Den lille Opslagsbog er en vejledning for klubbens medlemmer til at forstå klubbens daglige funktion og drift.

Transkript

1 Den lille Opslagsbog er en vejledning for klubbens medlemmer til at forstå klubbens daglige funktion og drift. SØGNING PÅ DENNE SIDE KAN FORETAGES MED CTRL+F A Ad hoc udvalg Adresseliste Adressebogen Adventsfest Afbud, møde Udvalg som nedsættes i anledning af et aktuelt emne (til dette formål), som ønskes behandlet. Adresseliste føres af medlemsudvalgsformanden, som videresender til regionen, hvor medlemslisten kan ses på intranet. Adresselisten er tilgængelig på hjemmesiden under medlemmer. Der registreres alle forhold, som har betydning for klubbens varetagelse af medlemmernes klubmæssige forhold, herunder også ægtefælles navn og fødselsdag. Uddeles hvert år til hvert medlem. Fortegnelse over alle danske medlemmer af Y s Men s klubber, Menetteklubber, klubbernes aktiviteter, Regionsledelse, tjenesteledere, tilbud fra de enkelte klubber. Adressebogen er kun til internt brug og må ikke anvendes kommercielt. Afholdes første mødedag i advent og der afsættes beløb til aftenens festligholdelse. Ved denne lejlighed serveres som regel også vin. Beløbet var 2012/13 kr Meldes senest dagen før mødet/arrangementet og senest kl til den person, der nævnt på forsiden af programmet. Afbud er vigtigt for at spare klubben for uønskede udgifter til bl.a. mad, som købes i byen. Hvis det af programmet fremgår, at tilmelding skal finde sted, vil sidste frist for tilmelding vil som regel være angivet. Afslutning, mødet Toastmaster afslutter mødet med at oplæse teksten til næste søndags gudstjeneste eller tilsvarende efter eget valg. Toastmaster indleder Fadervor, som alle beder i kor. Alle synger til slut Gå da frit..., vers 4, fra Morgenstund har guld i mund Salmebogen nr Aktivt medlem Aktiviteter Aldersgrænse Arkivering Et aktivt medlem viser interesse for klubbens ve og vel. Interessen kan betragtes som en indre lyst til at være med i klubarbejdet. Er de tiltag, som klubben foretager for at skaffe penge til forskellige enten planlagte eller endnu ikke planlagte godgørende formål. Aktiviteter igangsættes på grundlag af fremsatte ideer fra præsidiet. Ethvert medlem kan fremlægge en ide for præsidiet, som herefter tager stilling til om ideen skal videreføres som egentlig aktivitet. Se også regionsprojekt Hverken de internationale eller regionale love omtaler noget krav om en bestemt alder for opnåelse af medlemskab i en Y s Men s klub. Der er heller ikke nogen begrænsning for, hvor længe man kan bevare sit medlemskab. Alt relevant materiale som er modtaget i klubben i årets løb samles af et af medlemmer ne, som har ansvaret for arkivet. Dokumenter arkiveres overskueligt i opdelte ringbind Der arkiveres så det er muligt at finde frem til de respektive arkivalier igen. Det er derfor nødvendigt med en gruppevis opdeling i en oversigt. Arkivet opbevares tørt og køligt, så det kan holde i mange år. Kassation af arkivalier besluttes af præsidiet i påkommende tilfælde. Arkivaren kan ikke umiddelbart kassere arkivalier. Arkiv Region Danmark har oprettet et arkiv med det formål at sikre kildemateriale om regionens historie. Hertil sendes helt særligt materiale fra klubben - se adressen i adressebogen. 1

