Hvorfor nye administrative systemer i Fredericia Kommune?

Transkript

1 * Hvorfor nye administrative systemer i Fredericia Kommune? Michael Jensen/Tim Hansen CONNECTING

2 Tværgående centrale initiativer og rammer 2 En række forhold skaber rammerne for it og digitalisering nogle af disse er: Strategi for digitalisering af den offentlige sektor (Regeringen, KL og Danske Regioner) Kommunernes digitale strategi (KL) Reformer Bedre digital service digitalisering, der er målrettet mod at skabe forbedringer i servicen Øget effektivisering digitalisering der muliggør effektivisering og flytter ressourcer væk fra administration Stærkere samarbejde Kommunalreform Kvalitetsreform Standardiseringstiltag Generelle Udvekslingsstandarder fx efølgeseddel/datafølgeseddel Fællesoffentlige åbne standarder (Folketingsbeslutning B103) Fællesoffentlig brugerstyring Fællesoffentlig mail og kalenderplatform Digital signatur Sektorstandardisering (miljø, arbejdsmarked, sundhed etc.) DEVOTEAM CONSULTING CONNECTING

3 Visionen om enkle digitale indgange 3 borger.dk Hovedportaler og biportaler Kender borgeren ikke den service hun efterspørger, prøver hun vejviseren først Statslige hjemmesider Uddannelse.dk Kender borgeren den service hun efterspørger, går hun direkte til emne eller kommuneportalen Kommunale hjemmesider Min kommune DEVOTEAM CONSULTING CONNECTING

4 Krav, forventninger og tendenser /2 4 Borgeren i centrum (jf. forrige planche) Multikanalstrategier med differentieret service for forskellige borgergrupper Intelligent selvbetjening og fleksibel service for borgere og virksomheder Indtænkning af superportaler i lokale portalstrategier Borger.dk, Erhvervsportalen, SKAT.dk, Sundhed.dk, Miljoeportal.dk mv. Itunderstøttede sammenhængende forløb for borgerne på tværs af myndigheder og forvaltningsskel baseret på borgernes livssituationer Digitalisering af de demokratiske processer Bedre informationer til borgerne om serviceniveau, kvalitet mv. Adgang til borgernes egne data Elektronisk kommunikation med det offentlige Stærkere samarbejde mellem offentlige myndigheder It som forudsætning for forretningsudvikling og effektivisering Sammenhængende og åben itarkitektur Anvendelse af obligatoriske standarder DEVOTEAM CONSULTING CONNECTING

5 Krav, forventninger og tendenser /3 5 Nye arbejdsgange, automatisering og servicefællesskaber Proceseffektivisering gennem fx LEAN og arbejdsgangsanalyser Konsolidering af itfunktionerne og sourcing Etablering af nye samarbejder Tvungen selvbetjening Fokus på effekter Handling baseret på strategisk vigtige informationer; Business case, effektvurderinger og kvalitetsmålinger Systematisk måling og opfølgning krav om styring og dokumentation af service Sikring og udvikling af kompetencer til strategisk it og gennemførelse af digitaliseringsprojekter Inddragelse af forretningen i arbejdet med it og digitalisering Nye arbejds og samarbejdsformer Fleksible medarbejdere og en fleksibel arbejdsplads gennem mobil it Nye måder at indrette sig på fysisk Dannelse af nye organisationsformer netværks og rollebaserede Understøttelse af proces og projektorienteret arbejde baseret på Best practice o o o o Projekt og porteføljestyring Prince2 mv. IT Service Management ITIL (itafdelingens processer) Modenhed i anskaffelsesprocesser og leverandørstyring Fokus på forandringsledelse DEVOTEAM CONSULTING CONNECTING

6 Strategi for digitalisering af den offentlige sektor Strategien sætter fokus på digitalisering gennem tre strategiske indsatsområder: Bedre digital service digitalisering, der er målrettet mod at skabe forbedringer i servicen til borgere og virksomheder Øget effektivisering digitalisering der muliggør effektivisering og flytter ressourcer fra administration til borgernær service Stærkere samarbejde koordinering og prioritering af digitaliseringsindsatsen i den offentlige sektor gennem mere forpligtende tværgående samarbejde på alle niveauer DEVOTEAM CONSULTING CONNECTING Ansvaret for realiseringen af strategien ligger hovedsageligt hos den enkelte myndighed!

