GEVINSTREALISERING FOR IT FÆLLESSKABER PÅ UNGDOMSUDDANNELSER

Transkript

1 GEVINSTREALISERING FOR IT FÆLLESSKABER PÅ UNGDOMSUDDANNELSER UDARBEJDET AF: STEFAN FUGLSANG TOFT & THOMAS VELTZ MAJHOLT AALBORG UNIVERSITET 2011

2 Skolen for Statskundskab Standardtitelblad til seminaropgaver, praktikrapporter, projekter og specialer Titelbladet placeres i opgaven umiddelbart efter selvvalgt forside Til obligatorisk brug på alle ovennævnte opgavetyper på: BA - politik og administration BA samfundsfag som centralt fag og tilvalgsfag Kandidat politik og administration Kandidat samfundsfag som centralt fag og tilvalgsfag Cand. it i it-ledelse (Alle felter skal udfyldes) Uddannelse: Semester: Politik & Administration 8 Udarbejdet af (Navn(e)) Modul Stefan Fuglsang Toft 1 Thomas Veltz Majholt 1 Opgavens art (seminaropgave, projekt, bachelorprojekt, praktikrapport eller speciale): Projekt Titel på opgave: Gevinstrealisering for IT fællesskaber på ungdomsuddannelser Vejleders navn: Jeppe Agger Nielsen Afleveringsdato: Antal normalsider (excl. bilag, indholdsfortegnelse og litteraturliste): 47,2 Antal anslag (excl. bilag, indholdsfortegnelse og litteraturliste): Tilladte normalsider jf. studieordning/formalia i moodle: 60 OBS! Hvis du overskrider de tilladte antal normalsider, kan din opgave afvises efter aflevering

3 Abstract Education is the mainstay of the Danish society and it is by means of education, Denmark as a nation shall endure in the coming years and further, be competitive with the outside world. This makes savings in the area of education an important field to investigate. The Danish high schools have, since 2007, been through a process to descend into independent institutions, whereby a school obtains opportunity to make decisions independently. However, this process further means that the schools descend into a system, where focus is placed on expenses and increased profit maximization. In connection with the Finance Act of 2008, savings of 312 million Danish Kroner were notified. The schools attention were called to the fact that these could be fulfilled by entering administrative communities, whereby the schools were able to achieve economics of scale as lower payroll costs, an increased professionalization and further efficiency improvement of administration. We have chosen to investigate the process schools have to go through in order to enter an administrative community of IT. This has been done through means of a document study of the evaluation of potential for 19 schools future IT operation (PA, 2009b), which is composed by PA Consulting Group. Furthermore, this is supported by a qualitative research interview with the Principal of Randers HF and VUC, Bertel Perdersen. By means of the Benefits Realization Capability Model by Ashurst et al. (2008), and the definition of the concept of benefit presented by Ward et al. (2008), we have been focusing on profit-taking. Hereby we wish to illustrate how the schools have worked with the realization of the alleged potential of cost reduction in the administrative community of IT. We have, through the document study and the qualitative research interview, gained insight into the Danish educational institutions focus on profit-taking or lack hereof. We are convinced that schools are focusing on achieving a high level of security in the daily IT operation; ensure that IT will be an integrated part of education, now and in the future, and that the quality of the administrative community of IT improves. Additionally, we have seen minimal attention towards the economy and a lack of will to obtain economical cost reductions at the expense of deterioration of the school system and education in general. The Danish educational institutions face great economical challenges in the coming years and it is vital that people has the competence to make the necessary and economically reasonable decisions that will ensure that Denmark can continue to offer schooling at the level that is necessary in order to stay competitive.

4 Indholdsfortegnelse Kapitel 1 - Indledning Indledning Problemstilling og problemformulering... 4 Kapitel 2 Design og metode Design Metode... 9 Projektets udfordringer Interviewets design og metode Interviewguide Kapitel 3 Teori Gevinstrealisering Business case Diskussion Operationalisering Kapitel 4 Analyse Potentialevurderingen Interview Afsluttende analyse Kapitel 5 Diskussion Kapitel 6 Konklusion Litteraturliste Bilag

5 2 Gevinstrealisering for IT fællesskaber på ungdomsuddannelser

6 Kapitel 1 Indledning 3 Kapitel 1 Indledning 1.1 Indledning De danske gymnasier har, ligesom mange andre organisationer, gennemgået en gennemgribende transformering efter indførelsen af IT som et redskab til den daglige drift, til at effektivisere arbejdsgange og som et værktøj, der kan være med til at sikre uddannelsesinstitutionernes fremtidige overlevelse ved en innovativ indgangsvinkel til såvel administrationen som til læring. I praksis anvender skolerne IT til helt konkrete opgaver såsom økonomistyring og vedligeholdelsen af et intranet, der giver skolens administrative personale, lærer og elever mulighed for at kommunikere på kryds og tværs; med eksempelvis klassefora, annoncering af skemaændringer og en generel vidensdeling mennesker imellem. Kort fortalt har IT fået en central rolle på de danske gymnasier og skoler som et redskab alle anvender på den ene eller den anden led og i en større eller mindre udstrækning. Den enkelte uddannelsesinstitution har i forbindelses med overgangen til at være selvejende opnået en større grad af selvstændighed, hvorved skolerne har fået indflydelse på og ansvar for såvel økonomistyring og vedligeholdelse af skolernes bygninger med mere. Denne organisatoriske ændring for de danske gymnasier tog sit afsæt i strukturreformen fra 2007 og skolerne har derved fået mulighed for at træffe flere valg og tilpasse den enkelte skole til de lokale forhold, der måtte forefindes. Som en naturlig udvikling heraf skal gymnasierne nu stå økonomisk til ansvar overfor skolens lokale bestyrelse, hvilket nødvendigvis må betyde en øge fokus på økonomien og driftsbudgettet. Derudover er skolerne, selv ved at være overgået til en selvejende status, stadig underlagt Folketingets årlige finanslov og de mulige besparelse(eller det modsatte) dette måtte medbringe. Der blev fra Regeringens side fremlagt en undersøgelse foretaget af Deloitte(Finansministeriet & Undervisningsministeriet, 2008), hvori det fremgik at der var et muligt besparelsespotentiale på 312 millioner kroner for de selvejende ungdomsuddannelser, ved at institutionerne indtræder i administrative fællesskaber og dermed opnår stordriftsfordele med mere. Dette er i sig selv selvfølgelig positivt for gymnasierne og de danske ungdomsuddannelser samt det danske samfund som en helhed. Der var dog en lille hage ved dette: Regeringen skar, i Finansloven 2008, tilskuddet de såkaldte taxameterpenge til ungdomsuddannelserne ned med det samme beløb som undersøgelsen havde fundet frem til, at der kunne spares. Dermed stod ungdomsuddannelserne i en situation, hvor de mere eller mindre var nødt til at indgå de føromtalte administrative fællesskaber eller skære ned på andre udgifter for at finde denne besparelse; man kunne påstå at Regeringen valgte at høste gevinsterne på forhånd. I 2008 skrev Rektorforeningen et åbent brev ud til skolerne, om Regeringens lovede besparelse på 312 millioner kroner på ungdomsuddannelserne. Heri fokuserer man blandt andet på løsninger, som skal være med til at undgå besparelser på selve undervisningen: Det er Rektorforeningens anbefaling, at projektet og arbejdsgrupperne skal fokusere på at finde fremtidige modeller og løsninger, som kan realisere den besparelse Finansministeriet og Undervisningsministeriet har forventet, for derved at eftervise det konkrete besparelsespotentiale, og friholde undervisningen på skolerne fra besparelser

