Dagsorden til bestyrelsesmødet den 11. oktober 2016 kl på kontoret, Mosevænget 16, Brande.

Transkript

1 REFERAT Dagsorden til bestyrelsesmødet den 11. oktober 2016 kl på kontoret, Mosevænget 16, Brande. Udsendt til: Kamma Ebsen, Frank Overgaard, Annet Mesnickow, Birgit Kristensen og Emma Schnedler. Udsendt den: 21. oktober Referent: Asger Helles, BDK og Jan Erik Vadstrup Larsen, BDK vedr. dagsordenspunkt 5. Indhold cases/mdr71/mdr Godkendelse af referatet fra sidste møde Revisionsprotokol Meddelelser fra formanden Meddelelser fra Boligkontoret Danmark Afdelingerne Eventuelt Næste møde Godkendelse af referatet fra sidste møde. Referatet fra det sidste møde er tidligere udsendt, og der er ikke indløbet kommentarer. Organisationsbestyrelsen godkender og underskriver referatet fra sidste møde. Referatet er tidligere udsendt. Referat blev gennemgået og underskrevet. 2 Revisionsprotokol Der er ikke foretaget indføring i revisionsprotokollen siden sidste møde. Revisionsprotokollen tages til efterretning. Revisionsprotokollen medbragt til mødet. Der er ikke tilføjet mere materiale siden sidste møde. side 1/8

2 3 Meddelelser fra formanden Nyt bestyrelsesmedlem Emma Schnedler indtræder i organisationsbestyrelsen, efter at være blevet valgt på generalforsamlingen den 20. september Formand for organisationsbestyrelsen Kamma Ebsen bød Emma Schnedler velkommen i bestyrelsen. Konstituering af bestyrelsesposter: Kamma Ebsen forespurgte bestyrelsen, om man skal forsætte med sidste periodes næstformand for organisationsbestyrelsen, Frank Overgaard. 4 bestyrelsesmedlemmer inkl. Frank Overgaard tilkendegav at sidste periodes næstformand kunne fortsætte sit hverv, hvorimod Emma Schnedler henviste til generalforsamlingens afstemningsresultat. Bestyrelsen besluttede, at Frank Overgaard fortsætter som næstformand i organisationsbestyrelsen. Evaluering af generalforsamlingen den 20. september Bestyrelsen var enig i, at generalforsamlingen den 20. september 2016 forløb ganske tilfredsstillende. Emma Schnedler tilkendegav, at generalforsamlingens dirigent var for dikterende og især det, at man ikke kunne holde rygepauser i generalforsamlingen, er ikke tilfredsstillende. Endvidere dirigentens bemærkninger med de gule lapper, som dirigenten havde modtaget inden mødet, hvor det fremgik hvilke kompetencer en dirigent har som f.eks. at bortvise drikfældige personer fra generalforsamlingen. Denne bemærkning satte afdelingens beboere i miskredit. Emma Schnedler var interesseret i, at få oplyst om det var bestyrelsen, der havde tilføjet denne bemærkning. Asger Helles orienterede Emma Schnedler, at man ikke har kendskab til det med de gule lapper, men bestyrelsen havde besluttet, at sende en generel vejledning for en dirigent, som kunne hjælpe til at gennemføre og styre en generalforsamling. I det materiale fremgår det, at en dirigent kan bortvise drikfældige personer fra en generalforsamling hvis de skaber uro og ballade, så generalforsamlingen ikke kan gennemføres. Dirigentens bemærkning var nok ment som et humoristisk oplæg, som også generalforsamlingen reagerede på med et grin. Bestyrelsen tog dagsordenspunktet til efterretning. Orientering fra besigtigelsestur med Kuben Managemenent til København v/ Frank Overgaard og Annet Mesnickow. Fremstilling Frank Overgaard og Annet Mesnickow orienterede bestyrelsen om deres besigtigelsestur til København, der var arrangeret af Kuben Management. Besigtigelsesturen skulle vise nye kreative boligtyper fra 1 rum til 5 rum, der var beliggende på Sundholmen på Amager og Nord- og Sydhavnen. Turen indbefattede også en besigtigelse af Absalon Kirken, der er ombygget til et fælleshus for unge og et besøg på det nye Rock Museum i Roskilde. