Alle rettigheder ifølge gældende lov om ophavsret forbeholdes. Kopiering fra denne e-bog må ikke finde sted.

Transkript

1 Projektledelse teori og praksis 4. udgave Nyt Teknisk Forlag 202 Forlagsredaktion: Henrik Larsen, Layout: Henrik Stig Møller Tegninger: Henrik Stig Møller og Mette Nielsen Omslag: Henrik Stig Møller Dtp: Narayana Press ISBN: Bestillingsnr.: Bogen er sat med ITC Stone 0/4 Alle rettigheder ifølge gældende lov om ophavsret forbeholdes. Kopiering fra denne e-bog må ikke finde sted. Fotos: s. 52 Storebæltsforbindelsens østbro. Søren Madsen/Sund & Bælt s. 59 Skinnenet. Scanpix/Henning Bagger s. 288 World Trade Centre. september 200. Scanpix/Helene Seligmans s. 339 West Vanguard. Bjarne Kousholt s. 340 Operaen. Henrik Stig Møller s. 423 Søren Kierkegaard. Tegning af P.C. Klæstrup, ca. 845 s. 44 DR Byen under opførelse (2005). Dragør Luftfoto Nyt Teknisk Forlag Vigerslev Allé 8, Valby

2 Forord Fortæl mig jeg glemmer Vis mig jeg husker Involvér mig jeg forstår Kinesisk ordsprog Denne bog er baseret på Storytelling. Dvs. at jeg ved hjælp af små historier cases forsøger at vise, hvad jeg mener. Historierne håber jeg slår måske også nogle toner an, som får dig som læser til selv at tage fat i din hverdag og gøre en indsats frem mod vores fælles mål bedre projekter. Det er nemlig det, jeg gerne vil med bogen! Mange bøger om projektledelse er baseret på den metode, der er beskrevet i første linje af det kinesiske ordsprog ovenfor. I denne bog forsøger jeg at anbringe min pædagogiske metode mellem linje to og linje tre. Hvis du som læser af og til føler, det bliver for meget, at jeg prædiker holdninger og adfærd, så det måske provokerer dig ja, så er det sådan set OK med mig. For så er du jo involveret! Jeg ved fra de kurser, jeg holder, at nogle projektlederkandidater mener, at det faglige skal holdes skarpt adskilt fra holdninger og adfærd. Det er jeg ikke i stand til, så nu er du advaret, kære læser. Hvis vi definerer kompetence som følger: Kompetence = viden + erfaring (færdigheder)+ personlig indstilling (adfærd) eller på engelsk: Competence = Knowledge + experience + personal attitude så er formålet med denne bog kort og godt: At medvirke til at øge læsernes kompetence som projektledere. Forskning viser, at talent og personlige karakteristika er et individuelt fundament for det enkelte menneske, som er svært påvirkeligt. Derimod kan kompetencerne udvikles, og det vil vi gøre i det følgende. Jeg har samlet viden sammen fra mange kilder og nedfældet den i bogen på en håber jeg systematisk og overskuelig måde. 3

3 Forord Jeg har selv i mit liv opnået megen erfaring med projektledelse, og denne forsøger jeg bl.a. vha. cases at videregive til læserne. Experience is not what happens to you, it is what you do with what happens to you. Aldous Huxley Jeg forsøger ydermere at påvirke læsernes personlige indstilling jeres holdninger bl.a. via måden jeg skriver på, via citater, cases m.m. Bogen er opbygget i syv dele: Del : Projekter og projektledelse Handler om, hvad et projekt egentlig er. Hvad projektledelse helt overordnet går ud på, hvilke faser projektet indeholder: dets livscyklus, dets interessenter, dets organisation samt de rammer og omgivelser der er for projektet med andre ord: Nye læsere starter her! Denne del er således beregnet til at læse samlet ikke som opslag eller spotvis læsning. Er du nogenlunde erfaren som projektleder og vil hurtigt ind til the real thing, kan du roligt springe Del over. Del 2: Standarder og normer for projektledelse Giver et overblik over de mest udbredte internationale standarder og normer for projektledelse. Også denne del kan du springe over, hvis du har travlt ellers er Del 2 anvendelig som opslagsværk, hvis du vil vide noget om en eller alle de fire standarder/normer, som jeg beskriver. Del 3: Projektlederen Skal du ikke springe over. Her gennemgår jeg projektlederens personlige egenskaber og fortæller historier om, hvordan du skal håndtere diverse situationer og historier om hvordan du ikke skal gøre. Del 3 handler også om, hvordan man bliver projektleder, om uddannelser, erfaringer og certificeringsordninger. Endvidere gives der nogle bud på, hvordan du bliver en bedre projektleder. Jeg har den grundholdning, at vi kan mønstre nok så mange metoder, standarder og procedurer for projektledelse men når støvet har lagt sig, er det vigtigste i projektet projektlederen og dennes evne til at lede projektet. Derfor er Del 3 vigtig! 4

