PROJEKTSTATUS FOR LEDELSESINFORMATIONSPROJEKTET [NOVEMBER 2009]

Transkript

1 PROJEKTSTATUS FOR LEDELSESINFORMATIONSPROJEKTET [NOVEMBER 2009] Ledelsesinformationsprojektet 1

2 1. Dokumentkontrol 1.1 Ejer Projektejer: Per Lindblad Johansen 1.2 Versionering Version Dato Navn Andreas Sture Høeg 1.3 Revisionshistorik Ændrings- dato Initialer Hvad er der blevet ændret ASH Dokument oprettet ift. udsendelse til styregruppemøde d. 9. december Distribution Navn Titel Dato Version Styregruppen for den administrative forandringsproces V 1.0 Ledelsesinformationsprojektet 2

3 Månedsstatus for Ledelsesinformationsprojektet November 2009 Projektejer: Per Lindblad Johansen 2. Aktuel status Ledelsesinformationsprojektet arbejder fortsat frem mod, i februar 2010, at aflevere et beslutningsoplæg til universitets ledelse om implementering af et ledelsesinformationssystem på Aarhus Universitet. Beslutningsoplæggets vigtigste elementer er en hvidbog med resultaterne af delprojekternes kortlægningsarbejde, en business case og en implementeringsplan for et ledelsesinformationssystem. Ledelsesinformationsprojektet, der i uge 49 udkommer med et samlet overblik over eksisterende nøgletal samt prioritering af identificerede nøgletal, er stadig i fuld gang med kortlægningsarbejdet. Listen over nøgletal skal bruges til at afgrænse, hvilke tal, der skal være omfattet af et eventuelt fælles system og er udarbejdet i samarbejde med hovedområderne og afdelingerne i fællesadministrationen. Der er i forbindelse med kortlægningsarbejdet afholdt arbejdsmøder med alle hovedområderne. En række afdelinger i fællesadministrationen har ligeledes afgivet deres input, og det afsluttende kortlægningsarbejde er ved at være gennemført. Ledelsesinformationsprojektet gennemfører samtidig en undersøgelse af i hvor høj grad, der findes etableret praksis vedrørende indtastning af kildedata og tilvejebringelsen af ledelsesinformation. Endelig er projektet i gang med at estimere, hvor mange ressourcer, der bruges på hovedområderne på at tilvejebringe og kvalitetssikre ledelsesinformation. Afdækningen indgår i en cost-benefit redegørelse, som vil indgå i beslutningsoplæggets business case til universitetets ledelse i februar En screening af markedet for ledelsesinformationssystemer samt anbefaling om foretrukken løsning for Aarhus Universitet pågår. I uge 47 blev der således afholdt inspirationsworkshops med tre potentielle systemleverandører. Næste skridt er modtagelse af skriftlige besvarelser på Request for Information (RFI), og efterfølgende forventes gennemført et antal referencebesøg hos udvalgte kunder. Se ledelsesinformationsprojektets leverancer/milepæle under 3.1 leverancer. Ledelsesinformationsprojektet 3

