Håndværkervej Roskilde. GENEREL ORIENTERING - Bestyrelsesmøde der har ikke været noget møde - Chefgruppemøder se referater på intranettet

Transkript

1 Håndværkervej Roskilde Tlf.: Fax: CVR: REFERAT Dato: Ref: RL J.nr.: EMNE/ /ADMINISTRATIONSMØDE MØDEDATO/ 27. oktober 2011 kl MØDESTED/ Mødelokale 1 DELTAGERE/ Administration og økonomi Afbud Henriette S., Henriette F. og Connie KOPI TIL/ NÆSTE MØDE/ 24. november 2011 PUNKT 1/ REFERAT FRA SIDSTE MØDE Ingen kommentarer V/ALLE PUNKT 2/ GENEREL ORIENTERING - Bestyrelsesmøde der har ikke været noget møde - Chefgruppemøder se referater på intranettet V/JB PUNKT 3/ AKTIONSLISTEN V/JB - Farligt affald: P.t. løser Henriette F. (økonomi delen)og Lone Hoffmann som konsulent (miljø-delen) af opgaven Henriette F. er tovholder på opgaven Telefoner skal stilles til Lone Hofmann eller Henriette F. men hvis der er et akut problem og de ikke tager telefonen, så Finn og hvis ikke så Johnny 1

2 - Erhvervsaffaldsgebyr: Elisabet er tovholder på opgaven. Der er stadig nogle udeståender endnu både kroner og journalisering. Elisabet tager sig også af opgaven i Indsamling af dagrenovation: Ingen udmelding - Faggruppeleder: Johnny har holdt møder med de fleste og der skulle nu være klare linier omkring rollen. Faggruppelederrollen vil stadig hedde faggruppeleder - Spilleregler for kommunikation: Se punkt 4 - Nye projekter/opgaver: Se punkt 5 - Uddannelsesplan for alle: Der mangler stadig nogle små ting. Johnny giver besked til Lene der sørger for uddannelsesplaner. PUNKT 4/ KOMMUNIKATION FRA AKTIONSLISTEN V/EM/LMA/HB - Præsentation af forslag til spilleregler for kommunikation Gruppens oplæg: Der skal findes et fælles grundlag Tal pænt til hinanden Vi har alle sammen pligt til at sige til og fra Hav modtageren i centrum Vi siger hvad vi gør og vi gør hvad vi siger Kommunikation ifm. Opgaver Ønsker mundtlig dialog omkring en opgave Åben over for nye opgaver Betænkningstid Legalt at få hjælp til prioritering af opgaver Både opgavestiller og opgavemodtager har pligt til at opgaven er forstået Vær realistisk ifm. Tidsplan

3 Afstem deadline og sluttidspunkt i god tid Vær løbende i dialog med opgavestilleren Evaluering af forløb og produkt Mail kommunikation Er det nødvendigt at sende en mail er det det rigtige medie Gå hen til din kollega i stedet for at sende en mail Er du nævnt i TIL feltet skal du gøre noget aktivt Er du nævnt i CC felter skal du ikke gøre boget aktivt Vær opmærksom på tiltale måde (til, hej, kære) Opagver skal have en deadline også når de kommer på mail Mødeindkaldelser skal accepteres eller som foreløbig, så det kan ses i kalenderen Kommentarer fra debat: Mail kan være rigtig god dokumentation Ok kan blive et problem måske kan kvittering bruges eller læg selv op i din mail at du vil have et svar Husk at meget også skal journaliseres Mødeindkaldelser med vedhæftede bilag kan være et problem for det kan FICS ikke håndtere Ros til arbejdsgruppen der kommer med revideret oplæg til næste møde Bilag: sendes ud når det foreligger i endelig udgave PUNKT 5/ NYE PROJEKTER FRA AKTIONSLISTEN V/KHO/COA/RL - Præsentation af forslag til brug ved igangsætning af nye opgaver/projekter hvad er vores roller - prioritering. Gruppen har haft mange tanker om hvad en opgave er, om ressourcer, hvem har aben m.v.

4 Gruppen præsenterede et skema til opgavebeskrivelse og et skema til projektbeskrivelse. Der var debat om hvad forskellen er på en opgave og et projekt Det overvejes om der skal være 2 skemaer eller vi kan nøjes med 1 fælles. Konklusion: Det giver god støtte med et skema til opgaveoverdragelse Større overblik over opgaver fra flere chefer Samlet opgaveliste sammen med indsatser gennemgås på hvert eneste adm. Møde. Både afsender og modtager har en forpligtigelse Gruppen taler sammen med kommunikationsgruppen og finder ud af om det kan blive en fælles procedure Bilag: sendes ud når det foreligger i endelig udgave PUNKT 6/ BORDET RUNDT/TRIVSELS RUNDE Hvordan går det? Hvilke opgaver har vi i gang? Nanna Går godt hjælper i økonomi og receptionen V/ALLE Helle Glad for at Nanna har været tilrådighed for receptionen Billeder kommer på intra i næste uge kalendere er bestilt mangler du kom forbi tager på genbrugspladsen i Høng på inspirationstur (Henriette S. har travlt med web, bygninger og rundvisninger, julegave forslag er ved at være klar, ny udbyder til intranet og internet) Lene - Rigeligt at se til kursusadministration for Finn kursus i personalehåndbog

5 sundhed og trivsel Joel reviderer it-politik ressourceplanlægning Elisabet har brugt meget tid på erhvervsaffaldsgebyr Karin Har haft en del ferie siden sidst Karina intet nyt Hanne Bestyrelsesmødet Er ved at ligge en plan for at holde de 32 timer Kasper Færdig med billeder fra livekameraer ved opførelse af Energitårnet - Ved at finde løsning vedr. genbrugspladser Døgnåben genbrugsplads Rikke planlægning af medarbejdermøde - MUS 2012 Kursus i psykisk arbejdsmiljø - godt kursus i personalehåndbog godt - arbejder med ny kantineløsning PUNKT 7/ EVENTUELT Nye gulvtæpper - Det bliver tæpper som i receptionen på alle kontorer, gange og mødelokaler - Alle lokaler skal ryddes det meste bliver pakket ned der kommer en beskrivelse ud om hvordan det skal gøres med det vi selv skal pakke - Vi skal selv mærke vores ting med initialer og kontorlokale, så det kan komme på plads igen - De begynder at pakke ned en torsdag, gulvtæpper bliver laget på torsdag aften, fredag, lørdag og søn- V/ALLE

6 dag. Mandag er 1. salen færdig og underetagen er først klar i løbet af mandagen. - IT-udstyr JB/TJ skal tage beslutning om det er Handy eller IT der skal pakke det ned. IT skal sætte det op. - Drengeværelset hvem pakker det ned?? - Henriette S. melder ud når hun kender datoen - Det blev foreslået at det sker mellem jul og nytår, hvor de fleste holder ferie Parkeringspladsen punkter til kommende møder Journalisering af Erhvervsaffaldsgebyr tages op i starten af januar 2012 Kommunikation tages op på næste møde 24. november 2011 Opgaver/projekter tages op på næste møde 24. november 2011 Aktionslisten status igen på næste møde 24. november 2011