Hvidbog. Ledelsesinformationsprojekt. Aarhus Universitet. Marts 2010

Transkript

1 Hvidbog Ledelsesinformationsprojekt Aarhus Universitet Marts 2010

2 Hvidbog Organisation: Projekt: AU Ledelsesinformationsprojekt Indledning Nærværende Hvidbog er en samling af leverancer, som ledelsesinformationsprojektets delprojekt A og delprojekt C er udkommet med i projektets kortlægnings- og analysefase fra maj 2009 til februar Ledelsesinformationsprojektets opdrag var at udarbejde et beslutningsoplæg om implementering af et fælles ledelsesinformationssystem på Aarhus Universitet indeholdende en konkret business case, en plan for den videre proces samt et budget for implementering og et driftsbudget for ledelsesinformationssystemet. Styregruppen for den administrative forandringsproces anmodede ydermere ledelsesinformationsprojektet om at levere en hvidbog, hvori universitetets forskellige nøgletal blev analyseret. Hvidbogen skal betragtes som en selvstændig leverance, der giver et overblik over nøgletal på hele Aarhus Universitet og hvorledes disse kan indarbejdes i et eventuelt nyt ledelsesinformationssystem, en prioritering af nøgletallene, en datamodel for ledelsesinformation, funktionalitetskrav og brugerbehov samt anbefaling om det organisatoriske setup omkring et fremtidigt fælles ledelsesinformationssystem. Hvidbogen kan læses uafhængig af beslutningsoplægget om implementering af et fælles ledelsesinformationssystem. Baggrundsinformation til beslutningsoplægget vedr. implementering af et fælles ledelsesinformationssystem på Aarhus Universitet er blandt andet hentet fra Hvidbogens leverancer. Ledelsesinformationsprojektets beslutningsoplæg samt nærværende Hvidbog blev afleveret til styregruppen for den administrative forandringsproces d. 8. marts Side 2 af 3

3 Hvidbog Organisation: Projekt: AU Ledelsesinformationsprojekt Hvidbogens indhold Hvidbogen indeholder fem leverancer fra ledelsesinformationsprojektet: Overblik over eksisterende nøgletal på AU Rapporten indeholder et overblik over eksisterende tværgående nøgletal og rapporter på AU og analyserer, hvilke nøgletal det er teknisk muligt at fremstille i et nyt fælles ledelsesinformationssystem. Rapporten peger på, hvilke nøgletal der som udgangspunkt kan indbygges i en første fase af et eventuelt nyt ledelsesinformationssystem, samt hvilke nøgletal det ikke er teknisk muligt at medtage grundet manglende tværgående systemunderstøttelse. Visse nøgletal kræver beslutning om fremadrettet system- og dataunderstøttelse, før de kan medtages. Datamodel og arkitektur for ledelsesinformation på AU Rapporten ligger i forlængelse af ledelsesinformationsprojektets kortlægning af eksisterende fælles nøgletal på AU. Datamodellen har til formål at give et overblik over de dimensioner, som er nødvendige for at kunne generere de p.t. teknisk mulige nøgletal. En detaljeret datamodel med henblik på implementering skal udarbejdes i et eventuelt implementeringsprojekt Funktionalitetskrav og brugerbehov i forhold til fælles ledelsesinformationsløsning på AU Rapporten indeholder en analyse af de overordnede krav, der stilles til rapportering samt til analysemuligheder og funktionalitet i forhold til brugergrænsefladen i en evt. kommende fælles ledelsesinformationsløsning på AU. Rapporten danner udgangspunkt for en anbefaling vedrørende rapportering samt analyse- og udtræksmuligheder. I forbindelse hermed belyses de eksisterende rapporteringsværktøjer, hvilket sammenholdes med de afdækkede behov. Herved synliggøres, dels hvorvidt de eksisterende rapporteringsværktøjer opfylder brugerbehovene, dels hvordan de eksisterende værktøjer eventuelt kan indgå i en ny ledelsesinformationsløsning. De identificerede krav gælder bredt i organisationen, og rapporten er udarbejdet med input fra udvalgte medarbejdere på tværs af organisationen. Prioritering af kortlagte nøgletal på AU Rapporten er fremkommet på baggrund af det analysearbejde, der er gennemført i forbindelse med delprojekt A i ledelsesinformationsprojektets kortlægnings- og analysefase, og ligger i umiddelbar forlængelse af rapporten Overblik over eksisterende nøgletal på AU. Rapporten indeholder en prioritering af de kortlagte nøgletal ud fra forretningsmæssige kriterier og kommer med anbefalinger til, hvilke nøgletal der bør indarbejdes i de første faser af et eventuelt nyt ledelsesinformationssystem. Organisatorisk scenarierapport Denne rapport blev afleveret 26. juni 2009 og er udarbejdet under ledelsesinformationsprojektets delprojekt C. Rapportens konklusioner er sidenhen blevet indarbejdet i beslutningsoplægget vedr. implementering af et fælles ledelsesinformationssystem på AU. Rapporten giver, på baggrund af en lang række interne interview med interessenter på AU, anbefaling om det organisatoriske setup omkring et fremtidigt fælles ledelsesinformationssystem på AU; herunder opbygningen af en fællesadministrativ LI-enhed indplaceret under Økonomiforvaltningen til tilvejebringelse af ledelsesinformation. Side 3 af 3

4 Overblik over eksisterende nøgletal på AU Ledelsesinformationsprojekt Aarhus Universitet

5 Overblik over eksisterende nøgletal på AU Organisation: Aarhus Universitet Projekt: Ledelsesinformationsprojekt Indholdsfortegnelse Side Executive summary 4 1 Indledning 5 2 Baggrund og afgrænsning 6 3 Definitioner og begrebsafklaring 7 4 Fremgangsmåde Kortlægning af eksisterende fælles nøgletal Teknisk mulige nøgletal 10 5 Generelt om eksisterende ledelsesinformation på AU Semantik, begreber og definitioner inden for ledelsesinformation på AU Eksisterende rapporteringsløsninger DMU DJF NAT AU-økonomirapportering Tilbagevendende statistikker, som indberettes af AU Forskerrekrutteringsstatistik Ph.d.-statistik FoU-statistik 16 6 Beskrivelse af de overordnede grupperinger af nøgletal Studie Overblik over studienøgletal Input fra hovedområderne Forskning Overblik over forskningsnøgletal 20 Side 2 af 30

6 Overblik over eksisterende nøgletal på AU Organisation: Aarhus Universitet Projekt: Ledelsesinformationsprojekt Input fra hovedområderne Forskeruddannelse Overblik over forskeruddannelsesnøgletal Input fra hovedområderne Personale Overblik over personalenøgletal Input fra hovedområderne Økonomi Overblik over økonominøgletal Input fra hovedområderne Bygninger Overblik over bygningsnøgletal Input fra hovedområderne 28 7 Opsamling 30 Bilagsoversigt Side 3 af 30

