Eksempel på årshjul for et lokalråd

Transkript

1 Eksempel på årshjul for et lokalråd Udover den årlige generalforsamling og det årlige dialogmøde med en gruppe af politikerne fra Assens Byråd, er der er ingen krav til møde- eller aktivitetsfrekvensen i et lokalråd. Nedenstående årshjul viser et eksempel på årets gang i et lokalråd. 1. kvartal: 2. kvartal: 3. kvartal: 4. kvartal: Afholdelse af generalforsamling, herunder valg af bestyrelsesmedlemmer (Nogle lokalråd afholder generalforsamling i 4. kvartal) Konstituerende bestyrelsesmøde og forberedelse af dialogmøde Eventuelt dialogmøde. Ordinært bestyrelsesmøde Eventuelt dialogmøde Ordinært bestyrelsesmøde Deltagelse i den årlige temadag for lokalråd. Derudover kan årshjulet rumme en række møder og initiativer, såsom: Tværgående samarbejde med andre lokalråd PR, udarbejdelse af pressemeddelelser, vedligehold af facebook, hjemmeside mv. Arbejde med udviklingsplaner, projektideer, fondsansøgninger etc. Arbejde i nedsatte ad hoc grupper under lokalrådet Samarbejdsmøder med Assens Kommune Spørgsmål kan rettes til: Steen Søgaard, udviklingskonsulent, , stspe@assens.dk Anne-Mette Møller Sørensen, konsulent for aktivt medborgerskab , amems@assens.dk

2 Eksempel på standardvedtægt for Lokalråd i Assens Kommune Note: Denne standardvedtægt er udelukkende ment som inspiration, og er således ikke nødvendigvis dækkende for et lokalråds behov. I kan til enhver tid rette spørgsmål til personerne sidst i dette dokument, der også kan henvise jer til andre lokalråds vedtægter, som I eventuelt kan blive inspireret af. Vedtægter for lokalråd 1 Formål Stk. 1. Det er lokalrådets formål at virke for fremme af X-købings/X-købing sogn/skoledistrikt/? (lokalrådets dækningsområde) særlige interesser og behov, samt være lokalområdets bindeled til Assens Kommune og andre offentlige myndigheder samt andre instanser og borgerne. Stk. 2. Lokalrådet har til formål selvstændigt at tage emner af almen karakter op til diskussion, ligesom enhver borger i området kan bringe emner til lokalrådet. Stk. 3. Lokalrådet har til formål, i den udstrækning det er muligt, løbende at holde lokalområdets borgere orienteret om lokalrådets arbejde. Dette kan ske gennem medierne, via hjemmeside eller facebook, eller gennem et beboerblad. St. 4 Lokalrådet er upolitisk. 2 Generalforsamling Stk. 1. X lokalråds øverste myndighed er borgerne i X-købings/X-købing sogn/skoledistrikt/? Lokalrådet vælges på en årlig generalforsamling, der afholdes inden den xx. marts. Generalforsamlingen indvarsles skriftligt med 2 ugers varsel i (lokalavis og på eventuel hjemmeside). Eventuelle forslag til behandling på generalforsamlingen, skal være fremsendt inden 10 dage før mødets afholdelse. Stk. 2 Generalforsamlingens dagsorden: 1. Valg af dirigent. 2. Formandens beretning. 3. Kassererens beretning og fremlæggelse af revideret regnskab. 4. Fremlæggelse og godkendelse af budget for det kommende år. 5. Indkomne forslag.