7 Strategi for digitalisering af den offentlige sektor Hvilke konsekvenser har de forskellige indsatsområder? Digitalisering sker på de områder, hvor den har størst effekt Individuel og sammenhængende service Selvbetjening og mulighed for at følge egne sager Digital skriftlig kommunikation DEVOTEAM CONSULTING CONNECTING Al relevant, skriftlig kommunikation med borgerne kan foregå digitalt fra Al kommunikationen med virksomhederne skal foregå digitalt fra Automatisering eller forenkling af bagvedliggende forretningsprocesser Tilgængelighed for blinde, motorisk handicappede og andre udsatte grupper Genbrug af data på tværs af sektorer og myndighedsniveauer Tilskyndelse til brug af de billigste kanaler Flere obligatoriske digitale løsninger Brugerdreven serviceudvikling Større tillid til løsninger gennem sikkerhed DS484 skal udbredes til hele den offentlige sektor

8 Strategi for digitalisering af den offentlige sektor Hvilke konsekvenser har de forskellige indsatsområder? Som følge af den demografiske udvikling kan antallet af offentligt ansatte i de kommende år ikke stige, og samtidig er der øgede krav om valgmulighed, gennemsigtighed og kvalitet! Flest mulige af de administrative rutiner automatiseres eller forenkles Den administrative opgavevaretagelse håndteres flere steder i fællesskab Offentlige myndigheder skal prioritere metoder og midler til at skabe grundlaget for forandringen DEVOTEAM CONSULTING CONNECTING effektvurderinger og systematisk anvendelse af projektstyrings og økonomivurderingsmetoder mv. Der skal sættes mål og følges op på brugen af de digitale løsninger og fællesoffentlige standarder

9 Strategi for digitalisering af den offentlige sektor Hvilke konsekvenser har de forskellige indsatsområder? Obligatoriske fælles åbne standarder Arkitekturarbejde som fokuserer på sammenhæng mellem enkelte systemer Flere beslutninger skal træffes i forpligtende fællesskaber Udvikling, implementering og drift af standarder og services håndteres via fællesskaber DEVOTEAM CONSULTING CONNECTING følg eller forklar modellen Ex. rettighedsstyring

10 Kommunernes digitale strategi (KL) 10 KL har med kommunalreformen et behov for at repositionere sig selv bl.a. fordi: Vi nu har 98 større og stærkere kommuner Staten har i KL s optik en centralistisk styringsmodel, som udfordrer det kommunale selvstyre Historisk har kommunerne haft indflydelse på itudviklingen gennem KMD, men KMD skal sælges (Lov om kommuners og regioners erhvervsaktiviteter (lov 548)) Et stort pres på den kommunale og offentlige opgaveløsning om bedre borgerservice for færre ressourcer fordrer bedre samarbejde og samling af købekraft DEVOTEAM CONSULTING CONNECTING Derfor stilles der krav om: Mere service for færre penge Borgerne skal have det lettere med kommunen som indgang til det offentlige Kommunerne skal skabe lokal dynamik og have flere ITleverandører KL forventer derfor, at kommunerne må bruge flere penge på IT i de kommende år!

11 Kommunernes digitale strategi (KL) 11 KL s strategi har tre ben: Fælles projekter med ansvar for de fælles mål Kommunerne skal kunne blive enige om fælles standarder KL og kommunerne sætter fælleskommunale og fællesoffentlige projekter i værk Standarder for IT i legoklodser Større ITløsninger vil være opbygget af store digitale legoklodser, hvor hver legoklods svarer til en afgrænset del af den digitale arbejdsgang ServiceOrienteret Arkitektur (SOA). Anvendelse af den kommunale arbejdsgangsbank DEVOTEAM CONSULTING CONNECTING Partnerskab med et dynamisk itmarked KL s rolle vil primært blive at forhandle og udforme standarder på vegne og på foranledning af kommunerne frit marked! I visse tilfælde inviteres leverandører til et rammeudbud for at sikre et marked. Kun i ganske få tilfælde vil det være strategien at eje systemet med henblik på udbud ex. CPR, CVR, BBR mv.