4 Før projektet besluttes Før projektet besluttes Planlægningsog specifikationsarbejdet Planlægning og specifikation Udførelses- og opfølgningsfa sen Udførelse og opfølgning Aflevering af opgaven og evaluering af projektet Aflevering og evaluering Driftog vedligehold Forord Drift og Vedligehold Sammenhæng og koordinering Sammenhæng og koordinering Sammenhæng og koordinering Sammenhæng og koordinering Sammenhæng og koordinering omfang og indhold omfang og indhold omfang og indhold omfang og indhold omfang og indhold Planlægning og styring af tid Planlægning og styring af tid Planlægning og styring af tid Planlægning og styring af tid Planlægning og styring af tid Planlægning og styring af omkostninger Planlægning og styring af omkostninger Planlægning og styring af omkostninger Planlægning og styring af omkostninger Planlægning og styring af omkostninger Kvalitetsledelse Kvalitetsledelse Kvalitetsledelse Kvalitetsledelse Kvalitetsledelse Personaleledelse Personaleledelse Personaleledelse Personaleledelse Personaleledelse kommunkation kommunkation kommunkation kommunkation kommunkation Risikostyring Risikostyring Risikostyring Risikostyring Risikostyring indkøbsaftaler indkøbsaftaler indkøbsaftaler indkøbsaftaler indkøbsaftaler Figur Hvordan kan man læse Del 4? Del 4: Vidensbanken Er bogens største del og dens kerne med alle værktøjerne. Her deler jeg projektet op i fem faser: Før projektet besluttes Planlægnings- og specifikationsarbejdet Udførelses- og opfølgningsfasen Aflevering af opgaven og evaluering af projektet Drift og vedligehold og i hver fase gennemgår jeg alt efter relevans i den pågældende projektfase de ni hovedområder du som projektlederen skal kunne beherske: 5

5 Forord Sammenhæng og koordinering omfang og indhold Planlægning og styring af tid Planlægning og styring af omkostninger Kvalitetsledelse Personaleledelse kommunikation Risikostyring indkøbsaftaler Denne matrixstruktur gør det muligt for dig at slå ned på lige det område, du aktuelt har brug for at vide noget om. Endvidere er der mulighed for at læse Del 4 på den anden led dvs. f.eks. læse alle fem afsnit om Planlægning og styring af omkostninger i ét stræk. Før projektet besluttes Planlægnings- og specifikationsarbejdet Udførelses- og opfølgningsfasen Aflevering af opgaven og evaluering af projektet Drift og vedligehold Sammenhæng og koordinering s. 54 omfang og indhold s. 57 Planlægning og styring af tid s. 77 Planlægning og styring af omk. s. 8 Kvalitetsledelse s. 90 Personaleledelse s. 98 kommunikation s. 20 Risikostyring s. 23 indkøbsaftaler s. 220 Sammenhæng og koordinering s. 228 omfang og indhold s. 23 Planlægning og styring af tid s. 243 Planlægning og styring af omk. s. 263 Kvalitetsledelse s. 267 Personaleledelse s. 27 kommunikation s. 277 Risikostyring s. 295 indkøbsaftaler s. 309 Sammenhæng og koordinering s. 32 omfang og indhold s. 325 Planlægning og styring af tid s. 334 Planlægning og styring af omk. s. 345 Kvalitetsledelse s. 353 Personaleledelse s. 36 kommunikation s. 385 Risikostyring s. 404 indkøbsaftaler s. 409 Sammenhæng og koordinering s. 424 omfang og indhold s. 428 Planlægning og styring af tid s. 433 Planlægning og styring af omk. s. 438 Kvalitetsledelse s. 442 Personaleledelse s. 444 kommunikation s. 450 Risikostyring s. 453 indkøbsaftaler s. 454 Sammenhæng og koordinering s. 460 omfang og indhold s. 465 Planlægning og styring af tid s. 469 Planlægning og styring af omk. s. 472 Kvalitetsledelse s. 475 Personaleledelse s. 48 kommunikation s. 487 Risikostyring s. 490 indkøbsaftaler s. 492 Figur 2 Læsevejledning læsning på tværs 6 Blandt de mange, der underviser i projektledelse, er der en on-going diskussion om, hvorvidt stoffet skal fremlægges disponeret efter emner