7 4 Gevinstrealisering for IT fællesskaber på ungdomsuddannelser (Rektorforeningen 2008, s. 2) Besparelserne kan ifølge Regeringen findes ved at effektivisere ved hjælp af administrative fællesskaber på gymnasieområdet; indenfor økonomistyring og planlægning, personale og løn, indkøb, IT og bygninger. Rektorforeningen iværksatte samtidig en undersøgelse, dels for at vurdere om der var problemer og fejl i Regeringens udregninger og dels for at kunne finde frem til den bedste metode for disse administrative fællesskaber(rektorforeningen, 2008). Samtidig er der lagt op til forskellige opbygninger af disse fællesskaber. En mulighed er at være vært for et sådan fællesskab, en anden er at være medlem og endelig er der forslag om at købe leverandørydelser udefra(finansministeriet og Undervisningsministeriet, 2008). Vi vil i nærværende projekt undersøge konkrete eksempler på skolernes indgangsvinkel til arbejdet med at indtræde i administrative IT fællesskaber og på baggrund af en potentialevurdering samt kvalitative forskningsinterview, finde ud af hvordan de danske gymnasier har arbejdet med at realisere denne besparelse ved hjælp af et administrativt fællesskab med andre ungdomsuddannelser: Vi vil undersøge hvorvidt og hvordan ungdomsuddannelsesinstitutionerne har arbejdet med at realisere den potentielle gevinst der postuleres vil opstå ved at indtræde i administrative ITfællesskaber. En rapport fra 2010, der er udarbejdet af Rektorforeningen viser at 83,1 % af de 132 adspurgte skoler i et eller andet omfang er med i et administrativt fællesskab og 46,8 % samarbejder på løn og personale område. Dette er dog overgået af IT området, hvor hele 67,9 % har indgået en form for samarbejde(rektorforeningen, 2010). Det er således på IT området at disse fællesskaber har fået størst succes hos ungdomsuddannelserne eller i hvert fald den største tilslutningsprocent og udbredelse. Disse administrative fællesskaber har således vundet indpas hos ungdomsuddannelserne og ifølge Rektorforeningen(2010) forventes det at endnu flere skoler vil følge trop. Det centrale spørgsmål for os i dette projekt er så, hvordan disse skolers arbejde kan karakteriseres i forhold til teorien om gevinstrealisering af Colin Ashurst et al.(2008) og John Ward et al.(2008). Dette er et vigtigt område at undersøge, da der kan være stor forskel på udfaldet af sådan et IT projekt alt efter, hvordan organisationen vælger at gribe udfordringerne an. Dette vil vi også komme ind på i det næste afsnit, samt i kapitel 3. Vi vil som sagt undersøge skolernes arbejde med gevinstrealiseringsprocessen, men eftersom vi ikke har mulighed for at undersøge alle de danske ungdomsuddannelser og deres eventuelle business cases, tager vi udgangspunkt i en enkelt gruppe af ungdomsuddannelsesinstitutioner; de institutioner med rod i det tidligere IT servicefællesskab i Århus Amt 1. Ud fra dette kan vi således danne et billede, som formentlig kan generaliseres ud over denne gruppe skoler, der deltager i dette IT fællesskab. 1.2 Problemstilling og problemformulering Vi har valgt at have fokus på den proces, der er med at klarlægge business drivers og efterfølgende anbefalinger til at realisere gevinstpotentialet ved administrative fællesskaber, som PA Consulting Group har foretaget i vores case. Vores fokus er altså ikke på selve besparelserne som et problem, men derimod hvorledes skolerne arbejder med gevinstrealiseringsprocessen, for at indhente bespa- 1 Nu drevet af VIA IT

8 Kapitel 1 Indledning 5 relserne ved at indtræde i de føromtalte administrative fællesskaber. Oprindeligt havde vi i tankerne at undersøge, hvorvidt besparelsespotentialet blev opnået med disse IT fællesskaber, men den tilgængelige data har ikke kunne understøtte en sådan vinkel. Teoretisk tager vi udgangspunkt i gevinstrealisering og business cases og med disse to redskaber vil vi undersøge den forudgående potentialevurdering af Administrative Fællesskaber for 19 skoler Gymnasium, HF og VUC (PA, 2009a) med særlig fokus på IT fællesskabet(pa, 2009b). Der er flere gode grunde til at undersøge, hvorvidt skolerne opnår positive resultater med IT fællesskaberne, da kun omkring 16 % af alle IT projekter kan defineres som succeser ifølge Colin Ashurst et al.(2008). Dette tal svinger dog alt efter, hvem man spørger(ward et al., 2008). En af årsagerne til dette skal findes i de ændringer der sker i selve organisationen, business changes, efter indførelsen af et IT projekt. Samtidig er det også ændringerne i organisationen der er skyld i succes, hvilket er en smule paradoksalt. En mulig grund til dette paradoks skal findes i business casen. I denne kan der være taget højde for disse ændringer, hvilket kan være med til at gøre det til en succes, hvorimod, hvis der ikke er taget højde for denne slags ændringer, kan det i de fleste tilfælde fremstå som en fiasko, eller i hvert fald en mindre succes i forhold til at udnytte gevinstpotentialet(ashurst et al., 2008) Det er således en udfordring for virksomheder, at deres organisations arbejdsgange ofte ændres ved indførelse af nye IT systemer. Udfordringen er størst, såfremt der ikke bliver taget højde for business changes ved benefits delivery stadiet(implementeringen) og samtidig benefits planning stadiet(udarbejdelsen af business casen). Ifølge Ashurst et al.(2008) er gevinstrealisering et begreb der anvendes i de teoretiske tanker der går forud for implementeringen, men som desværre i mange tilfælde udebliver eller negligeres når projektet overgår fra teori til praksis. En af grundene til den føromtalte lave succesrate skyldes ifølge John Ward et al.(2008) en uholdbar business case. I mange tilfælde er business casens mål urealistiske og i andre tilfælde er hele business casen dårligt gennemarbejdet. John Ward et al.(2008) kommer derfor med et nyt bud på, hvordan en business case skal bygges op. Det er blandt andet med det i tankerne at vi kigger på potentialevurderingen af administrative fællesskaber for de 19 uddannelsesinstitutioner(pa, 2009a, b & c) for at anskue, hvorvidt der i business casen er elementer, der kan understøtte realiseringen af det mulige potentiale rapporten fra Deloitte(Finansministeriet og Undervisningsministeriet, 2008) postulerer. Vores eksempel tager udgangspunkt i den undersøgelse fra PA Consulting Group, der har til formål at lave en potentiale vurdering af administrative fællesskaber for 19 skoler 2, som konkret har fået pålagt besparelser på 13,8 millioner kroner, heraf 7,32 millioner kroner på administration, på baggrund af Finansloven I den forbindelse har de 19 skoler valgt at indgå i undersøgelsen omkring administrative fællesskaber blandt andet IT servicefællesskabet under det tidligere Århus Amt. Vi har fået adgang til potentiale vurderingsanalysen, som beskriver udfordringer og anbefa- 2 Th. Langs HF og VUC, HF-delen, Th. Langs HF og VUC, VUC-delen, Tørring Gymnasium, Horsens Gymnasium, Odder Gymnasium, Paderup Gymnasium, Ikast-Brande Gymnasium, Randers HF og VUC, HF-delen, Randers HF og VUC, VUC-delen, Århus Akademi, Horsens Statsskole Gymnasium og HF-Kursus, Skanderborg Gymnasium, Favrskov Gymnasium, Aarhus Katedralskole, Viby Gymnasium og HF, Marselisborg Gymnasium, Risskov Gymnasium, Randers Statsskole, Århus Statsgymnasium, Langkær Gymnasium og Egå Gymnasium.

9 6 Gevinstrealisering for IT fællesskaber på ungdomsuddannelser linger angående administrative fællesskaber, samt et interview med Rektor Bertel Pedersen fra Randers HF og VUC. Vores oprindelige plan var at disse dokumenter, skulle ligge til grund for vores undersøgelse af hvorvidt det fremsatte besparelsespotentiale er realiseret. Dette har vi dog efterfølgende fundet ud af, ikke er muligt ud fra vores datamateriale. Derfor har vi valgt at undersøge gevinstrealiseringsprocessen samt hvilke muligheder og dilemmaer der befinder sig i og omkring IT fællesskaber. Sat op mod teorien skal vores kvalitative interview være med til at klarlægge disse dilemmaer og muligheder, men samtidig også give os et indblik i, hvilke gevinster skolerne reelt føler de har opnået. Således kommer vores problemformulering til at lyde som følger: Hvordan kan man med udgangspunkt i principperne for gevinstrealisering, fremført af Ward et al.(2008) og Ashurst et al.(2008), karakterisere de 19 skolers arbejde med at realisere det påståede besparelsespotentiale på IT fællesskabsområdet og hvilke muligheder og dilemmaer tegner sig i forlængelse heraf?

