Organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 13. september 2012, kl Blåkildegårds Selskabslokaler, Femkanten J 1

Transkript

1 Dagsorden Organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 13. september 2012, kl Blåkildegårds Selskabslokaler, Femkanten J 1 Bestyrelsen: Formand Allan Thønning, næstformand Benni Møller-Hansen. Ali Güvercin, Bent Simonsen, Finn Kristensen, Karen Levin Nielsen, Klaus Lind Bentsen, Lone Skougaard Sørensen, Ole Helding, Rudi Bjerregaard og Walther Livoni Mørck Administrationen: Forretningsfører Annemette L. Bøgh, ejendomsleder Michael Riis Nyrand og ejendomsleder Niels Bisgaard. Revision: Deloitte Statsautoriseret Revisionsaktieselskab, Revisor René Hattens 1/21

2 Indholdsfortegnelse 1. Protokollat fra møde organisationsbestyrelsesmøde den 15. maj Revisionsprotokol Meddelelser... 3 SAGER TIL BESLUTNING Budget 2013 for afdelingerne Styringsdialog - Status Bestyrelsesvederlag Godkendelse af vedligeholdelsesreglement Afdeling 1901, Valhøj Renovering af køkkener og faldstammer Godkendelse af byggeregnskab Tilbud om KAB s beboerferier SAGER TIL ORIENTERING Afdeling 1902, Blåkildegård Kommunal godkendelse af gruppetavler Afdeling 1902, Blåkildegård Status på fysisk helhedsplan Afdeling 1902, Blåkildegård Status på Boligsocial helhedsplan Afdeling 1903, Tåstrupgård Videoovervågning Afdeling 1903, Tåstrupgård Badeværelsesrenovering status Afdeling 1903, Tåstrupgård - Status på Boligsocial helhedsplan Afdeling 1903, Tåstrupgård Centerbygningen Status Legepladsinspektion Tal fra Beboerserviceområdet Ny personalepolitik for ansatte i boligorganisationerne og i KAB Mødekalender Bilag Bilag 1: Budget 2013 for afdelingerne... 6 Bilag 2: Vedligeholdelsesreglement A-ordning... 9 Bilag 3: Vedligeholdelsesreglement B-ordning... 9 Bilag 4: KAB s beboerferier Bilag 5: Oversigt over milepæle og målsætninger Bilag 6a: Tal fra Huslejeområdet vedrørende huslejerestancer, udsættelser, fraflytninger m.v Bilag 6b: Tal fra Udlejningsområdet vedrørende opnoteringer og udlejninger Bilag 7: Trivselspolitik /21

3 1. Protokollat fra møde organisationsbestyrelsesmøde den 15. maj Referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 15. maj 2012 er fremsendt til bestyrelsens medlemmer. Der er ikke fremkommet kommentarer til referatet fra bestyrelsens medlemmer. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives af formanden. 2. Revisionsprotokol Der er ikke foretaget indføjelser siden seneste møde. 3. Meddelelser SAGER TIL BESLUTNING 4. Budget 2013 for afdelingerne Afdeling 1901, Taastrup Valhøj Driftsbudgettet for år 2013 medfører en huslejestigning på 1,42 % for boliglejemålene. Den gennemsnitlige leje udgør herefter 810,77 kr. pr. m 2. Afdelingsbestyrelsen har valgt at fremlægge budgetforslag, hvor der er ændret til stor administrationspakke, hvilket er indeholdt i huslejestigningen. Organisationsbestyrelsen har tidligere besluttet at give den enkelte afdeling mulighed for selv at vælge administrationspakke. De væsentligste ændringer i forhold til budgettet for 2012 fremkommer på følgende konti: Større udgifter Konto 107 Vandafgift (inkl. miljøafgift) kr. Konto 109 Renovation (almindelig regulering) kr. Konto 110 Forsikringer (ny forsikringsaftale) kr. Konto 112 Bidrag til kr. Konto 114 Renholdelse kr. Konto 118 Særlige aktiviteter jf. specifikation kr. 3/21

