Ph.d.-udvalget. Referat af møde i ph.d.-udvalget den 4. april 2016

Transkript

1 Ph.d.-udvalget Fakultetskontoret på HUM og SAMF Fibigerstræde 5 Postboks Aalborg Sagsbehandler: Merete B. Rasmussen Telefon: mg@adm.aau.dk Dato: Sagsnr.: Referat af møde i ph.d.-udvalget den 4. april 2016 Til stede: Anette Therkelsen (AT), Hanne Mette O. Ridder (HMOR), Christian Jantzen (CJ), Trine L. Thomsen (TLT), Pirkko Raudaskoski (PR, stedfortræder Paul McIlvenny), Mette Tilde Juul (MTJ), Margrete Bach Madsen (MBM), Hanne P. Clausen (HPC), Jeanette M. Arboe (JMA), Mette Bjerring (MB), Merete B. Rasmussen (MBR). 1. Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at dagsordenen godkendes Dagsorden godkendt. 2. Halvårsredegørelser og ph.d.-planer Det indstilles, at ph.d.-udvalget drøfter templates og godkendelsesflow for halvårsredegørelser og ph.d.- plan. Drøftelse af templates udskydes til næste møde og i stedet drøftes notat vedr. ensretning af procedurer på tværs af AAU-ph.d.-skolerne ifm. udvikling af nyt PhDManager. Udgangspunktet for drøftelsen af proceduren for progress reports (halvårsredegørelser) er udviklingen af et nyt fælles system i samarbejde med SDU. Procedurerne skal ikke ensrettes udelukkende for systemets skyld; det er også en mulighed for at hente inspiration på tværs af ph.d-skolerne. Det vedlagte forslag (bilag 2) går på at fjerne progress reports efter 18 mdr. og i stedet udvide 12 mdr. og 30 mdr. progress reports til også at indeholde en mundtlig del. Samtidig lægges der op til, at deltidsstuderende fremadrettet evaluerer med samme frekvens som øvrige ph.d.-studerende, i stedet for blot én gang årligt, som hidtil. Ift. godkendelsesflow foreslås det, at ph.d.-skolelederen ikke godkender progress reports ud fra den betragtning, at flere godkendere ikke nødvendigvis øger kvaliteten, samtidig med at det forlænger godkendelsesprocessen. Der var enighed om, at en mundtlig del vil være givtig for den ph.d.-studerende. Det blev drøftet, hvordan formen kunne være. CGSs erfaring er, at der er stor forskel på, hvad status er for den ph.d.-studerende efter et år og som følge heraf også stor forskel på, hvad fokus er til den mundtlige evaluering. Der bør ligge en vejledning til den mundtlige evaluering. CJ havde erfaring med, at en ekstern er med til at evaluere, hvorvidt den ph.d.-studerende er kvalificeret til at fortsætte forløbet efter det første år af indskrivningen. Der var bred opbakning til en model hvor der inviteres eksterne ind til den mundtlige evaluering, hvis det vurderes at give et større udbytte, men det afgørende er ikke, hvorvidt der er tale om interne eller eksterne, men at der er en fagkyndig person inden for projektets område samt at den ph.d.-studerende får fagligt udbytte af evalueringen i form af nye perspektiver og input.

