Passager med grøn tekst vil blive tilrettet / slettet i forbindelse med kontraktindgåelsen. Udkast til K O N T R A K T

Transkript

1 Kontraktudkastet skal ikke udfyldes i forbindelse med tilbudsgivningen Udkastet er alene medtaget for, at tilbudsgiver i forbindelse med tilbudsafgivelsen er bekendt med det kontraktlige rammer for den kommende aftale Passager med grøn tekst vil blive tilrettet / slettet i forbindelse med kontraktindgåelsen Udkast til K O N T R A K T om agil udvikling, levering, vedligeholdelse og support af SINAS-løsningen Mellem Silkeborg Kommune Sundheds- og Omsorgsafdeling Søvej 1 CVR-nr (i det følgende kaldet Kommunen ) og [navn] [adresse] [CVR-nr] (i det følgende kaldet Leverandøren) er indgået følgende aftale: Heidi Duus Dir tlf: Sagsnr: 13/28755 Økonomi og IT-staben Digitaliseringsenheden Søvej 1, 8600 Silkeborg Søvej Silkeborg Tlf: wwwsilkeborgkommunedk

2 INDHOLDSFORTEGNELSE Kapitel 1 - Indledende bestemmelser 6 Baggrund og formål 6 Aftalegrundlag 6 Definitioner 6 Kapitel 2 Parternes ansvar og samarbejde 10 Leverandørens leveranceansvar 10 Generelt 10 Styring af SINAS-projektet 10 Rådgivning og undervisning 10 Styring af ressourceforbrug 10 Rapportering 10 Kvalitetssikring 10 Kommunens deltagelse 11 Generelt om Kommunens deltagelse 11 Deltagelse i test og afprøvning 11 Øvrige krav til Kommunens deltagelse 11 Samarbejdsforhold og bemanding 11 Generelt 11 Beslutningskompetence 12 Samarbejdsorganisation 12 Bemanding 12 Indsigt 12 Audit 13 Kapitel 3 Leverancen 13 Leverancer 13 Tredjeparts Standardprogrammel 13 Udstyr 13 Dokumentation 13 Konvertering 13 Uddannelse 13 Øvrige ydelser 14 Sikkerhed og præceptive regler 14 Kapitel 4 - Kommunens it-miljø 15 Kapitel 5 Leverancens udførelse 15 Leverancens påbegyndelse 15 Afklarings- og planlægningsfase 15 Overordnede vederlags- og tidsestimater 16 Etablering af udviklings- og testmiljø 16 Leverancens udvikling 16 2

3 Planlægning af Iterationer 16 Interne Test, afprøvning og godkendelse 17 Levering 17 Leveringssted 17 Tidsplan 17 Tids-, Projekt-, Leverance- og Aktivitetsplaner 17 Delleverancer 18 Udskydelsesret 18 Selvstændig Opgave 18 Vedligeholdelsesordning 18 Ibrugtagning, overtagelse og risiko 18 Ibrugtagning 18 Overtagelse 18 Kapitel 6 - Ændringer 19 Generelt 19 Ændringsanmodninger 19 Tvister 19 Agile Tilpasninger 19 Omfattede tilpasninger 19 Tilpasningsprocedure 20 Bemyndigelse 20 Egentlige Ændringer 20 Generelt 20 Omfattede ændringer 20 Udvidelse af Leverancens Omfang til levering som en del af Leverancen 20 Udvidelse af Leverancens Omfang til levering som en Selvstændig Opgave 21 Ændringsprocedure 21 Kommunens fremsættelse af anmodning om Egentlige Ændringer 21 Leverandørens fremsættelse af ændringsanmodning 21 Ændringer uden Leverandørens samtykke 21 Kapitel 7 Optioner 22 Generelt 22 Optioner til levering som en del af Leverancen 22 Optioner til levering som en Selvstændig Opgave 22 Kapitel 8 Løbende ydelser 22 Vedligeholdelsesordning 22 Generelt 22 Tidsfrister for fejlretning 23 Driftsafvikling 23 Kapitel 9 - Rettigheder 23 3

4 Generelt 23 Standardprogrammel med tilhørende Dokumentation 23 Kundespecifikt Programmel med tilhørende Dokumentation 24 Kommunens rettigheder 24 Ændringer 24 Deponering af kildekode, der ikke er stillet til rådighed 24 Andet materiale beskyttet af immaterielle rettigheder 24 Kapitel 10 Servicemål 24 Generelt 24 Manglende opfyldelse af servicemål 25 Kapitel 11 - Vederlag, fakturering og betaling 25 Vederlag 25 Generelt om priser 25 Leverancevederlag (udviklings- og etableringsomkostninger) 25 Løbende vederlag 26 Selvstændige opgaver 26 Fakturerings- og betalingsbetingelser 26 Kapitel 12 - Misligholdelse 26 Leverandørens misligholdelse 26 Generel underretningspligt 26 Forsinkelse 27 Bod 27 Fejl / Mangler 27 Afhjælpning 27 Overskridelse af servicemål 27 Forholdsmæssigt afslag 27 Kommunens ophævelse 28 Betingelser for ophævelse 28 Ophævelsesgrunde 28 Opgørelse ved ophævelse 29 Tilbagelevering og rettigheder til Programmel og Dokumentation ved ophævelse 29 Indbyrdes afhængigheder 30 Kommunens misligholdelse 30 Misligholdelse af Kommunens betalingsforpligtelser 30 Misligholdelse af Kommunens øvrige forpligtelser 30 Erstatning og forsikring 31 Force majeure 31 Tvistigheder 32 Lovvalg 32 Uenighed om kategorisering af fejl eller opfyldelse af servicemål 32 4

5 Øvrige tvister 32 Forhandling 32 Mediation 32 Retssag 33 Parternes forpligtelser ved tvister 33 Kapitel 13 Afsluttende bestemmelser 33 Tavshedspligt mv 33 Overdragelse 33 Benyttelse af underleverandører 34 Bevillingsmæssig hjemmel 34 Kontraktstyring 34 Ikrafttræden og varighed 34 Ikrafttræden 34 Kommunens udtrædelsesadgang 34 Opsigelse af vedligeholdelse og support 35 Udløb af Kontrakten 35 Forpligtelser ved ophør 35 Underskrifter 35 B I L A G S F O R T E G N E L S E Bilag 1 Tids- og aktivitetsplan Bilag 2 IT-miljøer Bilag 3 Leverancebeskrivelse Underbilag 31 Behovsopgørelse og Kravliste Underbilag 32 Leverandørens Overordnede Løsningsbeskrivelse Bilag 4 Dokumentation Bilag 5 Ændringshåndtering Bilag 6 Test og Prøver Bilag 7 Den Agile Metode og samarbejdsorganisation Bilag 8 Leverandørens projektorganisation og indsigt Bilag 9 Kommunens projektorganisation og indsigt Bilag 10 Vedligeholdelsesordning Bilag 11 Servicemål Bilag 12 Forpligtelser ved ophør Bilag 13 Vederlag og betaling Underbilag 131 Specificering af vederlag Bilag 14 Licensbetingelser mv 5