10 Kapitel 2 Design og metode 7 Kapitel 2 Design og metode Kapitlet her præsenterer valget af design og metode. Ligeledes vil også vores tanker omkring det kvalitative forskningsinterview være at finde her. Begge afsnit vil søge at give et overblik til læseren omkring vores design- og metodeovervejelser. Ydermere vil læseren blive præsenteret for projektets opbygning rent visuelt således det står klart, hvordan vi når fra vores problemformulering til vores konklusion. Der vil også indgå tanker omkring kildekritik overfor vores relevante kilder, herunder interviews og dokumenter. 2.1 Design I dette afsnit vil vi redegøre for vores valgte design, som er et case design, med fokus på det kvalitative forskningsinterview; en case kan være alt lige fra en enkelt person til en hel nation, men i vores tilfælde er casen de 19 skoler, der medvirker i potentialevurderingen foretaget af PA Consulting Group i 2009(PA, 2009a, b & c). Case designet giver mulighed for at behandle flere analyseenheder på samme tid. Samtidig er det også muligt at behandle flere forskellige datakilder. Datakilderne for dette projekt vil blive beskrevet i kapitel 4, hvor der bliver redegjort for det førnævnte potentialevurderings materiale. En case består af analyseenheder og disse enheder kan være holistic(holistiske/en helhed) eller embedded(omsluttede). Eksempelvis kan en holistisk enhed være et gymnasium, hvor ansatte og studerende så er omsluttede enheder. Samtidig kan case designet indeholde flere cases(de Vaus, 2001). Ligesom mulighederne med hensyn til analyseenheder og antal af cases, er der også forskellige valgmuligheder, når det kommer til behandlingen af casen eller flere cases. Den kan foregå parallelt, altså sideløbende med hinanden, eller sekventielt, altså efter hinanden; derfor har vi valgt at behandle de 19 skoler som én case parallelt behandlet. På samme måde gælder det dataindsamlingen, der kan ske prospektivt, fremadrettet, hvor man løbende indsamler oplysninger eller det kan foregå retrospektivt, hvor man samler alt datamateriale på en gang. Den prospektive er muligvis at foretrække, da man her får alt data i den rækkefølge det fremkommer og dermed ikke har en forud indtaget holdning overfor emnet, men ulempen ved den er at det kræver meget tid at indsamle alt den nødvendige data. Omvendt er en ulemperne ved den retrospektive indsamlingsmetode at man er nødt til at genskabe historiens gang og dermed kan man miste nogle detaljer eller fordreje historien efter ens egen opfattelse af den(de Vaus, 2001). Det er dog i vores tilfælde mindre relevant at være opmærksom på sidstnævnte, da vi ser på processen i gevinstrealiseringen. Casens overordnede område er potentiale vurderingen omkring IT fællesskabet og der er i vores projekt tale om en single case. Selvom vi ikke ser på de 19 skoler som helhed, men kun på processen omkring deres business case og de opnåede gevinster i det efterfølgende administrative IT fællesskab, mener vi dog at vi her har at gøre med, hvad de Vaus(2001) vil kalde en holistisk case. Der er ifølge Antoft et al.(2007) fire forskellige kategorier af case studier. To der tager afsæt i empirien og to der tager afsæt i teorien. De to der tager afsæt i empirien er ateoretiske casestudier og teorigenererende casestudier. De ateoretiske casestudiers formål er at skabe ny empirisk viden, hvorimod de teorigenererende studier har til formål at generere teoretisk viden. Foruden de to empiriske funderede tilgange, finder der to teoretiske funderede. Teorifortolkende og teoritestende. Disse har samme formål som de to førnævnte, hvor det er den teorifortolkende der har til formål at

11 8 Gevinstrealisering for IT fællesskaber på ungdomsuddannelser skabe ny empirisk viden og den teoritestende tilgang har til formål at frembringe ny teoretisk viden(antoft et al, 2007). Der er i vores tilfælde tale om et teorifortolkende casestudie, idet vi ikke søger at skabe en ny teori, men derimod søger at fremstille ny empiri ud fra gevinstrealiseringsprocessen på de 19 uddannelsesinstitutioner. Dette gøres ud fra den indsamlede empiri, når den bliver sat i forbindelse med den valgte teori. Denne case bør kunne sammenlignes med andre lignende gymnasier på et overordnet plan. Dette gør sig imidlertid også gældende for dele af empirien, da den er generaliserbar for hele området. Interview-delen må dog siges at være unik, da den ikke kan bredes ud til alle gymnasier, men derimod kun er relevant for vores case. Dermed vil alle disse design overvejelser skabe en ramme for vores case og være med til at klarlægge vores designmæssige valg om projektets opbygning. Dette leder os videre til vores metodevalg inden for vores case design. I den følgende figur illustreres projektets opbygning visuelt. Dette for at give læseren en ide om, hvorledes den røde tråd bliver fulgt gennem projektet. Figur 1 - Projektets opbygning

12 Kapitel 2 Design og metode Metode Vores problemformulering og de underliggende arbejdsspørgsmål har vi valgt at undersøge ved at opstille et dokumentstudie og udføre et semi-struktureret kvalitativt forskningsinterview. Vi baserer det således på en kvalitativ indgangsvinkel; gennem forskningsinterviewet søger vi oplysninger omkring den reelle gevinstrealiseringsproces, der har fundet sted i vores case om de 19 skoler af PA Consulting Group(PA, 2009a, b & c) samt at indfange aktørernes syn på hele forløbet. Gennem det kvalitative forskningsinterview, vil vi undersøge processen bag gevinstrealisering for den udvalgte og undersøgte gruppe af uddannelsesinstitutioner. Dette empiriske materiale grunder i den personlige fremstilling af interviewpersonen(fog, 1994). Interviewsamtalerne fører os frem til en indsigt i projektets undersøgelsesfelt. Vi har valgt at benytte os af den hermeneutiske fortolknings cirkel 3 og vil benytte denne forståelse til fortolkning af vores interviews. Når vi har valgt at foretage et interview, skyldes det at vi ønsker at have mulighed for at fortolke og analysere udtalelserne fra interviewpersonerne. Der er dog noget kritik omkring anvendelsen af det kvalitative forskningsinterview. Kritikken går på, at det ikke er repræsentativt, men den kritik kan man dog imødekomme ved at udvælge aktørerne med omtanke ifølge Fog(1994) og Kvale(1997). Kritikken stiller også spørgsmålstegn ved interviewets gyldighed og pålidelighed. Vi er dog af den opfattelse at netop den kvalitative tilgang fordrer en stor grad af gyldighed, da vi er sikre på at undersøge netop vores problemfelt. Vi sørger for at stille de rigtige spørgsmål i forhold til vores problemformulering, som dermed vil være i centrum for interviewet. Pålideligheden er dog noget sværere at opnå; da det ikke er muligt på samme måde som ved den kvantitative tilgang at genskabe vores undersøgelse. Dette er en af svaghederne ved den kvalitative undersøgelsesmetode, men vi mener dog, at styrkerne overskygger svaghederne i forhold til vores problemfelt. Ved alle valg er der også fravalg. Dette gælder følgelig også når man vælger metodevinkel. Vi har op til dette projekt funderet over hvilke teoretiske briller, vi tager på samt hvilken tilgang rent praktisk, vi har til projektet. Dette er medvirkende til, at vi kan arbejde os udenom den førnævnte kritik af det kvalitative studie, ved at have mulighed for at vælge de vigtige personer til vores interviews. Med vores teoretiske overvejelser samt metodiske ditto opnår vi en undersøgelse, hvor gyldigheden er i højsæde. Vi er dog også nødt til at gøre os overvejelser omkring vores egen person og de følelser og holdninger vi måtte have til emnet(fog, 1994). I kraft af vores blotte tilstedeværelse i samfundet har vi ikke mulighed for at distancere os fra alle ting. Selvom vi arbejder som forskere/studerende, vil vi have en forudindtaget tilgang til de emner vi undersøger. Vi skal være klar over dette, så vi har mulighed for at holde fast i objektiviteten i videst muligt omfang(fog 1994, s. 19). Det er dog vigtigt at holde sig for øje, at subjektivitet ikke bør anskues som et negativt ladet ord. Vores empiri i projektet er opbygget ved et interview og et dokumentstudie. Dokumentstudiet er med for at give os en viden om emnet i sin helhed og dels til at gøre det klart for os, hvilke spørgsmål vi ønsker besvaret. Duedahl(i Antoft et al., 2007) fremhæver da også dokumentstudiet som en nødvendighed, når man skal lave en undersøgelse. Han skriver følgende: 3 Kvale bruger ordet spiral i stedet for cirkel, da han mener at man bevæger sig længere og længere ned mod en endelig sandhed(kvale, 1997).

