Referat. Møde i NVF s kommunikationsgruppe den 23- april Emne

Transkript

1 Dato 27. april 2015 Sagsbehandler Marianne Worm Mail Telefon Dokument 14/ Side 1/6 Referat Emne Møde i NVF s kommunikaitonsgruppe Tidspunkt april 2015 kl.11:30 (23/4-15) - 11:30 (24/4-15) Sted Trafikverket i Göteborg Deltagere Liv Bulling, formand (Norge); Malin Wallander (Sverige); G. Petur Matthiasson (Island) og Marianne Worm, ref. (Danmark) Fraværende Johanna Majamaki Møde i NVF s kommunikationsgruppe den 23- april Godkendelse af referat Referatet blev godkendt 2. Nyt fra Via Nordica 2016 Liv Bulling gav en status for forberedelserne til Via Nordica-kongressen. Kongres-komitéen er i tæt kontakt med udvalgene og forventer at have et kongresprogram færdigt i september Der er nu udarbejdet en hjemmeside (vianordica2016.no), men den er ikke publiceret endnu. Kongres-komitéen havde bedt Liv spørge kommunikationsgruppen, om den havde nogle anbefalinger til kommunikationen før, under og efter kongressen. Kongreskomitéen ønsker: At der skal være mindst mulig brug af papir og mest mulig brug af digitale medier At programmet skal kunne downloades som en app. At programmet udarbejdes i et oversigtsformat, som trykkes som en lille en folder eller som en lille lamineret brik, man kan have om halsen som på Via Nordica i Island i 2012 At der ikke, i modsætning til Via Nordica i Island, udgives et magasin, som kan udsendes før kongressen At både Via Nordicas egen hjemmeside (som evt. får form af en blog) og NVF s hjemmeside bruges til at markedsføre kongressen. At andre sociale medier tages i anvendelse (facebook, yammer, linkedin m.fl) Vejdirektoratet Niels Juels Gade København K Telefon vd@vd.dk vejdirektoratet.dk SE EAN

2 At der indgås et samarbejde med en kreativ højskole i Trondheim, der uddanner mediefolk, herunder studerende der vil kunne lave film- og fotooptagelser, som kan klippes kreativt og projiceres på en væg ved indgangen til kongresstedet At oprette en instagramkonto At NVF s medlemsorganisationer opfordres til at invitere studerende med til kongressen At de enkelte lande sender forslag til tidskrifter, hvor man kan reklamere for kongressen At droppe traditionen med en kongrestaske Kommunikationsgruppen drøftede Liv s oplæg og blev enige om følgende anbefalinger: Lad være med at bruge facebook. Brug i stedet linkedin, hvis der skal tages andre sociale medier end hjemmesiden i brug. Overvej, om det ikke er bedre at koncentrere kommunikationsindsatsten om én god kommunikationsplatform (hjemmesiden) snarere end mange halvgode. Hvis ressourcerne er begrænsede, kunne det med andre ord overvejes IKKE at tage andre sociale medier i brug end hjemmesiden. Hvert medlem af Kommunikationsgruppen sender inden 11. maj 2015 et forslag til relevante faglige tidsskrifter, hvor man kan markedsføre Via Nordica Forslaget sendes til Liv. Det kan også være nationale konferencer, temadage og lign, hvor man vil kunne markedsføre Via Nordica Udfordringer med hjemmesiden, herunder Nyhedsbrevet 3.1. Nyhedsbrevet Gruppen drøftede nogle af de udfordringer, der er omkring nyhedsbrevet. Liv havde bl.a. nogle tekniske udfordringer, som Petur fik løst. Marianne nævnte, at mange får nyhedsbrevet to gange. Petur oplyste, at det skyldes, at Advania har koblet to lister sammen uden at slette gengangerne. Petur kontakter Advania og beder dem slette dobbeltgængere i distributionslisten Hjemmesiden generelt Malin rejste spørgsmålet om hjemmesidens brugervenlighed. Mange udvalgsmedlemmer finder det svært at lægge materiale ind på den, det fungerer ikke intuitivt. Især på seminarsiderne kan man se, at udvalgene har svært ved at anvende hjemmesiden. Resten af kommunikationsgruppen var enige med Malin. Især seminarsiderne er meget rodede som følge af, at udvalgene har svært ved at bruge systemet. Det betyder blandt andet, at seminarerne ikke ligger i kronologisk rækkefølge. Kommunikationsgruppen besluttede, at dette ikke må gentages i den næste NVF-periode, da seminarerne er noget af det vigtigste ved NVF s virksomhed. Der vil blive foretaget en hurtig oprydning for denne periode, og så vil fokus ellers blive rettet mod at få en god systematik etableret for periode Med henblik på dette, vil der blive foretaget en brugerundersøgelse i efteråret 2015, hvor de 2

