Mødedato og sted: mandag d. 8. Februar 2016 kl i Klubhuset. Niels Halleløv (NCH) Knud Høgh (KH) Marianne Maegaard (MM) Jesper Lorentzen (JLO)

Transkript

1 Mollerup Golf Club Bestyrelsen Mødereferat Mødedato og sted: mandag d. 8. Februar 2016 kl i Klubhuset Deltagere: H. C. Ralking (HC) Niels Halleløv (NCH) Knud Høgh (KH) Marianne Maegaard (MM) Jesper Lorentzen (JLO) Ulla Køpfli (UK) Niels Thyssen (NT) Anne Terndrup (AT suppleant). Jan Lauridsen (JL golfmanager) Fraværende: Morten Nielsen Olesen (MNO suppleant) Gæst: Poul Lindberg (intern revisor). 1. Godkendelse af referat fra 19. januar 2016 Rettelse til referat fra d. 19. januar 2016: Pkt. 4 Resultatet forventes i niveauet kr ,-. - der burde have været tilføjet før renter og afskrivninger for 4. kvartal. Nettoresultatet forventes at blive på den gode side af det budgetterede. 2. Godkendelse af dagsorden og afklaring af habilitet NCH ønskede ekstra punkt på dagordenen, vedr. ombygning af golfshoppen. Sættes ind som pkt. 10. Dagsordenen hermed godkendt. 3. Orientering fra 1

2 a) Formanden o Det er med glæde, at klubben kan offentliggøre, at der er fundet en ny hovedsponsor: Sparekassen Kronjylland. Kontrakten underskrives i løbet af kort tid. o Torsdag d. 4. februar var der møde om vores baneforhold med Bünyamin Simsek og Ango Winther. Det var et godt og konstruktivt møde, hvor der var stor forståelse for klubben situation. Konklusionen blev, at Ango beder borgmesteren indkalde alle parter til et møde hurtigst muligt. b) Golfmanageren o Det næstsidste kompetenceudviklingskursus Mødeledelse afholdes i Odder onsdag d. 24. februar. o Klubben har igen i år tilmeldt sig som Ambassadørklub for Made in Denmark. Der er gode muligheder for at tjene en sum penge til klubben ved salg af billetter til Made in Denmark. For hver billet, et medlem køber gennem klubben, går 33% af prisen til klubkassen. Nærmere info på hjemmesiden. o Ulrik har nu bestilt de sidste nye maskiner og leasingkontrakten er klar til underskrift. Ulrik har fået forhandlet gode priser hjem, så leasingydelsen holder sig under det budgetterede for c) Udvalgene Husudvalg: o NCH orienterede om, at vores bygninger, både inde og ude, trænger til at bliver malet. Der er indhentet et tilbud. JL indhenter endnu et. o Søren Jensen har efter aftale med bestyrelsen forpagtet Proshoppen ud til Peter Bay. Peter vil gerne i gang med en ombygning af shoppen, mere under pkt. 10. Begynderudvalget: Arbejdsgruppen vil medio februar fremlægge et udkast til et nyt servicekoncept for vores nye medlemmer. Juniorudvalget: Det er tid til at søge aktivitetsstøtte. Udvalget er i gang med at få styr på det, så det kan sendes i marts måned. Baneudvalget: o Det første møde i år er nu afholdt. Det var et godt møde og alle glæder sig til at komme i gang. o De forslag til nyt banedesign der ligger på bordet vil blive fremlagt på hjemmesiden, så vores medlemmer kan følge med og evt. komme med deres kommentar. Turneringsudvalg: 2

3 o Turneringsplanen for 2016 er nu på plads - det holdt hårdt. Der kan stadig komme rettelser, men dem tager vi hen ad vejen. o Kaptajnerne til Regionsgolf er de samme som sidste år, bortset fra, at KH har overtage et af holdene. o KH har igen i år opfordret medlemmerne til at melde sig, hvis de er interesserede i at spille. Det har givet ca. 60 svar. o KH har meldt sig til et udvidet regelkursus. Trivselsudvalget: Kommende arrangementer: o Regelaften d. 17. marts o Store oprydningsdag 9. april o Møde for nye medlemmer d. 13. april o Golfens Dag d. 17. april Nærmere info vedr. de forskellige arrangementer følger. Medlemsservice: Udvalget har deltaget i et oplysningsmøde, med fokus på rekruttering af nye medlemmer. Det var et informativt møde, med mange gode hint og inspiration. Der blev henvist til flere gode sider med mulighed for at søge aktivitetsstøtte. Det vil udvalget fremover have større fokus på. Der er gode muligheder for at søge tilskud til forskellige aktiviteter, bl.a. aktivitetsstøtte til seniorer. 4. Økonomi, herunder: a) Ledelsesrapport januar måned 2015 Foreligger ikke, da der arbejdes på færdiggørelse af materiale til revisor. Men der er styr på økonomien og budgetterne overholdes. b) Pengestrømsanalyse (likviditetsbudget) 1. halvår 2016 Som pkt. a) c) Budget 2017 & d) Årsrapport 2015 De sidste detaljer vedr. udkastet til årsrapporten er lidt forsinket, men revisor mener, tidsplanen holder. e) Budgetansvar og kontoplaner. HC har fremsendt et udkast til ny kontoplan og en plan for hvem, der er ansvarlig for hvilke konti. Forslaget blev tiltrådt. Ændringer træder først i kraft, når den ny kontoplan godkendes. 5. Generalforsamling 2016 a) Planlægning af det praktiske forløb Køreplanen for GF blev gennemgået punkt for punkt. Alt kører efter planen b) Evt. vedtægtsændringer På generalforsamlingen 2015 blev der nedsat et udvalg med Jesper Abel som formand. Udvalgets opgave var at komme med forslag til 3