7 Overblik over eksisterende nøgletal på AU Organisation: Aarhus Universitet Projekt: Ledelsesinformationsprojekt Executive summary Fokus for denne rapport, der indgår i foranalysen vedrørende implementering af en ny fælles ledelsesinformationsløsning på AU, har været at udarbejde et overblik over eksisterende tværgående nøgletal og rapporter. Der er taget udgangspunkt i de nøgletal, der på nuværende tidspunkt indsamles af Statistiknetværket på AU. Derudover er øvrige nøgletal der udarbejdes til eksempelvis statistiske indberetninger belyst, ligesom supplerende nøgletal på de enkelte hovedområder er blevet kortlagt. Det er analyseret hvilke af disse, det er teknisk muligt at fremstille i et nyt fælles ledelsesinformationssystem. Den overordnede konklusion herpå er, at de kortlagte nøgletal der vedrører studie-, forsknings-, personale- og økonomiområdet som udgangspunkt kan indbygges i en første fase af et nyt ledelsesinformationssystem. Derimod kræver nøgletal på forskeruddannelses- og bygningsområdet yderligere beslutning om fremadrettet system- og dataunderstøttelse, før de kan medtages. Ligeledes er der nogle få studie-, forsknings-, personale- og økonominøgletal, som ikke er teknisk mulige at medtage i en første fase grundet manglende tværgående systemunderstøttelse på nuværende tidspunkt. Eksempler herpå er nøgletal vedrørende ind- og udgående studerende og studievejledning samt forsknings- og formidlingsnøgletal der ikke er understøttet af kildesystem, såsom tilslutning til Folkeuniversitetet og tal vedrørende patenter, licenser og opfindelser. Derudover er indtægtsfordeling samt formålsfordeling af omkostninger og årsværk på økonomiområdet ikke understøttet, hvilket også gør sig gældende for internationaliseringsaspektet ved personalenøgletal. Dette og baggrunden herfor er nærmere beskrevet i rapporten. Arbejdet forud for nærværende rapport har inddraget en lang række medarbejdere fra hele organisationen, og i forbindelse med kortlægningen af eksisterende nøgletal har den generelle vurdering været, at tallene fra Statistiknetværket grundlæggende har relevans i forhold til ledelsen af de enkelte områder. Dog skal tallene nedbrydes til lavere organisatoriske niveauer end aggregeringen for hele AU, såfremt tallene skal kunne bruges i en styringsmæssig sammenhæng på hovedområderne og deres underliggende enheder. Dette hænger sammen med nøgletallenes forretningsværdi, hvilket behandles i rapporten Prioritering af kortlagte nøgletal på AU. Det er vigtigt, at det tekniske grundlag fra nærværende rapport kobles sammen med forretningsperspektivet for at sikre den forretningsmæssige værdi af en ny fælles ledelsesinformationsløsning, både i forhold til drift og udvikling af de forskellige områder på AU. I forbindelse hermed er anbefalingen, at opbygningen af et fælles ledelsesinformationssetup på AU sker i flere tempi, og at de forretningsmæssige hensyn i samspil med det tekniske grundlag danner udgangspunkt for prioriteringen af nøgletal, der inddrages i et nyt system. Side 4 af 30

8 Overblik over eksisterende nøgletal på AU Organisation: Aarhus Universitet Projekt: Ledelsesinformationsprojekt 1 Indledning Denne rapport omhandler eksisterende fælles nøgletal på Aarhus Universitet (AU), der benyttes i forbindelse med styrings- og ledelsesopgaver. Formålet med rapporten er at skabe et overblik over og forståelse af eksisterende nøgletal på AU samt at komme med anbefalinger til hvilke nøgletal der med udgangspunkt i eksisterende systemer og løsninger er teknisk mulige at indarbejde i en første fase af et nyt ledelsesinformationssystem. Hermed sker der en teknisk fraprioritering af nogle af nøgletallene, der anbefales benyttet ved implementering af et fælles ledelsesinformationssystem på AU, da det ikke er muligt at systemunderstøtte samtlige nøgletal i første fase. Rapporten beskriver også en række andre faktorer, som AU skal tage højde for ved en implementering af et fælles ledelsesinformationssystem. Disse faktorer er eksisterende rapporteringsløsninger, nuværende praksis omkring ledelsesinformation og datagrundlag. Rapporten udgør en del af en foranalyse vedrørende implementering af et nyt fælles ledelsesinformationssystem på AU. Andre dele af foranalysen er den organisatoriske scenarierapport samt en business case for et fælles ledelsesinformationssystem på AU. Konklusioner og anbefalinger fra foranalysen indgår i et samlet beslutningsoplæg til AU s ledelse. Denne rapport er fremkommet på baggrund af det kortlægnings- og analysearbejde, der er gennemført i forbindelse med delprojekt A i ledelsesinformationsprojektets fase 1, hvor en lang række interessenter på AU har været involveret i arbejdet. Side 5 af 30

9 Overblik over eksisterende nøgletal på AU Organisation: Aarhus Universitet Projekt: Ledelsesinformationsprojekt 2 Baggrund og afgrænsning Det overordnede formål med ledelsesinformationsprojektet er at tilvejebringe et bedre beslutningsgrundlag ved hjælp af ledelsesinformation både på centralt niveau og på de enkelte hovedområder. Til at understøtte dette arbejde har ledelsesinformationsprojektets delprojekt A indledningsvist beskæftiget sig med analyse, kortlægning og prioritering af de kendte, fælles nøgletal (se definition heraf i tabel 1). Resultaterne af denne indledende analysefase indgår sammen med resultaterne fra delprojekt C og D i et beslutningsoplæg til AU s ledelse, Styregruppen for den administrative forandringsproces og administrationschefkredsen. Fokus for denne rapport er det indledende analysearbejde, der leder frem til en samlet og teknisk prioriteret oversigt over eksisterende fælles nøgletal på AU (se bilag 1). Rapporten er således input til den efterfølgende implementering og løbende udvikling af ledelsesinformationssystemet på AU. Fokus i rapporten er udelukkende på nøgletal baseret på data fra de fælles administrative systemer, der går på tværs af AU, samt integrationer på tværs af kildesystemer med henblik på at kunne levere sammenkædede data. Nøgletal fra ikke-tværgående systemer, som f.eks. laboratorie-, booking- og forskningssystemer, er ikke kortlagt, da de ligger uden for rapportens rammer at afdække. I den ledelsesinformationsløsning, som projektet foreslår implementeret, er der ikke fokus på at erstatte den rapportering, som brugerne i de respektive administrative systemer trækker direkte i de tilhørende standardrapporteringsløsninger. Det er ikke umiddelbart hensigtsmæssigt at erstatte individuelle og iboende rapporteringsløsninger, da de ofte automatisk følger med kildesystemerne uden yderligere omkostninger og kan levere rapportering på realtidsdata. Fungerer disse løsninger ikke tilfredsstillende, kan AU altid undersøge, om løsningerne skal indlemmes i det fælles ledelsesinformationssystem på et senere tidspunkt. Ligeledes er det i regi af ledelsesinformationsprojektet relevant at afdække integrationer på tværs af kildesystemer med henblik på at kunne levere sammenkædede data. Side 6 af 30