4 Konto 122 Istandsættelse ved fraflytning, B-ordning kr. Konto 123 Tab ved lejeledighed og fraflytning (Konto 405) kr. Mindre udgifter Konto 105 Nettokapitaludgifter kr. Konto 106 Ejendomsskatter kr. Konto 115 Almindelig vedligeholdelse kr. Konto 119 Diverse udgifter kr. Konto 120 Planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser kr. Konto 125 Ydelser vedr. lån til forbedringsarbejder mv kr. Mindre indtægter Konto 202 Renter kr. De årlige henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse udgør kr., svarende til 183,41 kr. pr. m 2. Reduktionen på kr. fremkommer efter en grundig gennemgang af langtidsplanen, samt at der i forbindelse med valg af stor pakke ikke skal afsættes midler til periodisk bygningsgennemgang på langtidsplanen, da dette er en del af ydelsen i den store pakke. Budgettet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 16. august 2012 og fremlægges til godkendelse på afdelingsmødet den 12. september Afdeling 1902, Blåkildegård Driftsbudgettet for år 2013 medfører en huslejestigning på 2,94 %. Den gennemsnitlige leje udgør herefter 709,35 kr. pr. m 2. Ud over lejen opkræves et antennebidrag på 121 kr. pr. lejemål pr. måned. Acontovarmebidraget forbliver uændret. De væsentligste ændringer i forhold til budgettet for 2012 fremkommer på følgende konti: Merudgifter / mindreindtægter Konto 105 Nettokapitaludgifter(tilbagebetaling af lån til Landsbyggefonden) kr. Konto 106 Ejendomsskatter (forventet stigning) kr. Konto 107 Vandafgift (højere forbrug) kr. Konto 109 Renovationsafgift (almindelig regulering) kr. Konto 110 Forsikringer (endelig præmie gældende 1 år) kr. Konto 111 Afdelingens energiforbrug (forventet stigning) kr. 4/21

5 Konto 114 Renholdelse (lønudgifter) kr. Konto 118 Særlige aktiviteter (flere udgifter til vedligehold af vaskerimaskiner) kr. Konto 119 Diverse udgifter (løn til boligsocial medarbejder) kr. Konto Afskrivning på forbedringsarbejder (nyt mandskabsrum) kr. Konto 204 Driftssikring (bortfald af byfornyelsestilskud køkkenudskiftning) kr. Mindreudgifter / merindtægter Konto Administrationsbidrag (mindre bidrag ejendomsledermodel) kr. Konto 119 Diverse udgifter (mindre budgetteret til uforudseelige udgifter) kr. Konto 122 Istandsættelse ved fraflytning (mindre behov grundet henlæggelser) kr. Konto 123 Tab ved lejeledighed og fraflytning (tilstrækkelige henlæggelser) kr. Konto 124 Andre henlæggelser (regulering af bidrag til reguleringskonto) kr. Konto 125 Ydelser vedr. lån til forbedringsarbejder (mindre låneudgift el-tavler) kr. Konto 126 Afskrivning på forbedringsarbejder (udløb af råderetslån) kr. Der afsættes kr. til uforudsete udgiftsstigninger på konto Det boligsociale projekt udløber den 31. august Der er derfor afsat midler til løn og aktiviteter i 4 måneder til den boligsociale medarbejder, så afdelingens projekt kan videreføres året ud. Der skal efterfølgende tages stilling til en eventuel forlængelse af den boligsociale indsats, som afdelingen højst sandsynligt skal finansiere selv. De årlige henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse er på kr., hvilket er uændret i forhold til budget 2012, og udgør 165,16 kr. pr. m 2. Ifølge afdelingens langtidsplan vil der ved udgang af 16 års perioden stå 6 gange årets henlæggelser. Da der er en helhedsplan i afdelingen vil denne henlæggelse være med til at imødekomme finansieringsbehovet efter helhedsplanens gennemførelse. På langtidsplanen er medtaget de aktiviteter, som er vedtaget på afdelingsmødet den 18. maj 2010 vedrørende afdelingens helhedsplan. Landsbyggefonden har givet foreløbigt tilsagn om støttefinansiering på særlige vilkår af et aktivitetsniveau svarende til 177 mio. kr. Langtidsplanen viser, at der i perioden er behov for finansiering af et aktivitetsniveau på 253. mio. kr. Budgettet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 26. juni 2012 og forventes principgodkendt på afdelingsmødet den 11. september Afdeling 1903, Tåstrupgård Driftsbudgettet for år 2013 medfører en huslejestigning på 2,81 % for boliglejemål og garager. Den gennemsnitlige årlige leje udgør herefter 897,31 kr. pr. m 2. for boliglejemål. 5/21

6 Ud over lejen skal der opkræves et antennebidrag på 151 kr. på boliglejemål pr. måned. De væsentligste stigninger i forhold til budget 2012 fremkommer på følgende konti. Merudgifter / mindreindtægter Konto 107 Vandafgift kr. Konto Renholdelse kr. Konto Diverse udgifter kr. Konto 120 Planlagt og periodisk vedligeholdelse (revision af den samlede Langtidsplan) kr. Konto 123 Tab ved lejeledighed og fraflytninger kr. Konto Afskrivning på forbedringsarbejder kr. Konto 130 Tab ved fraflytninger kr. Konto 204 Driftsstøtte kr. Konto 204 Huslejesikring kr. Mindreudgifter / merindtægter Konto 106 Ejendomsskatter kr. Konto 109 Renovation kr. Konto 110 Forsikringer kr. Konto Bidrag til kr. Konto 115 Almindelig vedligeholdelse (poster flyttet til 116) kr. Konto Forbedringsarbejder kr. Konto 202 Renter kr. Til uforudsete udgiftsstigninger er der på konto afsat kr. Der henlægges kr. til planlagt og periodisk vedligeholdelse svarende til 223 kr. pr. m 2. Budgettet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 28. august 2012 og forventes principgodkendt på afdelingsmødet d. 11. september 2012./. Bilag 1: Budget 2013 for afdelingerne Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgetterne for afdelingerne 6/21

