Kommunikationsstrategi Baggrund

Transkript

1 Kommunikationsstrategi 2008 Baggrund Mission og vision Boligforeningen 3B er en almen boligforening med knap almene boliger i Storkøbenhavn. Under overskriften Rum til alle står vi for effektiv daglig drift samt vilje og evne til at udvikle den almene beboers muligheder. Vi har fokus på den nødvendige fremtidssikring og på bredden i beboersammensætningen. Strategi for 3B 3B prioriterer den sociale ansvarlighed højt og arbejder bevidst på at skabe gode rammer for livsudfoldelse og på at tiltrække et bredt udsnit af beboere. Vi går gerne nye veje og er på den måde med til at bane vejen for nye muligheder for den almene sektor. Men konkurrencesituationen for den almene sektor er skærpet. Attraktive låneformer har sat pres på de almene boliger, og lovgivningen gør det svært at konkurrere på huslejen. Endnu mærker vi kun lidt til det i 3B s område, men der er tendens til, at en ekstra markedsføringsindsats er nødvendig i nogle afdelinger. Andre afdelinger har fået et blakket ry, og her kan det være svært at tiltrække resursestærke beboere. Det gør det fx vanskeligt at leve op til vores ønske om bredde i beboersammensætningen. Kernen i den almene sektor er beboerdemokratiet, men den form, vi kender i dag, har trange kår. Der er en tendens til, at det er svært at finde nogen, der vil deltage, og der ligger derfor en udfordring i at være med til at udvikle beboerdemokratiet, så vi sikrer den enkelte beboers indflydelse på egen afdeling. Samtidig slutter boligorganisationer sig sammen landet over, og ikke mindst vores geografiske område præges af meget store fællesskaber på almene boliger. Sådanne sammenslutninger giver styrke til en massiv kommunikationsindsats, som 3B umiddelbart kan have svært ved at matche. Til gengæld kan vi ved at målrette kommunikationen, så alle arbejder i samme retning, nå meget langt også i forhold til de store konkurrenter. Målet er derfor en meget tydelig og klar 3B-profil, som styrker vores position på markedet. 3B skal være kendt for to ting, som vi helhjertet står inde for, nemlig 1. Effektiv daglig drift 2. Vilje og evne til at udvikle den almene beboers muligheder September 2007/ahz rev. juni

2 Strategi for kommunikationen Kommunikationsstrategien indgår som en del af den overordnede strategi for udviklingen af 3B og skal derfor ses i tæt sammenhæng med den og med det målsætningsprogram, sammenlægningsbestyrelsen har på vej. Ændrer 3B strategi eller fokus, skal vi sikre, at kommunikationen harmonerer med de nye mål. 3B kommunikerer klart, enkelt og venligt Kommunikationsstrategien lægger rammen om 3B s kommunikation, og hver gang, vi kommunikerer, skal vi tjekke, at kommunikationen støtter vores strategi og mål. Den daglige drift og administration er baseret på tre kerneværdier, der også støtter strategien og målet: 3B er kundeorienteret, samarbejdsorienteret og udviklingsorienteret. Fællesnævneren for de tre kerneværdier er kvalitet. Vi står for en venlig, individuel og effektiv service og drift. Det kommer til udtryk både gennem vores handlinger og vores sprog. Det er her, vi viser vores respekt for kunderne og for samarbejdspartnerne. Her vi viser, hvem vi er, og hvad vi står for. Derfor har 3B naturligt valgt at sætte fokus på klar, enkel og venlig kommunikation. 3B s sprogpolitik er uddybet i selvstændigt notat, som også indeholder nogle gode råd. 3B kommunikerer bredt 3B kommunikerer hver dag med mennesker fra alle grupper af samfundet. Vi kommunikerer med beboere, med samarbejdspartnere, med leverandører, med pressen, med jobansøgere, med hinanden. Derfor skal både kommunikationen og kommunikationskanalen tilpasses målgruppe og modtager, så der tages hensyn til både relevans og modtagernes forudsætninger og informationsbehov. Og når det er relevant, skal vi bruge andre sprog end dansk. Den almene sektor er underlagt streng lovgivning med mange komplicerede regler. Det smitter af på vores måde at kommunikere på, fordi vi påtager os et ansvar ved at gøre det svære klart og enkelt. Og i mange tilfælde er vi nødt til at henvise til både lov og paragraffer. Men i så tilfælde overvejes, om det kan lade sig gøre at anbringe det tunge lovstof i en form for faktaboks, så selve budskabet står i et klart og enkelt sprog. Grafisk udtryk Det grafiske udtryk er med til at skabe den markante og tydelige 3B-profil, der styrker vores position på markedet. September 2007/ahz rev. juni