10 Overblik over eksisterende nøgletal på AU Organisation: Aarhus Universitet Projekt: Ledelsesinformationsprojekt 3 Definitioner og begrebsafklaring Ledelsesinformation defineres i regi af ledelsesinformationsprojektet som styringsinformation, der bygger på et fælles datagrundlag med sammenhængende og tværgående information. Denne information kan bestå af både økonomiske og ikke-økonomiske nøgletal. Ledelsesinformationen skal tjene flere vigtige formål, heriblandt beslutnings- og driftsstøtte, indberetning til diverse myndigheder, overblik og gennemsigtighed, overvågning og opfølgning samt helhedsorienteret information til analyseformål. Ledelsesinformation vil således omfatte alt fra helt enkle faste rapporter, over ad hoc rapportering og dynamiske rapporter med mulighed for at vende og dreje information til kompleks dataanalyse. Målgruppen for ledelsesinformation på AU er alle medarbejdere, som i deres arbejde kan have gavn af styringsinformation. Ledelsesinformation er således ikke alene rettet mod de øverste ledelsesniveauer hos AU, men er også rettet mod ledere og øvrige informationsmedarbejdere i både fællesadministrationen og på hovedområderne. Hertil kommer eksterne interessenter som f.eks. ministerier, styrelser og andre offentlige myndigheder, der stiller krav til rapportering fra AU. Øvrige relevante begreber i rapporten fremgår nedenfor af tabel 1. Begreb Fælles nøgletal Tværgående kildesystemer Betydning Nøgletal som skal genereres af alle hovedområder på AU. Nøgletallene i statistiknetværket skal indberettes til AU og/eller videre eksternt. Der er således krav om, at alle hovedområder skal generere disse nøgletal. Projektet ser på de administrative kildesystemer. Til at generere nøgletallene er følgende tværgående kildesystemer identificeret: Kildesystem Nøgletalsområde Hovedområder ØSLDV med SLS-data Personaleområdet Alle hovedområder Navision Stat (NS) Økonomiområdet Alle hovedområder PURE Forskningsområdet Alle hovedområder Derudover er følgende kildesystemer identificeret: Kildesystem Nøgletalsområde Hovedområder Delfi Studieområdet 8000C DPU DJF STADS Studieområdet ASB (AU HIH) Delfi Forskeruddannelse 8000C FUA Forskeruddannelse 8000C Side 7 af 30

11 Overblik over eksisterende nøgletal på AU Organisation: Aarhus Universitet Projekt: Ledelsesinformationsprojekt PØS Personaleområdet 8000C Realkapitalsystemet Bygningsområdet 8000C DPU ARS Personaleområdet DMU DJF Disse systemer er ikke 100 % tværgående. Systemerne er dog nødvendige for at kunne generere de indberetningspligtige nøgletal. Derfor er de inkluderet i projektet. Tabel 1: Definition af begreber, der anvendes i rapporten Side 8 af 30

12 Overblik over eksisterende nøgletal på AU Organisation: Aarhus Universitet Projekt: Ledelsesinformationsprojekt 4 Fremgangsmåde Til kortlægningen af de eksisterende fælles nøgletal er der taget udgangspunkt i den af Statistiknetværket udarbejdede bruttoliste indeholdende nøgletal for følgende områder (se bilag 4): - Forskning og formidling - Forskeruddannelse - Uddannelse og studiemiljø - Rådgivning og vidensudveksling - Personale og gæsteforskere - Formålsfordeling og økonomi - Bygninger og grønt regnskab. Disse nøgletal er behandlet på detailniveau i nærværende rapport. Supplerende nøgletal, der udarbejdes til decentral brug eller indberettes til andre aftagere end de af Statistiknetværket definerede, såsom Danmarks Statistik og UBST, kortlægges på et mindre detaljeret niveau. 4.1 Kortlægning af eksisterende fælles nøgletal Der tages udgangspunkt i nøgletallene fra Statistiknetværkets bruttoliste, eftersom disse er tværgående for hele AU. Derudover kommer de bredt rundt om funktionsområderne på AU, som det fremgår af afsnit 4. I tillæg hertil er det ved analysearbejdet afdækket, at flere af nøgletallene herfra bruges decentralt, hvor de blot er brudt ned til lavere organisatorisk niveau. Det skal i denne forbindelse tilføjes, at en anden vigtig parameter i forhold til eksisterende ledelsesinformation er budgetopfølgning, Dette varetages i økonomisporet under den administrative forandringsproces, men bør samles op i en fremtidig fælles ledelsesinformationsløsning og således supplere de her kortlagte nøgletal. Nøgletallene fra Statistiknetværkets bruttoliste er alle blevet analyseret med henblik på identifikation af definition, kildesystem(er), udfordringer etc. og fremgår af nøgletalsskabelonen i bilag 2. Som det ses af figur 1, har nøgletallene, der indsamles af Statistiknetværket, således udgjort kernen i kortlægningsarbejdet. Figur 1: Illustration af fremgangsmåde ved kortlægning og prioritering af nøgletal Side 9 af 30