3 6. Valg af rådsmedlemmer og suppleanter (valg af stemmetællere). 7. Valg af revisorer. 8. Eventuelt. Stk. 3. De på generalforsamlingen behandlede emner afgøres ved simpelt stemmeflertal, hvor hvert medlem har én stemme. En fremmødt borger kan kun repræsentere sig selv. Stk. 4 Borgere, der er fastboende i kan lade sig opstille på generalforsamlingen, hvor de kan vælges. Kandidaterne kan kort redegøre for deres synspunkter vedrørende deres eventuelle arbejde i lokalrådet. 3 Lokalrådet Stk. 1. Lokalrådet består af X medlemmer, samt X suppleanter og X revisorer. Lokalrådsmandatet er toårigt med X på valg ulige år og X på valg lige år. Formand og næstformand er ikke på valg samme år. Suppleanter og revisorer vælges hvert år. Genvalg kan finde sted. Valg af lokalråd og suppleanter sker ved skriftlig afstemning. Antal navne, der skal skrives på stemmesedlen, skal være lig antal pladser i lokalrådet, der er på valg (eksklusive suppleanter). Stk. 2. Lokalrådet konstituerer sig selv med formand, næstformand, sekretær og kasserer på førstkommende møde og offentliggør posterne. 4 Lokalrådets virke Stk. 1. Det påhviler formanden kvartalsvist at indkalde til lokalrådsmøde, samt efter behov. Dette skal ske med mindst 14 dages varsel og gennem udsendelse af dagsorden. Det samlede lokalråd inviterer til dialogmøde med en gruppe politikere fra Assens Byråd. Dette sker gennem udsendelse af dagsorden mindst 14 dage før dialogmødet. Suppleanter medindkaldes og har stemmeret ved forfald af lokalrådsmedlemmer. Forslag, der ønskes behandlet i lokalrådet, skal være indkommet senest 7 dage før mødets afholdelse. Der føres beslutningsprotokol ved hvert møde. Stk. 2. Alle afgørelser i lokalrådet sker ved stemmeflertal, dog således at rådet kun er beslutningsdygtigt, når mindst X af dets medlemmer er til stede. I tilfælde af stemmelighed kan forslaget genoptages til behandling. Ved genbehandlingen tæller formandens stemme dobbelt ved afstemningen.

4 Stk. 3 Lokalrådet kan nedsætte ad hoc arbejdsgrupper omkring specielle emner. Til disse grupper kan der tilknyttes fagpersoner, ikke-valgte borgere m.fl. 5 Stk. 1. Lokalrådets møder er åbne for offentligheden, og annonceres gennem XX (hjemmeside, facebook etc.) 6 Lokalrådets økonomi Stk. 1. Lokalrådet modtager en årlig driftsstøtte fra Assens Kommune. Stk. 2 Lokalrådet kan etablere en støtteforening, hvor enhver borger kan opnå medlemskab gennem et årligt kontingent på xx kroner. Stk. 3. Kassereren er pligtig til ved anmodning at give en oversigt over lokalrådets økonomi ved borgermøderne. Det reviderede regnskab fremlægges hvert år på generalforsamlingen. Lokalrådets regnskab følger kalenderåret, altså fra den 1/1 til den 31/12. 7 Stk. 1. Såfremt mindst xx borgere skriftligt begærer indkaldt til borgermøde, er Lokalrådet pligtig til at indkalde til et sådant, senest en måned fra forslagets modtagelse. En sag kan henlægges til afgørelse på et borgermøde, på begæring af mindst X lokalrådsmedlemmer. 8 Stk. 1. Vedtægtsændringer skal foreligge skriftligt til dagsordenen for generalforsamlingen og vedtages med 3/4 flertal af de fremmødte stemmeberettigede. 9 Lokalrådet hæfter alene for lokalrådets formue. 10 Stk. 1. Lokalrådet kan opløse sig selv ved en forud varslet begæring fra mindst X medlemmer. Opløsningen skal ske på et borgermøde. Stk. 2. Et borgermøde kan opløse lokalrådet med 3/4 flertal af fremmødte på 2 på hinanden følgende borgermøder. Stk. 3. Ved lokalrådets opløsning træffes der på borgermødet beslutning om anvendelse af evt. opsparet formue. Denne skal tilgå almennyttige formål i lokalrådets dækningsområde.

5 Således vedtaget på den stiftende generalforsamling den xx/xx 201x Spørgsmål kan rettes til: Steen Søgaard, udviklingskonsulent, , Anne-Mette Møller Sørensen, konsulent for aktivt medborgerskab ,