6 Kapitel 1 - Indledende bestemmelser Baggrund og formål 1 Denne aftale er indgået efter afholdt annoncering efter kapitel 6 a i tilbudsloven (lov nr 1410 af 7 december 2007 med senere ændringer) Stk 2 Kontrakten regulerer Leverandørens og Kommunens rettigheder og forpligtelser i forbindelse med gennemførelse af SINAS-projektet hos Kommunen Stk 3 Gennemførelse af SINAS-projektet vil ske med hovedvægt på Leverandørens udviklingsog implementeringsydelser og i nær sammenhæng med Leverandørens rådgivning og styring af SINAS-projektet SINAS-projektet gennemføres som et agilt forløb under anvendelse af den Agile Metode Aftalegrundlag 2 Denne Kontrakt består af følgende dokumenter: 1) Dette kontraktdokument, 2) bilag 1 14 til kontraktdokumentet, samt 3) eventuelle tillægsaftaler, jf 103 Stk 2 I tilfælde af uoverensstemmelser mellem aftalens dokumenter har dokumenterne forrang i omvendt rækkefølge i forhold til opregningen ovenfor Såfremt der på kontraktindgåelsestidspunktet i et bilag er modstrid mellem et af Kommunen anført krav og Leverandørens overordnede besvarelse heraf, har Kommunens krav forrang Dette indebærer dog ikke en begrænsning i Leverandørens forpligtelse til at levere det yderligere, der på kontraktindgåelsestidspunktet måtte fremgå af Leverandørens overordnede besvarelse af Kommunens krav i forhold til Kommunens krav Stk 3 Bestemmelser i Leverandørens tilbud, tidligere korrespondance mv, som ikke er gentaget i Kontrakten, kan ikke efterfølgende påberåbes som en del af aftalen eller som fortolkningsgrundlag Leverandørens eventuelle almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til ydelser efter denne aftale Stk 4 Medmindre andet fremgår af Kontrakten udelukker rettigheder og beføjelser efter Kontrakten ikke andre rettigheder og beføjelser, som tilkommer Parterne efter lov eller sædvane Definitioner 3 I denne aftale skal følgende udtryk forstås således: 1) Absolutte Krav Krav (funktionelle og non-funktionelle) angivet i Kommunens Kravliste, jf Bilag 3 (Leverancebeskrivelse), som Kommunen har angivet som uundværlige for opfyldelsen af Kommunens Forretningsmæssige Mål og Behov 2) Afhængigheder Ved Afhængigheder forstås funktionelle og forretningsmæssige afhængigheder mellem Absolutte Krav, som fremgår af Bilag 3 (Leverancebeskrivelse) 3) Aftalt driftstid Den driftstid, som fremgår af Bilag 10 (Vedligeholdelsesordning) 4) Agile Metode Den i Bilag 7 (Den Agile Metode og samarbejdsorganisation) valgte og beskrevne metode for udvikling af Leverancen 5) Agile Tilpasninger Ved Agile Tilpasninger forstås de former for ændringer, der er beskrevet i

7 6) Aktivitetsplan Plan over de aktiviteter og opgaver som Parterne fastlægger, skal udføres i de enkelte iterationer som en del af det samlede SINAS-projekt Aktivitetsplanen udgør en del af Bilag 1 (Tids- og aktivitetsplan) 7) Arbejdsdag: Mandag til fredag bortset fra helligdage, juleaftensdag, nytårsaftensdag og grundlovsdag 8) Behovsopgørelse Kommunens overordnede krav til Leverancen, jf Underbilag 31 (Behovsopgørelse og Kravliste) Behovsopgørelsen indeholder Kommunens Kravliste og en beskrivelse af Kommunens Forretningsmæssige Mål og Behov, som Leverancen skal understøtte 9) Brugerdokumentation Beskrivelse(r) af Leverancens funktioner og anvendelses- og opsætningsmuligheder rettet mod slutbrugere, superbrugere, systemadministratorer og andre brugere, der ikke skal have indsigt i arkitektur eller kode, jf Bilag 4 (Dokumentation) 10) Dag Kalenderdag 11) Delleverance En afgrænset del af Leverancen, der overtages og eventuelt ibrugtages særskilt (medmindre der foreligger Afhængigheder mellem Absolutte Krav, i hvilket tilfælde overtagelse sker betinget, jf 41) En Delleverance kan omfatte en eller flere Iterationer 12) Dokumentation Enhver udarbejdet beskrivelse relateret til Leverancen, jf Bilag 4 (Dokumentation) 13) Driftsafvikling Eksekvering af det Programmel, der udgør hele eller dele af Leverancen 14) Egentlig Ændring Ved Egentlige Ændringer forstås de former for ændringer, der er beskrevet i ) Fejl / Mangel Der foreligger en Fejl / Mangel i det leverede, såfremt den i en Delleverance leverede del af Leverancen ikke opfylder de i Leverancebeskrivelsen (dog bortset fra Øvrige Krav som er bortfaldet inden Overtagelse) og Kontrakten i øvrigt fastsatte krav og forpligtelser, eller i øvrigt ikke har den kvalitet eller fungerer, som Kommunen kunne forvente på grundlag af Kontrakten, eller såfremt God it-skik ikke er overholdt, medmindre der er tale om bagatelagtige forhold Der foreligger en Fejl / Mangel i relation til vedligeholdelse, såfremt Leverandørens ydelser ikke opfylder de i Kontrakten fastsatte krav, herunder kravene til servicemål, eller såfremt God it-skik ikke er overholdt, og forudsat, at der ikke er tale om bagatelagtige afvigelser 16) Fejlliste Liste over Fejl / Mangler, der konstateres i forbindelse med en prøve, jf Bilag 6 (Test og Prøver) 17) Forretningsmæssige Mål og Behov Kommunens særlige Forretningsmæssige Mål og Behov er angivet i Underbilag 31 (Behovsopgørelse og Kravliste)) og som konkret udtrykt i Kommunens Behovsopgørelse, herunder ved detailspecificeringen af kravene i forbindelse med planlægningen af de enkelte iterationer 18) God it-skik En af it-branchen alment accepteret god udførelse inden for et bestemt område 19) Ibrugtagning: Den dag, hvor Kommunen tager en Delleverance i brug til daglig afvikling af sine forretningsmæssige opgaver 20) Interne Test Interne Test er en indarbejdet del af den agile proces Interne Test foretages løbende i forbindelse med udviklingsprocessen som led i hver enkelt Iteration med henblik på at 7