4 en mulig anden model, således at Ordens- og amatørudvalget og regel & hcp udvalget adskilles fra bestyrelsen. Formålet er primært at undgå mulige interessekonflikter. Udvalget har afgivet sin indstilling, som bestyrelsen drøftelse. Bestyrelsen fandt, at der er behov for en grundigere drøftelse af forslaget for at finde den organisatorisk mest hensigtsmæssige løsning. Bestyrelsen ønsker at styrke revisors rolle og at dette skrives ind i vedtægterne. En styrket rolle for revisor skal være en garanti til medlemmerne om, at tingene foregår transparent og i overensstemmelse med god praksis. Hovedopgaver for styrkelse af revisors rolle Revidere årsregnskab mv. (hidtidige rolle). Tjekke, at bestyrelse, udvalg og medarbejdere følger Code-ofconduct (og f.eks. principperne i good governance) Uvildig kvalitetskontrol følger vi vores vedtagne politikker, f.eks. vedrørende indkøb (markedsperspektivering) Etisk komité f.eks. habilitetsspørgsmål i bestyrelse og udvalg Whisteleblower ordning? Oplægget blev drøftet og der var tilslutning til principperne. Konklusionen vedr. vedtægtsændringer blev, at såvel Abeludvalgets forslag som forslaget om revisors rolle kræver en grundigere gennemgang. Det mest hensigtsmæssige må være, at vedtægtsændringerne behandles samlet, hvilket næppe kan nås til den kommende generalforsamling. 6. Servicekoncept for nye medlemmer o Arbejdsgruppen er snart færdig med en samlet handlingsplan, som vil blive præsenteret hurtigst muligt. o Forslag til nye tiltag er turneringer for vores begyndere på par 3- banen. Der udfærdiges telefonlister og en lukket Facebook gruppe for begyndere. Der arbejdes på en mentorordning, hvor en mentor tilknyttes alle nye begynderhold som fast kontaktperson i hele forløbet. Søren Pro arbejder på et koncept, speedprogram over 2 weekender, da det har været et stort ønske fra en del bygyndere, at komme hurtigere igennem vores begynderforløb. 7. Organisationsudvikling i MGC a) Opfølgning på strategien Fremover bliver Opfølgning på strategien et fast punkt på dagsordenen, så der kontinuerligt bliver fulgt op på det strategi arbejde, bestyrelsen igangsætter. b) Årshjulet for bestyrelsen Næste møde: Generalforsamlingen. c) Virksomhedsplan (forretningsplan) 4

5 NT og HC fremlægger et udkast til virksomhedsplan på næste BM, så det ligger klar, når bestyrelsen konstituerer sig efter GF. d) Seminardag d. 30. januar 2016 for bestyrelsen m.fl. evaluering. Alle er vendt positive tilbage og der er et stort ønske om et lignende arrangement næste år. De valgte temaer var gode og hele dagen var alle positive og kom med gode forslag til, hvordan vi kan forbedre vores indsatser vedr. frivillighed og rekruttering af nye medlemmer. Der arbejdes på et opfølgningsmøde lige før eller lige efter sommerferien. NT har lavet referat og lagt det på hjemmesiden. 8. Banen: a) Status her og nu o Der er fremkommet en del forslag til et nyt banedesign. De fremlagte forslag er lagt på hjemmesiden. Der er fastlagt en frist til 18. februar for yderligere forslag. o Der er aftalt et møde med DGU om teknisk support til faldgrupper og procedurer ved baneomlægninger. Der forestår et større arbejde med at vurdere de mange forslag. o Bestyrelsen forventer derfor ikke at være klar til at fremlægge en endelig løsning til nyt banedesign på den kommende GF. Det forventes derimod, at der bliver indkaldt til en ekstraordinær GF. b) Medlemsmøde d. 3. februar Det var et konstruktivt møde med god stemning og med mange gode og konstruktive bemærkninger. Det var godt at medlemmerne kunne komme med forslag og få indflydelse, således at kommentarerne kan indgå i den videre proces. 9. Politik vedr. reklamer mv. o E&S er fremkommet med et forslag til en politik vedr. reklame og eksponering I klubben. Forslaget går ud på, at vi I egeninteresse skal beskytte vores sponsorer. Politikken bør gælde alle former for eksponering (elektroniske medier, opslagstavler, skilte mv.). o Forslaget blev drøftes og vedtaget. 10. Ombygning af Pro-shoppen I forbindelse med, at Søren Jensen bortforpagter ProShoppen til Peter Bay, ønsker Peter ombygninger. NCH har gennemgået forslaget og konkluderer, at der ikke er problemer ift. bygningsreglement eller konstruktioner. Ombygningen betales af ProShoppen, som har afgivet erklæring om at tilbageføre lokalet I den oprindelige stand, såfremt klubben ønsker det. Der er således ingen udgifter for klubben forbundet med forslaget. Bestyrelsen tiltrådte forslaget. 5

6 11. Status på projekter: a) Hul 15 Er berørt tidligere b) Peters gård c) Tordenhytter d) Brøndboring 12. Driftsoptimering, herunder a) Baneområdet Er berørt tidligere b) Klubhuset Arbejder på at få malet i foråret c) Status på Onlinekontoret d) Valg af leverandør 13. Eventuelt Ingenting 14. Næste møde: tirsdag d. 23. februar 2016 kl Personale og fortrolige sager a) Simons kontrakt Klubben har nu forlænget aftalen med Simon. Kontrakten løber uforandret i 2016 og de nye betingelser er gældende for 1. januar Mødet hævet af formanden kl Referat godkendt d. H. C. Ralking Niels Halleløv Marianne Maegaard Knud Høgh Jesper Lorentzen Ulla Køpfli Niels Thyssen 6

7 7