6 Forord eller følgende de faser projektet gennemløber. I nærværende bog tilgodeses således begge muligheder, således som det er illustreret på figur : Emneopdelt: Emnet Planlægning og styring af omkostninger er valgt og i bogen læses de fem afsnit der vedrører dette. Faseopdelt: Fasen Udførelses- og opfølgningsfasen er valgt og det tilsvarende kapitel i bogen læses. Del 4 er primært tænkt og optimeret som opslagsværk. Den opmærksomme læser vil endvidere finde ud af, at den struktur, jeg har valgt for Del 4, meget ligner den som Project Management Institute (PMI) (se side 63) har valgt i sin Project Management Body of Knowledge Guide (PMBOK Guide) verdens mest udbredte vejledning for projektledelse. Min holdning er, at jeg ikke vil opfinde endnu en måde at disponere emnet på, men i stedet benytte en anerkendt opdeling. Som bekendt går vores liv jo i retning af mere globalisering og internationalisering. Valget af PMI metoden som udgangspunkt skal ikke forstås således, at jeg er helt og aldeles enig og følger den slavisk. F.eks. gør PMI ikke meget ud af drift og vedligehold, men vælger den udbredte opfattelse, at projektlederen kan tage på en tiltrængt ferie efter veloverstået afleveringsforretning. Her har jeg i stedet et solidt afsnit om netop drift og vedligehold. Også de mere bløde ting gør jeg mere ud af, end der bliver gjort i den ret stringente og procesorienterede PMBOK Guide. så det er PMBOK Guidens emneopdeling, jeg har valgt at tage udgangspunkt i hverken mere eller mindre. Prisen for den valgte struktur i bogen er, at du som læser kan møde et vist overlap. F.eks. vil nogle af de emner, jeg tager op i Del 3: Projektlederen, uvægerligt blive nævnt igen i Del 4. Mellem de enkelte afsnit i Del 4 vil der også være overlap for at sikre bogens anvendelighed som opslagsbog. Del 5: Videregående projektledelse Handler om ledelse af flere projekter på én gang samt om dynamisk projektledelse. Således kommer jeg her bl.a. ind på Scrum, Lean og Partnering. Del 6: Projektet i virksomheden Berører en række af de problemstillinger, der opstår i en organisation med flere projekter, f.eks. projektkulturen i organisationen, hvordan der træffes beslutninger m.m. Her gennemgås også modeller og måling af projektmodenhed samt beslutningsmodeller. 7

7 Forord Del 7: Projektledelse i fremtiden Et bud på hvad vi kan forvente os af fremtidens projektledelse. og så er der naturligvis appendices, ordforklaringer (dansk/engelsk), litteraturliste, caseoversigt og stikordsregister. Til slut nogle praktiske oplysninger: Bogen er renset for webadresser de ændrer sig jo hele tiden så dem finder du i stedet på bogens hjemmeside Jeg har også tilladt mig at bruge nogle cases flere gange men med forskellige vinkler. I stedet for at henvise til cases i andre afsnit, har jeg, de få gange jeg genbruger en case, valgt at gentage den. Da casene er et vigtigt element i bogen, er der bagest et register over samtlige cases med angivelse af disses vigtigste pointer. Man kan således direkte finde en case, der f.eks. viser et eksempel på udarbejdelse af en risikoanalyse. Til sidst vil jeg lige nævne, at projektlederfaget jo er meget influeret af det engelske sprog. Derfor har jeg visse steder tilladt mig både at skrive den danske tekst og den tilsvarende engelske, ligesom jeg nogle steder lader den engelske tekst stå alene uden oversættelse. For at bringe balance i tingene, vil jeg afslutte dette forord med tre citater, der får lov at stå helt alene. Man kan ikke lære at gennemføre projekter ved at læse bøger. Kun ved at gennemføre projekterne selv og ved at gøre sig sine egne erfaringer. Hvad virker for mig? Hvad virker ikke for mig? Der er ikke nogen anden vej. Man kan lade sig inspirere ved at læse om projekter. Ved at snakke med andre om projekter. Ved at forberede sig selv gennem at skrive om projekter. Man kan også lære teknikker og søge inspiration i kurser, seminarer og foredrag. Det er alt sammen udmærket men du skal også gøre dig dine egne erfaringer! Michael Karvø og Lars Bo Pedersen i bogen Projektledelse i tværfaglige teams Slå følge med dem, der søger sandheden og sky dem, der mener de har fundet den. Jens Martin Knudsen ( ), dansk astrofysiker 8 Hvor det i grunden dog er behagelig at passiare på papiret, så får man dog lov til selv at snakke, uden at nogen afbryder én. H. C. Andersen