13 10 Gevinstrealisering for IT fællesskaber på ungdomsuddannelser Fortiden eksisterer nemlig ikke længere og kan derfor ikke observeres eller spørges til råds; kun levnene eksisterer. Ovenstående citat lægger vægt på vigtigheden ved at undersøge den skrevne empiri, når man foretager en undersøgelse som vores. Vi skal ved hjælp af dokumentstudiet opnå en basisviden omkring den proces uddannelsesområdet og skolerne individuelt har gennemgået og derigennem opnå mulighed for at komme i dybden i forhold til vores problemformulering, når vi foretager vores interview. Senere i projektet vil vores tanker og teoretiske overvejelser omkring det kvalitative forskningsinterview blive benyttet til analysen af selve interviewet. Men for at øge læsevenligheden af projektet, vil vi præsentere vores tanker omkring det kvalitative interview i afsnit 2.3. Kildekritikken af de forskellige redegørelser, skrivelser og undersøgelser er ikke vægtet højt i vores arbejde med litteraturen. Der er for vores vedkommende tale om faglige undersøgelser og skrivelser fra Rektorforeningen til de forskellige ungdomsuddannelser, hvilke kan være farvede og dermed misvisende. Dog mener vi, at de kritikpunkter som vi måtte have til vores materiale ikke vil have indflydelse på vores undersøgelse af dokumenterne og de personlige holdninger(ved det kvalitative interview) omkring gevinstrealiseringsprocessen. Vores dokumentstudie er således ikke altafgørende i dette projekt og selve litteraturen er da også forholdsvis snæver, da vi hovedsagligt har med interne dokumenter og offentlige rapporter at gøre. Vi har taget dette valg for at arbejde så præcist som muligt og dermed undgå at sprede fokus ud på flere områder. Endnu en gang gør Duedahl(i Antoft et al, 2007) opmærksom på i hvilke tilfælde dokumentstudiet er passende: som kan benyttes, hvis man ønsker at analysere skriftlige efterladenskabers tilblivelse, indhold og anvendelse f.eks. i nutiden. Projektets udfordringer I vores søgen efter empiri har vi flere gange løbet hovedet imod en mur. Vi havde i første omgang skabt kontakt til Aalborg Katedralskole og de havde indvilliget i at deltage i vores projekt. Senere viste det sig til vores store overraskelse og skuffelse at de alligevel ikke havde det påståede datamateriale, der var nødvendigt for vores projekt. Dette satte os noget tilbage i processen og vi måtte derfor søge nye veje. Vi forsøgte i første omgang at kontakte en anden skole fra lokalområdet, Nørresundby Gymnasium, men heller ikke her, var den nødvendige data tilgængelig. Vi måtte herefter revurdere vores projekt og kassere dele af det. Efter længere tids søgen fik vi endelig fat i noget brugbart data og med nogle mindre justeringer fra den oprindelige ide med projektet kunne vi komme videre i processen. Vi stod dog stadig uden interviewperson, så et større arbejde blev sat i gang, for at undgå yderligere forhindringer for projektets tilblivelse. Vi fik stablet et interview med Rektor Bertel Pedersen fra Randers HF og VUC på benene. Et interview, der blev gennemført mandag d. 30. maj kl Vores projekt bygger på en forholdsvis lille datamængde, vi mener dog ikke at den er så lille at der ikke er grundlag for et projekt, men vi er opmærksomme på dette, når vi benytter det i vores analyse. Det har igennem skriveprocessen vist sig at der har været et begrænset empirisk materiale til

14 Kapitel 2 Design og metode 11 rådighed, hvilket vi finder problematisk, dog mener vi at vores interview understøtter vores dokumenter i sådan en grad at vi er i stand til at arbejde omkring denne udfordring. Denne udfordring diskuteres afslutningsvis i kapitel 4 afsnit 3. Et større problem opstod rent tidsmæssigt, da vi i kraft af de førnævnte forhindringer, nåede langt hen i projektforløbet, før vi for alvor kunne komme i gang. 2.3 Interviewets design og metode Vi vil I dette afsnit redegøre for tankerne bagved valget af det kvalitative forskningsinterview. Afsnittet er baseret på de teoretiske tanker af Fog(1994) og Kvale(1997), hvor det vil være med afsæt i disse tanker, at vores endelige interviewguide og selve interviewets design er blevet konstrueret. Igennem de foregående afsnit har vi beskrevet hvordan, vi ved at anvende et dokumentstudie, vil undersøge hvorledes processen omkring skolernes gevinstrealisering, har fundet sted. Dokumenterne åbner dog ikke op for de personlige erfaringer, tanker, bekymringer eller andet der måtte være baseret på menneskets individuelle følelser. Eftersom gevinstrealiseringen også afhænger af de øjne der ser, er det vigtigt for os at forsøge at indfange den kvalitative vinkel; altså den personlige mening. Ved at anvende det kvalitative forskningsinterview er vores mål at indhente beskrivelser af et bestemt fænomen ud fra den interviewedes meninger og dennes livsverden; altså den interviewedes daglige livsverden og hans eller hendes forhold hertil(kvale 1997, s. 41). Konkret betyder det at vi ved at tale med personer, der har en central viden omkring det at indtræde i, være en del af eller at have valgt at stå uden for et administrativt fællesskab, får indsigt i personlige observation omkring denne problemstilling. Dokumentstudiet på baggrund af rapporterne kan kun give os et begrænset indblik i den aktuelle sag, mens interviewet åbner op for personlige meninger og holdninger til de potentielle besparelser, der kan opstå ved administrative fællesskaber. Et af det kvalitative forskningsinterviews fordele er dets åbenhed, der ikke lader sig binde af forudbestemte regler for hvordan interviewet bør opbygges så længe man husker at interviewet skal tjene et formål og være et aktiv til projektets besvarelse af den forudgående problemformulering. Man bør dog afklare nogle underliggende spørgsmål omkring antallet af interviewpersoner, optageog transskriberingsspørgsmålet samt hvordan skal interviewet anvendes efterfølgende et cetera. I nærværende projekt er vi naturligt afklaret med antallet af interview personer, eftersom vi ikke har haft mulighed for at udføre mere end ét reelt interview(samt tre samtaler, der ikke blev optaget). Dette grundes de opstartsproblemer, der også er beskrevet tidligere i dette kapitel; Hvilket også har haft en indvirkning på valg af teknik til at forevige interviewet. Vi optog selve interviewet, nedskrev notater løbende og efterfølgende vil interviewet blive vedlagt som et digitalt bilag. En af grundende til den store grad af åbenhed, der er ved det kvalitative forskningsinterviewet, er baseret på forskerens erfaringer med at foretage interviews: At interviewe er et håndværk, der ligger nærmere kunsten end samfundsvidenskabens standardiserede metoder. (Kvale 1997, p. 92) For at opstille en interviewguide har vi dog valgt at følge nogle grundlæggende råd på baggrund af Kvales(1997) syv stadier: Tematisering, design, interview, transskribering, analyse, verificering

15 12 Gevinstrealisering for IT fællesskaber på ungdomsuddannelser samt rapportering. Disse overvejelser er foretaget ved mundtlige diskussioner, der har været medvirkende til at afklare hvad det egentlige mål med interviewet er: At kategorisere skolernes arbejde i forbindelse med gevinstrealiseringsprocessen. Når spørgsmålet omkring hvad vi undersøger og hvorfor er afklaret, var det muligt at bevæge os imod spørgsmålet omkring hvordan. Ved at lade problemformuleringen være det styrende aspekt i interviewets opbygning sikrer vi os, at vi undersøge det som vi reelt ønsker at undersøge. En sådan metode betød dog samtidig, at vi endte med en meget åben interviewguide, hvor der var få, men helt grundlæggende spørgsmål. Vi valgte altså at opstille spørgsmål, som vi mente kunne være bevæggrund til en diskussion eller snak, omkring de forskellige emner vi søgte at belyse forud for selve arbejdet med analysen. Det er altså vores klare mål, at opbygge et datamateriale, der kan anvendes til den senere analyse og vil være et centralt element i projektets udformning. Når den interviewede besvarer vores spørgsmål, er det hans svar, der vil lede den videre samtale; hvorved de enkelte spørgsmål vil fungere som pejlemærker, for at komme omkring de emner vi har opstillet på forhånd. Vi har fået mulighed for at interview en af de centrale personer i VIA IT servicefællesskabet, der omhandler flere forskellige uddannelsesinstitutioner, som til dagligt har virke som rektor for Randers HF og VUC, Bertel Pedersen. På baggrund af muligheden for kun at kunne udføre dette ene interview, finder vi det kvalitative interview fordelagtigt; dette baseret på Kvales(1997, s. 108) udtalelser omkring hvor mange mennesker, der bør interviewes for at undersøge et emne: Hvis formålet er at forstå verden, som den opleves at et bestemt menneske, er dette ene menneske tilstrækkeligt. Som nævnt tidligere i dette afsnit, vil interviewet blive håndteret på en sådan måde at der efterfølgende foreligger en digital kopi af lydoptagelsen som bilag, men samtidig har vi nedskrevet notater løbende der vil være medvirkende til at forstå interviewet efterfølgende. Arbejdet med dokumentstudiet, herunder potentialevurderingen, skrivelserne fra Rektorforeningen samt officielle dokumenter fra Finansministeriet og Undervisningsministeriet, er den samlede empiriske baggrund, vi har forud for at foretage interviewet. Det er derfor vigtigt at holde sig for øje, at det er med rod i dette datamateriale, at interviewguiden er blevet udarbejdet samt at der forud for selve interviewet, vil være en samtale som introducerer interviewpersonen til vores problemstilling og undersøgelse. I forlængelse heraf skal vi gøre opmærksom på at vi har valgt ikke at transskribere interviewet, men blot arbejdet med udplukkede citater i analyse. Hele interviewet kan findes i bilag 1, i form af en CD.