2 Det blev drøftet, hvorvidt man kunne fjerne godkendere fra det nuværende godkendelsesflow, som tæller både vejleder, programleder og skoleleder. Der var enighed om, at programleder skal godkende, men at skoleleder kan nøjes med at forholde sig aktivt til den sidste progress report. Skoleleder indgår i øvrigt altid som sparringspartner ift. drøftelser om genopretningsforløb mv. Tilbagemeldingen til de øvrige ph.d.-skoler er således, at der kan arbejdes videre med to mundtlige evalueringer samt at deltidsstuderende fremadrettet evaluerer med samme frekvens som øvrige. Ift. godkendelse indstilles det, at skoleleder fortsat aktivt godkender den sidste progress report, men kan fjernes fra øvrige. - Formålet med progress reports bør fremgå explicit af template. Dette drøftes på næste møde under punkt om templates (MBR). - Der skal arbejdes videre med en vejledning til afholdelse af mundtlige evalueringer ved 12 og 30 mdr. inden næste møde (AT) - Der skal arbejdes med fælles principper for godkendelse af progress reports (AT/MBR) - Tilbagemelding vedr. udkast til ensretning (MBR). 3. Anbefalinger fra arbejdsgruppen vedr. ph.d.-administration Det indstilles, at ph.d.-udvalget drøfter det fremadrettede arbejde med administrative processer på ph.d.- området, pba. arbejdsgruppens anbefalinger og beslutter, hvilke indsatsområder der skal arbejdes med i den kommende periode. Arbejdsgruppen der blev nedsat som et led i opfølgningen på den internationale evaluering af ph.d.-skolen har udarbejdet en række principper for ph.d.-administrationen, som kan danne baggrund for det videre arbejde med at optimere de administrative processer på området: Information om roller og ansvar: - Ansvars- og rollefordeling i forhold til ph.d.-administration afstemmes på tværs af niveauer og enheder - Information om roller og ansvar kommunikeres entydigt og via hjemmesiden. Front-desk person: - Administrative niveauer og enheder har én indgang - Den administrative medarbejder bærer henvendelsen videre til rette enhed og medarbejder - Arbejdsgange tilrettelægges således, at samarbejdspartnere navigerer mellem færrest mulige administrative enheder og medarbejdere Kvalitetssikring af data: - Der arbejdes hen imod én samlet database, som alle niveauer kan tilgå - Administrative niveauer og enheder afstemmer og kvalitetssikrer data løbende. Med udgangspunkt i principperne indstiller arbejdsgruppen, at der arbejdes videre med en række initiativer, herunder procesbeskrivelser. Der er indtil videre udarbejdet procesbeskrivelser for Indlevering af ph.d.- afhandlingen frem til gradstildelingen og Rekruttering og frem til indskrivning. Det er svært at danne sig et overblik over administrationen, idet der er mange aktører involveret. Det vigtigste er at der er en gate-keeper/front-desk person, da det er en udfordring at lave funktionsbeskrivelser der dækker samtlige indskrivningsmodeller. Umiddelbare opmærksomhedspunkter vedr. anbefalingerne er hjemmesider. Ph.d.-skolens hjemmeside skal forbedres. Lærings hjemmeside findes kun på dansk. Drøftelsen af godkendelsesflow er også et led i arbejdet med at lette de administrative processer. Endvidere opfordres der til, at indstilling om bivejleder sendes sammen med indstilling om hovedvejleder i de tilfælde hvor bivejleder udpeges på indskrivningstidspunktet. Indsatsområderne bæres bl.a. videre i ph.d.-skolens handlingsplan, jf. pkt. 7.

3 - JMA følger op ift. Lærings hjemmeside - Ph.d.-skolen sørger for løbende opfølgning ift. indsatsområder, bl.a. gennem handlingsplanen. 4. Udbud af generiske kurser Det indstilles, at ph.d.-udvalget beslutter, hvilke generiske kurser der skal udbydes i 2016 Den foreløbige liste over fælleskurser/generiske kurser er: - Tværfakultært kursus i god videnskabelig praksis - Academic Information Management - Flowskrivning, Aalborg - Flowskrivning, AAU-CPH i samarbejde med SAMF - Processer og praksis i ph.d.-forløbet - Vejlederkursus, Mirjam Godskesen Endvidere har ph.d.-skolen modtaget tilbud fra LACS vedr. Academic Writing in English og Lecturing & Presenting in English. Det blev drøftet, hvorvidt ph.d.-skolen bør dække kurserne eller om de ph.d.-studerendes annuum skal dække. Det blev besluttet, at kursuspuljen dækker halvdelen og den anden halvdel skal dækkes af annuum. Det blev foreslået at undersøge effekten af flowskrivning. Ift. vejlederkurser, ønsker man at udbyde et kursus for erfarne vejledere, gerne i samarbejde med de øvrige ph.d.-skoler. Der blev gjort opmærksom på, at kurser kun formidles til ph.d.-studerende og at det vil være en fordel at vejledere ligeledes orienteres om udbud, bl.a. ift. AUBs kurser i Academic Information Management, hvor de ph.d.-studerende bør opfordres til at deltage. Kursusudbuddet fra LACS fremlægges for de øvrige ph.d.-skoler mhp. at udbyde kurserne i fællesskab og dermed sikre volumen. - AT melder beslutning tilbage til LACS - AT drøfter kursus for erfarne vejledere og formidlingskurser med øvrige skoleledere - MB/MBR/programsekretærer sørger for at ph.d.-kurser fremover også videreformidles til vejledere samt at det ifm. opslag af bibliotekets kursus pointeres overfor de ph.d.-studerende, at det er vigtig at deltage i dette. 5. Håndbog for vejledere Det indstilles, at ph.d.-udvalget drøfter hovedpunkterne for en håndbog til vejledere med udgangspunkt i bilaget. Det eksisterende dokument tilføjes et punkt om etik, forventningsafstemning mellem vejleder og ph.d.- studerende, ansvar ifm. indlevering, herunder bedømmelsesudvalg og planlægning af forsvar. Under punktet om progress reports skal formålet med progress reports tilføjes. Der var enighed om, at formen fortsat skal være kort og præcis og at punkterne kan opdeles i faser. Der laves et udkast til næste møde. - Der udarbejdes udkast til drøftelse på næste møde (AT) - På et kommende møde drøftes det, hvad man gør som ph.d.-studerende, hvis der er problemer ift. vejledning (MBR) 6. Årsberetning Det indstilles, at ph.d.-udvalget drøfter målgruppe og form på årsberetninger fremadrettet med udgangspunkt i årsrapport Det blev besluttet, at der ikke udarbejdes årsberetning, men at nøgletal i stedet lægges på hjemmesiderne.