3 nuværende udvalgsformænd vil blive spurgt om deres ønsker og behov i forhold til at lægge materiale om udvalgsseminarerne på hjemmesiden. Dette skal ses ind i den generelle tilpasning af hjemmesiden til den nye NVF-periode. Malin laver forslag til en projekt- og tidsplan. Marianne nævnte at såfremt, man skulle lave fokusinterviews kunne dette evt. ske i forbindelse med et forbundsmøde, hvor alle de ledende formænd og sekretærer alligevel er samlede. Det næste ligger i 25. november Der skal også i den næste periode være bedre systematik i hjemmesidens mange kalendere. Petur gennemgik i den forbindelse en række andre udfordringer med Lisa-systemet: Kalenderen og Nyheder ligger samme sted i Lisa-systemet. Da man kan lave en kalendernyhed og nyheds-item samme sted bliver de blandet sammen, hvilket skaber nogle forvirringer. Dette skal ændres i næste periode. Petur vil spørge Advanina, hvad det vil koste at splitte nyheder og kalender-item ad. Malin spurgte ind til, hvor længe aftalen med Advania løber. Liv undersøger sagen. Under denne brede drøftelse traf Kommunikationsgruppen i alt følgende beslutninger: 1) Liv, Malin, Petur og Marianne går tilbage og undersøger, hvor mange åbne seminarer, der har været afholdt nationalt 2014, som ikke er registrerede under seminarsiderne. Oplysningerne sendes til Liv, der rydder op i seminarer ) Malin laver en projekt- og tidsplan for tilpasningen af hjemmesiden til NVF I denne skal der sættes tid af til en brugerundersøgelse i efteråret 2015 samt evt. fokusgruppeinterviews 3) Liv undersøger, hvor længe aftalen med Advania løber 4) Petur kontakter Advania og beder dem slette dobbeltgængere i nyhedsbrevets distributionsliste og spørger dem samtidig, hvad det vil koste at skille nyhedsbrev og kalender-item ad. 4. Forslag til ny kommunikationspolicy Gruppen havde fået i opdrag af sekretærgruppen af gennemgå kommunikationspolicyen og komme med ændringsforslag jf. referat fra NVF s sekretærmødet 17. marts: Behovet for en revision af kommunikationspolicyen, inkluderet sprogpolicyen, blev taget op, og kommunikationsgruppen får i opdrag at gennemgå policyen og lægge frem forslag til eventuelle ændringer på Forbundsstyrelsesmødet 11. juni. Kommunikationsgruppen bør se på fordelingen af redigeringsansvaret for hjemmesiden. Det vil være enklere om bare webmaster (fra ledende land) og én person fra den nationale afdeling har adgang, og ikke, som det er tilfældet i dag, udvalgene, Det kræver megen oplæring. Kommunikationsgruppens forslag skal være færdigt inden 3. juni. Marianne foreslog, at Malin fik opgaven med at skrive udkastet til policyen, da Sverige skal være ledende land, og det derfor i særdeleshed er vigtigt, at de rammer, policyen udstikker, er 3

4 nogle den svenske NVF-afdeling vil kunne leve med. Malin og resten af gruppen var enig i dette. Gruppen drøftede derefter, om NVF skulle have en fast webmaster. Gruppen fandt, at måden det kører på nu, hvor det i høj grad er op til de enkelte udvalg og de enkelte nationale afdelinger at lægge noget på hjemmesiden, ikke er hensigtsmæssig. Gruppen vil derfor anbefale, at der nedsættes en fast webmaster, og at redigeringsansvaret lægges hos denne. Gruppen gennemgik derefter den nuværende kommunikationspolicy. Gruppen drøftede især: Brug af sociale medier. Hvis vi ikke har ressourcer til at være til stede på mange platforme, så er det bedre at kommunikationspolicyen sikrer, at kommunikationen koncentreres om én god hjemmeside (igen: hellere ét godt kommunikationstiltag end mange halvgode kommunikationstiltag på mange forskellige sociale medier). Fjern sætningen om, at kommunikationsgruppen hjælper med kontakt til presse og medier. Er der behov for en kommunikationsgruppe i næste periode? Opgaven kan muligvis klares, ved at webmaster kontakter NVF-sekretærerne eller en kommunikationsansvarlig i de enkelte lande. Det, der står om publikationer, herunder 4 serier, skal slettes. Gruppen drøftede, om hjemmesiden skulle fungere som en arbejdsarena, hvor udvalgene kan have deres ting liggende, eller som et egentlig udstillingsvindue, hvor NVF profileres. Marianne nævnte IVA.se som et godt eksempel på, hvordan NVF kunne kommunikere og pushe sin viden. Gruppen fandt, at dette var en vigtig diskussion, som NVF-sekretærerne og evt. Forbundsstyrelsen bør drøfte. Marianne tager punktet med på det næste NVF-sekretærmøde (et lync-møde som holdes 1. juni 2015) Sprog: NVF s sprog-policy har hidtil været, at sproget var nordisk, men at man kunne bruge engelsk, hvis der var behov for det. Nogle udvalg (bro- og tunneludvalget) anvender engelsk som arbejdssprog. Dette gav en god drøftelse, gruppen mente, at NVF nok er på vej hen imod, at arbejdssproget bliver på engelsk, også fordi mange på de tekniske uddannelser bliver undervist på engelsk, men om man ligefrem skal tage skridtet denne gang var gruppen mere i tvivl om. Bag tvivlen lå en bekymring for, at for mange vil falde fra, hvis arbejdssproget blev engelsk (omvendt ville man kunne rekruttere nogle nye og yngre medlemmer fra især Finland og Island). Malin nævnte også, at en anbefaling om at gå helt over til engelsk ville medføre en risiko for svenglish, altså dårligt engelsk på hjemmesiden og lign., hvilket gruppen var enig i var uhensigtsmæssigt. Gruppen besluttede at veje alternativer op mod hinanden og bede Forbundsstyrelsen træffe en beslutning. Malin skriver dette ind i sit udkast til beslutningsoplægget til Forbundsstyrelsen om en ny kommunikations- og sprogpolicy. Gruppen drøftede om kommunikationspolicyen kunne anbefale nogle værktøjer til webmøder og lign. I dag bruger udvalgene en mangfoldighed af værktøjer (go-tomeeting, lync etc.) Gruppen besluttede at anbefale brug af digitale møder og værktøjet 4