13 Overblik over eksisterende nøgletal på AU Organisation: Aarhus Universitet Projekt: Ledelsesinformationsprojekt Dernæst er kortlægningen foregået sekventielt ved arbejdsmøder med først nøglepersoner i fællesadministrationen, heraf nogle repræsenteret i projektets arbejdsgruppe, siden arbejdsmøder med nøglepersoner på de enkelte hovedområder. Formålet på disse arbejdsmøder har været gennemgang af Statistiknetværkets bruttoliste gældende for det respektive område lige fra registrering til definition og identifikation af fødekilde samt eventuelle datafangstudfordringer. For hvert lag i cirklen, der har bidraget med information, er kortlægningen af nøgletal dermed blevet udvidet med supplerende nøgletal. Desuden har arbejdsmøderne med medarbejdere fra de enkelte hovedområder haft til formål at afstemme og verificere den i samarbejde med fællesadministrationen udarbejdede kortlægning af de fælles nøgletal. Af tabel 2 fremgår det, hvilke medarbejdere fra de fællesadministrative enheder der har bidraget til kortlægningen. Nøgletalsområde Fællesadministrativ enhed Navn Statistiknetværket Budget- og planlægningskontoret Lone Egebjerg Kressel Fuldmægtig Studieområdet Studieforvaltningen Terkel Rørkær Sigh Fuldmægtig Studieområdet Studieforvaltningen, Systemenheden Marianne Toftegaard Hansen Julie Lykke Madsen Studieområdet Indskrivning og optagelse Jette Loll Pedersen Lykke Ankersen Områdeleder Rekrutteringskoordinator Forskningsområdet Personaleområdet Personale- og udviklingskontoret Personaleområdet Økonomi-området Titel Specialkonsulent Fuldmægtig Informationskontoret Steffen Longfors Områdeleder Lars Mose Chefkonsulent Lønkontoret Bente Rud Pedersen Lønchef Budget- og planlægningskontoret Eddie Kvistgaard Pedersen Mikael Østergaard Bygnings-området Teknisk Forvaltning Ingelise Hosszu Carsten Pahl Jensen Tabel 2: Oversigt over informanter fra de fællesadministrative enheder En tilsvarende liste for hovedområdernes informanter kan ses i bilag 5. Fuldmægtig Fuldmægtig Kontorchef Bygningskonstruktør 4.2 Teknisk mulige nøgletal I forlængelse af kortlægningen er der foretaget en teknisk prioritering af nøgletallene. Formålet med dette har været at fokusere på de nøgletal, hvor datafangsten umiddelbart kan automatiseres. Dermed synliggøres det, hvilke af de kortlagte nøgletal der kan indgå i en første fase ved implementering af et nyt ledelsesinformationssystem. Denne vurdering er således udelukkende foretaget ud fra tekniske kriterier, hvor hvert enkelt nøgletal er ble- Side 10 af 30

14 Overblik over eksisterende nøgletal på AU Organisation: Aarhus Universitet Projekt: Ledelsesinformationsprojekt vet holdt op imod en række overordnede krav. I de tilfælde hvor det nuværende setup i forhold til nøgletal ikke lever op til de overordnede krav, er nøgletallet blevet nedprioriteret i projektet i første omgang. De overordnede krav for at kunne medtage et givet nøgletal i første fase har været: Nøgletallet bygger på eksisterende data i kildesystemer. Nøgletallet bygger på fælles data fra tværgående systemer. To eller flere nøgletal må ikke være overlappende det vil sige de må ikke måle det samme. De ikke teknisk mulige nøgletal er efterfølgende blevet dokumenteret med henblik på dels at skabe et overblik over de nedprioriterede nøgletal og årsagen hertil, og dels for at komme med anbefalinger til, hvilke ændringer der er påkrævet for fremadrettet at kunne indsamle nøgletallet i ledelsesinformationssystemet. Dette giver imidlertid blot et billede af hvad der er teknisk muligt af de indberetningspligtige nøgletal, der ligger i regi af Statistiknetværket. Det er derfor vigtigt, at denne kortlægning følges op af en prioritering baseret på forretningsmæssige kriterier. I forhold til dette kan nøgletallene på AU anskues på følgende måde jf. figur 2: Figur 2: Illustration af grupperinger af nøgletal efter formål Ellipsen L i midten af figur 2 repræsenterer de nøgletal, der bruges til ledelse og styring, og disse udgør selvsagt kernen af ledelsesinformation på AU. Disse nøgletal suppleres af ellipsen I, der omfatter de indberetningspligtige nøgletal. Det vil sige, at det er nøgletallene fra Statistiknetværkets bruttoliste samt øvrige indberetninger til ministerier og andre instanser. Desuden er der en række decentrale nøgletal, der udarbejdes og anvendes på de enkelte hovedområder, hvilket fremgår af bilag 3. Det anbefales, at fremgangsmåden i forhold til at få implementeret disse nøgletal i et nyt ledelsesinformationssystem sker i flere tempi: - Implementering af standardrapporter for de systemunderstøttede indberetningspligtige nøgletal, der også har ledelsesmæssig værdi. Side 11 af 30

15 Overblik over eksisterende nøgletal på AU Organisation: Aarhus Universitet Projekt: Ledelsesinformationsprojekt - Klargøring af grundlag for de indberetningspligtige nøgletal, der ikke er datamæssigt understøttede og som har ledelsesmæssig værdi. - Implementering af standardrapporter for de systemunderstøttede indberetningspligtige nøgletal, der blot opfylder indberetningskrav - Afklaring af de nøgletal der (kan) bruges til fælles ledelse og styring og som ikke er indberetningspligtige eller blot til decentral brug. - Klargøring af grundlag for de manuelle indberetningspligtige nøgletal, der blot opfylder indberetningskrav. - Klargøring af grundlag for de decentrale nøgletal der også kan bruges til fælles ledelse og styring. På denne baggrund skal der således træffes beslutning om, hvilke grupperinger af nøgletal der anses for at være de væsentligste, således at disse prioriteres i de første faser af implementeringen. Derved tilgodeses de forretnings- og styringsmæssige behov, hvilket vil synliggøre værdien af et nyt ledelsesinformationssystem. Som input til denne beslutning er afholdt en møderunde med administrationscheferne på AU s hovedområder, hvor de har vurderet de forskellige nøgletals vigtighed ud fra en række forretningsmæssige kriterier. Dette input fremgår af leverance A4. Side 12 af 30