7 5. Styringsdialog - Status Bestyrelsen er løbende blevet orienteret om styringsdialog, der skal være årligt mellem boligorganisationen og Høje-Taastrup Kommune. Til det kommende, tredje møde mellem AKB Taastrup og Høje-Taastrup Kommune om styringsdialogen, der forventes afholdt februar 2013, udarbejder administrationen dokumentationspakken, som indeholder de faktuelle oplysninger og mindre evalueringer, som kommunen skal bruge til forberedelse af mødet. Materialet vil også indeholde en beskrivelse af de enkelte afdelingers større renoveringssager og status for det boligsociale arbejde. Mødet vil tage udgangspunkt i muligheder og udfordringer for boligområdet Erfaringen viser nu, at kommunen også kan komme med ønsker til boligorganisationen. Boligorganisationen bør drøfte om der er konkrete emner, man ønsker drøftet på mødet. Relevante emner kan være: Kommunens boligpolitik Anvisningspraksis Mulige samarbejdsflader Informationsbehov Til sidste års styringsdialog besluttede bestyrelsen at formandsskabet samt formænd for de tre boligafdelinger skulle inviteres til styringsdialogen. Samme personkreds fik styringsrapporten til kommentering inden den blev sendt til kommunen. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter relevante emner og giver relevant personkreds bemyndigelse til den videre styringsdialog med Høje-Taastrup Kommune for Bestyrelsesvederlag 2013 Det samlede vederlag for regnskabsperioden 1. januar til 31. december 2012 kan maksimalt udgøre ,12 kr., idet satsen efter de gældende regler er fastsat til: 72,88 kr. pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder. 43,72 kr. pr. lejemålsenhed for de resterende lejemålsenheder. Lejemålsenheder (forvaltningsenheder) opgøres i forhold til boligorganisationens samlede antal enheder ved regnskabsårets begyndelse. 7/21

8 For nybyggeri og moderniseringsarbejder, der medfører en skemabehandling, er der også mulighed for at indregne et bestyrelsesvederlag. Bestyrelsen har tidligere truffet beslutning om, at den nuværende ordning er således: Vederlag udbetales i forhold til faktiske mødedage for det enkelte bestyrelsesmedlem. Formandens mødedage tæller dobbelt ved opgørelse af bestyrelsesmedlemmernes samlede mødedage. Tabt arbejdsfortjeneste vil blive modregnet hos det respektive medlem. Der udbetales ikke bestyrelsesvederlag i forbindelse med skemasager. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter, om den nuværende ordning for udbetaling af bestyrelsesvederlag fortsat skal være gældende og samtidig, at vederlaget beregnes efter de forhøjede satser. Endvidere, at bestyrelsen drøfter om skemasager skal medføre udbetaling af bestyrelsesvederlag, eller spørgsmålet skal afklares for hver enkelt sag. 7. Godkendelse af vedligeholdelsesreglement I forbindelse med en gennemgang af beboerhåndbogens generelle sider er der foretaget en opdatering af vedligeholdelsesreglementerne ud fra gældende lovgivning. Følgende ændringer er foretaget: I både A og B ordningen er de to afsnit lige over punkt 6 slettet - de havde følgende ordlyd: Hvis indflytteren konstaterer fejl, skader eller mangler, udover hvad der er anført i indflytningsrapporten skal disse påtales skriftligt over for ejendomskontoret senest 2 uger efter modtagelsen af indflytningsrapporten. Såfremt ejendomskontoret iværksætter istandsættelsesarbejder på baggrund af indflytningssynet, forlænges fristen til 2 uger efter istandsættelses-arbejdernes færdiggørelse. 8/21

