Referat af bestyrelsesseminar den 23. og 24. november 2013 i Asserbo Golf Club

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Referat af bestyrelsesseminar den 23. og 24. november 2013 i Asserbo Golf Club"

Flemming Holst
8 år siden
Visninger:

1 Referat af bestyrelsesseminar den 23. og 24. november 2013 i Asserbo Golf Club Til stede: William Grahn (WG), Michael Tvede (MT), Per Knudsen (PK), Peter Jacobsen (PJ), Peter Fredgaard (PF), Charlotte Malling Olsen (CM) og Stig Borg (SB), (forlod mødet lørdag middag) Arne K Larsen (AKL) - referent Steen Mikael, Baneudvalget og Pernille Fredgaard, Sportsudvalget. WG bød velkommen med en kort opsummering af sæsonen 2013 og hæftede sig især ved indsatsen fra Klubbens Venner samt et stort engagement fra frivilige og ansatte, som har bidraget til at klubben igen i år kommer ud med et positivt driftsresultat og en pænt forbedret likviditet på trods af et meget højt aktivitetsniveau. 1. Godkendelse af handlingsplaner og udvalgsbudgetter a. Baneudvalg Steen Mikael gennemgik handlingsplaner og budget for Fokus vil være på kvalitetsforbedringer på områder med dårlig græsvækst og teesteder, som skal renoveres i takt med at der kan findes tid og penge hertil. Teestederne ændres til 58 (Gul), 48 (rød) og der etableres et nyt, kortere sæt ratede38 teesteder, som primært skal hjælpe begyndere og yngre juniorer til success ved at komme hurtigere igennem banen med færre slag. Bestyrelsen godkendte at 11. green og teesteder omlægges til efteråret 2014 såfremt klubbens økonomi udvikler sig som forventet. Investering på tkr 200 indlagt i budget. Bestyrelsen godkendte en samlet investering på tkr. 40 til etablering af udsugning og forbedring af varmesystem på værkstedet på Vejleholm. Hvis klubbens økonomi udvikler sig bedre end p.t. forventet, vil bestyrelsen overveje muligheden for at investere i en brugt gravemaskine til omlægning / forbedring af bunkers og andre områder på banen. b. Sportsudvalg (Junior- og eliteudvalg) Pernille Fredgaard fremlagde handlingsplaner og budget for udvalgene. AGC Junior Academy suppleres med AGC Elite Academy, der skal fortsætte arbejdet med udvikling af vore talenter fra junior til senior. Bestyrelsen besluttede, at man fremover igen skal være regulært medlem af AGC for at spille på klubbens divisionshold. Handlingsplaner og budget blev godkendt med mindre justeringer.

(forlod mødet lørdag middag) Arne K Larsen (AKL) - referent Steen Mikael, Baneudvalget og Pernille Fredgaard, Sportsudvalget.