16 Overblik over eksisterende nøgletal på AU Organisation: Aarhus Universitet Projekt: Ledelsesinformationsprojekt 5 Generelt om eksisterende ledelsesinformation på AU Hovedområderne og de fællesadministrative enheder befinder sig på forskellige modenhedsniveauer i forhold til tilvejebringelsen af ledelsesinformation. De fleste hovedområder har en form for etableret, men udokumenteret praksis, hvad angår tilvejebringelse og anvendelse af ledelsesinformation. Det betyder, at al viden og knowhow ligger hos enkelte medarbejdere. Der er således stor risiko forbundet med en sådan praksis, eftersom det pågældende hovedområde vil miste denne viden og knowhow, såfremt en given medarbejder forlader sin stilling. Enkelte hovedområder har dokumenterede processer for tilvejebringelse af ledelsesinformation, men det gør sig gældende i de fleste tilfælde, at der ikke er placeret noget ansvar med hensyn til at opdatere dokumenterne og kvalitetssikre processerne. I forhold til anvendelsen af ledelsesinformation varierer denne også meget på tværs af AU. På flere hovedområder og i de fællesadministrative enheder har ledere en lokal etableret praksis omkring anvendelse af data til ledelsesprocesser. Men på enkelte hovedområder sker anvendelsen af data ad hoc fra gang til gang. Det vil sige, at lederne i disse tilfælde må træffe beslutninger ud fra erfaring og ikke data. Ovenstående betyder, at forudsætningerne på AU i forhold til implementering af et ledelsesinformationssystem og -setup er meget forskellige (se mere herom i Organisatorisk Scenarierapport ). 5.1 Semantik, begreber og definitioner inden for ledelsesinformation på AU En væsentlig udfordring i forhold til ledelsesinformation på AU er, at der ikke eksisterer et fælles sprog på tværs af organisationen. Der er således ikke en entydig begrebsramme, og mange begreber har flere navne, ligesom nogle ord anvendes med forskellig betydning. Et eksempel på førstnævnte er forskerrekrutteringsstatistikken, der også benævnes Ståhlestatistik, UNI-C statistik og VIP-statistik, mens et eksempel på sidstnævnte er fag, der i nogle sammenhænge har betydningen uddannelsesretning/-linje og i andre betydningen kursus/undervisningsfag. Derfor er definitionerne af de nøgletal, som projektet anbefaler, blevet præciseret. Skal AU anvende et fælles ledelsesinformationssystem, vil det være nødvendigt at etablere en fælles semantik inden for ledelsesinformation på tværs af hele organisationen. En anden udfordring i forhold til en fælles ledelsesinformationsløsning er problemer med at mappe begreber og strukturer med henblik på integration af data fra forskellige kildesystemer. Et eksempel herpå er strengen mellem de to studieadministrative kildesystemer STADS og Delfi, hvor der er forskellige hierarkier og forskellige betydninger af begreberne, hvilket vanskeliggør en mapning. Der er ligeledes en udfordring i forhold til datakvali- Side 13 af 30

17 Overblik over eksisterende nøgletal på AU Organisation: Aarhus Universitet Projekt: Ledelsesinformationsprojekt tet. Herved forstås manglende eller fejlregistreringer i kildesystemerne. Et eksempel på dette er udfordringen med at danne organisationen ud fra Enhedsregistret 1. Ved en granskning af data heri ses det eksempelvis, at kun tre af de ni hovedområder figurerer ved udsøgning på hovedområder. 5.2 Eksisterende rapporteringsløsninger Der eksisterer i dag en række rapporteringsløsninger på AU. Rapporteringsløsningerne findes på NAT, DJF og DMU. Derudover eksisterer en økonomirapportering som er forankret på Budget- og planlægningskontoret i fællesadministrationen. Det er kendetegnende for de decentrale løsninger på hovedområderne på 8000C, at de er opstået som en konsekvens af, at hovedområderne ikke har fået den nødvendige ledelsesinformation stillet til rådighed. Løsningerne på DMU og DJF har eksisteret fra før fusionen i DMU DMU har i dag omkring 100 rapporter, som de elektronisk stiller til rådighed via deres intranet. Rapporterne omfatter nøgletal og rapportering inden for og på tværs af områderne økonomi, løn, personale, studie og forskning. DMU har den sikkerhedspolitik, at alle medarbejdere må se alle rapporter. Der er derfor ikke adgangsstyring på DMU s rapporteringsløsning. DMU s rapporter er baseret på Microsoft og værktøjerne timextender og Crystal Reports. Desuden stiller DMU en kube med løndata til rådighed for sine medarbejdere, hvor det er muligt at vende og dreje løndata på personniveau som ønsket DJF DJF har i dag omkring 350 rapporter, som de elektronisk stiller til rådighed via deres intranet. Rapporterne omfatter nøgletal og rapportering inden for og på tværs af områderne økonomi, løn personale, studie og forskning. Løsningen på DJF er primært drevet af en nøgleperson. Rapporteringsløsningen har i dag nået et omfang, som gør det svært løbende at drifte, videreudvikle og dokumentere løsningen. Løsningen er teknologisk baseret på Microsoft og værktøjerne timextender og Crystal Reports. DJF har den sikkerhedspolitik, at alle medarbejdere ikke må se alle rapporter. Der er derfor adgangsstyring på rapporteringsløsningen. Princippet er, at medarbejderen har adgang til de rapporter, der omhandler dennes arbejdsområde og ansvar samt organisatoriske tilhørssted. Derudover stiller DJF også datakuber til rådighed, så brugerne selv kan vende og dre- 1 Enhedsregistret indeholder en oversigt over alle enheder på hele AU inklusive de nye hovedområder. Enhedsregistret udgøres af en liste af enhedsnumre, og et enhedsnummer identificerer en adresse for en ikkefysisk person med en typeidentifikation. Enhedsregistret er udarbejdet af 8000C og bruges i PØS, på AU s hjemmeside samt som grundlag for adgangsstyring. Side 14 af 30

18 Overblik over eksisterende nøgletal på AU Organisation: Aarhus Universitet Projekt: Ledelsesinformationsprojekt je data i forbindelse med diverse analyser. Denne adgang er på nuværende tidspunkt forbeholdt de administrative medarbejdere NAT NAT har i dag en rapporteringsløsning primært til opfølgning på projekter men omfatter også rapportering på studie- og lønområdet. Rapporteringsløsningen er baseret på data fra økonomi-, løn-, og studieområdet. Rapporteringen sker primært via Microsoft Accessudtræk og præsenteres i Microsoft Excel regneark. Rapporterne distribueres pr. mail AU-økonomirapportering Økonomirapporteringsløsningen går som den eneste rapporteringsløsning på tværs af AU s organisation. Det er samtidig den eneste LI-løsning, som ikke er afhængig af enkeltpersoner på AU. Økonomirapporteringen er forankret på Budget- og planlægningskontoret. Rapporteringens primære formål er at give et overordnet overblik over den økonomiske situation. Rapporterne tager udgangspunkt i den nye fælles kontoplan og omhandler primært realiserede indtægter og omkostninger set i forhold til budgettet for det samlede AU, hovedområder, institutter og projektledere. Rapporterne til bestyrelse og rektorat vil kun være tilgængelige for bestyrelse, rektorat og relevante administrative medarbejdere. De resterende rapporter er også omfattet af adgangsstyring. Når brugeren først har adgang, er der adgang til samtlige af de resterende rapporter. Løsningen er teknologisk baseret på Microsoft, og rapporterne er udviklet i værktøjet Targit. 5.3 Tilbagevendende statistikker, som indberettes af AU Statistiknetværkets nøgletal understøtter følgende: - De indberetninger, der foretages til Danske Universiteters (DU) Statistikberedskab - Punkterne i Udviklingskontrakt (UK) IV - Nøgletallene til årsrapport - Indholdet i publikationen AU i tal. Derudover er der i forbindelse med analysearbejdet fundet følgende yderligere statistikker og faste indrapporteringer afkrævet af ministerier og styrelser. Her er alene medtaget tilbagevendende statistikker, som mere har et statistisk sigte end et administrativt formål Forskerrekrutteringsstatistik Statistikken kendes på AU også under betegnelserne VIP-statistik, UNI-C-statistik, VIPrekrutteringsstatistik og Ståhle-statistikken. Der indberettes oplysninger om ansættelser i videnskabelige stillinger inden for stillingsniveauerne professor, lektor og post.doc./adjunkt. Der er udarbejdet en vejledning af Personale- og Udviklingskontoret med en nærmere beskrivelse og afgrænsning af det, der skal indberettes. Indrapportering foretages direkte af hovedområderne via en webapplikation, som administreres af UNI-C. Side 15 af 30