12 Kommunernes digitale strategi (KL) 12 DEVOTEAM CONSULTING CONNECTING

13 Reformer 13 Regeringen har gennem de senere år præsenteret en række forskellige reformer, som alle har store konsekvenser for arbejdet med kommunal it og digitalisering: Kommunalreform Kvalitetsreform Omkostningsreform DEVOTEAM CONSULTING CONNECTING

14 Kommunalreform 14 Bedre og mere sammenhængende offentlig service Kommunen som borgernes hovedindgang til den offentlige sektor Grundlag for stærkere faglige enheder Mulighed for at kommunerne kan beholde det, de henter hjem i synergigevinster. Dermed tilskynder kommunalreformen til effektivisering Nye opgaveområder Styrkelse af lokaldemokrati Princip om statslig mål og rammestyring af kommunerne frem for detailstyring DEVOTEAM CONSULTING CONNECTING

15 Kvalitetsreform udfordringen /1 15 DEVOTEAM CONSULTING CONNECTING

16 Kvalitetsreform udfordringen /2 16 DEVOTEAM CONSULTING CONNECTING

17 Kvalitetsreform indhold 17 Frit valg, brugerinddragelse og personligt ansvar Sammenhængende service med respekt for borgerne Borgerne skal have oplysninger om, hvilket serviceniveau de kan forvente Der skal være overblik over, om de overordnede mål og krav, som Folketinget har fastlagt, føres ud i livet øgede krav om styring og dokumentation i serviceproduktionen Nytænkning, konkurrence og mest kvalitet for pengene Borgerne skal have let ved at komme i kontakt med det offentlige Unødige ventetider skal fjernes Der skal skabes overskuelige og sammenhængende forløb mellem de forskellige myndigheder Klare mål og ansvar for resultater Borgerne skal have oplysninger om kvaliteten af den offentlige service Omstille arbejdsgange, anvende ny teknologi og inddrage brugere og medarbejdere Anvende færre ressourcer på administration og flere på borgernær service Ledelse, medarbejderinddragelse og motivation Medarbejdernes tilfredshed skal måles Der skal skabes attraktive arbejdspladser Det offentlige skal belønne dygtige ledere og medarbejdere, der leverer service effektivt og med høj kvalitet DEVOTEAM CONSULTING CONNECTING

18 Offentlige standardiseringstiltag Generelle 18 Udvekslingsstandarder fx efølgeseddel Fællesoffentlige åbne standarder Folketingsbeslutningsforslag B103 om anvendelsen af åbne standarder for software i det offentlige, herunder pr. 1/12008: Standarder for dataudveksling mellem offentlige myndigheder Standarder til elektronisk sags og dokumenthåndtering Standarder til udveksling af dokumenter mellem offentlige myndigheder (Open Documentformat og Office OpenXML) Standarder til elektroniske indkøb i det offentlige Standarder for digital signatur Standarder for offentlige netsteder / hjemmesider Standarder for itsikkerhed (dog kun for staten) Fællesoffentlig brugerstyring Ideen med efølgesedlen er, at metadata udtrækkes fuldautomatisk af afsenderens ESDHsystem og dernæst registreres automatisk i modtagerens ESDHsystem Eks. skal kommunerne i det almindelige arbejde kunne tilgå en lang række statslige itløsninger via OCES certifikater Fælles mail og kalender platform Så man kan overskue medarbejdernes kalendere på tværs af offentlige institutioner DEVOTEAM CONSULTING CONNECTING

19 Offentlige standardiseringstiltag Sektorspecifikke 19 DEVOTEAM CONSULTING CONNECTING Multisektor data Referencedata Jf. INSPIRE og Servicefællesskabet for Geodata ( Nytænkning vedr. basisdata 2004) Sektorspecifikke data Handel ehandel sektorstandardiseringsgruppen Sundhed Innovationsgruppen for sundhedsinformatik Trafik Vejområdet sektorstandardiseringsudvalg Undervisning Universitets sektorstandariseringsudvalg Miljø Sektorstandardiseringsudvalget for miljødata Sektorspecifikke data Sektorspecifikke data Pt. er der nedsat sektorstandardiseringsudvalg inden for Sektorspecifikke data Sektorspecifikke data Sektorstandardiseringen skal være med til at sikre interoperabilitet mellem offentlige fagsystemer og dermed etablere grundlaget for en velfungerende digital forvaltning. Sektorspecifikke data Metadata (data om data)