9 I vedligeholdelsesreglementet B ordning er punkt 8 slettet, der havde følgende ordlyd: 8. Senest 3 måneder efter hvert regnskabsårs afslutning, og hver gang der er foretaget udbetalinger fra boligens konto, får lejeren meddelelse om, hvor stort et beløb der er til rådighed på kontoen. Tidligere stod der at afsnit 4 i beboerhåndbogen hed Orientering om AKB, dette er nu ændret til Orientering om KAB. Derudover er førsyn ændret til servicetjek../../. Bilag 2: Vedligeholdelsesreglement A-ordning Bilag 3: Vedligeholdelsesreglement B-ordning Det indstilles, at bestyrelsen godkender de reviderede vedligeholdelsesreglementer. 8. Afdeling 1901, Valhøj Renovering af køkkener og faldstammer Godkendelse af byggeregnskab Udskiftning af køkkener og faldstammer er nu afsluttet, og der er udarbejdet byggeregnskab. Følgegruppen godkendte udkast til byggeregnskab på møde den 20. juni Regnskabet er sendt til revision, men på nuværende tidspunkt vides det ikke, hvornår revision er afsluttet. Regnskabet fremlægges derfor for organisationsbestyrelsen med forbehold for eventuelle bemærkninger fra revisionen. Regnskab Budget Håndværkerudgifter kr kr. Øvrige omkostninger kr kr. I alt kr kr. Finansiering Kreditforeningslån kr. Samlet er udgiften kr. mindre end budgetteret. Dette skyldes primært mindre entrepriseudgifter, og mindre udgifter til byggelånsrente og låntagningsomkostninger. Der er varslet lejestigning pr. 1. september Lejestigningen er opdelt i to: lejestigning som følge af faldstammeudskiftning er varslet til alle, mens lejestigning som følge af køkkenudskiftning ikke er varslet til de beboere, der selv har udskiftet køkkenet. 9/21

10 Det indstilles, at bestyrelsen godkender byggeregnskab og finansiering. 9. Tilbud om KAB s beboerferier 2013 De afholdte beboerferier i sommeren 2012 fik en meget stor tilslutning. Det er derfor et enigt beboerhøjskoleudvalg, der har besluttet, at beboerferierne skal tilbydes igen i beboere ønskede i 2012 at deltage på årets beboerferier. Heraf deltog 36 voksne og 40 børn via Arbejdsmarkedets Feriefond. I 2013 har vi udvidet kapaciteten, så i alt 225 kan deltage i beboerferier: Senior- /familieferierne. KAB forventer igen, at vi kan tilbyde en række personer gratis ophold via Arbejdsmarkedets Feriefond(AFF). Det er lykkedes at fastholde prisniveauet for 2012 for senior-/familieferierne i Opholdsprisen i 2013 er for voksne kr. og for børn kr. Priserne dækker en uges ophold på dobbeltværelser med bad og toilet samt alt betalt fra afgang til hjemkomst. KAB har for 2013 igen indgået en fast aftale for familieferien, der som tidligere vil blive afholdt på Ryslinge Højskole på Fyn. Seniorferien skifter opholdssted til Sydfyn, nemlig Gl. Avernæs, som er tilgængeligt for mennesker med handicap. Tilskud fra boligorganisationen Beboerhøjskoleudvalget skal på denne baggrund ansøge de boligorganisationer, der ønsker at tilbyde deres beboere deltagelse i beboerferierne 2013 enten via egenbetaling eller gennem tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond om at yde et tilskud til deres gennemførelse. Den enkelte boligorganisation skal i lighed med tidligere gennem tilskud til afvikling af selve opholdene, købe det antal pladser den vil råde over på de i alt 2 beboerferier. Boligorganisationens bidrag/tilskud er med til at finansiere: Bustransport til og fra højskolerne, udflugter og specielle foredrag, nedbringelse af deltagernes egenbetaling for højskoleopholdet, omkostninger ved deltagelse for de deltagende ledere af beboerhøjskolerne m.v. Boligorganisationens pris for en plads vil fortsat være kr. pr. plads i I 2012 deltog ingen beboere fra. Tilbuddet udsendes fra medio februar Derfor bedes organisationsbestyrelsen om at behandle og afgive svar på denne manchet svar senest ved udgangen af Herefter udsender KAB tilbud om deltagelse til samtlige af de tilmeldte boligorganisationers beboere. 10/21

11 ./. Bilag 4: KAB s beboerferier. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter, om beboerne i skal have beboerferierne tilbudt, til en pris af kr. pr. plads. Bestyrelsen skal i givet fald beslutte, hvor mange pladser boligorganisationen skal råde over. I 2012 bevilgede bestyrelsen 50 pladser til KAB s beboerferier. SAGER TIL ORIENTERING 10. Afdeling 1902, Blåkildegård Kommunal godkendelse af gruppetavler Høje-Taastrup Kommune har med brev af 12. december 2011 meddelt, at byggeregnskabet for projekt udskiftning af gruppetavler er taget til efterretning uden bemærkninger. Det indstilles, at bestyrelsen tager meddelelsen til efterretning. 11. Afdeling 1902, Blåkildegård Status på fysisk helhedsplan Bestyrelsen blev senest orienteret om, at beboerinddragelsesprocessen var igangsat med afholdelse af fokusgruppemøder. Fokusgruppemøderne er afholdt for at sikre beboernes medbestemmelse på de tiltag, der er beboernære, så som udearealer, trafikforhold samt indstillinger til valg af konstruktioner og overflader. Fokusgruppernes arbejder er forløbet med en god og konstruktiv dialog, der har affødt forslag og løsninger i beboernes ånd. Det forventes, at der afholdes et opsamlende fællesmøde i fokusgrupperne den 25. september 2012, hvor de valgte løsninger bekræftes og herefter indgår i den videre projektering. Krybekældrene og fastlæggelse af niveau for renovering/aflukning har været et forhold, som ikke umiddelbart har givet sig selv. Administrationen, ejendomsleder og rådgiverne har forsøgt af få en tilstrækkelig belysning af udfordringerne til at kunne fastlægge det korrekte renoveringsniveau. Det har medført, at der er blevet indkaldt ressourcepersoner fra andre rådgivningsvirksomheder og organisationer, som kunne medvirke til at belyse og vurdere udfordringerne. 11/21