8 teste, om de fastlagte acceptkriterier til ydelserne omfattet af de enkelte Iterationer er opfyldt 21) Iterationer Forholdsvis korte projekttrin Varigheden aftales Parterne imellem som et led i anvendelse af den Agile Metode En Iteration afsluttes med en Intern Test 22) Kommunens it-miljø Det it-miljø, som Kommunen benytter generelt på tværs af forskellige forretningsområder, jf den beskrivelse af it-arkitektur, arbejdsstationer, driftscenter, netværk, organisation og driftsarbejdsgange, som er beskrevet i Bilag 2 (It-miljøer), pkt 2 og 3 23) Kontrakten Denne Kontrakt med bilag og alle senere ændringer og tillæg 24) Kravliste: Liste over Kommunens udarbejdede krav til Leverancen jf Underbilag 31 25) Kundespecifikt Programmel Programmel, der ikke i Bilag 14 (Licensbetingelser mv) rubriceres som standardprogrammel 26) Leverancen Alle ydelser omfattet af Kontrakten, der skal leveres af Leverandøren senest ved Overtagelse af den sidste Delleverance i SINAS-projektet Dette omfatter bla Leverandørens styring af SINAS-projektet, rådgivning, styring af ressourceforbrug, rapportering, kvalitetssikring, Programmel, Dokumentation, implementering, uddannelse og øvrige ydelser, der skal leveres senest ved Overtagelse Vedligeholdelse og support er ikke en del af Leverancen, selvom den eventuelt udføres forud for Overtagelse 27) Leverancebeskrivelse Ved Kontraktens indgåelse udgøres Leverancebeskrivelsen af Kommunens Behovsopgørelse og Leverandørens Overordnede Løsningsbeskrivelse Leverancebeskrivelsen justeres løbende i forbindelse med SINAS-projektets gennemførelse som et led i anvendelsen af den Agile Metode, jf Bilag 7 (Den Agile Metode og samarbejdsorganisation) 28) Leveranceplan Plan over de aktiviteter og opgaver, som Parterne fastlægger, skal udføres i en Delleverance Leveranceplanen udgør en del af Bilag 1 (Tids- og aktivitetsplan) 29) Meddelelse Skriftlig kommunikation om mere betydningsfulde beslutninger Det fremgår af Kontraktens enkelte bestemmelser, hvilke beslutninger der skal afgives som Meddelelse Meddelelse kan gives mundtligt på styregruppemøde (skal fremgå af godkendt referat) eller som skriftlig meddelelse til de personer og kontaktoplysninger, som fremgår af Bilag 8 (Leverandørens projektorganisation) og Bilag 9 (Kommunens projektorganisation) Dog gives Meddelelse til Parternes respektive ophørsledere i tilfælde af ophør af Kontrakten, jf Bilag 12 (Forpligtelser ved ophør) 30) Omfang Leverancens Omfang udgøres af den fastlagte afgrænsning af de ydelser, der skal leveres i SINAS-projektet, jf Bilag 3 (Leverancebeskrivelse), samt af eventuelle aftalte Egentlige Ændringer og bestilte Optioner Afgrænsningen foretages med udgangspunkt i Underbilag 31 (Behovsopgørelse og Kravliste) og de heri indeholdte Forretningsmæssige Mål og Behov 31) Omgåelse Midlertidig håndtering af Fejl ved anvendelse af andre og/eller yderligere indtastninger eller funktioner samt Kommunens benyttelse af ændrede arbejdsprocesser 32) Optioner En ret for Kommunen til, til de i Kontrakten fastsatte priser og øvrige vilkår, at kræve opfyldelse af yderligere krav end de i Kravlisten anførte ved inddragelse af de i Bilag 3 (Leverancebeskrivelse) beskrevne krav eller yderligere funktionaliteter i den agile proces De i Bilag 3 beskrevne Optioner kan bestilles til levering samtidig med og som en del af Leverancen eller som en Selvstændig Opgave 8

9 33) Overordnede Løsningsbeskrivelse Leverandørens overordnede beskrivelse af, hvorledes Leverandøren vil opfylde Kommunens Behovsopgørelse Beskrivelsen indgår i Underbilag 32 (Leverandørens Overordnede Løsningsbeskrivelse) 34) Overtagelsesdag: Den dag hvor Leverandøren består overtagelsesprøven for en Delleverance eller Selvstændig Opgave, forudsat at Kommunen efterfølgende skriftligt godkender overtagelsesprøven for Delleverancen/den Selvstændige Opgave, eller Kommunen tager hele eller dele af en Delleverance uberettiget i brug, jf 41 35) Parterne Ved Parterne forstås Kommunen og Leverandøren og ved Part en af disse 36) Produktionsmiljø Det it-miljø, som Kommunen specifikt benytter til driftsafvikling af SINAS-løsningen 37) Programmel Består af Kommunespecifikt Programmel og/eller Standardprogrammel Omfatter også snitflader 38) Projektleder Samarbejdsorganisationens projektleder, jf Bilag 7 (Den Agile Metode og samarbejdsorganisation) 39) Projektplan Plan over de aktiviteter og opgaver, som Parterne fastlægger, skal udføres i SINASprojektet som helhed Projektplanen udgør en del af Bilag 1 (Tids- og aktivitetsplan) 40) Release En mindre opdatering af Standardprogrammel eller Kundespecifikt Programmel, herunder men ikke begrænset til fejlrettelser Almindeligvis kendetegnet ved, at identifikationsnummeret for Programmellet ændres med en decimal (feks fra 50 til 51) 41) Selvstændig Opgave Optioner eller Egentlige Ændringer som ikke afprøves som en del af en Delleverance 42) SINAS-løsningen It-løsning (programmel), der skal leveres i henhold til nærværende kontrakt, samt de til enhver tid værende ændringer af it-løsningen, som er foretaget efter overtagelsesdagen i overensstemmelse med denne aftale 43) SINAS-projektet Det af Kontrakten omfattede projekt vedrørende Leverancen samt vedligeholdelse og support 44) Standardprogrammel Programmel der i Bilag 14 (Licensbetingelser) rubriceres som Standardprogrammel, idet det dels hverken er tilpasset, tilrettet eller udviklet specielt til Kommunen i forbindelse med Leverandørens opfyldelse af Kontrakten, dels er tilgængeligt for enhver på almindelige kommercielle eller ikke-kommercielle og lige vilkår 45) Standardvedligeholdelses- og Standardudviklingsværktøjer Vedligeholdelses- og udviklingsværktøjer, som er almindeligt tilgængelige på det danske marked på sædvanlige kommercielle vilkår 46) System- og vedligeholdelsesdokumentation Beskrivelse af Leverancen rettet mod driftspersonale, udviklere og andre medarbejdergrupper, der har behov for indsigt i arkitektur og kode med henblik på at kunne ændre parametre, rette og / eller vedligeholde Programmellet 47) Tidsplanen Ved Tidsplanen forstås en samlet tidsplan for SINAS-projektet, jf Bilag 1 (Tids- og aktivitetsplan) 48) Tredjeparts Standardprogrammel Standardprogrammel produceret af tredjepart 49) Underleverandør Juridisk enhed, der ikke er en del af Leverandøren, men som leverer ydelser, feks grafisk design eller undervisning, i henhold til denne kontrakt Udtrykket omfatter endvidere 9