8 Forord til 4. udgave Der er følgende nye ting i 4. udgave: I del Projektets omgivelser og rammer er der kommet en ny case: Den norske sag I del 3 Projektlederens opgaver og udfordringer er emnet projektlederens autoritet udbygget og en case fra den kommunale verden Gulddrengen er tilføjet. I samme afsnit er de fire projektledelsesopgaver uddybet I del 3 Et nyt afsnit om uddelegering, herunder en ny case fra den kommunale verden: Fyldte bleer! I del 3 Et nyt afsnit om motivation og primadonnaer herunder tre nye cases: A eller B, Næsen i sky eller plovfuren og Krakileren I del 4 oversigten med standardkontrakter fig. 82 er udvidet med ABT93 og ABR89 I del 4 Planlægning og specifikation omfang og indhold er der ryddet op i betegnelserne WBS og PBS I del 4 Planlægning og specifikation kommunikation en ny case fra den kommunale verden: Cykel- og gangbro, hvor der gives eksempel på identificering af interessenter I del 4 Planlægning og specifikation Risikostyring fortsættelse af casen Cykel- og gangbro, hvor der gives eksempel på risikoidentificering baseret på den foretagne interessentanalyse. I del 4 Udførelse og opfølgning er der indsat et afsnit om early warning. I del 4 Udførelse og opfølgning Sammenhæng og koordinering er afsnittet om projektets administrationsomkostninger udbygget. I del 4 Udførelse og opfølgning er indsat et afsnit om det virtuelle team. I del 4 Drift og vedligehold er det understreget, at der bør laves en ny interessentanalyse og en ny risikoanalyse for fasen. I del 5 Dynamisk projektledelse er der indsat et afsnit om Scrum I Appendiks 2 er tilføjet overskrifterne for K02 Standardkontrakt for længerevarende IT-projekter Caseoversigten er udbygget med de nye cases. Bogens stikordsregister er udbygget med flere stikord, og rundt omkring i bogens tekst er der indsat flere referencer, således at det er nemmere at kæde bogens forskellige dele sammen. 9

9 Forord til 4. udgave Herudover skal nævnes, at der nogenlunde samtidig med udgivelsen af denne 4. udgave af bogen, udkommer to andre bøger. Dels en engelsk oversættelse: Project Management Theory and practice, der korresponderer med denne 4. danske udgave, og dels en værktøjsbog: Projektlederens værktøj over 00 metoder til projekt- og forandringsledelse. Værktøjsbogen er lavet på foranledning af input fra de mange undervisere, der efterhånden bruger denne bog, Alle værktøjer i bogen er præsenteret på samme overskuelige måde og skabeloner og tjeklister er lagt ud på bogens webside i Word-formater. Tanken er at projektlederne efter at have læst teorien i Projektledelse Teori og praksis hurtigt skal kunne komme i gang med at bruge tingene i praksis. & For at lette brugen af begge bøger er nærværende 4. udgave forsynet med henvisninger til værktøjerne i Projektlederens værktøj. Disse henvisninger er placeret i margin, hvor de har relevans og består af en lille skruenøgle og det relevante værktøjs navn. Med de to bøger Projektledelse Teori og praksis og Projektlederens værktøj håber jeg at have givet et væsentligt skub i retning af mit mål: Bedre projekter God fornøjelse med bogen! Bjarne Kousholt bjarnek@researchfirm.dk 0

10 Indhold Forord 3 Forord til 4. udgave 9 Projekter og projektledelse 5 Hvad er et projekt? 6 Materielle og immaterielle projekter 25 Hvorfor projekter? 3 Projektledelse 35 Projektets faser og livscyklus 39 Projektets interessenter 50 Organisering af projektet 53 Projektets omgivelser og rammer 56 Sammenfatning 59 Standarder og normer for projektledelse 6 2 PMI 63 ISO 70 IPMA 72 PRINCE2 78 Sammenfatning 84 Projektlederen 87 3 Projektlederens opgaver og udfordringer 87 Projektlederens kompetencer 97 Mintzberg s lederroller 00 Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) 0 Belbin s teamroller 03 Adizes fire roller 04 Blake og Mouton ledergitteret 06 Situationsbestemt ledelse Hersey og Blanchard 07 Uddelegering 09 Emotionel intelligens 2 Motivation og primadonnaer 4 Primadonnaledelse 9 Kulturel forståelse 23 Politiske kompetencer 25 Politisk korrekthed 26 Commitment 28 Projektledelse som karrierevej 32 Oversigt over projektledercertificering 34 Coaching 35 Mentorskab 35 Modgang 37 Sammenfatning 4

