter (dokumenterbart) ikke kan overholdes efter indgåelse af en kontrakt Der tilbydes ikke ekstra honorering fra RM. Spørgsmål 4 vedr. afhentning af blodprøver m.v. fra praktiserende læger 1. Regionen har lavet en rutelægning for blodafhentningen. Kan vi lægge til grund, at hver rute er beregnet til én bil? 1.a. Svaret herpå er væsentlig for en korrekt prisberegning på opgaven, og dermed afgivelse af et skarpt bud. Hvis svaret på ovenstående ikke er ja, hvad har regionen så lagt til grund for rutelægningerne? 1.b. Hvis ruterne ikke kan køres på de anførte tider, ved overholdelse af Færdselsloven, hvem bærer så risikoen for forsinkelser? De mulige følger og omkostninger af en forsinkelse kan være:

4 - forsinket aflevering af prøverne på sygehuset - manglende mulighed for at afhente et par prøver sidst på ruten, da disse lægehuse kan være lukket - ekstra omkostninger til leverandøren brændstof og udbetaling af løn til chaufføren (dette er ikke lagt ind i budsummen, hvis der er tale om en tilbagevendende forsinkelse) Regionen bedes forholde sig til hvert af anførte forhold.de 2. Regionen har i tidligere svar til udbudsmaterialet understreget at tidsberegninger på gang fra en P-plads til/fra lægehusene, er beregnet fra nærmeste registrerede P-plads uden at denne P-plads i øvrigt kan forventes ledig, når blodafhentningen gennemføres. Hvem bærer risikoen for, at der kan fremkomme forsinkelser af denne grund? 2.a. De mulige følger af en forsinkelse kan både være: - forsinket aflevering af prøverne på sygehuset - manglende mulighed for at afhente et par prøver sidst på ruten, da disse lægehuse kan være lukket - ekstra udbetaling af løn til chaufføren (dette er ikke lagt ind i budsummen, hvis der er tale om en tilbagevendende forsinkelse) Regionen bedes forholde sig til hvert af de anførte forhold. 3. Regionen har lagt meget kort tid ind til selve afhentningen af prøverne ved hvert lægehus. Hvem bærer risikoen for, at der forekommer forsinkelser ved afhentningen i lægehusene (som ikke skyldes vore chauffører)? 3.a. De mulige følger af en forsinkelse kan både være: - forsinket aflevering af prøverne på sygehuset - manglende mulighed for at afhente et par prøver sidst på ruten, da disse lægehuse kan være lukket - ekstra udbetaling af løn til chaufføren (dette er ikke lagt ind i budsummen, hvis der er tale om en tilbagevendende forsinkelse) Regionen bedes forholde sig til hvert af de anførte forhold. 4. Vi har testet muligheden for at leve op til temperaturkravene til blodprøverne med en bils standard fuldautomatiske klimaanlæg. Opgaven vil kræve særligt indrettede biler, der skal købes hjem og bygges op til opgaven. Det vil være usikkert om vi har mulighed for at erhverve disse biler i den forkortede periode, mellem kontraktindgåelse og iværksættelse, på 7 uger i denne budrunde, i modsætning til sidste budrunde. Vil regionen være villig til at: - udskyde iværksættelsen af ruterne, så vi kan få indkøbt og opbygget de nødvendige biler? - acceptere at vi ikke helt kan leve op til temperaturkravene, til vi kan få indkøbt og opbygget de nødvendige biler? Regionen gøres opmærksom på, at ovennævnte forhold må forventes at være gældende for alle bydere på opgaverne, og hvis der svares nej på ovenstående, må prisberegningen på opgaverne laves med en større risikomargen, og dermed dyrere bud.

5 5. Temperaturkravet til prøverne gælder fra afhentningen ved det enkelte lægehus, til afleveringen på sygehuset. Stiller regionen termotasker til rådighed til transporten mellem lægehus og bil/bil og sygehus? 5.a. Må temperaturen svinge mere end 1 grad i det korte tidsrum under transporten mellem lægehus og bil/bil og sygehus? 6. Der skal bruges et forskelligt antal biler på distrikterne, alt efter om der skal afhentes en eller to gange om dagen og bilerne kører også et forskelligt antal km, hvis der skal afhentes to gange i stedet for en. I forhold til indgåelse af leasingkontrakter eller køb af materiel, ses der en omkostnings risiko for leverandøren, hvis indkøber beslutter sig for at skifte fra to afhentninger til en afhentning eller omvendt i kontraktsperioden. - Kan det lægges til grund for buddet, at det valgte antal afhentninger pr dag, ved kontrakt skrivelsen, er gældende for hele kontraktsperioden? - Hvis nej, vil man kompensere for leverandørens transaktionsomkostninger ved en omstilling? Svar 4 1. Ruterne er beregnet med en bil til hver rute, men det forhindrer ikke tilbudsgiver i at løse opgaven med flere biler. Det vil altid være tilbudsgivers ansvar at overholde færdselsloven. 2. Det er tilbudsgivers eget ansvar at finde egnet parkering RM kan af gode grunde ikke sikre ledige parkeringsfaciliteter. 3. Der er indlagt den nødvendige tid til afhentning i hver lægepraksis. 4. Der er ikke mulighed for at udskyde iværksættelsen af afhentningsordningen. Ligesom det heller ikke er muligt at slække på kvalitetskravene indtil det nødvendige udstyr kan anskaffes 5. RM stiller ikke specielt materiel til rådighed de viste kasser er det materiel blodprøverne skal afhentes og afleveres i. Temperaturen må, som angivet i udbudsmaterialet, ikke afvige fra de stillede krav. 6. Det valgte antal afhentninger pr. dag, er gældende for hele perioden. Spørgsmål 5 Spørgsmål vedrørende pkt Tilbudspris 1. Hvis jeg ønsker at afgive bud på mere end 1 distrikt, skal jeg så udfylde en tabel med hvert sit distrikt? 2. Hvis jeg ønsker at tilbyde en lavere pris (rabat), afhængig af tildeling af flere distrikter, hvor/hvordan skal denne pris anføres? Svar 5 1. Ja, du skal udfylde og prissætte for hvert distrikt. 2. Du skal afgive en rabatpris i kr. det vil sige, at du afgiver din pris på di-