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Andelsboligforeningen Brandes evt. nye logo - Legetøjsdyret? Bestyrelsen har arbejdet videre med et nyt logo af gavlmaleriet Legetøjsdyret for Andelsboligforeningen Brande. Efter den seneste korrespondance med rettighedshaverens af gavlmaleriet Legetøjsdyret, har man konstateret, at der kan blive problemer med at få godkendt Andelsboligforeningen Brandes logo af Legetøjsdyret af rettighedshaver. Man kunne eventuelt hænge et stort foto af gavlmaleriet Legetøjsdyret, som en dekoration på Gildesalens væg. Bestyrelsen debatterede, hvilke muligheder der er med et nyt logo eller fortsætte med at finde en løsning med Legetøjsdyret som logo. Bestyrelsen besluttede, at man vil arbejde videre med at finde en løsning med Legetøjsdyret som et vandmærke på Andelsboligforeningen Brandes papir eller finde et nyt forslag til logo. Kamma Ebsen er tovholder på opgaven med et foto af gavlmaleriet Legetøjsdyret. side 2/8

3 Andelsboligforeningen Brandes gaveregulativ. Kamma Ebsen har været i kontakt med andre boligforeninger, for at få indblik i hvordan de har udformet deres gaveregulativer. Årsagen til denne kontakt til andre boligforeninger, var at undersøge hvilke gaver man giver til boligforeningernes ansatte og de beboerdemokrater, der ikke modtager løn eller diæter for deres arbejdsindsats for en boligforening. Andelsboligforeningen Brande har vedtaget, at man ikke giver beboerdemokrater løn eller diæter for deres arbejdsindsats i boligselskabet. Kamma Ebsen foreslår, at Andelsboligforeningen Brande ændrer gaveregulativet for de ansatte med julegaver til kr. 500,- og tilføjer beboerdemokraterne i organisationsbestyrelsen samt samarbejdspartnere, at de modtager en julegave til kr. 500,- for deres arbejdsindsats for boligforeningen. Julegaver på kr. 500,- er inden for SKATs regler for gaver, der ikke beskattes. Bestyrelsen debatterede formandens forslag til at regulere det eksisterende gaveregulativ for de ansatte og en tilføjelse af beboerdemokrater og samarbejdspartnere. Emma Schnedler ønskede ikke, at der foretages nogen regulering af gaveregulativet og at man ikke giver gaver til sig selv. Birgit Kristensen tilkendegav, at det var beboerne, der skulle have gaver og ikke beboerdemokraterne Beslutning Bestyrelsen besluttede, at gennemføre formandens ændring af gaveregulativet, da Kamma Ebsen, Frank Overgaard og Annet Mesnickow stemte for forslaget og Birgit Kristensen og Emma Schnedler stemte imod. Bestyrelsen besluttede at Birgit Kristensen forslag til gaver til nye beboere kunne behandles på det næste stormøde. Orientering fra BDKs Marketingsudvalg v/kamma Ebsen. Marketingsudvalget har været på besigtigelsestur hos Fyns almennyttige Boligselskab Korsløkken i Odense. Korsløkken har været igennem en omfattende renovering og fremtidssikring af boligområdet. Renoveringsprojektet var et samarbejde mellem Fyns almennyttige Boligselskab og Landsbyggefonden. Følgende indsatsområder blev renoveret eller etableret: Elevatorer der er etableret adgang til samtlige lejligheder via elevator. Altaner fremtidssikret lejligheder der alle råder over enten en stor altan eller en terrasse i terrænniveau. Køkkener alle køkkener er fornyet. Der er etableret både åbne og lukkede køkkener og alle har emhætter og med mulighed for tilslutning af opvaskemaskine. Bad