11 Indhold Vidensbanken 43 4 Før projektet besluttes 49 Sammenhæng og koordinering 54 omfang og indhold 57 Projektets formål 58 Brainstorming 60 Brainwriting 6 De seks tænkehatte 62 Workshop 64 Produktbeskrivelsen 65 Cost/benefit analyse 70 Sensitivitetsanalysen 73 GAP analysen 75 Planlægning og styring af tid 77 WBS 77 Planlægning og styring af omkostninger 8 Successiv kalkulation 84 Delfi metoden 85 Checklister 87 Kvalitetsledelse 90 ISO PDCA 96 Six Sigma 97 Personaleledelse 98 kommunikation 20 Indledende interessentanalyse 202 Projektautorisation 207 Risikostyring 23 SWOT analyse 24 Indledende risikoanalyse 26 indkøbsaftaler 220 Sammenfatning 222 Planlægnings- og specifikationsarbejdet 225 Sammenhæng og koordinering 228 omfang og indhold 23 Målsætningsmetode 232 Prioritering af målene 239 Projektnedbrydning (WBS/PBS) 240 Planlægning og styring af tid 243 Definition af aktiviteterne i projektet 243 Fastlæggelse af aktiviteters rækkefølge 247 Estimering af aktiviteternes ressourcer 250 Estimering af aktiviteters varighed 252 Udarbejdelse af tidsplan 255 Den kritiske sti 260 Milepælsplanlægning 26 Planlægning og styring af omkostninger 263 Estimering af omkostninger 264 Budgettering 266 Kvalitetsledelse 267 Personaleledelse 27 Organisation 272 Arbejds- og ansvarsfordeling 275 Personaleplanen 275 kommunikation 277 Interessentanalysen 277 Kommunikationsplanlægning 285 Projektets interne kommunikation 292 Risikostyring 295 SWOT analyse 295 Planlægning af risikostyring 297 Risikoidentificering 298 Kvalitativ risikoanalyse 30 Kvantitativ risikoanalyse 304 Planlægning af risikohåndtering 305 indkøbsaftaler 309 Planlægning af indkøb 309 Sammenfatning 34 Udførelses- og opfølgningsfasen 36 Sammenhæng og koordinering 32 Gennemførelse af projektledelsesplanen 322 Koordineret styring af ændringer 323 omfang og indhold 325 Verificering af omfang og indhold 325 ændringer 327 2

12 Indhold Planlægning og styring af tid 334 tidsplan 334 Planlægning og styring af omkostninger 345 omkostninger (Earned Value Management) 345 Kvalitetsledelse 353 Udføre kvalitetssikring 354 Udføre kvalitetsstyring 355 Pareto-diagrammet 355 Review 357 Test 360 Personaleledelse 36 Oprette projektteam 36 Belbin s teamroller 363 Det intelligente team 365 Det virtuelle team 366 Udvikle projektteam 367 Lede projektteam 375 Kick-off mødet 375 Slaget om England 377 Teamidentitet 379 Systemer til belønning og anerkendelse 379 Coaching og sparring 382 kommunikation 385 Formidling af information retorik 385 Kommunikationsprocessen 390 Mødeledelse 396 Forhandling 397 Åbenhed 398 Staderapportering 398 Projektets brand 400 Forandringsledelse og -kommunikation 402 Risikostyring 404 indkøbsaftaler 409 EU-regler for udbud 409 Valg af leverandør 4 Kontraktstyring 46 Sammenfatning 49 Aflevering af opgaven og evaluering af projektet 422 Sammenhæng og koordinering 424 omfang og indhold 428 AB K0 43 Planlægning og styring af tid 433 AB K0 437 Planlægning og styring af omkostninger 438 Kvalitetsledelse 442 Kvalitetscirkler 443 Personaleledelse 444 kommunikation 450 Risikostyring 453 indkøbsaftaler 454 Kontraktafslutning 454 Sammenfatning 457 Drift og vedligehold 458 Sammenhæng og koordinering 460 Fordele ved forebyggende vedligehold 462 Ulemper ved forebyggende vedligehold 463 omfang og indhold 465 Planlægning og styring af tid 469 Planlægning og styring af omkostninger 472 Vedligeholdelsesbudgettet 472 Kvalitetsledelse 475 Personaleledelse 48 Leverandørens vedligeholdelses- organisation 48 Kundens vedligeholdelsesorganisation 485 kommunikation 487 Risikostyring 490 indkøbsaftaler 492 Outsourcing 492 Insourcing 493 Sammenfatning 494 3

13 Indhold 5 Videregående projektledelse 497 Program- og porteføljeledelse 497 Programledelse 498 Porteføljeledelse 502 BCG Matrix 503 Kriterievægtning 507 Globale og multinationale projekter 52 Kommunikation 54 Motivation 56 Opfølgning på projektporteføljen 507 Projektkontoret (Project Management Office PMO) 50 Ledelse 57 Dynamisk projektledelse (extreme/agile) 58 Scrum 522 Scrum Teamet 523 Partnering 524 Lean Project Management 526 Sammenfatning 53 Projektet i virksomheden Projektkultur 534 Modenhed modeller og målinger 54 CMMI 54 OPM3 543 Beslutninger i organisationen 55 De analytiske modeller 552 De politiske modeller 554 Sammenfatning 556 P3M3 og MSP 545 EFQM Excellence 549 De anarkiske modeller Projektledelse i fremtiden 559 Appendiks 56 Indledende projektlederkursus 56 Appendiks Almindelige Betingelser (AB 92) for arbejder og leverancer i bygge- og anlægsvirksomhed: 565 Ordforklaringer (eng/da) 573 Litteraturliste 577 Bogens hjemmeside 578 Caseoversigt 579 Stikord 589 K0 Standardkontrakt for kortvarigt IT-projekt 567 K02 Standardkontrakt for længerevarende it-projekt 569 4