16 Kapitel 2 Design og metode Interviewguide Nedenstående findes interviewguide for telefoninterviewet med Rektor Bertel Pedersen fra Randers HF og VUC, gennemført d. 30. maj 2011 kl Vi har opstillet følgende semi-konstrueret interviewguide på baggrund af afsnit 2.3. Spørgsmålene herunder er kun vejledende og kan derfor ikke nødvendigvis findes direkte i selve interviewet. - Med i et IT fællesskab eller ej? (Via IT) o Hvis ja, hvad lå bag den beslutning? Var det nemmest, da I i forvejen var med i det gamle Århus Amt? Var det udsigten til de besparelser og kvalitetsforbedringer rapport fra PA Consulting Group fremlagde? Havde I selv gjort Jer nogen tanker omkring, hvilke gevinster I ville opnå? Havde Regeringens udspil fra 2008(Besparelser på 312 millioner vha. administrative fællesskaber) nogen betydning i Jeres valg? o Hvis nej, hvorfor ikke? Har I så fulgt de andre anbefalinger fra PA Consulting, angående skoler udenfor IT fællesskabet? Hvis ja, hvilke og hvad har I fået ud af disse? Hvis nej, hvad har I så foretaget Jer? - Hvilke gevinster føler I at have fået ud af IT fællesskabet? o o Lever det op til de forventninger I havde forud for indgåelse af IT fællesskabet? Lever det op til de forventninger PA Consulting Group fandt frem til? (Lavere omkostninger, større driftssikkerhed, fælles supportafdeling, IT udvikling) - Har I, i implementeringsfasen arbejdet målrettet efter en plan, for at sikre Jer de gevinster I ønskede/håbede på inden I indgik i IT fællesskabet? (Business case) - Hvor stor en gevinst ser du IT fællesskabet som, generelt? (Finansielt, målbart, observerbart) - Hvordan vil I gribe det an, hvis det var i dag at I skulle træde ind i et IT fællesskab for første gang? o Ville I gøre nogen ting anderledes end tidligere? I så fald, hvilke?

17 14 Gevinstrealisering for IT fællesskaber på ungdomsuddannelser

18 Kapitel 3 Teori 15 Kapitel 3 Teori I dette afsnit vil vi gennemgå de teoretiske tanker omkring gevinstrealisering samt begrebet gevinst ud fra vores teoriapparat. Vi vil i forlængelse heraf forklare hvorfor, vi mener, at disse teorier er brugbare i vores projekt, samt hvordan vi vil bruge dem. 3.1 Gevinstrealisering Når et (IT)projekt udarbejdes, bør det ske ved, at der forud for projektets begyndelse opstilles forskellige ønskede mål(investment Objectives) - samt metoder, der anviser hvordan, man ønsker at nå disse mål. Projektets resultat vil blive vurderet i forhold til flere forskellige parameter; tid, pris og kvalitet kan nævnes som eksempler herpå. Det er dog et problem, at der ikke er en større fokus på det egentlige resultat kontra det projektet i virkeligheden har potentiale til at resultere i. Manglen på dette fokus kunne skyldes et manglende gevinstrealiseringsprogram: [ ] the process of organizing and managing, such that the potential benefits arising from the use of IT are actually realised (Ward & Elvin, 1999 i Ashurst et al. 2008, s. 353) Tidligere i projektets indledning har vi omtalt den store fejlrate, der forefindes på området for IT projekter: [ ] recently the British Computer Society concluded that only around 16 per cent of IT projects can be considered truly successful. (Ashurst et al. 2008, s. 353) Det er med baggrund i ovenstående citats foruroligende konklusion, at vi har rettet vores fokus på gevinstrealiseringen i denne undersøgelse. Som det er beskrevet i metode-afsnittet, har vi valgt at tage udgangspunkt i Building Better Business Cases for IT Investments af Ward et al.(2008) samt Improving the impact of IT Development projects: the benefits realization capability model af Ashurst et al. (2008). Gevinstrealiseringsmodellen er baseret på en gennemgang af den (sparsomme) eksisterende litteratur på området, hvilket har været baggrunden for at opstille forskellige kriterier, der kan have en indflydelse på de fordele, der opnås ved udførelsen af et IT projekt. Efterfølgende er der sket en empirisk undersøgelse af 25 cases med fokus på disse kriterier. Målet med undersøgelsen er at skabe en model, der kan være med til at højne chancerne for, at det kan realiseres, hvilke fordele der er opnået; altså en egenskab hvorved det sikres, at de investeringer der foretages, er med til at skabe værdi. The success rate that is, the percentage of projects that deliver the expected benefits has hovered around 30% for many years, although recent research suggest that even this disappointing figure may be optimistic. (Ward et al. 2008, s. 1) Det er vigtigt at pointere, at gevinstrealisering er en proces, der indeholder forskellige stadier. De fire stadier Ashurst et al.(2008) omtaler er følgende:

19 16 Gevinstrealisering for IT fællesskaber på ungdomsuddannelser Benefits Planning Benefits Delivery Benefits Review Benefits Exploitation Vi vil nu kort skitsere disse fire stadier og komme med eksempler på, hvorfor disse stadier er vigtige for vores projekt. Benefits Planning Tanken er, at ved den forudgående planlægning op til implementeringen af et IT projekt kræves grundige og realistiske overvejelser omkring projektets outcome. Det er i dette stadie, at man klarlægger både de kortsigtede og de langsigtede gevinster ved et givent projekt. Udarbejdelsen af en business case er således en del af benefits planning stadiet. Samtidig kræves der tanker om hvordan, et projekt ønskes gennemført. Dette er det første skridt på vejen til at implementere projektet. I forhold til vores projekt er det relevant at kigge på netop benefits planning; at undersøge hvorvidt skolerne har udarbejdet en business case forud for indtrædelsen i IT fællesskabet er med til at skabe besvarelsen af vores problemformulering. Benefits Delivery Hvordan forskellige gevinster opnås er et spørgsmål, der besvares ved en konstant fokus på de forskellige aspekter af et projekt. Det er vigtigt at have in mente, at et projekt kan indeholde flere komponenter, der kan påvirke udfaldet. Eksempelvis vil overgangen til en ny teknologi (forhåbentligt) medføre nogle direkte gevinster, men samtidig bør der opstå gevinster ved business change(organisatoriske ændringer), der kan være usynlige til at begynde med. Det vil være i dette stadie, at disse business changes træder i kraft ifølge Ashurst et al.(2008). Det er derfor vigtigt at udvikle kompetencer, der kan gennemskue de forandringer, der sker også på det organisatoriske niveau. Kompetencer der kan anvendes løbende fra projektets planlægningsfase frem til og efter projektet er implementeret. The ability to design and execute the programme of organizational change necessary to realize all of the benefits specified in the benefits realization plan (Ashurst et al. 2008, s. 356) Hvorvidt skolerne i vores case arbejder efter en særlig strategi for at opnå de forventede gevinster, er et af de centrale spørgsmål i vores projekt. Mest oplagt vil det være at se dette i lyset af Regeringens besparelse fra Finansloven 2008 på 312 millioner kroner, for at undersøge om denne besparelse er realiseret hos skolerne. Som vi dog har været inde på tidligere, var det ikke muligt at indsamle data, der kunne klarlægge dette. Problematikken omkring økonomien vil vi vende tilbage til i analysen og diskussionen.