alle badeværelser er fornyet. Der er etableret mulighed for opsætning af vaskemaskine og tørretumbler i badeværelserne. Boligventilation der er indbygget et ventilationssystem, som sikrer tilstrækkelig friskluft tilførsel og genvinder varmen fra den luft, som hentes ud af lejlighederne. Dette betyder, at den friske luft som kommer ind i lejligheden ikke er kold, men opvarmet, så der ikke bliver træk. Tilgængelighed Renoveringen har ved hver enkelt blok etableret lettere indgangsveje. Der er etableret ny og mere hensigtsmæssig belægning og ramper, så både barnevogne og rollatorer med mere får let adgang. Udearealer der er etableret aktivitetsområder for alle aldersgrupper og i større sammenhæng i hele området med stisystemer og god belysning, hvor der er sat fokus på tryghed og oplevelsesværdi. Renovation etableret affaldsbeholdere/containere er moderniseret med affaldssystemer under terræn. Det er lettere for børn at gå ned med affald, og systemet tømmes med større mellemrum. Beboer- og aktivitetshus Beboer- og aktivitetshus, som er bygget centralt i Korsløkken. Beboerhuset er et nyt og spændende hus, som med sine mange faciliteter rummer et væld af beboeraktiviteter. Huset har blandt andet møde- og festlokaler, som kan lejes af beboere. Bestyrelsen tog orientering til efterretning. Lokalrådet Fremstilling Den 21. november 2016 afholdes der lokalrådsmøde på Gram Slotskro, med start kl Følgende punkter er endvidere sat på dagsorden til lokalrådsmødet den 21. november 2016: Katja Lindblad fra BDK er inviteret til at holde oplæg om digitalt beboerdemokrati. Valg af bestyrelsesmedlemmer til lokalrådsbestyrelsen På valg er: Tonny Bech, Boligselskabet Kolding modtager genvalg Britta Knudsen, Holsted Boligforening modtager genvalg side 3/8

4 Valg af suppleanter På valg er: Lotte Rosendahl Pedersen, Bevtoft Boligselskab modtager genvalg Nyvalg På den endelige dagsorden medtages punkter fra Boligkontorets direktion. Menu: Der bestilles andesteg samt ris a la mande. Kaffe med småkager til mødet Forårets lokalrådsmøde afholdes torsdag, den 27. april 2017 på Bramdrupdam Kro, Kolding. Tilmeldingsfrist mandag den 16. november Bestyrelsen besluttede, de kan tilmelde sig arrangementet, når man modtager invitationen til lokalrådsmødet. BDK invitere til medlemsmøde om billigere husleje Der inviteres hermed til medlemsmøde mandag d. 28. november kl på Hotel Comwell Middelfart, Karensmindevej 3, 5500 Middelfart. Ifølge notat Bedre og billigere drift er der indgået en aftale mellem Kommunernes Landsforening, BL Danmarks Almene Boliger og regeringen om en driftsmæssig besparelse ude i boligafdelingerne på samlet 1,5 milliarder kr. frem mod Besparelsen svarer til ca kr. pr. bolig årligt. På medlemsmødet vil direktionen gennemgå den indgåede aftale, vise statistik over det forventede forbrug i driften hos medlemmerne frem til 2020 og orientere om Boligkontorets hidtidige initiativer på området. Endelig vil vi meget gerne i en tæt dialog med medlemmerne omkring de lokale tiltag i den kommende tid. På mødet deltager Boligkontorets direktion med adm. direktør Michael Demsitz og forvaltningsdirektør Lars Lehmann samt Boligkontorets formand Lisbet Riis. Hvert medlem kan deltage med to repræsentanter fra organisationsbestyrelsen og tilmelding kan ske til direktionssekretær Tilmeldingsfristen er fredag den 11. november Bestyrelsen besluttede, at Kamma Ebsen og Emma Schnedler deltager i arrangementet. 