2 Arkivansvarlig Association Arrangementer Awards Udvalg - som regel kun et medlem, der har til opgave at holde styr på alt arkivmateriale og give mulighed for at arkivalier kan findes i påkommende tilfælde. Det engelske ord for forening eller sammenslutning. En del af Y s - bevægelsens navn. Internationale-, Nationale-, Regionale-, Lokale arrangementer. Distrikts-, Præsidietræning, Udvalgstræning, Efter amerikansk mønster findes der en række udmærkelser eller belønninger ofte i form af filtmærke eller bannere, der alle under ét benævnes AWARDS Nogle awards: Harry M. Ballantyne - gives for en stor og dygtig indsats for international Y s dom. Elmar Crowe honorable mention - gives til få DG ere, der har udført et helt fantastisk stykke arbejde for bevægelsen. Dick Nicols banner - gives til den region, der har størst fremgang i BF - points i forhold til året før. Ernst V. Belle banner - gives til den klub, som har samlet det højeste antal frimærkepoints i verden i det forløbne år. Alf Reynolds - gives til de klubber, som har samlet henholdsvis 2000, 5000 og points pr. medlem. Gives i form af filtmærker. B Banner Begravelse Bordplan Bordvers Brotherhood Fund Broderskabsfonden Broderklub Bulletin Butlerudvalg Et banner er et flag, som oftest er ophængt på en lille stander i træ eller metal. Klubbens navn er påført i forbindelse med Y s Men s logoet. Findes normalt i klubbens skab ved mødelokalet. Banneret kan gives til andre klubber ved chartring. Kan gives som gave til præsidenter ved særlige lejligheder. Kan gives som gave i forbindelse med konventer o. lign. Ved et medlems begravelse bør præsidenten eller en af ham bemyndiget påse, at der holdes en tale til de efterladte. Den måde medlemmerne placeres på ved bordene ved fordeling med navneskilte. Planen er vilkårlig fra gang til gang. Enkeltvers som findes på sangblad omdelt i forbindelse med spisning ved kl. 18-møderne. Bordvers synges som bordbøn. Toastmaster meddeler hvilket vers der skal synges. I klubben daglig kaldet frimærkeudvalget. Forkortet BF - Udvalget som forestår indsamling af frimærker og penge til Brotherhoodfonden. Formanden er tillige kontaktmand til BFassistenten i distriktet og evt. den regionale BF-tjenesteleder. Nordstjernen har Eidsvoll Y s Men s klub i Norge som broderklub og en triangelforbindelse til Ingria i St. Petersborg sammen med Billund Y s Men s Club. Forbindelserne sorterer under World Outlook udvalget. Formålet er at skabe et bredere udsyn i verden for klubbens medlemmer. Kontakt vedligeholdes gennem breve, fotos og besøg, hvis det er muligt og overkommeligt. Er et klubblad eller klubbrev - engelsk ord for det samme. Udvalget, som er klubbens udvalg på skift, sørger for at mødelokalet er klar til mødets begyndelse og ryddeligt ved afslutning. Derudover: Borddækning, bannere, flagsæt, dirigenthammer og sangbøger. C Ceremoni Charter I forbindelse med medlemsoptagelse afholdes en lille ceremoni, som skal være alle medlemmer bekendt. (Se medlemsoptagelse) Klubbens optagelse som en del af det internationale medlemskab af Y s Men International. 2

3 Det at blive chartret i et privilegeret medlemskab af Y s Men s klubber over hele verden. Nordstjernen er chartret den 22. november Den første præsident i klubben var Ejner Fajstrup. Charterbrev Charterfest Er et brev, der bekræfter optagelse i det internationale Y s Men s fællesskab. Den klub, som skal chartres, inviterer øvrige klubber til at deltage som gæster. Der er et vederlag for bespisning. Alle klubmedlemmer kan deltage efter ønske. Der er dog ingen krav om deltagelse. Man yder en gave fra klubben, som en eller flere af klubbens repræsentanter overrækker. CVR Nordstjernen er registreret med CVR-nummer Cykelløb Aktivitet som afholdes en gang årligt med et arrangeret sponsorcykelløb, hvor en række personer deltager som cyklister, og hvor en del sponsorer betaler bidrag i forhold til, hvad de forventer, at den enkelte rytter kan opnå under den afsatte tid til løbets afholdelse. Beløb betales pr omgang, eller der kan aftales et fast beløb eller der kan betales pr. kørte kilometer, præsteret af den enkelte rytter. Medlemmerne skal kontakte virksomheder, som forventes som potentielle sponsorer. D DG Distrikt Distriktsarrangement Distriktsråd Dødsfald Distriktsguvernør for sektion i Danmark - Nord 1, Nord 2, Midt, Syd og Øst. Nordstjernen er medlem i sektion Nord 2, Distrikt Østjylland. Kommer på besøg i klubben en gang årligt. Beretter om regionsprojekter m.v. Er leder af distriktet sammen med distriktsledelsen. Er en del af Region Danmark og igen en del af en Sektion. Nordstjernen er hjemmehørende i Distrikt Østjylland, Sektion Nord 2, Region Danmark. Distriktet ledes af en DG. Samlet arrangement for alle distriktets klubber. Se under turnusrækkefølge. Består af DG - DGE og 2 medlemmer fra hver klub, klubpræsidenten og vicepræsidenten eller et af klubben valgt distriktsrådsmedlem. Distriktssekretær/DGE og de distriktsassistenter, der måtte være, deltager også i distriktsrådsmøderne. Der afholdes mindst 2 årlige møder. Formålet med rådet er: At opmuntre til fælles aktiviteter inden for distriktet og planlægning af fælles distriktsprojekter. At diskutere og vurdere alle distriktets og regionens aktiviteter. Ved dødsfald eller andre alvorlige hændelser blandt klubbens medlemmer, disses pårørende eller ved hændelser, som åbenbart efter hændelsens art kræver information til samtlige medlemmer, skal præsidiet omgående underrettes. Underretning kan ske telefonisk eller pr. . Det af klubmedlemmerne som får oplysning om hændelsen skal straks underrette præsidiet. Meddelelsen bør indeholde oplysninger om hvem, hvornår og evt. under hvilke omstændigheder hændelsen er sket, og ved dødsfald tillige om der foreligger oplysninger om begravelsestidspunkt og begravelsessted. Præsidiet er i dette tilfælde præsidenten eller i dennes fravær vicepræsidenten. Hvis ingen af disse to kan træffes da til formanden for medlemsudvalget og i dennes fravær et af medlemsudvalgets øvrige medlemmer, som herefter formidler oplysningen videre til præsidiet. Præsidiet drager herefter omsorg for at alle medlemmer er forsøgt informeret inden for 24 timer. Af praktiske årsager kan det være formålstjenligt at etablere en mailingliste, så flere deles om at informere klubbens medlemmer. Medlemsudvalget kan påtage sig at udføre informationen til medlemmerne på anmodning fra præsidiet. Præsidiet eller medlemsudvalget tager stilling til hvad og i hvilket omfang der skal præsenteres hilsen fra klubben i forbindelse med hændelsen. 3