20 Kapitel 3 Teori 17 Benefits Review For at opnå en forståelse for de gevinster som afkastes af et projekt, kræves et løbende review. Det er nødvendigt, at systematisk måle de forskellige benefits for at opnå disse gevinster. Organisationen skal i dette stadie identificere opnåede gevinster, samt mulige gevinster. Lykkedes dette ikke, kan virksomheden overse nogle eller i værste tilfælde alle gevinster, et givent projekt kunne kaste af sig. Derudover skal benefits review opleves som et læringsværktøj til enten at ændre på det nuværende projekt eller som viden forud for planlægning af et nyt projekt, nu og/eller i fremtiden. Benefits review er en essentiel del i vores projekt. Man kunne forestille sig, at skolerne ikke selv har lavet en sådan evaluering, men i vores interview vil vi stille spørgsmål, der tvinger respondenten til at reflektere over gevinsterne. Da det samtidig er en vigtig del af gevinstrealiseringsprocessen, er det selvfølgelig også et område, vi kan bruge til at karakterisere de 19 skolers arrangement i hele denne proces. Benefits Exploitation Som det er nævnt ovenfor er der mange faldgruber og derfor er det ikke altid muligt at realisere alle gevinster og muligheder ved et givent projekt forud for eller under implementeringen. Derimod vil de mennesker, der til dagligt arbejder med systemet løbende udvikle forskellige tilgange, tanke og ideer til og omkring systemet. Det er derfor en vigtig egenskab at oprette og vedligeholde procedurer, hvor det er muligt at samle denne viden omkring systemet. Dette giver mulighed for at foretage forbedringer og ændringer over tid og derved optimere systemet til dets brugere. Man kan derfor løbende ajourføre måden hvorpå, et system anvendes i praksis. I vores case kan vi bruge dette til at undersøge, om skolerne har ændret procedure på nogle områder og om de har gjort det bevidst eller ubevidst. I forhold til vores problemformulering er dette område nok det mindst væsentlige, da det kan vise sig at være irrelevant for skolerne, hvis ikke procedureændringer er nødvendige for opnåelsen af gevinsterne. Benefits realization capability model Ovenstående fire kompetencer vil alle indgå i vores analyse og senere i vores konklusion og er derfor en del af grundlaget for vores besvarelse af problemformuleringen. Selvom de er skrevet op i en, hvad vi mener, kronologisk rækkefølge, så kan det se anderledes ud i den virkelige verden. De fire stadier kan nemlig foregå på forskellige tidspunkter, men det må forventes, at der over tid opstår en sammenhæng ved eksempelvis at evaluere projektet. Efterfølgende kan der udvikles procedurer i praksis til hvordan, systemet kan udnyttes(anvendes) mest hensigtsmæssigt. Den typiske rute, som kompetencer vil følge, er opstillet i nedenstående figur.

21 18 Gevinstrealisering for IT fællesskaber på ungdomsuddannelser Figur 2 - Benefits realization capability model(ashurst et al. 2008, s. 357) Et af de vigtigste budskaber, som fremgår af the benefits realization capability model er, at en gevinst ikke er en ensidig størrelse, men derimod kan gevinster opstå på forskellige måder og på forskellig tid. Derfor bør man på forhånd gøre sig klart, hvilke former for benefits, der kan opstå samt i hvilken forbindelse; det er muligt, at en gevinst kun påvirker selve IT delen, mens andet kan påvirke organisationen som en helhed. I vores projekt kigger vi på begge dele for at klarlægge, hvilke benefits skolerne har lagt mest vægt på i henhold til det indgåede IT fællesskab. Business case I en omfattende survey(ward et al.,2008) er det blandt andet blevet konkluderet, at 96 % af de medvirkende virksomheder og/eller organisationer udvikler en business case forud for projektstart, men kun 68 % mente, at det var vigtigt. [ ] 69 % reporting that they do not adequately quantify and place a "value" on the benefits for inclusion in the business case (Ward et al. 2008, s. 2) Vi kan altså udlede af ovenstående statistikker, at det er næsten alle de medvirkende, der vil udvikle en business case forud for et projekt, men kun 31 % kan angive en reel betydning eller værdi af de mulige gevinster. Det fremgår efterfølgende fra Ward et al.(2008), at mange virksomheder forsøger at sælge deres ideer ved at overdrive gevinsterne samt underdrive udgifterne. Samtidig er der mange organisationer, som vælger at fokusere næsten entydigt på den økonomiske gevinst,

22 Kapitel 3 Teori 19 hvilket kan være medvirkende til negative konsekvenser såsom kreativ bogføring, minimere prisen ved at spare funktionalitet væk og underdrive prisen for implementeringen i organisationen(ward et al., 2008). Det er i denne sammenhæng vigtigt at gøre klart, at økonomien og de finansielle gevinster ikke per definition er de bedste benefits og dermed ikke udelukkende dem, man bør stræbe efter at opnå. Dette er både Ward et al.(2008) og Ashurst et al.(2008) enige om. Hvad er en gevinst? I dette projekt har vi valgt at gøre brug af Wards et al.(2008) definitioner og grader af gevinster: Observable benefits, Measurable benefits, Quantifiable benefits og Financial benefits. Disse kan ses i nedenstående skema og vil blive præsenteret yderligere senere i afsnittet. Type of Business Change Do New Things Do Things Better Stop Doing Things High Financial Benefits Financial Value can be calculated by applying a cost/price or other valid financial formula to a quantifiable benefit. Degree of Explicitness Low Quantifiable Benefits Measurable Benefits Observable Benefits There is sufficient evidence to forecast how much improvement/benefit should result from the changes. Although this aspect of performance is currently measured, or an appropriate measure could be implemented, it is not possible to estimate how much performance will improve when changes are implemented. By using agreed criteria, specific individuals or groups will use their experience or judgment to decide the extent the benefit will be realized. Figur 3 - Classifying benefits by Their Degree of Explicitness(Ward et al. 2008, s. 6) I skemaet kan man se de fire grader af gevinst samt hvilken type business change, der er påkrævet for at opnå de identificerede benefits. Det er ifølge Ward et al.(2008) vigtigt at klarlægge sine business drivers og herunder investment objectives for at kunne finde frem til hvilken form for business change, der er nødvendig for at opnå gevinsterne. En business change er en organisatorisk forandring og oftest en væsentlig årsag til, om gevinster opnås eller ej. [ ]there was insufficient understanding of the business changes needed to achieve the benefits (Ward et al. 2008, s. 2) Ifølge Ward et al.(2008), er en anden vigtig del af business casen, at finde frem til en business change owner og en benefit owner. Førstnævnte er personen, der har det overordnede ansvar for gennemførelsen af den enkelte business change, hvor sidstnævnte er den eller de personer, der høster gevinsten i sidste ende.

23 20 Gevinstrealisering for IT fællesskaber på ungdomsuddannelser Observable Benefits Selvom det ikke er muligt at kvantificere eller måle en gevinst, kan denne stadig være observerbar. Herved skal der en kvalitativ bedømmelse til for at vurdere en gevinsts værdi. Det er dog muligt at måle den ellers kun observerbare - gevinst, såfremt man er opmærksom herpå og måler over tid. Gevinsten kunne for eksempel være besparelser i mandetimer ved at anvende et nyt IT system, der er nemmere at anvende for brugerne; selvom det ikke var hovedformålet med det nye IT system. En af de observerbare gevinster vi forventer at finde i vores projekt, vil være resultater omkring kvaliteten af IT systemet; altså noget der ikke decideret kan måles, men som man får en fornemmelse af efter implementeringsfasen. Measurable Benefits Et skridt op fra den observerbare gevinst finder man de målbare gevinster. Her er tale om en gevinst som man ved, hvordan man skal og kan måle, men som ikke kan angive et præcist gevinstniveau førend projektet er sat i søen. I forlængelse af de observerbare gevinster kunne en målelig gevinst, i vores case, være oppetiden 4, som der netop kan måles præcist på. Det er dog stadig ikke muligt at give en klar forudsigelse for, hvor stor eller lille gevinst det reelt drejer sig om. Quantifiable Benefits I modsætningen til de målbare gevinster kan de kvantificerbare gevinsters påvirkning kalkuleres med en forholdsvis stor grad af sikkerhed på forhånd: Since quantifying benefits inevitably involves forecasting the future, the challenge is to find ways of doing this as accurately and robustly as possible (Ward et al. 2008, s. 7) Her opstår igen faren for at overvurdere eventuelle gevinster for at sælge ideen. Der er altså en hårfin balance mellem den målbare gevinst og den kvantificerbare gevinst. Quantifiable benefits er en svær størrelse at definere og ligeledes svær at komme med eksempler på i forhold til nærværende projekt. Vores bedste bud på en mulig kvantificerbar gevinst er supportomkostninger. De er ikke helt så sikre som en finansiel gevinst, da det jo afhænger af IT systemet som helhed, men samtidig kan man give et kvalificeret bud, da man jo har nogle forventninger til IT fællesskabet og den kvalitet det skulle føre med sig. Financial Benefits Den direkte, eller mest eksplicitte, gevinst er den finansielle. Herved antager man den kvantificerbare gevinst som troværdig data og efterfølgende kan en finansiel værdi fastsætte hertil. Det forstås dog også, at den finansielle gevinst kun er troværdig, såfremt de forudgående data er troværdige. Her anvender man altså økonomiske formler for at fastsætte den konkrete værdi af en given gevinst. 4 Oppetid: den tid et computersystem, et telekommunikationsanlæg el.lign. er oppe (i drift)