14 Projekter og projektledelse På det principielle plan må vi stille spørgsmål ved, om vi helt har erkendt og forstået projektarbejdets natur. Gennem snart mange år har gode mennesker på uddannelses-, forsknings- og konsulentområdet medvirket til at dokumentere både faldgruber og vejledende bud på god projektledelse. Praksis viser desværre, som alle læsere af dette blad vil vide, at en stor del af de projekter, vi igangsætter i vores virksomheder og offentlige institutioner, ender i afdelingen for mislykkede projekter. Civilingeniør Jan Bendix i bladet Dansk Projektledelse nr Ovennævnte citat er en god begyndelse på denne første del af bogen. Sagen er jo nemlig, at der MÅ være et eller andet, vi mennesker har misforstået eller ikke forstået overhovedet vedrørende projekter når nu de bliver ved med at drille os. Min erkendelse er, at det godt kan betale sig at bruge lidt energi på at forstå projektarbejdets natur. Når jeg holder kurser for projektledere, gør jeg derfor også en del ud af dette emne og begynder med at stille spørgsmålet: Hvad er et projekt? og videre Nævn tre eksempler på ikke-projekter Så går grupperne i gang med arbejdet i ca. 0 minutter, før jeg afbryder og afkræver svar. Det første spørgsmål volder ikke så voldsomt store problemer, selvom vi altid har nogle principielle drøftelser af typen: Er det et projekt, hvis kun én person medvirker? Det andet spørgsmål kniber det gevaldigt med, og ikke sjældent har jeg så drillende kunnet konkludere, at alt arbejde så må være projektarbejde. Den grundlæggende erkendelse af, hvad et projekt egentlig er som Del gerne skulle bibringe læseren kan hjælpe os til at forstå, hvorfor det er svært, og hvor faldgruberne er og i sidste instans hjælpe os til at blive bedre projektledere og -magere. 5

15 Del Projekter og projektledelse Hvad er et projekt? Jeg skal i gang med et projekt jeg hader det ord men vi tager fat i unge, der er helt ude i skoven, har det dårligt og har haft for mange pædagoger i rumpen hele deres liv, så skal de lave noget fysisk træning med nogle boksere, og så skal de lave mad, ingen hierarkier og høje huer, helt enkelt. Søren Gericke, kok m.m. Ordet projekt stammer fra latin og betyder: At lave et udkast eller en plan. At projektere er det latinske ord for at planlægge. Da jeg i år 2000 skrev Projektlederbogen listede jeg følgende projektkendetegn op: et klart defineret formål en dato, hvor det skal være afsluttet ukendte faktorer og risici grænser for omkostninger og ressourceforbrug nye erfaringer nye resultater udfordrer vanetænkning udfordrer en statisk organisation samarbejde på tværs Jeg synes stadig disse kendetegn tilsammen udgør en god definition, men bøjer mig naturligvis for, at forskellige internationale organisationer også har forsøgt sig. Nedenfor følger derfor en oversigt (De enkelte organisationer gennemgås mere deltaljeret i bogens Del 2 og Del 6 for CMMI s vedkommende). Internationale organisationer for projektledelse PMI: Project Management Institute ISO: International Organization for Standardization IPMA: International Project Management Association PRINCE2 : PRojects IN Controlled Environments CMMI: Capability Maturity Module Integration APM: Association of Project Management 6 PRINCE2 er et beskyttet varemærke ejet af OGC (Office of Government Commerce)