2 c. Begynderudvalget CM uddybede de fremsendte handlingsplaner og budget for Det høje aktivitetsniveau fra 2013 vil blive fortsat. Tirsdagsturneringen vil få gunstart på 1. 4 hul og mindre erfarne spillere vil kunne spille turneringer fra de nye 38-teesteder for at sikre et bedre flow. d. PR-og Sponsorudvalget AKL fremlagde handlingsplaner og budget for Budgettet forøges med tkr. 50 i forhold til Øremærkede sponsorater konteres fremover på den pågældende aktivitet for at sikre et mere retvisende og gennemsigtigt billede. Fokus vil fortsat være tiltrækning af nye medlemmer, og en række initiativer blev godkendt. Der skal lægges mere vægt på at markedsføre hverdagsmedlemskabet overfor nye, ældre medlemmer. Annoncering vil i 2014 stræbe efter at aflive fordomme om golfsporten og AGC. Det blev besluttet at tilbyde et 3 måneders familie-prøvemedlemskab til kr. Det blev besluttet at tilbyde nye medlemmer en rabat på kr i næste kontingentopkrævning for hvert efterfølgende familiemedlem, der meldes ind i løbet af Der bliver iværksat en målrettet kampagne for at tiltrække nye medlemmer gennem vores nuværende medlemmer med en rabat på kr i den næste kontingentopkrævning for hvert nyt voksenmedlem, man skaffer og herudover lodtrækninger om en golfrejse for 2 og frit kontingent i 2015 blandt de, der bidrager til kampagnen. Nyhedsbrev med information om kampagnen udsendes i begyndelsen af det nye år. Det blev besluttet at samle og uddanne et korps på ca. 10 AGC Ambassadører, der får til opgave at informere interesserede til åbent hus og andre arrangementer. Det blev besluttet at tilbyde en golfpakke for kr pr person pr. uge, som sommerhusudlejere kan udnytte for at tiltrække golfspillende lejere. Det blev besluttet at undersøge konsekvenserne ved at tilbyde et sekundært medlemskab i AGC til halv pris til golfspillere, der i forvejen er fuldt betalende medlemmer af en dansk golfklub. Hjemmesidens Joomla kerne skal opgraderes for at forøge sikkerheden mod hacking og tilføre savnede funktionaliteter kr er afsat til formålet. Hjemmesiden skal tilføres et micro-site med let tilgængelige oplysninger om, hvordan man bliver medlem og hvad et medlemskab omfatter.

Budgettet forøges med tkr. 50 i forhold til 2013. Øremærkede sponsorater konteres fremover på den pågældende aktivitet for at sikre et mere retvisende og gennemsigtigt billede.

3 e. Turneringsudvalget PJ fremlagde en revideret turneringsplan og udvalgets handlingsplaner for Det blev besluttet, at Gasterpokalen og Klubmesterskaberne igen spilles som separate tureringer. Det blev godkendt, at CM kan arrangere en Pink Cup turnering i AGC i separat regi. f. Hus- og restaurationsudvalget AKL fremlagde handlingsplaner og budget for Aktiviteterne i udvalget omhandler for nærværende udelukkende drift og vedligehold af Bødkergården og ansvaret vil fremover alene være Klubchefens. Budgetmæssigt omdøbes udvalget følgelig til Bødkergården. Fokus vil fortsat være på at sikre det autentiske og charmerende indtryk og den gode atmosfære i klubhus og restaurant gennem løbende vedlighold. Klubhus og vinduer bliver malet af Klubbens Venner. Enkelter vinduer og vinduesrammer repareres. Handlingsplaner og budget blev godkendt med mindre justeringer. g. Sekretariatet AKL fremlagde budget og handlingsplaner. Koncept til håndtering af større og mindre selskaber, som har givet en god fremgang i greenfee indtægterne i 2013 vil blive videreudviklet. Klubsekretærens ugentlige arbejdstid forøges med 3 timer i 2014 i tilknytning til reduktionen af klubchefens ugentlige ansættelsestid. h. IT udvalget Det blev besluttet at afsætte kr til indkøb af et nyt webbaseret dialog- og rapportværktøj, som DGU har udviklet, til systematisk indsamling af informationer fra medlemmer og gæster. i. Økonomiudvalget PK gennemgik budgetforudsætningerne for den kommende sæson. Der er indført flere nye niveauer for regnskabsrevision, og på anbefaling fra klubbens revisor besluttede bestyrelsen at revision af klubbens regnskaber fremover udføres som en udvidet gennemgang, hvilket svarer til det hidtidige niveau. PK indhenter opdateret tilbud på revisionsaftale baseret på dette niveau

Aktiviteterne i udvalget omhandler for nærværende udelukkende drift og vedligehold af Bødkergården og ansvaret vil fremover alene være Klubchefens.

