Mødereferat. Referat fra Afdelingsledermøde nr Den 19. november 2015 Aarhus Brandvæsen

Transkript

1 Mødereferat Den 19. november 2015 Aarhus Brandvæsen Teknik og Miljø Aarhus Kommune Referat fra Afdelingsledermøde nr Mødedato: Mandag, den 16. november 2015 Mødetid: Kl. 08:30 Mødested: Lars Hviids kontor Deltagere: Lars Hviid (LH) Anders Rathcke (ARA) Lene Østergaard Hansen (LØH) Bjarne Vinther (BV) Karina Gregersen (KG) Kristina Sonniksen (KSO) Jakob Larsen (JL) Jacob Christoffer Kjær (JCK) Lone Mossin (LM) Palle Jensen (PJ) Fraværende: Kopi til: TMportalen og Intranet Staben Ny Munkegade Aarhus C Sagsnr.: Journalnr.: Sagsbeh.: Jacob Christoffer Kjær Telefon: Direkte: Telefax: E-post: brandvaesen@aarhus.dk Direkte: jckj@aarhus.dk 1. Orientering om/status på MEA (KSO) Ansvarlig Tidsfrist Opfølgning på sygefravær Sygefraværet er lidt højere end målsætningen. Ændringer der giver anledning til udarbejdelse af arbejdsmiljø risikoanalyse Vi skal være opmærksomme på, at der ved

2 strukturelle og organisatoriske ændringer skal laves en risikoanalyse. Det kan også være ved ændringer af arbejdsopgaver. Vi skal spørge os selv om der er risici ved en ændring, og skal der tages forholdsregler i brug mht. arbejdsmiljøet. Ekstern MEA audit den 3. og 4. november 2015 DNVs (Det Norske Veritas) tilbagemeldinger var positive og auditten gik rigtig fint. DNV fremhæver vores gode forståelse for MEA i hele Aarhus Brandvæsen. Vi har modtaget ros for vores handlingsplan og håndtering af påbuddet fra branden i Sallings P-hus. Der var ros til handlingsplanerne til trivselsmålingen. Der var ros til informationsniveauet til medarbejderne i forbindelse med etableringen af Østjyllands Brandvæsen. Der var bemærkninger til nyindkøb af hjelme i Forebyggende Afdeling og manglende registrering af kemikalier i Operativ Afdeling. Der skal findes en løsning på sort vand i forbindelse med øvelser i brandhusene på KIR. Vi er indstillet til certifikat fra DNV. 2. Østjyllands Brandvæsen Risikovurdering af organisationsændring Ny lokalitet Der er ingen afklaring endnu, vi har ikke fået nogen tidshorisont fra Aarhus Kommune. Utryghed mht. fremtidige opgaver Vi fortsætter med infomøder og nyhedsbreve, generel fokus på at holde medarbejdere opdaterede. Kulturmøder Der afholdes julefredagsbar og der arrangeres et opstartsarrangement i Q Til årets resterende afdelingsmøder inviteres Side 2 af 5

3 også kommende medarbejdere fra Odder og Skanderborg. Betyder mere sammenhold og fælles orienteringer. Social trivsel i forbindelse med organisationsændring vi skal pointere mulighederne for at stille spørgsmål direkte til afdelingslederne vedrørende arbejdsopgaver og afdelingsspecifikke punkter. Punkt i næste nyhedsbrev. Trivselsmåling Husk dokumentation på opfølgninger på trivselsmålingen hver 3. måned, fx gennem opfølgning i et mødereferat fra et afdelingsmøde. 3. Godkendelse af dagsorden Ok 4. Godkendelse af referat fra mødet den 19. oktober 2015 Referatet er endnu ikke tilgængeligt 5. Budget og regnskab Der er et merforbrug på ca. 1.5 mio. kr. i Umiddelbart bliver brandvæsnet ikke involveret i regeringens omprioriteringsbidrag mht. midler fra kommune til stat. 6. Temaer Østjyllands Brandvæsen opsamling i afdelingsledergruppen Små justeringer i driften i Operativ Afdeling, men fortsætter næsten som hidtil. Nuværende RBD fortsætter i 2016, hvorefter en ny fælles RBD tager over. Side 3 af 5

4 7. Orientering herunder igangværende projekter af fælles interesse JCK: Vil lave en præsentation af afdelingslederne og en beskrivelse af afdelingernes opgaver. Præsentationen kommer på den fælles infohjemmeside til medarbejdere i Østjyllands Brandvæsen. JCK booker møder med afdelingsledere. Der bestilles evt. en fotograf til præsentationen afdelingsledergruppen. I år laver vi en kort udgave af årsberetningen. JCK sender mail med opgavebeskrivelse til afdelingsledere. JL: Arbejdet med den nye Risikobaserede Dimensionering går så småt i gang. Der forventes et færdigt produkt til april JL og Casper Bæk snakker sammen om opgaven. I forbindelse med den nye RBD vil der ske en del medarbejderinvolvering, hvor det vil være muligt at dele ideer og forslag. Der vil også blive afholdt et RBD-tema på et ISLmøde. Teknik og Miljø rådmanden ønsker at bestyrelsens instruktionsbeføjelser sikres og der afholdes fem bestyrelsesmøder i To af møderne afholdes i april i forbindelse med ny RBD. RBD drøftes på et afdelingsledermøde inden jul. PJ: Møde i IT-styregruppen den 7. december KMD Opus er bestilt, lønsystem forventeligt i drift i april ESDH systemet SBSYS er stadig uafklaret. ARA: Der er i denne uge møde i Logo og design- Side 4 af 5

5 gruppen bureauet præsenterer deres forslag. Forsikringsudbud LØH: Låsemontører er startet, opstarten af projektet er dog forsinket. BV: LM: Afholder møde med Skanderborg Kommune med fokus på myndighedsområdet. Der udarbejdes byrådsorientering om fremdrift af Østjyllands Brandvæsen. Orienteringen sendes til alle fire byråd. Lars Hviid Side 5 af 5