19 Overblik over eksisterende nøgletal på AU Organisation: Aarhus Universitet Projekt: Ledelsesinformationsprojekt UNI-C forestår dataindsamling og databearbejdning på vegne af Universitets- og Bygningsstyrelsen (UBST). I indberetningen indgår oplysninger om stillingen, stillingskategori, fagområde, finansiering og ansættelsestype. Der indgår også oplysninger om opslagsform, ansættelsesforløb og ansøgernes fordeling på køn og kvalifikationer. Endelig afgives der oplysninger om den ansattes køn, statsborgerskab, alder og tidligere ansættelser. Grundlaget for oplysningerne indsamles på nuværende tidspunkt manuelt fra ScanJour henholdsvis dokumenter fra ansættelsesforløbet. På sigt vil rekrutteringssystemet kunne blive datakilde til de fleste af oplysningerne, som skal indberettes Ph.d.-statistik Statistikken indsendes af hovedområderne på personniveau i regneark til Danmarks Statistik. Regnearket indeholder oplysninger om den ph.d.-studerendes indskrivningssted, statsborgerskab, samt hvor mange vejledere der er tilknyttet. Endvidere indgår oplysninger om den benyttede ansættelsesform, arbejdssteder i forløbet og finansiering af uddannelsen fordelt på løn og drift. Endelig medtages oplysninger om den indskrevnes grad, og hvor den er opnået samt en fordeling af forskningsaktiviteter efter fag- og strategiområder i løbet af uddannelsesforløbet FoU-statistik Statistikken kendes på AU også under betegnelserne Forskningsstatistikken og DSstatistikken. Indsamlingen foregår, ved at Danmarks Statistik udsender et spørgeskema i papirform til hovedområderne. Når skemaerne er udfyldt, indsamles de af Budget- og planlægningskontoret, som forestår den endelige indberetning. Statistikken er omfattende, og den kan groft deles op i spørgsmål om personale, økonomi og forskning, herunder samarbejde nationalt og internationalt. Personalestatistikken indeholder en fordeling af antal årsværk på grupper af medarbejdere. Fokusområderne er fordelingen mellem mænd og kvinder, aldersgrupper, fordeling mellem videnskabeligt og teknisk-administrativt personale og fordelingen mellem dansk og udenlandsk personale. Statistikken er opdelt på institutniveau. Endelig er der statistikken med økonomisk indhold, som fokuserer på omkostninger til forskning og udvikling samt til andet. Der fokuseres på investeringer samt fordeling af eksterne midler på grupper af tilskudsgivere. Forsknings- og udviklingsindsatsen skal fordeles på faglige områder, udvalgte strategiområder, formål og forskningstyper samt en angivelse af, om der eksisterer samarbejde med partnere grupperet på danske, europæiske og ikke-europæiske partnere inden for det offentlige henholdsvis private. Yderligere skal aktiviteterne kvantificeres inden for regionerne samt Grønland og Færøerne. Grundlaget for oplysningerne indsamles og sammenstykkes manuelt med hjælp fra udtræk fra de administrative systemer. Side 16 af 30

20 Overblik over eksisterende nøgletal på AU Organisation: Aarhus Universitet Projekt: Ledelsesinformationsprojekt 6 Beskrivelse af de overordnede grupperinger af nøgletal Overordnet har arbejdet med kortlægning af eksisterende nøgletal været inddelt i fem grupperinger relateret til følgende områder på AU: - Studie - Forskning - Personale - Økonomi - Bygninger. En nærmere beskrivelse af kortlægningen for hvert område fremgår nedenfor. Kortlægningen centrerer sig om områdernes særlige karakteristika, konteksten for ledelsesinformation med det nuværende setup, kildesystemer, fremtidsperspektiver og eventuelle udfordringer. For hvert område nedenfor er der udarbejdet en tabel, over hvilke grupperinger af nøgletal fra Statistiknetværkets bruttoliste der på nuværende tidspunkt er teknisk mulige hhv. ikke mulige at medtage i en første implementeringsfase. En nærmere beskrivelse af, hvorfor nøgletallene er placeret som nedenfor fremgår af bilag 2 (incl. 2A-2F), hvor de enkelte grupperinger af nøgletal er dokumenteret på detailniveau. Tabellerne viser endvidere hvilke indberetningskrav de enkelte grupperinger af nøgletal opfylder, jf. kolonnen Formål. 6.1 Studie Studieområdet beskæftiger sig med de centrale nøgletal for optagelse og indskrivning af studerende samt den efterfølgende studieaktivitet og produktion af færdige studerende. Nøgletal på studieområdet er centrale i forhold til at kunne indberette AU s produktion til UVM og VTU i forbindelse med tildeling af midler. Samtidig er nøgletallene også nødvendige, for at studieledere og fakultetsledere løbende kan følge med i de studerendes aktiviteter og følge op på eksamensgennemførelse og produktion af STÅ i forhold til budget samt løbende tilpasse de udbudte uddannelser. For så vidt angår kildesystemer, er området opdelt i de dele af AU, som benytter AU s egenudviklede kildesystem Delfi, og øvrige områder, som benytter STADS. Desuden skal det bemærkes, at DMU ikke udbyder uddannelser og derfor ikke har et studieadministrativt system. Delfi STADS 8000C (HUM, SUN, NAT, SAM & TEO). DPU: Delfi-data fra 2009, og data fra tidligere studieadministrativt system er konverteret til Delfi. Ligger ikke i udtrækstabeller, men i bagvedliggende database. DJF: Delfi-data fra 2008, hvor første indskrivning af studerende fandt sted. ASB: Har kuber med studiedata, som de læser ved hjælp af Targit. AU HIH: Trækker direkte fra kilden ved hjælp af Oracle Query Builder. STADS-data indsamles manuelt fra HIH og ASB, og de integreres ikke i Delfi, men registreres i Statistiknetværket blot i regneark til nøgletalsbrug. Side 17 af 30