12 Den 4. juli 2012 blev der afholdt et erfaringsudvekslingsmøde, der mundede ud i nogle konkrete vurderinger og anbefalinger, som vil blive anvendt til fastlæggelsen af renoveringsniveauet. Det forventes, at renoveringsniveauet beskrives primo september 2012 og umiddelbart herefter fremlægges til godkendelse i helhedsplansgruppen, så niveauet kan indgå i den videre projektering. Renoveringsniveauet i krybekældrene og fokusgruppernes indstillinger til materialevalg skal konsekvensberegnes og indgå i budgetlægningen. Overordnet tidsplan Projekteringsfase fra 4. kvartal 2011 til og med 3. kvartal 2012 Projektgranskning og udbud i 4. kvartal 2012 Udførelsesperiode fra 1. kvartal 2013 til og med 4. kvartal Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 12. Afdeling 1902, Blåkildegård Status på Boligsocial helhedsplan Den boligsociale helhedsplan varer i fem år fra og skrider frem efter en såkaldt "TRIM"-model. "TRIM" står for Tillid, Ressourcer, Innovation og Medborgerskab. Modellen er skræddersyet specielt til Blåkildegård. I 2009 var der fokus på tillid, i 2010 fokus på ressourcer, i 2011 fokus på innovation og i 2012 er der fokus på medborgerskab. Grundet det store engagement i Blåkildegård fokuseres især på brugerdrevet innovation, hvor omorganisering, netværk, kommunikation og brobygning giver muligheder for nye kombinationer mellem forskellige typer af ressourcer internt i boligområdet og mellem boligområdet og omverdenen. I 2012 vil der blive gennemført 2 projekter. I EU-projektet ZOOM skal 16 frivillige fra Blåkildegård i samarbejde med beboere fra andre nærområder i Europa Zoome ind på lokale sociale ressourcer, fotografere dem og udveksle billeder og historier med de frivillige fra partnerlandende. Formålet er at inddrage lokale borgere i kortlægningen af lokale sociale ressourcer, at deltagerne i projektet inspirerer hinanden til at finde flere nye lokale ressourcer og, at resultaterne i projektet kan inspirere til den fortsatte understøttelse af eksisterende lokale ressourcer i de involverede lokalområder og 12/21

13 fremtidige samarbejder mellem de involverede lokalområder. Projektet er støttet af EUmidler med euro. Projektet, På sporet 3 oplevelsesruter på tværs af bebyggelser i Høje-Taastrup i Blåkildegård, har det formål at skabe en motionsrute, en naturrute og en kulturrute i nærområdet herunder Blåkildegård, hvor beboere og naboer vil blive involveret i form af en nærmiljøfestival, med forskellige aktiviteter, hvor borgerne i nærområdet bliver inviteret til at videregive deres oplysninger og ønsker. Projektet er støttet af Realdania Fonden med kr. Indsatsområderne i den boligsociale helhedsplan er tilfredshed, det sociale liv, børn og unge og svage og sårbare. I 2012 har der været følgende aktiviteter under indsatsområderne: Tilfredshed Under dette indsatsområde har der været gennemført følgende aktiviteter: Antallet af medlemmer på Facebookgruppen Blåkildegårdgruppen er steget fra 190 til 382 medlemmer og tonen i indlæggene er blevet bedre. Der har ligeledes været gennemført 2 undersøgelser af specialestuderende. 1 angående tilfredshed med og brugen af udearealer i Blåkildegård og 1 angående demokrati og medborgerskab. Specialerne vil foreligge i løbet af foråret Det sociale liv Under dette indsatsområde har der været gennemført følgende aktiviteter: Antallet af frivillige er steget til 80 beboere svarende til en stigning på 25 %. Der er påbegyndt et samarbejde med Blåkildegård Museet indenfor områderne: Uddannelse af unge guider, der kan vise nye beboere og andre rundt i Blåkildegård og fortælle om områdets historie. Integration af historisk identitet i den nye renovering. Forsøgsaktiviteter med historiske aktiviteter i beboerklubberne så som mindeværksted i seniornetværket, historisk keramik i keramikklubben, gamle spøgelseshistorier til Halloween osv. I 2011 har 3 frivillige nydanske unge kvinder afholdt Eid arrangement med 40 deltagende piger i og udenfor Blåkildegård. Der gennemføres et lignende arrangement i Børn og unge Under dette indsatsområde har der været gennemført følgende aktiviteter: 13/21