4 E Elect Emblem, Y s Enke/enkemand Extensionsudvalg På valg. Den kommende tjenesteleder, f.eks. DGE, DGEE, RDE Regional Director Elect. Trekantet emblem til revers. Det officielle logo, som er indregistreret i USA. Rød trekant med hvid international i øverste del, omkranser et blåt Y på hvid bund og som bærer Betlehemsstjernen. I og omkring Y et er skrevet navnet Y s Men s Club. - Se også logo som er med globen koblet på omtalte trekant. Emblemet findes i flere udgaver for præsident, past præsident, DG, sekretær, regionsleder med flere. adresser kan angives i adressebogen. Et afdød medlems ægtefælle kan blive interessemedlem og deltage i klubmøder/arrangementer. Interessemedlemmer kan også mod betaling af 50,- kr. for maden tilmelde sig til kl. 18-møder (undtagen interne møder). (Udvidelse ) Nedsættes ad hoc i klubben. Søger at finde muligheder for dannelse af ny klub. Er i nær kontakt med medlemsudvalget og gennemgår tidligere og nye emner. Nordstjernen har udført extensionarbejde og oprettet Y s Men s Club Sirius, der blev chartret og, som har mødelokale i Ellevang kirkes sognegård. I 2014 er oprettet et medlemsextensionudvalg. F Flytning til andet område/klub Forkortelser Forsikring Frimærker Der skabes kontakt til en eller flere lokale klubber på stedet eller i området og Y s mens arbejdet kan fortsættes i en anden klub. Se adressebogen hvor en del forkortelser er anført, samt nærværende opslagsbog (i nogen grad ). Evt. henvendelse til præsidiet eller på regionens hjemmeside. Region Danmark har tegnet tre typer forsikring for medlemmerne: 1. Lovpligtig arbejdsskadeforsikring 2. Kollektiv ulykkesforsikring 3. Erhvervsansvarsforsikring. Brugte, stemplede og hele frimærker - samles og klippes fri af kuverten for at give mulighed for at skaffe penge til, at der kan udveksles BF delegater mellem klubberne nationalt og internationalt. Frimærker samles i Brotherhoodudvalget og klippes til efter helt bestemte retningslinjer under mødet. Der er særlige regler for udenlandske frimærker og specielle kuverter og kort. I mødet deltager medlemmer og deres hustruer, og der skabes megen hygge om klippebordet. Alt bliver drøftet. Man lærer hinanden godt at kende på en meget uforpligtende og fri måde. Frimærkerne sendes af udvalgsformanden til BF (Brotherhood Fund) tjenestelederen, som samler fra hele regionen og sørger for videresalg af mærkerne. Udvalgets medlemmer skifter fra år til år. Fødselsdagsfest Der afsættes normalt et beløb til aftens festligholdelse 2013/14 var beløbet kr G Gaver Til fødselsdage - værdi kr. 250,- Fødselsdage 50, 60, 70, 75, 80 - værdi kr. 250,- Sølvbryllup, guldbryllup, diamantbryllup - værdi kr. 250,- Dødsfald - som krans - værdi kr. 500,- til kr. 700,- Særlige anledninger - værdi kr. 250,- eller efter vurdering Charterfester - værdi kr. 250,- + banner Når der gives gaver fra Y s Men til Y s Men eller andre, er det klubben og ikke den enkelte, 4