21 Overblik over eksisterende nøgletal på AU Organisation: Aarhus Universitet Projekt: Ledelsesinformationsprojekt Hvad angår nøgletal på studieområdet, er det væsentligt at pointere, at der er truffet en beslutning om fælles overgang til STADS. Der arbejdes derfor i STADS-projektet på AU med mapning af begreber og niveauer mellem STADS og Delfi. Tidsrammen er i skrivende stund ultimo 2011 for konvertering til STADS. Frem til konverteringen skal ledelsesinformationssystemet hente kildedata fra begge studieadministrative kildesystemer Overblik over studienøgletal + Teknisk mulige nøgletal - Ikke teknisk mulige nøgletal Nøgletal Formål Nøgletal Formål Antal studerende Antal optagne Antal Færdiguddannede Alder studerende STÅ Antal ophørte Gennemførelsestid Eksternt krav om indberetning: DU Statistikberedskab UK IV Fordeling af basismidler Årsrapport. Profilering: AU i tal. Eksternt krav om indberetning: DU Statistikberedskab UK IV. Eksternt krav om indberetning: DU Statistikberedskab Årsrapport. Profilering: AU i tal. Eksternt krav om indberetning: DU Statistikberedskab UK IV. Eksternt krav om indberetning: DU Statistikberedskab. Profilering: AU i tal. Eksternt krav om indberetning: DU Statistikberedskab Årsrapport. Profilering: AU i tal. Eksternt krav om indberetning: DU Statistikberedskab UK IV Fordeling af basismidler. Der er i Statistiknetværkets nøgletal fokus på antal studerende i forhold til bl.a. optagelse, bestand, fag, intention, studiestatus, aldersspredning, kønsfordeling etc. for heltidsstuderende. Samtidig er der nøgletal, der beskriver aktiviteter for åben uddannelse/deltidsuddannelse. Internationalisering Evaluering, pædagogik og studievejledning Eksternt krav om indberetning: UK IV. Eksternt krav om indberetning: UK IV. Side 18 af 30

22 Overblik over eksisterende nøgletal på AU Organisation: Aarhus Universitet Projekt: Ledelsesinformationsprojekt Generelt er systemunderstøttelsen på studieområdet tilstrækkelig i forhold til at kunne udtrække nøgletal, da de fleste data vedrørende de studerende er registreret i de studieadministrative systemer. Der er dog nogle få nøgletal defineret i UK IV vedrørende internationalisering samt evaluering, pædagogik og studievejledning, som ikke er systemunderstøttet på nuværende tidspunkt, hvorfor disse nedprioriteres. For at kunne generere disse nøgletal automatisk i en ledelsesinformationsløsning kræves således en udvidelse af registreringerne i et kildesystem eller et nyt system til opsamling af informationen Input fra hovedområderne Flere af hovedområderne har i forbindelse med kortlægningen udtrykt, at studienøgletallene fra Statistiknetværket kan dække de basale informationsbehov, såfremt nøgletallene nedbrydes på lavere niveauer. Nøgletal opgjort for AU eller pr. hovedområde er for aggregerede som styringsgrundlag for de enkelte studienævn og institutledere. En nedbrydning af nøgletallene til eksempelvis fag- og/eller studieretningsniveau vil derfor øge relevansen af de fælles tal. Derfor findes der en række decentralt udarbejdede nøgletal på de enkelte hovedområder, der supplerer og komplementerer de centrale nøgletal, se bilag 3. HUM har eksempelvis etableret et monitoreringsprojekt, hvor de opgør nogle nøgletal for optagelse, studieaktivitet og frafald for de enkelte uddannelser. Formålet med dette er proaktiv opfølgning på studieprogression med mulighed for at kunne forbedre de enkelte uddannelser og forebygge frafald. Derudover bruges nøgletallene for optagelse til at gruppere de studerende i forhold til deres adgangsgrundlag, hvilket kan bruges i rekrutterings- og fagsammensætningsmæssigt øjemed. HUM følger med disse nøgletal også de sidst optagne studerende og ikke blot de årgange, der har nået den normerede studietid. Lignende opgørelser af de studerendes adgangsgrundlag udarbejdes på SAM. Et andet område, der følges nøje på hovedområderne, er eksamensresultater. SUN, SAM og ASB udarbejder alle eksamensstatistikker med henblik på monitorering af de enkelte uddannelser. SAM bruger desuden eksamensstatistikken til ranking, idet karakterfordelingerne for den enkelte studieretning udsendes med eksamensbeviset. Endelig udarbejdes på ASB og NAT forløbsstatistikker, hvor de studerende på de enkelte årgange følges fra tidspunktet for optagelse og frem til færdiggørelse i forhold til aktive, færdiggjorte og frafaldne, og dette gøres for henholdsvis fem og ti årgange tilbage i tiden. Det skal desuden nævnes, at ASB (og AU HIH) hidtil har lavet opgørelser over de optagne studerendes adgangsgrundlag, hvor også institutionskoden for det adgangsgivende uddannelsessted fremgik. Optag af studerende på alle AU s hovedområder er imidlertid overgået til central inddatering under Studieforvaltningens Optagelses- og indskrivningsområde, hvor denne baggrundsoplysning ikke medtages i inddateringen. Dermed imødekommes hidtidige krav ikke på dette område. For at kunne udarbejde disse nøgletal kræves det således, at dette felt medtages ved den manuelle inddatering på baggrund af den enkelte studerendes ansøgning. Alternativet er, at oplysningen forsøges indhentet fra KOT, og dette arbejder Optagelses- og indskrivningsområdet p.t. på. Side 19 af 30