4 3. Fremdrift 3.1 Leverancer Nedenstående er en fortegnelse over projektets leverancer frem til februar Aftalt leverance med dato Detaljeret teknisk systemlandskab for datakilder indenfor økonomi, studieadministration, personaleadministration og forskningsregistrering Uge 42, 2009 Samlet overblik over eksisterende nøgletal samt prioritering af identificerede nøgletal Uge 49, 2009 Afdækning af brugernes dataindtastning i kildesystemer samt identifikation af semantiske ligheder og forskelligheder Uge 51, 2009 Screening af markedet for LIsystemer, anbefaling af foretrukken løsning for AU Uge 51, 2009 Opstilling af datamodel Uge 52, 2009 Leverance Denne leverance udkommer af følgende aktiviteter: Kortlægning af eksisterende systemer, der anvendes til ledelsesinformation Kortlægning af eksisterende centrale datakilder til ledelsesinformation Disse to processer fører til levering af en systemlandskabsskitse Leverancen er et samlet overblik over de eksisterende nøgletal på Aarhus Universitet. Leverancen har ydermere til formål at identificere rapporteringsbehov samt opstille krav til prioritering af de identificerede nøgletal. Leverancen giver et overblik over, hvordan data indtastes i de forskellige kildesystemer. Herunder identificeres nuværende semantiske forskelle og ligheder for definitioner af data og registreringspraksis, og betydningen eller meningen med begreber eller datadefinitioner beskrives i de forskellige hovedområder og fællesadministrationen. Leverancen vil indeholde følgende elementer: Screening af markedet for LI-systemer og vurdering af deres egnethed til at indgå i AU s systemportefølje og til at levere det ønskede output til de forventede brugere. Vurdering af hvor godt systemerne passer ind i AU s langsigtede ITstrategi / Targetarkitektur Leverancen omfatter opstilling af en datamodel og anbefaling om eventuelle registreringsændringer. Leverancens konklusioner er baseret på følgende aktiviteter: Krav til drift af løsningen teknisk miljø og ressourcer. Uge 2, 2010 Rapporteringspakken samt definition af analyse- og udtræksmuligheder Uge 3, 2010 Identifikation af kildesystemer og datasammenhænge o Identifikation af kildesystemer o Identifikation af datasammenhænge og krydsreferencer Dataspecifikation til ledelsesinformationssystem o Specifikation af datamodel o Specifikation af datamangler Leverancen bygger på følgende aktiviteter: Etablering af krav til driftsmiljø og driftsorganisation for LI-systemet, herunder forventningsafstemning med kunderne (LI-enheden samt decentrale brugere) Opstilling af oversigt over forventede drifts- og vedligeholdelsesomkostninger for LI-systemet Leverancen præsenterer rapporteringspakken og vil indeholde følgende elementer: Krav til funktionalitet Design af rapporteringspakke Brugeranalyse Adgangsstyring Ledelsesinformationsprojektet 4

5 Cost-benefit analyse Uge 3, 2010 Beslutningsoplæg om implementering af ledelsesinformationssystemet Februar 2010 Definition af udtræks- og analysemuligheder Som en del af beslutningsoplægget vedlægges cost-benefit analyse, herunder: Kvalificering af kvalitative og kvantitative gevinster ved et ledelsesinformationssystem på Aarhus Universitet Estimat af nuværende ressourceforbrug på Aarhus Universitet relateret til tilvejebringelse og kvalitetssikring af ledelsesinformation som ledelsesinformationssystemet vil kunne nedbringe Budget for løbende driftsomkostninger samt implementeringsomkostninger På baggrund af de ovenstående aktiviteter og leverancer vil ledelsesinformationsprojektet i februar 2010 udkomme med et beslutningsoplæg til Aarhus Universitets ledelse om implementering af et ledelsesinformationssystem på hele Aarhus Universitet. Aarhus Universitets ledelse træffer herefter en go / no-go beslutning vedrørende den videre implementering af ledelsesinformationssystemet. 3.2 Ændringer til tidsplan Ledelsesinformationsprojektet følger pt. planen. 4. Beslutningsoplæg Ingen beslutningsoplæg. 5. Risikohåndtering Der er på nuværende tidspunkt identificeret fire risici for ledelsesinformationsprojektet. Håndteringen af disse risici kræver pt. ikke styregruppens involvering. 6. Omkostninger N/A 7. Projektnavn Delprojekt A Delprojekt B Delprojekt C Delprojekt D Ledelsesinformationsprojektet 5

6 8. Kommunikation Siden sidste månedsstatus Nyhed Intern statusmail på projektet (Uge ) Tekst/stikord Statusmail til arbejdsgruppemedlemmerne på projektet om projektets fremdrift og milepæle. Møder med AU Der er i forbindelse med projektets kortlægningsarbejde afholdt arbejdsmøder med alle hovedområderne samt en række afdelinger i fællesadministrationen. Inden næste månedsstatus Nyhed Tekst/stikord En kommunikationsplan for ledelsesinformationsprojektet er udarbejdet. Løbende nyhedsnotitser om fremdrift i projektet Generel status om fremdrift på projektet til hjemmeside samt nyhedsbrev for Den Administrative Forandringsproces. Interne statusmails på projektet (Uge ) Nyhed om leverancer/milepæle (Uge 49) Statusmail til arbejdsgruppemedlemmerne på projektet om projektets fremdrift og milepæle. Nyhed om ledelsesinformationsprojektets leverance - Samlet overblik over eksisterende nøgletal samt prioritering af identificerede nøgletal. Ledelsesinformationsprojektet 6