5 lync. Dette skrives ind i oplægget om ny kommunikations- og sprogpolicy, som skal behandles på Forbundsstyrelsesmødet den 11. juni ) Malin laver en tidplan for udarbejdelse af den sag om ny kommunikations- og sprogpolicy, der skal i Forbundsstyrelsen, og som Marit Due Langaas skal have inden 3. juni ) Malin indkalder snarest til et lyncmøde, hvor vi kan drøfte et første udkast til kommunikationspolicyen 3) Malin laver et første udkast til kommunikations- og sprogpolicyen (Malin foreslår en deadline i tidplanen) Møde i NVF s kommunikationsgruppe 24- april 2015 Denne dag fik karakter af et arbejdsmøde, hvor kommunikationsgruppen gennemgik hjemmesiden og fjernede materiale, der ikke længere var aktuelt, og tilføjede nyt. I forbindelse med gennemgangen blev det besluttet, at: 1) Liv laver et udkast til en powerpointpræsentation om NVF og sender den i høring til kommunikationsgruppen i løbet af maj. Liv anvender den nye poerpoint-skabelon, som Malin har lavet. 2) Der skal ryddes op i seminarsiderne. Liv, Malin, Petur og Marianne går tilbage og spørger, hvilke seminarer der har holdt nationalt og sender info til Liv. Liv flytter derefter alle dem, der har været afholdt i 2013, over i en mappe som hedder seminarer ) Marianne laver et udkast til en ny check-liste til seminarer med afsæt i Trafiksikkerhedsseminaret i juni 2015 i Danmark. Det skal tilføjes, at man skal bruge Lisa-systemets seminarsystem, og at også seminarmaterialet (powerpoint mv) skal lægges på hjemmesiden efter en særlig systematik. 4) Kommunikationsgruppen drøfter arbejdet med kravspecifikation mv for den nye netside for på sit næste møde jf. Malins oplæg til en tidsplan for arbejdet. Malin undersøger, om man kan bruge Trafikverkets interne undersøgelsessystem til brugerundersøgelsen. Næste møde Næste møde holdes i Trondheim efter oktober fra ca. 11:30-11:30 5

6 Aktivitetsliste Hvornår Hvad Hvem 30. april Tidsplan for udarbejdelse af sag til Malin Forbundsstyrelsen om ny kommunikations- og sprogpolicy 30. april Indkaldelse til lyncmøde i maj om sag til Malin Forbundsstyrelsen om ny kommunikations- og sporgpolicy 11. maj Oversigter over, hvor Via Nordica-kongressen kan Liv, Malin, Petur og Marianne markedsføres i de enkelte lande (fagtidsskrifter, konferencer etc.) sendes til Liv 11. maj Advania får besked om: 1) At slette gengangerne i Petur nyhedsbrevets distributionsliste. 2) At give et bud på hvad det vil koste at skille kalender-items og nyheder ad 11. maj Udkast til powerpointpræsentation om NVF Liv 11. maj Det undersøges, hvornår aftalen med Advania Liv udløber 1. juni NVF-sekretærerne drøfter om NVF s hjemmeside Marianne skal være en arbejdsarena eller et udstillingsvindue 1.juni Udkast til projekt- og tidsplan for tilpasningen af Malin hjemmesiden til NVF I planen er der afsat tid til en brugerundersøgelse i efteråret Det er også undersøgt, om Trafikverkets spørgeundersøgelsessystem kan anvendes 1.juni Udarbejdelse af udkast til en ny version af checkliste Marianne til seminarerne, hvor der skal fremgå hvilken Lisafunktionalitet, man skal anvende. 1. juni Hvert land undersøger, hvilke åbne NVF-seminarer Liv, Petur, Malin og Marianne der har været afholdt i Oplysningerne sendes til Liv 2. juni Sag om ny Kommunikations- og sprogpolicy sendes til NVF s generalsekretær Marit Due Langaas Malin 6