6 striktet, eksempelvis 5000,- kr., hvis du så vil afgive en lavere pris ved at byde på flere distrikter, så kunne din rabatpris eksempelvis være 4700,- kr., men det skal du gøre for hvert distrikt. Spørgsmål 6 Svar 6 Spørgsmål 7 hvem der betaler merudgiften til kørslerne i tilfælde af, at de oplyste tidspunkter (dokumenterbart) ikke kan overholdes efter indgåelse af en kontrakt Der tilbydes ikke ekstra honorering fra RM. Vedrørende: Udbud af transport af blodprøver mv. fra de praktiserende læger til hospitalerne Spørgsmål vedrørende pkt side 7 Teknisk og/eller faglig kapacitet. I afsnittet står der følgende: Oplysning om evt. brug af underentreprenører Beskrivelse af tilbudsgivers væsentligste referencer fra andre transportopgaver udført inden for de seneste 3 år. Referencen bør indeholde angivelse af kundens navn, tilbudsgivers ydelse, kontraktens værdi samt dato for kontraktens opstart. Spørgsmål: Hører ovenstående tekst: Beskrivelse af tilbudsgivers væsentligste referencer fra andre transportopgaver udført inden for de seneste 3 år. Referencen bør indeholde angivelse af kundens navn, tilbudsgivers ydelse, kontraktens værdi samt dato for kontraktens opstart. til under brug af underentreprenører? Eller mangler der en bullet, hvilket da kunne betyde at reference fra andre transportopgaver skal indeholde: kundens navn, tilbudsgivers ydelse, kontraktens værdi samt dato for kontraktens opstart? Hvilke oplysninger skal der anføres som reference fra andre transportopgaver? Svar 7 Du har ret der kunne godt have været oprettet et afsnit der handler specifikt om dette emne. Punktet skal indeholde: Kundens navn. Tilbudsgivers ydelse. Kontraktens værdi. Opstartsdato på kontrakten. Spørgsmål 8 Leverandøren er ansvarlig for misligholdelse af kontrakten med mindre det skyldes forhold, Kunden bærer ansvaret eller risikoen for, eller det skyldes force majeure. Kunden har planlagt alle ruter og fastsat service og køretid for ruterne. Kan det derfor bekræftes, at forsinkelser, der skyldes: -Vejrlig, der kræver nedsat hastighed af hensyn til trafiksikkerheden -Trafikale hindringer, herunder større vejarbejder, færdselsuheld, midertidige vejomlægninger og lignende, som indebærer, at kørevejen bliver langsommere - Forsinkelser grundet transportkasser ikke er klar ved afhentningsstedet o. lign ikke medfører pålæggelse af bod, idet forsinkelsen skyldes forhold leverandøren ikke har haft mulighed for at påvirke