4 Det blev drøftet, hvorvidt der i stedet bør laves en ny folder med information om ph.d.-skolen og programmerne. Det blev besluttet, at der ikke laves en ny folder, da det vurderes at kommende ph.d.-studerende er interesserede i information om AAU og forskningsgrupperne og ikke hovedområdeniveau. - Nøgletal lægges på hjemmesiden (MBR) - Det undersøges, hvilket materiale der findes på centralt niveau (MBR) 7. Handleplan for ph.d.-skolen Det indstilles, at ph.d.-udvalget drøfter indsatsområder mv. for ph.d.-skolens handleplan 2016/17 Ph.d.-området indgår i den overordnede HUM-strategi, men der udarbejdes handleplaner for de enkelte områder, herunder ph.d.-området. AT præsenterede følgende oplæg til handleplan for ph.d.-skolen: Finansieringsmuligheder: Erhvervs-ph.d., double/joint degree, Marie Curie - Hvordan udbreder vi kendskabet til alternative finansieringskanaler - At få belyst fordele/ulemper ved double/joint degrees - Fælles HUM-SAMF initiativ ift. Marie Curie Ift. en fælles ansøgning til f.eks. Marie Curie, vil der være mulighed for supplerende sekretariatsbistand på fakultetsniveau. Miljøskifte - internationalisering - Skitsering af modeller for miljøskifte + testimonials fra ph.d.ere - Økonomi - Vejleders rolle Ift. miljøskifte ved vi allerede noget om barriererne, så næste skrift er, at forsøge at hjælpe de ph.d.-studerende med at overkomme disse. Et eksempel kunne være beskrivelse af fleksible modeller for miljøskifte. Kvalitetssikring af ph.d.-forløbet - Arbejdsmiljø (særligt Kbh., sygemeldinger, lange indskrivninger) - Vejleders ansvar og kompetencer vejlederhåndbog og vejlederkurser - Fælles fodslaw om indhold af progress reports, 12 mdr. evaluering & predefence Forenkling af administrative processer: - Progress report godkendelsesprocedurer - Indskrivninger Umiddelbart var der ingen indvendinger mod fokusområderne. Der arbejdes videre med handleplanen pba. drøftelsen. - Der udarbejdes udkast til handleplan inden næste møde (AT) 8. Orientering Ph.d.-rådets opslag inden for uddannelsesforskning 2016 Lærings koordinationsgruppe er i gang med at kvalificere ansøgningerne. Kommunikation har også en ansøger undervejs.

5 Ministeriets analyse af ph.d.-satsningen Ministeriet igangsætter nu en række af de delanalyser, som skal sikre et solidt analytisk grundlag for at vurdere de seneste års indsats på ph.d.-området. Der lægges stor vægt på, at analysen af ph.d.-satsningen bliver udført i samarbejde og tæt dialog med universiteterne. 9. Eventuelt Orientering fra programmerne Fremover vil der være et punkt om status fra programmerne på dagsordenen, bl.a. for at udveksle information om kommende indskrivninger og grader. Ansøgning om godkendelse af ph.d.-kursus: Kvalitative metoder Kursus godkendt. Det blev foreslået at afholde et fælleskursus i kvalitative metoder. Det eksisterende kursus er i forvejen meget søgt og deltagere udvælges pba. abstracts. - MBR melder tilbage til ansøgere.