10 leverandører af Standardprogrammel, hvis Kommunen som en del af denne kontrakt skal indgå licensaftale direkte med disse leverandører, jf Bilag 14 (Licensbetingelser) 50) Version En opdatering der indeholder væsentligt ændret funktionalitet udover fejlrettelser Almindeligvis kendetegnet ved, at hovednummeret for versionen ændres (feks fra 51 til 60) 51) Øvrige Krav Krav (funktionelle og non-funktionelle) angivet i Kommunens Kravliste i Underbilag 31, som ikke udgør Absolutte Krav Kapitel 2 Parternes ansvar og samarbejde Leverandørens leveranceansvar Generelt 4 Det overordnede leveranceansvar påhviler Leverandøren, idet Kommunen dog har et medansvar for SINAS-projektets gennemførelse Kommunen er således forpligtet til at deltage aktivt i SINAS-projektet som beskrevet denne Kontrakt, jf Styring af SINAS-projektet 5 Leverandøren skal forestå styringen af SINAS-projektet under forudsætning af Kommunens aktive deltagelse Stk 2 Styring af SINAS-projektet sker som nærmere beskrevet i Bilag 7 (Den Agile Metode og samarbejdsorganisation) Rådgivning og undervisning 6 Leverandøren skal løbende rådgive Kommunen i forhold til SINAS-projektet Indholdet af Leverandørens rådgivning af Kommunen er nærmere beskrevet i Bilag 7 (Den Agile Metode og samarbejdsorganisation) Stk 2 Leverandøren skal give relevante nøglepersoner i Kommunens projektorganisation den fornødne uddannelse i Leverandørens projektmetode og projektredskaber mv, jf Bilag 9 (Kommunens projektorganisation og indsigt) Styring af ressourceforbrug 7 Leverandøren har det overordnede ansvar for styring af ressourceforbrug Stk 2 Leverandøren skal i den forbindelse sikre, at SINAS-projektet kan gennemføres i overensstemmelse med det i Tidsplanen, jf Bilag 1, angivne og inden for det fastlagte vederlag for den samlede Leverance, jf Bilag 13 (Vederlag) Rapportering 8 Leverandøren skal løbende rapportere om og forelægge status for SINAS-projektet for Kommunen Rapportering skal ske i overensstemmelse med retningslinjerne fastlagt i Bilag 7 (Den Agile Metode og samarbejdsorganisation) Kvalitetssikring 9 Leverandøren er forpligtet til at opretholde en kvalitetssikring under Leverancens udførelse, der opfylder kravene i Bilag 3 (Leverancebeskrivelse) og God it-skik 10

11 Kommunens deltagelse Generelt om Kommunens deltagelse 10 Kommunen har et medansvar for SINAS-projektets gennemførelse, og Kommunen er forpligtet til at deltage aktivt i SINAS-projektet som forudsat i den Agile Metode og som angivet i Kontrakten, jf denne bestemmelse, 11 13, kapitel 5 samt Bilag 7 (Den Agile Metode og samarbejdsorganisation) og Bilag 9 (Kommunens projektorganisation og indsigt) Stk 2 Med henblik på at sikre SINAS-projektets fremdrift, skal Kommunen afsætte den fornødne tid og dedikere nødvendige medarbejderressourcer på alle relevante niveauer i Kommunens organisation gennem hele projektforløbet samt yde medvirken i form af deltagelse i samarbejdsorganisationen, jf Bilag 7 (Den Agile Metode og samarbejdsorganisation) I Bilag 9 (Kommunens projektorganisation og indsigt) er Kommunens kompetencer angivet, og Kommunens deltagelse skal leveres på det deri anførte kompetenceniveau Stk 3 Kommunen er ansvarlig for indholdet og prioriteringen af Kravlisten, herunder for, at de enkelte krav i Kravlisten er beskrevet med tilstrækkelig klarhed Kommunen skal løbende beskrive samt prioritere og omprioritere, herunder tilføje, fravælge og ændre, sine krav i Kravlisten med henblik på at sikre, at udviklingsprocessen udmønter sig i leverancer med den største forretningsmæssige værdi for Kommunen Kommunens prioritering af Kravlisten sker på baggrund af Leverandørens rådgivning og estimering og skal være afstemt med Kommunens egen organisation Stk 4 Henvendelser fra Leverandøren skal besvares uden ugrundet ophold, medmindre andet er aftalt Stk 5 Herudover skal Kommunen yde almindelig medvirken i det omfang, man kan forvente i et projekt af denne karakter og af dette omfang Deltagelse i test og afprøvning 11 Kommunen skal deltage i den løbende planlægning og udførelse af Interne Test og prøver, jf 24 og Bilag 6 (Test og Prøver) Øvrige krav til Kommunens deltagelse 12 I Bilag 9 (Kommunens projektorganisation) er det angivet, i hvilket omfang Kommunen herudover er forpligtet til at deltage i opfyldelsen af Kontrakten, herunder ved at stille udstyr, systemer, lokaler mv til rådighed Kommunens pligt til at stille testmiljø til rådighed fremgår af 30 Stk 2 Leverandøren kan rådgive og anmode Kommunen om at deltage i opfyldelsen af Kontrakten ved at stille Standardprogrammel til rådighed for Leverancen Leverandørens anvendelse af sådant Standardprogrammel er at sidestille med Leverandørens anvendelse af underleverandører, jf 101 Stk 3 De tidsmæssige krav til Kommunens deltagelse er angivet i Bilag 9 (Kommunens projektorganisation) og er tillige overordnet angivet i Bilag 1 (Tids- og Aktivitetsplan) Samarbejdsforhold og bemanding Generelt 13 Parterne skal samarbejde med en positiv, professionel og ansvarlig holdning samt hver især yde en særdeles betydelig indsats for at opnå det bedst mulige resultat Parterne skal herunder 11

12 udvise den fleksibilitet, som må anses for rimelig og sædvanlig ved gennemførelse af et projekt baseret på agil udvikling Stk 2 Parterne har gensidigt en forpligtelse til uden ugrundet ophold og i henhold til de aftalte beslutningsprocesser at påpege eventuelle åbenbare Fejl i materiale udarbejdet af den anden Part samt øvrige forhold, der kan have betydning for SINAS-projektets rette gennemførelse i overensstemmelse med Tidsplanen og Kontrakten i øvrigt Stk 3 Parterne skal loyalt deltage i den aftalte samarbejdsorganisation, jf 16 og Bilag 7 (Den Agile Metode og samarbejdsorganisation), i hele SINAS-projektets løbetid Beslutningskompetence 14 Parterne skal løbende og med kort varsel træffe forretningsmæssige beslutninger af betydning for SINAS-projektets gennemførelse Parterne skal organisatorisk være understøttet hertil, jf Bilag 7 (Den Agile Metode og samarbejdsorganisation), Bilag 8 (Leverandørens projektorganisation og indsigt) og Bilag 9 (Kommunens projektorganisation) Samarbejdsorganisation 15 Med henblik på at sikre en hensigtsmæssig gennemførelse af SINAS-projektet og opfyldelse af Kontrakten samt med henblik på at formidle det nødvendige samarbejde, etablerer Parterne en samarbejdsorganisation med deltagelse af repræsentanter fra Leverandøren og Kommunen samt eventuelle andre Stk 2 Samarbejdsorganisationen, herunder struktur og roller samt bemyndigelser er beskrevet i Bilag 7 (Den Agile Metode og samarbejdsorganisation) Stk 3 Leverandøren forestår styringen af SINAS-projektet via den daglige projektledelse og har initiativpligten i samarbejdet mellem Parterne, men Kommunen forudsættes at have en aktiv rolle i projektstyringen, jf 11 Samarbejdet Parterne imellem er et fælles ansvar, som varetages på alle relevante niveauer i SINAS-projektet Styregruppen har det øverste ledelsesansvar i SINASprojektet, jf Bilag 7 (Den Agile Metode og samarbejdsorganisation) Stk 4 Kravene til Parternes rapportering er beskrevet i Bilag 7 (Den Agile Metode og samarbejdsorganisation) Bemanding 16 I Bilag 8 (Leverandørens projektorganisation og indsigt) og Bilag 9 (Kommunens projektorganisation) er det fastlagt, hvilke medarbejdere / medarbejderressourcer Parterne har allokeret til SINAS-projektet Nøglemedarbejdernes kompetencer og kvalifikationer er ligeledes angivet i Bilag 8 Stk 2 Af hensyn til fremdriften og kvaliteten i arbejdet samt af hensyn til det tætte daglige samarbejde Parterne imellem skal Parterne i videst muligt omfang undgå udskiftning af medarbejdere på SINAS-projektet Betingelser, fremgangsmåde mv i forbindelse med udskiftning fremgår af Bilag 8 (Leverandørens projektorganisation og indsigt) og Bilag 9 (Kommunens projektorganisation) Indsigt 17 Gennemførelse af SINAS-projektet under anvendelse af den Agile Metode forudsætter indsigt hos Parterne i forhold til håndtering af et it-projekt med agilt forløb samt indsigt i den anvendte Agile Metode De nærmere krav til Parternes indsigt er specificeret i Bilag 8 (Leverandørens projektorganisation og indsigt) og Bilag 9 (Kommunens projektorganisation) 12