5 der repræsenteres. Gaver pr. par til et medlem i anledning af fødselsdag ydes med kr. (130) 2 x 65 kr. = 130 kr. pr. par. Der vil som oftest være tale om et formiddagsarrangement, et festligt arrangement som man som gæst (klubmedlem) er inviteret til og deltager i. Hvis man som gæst deltager i et aftenarrangement med spisning m.v. er der tale om en privat del, et privat arrangement, som ikke kan anses som et klubarrangement. Her vil der være særskilt aftalt gave. Indsamling til gaver forestås af ansvarshavende, som er formanden for medlemsudvalget denne kan uddelegere opgaven. Generalforsamling Gæst i klubben H Afholdes en gang årligt i august måned som det første af årets møder, her vedtages de nye tiltag, som klubben skal følge resten af året. Der er mødepligt til generalforsamlingen Indkaldes pr. (brev) eller som særskilt mail til hvert medlem. Potentielle nye medlemmer tilsendes brev med invitation til at være gæst i klubben på en ordinær mødeaften. Gæsten tilbydes personlig kontaktperson, evt. det klubmedlem, som har foreslået vedkommende som muligt medlem. Gæsten modtager ved første møde i klubben programfolder og den korte orienteringsskrivelse: Y s Men hvad er det? Gæsten deltager hurtigst muligt i et møde i medlemsudvalget for nærmere orientering. Eventuel medlemsoptagelse sker ved møder med spisning, hvortil også medlemmernes ægtefæller/ledsagere inviteres. Middagen festliggøres med rødvin, lys og /eller blomster på bordene. Hjemmeside Desuden opfordres du til at kigge ind på og med eget id og password kan man se alle sider, som gælder for medlemmer af Y s Men s bevægelsen. (Se Website) ID- se dette emne Hjemsted for klubben Hvervning af nye medlemmer Hvilende medlem Hæftelse Risskov Sognegård, Solbakken 2, 8240 Risskov. Post kan sendes til den siddende præsident eller en i præsidiet. Se adressebogen for den enkelte klubs adresse og mødested. Klubben har ingen postadresse i sognegården. Medlemsudvalget giver orientering om, at der mangler medlemmer til opfyldelse af de opgaver, som klubben har at udføre i det kommende klubår. Hvert enkelt medlem må komme med emner, som så præsenteres med navn for medlemsudvalget. Det tilstræbes at få så mange forskellige fag- og aldersgrupper i klubben som muligt. Det forudsættes at den pågældende vedkender sig sin kristne tro, men det er ikke noget krav at pågældende er medlem af folkekirken. (Se internationale love herom - bagest i adressebogen, og vore egne love og vedtægter). Der er en uges varsel til at gøre indsigelse. Det nye emne placeres hos den, som har hvervet og holdes løbende orienteret om, hvad der foregår i klubben. Toastmaster er forud for mødet orienteret om den nye gæst, og vil præsentere pågældende. Orientering gives til Nordstjernens Præsidium. Materiale til udlevering til det hvervede medlem udleveres fra medlemsudvalget. Der skal udleveres orientering om, hvad en Y s Men Klub er og om hvilke forpligtelser og rettigheder man har. Efter optagelse udleveres adressebog og program samt navneskilt. Introduktion af det nye medlem i medlemsudvalget hvor der gives grundig orientering om alle klubrelevante forhold. Et medlem, som har orlov. Klubben tegnes af præsident eller 2 medlemmer af præsidiet. Ved køb, afhændelse eller 5

6 pantsætning af fast ejendom tegnes klubben af det samlede præsidium - (se ledelse.) Klubbens medlemmer hæfter ikke personligt på nogen måde. Håndbøger Der findes til dagligt brug en del håndbøger til brug for klubbens respektive funktioner. F.eks. Håndbogen udgivet af Region Danmark, Håndbog for Klubledere, ABC for Y s Men, Håndbog for DG på engelsk - materiale til brug ved opstart af nye klubber. Fra det internationale.hovedkontor kan rekvireres brochuremateriale og håndbøger. I ID Intranet Information Internet Interessemedlem International Y s Men s dag Identifikation til hjemmesidens intranet er det kodeord, som skal skrives som brugernavn på log-in til intranet. Derefter skrives det kodeord, som hvert medlem har fået tilsendt sin mailadresse fra Regionens Webmaster. Kodeordet kan ændres. Hvis du har glemt kodeordet kan nyt rekvireres hos webmaster for regionen. Information blandt medlemmerne er vigtig for at fastholde godt sammenhold og kammeratskab. Det er derfor vigtigt, at alle medlemmer informeres, når der sker vigtige begivenheder i forhold til klubben. (Se også mailingliste). Se Website og Region Danmark Er den betegnelse, som enken/enkemanden efter et medlem får, når vedkommende ønsker at fortsætte med at have kontakt med klubben. Kan deltage i alle møder ( undtagen interne møder) og modtage alle skrivelser og have invitation til arrangementer. Betegnelsen anvendes formentlig kun af Nordstjernen. Interessemedlemmet kan deltage i udvalgsarbejde efter sin interesse og efter samråd med præsidiet. Interessemedlemmet er anført i adresselisten i programmet. Interessemedlemmer betaler halv kontingent. En årlig begivenhed, som lader alle deltage i Y s Men s ånd i et fælles anliggende. Der vil altid være kirkegang forbundet med dagen. Der afsættes et beløb til festligholdelse af dagen. I 2012/13 var beløbet kr Afholdes som regel i midten af januar omkring den 20. J Julemærkeudvalg Julemærker Udvalg - forestår produktion af det årlige julemærke. Julemærket udgives af Nordstjernen siden 1982 med et antal ark omkring 9000 stk. årligt. Julemærkeudvalget er nedsat med en kreds af deltagere, som kun udskiftes med længere mellemrum for at skabe kontinuitet i udvalgets arbejde. Julemærkets resultat giver Nordstjernen mulighed for at yde støtte til værdige formål i forhold til klubbens formålsparagraf. K Klubmøde Klubnavn Klubprogram Klubsangbog Tilstræbes afholdt normalt hver anden og hver fjerde tirsdag i måneden i Risskov Sognegård, Solbakken 2, 8240 Risskov. Århus Y s Men s Club Nordstjernen Klubben er medlem af The International Association of Y s Men s Clubs eller betegnet Y s Men International Det program, som udarbejdes af programudvalget. Programmet indeholder alle de forud aftalte møder og besøg, som er planlagt i forvejen. Programmet vil også være at finde på klubbens hjemmeside. Til erstatning for Y s Men s Sangbogen fra 1975 har regionen i samarbejde med KFUM og KFUK i 2009 udgivet PULS Y s Men s sangbog. Den anvendes under klubmøderne. Af 6