4 Meddelelser fra Boligkontoret Danmark Afdelingsbudgetterne for perioden 2017/2018. Budgetforslag for Andelsboligforeningen Brandes 3 afdelinger for perioden 1. april 2017 til 31. marts Budgetforslaget for afdeling 1 udviste en huslejestigning på 3,7%. Huslejestigningen fremkommer da afdelingens resultatkonto er opbrugt. Budgetforslagene for afdelingerne 3 og 7, udviste en uændret husleje. Budgetforslagene er fremsendt før bestyrelsesmødet. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Budgetforslagene fremlægges på afdelingsmøderne i uge 47 i Evt. skift af forsikringsmægler Boligkontoret har henover sommeren 2016 gennemført et EU udbud af forsikringsmæglerydelser for alle medlemmerne og Boligkontoret selv. En forsikringsmægler er en uvildig forsikringsrådgiver, der fungerer som bindeleddet mellem boligselskabet og forsikringsselskabet. Mæglerens opgaver er bl.a.: Rådgivning vedr. forsikringer og risici Ajourføring af dækninger Udarbejdelse af forsikringsprogram med tids- og handleplaner side 4/8

5 Løbende prisindhentning og udbud, separat eller i puljer Håndtering af skader Overvågning af dækninger Udarbejdelse af årsrapport pr. boligorganisation med skadesstatistikker mv. Generel rådgivning om skadesforebyggelse Det bedste tilbud fik vi fra Contea Assurance Forsikringsmæglerselskab, der har hjemsted i Esbjerg. De er i forvejen forsikringsmægler for 29 andre boligorganisationer, 29 kommuner og 2 regioner. Virksomhedsprofil og referenceliste er vedlagt. Hidtil har forsikringsmægleren fået en fast betaling beregnet som en fast procent af forsikringspræmien. Det har vi anset for en udfordring, eftersom en billigere forsikring i realiteten vil reducere mæglerens eget honorar. Med de nye aftaler betales der en fast pris pr. m 2 bygningsareal, uafhængigt af præmiens størrelse. Som for øvrige udbud, der håndteres af Boligkontorets indkøbsafdeling, betaler de vindende leverandører en afgift til Boligkontoret, der medgår til finansiering af indkøbsafdelingen. Denne afgift, som er 25 øre pr. m 2, er indeholdt i den samlede pris, som Andelsboligforeningen Brande skal betale forsikringsmægleren. Når indkøbsafdelingen begynder at give overskud, fordeles disse penge til medlemmerne i forhold til mængden af indkøb. Overgangen til ny mægler kan ses pr. næste hovedforfald. Vi har noteret næste hovedforfald for Andelsboligforeningen Brande til at være Betalingen for Andelsboligforeningen Brande vil være: Årligt honorar til Contea kr Nuværende årlig udgift (konto 110 i afdelingerne) kr = Årlig besparelse kr Besparelsen svarer til 36,10 %. Bækmark & Kvist, som tidligere er anvendt som forsikringsmægler, deltog ligeledes i licitationen og afgav det 5. bedste tilbud ud af 5. Bækmark & Kvist har efter licitationen valgt at fremsende et nyt tilbud, som ikke baserer sig på indkøb gennem indkøbsafdelingen. Tilbuddet er at fortsætte samarbejdet og betale 0,89 kr. pr. m 2. Tilbuddet fra Contea er på 0,70 kr. pr. m 2 plus de 25 øre + moms til indkøbsafdelingen. I alt 1,0125 kr. pr. m 2 inkl. moms. Indstilling Det indstilles, at bestyrelsen godkender overgangen til Contea fra 1. januar Bestyrelsen besluttede, at man godkender overgangen til Contea fra 1. januar Udkast til forretningsorden vedrørende Andelsboligforeningen Brandes byggeudvalg. Byggeudvalget skal varetage Andelsboligforeningen Brandes interesser i nybyggeri og større renoveringssager samt sikre, at organisationen er i stand til at agere hurtigt og effektivt. Det indstilles, at bestyrelsen godkender forretningsordenen for byggeudvalg i Andelsboligforeningen Brande. Andelsboligforeningen Brande. Forretningsorden for byggeudvalg. Udkast af 4. oktober Bestyrelsen besluttede, at udkast til forretningsorden for byggeudvalg 8 vedr. udbetaling af honorar slettes. Tilrettet forretningsorden fremlægges på næste bestyrelsesmøde. LBF renovering af Blichersvej. Fremstilling På baggrund af den verserende byggesag mod entreprenør og bygherrerådgiver, er DBK Byg juridiske rådgivere klar med et sags oplæg. På baggrund af sags oplægget vurderes det, at skema C kan indsendes til Landsbyggefonden. side 5/8