16 Hvad er et projekt? Organisation Engelsk Dansk PMI ISO 0006 IPMA PRINCE2 CMMI A project is a temporary endeavour undertaken to create a unique product, service or result. Temporary means that every project has a definite beginning and end. Unique means that the product, service or result is different in some distinguishing way from all other products or services. A project is a unique process, consisting of a set of coordinated and controlled activities with start and finish dates, undertaken to achieve an objective conforming to specific requirements, including the constraints of time, cost and resources. A process is a set of interrelated or interacting activities which transforms inputs into outputs. An activity is the smallest identified item of work in a project or process. A project is an undertaking which is in principal characterised by its uniqueness of conditions, e.g. as objectives, clear time, cost and quality and other conditions, differentiation to other endeavours, project specific organisation. A project is an endeavour in which human, material and financial resources are organized in a novel way, to undertake a unique scope of work, of given specification, within constrains of cost and time, following a standard life cycle, so as to achieve beneficial change defined by quantitative and qualitative objectives. A project is a unique set of co-ordinated activities, with defined starting and finishing points, undertaken by an individual or organisation to meet specific objectives within a defined schedule, cost and performance parameters. A temporary organization that is created for the purpose of delivering one or more business products according to an agreed Business Case. A project is an undertaking requiring concerted effort that is focused on developing and/or maintaining a specific product. The product may include hardware, software, and other components. Typically a project has its own funding, cost accounting, and delivery schedule. Et projekt er en tidsbegrænset indsats, iværksat for at skabe et unikt produkt, tjenesteydelse eller resultat. Tidsbegrænset betyder, at ethvert projekt har en fastlagt begyndelse og en fastlagt afslutning. Unik betyder, at produktet, tjenesteydelsen eller resultatet på afgørende måde adskiller sig fra alle andre produkter, tjenesteydelser eller resultater. Et projekt er en unik proces bestående af et sæt af koordinerede og kontrollerede aktiviteter med start og slut datoer, iværksat for at opnå et mål svarende til specifikke krav, inklusive begrænsninger i tid, omkostninger og ressourcer. En proces er et sæt af sammenhørende eller sammenhængende aktiviteter som transformerer input til output. En aktivitet er det mindste arbejds element i et projekt eller en proces. Et projekt er en indsats, der principielt er unik, hvad angår f.eks. mål, klare tidsrammer, omkostninger og kvalitet, klart adskilt fra andre opgaver og ved en projektspecifik organisation. Et projekt er en indsats, hvor menneskelige, materielle og finansielle ressourcer er organiseret på en ny måde med henblik på at gennemføre en opgave af unikt omfang og indhold, med en given specifikation, med begrænsede ressourcer og tid, og som følger en standardiseret livscyklus for at opnå positive ændringer defineret af kvalitative og kvantitative mål. Et projekt er en unik samling af koordinerede aktiviteter med definerede start- og sluttidspunkter, udført af en person eller organisation for at opfylde specifikke mål ifølge en på forhånd fastlagt tidsplan, med et fastlagt budget og præstationsmål. En midlertidig organisation, der er oprettet med henblik på at levere et eller flere produkter i henhold til en aftalt forretningsplan. Et projekt er en opgave, der kræver en samordnet indsats, som fokuserer på at udvikle og/eller vedligeholde et bestemt product. Produktet kan indeholde hardware, software og andre komponenter. Typisk har et projekt sin egen finansiering, omkostningsregnskaber og tidsplan for leveringen. Figur 3 Hvad er et projekt i følge internationale projektledelsesorganisationer 7

17 Del Projekter og projektledelse En sidste definition skal lige nævnes: A project is a goal-directed enterprise involving the integrated deployment of people to achieve success. (Et projekt er et målrettet foretagende, som involverer integreret anvendelse af mennesker for at sikre succes.) The Organizational Engineering Approach to Project Management Her er vægten lagt på mennesker og deres teamwork. Elementerne, der udgør et projekt, kan grafisk fremstilles i en trekant som vist på fig. 4, hvor vi samtidig indkredser projektets ni vidensområder (knowledge areas): Figur 4 Elementerne i projektet I midten af trekanten har vi de to vidensområder projektets omfang og indhold (Engelsk betegnelse for Omfang og indhold = Scope) samt kvalitet. Jo større opgave (omfang og indhold) og jo bedre kvalitet jo større areal af trekanten. 8 De tre vidensområder tid, omkostninger og menneskelige ressourcer (HR) udgør trekantens sider. Jo større arealet af trekanten er, jo større bliver siderne også, dvs. omkostninger (kroner, timeforbrug, brændstof-

18 Hvad er et projekt? forbrug, computertid m.m.), kalendertid (varighed) og personaleforbrug stiger. De tre pile på figuren illustrerer yderligere tre vidensområder i projektet: kommunikation, risiko og indkøb. Indkøb er her tænkt i meget bred forstand, fra køb af standardvarer til udarbejdelse af udbudsmateriale, styring af en licitation og udvælgelse af den rette leverandør. Udenom det hele er det niende og sidste vidensområde: sammenhæng og koordinering. En anden måde at definere projekter på er at se på modsætningen hvad er ikke et projekt? Her er svaret: drift (engelsk: operations). Driften er gentagelser af det kendte, mens projekterne indeholder unikke opgaver, der ikke er prøvet før. I skemaet nedenfor er vist en række eksempler på henholdsvis projektopgaver og driftsopgaver. Projekt Bygge et nyt firmadomicil Udvikle eller erhverve et nyt eller modificeret IT system Implementere en ny forretningsprocedure eller proces Udvikle et nyt farmaceutisk produkt Omlægge og omorganisere kommunens hjemmepleje Arrangere en stor international sportsbegivenhed Lave salgs- og markedsførings kampagne for ny undertøjskollektion Skrive og udgive en bog Drift Vedligeholdelse af en park Bestyrelse af et kvalitetssikringssystem Samlebåndsarbejde Arbejdet ved kassen i et supermarked Drive kommunens hjemmepleje Receptionsarbejde i et firma Sælge undertøj i en butik eller via internettet Svare på kundehenvendelser i en salgsafdeling Figur 5 Projekt eller drift? 9