4 Kontingenterne for 2014 foreslås justeret iht prisindeks til: Junior under 9 år 875 Junior Yngling Aktive voksne Aktiv voksen, hverdag Passiv Indskud for aktive voksne og obligationskursen på 25 foreslås fastholdt. Der budgetteres med en tilgang på 50 aktive voksne medlemmer, 20 juniorer og 4 ynglinge. Det forventes, at vi kan opnå fritagelse for betaling af vandafgift, hvilket vil betyde en årlig besparelse på tkr. 40, som er indarbejdet i budgetudkastet. Vi forsøger at få fritagelse og refundering af betalte afgifter med tilbagevirkende kraft for op mod tkr 130. Bestyrelsen vurderer at klubbens gæld på ca. 9 mio nu ligger på et rimeligt niveau, hvorfor det blev derfor besluttet, at PK tager kontakt til Nordea primo 2014 for at sondere mulighederne for at omlægge vore lån, således at afdrag i stedet kan anvendes til investeringer. Bestyrelsen besluttede at opregulere lønningerne for fastansatte i sekretariat og greenkeeperstaben med 1,5 % i Evaluering af klubbens vision, værdier, mål og organisation Det er klubbens vision, at Asserbo Golf Club skal være Nordsjællands bedste golfklub for hele familien også om 20 år. Klubben vil kendes på værdierne Aktiv, Gæstfri og Charmerende. Det er bestyrelsen opfattelse, at denne vision og disse værdier fortsat udtrykker præcist det, vi stræber efter, og at vision og værdier hjælper hele organisationen med at holde fokus i vore bestræbelser. Det blev fastlagt, at vort langsigtede mål stadig er at nå op på aktive voksne medlemmer, som besluttet af generalforsamlingen i Væksten i medlemsantallet er i sig selv ikke målet. Målet er den økonomiske handlefrihed denne vækst vil give klubben.

Det forventes, at vi kan opnå fritagelse for betaling af vandafgift, hvilket vil betyde en årlig besparelse på tkr. 40, som er indarbejdet i budgetudkastet.

5 Organisation Bestyrelsen vurderer, at klubbens driftsorganisation er velfungerende og tilstrækkelig til at sikre et fortsat højt aktivitetsniveau i den kommende sæson. Bestyrelsen vurderer, at klubbens nye restauratør er faldet godt til i et velfungerende samarbejde med klubbens medarbejdere og udvalg. Bestyrelsen besluttede, at Klubproen fremover varetager opgaven som Sportschef, med ansvar for sportsudvalget og direkte reference til bestyrelsen. Bestyrelsen besluttede at nedsætte et Rekrutteringsudvalg, der får ansvaret for tiltrækning af nye medlemmer og dermed størstedelen af PR-udvalgets budget. Indtil videre vil CM, WG og Klubsekretæren udgøre udvalgets medlemmer. Udvalget vil tilstræbe at supplere sig med medlemmer, der har kompetancer indenfor salg og markedsføring og opfordrer interesserede til at kontakte CM eller WG. Jfr. anbefalinger fra DGU, vil bestyrelsen på den kommende generalforsamling fremlægge forslag om at Ordens- og Regeludvalget vælges direkte af generalforsamlingen. Handicapudvalget har nedlagt sig selv efter at vi er gået fuldt over til registrering af handicapændringer på GolfBox. CM og PK er på valg til generalforsamlingen. CM fortsætter gerne, mens PK ønsker at trække sig fra bestyrelsen til næste generalforsamling. PK har kontakt til en velkvalificeret, potentiel kandidat til posten som Hon. Kasserer, som snarest vil blive inviteret til et møde med bestyrelsen.

Bestyrelsen besluttede, at Klubproen fremover varetager opgaven som Sportschef, med ansvar for sportsudvalget og direkte reference til bestyrelsen.

6 William Grahn, formand. Michael Tvede, næstformand. Per Knudsen, kasserer. Stig Borg, sekretær. Peter Jacobsen Peter Fredgaard Charlotte Malling Olsen

Relaterede dokumenter

Til stede: William Grahn, Michael Tvede, Peter Jacobsen, Gerd Stafanger, Per Knudsen, Peter Fredgaard, Stig Borg og Arne K Larsen (klubchef).

Referat af bestyrelsesmøde den 12. april 2012. Til stede: William Grahn, Michael Tvede, Peter Jacobsen, Gerd Stafanger, Per Knudsen, Peter Fredgaard, Stig Borg og Arne K Larsen (klubchef). Referent: Arne