13 Audit 18 Der er ikke aftalt adgang til audit for Leverandøren eller Kommunen i denne kontrakt Kapitel 3 Leverancen Leverancer 19 Leverandøren skal levere ydelser, der besidder de egenskaber og opfylder de krav, der fremgår af Kontrakten, herunder navnlig Leverancebeskrivelsen (Bilag 3) samt de ændringer der aftales undervejs, jf kapitel 6 Ydelserne skal være egnet til at understøtte Kommunens Forretningsmæssige Mål og Behov Leverede ydelser omfatter også bestilte Optioner, jf Bilag 3 Stk 2 Leverandøren skal levere aftalte leverancer i form af testede og af Kommunen godkendte Delleverancer Hver Delleverance omfatter de af en eller flere gennemførte Iterationer omfattede leverancer, som opfylder et eller flere af Kommunens krav Stk 3 Leverandøren er forpligtet til som minimum at levere sådanne leverancer, der opfylder de krav i Kravlisten (Underbilag 31), som er angivet som Absolutte Krav, og skal bestræbe sig på at levere så mange af de Øvrige Krav som muligt Kommunen kan således ikke nægte at godkende en prøve med henvisning til manglende opfyldelse af Øvrige Krav Stk 4 I forhold til Kundespecifikt Programmel anvender Leverandøren designmetoder, kvalitetsstandarder, programmeringssprog og programudviklingsværktøjer i overensstemmelse med God it-skik Tredjeparts Standardprogrammel 20 Leverandøren har som en del af Leverancen valgt at basere [en del af] sine leverancer på Tredjeparts Standardprogrammel som nærmere angivet i Bilag 3 (Leverancebeskrivelsen) 21 Der indgår ikke udstyr i Leverancen Udstyr Dokumentation 22 Leverandøren skal levere den Dokumentation, der er nødvendig for at udnytte Leverancen, herunder dokumentation for de tekniske snitflader i Leverancen Endvidere skal Leverandøren levere den Dokumentation til Kommunen, der er nødvendig for, at Kommunen / tredjepart på rimelige og sædvanlige vilkår kan udføre vedligeholdelse af Programmel samt ændring af Kundespecifikt Programmel og eventuelt af Standardprogrammel i henhold til Kontraktens øvrige bestemmelser Stk 2 Dokumentationen skal i øvrigt udarbejdes i overensstemmelse med kravene i Bilag 4 (Dokumentation) 23 Der indgår ikke konvertering i Leverancen Konvertering Uddannelse 24 Leverandøren skal levere den i Bilag 3 (Leverancebeskrivelsen) beskrevne uddannelse 13

14 Øvrige ydelser 25 Ud over det anførte i skal Leverandøren ved opfyldelse af Kontrakten levere de eventuelle øvrige ydelser, der er angivet i Leverancebeskrivelsen, jf Bilag 3 (Leverancebeskrivelsen) Sikkerhed og præceptive regler 26 Kommunen er dataansvarlig for alle data i SINAS-løsningen, som hidrører fra Kommunen Kommunen er ansvarlig for om nødvendigt at foretage anmeldelse til Datatilsynet Data tilhører Kommunen, og Kommunen er til enhver tid berettiget til at få adgang til disse data Stk 2 Såfremt Leverandørens udførelse af ydelser under Kontrakten indebærer behandling af personhenførbare oplysninger, er Leverandøren til enhver tid forpligtet til at sikre, at gældende dansk persondatalovgivning overholdes, særligt persondataloven (lov nr 421 af 31 maj 2000 med senere ændringer) og sikkerhedsbekendtgørelsen (bekendtgørelse 528/2000 med senere ændringer) Leverandøren handler som databehandler alene efter instruks fra Kommunen som dataansvarlig, og reglerne i persondatalovens 41, stk 3-5, gælder ligeledes for behandlingen af personoplysninger ved Leverandøren Stk 3 Leverandøren skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondataloven og sikkerhedsbekendtgørelsen Dette gælder også, hvis behandlingen af personoplysninger hos Leverandøren sker ved anvendelse af hjemmearbejdspladser Stk 4 Hvis Leverandøren er etableret i en anden EU-medlemsstat, skal de bestemmelser om sikkerhedsforanstaltninger, som er fastsat i lovgivningen i den EU-medlemsstat, hvor Leverandøren er etableret, derudover gælde for Leverandøren Hvis Leverandøren er etableret i en anden EU-medlemsstat, skal Leverandøren således overholde både de danske sikkerhedskrav i persondataloven og sikkerhedskravene i Leverandørens hjemland Stk 5 Leverandøren skal på Kommunens anmodning give Kommunen tilstrækkelige oplysninger til, at Kommunen kan overholde sine forpligtelser som dataansvarlig efter persondatalovgivningen, herunder forpligtelser over for registrerede (såsom indsigtsretten) og forpligtelsen til at påse, at Leverandøren har truffet de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger Kommunen kan uden beregning kræve, at en uafhængig tredjepart, en gang om året, afgiver en revisionserklæring til Kommunen om de persondataretlige sikkerhedsmæssige forhold hos Leverandøren Stk 6 Leverandøren har pligt til at deltage i eventuelle drøftelser med Datatilsynet og indarbejde eventuelle anbefalinger og/eller påbud mv fra tilsynet vedrørende behandling af personoplysninger som led i udførelsen af Leverandørens ydelser under Kontrakten Stk 7 I tilfælde af sikkerhedsbrist skal Leverandøren uden unødigt ophold give Kommunen meddelelse herom Stk 8 Leverede ydelser og leverancer skal, opfylde relevante præceptive regler, således som disse foreligger ved Kontraktens indgåelse, henholdsvis på tidspunktet for bestilling af en ændring og en Option 14