19 Del Projekter og projektledelse Udvandringen til USA I tidsrummet fra 864 til 94 udvandrede dansker ud af en befolkning på dengang to millioner til USA. Fra bogen: Amerikas danske indvandrere, som jeg skrev i 995, er følgende lille pluk hentet: Inger, Langeland 882: Mor syede, mens Inger og Ole legede på gulvet. Inger stablede nogle træklodser ovenpå hinanden. Ole væltede dem og lo højt. Inger startede forfra. Far var i gang med avisen. I skæret fra stearinlyset læste han højt for mor: Billetter til laveste overfartspriser med afgang fra København. Det er en stor beslutning, Anton. Mor så på far. Vel er det det, men hvad fører det her til? 0 tønder land, et par grise og nogle høns. Med det vi tjener på godset, og de høje priser der er på jorden her, når vi aldrig videre. I Amerika er der stadig friland at få. Tranekær var Langelands største gods. Far var husmand. Både far og mor arbejdede på godset. Inger kiggede på forældrene. Hvad taler I om? Ole væltede endnu et bygningsværk i klodser. Far taler om, at vi skal rejse til Amerika, lille Inger. Amerika, hvad er det. Inger kiggede på far. Amerika er et land meget større end Danmark. I Amerika er jorden fed og god, regeringen giver den gratis væk til dem, der vil dyrke den. I Amerika er der ingen konger, grever, baroner og godsejere. Folk bedømmes på det, de kan ikke på hvem de er født af. Amerika er frihedens land. Er der andre børn, ville Inger vide. Far smilede. Mange børn. Børnene er Amerikas fremtid. Hvis vi sælger stedet, har vi penge til rejsen og det mest nødvendige til start. Jeg ved det ikke rigtigt. Mor tøvede. Maren hør her. Nu var far ivrig, han lænede sig frem. Vi får næsten 20 tønder land gratis jord. Den bedste jord i verden. Det er som en proprietærgård. Hvad siger du til at blive proprietærfrue? Pjat, Anton. Siger du pjat? Far blev heftig. Her er vi ingenting. Husmand. Når børnene vokser til, kan de måske få arbejde på godset. Hvis de er heldige. Der bliver jo flere og flere. Vi har kun to børn. Mange af de andre har 7 8 børn. Hvad skal der blive af dem? Der er børn overalt. De kan ikke leve af et lille husmandssted. Vi har da klaret os. Mor smilede over fars heftighed. Hør her. Mor vidste, hvad far nu ville. Forsigtigt foldede han brevet ud og læste: Wisconsin 3. marts 882 Kære bror. Jeg skriver til dig for at sige, at jeg nu har taget hjemsted herovre i Amerika. I staten Wisconsin. Jorden er den bedste, jeg har set, og vi har allerede 30 tønder land under plov. Der er flere fri hjemsteder, hvis du skulle ønske at komme herover. Det ville glæde mig, om vi kunne få en fælles fremtid i Amerika med vores familier. Kærligst Johan Inger huskede den mærkelige følelse, hun havde haft, da far fortalte hende, at hun måske aldrig så sine fætre og kusiner igen. Aldrig, tænkte Inger. Aldrig. Det var næsten ligesom, når nogen var død. Tænk på Inger og Ole. Hvad skal de leve af? Og deres børn? Far havde givet mor noget at tænke på, kunne Inger se. To måneder senere var det lille husmandssted solgt. Billetten var købt, og rejsen begyndt. 20 Anton og hans familie var i en driftssituation, da de besluttede at kaste sig ud i et projekt: Udvandringen til Amerika. Et projekt der for dem selv og deres efterkommere ville ændre tilværelsen totalt. Når projektet var gennemført og det nye hjemsteds jord lagt under plov, kunne de gå

20 Hvad er et projekt? tilbage til driften. Projektet ændrede deres liv og var en unik begivenhed i livet. Et hjemsted (på amerikansk: Homestead) refererer til Homestead loven, der blev vedtaget i 862. Efter denne lov havde alle indvandrere over 2 år ret til 60 acres jord, svarende til 8 tønder land. Loven var den amerikanske regerings lokkemad for at få prærien opdyrket. Når forandringens vinde blæser, bygger nogle læhegn. Andre bygger vejrmøller Kinesisk ordsprog Project management has been described as: The process of converting vision into reality Adesh Jain, medlem af IPMA s ledelse Som vi så i casen om udvandringen til Amerika, er projektet det, der ændrer situationen. Jeg har da også i en engelsksproget bog set udtrykket change engine om et projekt. Projektet kan altså opfattes som en ændringsmaskine illustreret i fig. 6. Figur 6 Projektet kan opfattes som en ændringsmaskine Den lille familie fra Langeland puttede viden bl.a. broderens brev penge og sig selv ind i ændringsmaskinen og fik det output, de ønskede: Et hjemsted i Amerika. En anden dimension, der er vigtig at have med i forståelsen af projektets natur, er, at det er et one-time shot modsat driften, der er gentagelse på gentagelse af det kendte. 2