7 og til erstattet af Højskolesangbogen. Kodeord Kontingent Hjemmesiden henviser til intranet. Her skal anvendes kodeord for at komme ind på intranet. Navne id er det samme som det enkelte medlems registreringsnummer hos Region Danmark. Kodeordet er det som er tilsendt hvert enkelt medlem fra Regionens Webmaster. Fastlægges hvert år ved generalforsamlingen og betales månedsvis forud. Hvilende medlemmer betaler nedsat kontingent: Medlemmer på orlov og interessemedlemmer. Kontingent betales via bankkontonummer hos Nordea: reg.nr.: Konvent Et større møde med deltagelse af klubber fra flere lande. Verdenskonvent er med deltagelse fra klubber i hele verden. L Ledelse af klubben I følgende orden: a. Præsident b. Vicepræsident c. Sekretær d. Skatmester Logo Y s Er vort emblem med logo koblet underneden og, hvor der på globen nederst er markeret since Logo er udviklet i Senere udviklet med færre stråler omkring stjernen i 1990, atter ændret i 2013 til nuværende forenklede udgave. M Mailingliste Medlem Medlemsliste Medlemsomsorg Ved dødsfald eller andre alvorlige hændelser blandt klubbens medlemmer, disses pårørende eller ved hændelser, som åbenbart efter hændelsens art kræver information til samtlige medlemmer, skal præsidiet underrettes. Sekretæren sørger for at der bliver sendt mail rundt til samtlige medlemmer. Hvor der ikke er mailadresse vil meddelelsen blive givet telefonisk eller som brev. Som medlem kan optages enhver mand og kvinde, som aktivt vil arbejde for bevægelsens formål i overensstemmelse med klubbens opgaver. (se formål). Medlem af Y s Men s klubben og registreret som sådan. Et medlem er udstyret med emblem, adressebog, love og vedtægter og et navneskilt. Ægtefællen/ledsageren til et medlem kan deltage i de arrangementer, som i programmet er markeret som fællesarrangement se endvidere under ægtefælle.. Ægtefællen har ved medlemmets død ret til at forblive i klubben som interessemedlem og med denne status deltage i valgte arrangementer og klubmøder samt i udvalgsarbejde efter samråd med præsidiet. Findes i det årlige program, som udarbejdes af programudvalget. M-listen opsættes i samråd med medlemsudvalget. Medlemslisten omfatter: Navn, efternavn, adresse, postnr., by, tlf. mobiltlf. og ægtefælles navn samt de udvalg, som medlemmet er medlem af i det pågældende år. Medlemslisten findes også på regionens hjemmeside under medlemmer. Tilgang hertil via intranet. Medlemsudvalget har til opgave at sørge for at måle klubbens temperatur i alle forhold, hvor det gælder medlemmerne. Det er vigtigt at tage vare på medlemmer med problemer før de bliver rigtig store. Medlemsudvalgsformanden kan udpege den, der skønnes bedst til at yde medlemsomsorg til en bestemt. Der kan være tale om besøg hos en syg, hjemme, på hospital mv. Det er bedst at både medlem og ægtefælle med det samme inddrages i klubbens aktiviteter og atmosfære. Det er dog lige så vigtigt, at der tages udstrakt hensyn til den eller de nye 7

8 allerede ved det første klubmøde. Ved gæstebesøg eller besøg andre steder er det vigtigt at det medlem, som har inviteret gæsten også er til stede. Kan det ikke lade sig gøre, bør det arrangeres sådan, at der for det pågældende medlem er en stedfortræder, som kan tage sig af gæsten. Medlemsudvalg Medlemsoptagelse Medlemsregistrering Elektronisk register Menette klub Minutprogram Moder-klub Motto Mærkedage (for medlemmer) Skal holde medlemstallet på passende størrelse med den fastsatte spredning i alder og erhverv. Deltager i medlemsplejen - omsorgen og orienterer medlemmerne. Vedtaget og foregår sådan: Information ved brev/meddelelse på forudgående møde om medlemsoptagelse. Alle bør møde op til mødet som afholdes i ceremonielle rammer. Alene medlemmer deltager medmindre også en extern taler er til stede. Man klæder sig pænt på og ifører sig sit navneskilt og Y s emblem. Ceremonimesteren (kan være forslagsstiller til aspiranten) bekendtgør, at aspiranten er rede til at lade sig optage i klubbens kammeratskab Medlemmerne danner et V eller en halvcirkel ud fra bordet hvor Præsident og Vicepræsident står foran bordet. Aspiranten går ind i V ets midte frem til Præs. og Vicep. Præsidenten holder sin tale. Forklarer vort logo med trekanten, ånd, sjæl og legeme, (Betlehems-)stjernen, vort navn, international-betegnelsen med trekanten pegende på verdens midte og vor oprindelse i Præsidenten giver til slut det nye medlem hånden overrækker ham love og vedtægter samt fæster Y s Mens nålen på hans revers og byder ham velkommen som nyt medlem i Y s Mens Club Nordstjernen. Alle medlemmer går nu forbi den optagne og byder ham velkommen og indtager igen pladserne i salen. Finder sted i medlemsudvalget v/formanden. Der registreres de forhold, som fremgår af registreringsbladene eller stambogsbladene i mappen Formanden eller en fra medlemsudvalget sørger for registrering af medlemsnavne. Der registreres: * Klub, navn, adresse, stilling, fødselsdag og -år, arbejdssted, * Gæst i klubben fra - dato. * Optaget i klubben fra - dato. * Udvalg som man har deltaget i for hvert år man er medlem. Post som tjenesteleder. * Andre oplysninger om: Hustru og dato for giftermål, børn. Er en klub dannet af kvinder med samme formål som Y s Men. Klubben har samme organisation som den tilsvarende mandeklub. Der er kun kvindelige medlemmer i en menette klub. En menetteklub kan også kaldes Y s Women s Club. Nogle steder betegnes Menetteklubben som Y s Service Club - Women - på dansk: Y s Service Club - Kvinder. Mødets forløb styres af toastmaster. Fastlægges af Præsidenten. Den klub, der tager initiativ til start af en ny klub. Nordstjernen er f.eks. moderklub for Sirius. At vedkende sig den pligt, der følger med enhver ret. Anført som 1 i Region Danmarks love. Fødselsdag - gave ved rund - størrelsen - se Gaver. Flytning Bryllup Sølvbryllup gave evt. fremmøde Guldbryllup gave evt. fremmøde Orlov Enke Død Giftermål Mødeforløb Præsidenten planlægger mødet. 8