3 Ligesom sproget er det grafiske udtryk derfor på samme tid enkelt og venligt. Det signalerer kvalitet, og brug af visuelle virkemidler indgår som en naturlig del. Alt materiale fra 3B skal være ensartet og let genkendeligt, og al skriftlig kommunikation skal derfor overholde de overordnede retningslinjer, der fastlægges af bestyrelsen. Kommunikationskanaler 3B opererer med mange forskellige kommunikationskanaler, fx personlig kontakt, møder, referater, breve, arrangementer, nyhedsbreve og elektroniske medier. Strategien er, at vi vælger kommunikationskanalen efter målgruppe og budskab. Nyhedsbreve vil fx både udkomme i papirudgave og i en elektronisk udgave på nettet. Men henvender vi os fx specifikt til de unge, vælger vi måske sms og lokalradio og ikke brev og omtale i lokalavisen, der appellerer til den mere modne aldersgruppe. Kommunikation en naturlig del af dagligdagen I 3B lægger vi så stor vægt på god kommunikation, at vi bruger den nødvendige tid. Det er nemlig vores fælles ansvar, at 3B s kommunikation lever op til målet. Det betyder, at alle både medarbejdere og politikere skal have fokus på at kommunikere klart, enkelt, venligt og med respekt for modtageren. Både i den personlige kontakt og i den skriftlige kommunikation. Kommunikationen i praksis Vigtige grupper Kommunikation med omverdenen 3B ønsker en klar profil både i forhold til vores samarbejdspartnere, i vores egen sektor og i mediebilledet. Derfor har vi fokus på udadvendte aktiviteter og ikke mindst PR i forbindelse med arrangementer og begivenheder af almen interesse. Derudover er det vigtigt, at vi overvejer muligheden for mediedækning, hver gang vi har gennemført udviklingsarbejder, ved større kampagner og ved undersøgelser og analyser, der kan have almen interesse. Vi overvejer også muligheden for PR i forbindelse med lokale arrangementer i boligafdelingerne og større renoveringsprojekter. Vi gør via 3B s kursusudvalg nye medlemmer af afdelingsbestyrelserne opmærksomme på muligheden for - og værdien af - omtale i de lokale medier, ligesom vi gør opmærksom på 3B s sprogog pressepolitik. September 2007/ahz rev. juni