14 Der er opstartet en børneklub Pangæa med en bred vifte af aktiviteter herunder: Filmklub. Lektiehjælp. Udflugter. Rollespil. Fodbold. Det er håbet, at Pangæa vil danne en form for fødekæde til ungeklubben BLING, så børn og unge bliver lært op til senere at drive deres egen klub og iværksætte aktiviteter på egen hånd. Svage og sårbare Under dette indsatsområde har der været gennemført følgende aktiviteter: EU projektet Building Social Bridges vil ende op i, at der bliver udarbejdet en Miniencyklopædi om social brobygning via mentoring. Encyklopædien vil foreligge ved udgangen af Social inklusion i Petanqueklubben. Der er etableret et indendørs lokale og klubben har åbent 2 dage i vinterhalvåret med indendørs petanque og hygge. Juleaften for enlige og ensomme. Arrangementet blev afviklet, men vil ikke blive gentaget, da antallet af deltagere ikke nåede op over 10 personer. Supervision af pårørende til selvmordstruet i bebyggelsen er afviklet. Synergien mellem den boligsociale indsats og den fysiske renovering bliver løbende udbygget, selvom renoveringen er kommet senere i gang end planlagt../. Bilag 5: Oversigt over milepæle og målsætninger. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 13. Afdeling 1903, Tåstrupgård Videoovervågning Efter afdelingsmødet den 24. april 2012, hvor videoovervågningen blev vedtaget, kan vi orientere om følgende: Licitationen var afholdt og med vedtagelsen, blev kontraktforhandlingerne indledt, og den 23. maj 2012 skrev forretningsfører Annemette Bøgh og direktør hos Dansk Kabel TV, Henrik Dudek, under på entreprisekontrakten. Dermed var startskuddet givet. Installationerne af anlægget forløber stort set planmæssigt og er pt. godt 1/3 færdig. 14/21

15 Siden startskuddet, har der været løbende opfølgning på projektet og med minimum et byggemøde pr. uge, har der været en rigtig god dialog mellem alle parter, som vi mener både er med til, men også er nødvendig for, at sikre det gode resultat, som vi til dato mener at have opnået. Opfølgningen fra såvel byggeudvalget som fra rådgiverens side af, fortsætter til projektet er afleveret, ultimo december, hvor det samlede anlæg forventes afleveret til Tåstrupgård. Undervejs har og er der en løbende proces med at få placeret udstyret de rigtige steder, og der er ligeledes indgået aftaler om diverse udvidelser af projektet, som har været vurderet hensigtsmæssigt, iht. det samlede anlægs funktioner, virkemåde og ønsker fra foreningen m.v. De eksisterende forhold (herunder arbejdsforhold) har svinget noget i forhold til det forventede, men gennem den gode dialog, har vi, sammen med entreprenøren, fundet frem til de nødvendige løsninger. Planen er, at der i løbet af den kommende måned så småt vil blive idriftsat overvågning. Overvågningerne vil blive igangsat blokvist, efterhånden som installationsarbejderne kommer frem gennem boligblokkene. Der vil ikke blive monteret kameraer uden, at de virker fra det øjeblik, de bliver opsat. I perioden fra kameraerne bliver opsat (forventes afsluttet i november), vil der frem til den samlede aflevering i december, foregå afprøvninger, finjusteringer etc. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 14. Afdeling 1903, Tåstrupgård Badeværelsesrenovering status På det seneste bestyrelsesmøde blev bestyrelsen orienteret om status på badeværelsesrenoveringen, som forløber økonomisk og udførelsesmæssigt inden for de aftalte rammer og budgetter. Etape 1 Der skal gennemføres 5-års eftersyn i perioden Etape 2 Renovering af badeværelser og installationer, MT Højgaard Deletape 2a, Taastrupgårdsvej er afsluttet. Deletape 2d, Taastrupgårdsvej , pågår og forventes endelig overdraget til driften i oktober /21

16 Deletape 2c, Taastrupgårdsvej , er netop igangsat på ny kontrakt og forventes overdraget til driften i september Deletape 2d, Taastrupgårdsvej , forventes gennemført fra maj 2013 maj Midlertidige badekabiner, E. Mortensen & Søn Der er indgået ny aftale med E. Mortensen & Søn for deletape 2c. Udførelsen af de midlertidige badekabiner følger processen i badeværelsesrenoveringen. Sanering og nedrivning, Kirkebjerg Alle deletaper er afsluttet inden for afsat tid og økonomi. Kloakrenovering, Aarsleff Alle deletaper er udført og afsluttet. Aflevering er udført i august Deletaperne er gennemført inden for afsat tid og økonomi. El-tavler, Wicotec Hele etape 2 er afleveret inden for afsat tid og økonomi. VVS-ledninger i terræn, LH Rørbyg Alle deletaper er afleveret inden for afsat tid og økonomi. Samarbejdet Samarbejdet mellem byggesagens parter forløber i en god og konstruktiv tone. For at fejre indsatsen blev der den 21. juni 2012 afholdt en Midtvejsfest for håndværkere, rådgivere og driftspersonalet. Arrangementet var en succes, som fortjener en gentagelse, hvis det gode samarbejde og viljen til at finde egnede løsninger på de opståede udfordringer fastholdes. Byggeperiode Den samlede byggeperiode er fra august 2012 til og med april Samlet budgetoversigt Håndværkerbudget Anvist til betaling pr. primo august 2012 Disponibelt restbeløb 192 mio. kr. 107 mio. kr. 85 mio. kr. For at få skabt plads til den boligsociale indsats flyttes tilsynskontoret fra de nuværende lokaler, Taastrupgårdsvej til nyistandsatte lokaler Taastrupgårdsvej Flytningen forventes at foregå i løbet af efteråret Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 16/21