9 Præsident byder velkommen og giver ordet til toastmasteren. Husk at byde velkommen til gæster og taler. Ved kl. 18-møder er der spisning og der synges bordvers først. Toastmaster vælger bordvers. Maden serveres af butlerne, der er meddelt i programmet for hvert møde. Jonna Simonsen har påtaget sig det store hverv at anrette maden og sørge for afsluttende aflevering af rene lokaler og køkken. Butlerudvalget har dog forpligtelse til at hjælpe med borddækning, anretning, servering og bortfjernelse af service fra bordene samt rengøring af borde. Der hjælpes også med opvask under vejledning af Jonna. 3 minutter afholdes af den i programmet udpegede (se emne). Udvalgsrunden følger med opfordring til samtlige udvalg at meddele om sidste nyt og planlagte aktiviteter. Præsidenten afslutter runden med meddelelser fra region mm. Evt. præsentation af ny gæst til næste møde. Aftenens taler præsenteres og gives ordet. Tak til taler og evt. gave i form af vin eller en aftalt sum penge. Sange Teksten til næste søndag oplæses eller andet tilsvarende. Afslutning med fadervor. Gå da frit synges. Alle går hjem, mens butlerne rydder af og vasker op. Møde kl med ægtefæller Planlægning som ved internt møde. Kaffebord Afslutning N Navneblokke Navneskilte Netbank Nordstjernen Anvendes til bordplan ved kl. 18-møderne og nogle gange ved kl møderne. Andet navneskilt er udformet særligt med nål/klips til at bære på revers/på en bluse/på en skjorte. Del af klubbens image. Medlemmerne bærer navneskilt, når vi er sammen både alene i klubben og sammen med andre klubber. Praktisk hvis man ikke helt kan huske et navn på den man står overfor. Palle har lager af skilte og producerer. Til brug for kontingentindbetaling kan anvendes klubbens konto bank 2013: reg.nr.: 1932 konto Se i øvrigt programmets forside, hvor det altid gældende kontonummer er anført. Er Y s Men s Club i Region Danmark og chartret 22. november 1981 med Ejner Fajstrup, som første præsident. Klubben er opstået af extensionarbejde udført af Marselisborg Y s Men s club. Nordstjerneløbet Nyt medlem Cykelløb som hvert år arrangeres af Cykelløbudvalget mhb tilvejebringelse af penge til velgørende formål inden for klubbens formål. Nyt medlem varsles på et klubmøde af præsidenten eller af formanden for medlemsudvalget. Efter at emnet er nævnt har klubmedlemmerne en uge til at gøre indsigelse over for det påtænkte emne. (Fremgår af love og vedtægter). O Orlov P Pauser Kan opnås i op til 6 måneder, i visse tilfælde i et år. Man er hvilende medlem i orlovsperioden. Under mødet afholdes ca. 10 min pause. Der er ikke rygning tilladt i sognegårdens lokaler Past...- Tidligere f.eks. past præsident. 9