6 Skema C, det endelige byggeregnskab fremsendes til Landsbyggefonden. Bestyrelsen besluttede at skema C fremsendes til landsbyggefonden. 5 Afdelingerne Ledige boliger i Andelsboligforeningen Brande, opgjort pr. 6. oktober Adresse Pr. Str./m2 Indskud Leje excl. Forbrug Mosevænget 25 15/ / , ,- Der er flere som har sagt ja Torvegade 15, / /66, , ,- */** Ude i tilbud * Annonceres ** MOVE arkitektur tilbud på udarbejdelse af helhedsplan for Andelsboligforeningen Brande afdeling 3. MOVE arkitektur har udarbejdet et tilbud på en helhedsplan og indhentet samt fremsendt, tilbud fra landsyd på opmåling af udearealer. Målsætningerne er at skabe en helhedsplan for området, der kan danne grundlag for, at der skal ske tiltag i den lange ventetid, inden de store renoveringsarbejder pågår. Det er tanken, at skabe et område, hvor driften minimeres og hvor der er fokus på, at skabe gode rammer for ophold og aktivitet. I helhedsplanen lægges der vægt på, at området i fremtiden indgår i sammenhæng med de tilstødende områder, så det er en naturlig del af Brande - inviterer byen indenfor samtidig med, at der er plads til det mere private. Pris for udarbejdelse af helhedsplanen kr ,-. Det indstilles, at der indkaldes til et ekstraordinært afdelingsmøde, hvor beboerne vedtager, at man iværksætter MOVEs helhedsplan eller helhedsplanen finansieres via arbejdskapitalen. MOVEs tilbud på helhedsplan. Bestyrelsen besluttede, at selskabets arbejdskapital finansierer udgiften til opmåling af afdelingernes grønne områder, hvis det igangsatte renoveringsprojekt i afdeling 3 ikke gennemføres Tilbud på opmåling af afdeling 3 og 7 grønne arealer til brug ved udarbejdelse af helhedsplaner i forbindelse med LBF renoveringsprojekterne. MOVE arkitektur har modtaget tilbud fra landinspektør Søren Nordby på opmåling af afdeling 3 og 7 grønne områder. Opmålingerne skal benyttes i forbindelse med udarbejdelse af helhedsplaner og effektivisering af driften af de grønne områder. Iflg. oversigtkort (se bilag) omfatter det blå område bygninger, og jeg vurderer en opmåling med belægninger, stammer på større træer, grænser for buske og legearealer, samt den teknik, de umiddelbart ser i overfladen til et honorar på ca. kr ,- + moms, i alt ca. kr ,-. Det orange område omfatter alene de grønne områder og umiddelbart op til bygninger og havearealer med samme elementer som i det blå og vurderes til ca. kr ,- + moms, i alt ca. kr ,-. Ved opmåling af begge arealer i én omgang tilbydes der 10% rabat på det samlede beløb. Forbehold: Der måles, når bladene er væk af træer, at man har udpeget de træer, der ønskes bevaret og at opmålingen foretages alene med GPS, hvor koden er inden for ca. +/- 2-3 cm. Det indstilles, at der indkaldes til et ekstraordinært afdelingsmøde, hvor beboerne vedtager, at man iværksætter opmåling af afdelingerne 3 og 7 grønne områder eller opmålingen finansieres via arbejdskapitalen. side 6/8