6 Etablering af lokalråd i Assens Kommune Nedenstående eksempler på etablering af lokalråd i Assens Kommune skal ikke ses som en komplet liste over mulige måder, hvorpå et lokalråd kan dannes. I sidste instans er det kun fantasien, der sætter grænsen. Eksemplerne skal derimod ses som inspiration til den enkelte borger eller forening, der er i gang med, - eller påtænker at gå i gang med en proces for at få etableret et lokalråd. Under de enkelte eksempler er der beskrevet et scenarie. Før I går i gang Et lokalråd er et forum for dialog, samarbejde og udvikling i lokalsamfundet, og samtidig et forum for tværgående samarbejde mellem de forskellige lokalsamfund i Assens Kommune og med Assens Kommune. Et lokalråd skal afspejle det lokalsamfund, der ligger indenfor lokalrådets geografiske område. Derfor skal enhver borger i området have mulighed for at kunne opstille til lokalrådet. Dette er vigtigt for at sikre, at lokalrådet er et demokratisk forum, hvor alle kan deltage, og hvor alle kan blive hørt. Eksempler på etablering af lokalråd 1. En eksisterende borgerforening, der dækker et geografisk og indbyggermæssigt tilpas stort område, vælger at omdanne sig til et lokalråd. Dette tænkte eksempel kunne være borgerforeningen i Bykøbing. Bykøbing er en by med 957 indbyggere i selve byen og 1988 i sognet. Hidtil har borgerforeningen primært taget sig af sociale arrangementer i selve byen, såsom fastelavn, Sankt Hans, høstfest og et juletræsarrangement for børnene. Borgerforeningen har også taget initiativ til et fælles borgerblad i byen, ligesom man flere gange har diskuteret indmeldelse i landsbypedelordningen. Borgerforeningen organiserer ligeledes de lokale by- og landsbyambassadører. a) Bestyrelsen i borgerforeningen beslutter, at man gerne vil omdanne borgerforeningen til et lokalråd. For at få et større perspektiv og helhedstænkning ind i lokalrådets arbejde, og for at kunne arbejde med større projekter også sammen med andre lokalråd, enes man om, at lokalrådets geografiske område skal være hele sognet. Til gengæld mener bestyrelsen ikke, at de skal søge samarbejde med andre borgerforeninger i nærområdet. Borgerforeningen mener, at Bykøbing sogn er stort nok til at oppebære et lokalråd.

7 b) Bestyrelsen inviterer til en snak med bestyrelserne i byens øvrige foreninger, og man enes om at udarbejde et forslag til vedtægter til et fremtidigt lokalråd. Der er enighed om, at lokalrådet skal fungere uafhængigt af de eksisterende foreninger, og at foreningernes hidtidige aktiviteter fortsætter uændret. Dette gælder også foreningernes indtægter i form af medlemskontingenter. Forslag til vedtægter udarbejdes i samarbejde med Assens Kommune, der stiller administrativ bistand til rådighed for lokalrådene også i opstartsfasen. Note: For at sikre at lokalrådet bliver en demokratisk forening, skal enhver borger i lokalrådets dækningsområde kunne opstille til bestyrelsen. Det må altså ikke være en betingelse for opstilling, at man er medlem af en af de foreninger, der tager initiativ til oprettelse af lokalrådet. c) Der indkaldes til stiftende generalforsamling i det nye lokalråd. 2. En række etablerede borgerforeninger vælger at danne et fælles lokalråd, der dækker alle deres respektive lokalområder. Note: Eksemplet kan også bruges i et lokalområde, hvor de findes én eksisterende borgerforening, og tilstødende lokalområder uden en borgerforening. Dette tænkte eksempel tager udgangspunkt i tre lokalsamfund, der hver især har en eksisterende borgerforening. De tre borgerforeningers område grænser op til hinanden, og tilsammen når området op på knapt 1600 indbyggere. Tidligere har der ikke rigtig været samarbejde mellem de tre borgerforeninger, men nu er man enedes om at fokusere på fælles tilgange til de lidt større muligheder og aspekter for det samlede lokalområde. a) På et fællesmøde for bestyrelserne i de tre borgerforeninger enes man om, at igangsætte en proces med etablering af et fælles lokalråd for de tre lokalsamfund. De tre borgerforeninger afklarer internt i hvert sit lokalsamfund, hvorledes de stiller sig i processen. Se ovenstående eksempel 1. Alle tre borgerforeninger ønsker at fortsætte deres nuværende aktiviteter i hvert sit lokalsamfund, herunder at fortsætte med at indkræve medlemskontingenter. Dette berøres ikke af lokalråds dannelsen.