24 Kapitel 3 Teori 21 Et eksempel på en finansiel gevinst er lønudgifterne. Det er nemt at regne ud, hvad en IT supporter koster og så fratrække udgifterne til IT fællesskabet for dermed at ende ud med en (forhåbentlig) positiv gevinst, økonomisk set. Ligeledes vil også indkøb af IT udstyr være en finansiel gevinst, da man i et IT fællesskab vil have mulighed for, såfremt man vedtager det som en del af fællesskabet, at samle sine indkøb og dermed opnå bedre priser. 3.2 Diskussion Er det overhovedet vigtigt at lave en business case i skolernes tilfælde? Måske, måske ikke. Teorien bygger på den rationelle tankegang om nyttemaksimering og der er nogle oplagte fordele ved at udarbejde en business case. Ifølge Ward et al.(2008) er den typiske bevæggrund for udarbejdelse af en business case at få økonomisk opbakning fra beslutningstagerne, hvilket nok ikke har spillet den store rolle for de 19 skoler i vores case. Der er dog nogle væsentlige fordele og vi mener, at skolerne kunne få glæde af nogle af disse. Her tænker vi især på identificeringen af de forskellige gevinster skolerne kan opnå ved et administrativt IT fællesskab og ligeledes at få udpeget en business change owner og en benefit owner til den/de pågældende gevinst(er). Identificeringen er nødvendig for at arbejde målrettet mod opnåelse af gevinsterne, hvilket også kommer til udtryk hos Ashurst et al.(2008) i forbindelse med benefits planning. Derudover er der også den fordel, at man ved udarbejdelsen af en business case samtidig udarbejder et grundlag at evaluere ud fra. Business casen er dermed et vigtigt redskab for benefits reviews. Som det fremgår af afsnit 3.1, har Ward et al.(2008) fokus på udarbejdelsen af en business case, hvorimod Ashurst et al.(2008) beskriver gevinstrealiseringsprocessen. De to artikler kan ses som to vidt forskellige artikler, men nærlæses disse, fremgår det tydeligt at de er komplementære. En del af business planning stadiet er netop udarbejdelsen af en business case, mens der samtidig i en business case, ifølge Ward et al.(2008), er planlægning omkring benefits delivery, benefits review og benefits exploitation. Dermed bliver de to tekster smeltet sammen, på trods af deres umiddelbare forskellighed. Ligeledes er der stor vægt på business changes i begge tekster, hvilket gør det oplagt at bruge disse to tekster parallelt i et projekt som dette. Hvorvidt skolernes situation og organisation passer ind i vores teorier, er et andet spørgsmål, der bør kommenteres. Der er ingen tvivl om, at vores teoriapparat er udviklet og baseret på private virksomheder, der skal implementere et decideret IT system; det kan eksempelvis være et nyt mailsystem. Der er både hos Ward et al.(2008) og Ashurst et al.(2008) fokus på det rationelle og nyttemaksimering, hvilket passer godt ind i det private erhvervsliv. I vores case er det ikke helt så konkret som et mailsystem og samtidig har vi at gøre med en offentlig institution, der har en anden organisatorisk tilgang og opbygning, end man finder i det private. I den forbindelse kan der opstå tvivl om teoriens anvendelighed. Kritiske sjæle vil derfor mene, at teorierne kun virker på det private område og kun med konkrete IT projekter. Vi mener dog, at gevinstrealiseringsprocessen er den samme for de 19 skoler i forbindelse med IT fællesskabet og ligeledes, at en business case med fordel vil kunne benyttes i skolernes situation. Det underbygger vi med argumenter om, at der i administrative IT fællesskaber også findes gevinster, der kan inddeles i samme orden, som Ward et al.(2008) beskriver i Figur 3 og man må formode at en fokus på de forskellige stadier i gevinstrealiseringsprocessen vil være gavnlige for en hvilken som helst aktør.

25 22 Gevinstrealisering for IT fællesskaber på ungdomsuddannelser 3.3 Operationalisering Vi har mulighed for, ud fra vores teori, at arbejde med skolernes gevinstrealiseringsproces og derigennem besvare vores problemformulering. Vi vil se på de konkrete tiltag, skolerne har gjort optil indtrædelsen i det administrative IT fællesskab. Dette vil vi gøre ved at undersøge, om skolerne har udarbejdet en business case og i så fald, vil vi se på indholdet i denne for at karakterisere skolerne jævnfør vores problemformulering. Vi vil benytte vores interview til at undersøge, hvorvidt skolerne har udarbejdet en business case forud for indtrædelse i det administrative IT fællesskab. Derefter vil vi undersøge, hvorvidt skolerne har fulgt de fire stadier af gevinstrealiseringsprocessen. Her er vores interview ligeledes grundlaget for undersøgelsen, da det er herigennem, vi opnår indblik i skolernes arbejde med processen. Efterfølgende vil vi analysere på potentialevurderingen udarbejdet af PA Consulting Group; denne vil vi analysere ud fra Ward et al.(2008) og deres tilgang til business cases. Dette er for at vurdere, hvorvidt PA Consulting Group har udarbejdet deres potentialevurdering ud fra de teorier, vi arbejder med. Vi gør dermed brug af vores teoriapparat til at undersøge ovenstående, dels Ward et al.(2008) i forbindelse med skolernes tilgang til udarbejdelse af en business case og PA Consulting Groups potentialevurdering og dels Ashurst et al.(2008) i forbindelse med de fire stadier af gevinstrealiseringsprocessen, som bliver beskrevet i vores Figur 2. Vi benytter således teorierne, herunder problemformuleringen, som det styrende igennem empirien og dermed opnår vi indsigt i skolernes gevinstrealiseringsproces. Dette gør os i stand til at svare på vores problemformulering.

26 Kapitel 4 Analyse 23 Kapitel 4 Analyse Dette kapitel vil indeholde vores empiriske datamateriale i projektet: empirien består af rapporter foretaget af PA Consulting Group og Deloitte Business Consulting, skrivelser fra Rektorforeningen samt et interview med Rektor Bertel Pedersen fra Randers HF og VUC. Vi vil igennem dette kapitel løbende analysere på empirien og sammenholde den med det teoretiske materiale, vi har gennemgået tidligere i projektet(kapitel 3). Det er vores ønske igennem analysen at kategorisere de forskellige datakilder(rapporter og interview) i forhold til de forudgående teoretiske tanker. Vi søger at belyse den forskel, der vil være at finde i materialet fra forskellige aktører, der anskuer gevinstrealiseringsprocessen fra forskellige vinkler og med forskellige forudsætninger. 4.1 Potentialevurderingen Den 10. juni 2009 udgiver PA Consulting Group en potentialevurdering af administrative fællesskaber for 19 skoler i og omkring Århus. Denne rapport fremfører forskellige business drivers på det administrative område, som det så ud på daværende tidspunkt. Disse administrative udfordringer spænder fra økonomi over personale til IT. Ligeledes præsenterer PA Consulting også anbefalinger, som de mener, vil reducere omkostningerne til disse områder og derved effektivisere dem ved at anvendelsen af flere forskellige metoder for derved at definere hvad der er rapportens Investment Objectives: omkostningsreduktion og forbedring af kvaliteten i varetagelsen af IT opgaver(pa, 2009c). Forud for PA Consulting Groups rapporter om de 19 skoler Gymnasium, HF og VUC (PA, 2009a & c) og 19 skolers fremtidige it (PA, 2009b) står rapporten omkring Administrative fællesskaber for ungdomsuddannelserne fra Deloitte Business Consulting, udarbejdet for Finansministeriet og Undervisningsministeriet(2008). Heri fastslås det at der er flere forskellige områder med udfordringer for gymnasierne og erhvervsskolerne med flere; her har vi valgt at fokusere på udfordringerne indenfor IT området på gymnasierne. Rapporten fra Deloitte fastslår meget klart hvorledes, de forskellige udfordringer kan imødekommes og løses overordnet: Undersøgelsen har vist, at det er muligt at realisere en række betydelige stordriftsfordele i form af øget professionalisering, bedre rekrutteringsmuligheder og større effektivitet, hvis der oprettes administrative fællesskaber på området (Finansministeriet & Undervisningsministeriet 2008, s. 1) På denne baggrund opstiller PA Consulting rapporten fire forskellige handlemuligheder for de områder, den belyser: As is, Best pratice, Administrative fællesskaber og Outsourcing. PA Consulting opstiller endvidere følgende figur med deres anbefalinger.