17 15. Afdeling 1903, Tåstrupgård - Status på Boligsocial helhedsplan Den nye helhedsplan for Tåstrupgård i årene har været i behandling i Høje- Taastrup Kommunes byråd den 19. juni Byrådet godkendte kommunens medfinansiering på 12,5 % på i alt kr. over fire år. Ansøgningen er herefter sendt til Landsbyggefonden, hvorfra der afventes et svar. I den tidligere helhedsplan har projektet samlet rådet over fire særskilte små lokaler i bebyggelsen. For at skabe et tættere samarbejde mellem medarbejderne, er alle de boligsocialt ansatte flyttet ind i nogle midlertidige lokaler i bebyggelsen. Samtidig er byggesagen i gang med at flytte fra deres lokaler beliggende på nr. 135, som det samlede boligsociale team herefter overtager, hvilket forventes gjort inden årets udgang. Fra 1. august 2012 er der ansat en ny netværks- og kommunikationsmedarbejder, Tatjana t Felt. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 16. Afdeling 1903, Tåstrupgård Centerbygningen Status I forlængelse af en tidligere godkendelse i bestyrelsen og en efterfølgende beslutning på afdelingsmødet den 8. maj 2012 om at igangsætte genopførelsen og omdannelsen af den tidligere centerbygning til ny genbrugsgård i Tåstrupgård, er status følgende: Omdannelsen finansieres af forsikringssummen og får ingen huslejekonsekvens. I løbet af foråret er der udarbejdet et projekt, der indeholder de faciliteter, som optimerer den ny genbrugsgård til at kunne fungere som et effektivt og attraktivt sted for den frivillige indsats. Projektet gennemføres i samarbejde med Gaihede a/s, der er rådgiver på omdannelsen, afdelingsbestyrelsen og brugerne af den eksisterende genbrugsgård. Det forventes, at udbudsmaterialet på omdannelsen kan udsendes i september Byggeriet sættes i gang fra oktober 2012 og forventes klar til indvielse i sommeren Økonomi Der er et samlet anlægsbudget på 8,5 mio. kr. inkl. moms. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 17/21

18 17. Legepladsinspektion 2012 Afdeling 1901, Valhøj Driftspersonalet har i 1. halvår 2012 fulgt op på legepladsrapporten fra den 7. juni 2011 og sikret, at der er foretaget udbedring af de større og mindre fejl, der er dokumenteret i rapporten fra Ny legepladsrapport er bestilt medio august 2012, og der er lavet aftale med inspektionsfirmaet om, at legepladsgennemgangen fremover skal foretages i forsommeren. Afdeling 1902, Blåkildegård Der er den 29. maj 2012 foretaget inspektion af legepladser i Blåkildegård. Der foreligger en rapport for inspektionen. I rapporten er der påpeget følgende: - mindre fejl bestående af: hærværk på belægning på gyngesæde, boltender er synlige, faldunderlag er ikke tilstrækkelig i dybden, sikringsbræt mellem rutsjebane og legehus mangler, en fingerfældeåbning, manglende sideafskærmning på et legeredskab efter fjernelse af klatrenet, snorefælde ved tagryg på 1 legeredskab, fastgørelse af sideafskærmning på 1 redskab er for svag, råd i kant af tagplade på 1 redskab, sideafskærmning på trappe på 1 redskab er mangelfuld, højde på sideafskærmning i 1 redskab er ikke høj nok, sikkerhedsafstand fra legeredskab til træ er ikke stor nok og gamle bolte ved gyngestativer og legehuse er ikke fjernet. - større fejl bestående af: Manglende overholdelse af sikkerhedsafstand mellem 2 motionsredskaber. Fejlene er udbedret og de fleste gamle legeredskaber er fjernet, da der skal opføres nye, når Blåkildegårds helhedsplan går i gang. Afdeling 1903, Tåstrupgård Der er den 26. juni 2012 foretaget inspektion af legepladserne i Tåstrupgård. Der foreligger rapport for inspektionen. I rapporten er der påpeget følgende: - mindre fejl bestående af: Begyndende råd og nedbrudte trædele samt generelt manglende påmaling og almindelig vedligeholdelse 18/21