10 Politik Program Præsidenten Præsidiet R Diskuteres normalt ikke i klubben. Der kan naturligt veksles meninger, men ikke på en sådan måde, at det får karakter af partipolitik. Udarbejdes af programudvalget, hvor vicepræsidenten er formand. Udvalgsformanden planlægger sammen med udvalget det kommende års program. Der nedsættes allerede ved årets start programudvalg for næste sæson, så der er rigelig tid til at få stykket det bedste program sammen. Talere skal ofte bestilles et år forud for aftalen. Alle medlemmer kan foreslå talere eller virksomhedsbesøg til programudvalget. Har den overordnede ledelse af klubbens arbejde, og holder kontakt med udvalgsformænd ved 1 gang i løbet af året at indkalde til formandsmøde. Han påser, at udvalg fungerer tilfredsstillende. Præsidenten følger det enkelte medlem og søger med størst mulig takt at hjælpe medlemmer, som har problemer. Tager kontakt med medlemmer, som ikke møder 3 på hinanden følgende møder. Indleder klubmøder. Indkalder til præsidiemøder. Repræsenterer klubben udadtil. Deltager i distriktsrådsmøder. Indsender materiale til regionens arkiv. Indsender klubrapporter, medlemsfortegnelser til distrikt og region. Klubbens ledelse. består af Præsident, vicepræsident, sekretær, skatmester, som skal virke inspirerende og igangsættende for klubbens medlemmer. Præsidiet har en række opgaver, som følger af de enkelte hverv. Region Danmark Regionsprojekt Referater Rejsedelegater Rejsefond Revision Rygning Er den overordnede organisation, som Nordstjernen er en del af. Region Danmark under The International Association of Y s Men s Clubs. Danmark er en region ligesom f.eks. Norge. Region Danmark er oprettet i 1969 og en del af Area Europa. Regionens hjemmeside Er et pengerejsningsprojekt, som etableres hvert år med skiftende regionsledere. Alle klubber deltager i projektet. Bekendtgøres ved DG s besøg i klubben samt i Gongongen. projektet svarer til klubbens aktivitet, bare i betydelig større målestok, hvorved større midler kan tilvejebringes. Fra udvalgsmøder - leveres til webmaster og bliver herefter indsat på hjemmesiden under den lukkede intranet-del. Ethvert medlem kan også selv indsætte referatet på intranet. Fra Præsidiemøder. Fra andre udvalgsmøder. BF delegat. Økonomisk hjælp til rejser til forskellige arrangementer. Kan opnås efter særlig ansøgning som er specielt rettet mod pågældende arrangement. Det blev besluttet at oprette en rejsefond med kr efter nedlæggelse af minigolfbanen i Blommehaven. Rejsefonden er oprettet for at have mulighed for at yde tilskud til klubmedlemmernes deltagelse i Y s konferencer, charterfester m.v. for derved at inspirere, begejstre og fremme forståelsen af Y s dom. Uddeling sker jf. klubbens vedtægter 5 Pr er følgende fastlagt: Distriktskonferencer: - hele beløbet refunderes Charterfester. Tilskud med kr. 150 Regionskonferencer: tilskud med kr. 300 pr. klubmedlem. For præsident og vicepræsident betaler klubben konferenceafgiften samt kr Areakonferencer og verdens-: Præsidiet fastsætter tilskuddet efter ansøgning fra klubmedlemmerne. Generalforsamlingen vælger en revisor for klubben. Revisor gennemgår klubbens regnskab hos skatmesteren. Rygning er ikke tilladt i sognegårdens lokaler og derfor ryges der ikke under møderne. 10

11 S Sekretær Sirius Skatmester Spisning Sponsorer Støtte til Sygdom, alvorlig Sæsonafslutning T Hverv i præsidiet som sørger for referatskrivning, protokol og korrespondance. Refererer generalforsamlingen. Y s Men s Club, som Nordstjernen har stået fadder til gennem extensionarbejde. Klubben er chartret Hverv i Klubben. Udarbejder budget for klubåret. Fører klubbens regnskab. Opkræver kontingent. Betaler udgifter herunder regionale- og internationale kontingenter. Sørger for anbringelse af midler i pengeinstitut. Aflægger det årlige regnskab ved klubbens generalforsamling. Vi spiser i forbindelse med kl.18-møderne, hvor vi kun er medlemmer og evt. ekstern taler til stede. Vi får normal kost i form af varm ret af relativ simpel karakter. Normalt bliver der serveret en enkelt øl/vand til maden. Anvendes i forbindelse med cykelløb for de personer, der yder et beløbsmæssigt eller et varemæssigt bidrag til de midler, som er cykelløbets indsamlingsformål. Nordstjernen støtter unge i lokalområdet efter ansøgning. Dog ikke enkeltpersoner. Projekter i udlandet udvalgt af regionen (regionsprojekt). KFUM/-K spejderne i Danmark. Ungdomsarbejde i det hele taget. Formål, som er opfyldt i henhold til klubbens vedtægter og love. Ved opstået alvorlig sygdom, herunder hospitalsindlæggelse af alvorlig karakter blandt klubbens medlemmer eller pårørende underrettes alle klubmedlemmer se mailingliste Den sidste mødedag i y s året hvor klubben yder tilskud til festligholdelse af dagen. Beløbet var i 2012/13 kr Talere Tegning Toastmaster Der udvælges talere mellem de emner, som er fremlagt for programudvalget eller blandt de, som udvalget selv har fundet frem til. Der tages hensyn til formål og opgaver, som angivet i vore love og vedtægter 2. Taleren skal have skriftlig besked om indgået aftale. Der skal sendes erindring om aftalen senest en måned før afholdelsen. Honorar aftales allerede ved indgåelse af aftalen. Der må tages højde for om taleren er meget dyr, da der i givet fald kan blive tale om at invitere en af de andre klubber, for at prisen kan holdes på et rimeligt niveau for klubben. Hvis taleren ikke skal have egentligt honorar er det rimeligt og nærmest tradition, at han får et par flasker god vin. Klubben tegnes af præsidenten eller 2 medlemmer af præsidiet. Aftenens dirigent, den der er udvalgt til at søge for at lede klubmødet til afvikling inden for den i minutprogrammet fastsatte tid. Modtager fra vicepræsidenten forud for mødet en toastmasterplan. Byder taler velkommen. Sørger for at taler honoreres og, at skatmester afregner befordringsgodtgørelse m.v. Vælges af programudvalget på forhånd ved årets mødetilrettelæggelse. Angivet i programmet under det enkelte møde som TM. 3 minutter Tale ved et medlem. Et medlem udpeges til at holde en lille tale til sine kammerater med ca. 3 minutters varighed. Emnet er frit. Et nyt medlem kan med fordel fortælle sin egen historie, så øvrige medlemmer får indblik i, hvilken person der nu er kommet ind i klubben. Man kan også fortælle om oplevelser man har haft, ting man har læst, eller noget man bare vil have frem. 11