27 24 Gevinstrealisering for IT fællesskaber på ungdomsuddannelser Indkøb Økonomi Løn & Personale Planlægning It mini review Outsourcing Administrativt funktionscenter Dannelse af funktionscenter på VUC, impl. af workflow Dannelse af funktionscenter Udvikling af og tiltrædelse til eksisterende fælles it-center Best pratice As is Workflow og tilslutning til erhv.skolerne s indkøbsaftaler Lokal centralisering af ledelsesopgaver Tabel 1 - PA Consultings anbefalinger(pa 2009a, s. 2-1) Ovenstående Tabel 1 knytter vi til Wards et al.(2008) tanker omkring Business Changes, hvor det er muligt at strukturerer benefits ud fra graden af, hvor eksplicit gevinsten kan kategoriseres, samt hvilken type af Business Change dette kræver Figur 3. Dette vil blive yderligere underbygget i afsnit 3 i nærværende kapitel, hvor vi vil opstille et konkret eksempel ud fra PA Consulting Groups potentialevurdering. Denne rapport af PA Consulting fungerer til dels som skolernes business case og er dermed en del af gevinstrealiseringens planlægning. I rapporten fra 10. juni 2009 er der blandt andet fokus på de direkte finansielle gevinster, som fremgår af Tabel 2. PA Consulting nævner dog også andre gevinster, der i udgangspunkt vil være sværere at kategorisere som finansielle gevinster: herunder indtrædelse i erhvervsskolernes indkøbsaftale, der vil medføre bedre indkøbspriser(pa, 2009a) og som derved på sigt vil medføre en højere grad af datasikkerhed til at kunne fastsætte en endelig finansiel gevinst. Desuden ser PA Consulting problemer i manglende uddannelse af de personer, der sidder med det administrative arbejde, hvilket resulterer i ineffektivitet og til tider dobbeltarbejde(pa, 2009a). Et af målene for disse administrative fællesskaber, ved at foretage et business change, må således være at opnå en større grad af effektivitet indenfor de forskellige områder. Mere specifikt at kunne uddanne en personalestab, der vil opnå en øget forståelse for økonomi, herunder større fokus på bundlinjeresultatet samt erhverve sig nye og forbedret kompetencer, hvis PA Consultings anbefalinger følges.

28 Kapitel 4 Analyse 25 Økonomi Løn & Personale Planlægning (skema og vagter) It mini review (18 skoler) Samlet Nuværende forbrug Forbrug ved implementering af anbefalinger Kr. 12,7 mio. Kr. 4,1 mio. Kr. 21,2 mio. Kr. 14,7 mio. Kr. 52,7 mio. Kr. 3,9 mio. Kr. 1,9 mio. Kr. 20,6 mio. Kr. 8,8 mio. Kr. 35,2 mio. Besparelse Kr. 8,8 mio. Kr. 2,2 mio. Kr. 0,6 mio. Kr. 5,9 mio. Kr. 17,5 mio. 5 Tabel 2 - Besparelser ifølge PA Consulting(PA, 2009a) Ovenstående målbeskrivelse er kun et udpluk af rapporten, men det giver et billede af de business drivers, der opstilles af PA Consulting Group. Det er også derfor at denne, samt de to andre rapporter fra PA Consulting Group fungerer som grundlag for vores analyse. Sammenholdt med det semi-strukturerede interview af Rektor Bertel Pedersen fra Randers HF og VUC får vi mulighed for at se på de reelle gevinster, både de finansielle gevinster, men også andre mindre eksplicitte gevinster. For at konkretisere de enkelte udfordringer har PA Consulting samlet skolernes business drivers under tre overordnede fællesbetegnelser: Unikke it løsninger besværliggør ekstern servicering Forældet servicestruktur skaber højt omkostningsniveau Individuelle it indkøber giver en dårlig forhandlingsposition Disse udfordringer er generelle i forhold til alle skolerne i rapportens gruppe, men derudover er der specifikke udfordringer for skoler, der enten allerede måtte indfinde sig i et eksisterende fællesskab og endnu andre udfordringer for dem, der stadig måtte stå udenfor et IT fællesskab. Det fremgår altså at fokus er på udfordringer hvor det menes at være muligt at udnytte et potentiale for at effektivisere området for derved at opnå benefits. Med udgangspunkt i ovenstående fællesbetegnelser er situationen, at uddannelsesinstitutionerne 6 står i en situation, hvor forskellige IT løsningerne er implementeret på forskellige niveauer og efter forskellige grundlæggende tanker. På den enkelte skole kan IT i tidernes morgen have været startet og indført af en ildsjæl med flair og interesse for IT, førend de store tanker omkring IT fællesskaber osv. er blevet normen. Dette har været med til at skabe helt unikke individuelle løsninger på hver skole, som er svære at indarbejde i et abstrakt fælles system, hvorved der opstår et behov og mulighed for at foretage business changes, der kan ændre strukturen og effektivisere på sigt. Der er opstået en naturlig hindring for mange af skolerne i at opnå det fulde potentiale ved at samarbejde med andre skoler, så længe de forskellige systemer ikke kan tale sammen. Disse hindringer vil også være grundlaget for flere følgevirkninger. 5 Efterfølgende er dette tal blevet rettet til kr. 6,5 mio.(pa, 2009c) 6 De 19 omtalte skoler i PA, 2009a.

29 26 Gevinstrealisering for IT fællesskaber på ungdomsuddannelser Vi finder, at servicestrukturen på de enkelte skoler afviger meget, hvilket ifølge rapporten fra PA(2009b) må betyde, at der er et klart forbedrings potentiale, såfremt man kan udvikle en bedre måde at klare den daglige support på samt pædagogiske IT kurser med mere. Ved at anvende forskellige tilgange til hvordan og hvor meget support der ydes internt på de forskellige skoler, opstår der et potentiale for at sammenlægge supporten i et fællesorgan, der kan varetage rollen for flere skoler på en gang. Herved tænkes det, at udgifterne til support kan nedbringes og udlignes for skolerne. Som det fremgår af Figur 4, er support omkostningerne ujævnt fordelt(ikke taget højde for elevtal kontra supportomkostninger); hvorved nogle skoler enten har et abnormt højt support niveau, ellers er der opstået et ressourcespild i forhold til de andre skoler og derved et behov for at Do New Things eller Do Things Better. Figur 4 - Samlede supportomkostninger(pa, 2009b) Den sidste overordnede business driver omhandler mulighederne for stordriftsfordele ved eksempelvis at indkøbe software og hardware i fællesskab; derved opnås såvel besparelser som en forbedret kvalitet. Som situationen skildres i rapporten fra 2009(PA, 2009b) anvender de skoler, der indgår i rapporten mere end 11 millioner kroner om året på hardware og software, hvilket menes at kunne nedbringes, såfremt skolerne indgår i fællesindkøb. Derudover fremgår der poster omkring håndteringen af løn og økonomi services, der er individuelt forhandlet og som også kan nedbringes, såfremt skolerne står sammen og søger en fælles aftale med de respektive parter på dette område. Det er således på flere områder nødvendigt for de 19 skoler at foretage business changes og indgå i administrative fællesskaber, såfremt de ønsker at følge PA Consultings anbefalinger og opnå de anslåede Investment Objectives. Ovenstående opsummering er generelle og overordnede udfordringer, der berører alle skolerne i undersøgelsen, upåagtet af skolernes nuværende administrative fællesskabsstatus.