15 Kapitel 4 - Kommunens it-miljø 27 Leverandørens krav til Kommunens it-miljø fremgår af Bilag 2 (It-miljøer) Stk 2 Såfremt Leverandørens krav til Kommunens it-miljø er opfyldt, skal Leverancen samt udførelse af vedligeholdelse være tilstrækkelig til sammen med Kommunens it-miljø og Kommunens deltagelse, jf 10-12, at opfylde kravene i Kontrakten Det er en forudsætning herfor, at der ikke i Kommunens it-miljø forekommer fejl eller ikke-opfyldte forudsætninger, jf Bilag 2 (It-miljøer), der har betydning for Leverandørens opfyldelse af kravene i Kontrakten Såfremt Kommunens it-miljø ikke opfylder disse krav, frigøres Leverandøren fra at opfylde krav til Leverancen og vedligeholdelse, i det omfang det er begrundet i Kommunens manglende opfyldelse af Leverandørens krav og forudsætninger Kapitel 5 Leverancens udførelse Leverancens påbegyndelse Afklarings- og planlægningsfase 28 Umiddelbart efter Kontraktens indgåelse og i overensstemmelse med Bilag 1 (Tids- og aktivitetsplan) iværksætter Parterne i fællesskab en afklarings- og planlægningsfase omfattende alle dele af Leverancen, hvor det videre forløb for levering af Leverancen overordnet tilrettelægges Stk 2 Parterne er gensidigt forpligtede til aktivt at deltage i afklarings- og planlægningsfasen og til at bidrage til en konstruktiv dialog om den nærmere tilrettelæggelse af Leverancen, herunder deltage i analyser, workshops og demonstrationer mv Aktiviteterne i fasen er nærmere beskrevet i Bilag 1 (Tids- og aktivitetsplan) og Bilag 7 (Den Agile Metode og samarbejdsorganisation) Stk 3 Såfremt Kommunen i forbindelse med kontraktunderskrivelsen bestiller en eller flere optioner til levering samtidig med og som en del af Leverancen, indgår disse Optioner i afklaringsog planlægningsfasen Stk 4 Parterne drøfter Kommunens behovsopgørelse, herunder Kommunens prioritering af krav i Kommunens Kravliste samt afhængigheder (Underbilag 31) Det påhviler Kommunen løbende at holde Kommunens behovsopgørelse, herunder Kommunens Kravliste, opdateret, jf Bilag 5 (Ændringshåndtering) Stk 6 Endvidere gennemgår og præciserer Parterne Bilag 1 (Tids- og aktivitetsplan) og foretager i fællesskab og under Leverandørens styring en planlægning af SINAS-projektets videre forløb i form af en overordnet plan for SINAS-projektets Delleverancer, herunder den første Delleverances indhold af Iterationer Kommunen foretager en foreløbig prioritering af krav og aktiviteter i den første Delleverances Iterationer Stk 7 Parterne foretager yderligere en detaljeret planlægning af aktiviteter og opgaver i den førstkommende Iteration Stk 8 Leverandøren fremlægger en detaljeret opdatering af Bilag 1 (Tids- og aktivitetsplan) og udarbejder i den forbindelse en Projektplan og Leveranceplan for de aktiviteter og opgaver, som Parterne har aftalt, skal udføres henholdsvis i SINAS-projektet og de enkelte Delleverancer samt en Aktivitetsplan for den førstkommende Iteration Endvidere fremlægger Leverandøren opdaterede versioner af de øvrige bilag, der måtte have været genstand for ændringer/suppleringer under afklarings- og planlægningsfasen Stk 9 Kommunen skal herefter inden for fem Arbejdsdage skriftligt meddele, om de opdaterede bilag, herunder Projekt-, Leverance- og Aktivitetsplanerne kan godkendes 15

16 Stk 10 Gennemførelse af afklarings- og planlægningsfasen fritager ikke Leverandøren for ansvaret for, at Leverancen opfylder Kommunens Absolutte Krav og de forpligtelser, der følger af Kontrakten i øvrigt Overordnede vederlags- og tidsestimater 29 Leverandøren skal i afklarings- og planlægningsfasen udarbejde overordnede vederlags- og tidsestimater ved brug af den i Bilag 13 (Vederlag og betaling) angivne metode for udførelse af de enkelte Iterationer Leverandøren skal sammenholde disse estimater med det fastlagte vederlag samt de aftalte leveringstidspunkter for de enkelte Delleverancer og den samlede Leverance Etablering af udviklings- og testmiljø 30 Til brug for SINAS-projektets gennemførelse etablerer Leverandøren et udviklingsmiljø hos Leverandøren eller evt Leverandørens underleverandør Kommunen etablerer et testmiljø hos Kommunen Leverandørens og Kommunens krav til henholdsvis udviklingsmiljøet og testmiljøet er beskrevet i Bilag 2 (It-miljøer) Stk 2 Tidspunkt og sted for etablering af udviklings- og testmiljø fremgår af Bilag 1 (Tids- og aktivitetsplan) Parternes respektive ansvar ved tilvejebringelse og vedligeholdelse af miljøerne samt ejerskab hertil ved ophør af Parternes samarbejde beskrevet i Bilag 2 (It-miljøer) Stk 3 Parterne må ikke benytte miljøerne til andre formål end gennemførelse af nærværende Projekt, medmindre andet er fastlagt i Bilag 2 (It-miljøer) Leverancens udvikling Planlægning af Iterationer 31 Umiddelbart forinden hver enkelt Iterations påbegyndelse skal Parterne gennemgå Kravlisten med henblik på at foretage en evaluering og detaljeret planlægning af aktiviteter og opgaver, herunder prioritering af krav i den forestående Iteration Parterne foretager fastlæggelsen på baggrund af erfaringer fra eventuelle tidligere Iterationer og inden for de overordnede rammer af Leveranceplanen Stk 2 Parterne skal ved planlægningen af den enkelte Iteration bestræbe sig på at opnå en passende kombination af Absolutte og Øvrige Krav således, at det sikres, at Absolutte Krav opfyldes, og at så mange som muligt af Kommunens Øvrige Krav færdiggøres i den pågældende Delleverance Såfremt dette er nødvendigt for at sikre, at Absolutte Krav opfyldes, er Leverandøren berettiget til at kræve, at Absolutte Krav medtages i en Iteration eller at Øvrige Krav udelades Stk 3 Som led i planlægningen af den kommende Iteration fastlægger Parterne acceptkriterier til de krav, som er omfattet af den pågældende Iteration Stk 4 På baggrund af Parternes planlægning skal Leverandøren udarbejde en Aktivitetsplan for de aktiviteter og opgaver, som, Parterne har aftalt, skal udføres i den forestående Iteration I overensstemmelse med den i Bilag 13 (Vederlag og betaling) angivne metode udarbejder Leverandøren et detaljeret Vederlags- og tidsestimat for Iterationen Leverandøren garanterer, at estimater udarbejdes på professionel og forsvarlig vis Stk 5 Igangsættelse af en Iteration kan først påbegyndes, når Kommunen har godkendt forslag til Aktivitetsplan samt Leverandørens Vederlags- og tidsestimat for Iterationen Kommunen skal uden ugrundet ophold godkende sådanne forslag Planlægning af en forestående Iteration og 16