19 - større fejl bestående af: Legepladserne i Tåstrupgård er generelt i meget dårlig stand, og der er behov for en gennemgribende renovering eller udskiftning. Afdelingsbestyrelsen har efter det seneste organisationsbestyrelsesmøde været på markvandring og konstateret, at vedligeholdelsesbehovet er langt større end først antaget. Afdelingsbestyrelsen har derfor foreslået, at der henlægges 1,5 mio. kr. både i 2013 og 2014 på henlæggelseskontoen til en generel udskiftning af legepladser i Tåstrupgård. Udskiftningen af legepladser vil foregå i tæt samarbejde med beboerne, bestyrelsen og eventuelt et nedsat legepladsudvalg. Arbejdet startes op i efteråret Dette forventes godkendt på afdelingsmøde den 11. september Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 18. Tal fra Beboerserviceområdet 2011 Bilagene 6a og 6b er vedlagt og består af to notater fra henholdsvis Huslejeområdet og Udlejningsområdet.De to notater indeholder nogle vigtige nøgletal opgjort pr. boligorganisation. Tallene fra notaterne har også relevans for forberedelsen af den kommende styringsdialog. Notat Huslejeområdet 2011 Bilaget er en samlet pdf-fil med notat og bilag A, B, C og D. Der er i bilag B en række nøgletal omkring udsættelser. Når man ser alle boligorganisationer under ét, viser tallene at: Antallet af udsættelser er steget fra 402 i 2010 til 497 i De gennemsnitlige omkostninger pr. udsættelsessag for boligorganisationen er kr i 2011, hvilket svarer til niveauet i Beløbet søges inddrevet hos beboerne. KAB har iværksat flere initiativer til at minimere tabene for afdelingerne, samtidig med at vi tager de fornødne hensyn til skyldnerne. I bilag C omkring alle fraflytninger, viser tallene blandt andet, at: Beboerne i gennemsnit - efter modregnet indskud betalte kr. ved fraflytning mod kr. i Notat Udlejningsområdet 2011 Notatet er en samlet pdf-fil med notat og bilag A og B. 19/21

20 I bilag A ses antallet af udlejninger fordelt på boligtyper. Det fremgår af disse tal, at: Den gennemsnitlige udlejningsprocent er 11,4 for familieboliger opgjort under ét. Ser man på den enkelte boligorganisation, er der imidlertid betydelige udsving. I 2011 er antal af opnoterede på ventelister til familieboliger I 2011 er nye boligsøgende opnoteret til ventelister mod i Det svarer til en stigning på 5,2 procent. Hertil kommer nye opnoteringer via BoligButikken på Hovedbanegården../../. Bilag 6a: Tal fra Huslejeområdet vedrørende huslejerestancer, udsættelser, fraflytninger m.v Bilag 6b: Tal fra Udlejningsområdet vedrørende opnoteringer og udlejninger 2011 Det indstilles, at boligorganisationen gennemgår tallene for boligorganisationen og drøfter, om de giver anledning til særlige initiativer for boligorganisationen eller afdelinger. 19. Ny personalepolitik for ansatte i boligorganisationerne og i KAB En ny personalepolitik for ansatte i KAB-administrerede boligorganisationer og i KAB er den 19. juni 2012 godkendt i KAB s fælles samarbejdsorgan, Det fælles Virksomhedsnævn (VN F). Politikken er forinden behandlet og godkendt i såvel det decentrale (VN-D) som det centrale virksomhedsnævn (VN-C). tog den 24. september 2008 til efterretning, at KAB bemyndiges til at forhandle fælles personalepolitikker på boligorganisationens vegne, og den nye politik trådte i kraft med virkning fra godkendelsesdatoen. Trivselspolitikken En af KAB s værdier er ansvarlighed, og ved at højne bevidstheden omkring trivsel viser KAB sin ansvarlighed over for medarbejderne. Vi vil skabe rammerne for et godt liv er KAB s mission, og dette vil vi gerne koble til det at arbejde og være medarbejder i KABfællesskabet. Det er KAB s klare overbevisning, at når medarbejderne har det godt fysisk og psykisk, er de også mere velfungerende og produktive. Gode arbejdsvilkår er individuelle fra person til person, men ét overordnet minimumskrav bør være opfyldt: Integration af arbejdsmiljø og sundhedsfremmende tiltag i det daglige arbejde. Politikken har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for boligorganisationen../. Bilag 7: Trivselspolitik 20/21

21 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 20. Mødekalender 2013 Bestyrelsen bedes drøfte møderækken for: Organisationsbestyrelsesmøde i maj 2013 repræsentantskabsmøde i maj 2013 organisationsbestyrelsesmøde i september 2013 årsmøde i september - eventuelt oktober /21