23 Overblik over eksisterende nøgletal på AU Organisation: Aarhus Universitet Projekt: Ledelsesinformationsprojekt 6.2 Forskning Forskningsområdet omfatter primært nøgletal for formidling af forskningsresultater. Dette område har tæt tilknytning til den nye parameter, der fra 2010 indgår i fordelingen af basismidler til universiteter fra globaliseringspuljen, eftersom dette er et mål for universiteternes forskningsvirksomhed målt ved publicering. Denne såkaldte bibliometriske forskningsindikator er baseret på registreringer af formidlingsaktiviteter som publicering af videnskabelige artikler og bøger. Disse forskningsresultater registreres for alle hovedområder i kildesystemet PURE, hvori definitioner og kategorier er et resultat af et nationalt samarbejde. Derudover er det centralt fra AU besluttet, hvilke registreringer der er obligatoriske, og hvilke der er frivillige. Det er forskerne selv eller de forskerunderstøttende administrative medarbejdere, der inddaterer i PURE, hvilket kan være en kilde til mangelfuldt datagrundlag. Derfor er der en årlig kvalitetssikring på alle hovedområder. Det er et generelt billede, at antallet af registreringer er steget støt efter indførelse af den bibliometriske forskningsindikator i tildelingen af basismidler Overblik over forskningsnøgletal Foruden de nøgletal, der indgår i den bibliometriske forskningsindikator, er også andre formidlingsaktiviteteter som deltagelse i råd og nævn, formidlingsbidrag i medierne og undervisningspublikationer medtaget i Statistiknetværkets liste over nøgletal. + Teknisk mulige nøgletal - Ikke teknisk mulige nøgletal Nøgletal Formål Nøgletal Formål Antal publikationer Antal aktiviteter Eksternt krav om indberetning: DU Statistikberedskab Årsrapport UK IV. Profilering: AU i tal. Eksternt krav om indberetning: DU Statistikberedskab UK IV. Technology Transfer Folkeuniversitetet Eksternt krav til indberetning: UK IV Årsrapport Profilering: AU i tal. Profilering: AU i tal. - - Besøgstal på tilknyttede museer Profilering: AU i tal. - - Antal doktorgrader Profilering: AU i tal. - - Rådgivning og vidensudveksling - Ph.d.-grader inden for myndighedsbetjente fagområder - Samarbejdsaftaler Eksternt krav til indberetning: UK IV. Side 20 af 30

24 Overblik over eksisterende nøgletal på AU Organisation: Aarhus Universitet Projekt: Ledelsesinformationsprojekt I forhold til de nøgletal der nedprioriteres i første omgang, er årsagen, at de ikke er systemunderstøttet på tværs af AU, eller at data i dag udtrækkes manuelt fra eksempelvis journaliseringssystemet. For disse nøgletal kræves således en registrerings- og udtræksmulighed, førend de kan indgå i et ledelsesinformationssystem. Det skal dog bemærkes, at de af nøgletallene, der i Statistiknetværket indgår under rådgivning og vidensudveksling, alle udspringer af UK IV, så det bør afklares, hvorvidt de også vil indgå i den efterfølgende udviklingskontrakt Input fra hovedområderne Det generelle input fra hovedområderne har været, at nøgletallene i Statistiknetværket dækker over det nuværende informationsbehov. Dog har man på de indfusionerede hovedområder DMU, DJF og ASB valgt at lave diverse udtræk, der supplerer de af Statistiknetværket indsamlede nøgletal. Her er der, som i Statistiknetværkets nøgletal, fokus på antallet af peer-reviewed artikler. Derudover udarbejdes rapporter over forskellige publiceringer brudt ned på publiceringstype og publiceringsarter samt aktivitetstype og aktivitetskategorier. Derudover har DMU en budgetopfølgning, hvor man følger op på antallet af publikationer set i forhold til det budgetterede. Endelig udarbejder ASB en statistik, hvor der følges op på brugen af open access -publikationer, hvilket land brugerne kommer fra, samt hvor ofte publikationerne bliver brugt. 6.3 Forskeruddannelse Forskeruddannelse lægger sig tæt op af forskningsområdet, da det vedrører den forskningsaktivitet, der udføres af ph.d.-studerende. Endvidere er forskeruddannelse et område, der har væsentlig strategisk betydning for AU. Området har direkte sammenhæng til flere af de fem indsatsområder i strategien, herunder forskningsmiljø, internationalisering og kompetenceudvikling. Dog bliver området nedprioriteret i første fase af ledelsesinformationsprojektet, da der ikke er fuld systemunderstøttelse på tværs af AU. For hovedområderne på 8000C er data om de ph.d.-studerende p.t. registreret i tre systemer. Det studie- /uddannelsesadministrative registreres i Delfi, rekrutteringsdata i FUA (ForskerUddannelsesAdministration), og det personaleadministrative håndteres i PØS. Hertil kommer at flere hovedområder har supplerende registrering i regneark eller databaser samt sagsmapper på den enkelte ph.d.-studerende. For hovedområderne uden for 8000C ligger data registreret i separate regneark, der som på 8000C suppleres af sagsmapper på den enkelte ph.d.- studerende ved opslagsformål. Af denne grund er indberetning til Statistiknetværket og Danmarks Statistik håndholdt, hvilket er ressourcekrævende særligt for de hovedområder der har mange ph.d.-studerende. På sigt er det dog planen, at FUA bliver det primære registrerings- og kildesystem på ph.d.-området, hvorfor ledelsesinformationsprojektet må afvente arbejdet i ph.d.-skolelederkredsen og ph.d.-udvalget. Side 21 af 30

25 Overblik over eksisterende nøgletal på AU Organisation: Aarhus Universitet Projekt: Ledelsesinformationsprojekt Overblik over forskeruddannelsesnøgletal Som ovenfor nævnt nedprioriteres nøgletallene for forskeruddannelse grundet manglende tværgående systemunderstøttelse, hvorfor ingen af nøgletallene fremgår af kolonnen over tilgængelige nøgletal. + Teknisk mulige nøgletal - Ikke teknisk mulige nøgletal Nøgletal Formål Nøgletal Formål - - Forskeruddannelse - Optag - Bestand - Gradstildeling - - Forskeruddannelse - Aldersprofil - Gennemførelsestid - Internationalisering - Ekstern finansiering - - Ph.d. gennemførelsesbrøk Eksternt krav om indberetning: DU Statistikberedskab UK IV Årsrapport Profilering: AU i tal Profilering: AU i tal Eksternt krav om indberetning: Til UBST Generelt kan det konkluderes, at de nøgletal, der skal indberettes til Statistiknetværket, p.t. ikke kan automatiseres grundet manglende kildesystem på tværs af AU. Derudover skal det nævnes, at indberetningen til Danmarks Statistik, der ligeledes foretages af de enkelte hovedområder, bør understøttes af et fremtidigt Ph.d. administrativt system, da der hvert år bruges adskillige ressourcer på at indsamle og bearbejde disse nøgletal Input fra hovedområderne I forhold til de eksisterende data i Delfi er der problemer med at trække data ud, eftersom eneste udtræksmulighed p.t. består af nogle statiske lister vedrørende f.eks. gradstildeling, aktive ph.d.-studerende samt tilgang m.v. Dette bevirker, at der ikke mulighed for at analysere på de inddaterede data. Derudover er der nogle udfordringer i forhold til dataenes validitet, idet der i Delfi ikke kan skelnes mellem eksempelvis orlov, forlængelse af orlov og andet fravær. Dette gør det vanskeligt at lave pålidelige tal for gennemførelsestider. Generelt bør nøgletal vedrørende forskeruddannelse understøttes i et fælles system, hvorfra de registrerede data skal kunne trækkes ud også til analyseformål, da dette vil dække mange af de lokale behov for ledelsesinformation. Side 22 af 30