17 Kommunens godkendelse af Aktivitetsplan samt Vederlags- og tidsestimat herfor skal foreligge inden den foregående Iteration slutter Opfølgning på Iterationer 32 Det påhviler Leverandøren løbende at foretage opfølgning i forhold til det afgivne Vederlags- og tidsestimat for en Iteration Såfremt der er risiko for, at opfyldelse af et eller flere af de af Iterationen omfattede krav ikke kan ske inden for estimatet, skal Leverandøren straks underrette Kommunen skriftligt herom Underretningen skal indeholde en nærmere redegørelse for årsagen til den forventede ikke-opfyldelse Stk 2 Ved Meddelelse om forventet ikke-opfyldelse af et eller flere krav skal Kommunen beslutte, hvorledes der skal forholdes med de ikke-opfyldte krav Leverandøren er forpligtet til at rådgive Kommunen herom Stk 3 Såfremt Kommunen ikke træffer anden beslutning, jf umiddelbart nedenfor, indgår de ikke-opfyldte krav på ny i Kommunens Kravliste og i planlægningen af de efterfølgende Iterationer Kommunen skal herefter foretage en ændret prioritering af de af Delleverancen omfattede krav Forestår der ikke efterfølgende Iterationer, bortfalder Øvrige Krav Stk 4 Kommunen kan beslutte, at et eller flere af de ikke-opfyldte krav bortfalder Beslutning om bortfald af Øvrige Krav udgør en Agil Tilpasning og skal ske efter retningslinjerne i kapitel 5 Beslutning om bortfald af Absolutte Krav udgør en Egentlig Ændring og skal ske efter retningslinjerne i kapitel 5 Stk 5 Kommunen kan beslutte, at Vederlags- og tidsestimatet for Iterationen henholdsvis forhøjes og forlænges En sådan beslutning udgør en Agil Tilpasning og skal ske efter retningslinjerne i Beslutningen medfører ikke, at det fastlagte vederlag og det aftalte leveringstidspunkt for Delleverancen kan overskrides Stk 6 Hver enkelt Iteration afsluttes med Leverandørens demonstration for Kommunen af det færdige arbejde samt en Intern Test i testmiljøet af den del af Leverancen, som Leverandøren angiver som klar til levering Interne Test gennemføres i overensstemmelse med bestemmelserne i Bilag 6 Interne Test, afprøvning og godkendelse 33 Der foretages Interne Test, afprøvning og godkendelse i overensstemmelse med bilag 6 Levering Leveringssted 34 Leverandøren skal levere på de i Bilag 3 anførte lokaliteter Tidsplan Tids-, Projekt-, Leverance- og Aktivitetsplaner 35 Leverandøren skal levere de enkelte Delleverancer i overensstemmelse med Tidsplanen (Bilag 1), herunder Projekt-, Leverance og Aktivitetsplanerne Stk 2 Forud for kontraktindgåelsen er de aftalte leveringstidspunkter for de enkelte Delleverancer og den samlede Leverance fastlagt i Bilag 1 (Tids- og aktivitetsplan), medmindre andet er fastlagt i Bilag 1 Leverandørens overordnede tidsestimater for udførelsen af de enkelte Iterationer er efterfølgende indarbejdet i Tidsplanen 17

18 Stk 3 Leverandøren skal løbende opdatere Tidsplanen (Bilag 1), herunder med Projekt-, Leverance- og Aktivitetsplanerne, som led i anvendelsen af den Agile Metode, jf 31 og 32, samt som konsekvens af Parternes aftaler om Egentlige Ændringer til Leverancen, jf kapitel 6 En opdateret version af Tidsplanen skal til enhver tid være elektronisk tilgængelig for både Kommunen og Leverandøren Leverandøren skal sikre tilsvarende tilgængelighed for tidligere versioner af Tidsplanen Delleverancer 36 Leverancen er opdelt i Delleverancer som nærmere beskrevet i Tidsplanen (Bilag 1) og Leverancebeskrivelsen (Bilag 3) Udskydelsesret 37 Ved Meddelelse med et varsel på mindst 20 Arbejdsdage har Kommunen ret til efter drøftelse med Leverandøren at udskyde SINAS-projektet og som følge heraf de i Tidsplanen (Bilag 1) aftalte leveringstidspunkter Kommunens udskydelsesret kan ikke overstige 60 Arbejdsdage Selvstændig Opgave 38 Egentlige Ændringer, der senere bestilles til levering som en Selvstændig Opgave, jf 47-50, skal leveres i henhold til den tidsplan, der aftales herfor Optioner, der leveres som en Selvstændig Opgave, skal leveres på det i Optionen angivne tidspunkt Vedligeholdelsesordning 39 Vedligeholdelse og support skal leveres fra de tidspunkter, der er angivet i Bilag 10 (Vedligeholdelsesordning) Ibrugtagning, overtagelse og risiko Ibrugtagning 40 Delleverancerne kan Ibrugtages af Kommunen fra Overtagelse Stk 2 Herudover kan Kommunen ekstraordinært Ibrugtage en Delleverance helt eller delvist efter det i Tidsplanen (Bilag 1) aftalte tidspunkt for godkendelse af overtagelsesprøven, selvom prøven ikke er bestået Det er en betingelse for Kommunens Ibrugtagning, at årsagen, til at overtagelsesprøven ikke bestås som godkendt, ikke skyldes Kommunen Kommunen er herefter forpligtet til at erlægge en forholdsmæssig del af betalingen, der er knyttet til godkendelse af overtagelsesprøven i overensstemmelse med betalingsplanen i Bilag 13 (Vederlag og Betaling) Kommunens brug kan alene ske, såfremt dette ikke medfører væsentlig ulempe for Leverandørens færdiggørelse af de Absolutte Krav, der er omfattet af Delleverancen, og for gennemførelse af den aftalte overtagelsesprøve, medmindre Kommunen kan godtgøre, at Ibrugtagning er nødvendig for at imødegå væsentlige tab Overtagelse 41 En Delleverance er overtaget af Kommunen, når overtagelsesprøven for Delleverancen som helhed er skriftligt godkendt af Kommunen, jf 33 For Egentlige Ændringer og Optioner, der bestilles til levering som en Selvstændig Opgave, jf kapitel 6 og 56, sker Overtagelse, når Kommunen til Leverandøren har afgivet Meddelelse, hvori overtagelsesprøven godkendes Kommunen er forpligtet til at udstede godkendelse, når godkendelseskriterierne er opfyldt, jf Bilag 6 (Test og Prøver) 18

19 Stk 2 I tilfælde af, at Absolutte Krav omfattet af Delleverancen har Afhængigheder til Absolutte Krav, som ikke er leveret, sker Kommunens Overtagelse af en Delleverance dog betinget, idet den endelige overtagelse af Delleverancen først sker, når det eller de Absolutte Krav, hvortil Afhængigheden består, efterfølgende er overtaget af Kommunen Stk 3 Såfremt der sker Ibrugtagning af hele eller dele af en Delleverance før Overtagelse af Delleverancen, uden at betingelserne i 40 er opfyldt, har Leverandøren ret til ved Meddelelse at anmode Kommunen om at ophøre med denne brug Såfremt Kommunen ikke efterkommer anmodningen inden 20 Arbejdsdage, anses Delleverancen for overtaget af Kommunen Stk 4 Leverandøren bærer risikoen for en Delleverance indtil Overtagelse af den pågældende Delleverance Såfremt der er sket Ibrugtagning af Delleverancen eller en del heraf forud for Overtagelse, overgår risikoen for de respektive dele af Delleverancen til Kommunen fra Ibrugtagningen Kapitel 6 - Ændringer Generelt Ændringsanmodninger 42 Efter Kontraktens underskrivelse kan anmodning om ændringer fremsættes efter nedenstående retningslinjer I afklarings- og planlægningsfasen gælder dog en særlig frist, jf Kontraktens 28, stk 9 Stk 2 En ændringsanmodning kan fremsættes i form af en Agil Tilpasning, jf 44-46, eller som en Egentlig Ændring, jf Stk 3 Ved modtagelse af en ændringsanmodning fra Kommunen skal Leverandøren foretage en vurdering af, om ændringsanmodningen skal behandles som en Agil Tilpasning, jf 44, eller som en Egentlig Ændring, jf 48 Leverandøren skal uden ugrundet ophold efter modtagelse af ændringsanmodningen meddele Kommunen sin vurdering Tvister 43 Såfremt Kommunen er uenig i Leverandørens vurdering af kategorisering af en ændring, og kan Parterne ikke opnå enighed herom, iværksættes proceduren beskrevet i kapitel 12 Indtil der er truffet afgørelse om kategorisering af ændringsanmodningen, skal Leverandøren behandle anmodningen som kategoriseret af Kommunen Agile Tilpasninger Omfattede tilpasninger 44 Ved Agile Tilpasninger skal i Kontrakten forstås de ændringer, der foretages ved brug af den Agile Metode, jf Bilag 7 (Den Agile Metode og samarbejdsorganisation), og som ligger inden for rammerne af Leverancens Omfang, jf kapitel 3 Stk 2 Agile Tilpasninger foretages som et led i Leverancens udvikling på daglig basis og kan være initieret af begge Parter Stk 3 Som Agile Tilpasninger anses følgende former for ændringer: 1) Kommunens ændrede prioritering af Øvrige Krav i Kommunens Kravliste (Bilag 3) 2) Tilføjelse samt fravalg af Øvrige Krav i Kommunens Kravliste (Bilag 3) 3) Kommunens ændrede prioritering af opfyldelse af krav (inklusive Absolutte Krav) i en Iteration samt fravalg af opfyldelse af krav i Iterationen 19