7 Svar 8 Spørgsmål 9 Svar 9 Spørgsmål 10 Svar 10 Spørgsmål 11 Svar 11 Spørgsmål 12 Svar 12 Spørgsmål 13 Svar 13 Spørgsmål14 Såfremt forsinkelsen skyldes at transportkasserne ikke er klar hos lægen, vil der ikke kunne pålægges bod. De øvrige punkter kan der pålægges bod. Det er angivet, at der ved regulering (første gang pr. 1. juni 2013) reguleres på baggrund af den årlige udvikling i nettoprisindekset for Kan dette præciseres? Den årlige udvikling af nettoprisindekset i 2013 er ikke kendt på tidspunktet for 1. regulering pr. 1. juni 2013, det bør derfor præciseres, hvilke måneder, der anvendes ved reguleringen både ved 1. regulering og efterfølgende reguleringer. F.eks. "Der reguleres med virkning pr. 1. juni med baggrund i de seneste 12 måneders udvikling i nettoprisindekset, glidende gns. for månederne maj - april." Der henvises til nyt udkast til kontrakt Det er angivet, at en forsinkelse, der betyder, at blodprøver forringes, og derved ikke kan garanteres analyseret i rette kvalitet, kan pålægges en bod svarende til 1% af prisen på distriktet. Kan det bekræftes, at de 1% beregnes af prisen pr. dag? Der henvises til nyt udkast til kontrakt Der skal eventuelt håndteres andre mindre transportemner, herunder returtransport af transportkasser til praksislægerne. Kan det bekræftes, at returkørsel af transportkasserne foretages ved næste dags transport, idet der ved, aflevering af kasserne på lab/sygehus her modtages tomme returkasser svarende til det afleverede antal, og disse tages med retur til praksislægerne ved næste dags transport og at den eventuelle mertransport ved håndtering af mindre transportemner ikke betyder mertid i forhold til de oplyste tider? Transportkasserne cirkulerer det betyder at ved afleveringen på laboratoriet medtages der samme antal kasser der afleveres hos lægen ved næste afhentning. Øvrige emner afleveres på de anviste afleveringssteder (posttjenester eller lign.) Det er angivet, at den nævnte prisregulering skal skriftligt meddeles Kunden i god tid og senest 30 dage før ikrafttræden med henblik på godkendelse af reguleringens størrelse. Ved valg af maj måned som basismåned, er det ikke muligt at opfylde betingelsen om, at fremsende dokumentationen i god tid og senest 30 dage før ikrafttrædelse, da pristallet for maj først offentliggøres medio juni. Vil regionen overveje, at vælge en anden måned f.eks. marts, da dette giver leverandøren mulighed for at opfylde kravet om dokumentation? Kan Regionen bekræfte, at ved afhentning af transportkasserne ved praksislægerne, at kasserne da er klar til afhentning på fast plads og uden personlig kontakt og uden unødigt ophold? Så der eksempelvis ikke er låste døre, ventetid ved lægesekretær, ventetid på kvitteringslister og lignende, der forsinker afhentningen i forhold til de angivne tider? De oplyste tidsangivelser ved afhentninger er baseret på at transportkasserne er klar til afhentning i praksisenhederne. Det vil være det samme sted kassen/kasserne afhentes i den enkelte praksis. Såfremt man kommer til en låst dør, skal det som udgangspunkt betragtes som, at der ikke er blodprøver til afhentning. Det er angivet, at den nævnte prisregulering skal skriftligt meddeles Kunden i god tid og senest 30 dage før ikrafttræden med henblik på

8 Svar 14 godkendelse af reguleringens størrelse. Ved valg af maj måned som basismåned, er det ikke muligt at opfylde betingelsen om, at fremsende dokumentationen i god tid og senest 30 dage før ikrafttrædelse, da pristallet for maj først offentliggøres medio juni. Vil regionen overveje, at vælge en anden måned f.eks. marts, da dette giver leverandøren mulighed for at opfylde kravet om dokumentation? Region Midtjylland erkender, at valget af maj måned 2012 som basismåned for efterfølgende reguleringer vil medføre, at tilbudsgiverne ikke kan overholde kravet i kontraktens pkt , hvorefter meddelelse om en prisregulering skal ske senest 30 dage før ikrafttræden. Bestemmelsen i kontraktens pkt ændres som følge heraf til følgende: Priserne er faste i hele kontraktperioden. Priserne kan dog reguleres én gang årligt til den 1. august. Den første regulering kan tidligst finde sted den 1.august Spørgsmål 15 Svar 15 Spørgsmål 16 Svar 16 I spørgsmål 11 var der ønsket en bekræftelse af "at den eventuelle mertransport ved håndtering af mindre transportemner ikke betyder mertid i forhold til de oplyste tider?" Svar 11 omfatter ikke dette spørgsmål. Det bedes derfor besvaret, idet der ønskes en bekræftelse af, at aflevering af de øvrige transportemner på de anviste afleveringssteder (posttjenester eller lign.) ikke betyder betydeligt mertid for leverandøren, men at det kan nåes med minimal tidsforbrug på vejen fra laboratoriet? Håndteringen af øvrige transportemner er der taget højde for i de angivne tider. Af afsnit s 17 fremgår, at "Et centralt element i etableringen af en god transportløsning er selve implementerings-fasen fra kontraktindgåelse", og af implementeringsplanen fremgår, at en del af implementeringen er, at "- sikre at alle nødvendige aktiviteter i implementeringsplanen er gennemført, inden igangsætning af driften". Men af svar ID 4 fremgår det, at der ikke vil blive taget hensyn til, om det fysisk er muligt at indkøbe, få leveret og klargjort de krævede køretøjer fra kontraktsindgåelse til kontraktstart. Vil Regionen genoverveje at indføre en implementeringsperiode, der gør det muligt for leverandørene at indkøbe og opbygge det nødvendige materiel fra kontraktunderskrivelse til idriftsættelsestidspunktet? Alternativt afskærer Regionen sig fra at modtage tilbud fra tilbudsgivere, der ikke for nuværende har det nødvendige materiel. Nej, Region Midtjylland har ikke overvejelser om at ændre på implementeringsperioden.