4 Ud over aktivt PR-arbejde kommunikerer 3B via nettet, som vi løbende opdaterer med oplysninger om både 3B, sektoren, boligpolitik og lignende. Pressemeddelelserne lægger vi på nettet sammen med oplysning om, hvem pressen kan kontakte både generelt og i specifikke sager. Med den nye hjemmeside vil vi på sigt også tilbyde mulighed for at tilslutte sig en nyhedstjeneste, så man fx modtager en mail, når 3B har nyt på hjemmesiden. Nyhedsbrevet Kanal 3B sender vi både til de store medier og til lokalaviserne. Kanal 3B tjener på den måde til, at 3B er top-of-mind. Samtidig holder vi medierne orienteret om, hvad der sker i sektoren og ikke mindst hos os selv. Pressepolitikken er i øvrigt uddybet i selvstændigt notat, hvor der også er gode råd. Kommunikation med bestyrelsen Kommunikationen med bestyrelsen sker primært på møder, gennem breve og personlige samtaler mellem direktion og bestyrelse. Nyhedsbrevet Kanal 3B er kilde til information om, hvad der sker i de enkelte afdelinger og boligafdelinger - og generelt i den almene sektor. Medlemmerne af bestyrelserne vil med den nye hjemmeside på sigt have adgang til udvalgte informationer om 3B via et lukket sted, hvor der kræves personligt password. Kommunikation med afdelingsbestyrelserne Kommunikationen med afdelingsbestyrelserne sker på møder og ved personlig kontakt med relevante ansatte både i afdelingen og i administrationen. Derudover via Nyhedsbrevet Kanal 3B, gåhjem-arrangementer, Fælleskonference, 3B s egne kurser, områdemøder, repræsentantskabsmøder samt via nettet. På nettet får medlemmerne af afdelingsbestyrelserne med den nye hjemmeside adgang til udvalgte informationer om deres egen afdeling via et lukket sted, hvortil der kræves særligt password. Kommunikation med beboerne Kommunikation med beboerne sker dels som i dag ved personlig kontakt med ansatte, med beboerorienteringer, opslag og diverse breve. Derudover udarbejdes et nyhedsbrev, 3Bbeboeren, der to gange årligt fortæller om goderne ved at bo alment, om beboerdemokratiets mange muligheder, om nye tiltag, nye muligheder og frihed. På den måde minder vi beboerne om, at de bor alment - og hvad fordelene er ved det. Samtidig tager vi emner op, som de ansatte spotter som områder, hvor der er brug for, at beboerne ved mere. Det kan fx viden om andre kulturer, om særlige beskæftigelsesindsatser, sundhedsindsats og lignende. Ind imellem overvejes lidt blødere informationer som madopskrifter, sjove samlere, ideer til indretning, udnyttelse af pladsen etc. September 2007/ahz rev. juni

5 Endelig udgiver 3B Byg Nyhedsbreve, der sikrer god kommunikation med og information til beboere i afdelinger, der skal i gang med - eller har gang i - større renoverings- og fremtidsprojekter. Kommunikation til kommende beboere De kommende beboere kommunikerer vi primært med via nettet. Her kan de finde oplysninger om boligafdelinger og boliger, skrive sig op og betale medlemsandelen og ventelistegebyret, se ventetider og deres placering på ventelisten - og med den nye hjemmeside tilslutte sig en mail-service, der fx fortæller om ledige boliger og lignende. Det er også på nettet, man primært finder diverse foldere om udlejningsregler og lignende, som dog også skal kunne sendes frem i papirudgave til de, der ikke er på nettet. Derudover påvirker vi de kommende beboere via de artikler, medierne bringer på baggrund af vores spændende nye tiltag etc. Kommunikation til medarbejderne Personalet får Kanal 3B, som dog ikke er direkte målrettet dem og derfor mest tjener til at give de ansatte de samme informationer om sektoren og egne aktiviteter, som afdelingsbestyrelser og samarbejdspartnere får. Når der er nyt om ansatte, sender personaleafdelingen mail til alle. De samme oplysninger gengives på bagsiden af Kanal 3B, så afdelingsbestyrelserne og samarbejdsparterne også føler sig velunderrettet på det område. Som led i bestræbelserne på at skabe en større 3B-identitet hos hele personalet, har 3B Bladet set dagens lys. Det udkommer ca. 10 gange årligt, og stoffet leveres primært af personale- og driftsafdelingerne, mens kommunikationsafdelingen redigerer og producerer. I 3B Bladet kan medarbejderne orientere sig om, hvad der har været på dagsordenen på personalemøder, i VN og i sikkerhedsudvalget. Her finder man ændringer af love - og her kan personalet udveksle gode ideer og erfaringer. Med den nye hjemmeside vil der som sidste led i processen også blive udviklet et intranet, som et hurtigt og effektivt medie til at bringe nyt fra direktion og ledergruppe samt udveksle viden og nyheder mellem medarbejderne. Vigtige kommunikationskanaler Kanal 3B Nyhedsbrev, der udkommer seks gange om året i ca. 700 eks. til medlemmer af bestyrelsen, til afdelingsbestyrelser, boligordførende politikere, medlemmer af BR, rådhusene i de kommuner, vi har boliger i, samarbejdspartnere, seniorer samt medarbejdere. September 2007/ahz rev. juni