7 Oversigtkort af opmålingsområderne i afdeling 3 og 7. Bestyrelsen besluttede, at selskabets arbejdskapital finansierer udgiften til opmåling af afdelingernes grønne områder, hvis det igangsatte renoveringsprojekterne i afdeling 3 og 7 ikke gennemføres. Der afsættes kr ,- af arbejdskapitalen midler til sikkerhed for omkostninger til landinspektør for opmåling af afdeling 3 og 7 grønne områder, til brug ved udarbejdelse af helhedsplaner og effektivisering af driften af de grønne områder. Nyt fra Boligkontoret Danmark. Der er ved at blive indhentet nye tilbud på garageanlægget til Mosevænget. Da Fink byg ikke ønsker at udføre arbejdet til den aftalte pris, har det været nødvendigt at finde nye samarbejdspartnere. Jan Erik ser det som et delmål, at Andelsboligforeningen får en tømrer der både er billig, men også er kvalitetsbevist og overholder tider. Herefter vil Jan Erik Vadstrup Larsen udsende udbudsmaterialet jeg har på skurene på Kløvermarken, samt carportene og gulv i gildesalen på Blichersvej, samt udvidelse af ejendomsfunktionærernes værksted på Nørremarken. Der arbejdes med at få priser på belægningen på Mosevænget Rumle eller Jan Romlov har kikket på sagen. Det er muligt der skal indhentes endnu et tilbud, for at overholde foreningens målsætning omkring udbud. Jan Erik Vadstrup Larsen har haft Jan Romlov med over på Nørremarken afsnit 8 og 9. Her er SF stenene sunket nogle steder, og er skredet fra hinanden andre steder. Det er faktisk så slemt mange steder, at Jan Erik Vadstrup Larsen måske anbefaler nye sten, i stedet for at optage de eksisterende, og rense dem for igen at ligge dem. Alternativ kan være at få en pris på at ligge asfalt oven på SF stenene, hvis det er billigere og kan besluttes. Der skal også ses på belægningen over på Kløvermarken. Her er flisebelægningen også skredet fra hinanden, hvorved der er kommet nogle store fuger imellem stenene. Jan Romlov har også fået besked på at rive nogle træer og buske op i afdeling 7, som vi har snakket med formanden om, så det kan blive nemmere for ejendomsfunktionærerne at plante nyt. Således tager Jan Erik Vadstrup Larsen også de 4-5 m hæk ud for nr. 18J, mod Mosevænget, hvor hækken er gået ud. Elevatorskaden i Torvegade. Ruth Nielsens veninde, ringede til mig i sidste uge, omkring sagen. Jan Erik Vadstrup Larsen fortalte igen at Ruth skulle anmelde det til hendes forsikring. Veninden siger at Ruth ingen forsikring har, og derfor ikke kan anmelde det. Jan Erik Vadstrup Larsen foreslår at vi lukker sagen, idet det er påstand mod påstand. Sagen bringes til juridisk afdeling hvorfra de overtager sagen. Fremover skal der stå i husordenen, at der skal tegnes indboforsikring Når kontoret skal flyttes, skal der måske laves lydforanstaltninger i mødelokalet. Dette tages fra konto Eventuelt Julearrangement Fremstilling Kamma Ebsen orienterede bestyrelsen, at man afholder julearrangement på Remissen i Brande, for de ansatte, organisationsbestyrelsen og samarbejdspartnere den 14. december Emma Schnedler tager afstand til sådanne arrangementer, hvor organisationsbestyrelsen giver gaver til sig selv. Altibox Man har konstateret, at Fiberselskabet Altibox er begyndt at nedlægge kabler på Andelsboligforeningen Brandes arealer. Driftschef Jan Erik Vadstrup Larsen undersøger sagen. Andelsboligforeningen Brandes Sangforening. Sangforeningen forespørger om der er restriktioner for brugen af foreningens midler. side 7/8

8 Sangforeningens har kr ,- tilbage fra deres gave og det er sangforeningen, der bestemmer, hvad pengene skal bruges til. 7 Næste møde Næste møde finder sted: Tirsdag den 6. december kl side 8/8