8 b) En arbejdsgruppe, der er sammensat af de tre bestyrelser, udarbejder et forslag til vedtægter i samarbejde med Assens Kommune, der stiller administrativ bistand til rådighed for lokalrådene også i opstartsfasen. c) Der indkaldes til stiftende generalforsamling i det nye lokalråd. 3. En nyetableret borgerforening vælger at indgå i et samarbejde med eksisterende borgerforening(er), og sammen danner de et lokalråd. Note: Se ovenstående eksempel En række borgere, foreninger etc. etablerer et lokalråd fra bunden gennem en demokratisk proces i et lokalsamfund. Dette eksempel er den klassiske fra bunden proces. Eksemplet beskriver den proces, som har fundet sted i Tommerup-området. a) En gruppe borgere inviterede i samarbejde med Assens Kommune til borgermøde den 8. oktober Et af punkterne på dagsordenen var diskussion af et kommende lokalråd for de to Tommerup-byer og opland. b) På borgermødet var der opbakning til tanken om oprettelse af et fælles lokalråd. Der blev valgt 7-8 personer, der skulle arbejde videre med oplæg til lokalråd, og efterfølgende indkalde til stiftende generalforsamling. I perioden mellem borgermødet og den stiftende generalforsamling mødes arbejdsgruppen nogle gange og udarbejder udkast til vedtægter, invitation til generalforsamling og andre praktiske gøremål op til generalforsamlingen. Dette sker i samarbejde med Assens Kommune, der stiller administrativ bistand til rådighed for lokalrådene også i opstartsfasen. c) Den 26. november var der stiftende generalforsamling i Lokalråd Tommerup. Her deltog omkring 60 borgere. På mødet blev de foreslåede vedtægter gennemgået, tilrettet og efterfølgende godkendt. Der blev valgt et lokalråd med 9 personer, 2 suppleanter og 2 revisorer. d) Bestyrelsen konstituerer sig på et møde 9. december 2015.

9 Yderligere spørgsmål kan rettes til: Steen Søgaard, udviklingskonsulent, , Anne-Mette Møller Sørensen, konsulent for aktivt medborgerskab ,

10 Spørgsmål og svar vedrørende lokalråd Herunder finder du en række spørgsmål og svar, som måske kan besvare nogle af de spørgsmål, som dukker op i forbindelse med etablering af lokalråd. Finder du ikke svar på dine spørgsmål, er du meget velkommen til at kontakte en af nedenstående. Så skal vi gøre alt for at hjælpe dig. Driftsstøtte Et lokalråd modtager en årlig driftsstøtte på kroner fra Assens Kommune. Driftsstøtten kan eksempelvis bruges til mødeudgifter, udgifter til PR og annoncering med mere. (Se også værktøjskassens dokument Lokalrådets årlige driftsstøtte ). Spørgsmål: Hvornår skal et lokalråd være godkendt for at få driftsstøtte fra første dag? Svar: For at kunne få driftsstøtte det første leveår, skal lokalrådet være oprettet og godkendt inden udgangen af tredje kvartal. Det vil sige senest 30. september. Lokalrådets geografiske dækningsområde Spørgsmål: Hvorfor skal et lokalråd som minimum dække et område med 1200 indbyggere? Svar: De 1200 borgere er et vejledende antal. Baggrunden for tallet 1200 skyldes: At et større sammenhængende område med minimum 1200 indbyggere vil øge muligheden for at få igangsat en mere overordnet strategisk udvikling af et lokalsamfund, At et større område fremmer muligheden for at skabe større sammenhængskraft mellem land og by, og i hele Assens Kommune. At det vil mindske sårbarheden i lokalrådet, hvis en eller to ildsjæle flytter fra området eller brænder ud.

11 Spørgsmål: Hvad skal der til for at få godkendt et lokalråd, der dækker et område med under 1200 indbyggere? Svar: Ansøgningen skal forelægges Innovations- og Medborgerskabsudvalget, der træffer den endelige beslutning om godkendelse. Godkendelse kan gives på baggrund af følgende: At der ikke er fundet et nærtliggende lokalområde at danne et lokalråd sammen med. At det ikke har været muligt at få et samarbejde med et nærtliggende lokalområde, Det forventes, at et lokalråd, der søger godkendelse med under 1200 indbyggere, har forsøgt at få et samarbejde med et eller flere andre lokalområder. Lokalrådets bestyrelse Se også værktøjskassens Eksempel på vedtægter for lokalråd i Assens Kommune. Disse standardvedtægter er tænkt som inspiration til etableringsfasen for nye lokalråd, og er altså ikke en facitliste for, hvordan vedtægterne skal se ud. Spørgsmål: Hvor mange medlemmer skal der være i bestyrelsen? Svar: Der er ingen formelle krav til antallet af bestyrelsesmedlemmer. Det mest benyttede er enten 5, 7 eller 9 medlemmer. Det er dog vigtigt, at bestyrelsen består af et ulige antal medlemmer. Spørgsmål: Må der sidde personer i lokalrådets bestyrelse, som ikke bor i lokalrådets dækningsområde? Svar: Det er helt op til lokalrådet selv. Sålænge alle borgere i lokalrådets dækningsområde har samme mulighed for opstilling til bestyrelsen.