6 Omfang: Ca. 8 sider, printet i 4-farve in-house. 3B sætter altså selv op og printer. Redaktion: Direktør (ansvarshavende), bestyrelsesformand og næstformand samt kommunikationschef. Redaktionen påtager sig ansvaret for at tilrettelægge indholdet og sikrer, at nyhedsbrevet lever op til den strategi, bestyrelsen har fastlagt. 3B s Beboerblad Nyhedsbrev, der udkommer to gange om året (juni og december) i knap eksemplarer til alle beboere. Omfang: Ca. 8 sider, trykt i 4-farve. 3B sætter selv op, oplaget trykkes ude i byen. Redaktion: Kommunikationsudvalget, direktør (ansvarshavende). Redaktionen påtager sig ansvaret for at tilrettelægge indholdet og sikre, at nyhedsbrevet lever op til strategien. 3B Bladet Internt nyhedsbrev, der udkommer ca. 10 gange om året. Omfang: Ca. 8 sider, printet i 4-farve in-house. Kan udvides med flere sider ved behov. Redaktionsudvalg: Kommunikationschef (ansv.), driftschef, personalechef (inspektør) Redaktion: Personalekonsulent og kommunikationsmedarbejdere. Stof leveres primært af personale- og driftsafdelinger, kommunikationsafdelingen redigerer og producerer. Internetportal Portal bygges op i et cms-system, så ansvarlige i de forskellige afdelinger selv skal sikre opdatere oplysningerne. På forsiden gøres plads til skiftende nyheder, så man kan se, at der sker noget i foreningen! Portalen består som udgangspunkt af seks forskellige indgange, men det vil blive nærmere fastlagt i en proces, hvor repræsentanter fra de forskellige brugergrupper deltager. Som hovedprincip skal der være en indgang til Medier, Boligsøgende, Beboere, medlemmer af bestyrelsen, medlemmer af afdelingsbestyrelser og ansatte. Generelt vurderer vi de teknologiske muligheder og bruger de metoder, som passer bedst til målgruppe og budskab. Foldere Foldere produceres og udgives, når der er behov. Det gælder fx ved behov for ekstra markedsføringsindsatser i nogle boligafdelinger og ved specielle udlejningsregler og råderetsregler. Hvis der eksisterer en god BL-folder om emnet, bruger vi den. Men hvis der er behov for det, udarbejder vi også fx folder om beboerdemokrati generelt, om energi og miljø, fugt etc. Inden en folder sættes i gang, skal den pågældende funktionschef godkende initiativet og resurseforbruget. Produceres så vidt muligt i eget regi. September 2007/ahz rev. juni

7 BYGnyhedsbreve og -opslag Det er nyhedsbreve og opslag, der kommer i en begrænset periode, nemlig fra større renoveringsarbejder er i planlægningsfasen og frem til arbejdet er afleveret. Det er projektlederen fra Byg, der er ansvarshavende og leverer stoffet til nyhedsbrevene. Projektlederen vurderer, om der er behov for en egentlig kommunikationsstrategi, som i så fald skal godkendes af afdelingsbestyrelsen og evt. byggeudvalget. Annoncer Almindelige annoncer og stillingsannoncer indgår også som vigtige elementer i 3B s kommunikation og skal følge de fælles guidelines, bestyrelsen fastlægger. Diverse kort Til lykke -kort, julekort, invitationer og lignende indgår i den samlede kommunikation og skal som sådan også leve op til de fælles guidelines. Diverse arrangementer Er aktiviteter i afdelingerne, fx grundstensnedlæggelse, rejsegilde, indvielser, beboerdage, åben lejlighed, ture etc. Bruges aktivt til at sikre PR som er et område, 3B vil fokusere ekstra på i den kommende periode. Foredrag Vi opfordrer 3B s politikere og medarbejdere til at holde foredrag og komme med indlæg i relevante sammenhænge, fx i BL-regi og i de andre almene organisationer. Det understreger, at 3B er en aktiv og effektiv organisation med vilje og evne til at udvikle den almene beboers muligheder. Det skal tydeligt fremgå, at medarbejderen kommer fra 3B, og de plancher, oplægsholderne bruger og udleverer, skal være bygget op efter de eksisterende retningslinjer, så de på den måde er med til at synliggøre 3B. September 2007/ahz rev. juni