12 Udmeldelse af klubben Kan ske skriftligt til præsidenten med mindst 8 dages varsel. Et medlem kan udelukkes fra fortsat medlemskab, når han ikke opfylder betingelserne i vedtægternes 3 eller er i kontingentrestance ud over 2 måneder. Dette kan ske efter forudgående nærmere samtale med præsidenten. Der skal dog være vægtige grunde forud for en eksklusion. Udvalgsarbejde Følgende udvalg er repræsenteret i Nordstjernen Medlemsextension Programudvalg Brotherhoodudvalg Medlemspleje/WO Julemærkeudvalg Support julemærke Cykelløbudvalg Webmaster Udvalgsformand Udvalgskode Vælges af præsidiet under tilrettelæggelsen af sammensætning af de enkelte udvalg. Der tages hensyn til, om du har været formand tidligere. Alle skal helst prøve at være formand. Alle poster rokerer blandt alle medlemmer. Nogle er naturligt bedre end andre til bestemte funktioner, men man kan bedst vide, om man kan fungere ved at prøve sig frem. Angivet i programmet ved hvert medlemsnavn som et bogstav. Bogstavet refererer til listen i programmet, hvor udvalgsnavnene er oplistet for det pågældende år. V Vedtægter Vicepræsident Virksomhedsbesøg W Website Webmaster World Outlook Love og vedtægter er vedtaget på en generalforsamling i klubben. Har til formål at afstikke de retningslinjer, som gælder for klubbens virke og dens medlemmer. Næst efter præsidenten og er den, der følger på præsidentposten næste år. Overtager præsidentens opgaver ved dennes fravær. Udarbejder toastmasterplan. Deltager i programudvalg som formand. Tilrettelægges af programudvalget hos en udvalgt virksomhed, som synes at kunne have en vis interesse for flere. - som er den danske hjemmeside for Y s Men international. På hjemmesiden er der mulighed for at logge sig ind med eget id (medlemsnr.) og password modtaget fra Axel F. Hansen, der er regionens webmaster. I 2011 har Nordstjernen oprettet sin egen hjemmeside Fra regionens hjemmeside kan du gå ind på Nordstjernens intranet sider der kun kan læses af klubbens medlemmer. Her skal du dog også være logget ind for at få adgang. Er en funktion som er etableret efter at klubbens hjemmeside er oprettet. W har til opgave at redigere indhold på hjemmesiden i samarbejde med præsidiet. Er et udvalg, som har til formål at skabe kontakt uden for klubbens interne rammer - et broderklubudvalg. Klubbens forhold til verden i øvrigt i samarbejde med den regionale tjenesteleder. Give medlemmerne verdensudsyn. Varetager klubbens fadderskaber i udlandet. Venskabs- eller broderklub formidles og vedligeholdes via WO 12

13 Æ Ægtefælle/ledsager Deltager i møder kl Kan dog også tilmelde sig kl. 18-møderne (undtagen interne møder). Der betales da 50,- kr. for maden. Ægtefællerne/ledsagerne deltager i aktiviteter efter lyst og invitation. Vore ægtefæller udfører et stort arbejde med at hjælpe med en stor del af tilrettelægningen af bestemte møder. Det vil være en fordel i mange tilfælde at inddrage vore ægtefæller/ledsagere i udvalgs-arbejdet. Det giver flere synspunkter og god debat. Ægtefællerne/ledsagerne kan i påkommende tilfælde blive interessemedlemmer som enker /enkemænd efter et medlem. Det er derfor vigtigt at de føler sig godt tilpas i klubbens sammenhæng og, at vi giver dem al den støtte og lyst til at deltage, som det er muligt. Ægtefællerne/ledsagerne kan også optages som almindelige medlemmer. Å Årskalender For klubbens medlemmer i form af klubprogram som udarbejdes af programudvalget Webmaster DenLilleOpslagsbog - redigeret:

14 14