20 4) Kommunens overførelse af Øvrige krav fra opfyldelse i en Delleverance til opfyldelse i en anden 5) Ændring af tids- og vederlagsestimater for de enkelte Iterationer, jf 32 (Overordnede vederlags- og tidsestimater) Tilpasningsprocedure 45 Agile Tilpasninger skal løbende dokumenteres på skriftligt grundlag efter retningslinjerne i Bilag 5 (Ændringshåndtering) og skal være underskrevet af begge Parter Bemyndigelse 46 Aftale om Agile Tilpasninger kan alene indgås af de i Bilag 8 (Leverandørens projektorganisation og indsigt) og Bilag 9 (Kommunens projektorganisation og indsigt) angivne personer Egentlige Ændringer Generelt 47 Aftale om Egentlige Ændringer kan ikke indgås, hvis aftalen er udtryk for en genforhandling af Kontraktens grundlæggende elementer Stk 2 På kontraktindgåelsestidspunktet er det forudsat, at det fastlagte vederlag for den samlede Leverance kan ændres ved Egentlige Ændringer, men dog således, at den ikke kan overstige tærskelværdien for EU-udbud Det er endvidere forudsat, at de aftalte leveringstidspunkter for Leverancen som følge heraf tilsvarende kan ændres med samlet op til [Udfyldes ved kontraktindgåelse] Arbejdsdage Heri ligger ikke en ret for Parterne til at kræve en Egentlig Ændring foretaget Stk 3 Aftale om Egentlige Ændringer gennemføres efter proceduren beskrevet i Bilag 5 (Ændringshåndtering) Stk 4 Der kan i den overordnede Tids- og aktivitetsplan (Bilag 1) være angivet perioder, inden for hvilke Kommunen er afskåret fra at fremsætte ændringsanmodninger Omfattede ændringer 48 Ved Egentlige Ændringer skal i Kontrakten forstås de ændringer, der ikke er omfattet af de i 44 nævnte Agile Tilpasninger Stk 2 Ved Egentlige Ændringer anses altid følgende former for ændringer: 1) Udvidelse af Leverancens Omfang 2) Kommunens ændrede prioritering af et Absolut Krav til et Øvrigt Krav og omvendt i Kommunens Kravliste (Underbilag 31) 3) Kommunens fravalg eller tilvalg af et Absolut Krav i Kommunens Kravliste (Underbilag 31) 4) Kommunens overførelse af et Absolut krav fra opfyldelse i en Delleverance til opfyldelse i en anden 5) Ændring af det fastlagte vederlag for en Delleverance og/eller den samlede Leverance 6) Ændring af de aftalte leveringstidspunkter for en Delleverance og/eller den samlede Leverance 7) Øvrige kontraktuelle ændringer Sådanne ændringer kan feks vedrøre ændring i valg af Agil Metode eller ændring i anvendt afregningsmetode Udvidelse af Leverancens Omfang til levering som en del af Leverancen 49 Såfremt det i Bilag 3 (Leverancebeskrivelse) er angivet, at Egentlige Ændringer til Leverancens Omfang (feks en Option) kan bestilles til levering samtidig med og som en del af Leverancen, og Kommunen ved Meddelelse bestiller inden for de i Bilag 3 (Leverancebeskrivelse) 20

21 angivne frister herfor, bliver den Egentlige Ændring en del af Leverancen og skal i enhver henseende behandles, som om den oprindeligt var indgået i Kontrakten som en del af Leverancen, herunder med hensyn til afprøvning, Overtagelse og vederlag, medmindre andet er angivet i Bilag 3 (Leverancebeskrivelse) Stk 2 De af den Egentlige Ændring omfattede krav indgår herefter i Kravlisten på linje med de allerede i Kravlisten indeholdte krav Den Egentlige Ændring indgår således som et led i SINASprojektet ved den detaljerede planlægning af de enkelte Delleverancer og Iterationer Udvidelse af Leverancens Omfang til levering som en Selvstændig Opgave 50 Ved bestilling af Egentlige Ændringer til Leverancens Omfang, som ikke bestilles som en del af Leverancen, sker sådan levering som en Selvstændig Opgave Stk 2 For en sådan Selvstændig Opgave gælder samme krav til afprøvning, bod, vedligeholdelse og support, som er gældende for Leverancen, medmindre andet er angivet i Kontrakten Stk 3 Leverandøren er herefter forpligtet til at udvikle og implementere de af den Egentlige Ændring omfattede krav under anvendelse af den Agile Metode, jf Bilag 7 (Den Agile Metode og samarbejdsorganisation) Stk 4 Ved opgørelse af bod, erstatning mv sker dette på baggrund af det aftalte vederlag for den Selvstændige Opgave, og eventuel misligholdelse relateret til disse opgaver behandles uafhængigt af Leverancen i øvrigt Ændringsprocedure Kommunens fremsættelse af anmodning om Egentlige Ændringer 51 Ændringsanmodninger omfattende Egentlige Ændringer, skal fremsendes skriftligt til Leverandøren, jf Bilag 5 (Ændringshåndtering) Stk 2 Ændringsanmodninger skal behandles i overensstemmelse med Bilag 5 (Ændringshåndtering) Leverandørens fremsættelse af ændringsanmodning 52 Leverandøren kan inden for rammerne af sin rådgivning til Kommunen, jf 6 og Bilag 7 (Den Agile Metode og samarbejdsorganisation), foreslå Kommunen at fremsætte ændringsanmodninger Ændringer uden Leverandørens samtykke 53 Såfremt Kommunen uden Leverandørens samtykke foretager ændring i Leverancen eller i Kommunens it-miljø, Programmel eller udstyr, der ikke er beskrevet i Kontrakten, og dette øver betydende indflydelse på Leverancens rette funktioner, er Leverandøren berettiget til for fremtiden at kræve sig fritaget for enhver forpligtelse i relation til Leverancen, herunder afhjælpning af Fejl, udførelse af vedligeholdelse og support, i den udstrækning det er rimeligt begrundet som følge af den foretagne ændring Stk 2 Genskaber Kommunen den oprindelige situation, genopstår Leverandørens forpligtelser Leverandøren er berettiget til at kontrollere, at den oprindelige situation er genskabt, samt til at kræve rimelig betaling herfor opgjort efter medgået tid 21