12 Spørgsmål: Må lokalrådet bruge eller involvere personer, der ikke er valgt til bestyrelsen? Svar: Det er helt op til det enkelte lokalråd. Mange lokalråd vil nok, på et bestemt tidspunkt, opleve at stå i en situation, hvor der arbejdes med et bestemt emne, og hvor bestyrelsen ikke har den fornødne viden eller tid. Dér vil det være logisk, at lokalrådet nedsætter en arbejdsgruppe, hvor ikke-valgte borgere kan deltage. Der vil også være andre situationer, hvor det giver god mening at tilknytte ikke-valgte borgere, organisationer, foreninger eller lignende. Spørgsmål: Skal alle medlemmer af bestyrelsen være valgt på generalforsamlingen? Svar: Der kan være situationer, hvor man i en opstartsfase, vælger at udpege en del af bestyrelsen, og supplere med nyvalgte medlemmer. Dette er blandt andet sket i Brylle. I en sådan situation er det altafgørende, at de valgte personer har flertal i bestyrelsen. Eksempel: Lokalrådet i Brylle består af syv bestyrelsesmedlemmer. Heraf er tre udpegede af henholdsvis borgerforeningen i Brylle, borgerforeningen i Render og landsbyordningen i Brylle. De resterende fire medlemmer af bestyrelsen og to suppleanter vælges på den årlige generalforsamling. Lokalrådets arbejde Spørgsmål: Hvor mange møder skal lokalrådet afholde om året? Svar: Der er ingen krav til antallet af møder, udover en årlig generalforsamling og et dialogmøde med en gruppe af politikere fra Assens Byråd. Det mest naturlige vil dog være, at lokalrådet afholder følgende møder: En årlig generalforsamling med årsberetning, valg af bestyrelsesmedlemmer etc. Et årligt dialogmøde med en gruppe politikere fra Assens Byråd.

13 2 4 ordinære lokalrådsmøder. Disse kan være rene orienteringsmøder, udviklingsmøder, hvor deltagerne diskuterer nye ideer osv. Et antal bestyrelsesmøder. Yderligere spørgsmål kan rettes til: Steen Søgaard, udviklingskonsulent, , stspe@assens.dk Anne-Mette Møller Sørensen, konsulent for aktivt medborgerskab , amems@assens.dk

14 Lokalrådets driftsstøtte Et lokalråd i Assens Kommune modtager kroner årligt i driftsstøtte. Driftsstøtten er betinget af: Lokalrådet årligt indsender dokumentation for afholdt generalforsamling og fortegnelse over lokalrådets aktuelle bestyrelse. At lokalrådet via dets vedtægter er demokratisk. At lokalrådet har tilknyttet en NemKonto. Anvendelse af driftsstøtte Driftsstøtten fra Assens Kommune kan anvendes til følgende udgiftsposter (ikke udtømmende): Udgifter i forbindelse med lokalrådsmøder (Kaffe/te etc.) Udgifter til annoncering af eksempelvis generalforsamling Etablering og drift af hjemmeside for lokalrådet Udgifter til et eventuelt nyhedsbrev, borgerblad etc. Yderligere spørgsmål kan rettes til: Steen Søgaard, udviklingskonsulent, , stspe@assens.dk Anne-Mette Møller Sørensen, konsulent for aktivt medborgerskab , amems@assens.dk

15 Assens Kommunes administrative støtte til lokalråd Udover den økonomiske støtte, står Assens Kommune til rådighed med administrativ bistand til det enkelte lokalråd. Dette gælder også i selve opstartsfasen. Den administrative bistand kan blandt andet bestå af: Rådgivning vedrørende opstart af lokalråd, herunder vedtægter, geografisk afgrænsning mm. Sparring omkring lokalrådets virke. (Eksempelvis: Hvordan afholdes gode møder? Hvordan kan man engagere sine medborgere? Hvilke temaer kan vi arbejde med? Osv.) Bistand til tværgående samarbejde mellem eksempelvis flere lokalråd Assistance omkring PR, udarbejdelse af pressemeddelelser mv. Bistand til planlægning og afholdelse af dialogmøder med politikerne fra Assens Byråd Sparring på udviklingsplaner, projektideer etc. Lokalråd og andre interesserede kan trække på: Steen Søgaard, udviklingskonsulent, , stspe@assens.dk Anne-Mette Møller Sørensen, konsulent for aktivt medborgerskab , amems@assens.dk