SPOCE.DK. Management of Value ¾ ¾ ¾ ¾

Transkript

1 SPOCE.DK SPOCE.DK er... den Skandinaviske gren af SPOCE Project Management Ltd., der... Introduktion til Management of Value (MoVTM) ved Ole Sten Christensen Registered PRINCE2 Practitioner Approved PRINCE2 trainer Registered MSP Practitioner MoVTM is a Trade Mark of the Office of Government Commerce The Swirl logo is a Trade Mark of the Office of Government Commerce 1 SPOCE.DK - 11 Crown Copyright er markedsleder inden for PRINCE2 uddannelse er den første APMG Akkrediterede Trænings Organisation Certifikat nr. 001 afholdt første APMG akkrediteret PRINCE2 kursus med eksamen 24. januar 1997 afholdt første APMG akkrediteret MSP kursus med eksamen 00 siden 03 har leveret APMG akkrediteret PRINCE2 Foundation og Practitioner elearning siden 06 har leveret APMG akkrediteret MSP Foundation og Practitioner elearning leverer det på verdensplan mest anvendte APMG akkrediteret PRINCE2 kursusmateriale er en af de største PRINCE2 kursusudbydere er medforfatter på PRINCE2 manualen ved stifter Ken Bradley ved direktør Paul Bradley var inviteret reviewer på PRINCE2 version 09 afholdt det første PRINCE2 09 kursus i august 09, og danske PRINCE2 kurser har siden marts været baseret på PRINCE2 09 i 11 vil levere APM Group akkrediterede MoV kurser SPOCE.DK - Der har sandsynligvis aldrig været et så stort pres på personer og organisationer i såvel den offentlige som den private sektor om at yde mere og mere for mindre og mindre. Det fundamentale spørgsmål, som MoVTM er beregnet til at svare på, er: Maksimerer vi værdien af vore væsentlige investeringer, således at vi opnår optimalt udbytte, til en overkommelig omkostning, med et kendt og acceptabelt risikoniveau? Management of Value (MoVTM) er udviklet ud fra en afprøvet og succesfuld praksis for styring af værdi i mange sektorer over mange år. (c) APMG. Reproduced under licence from APMG SPOCE.DK - Business Casen 3 SPOCE.DK - (c) APMG. Reproduced under licence from APMG 4 Hvad er MoVTM? Hvad er Værdi? MoVTM maksimerer værdi i overensstemmelse med Programmets og/eller Projektets mål og nøgleinteressenter krav er IKKE blot en minimering af omkostningerne. MoVTM værdinøgletallet: Behovstilfredsstillelse VÆRDI 2 Hvad er MoVTM? Management of Value baggrund Metoderne, som er indeholdt i MoVTM, er ikke nye, men har ofte været anvendt forkert eller har ikke været anvendt. (c) APMG. Reproduced under licence from APMG (Finansielt eller ikke finansielt) Ressourceforbrug MoVTM er en samlet terminologi for maksimering af værdi, omfattende mange processer og teknikker. (Penge, personer, tid, energi & materialer) Alternative former for værdinøgletal: MoV understøtter beslutningstagen baseret på maksimering af værdi for pengene. Værdi = Udbytte / Udgifter Værdi = Funktion / Omkostninger (c) APMG. Reproduced under licence from APMG SPOCE.DK - SPOCE.DK - (c) APMG. Reproduced under licence from APMG MoVTM is a Trade Marks of the Office of Government Commerce in the United Kingdom and other countries. 6

2 Hvad er MoV TM? MOV TM handler om at balancere variabler for at mak 1. Forene behov og synspunkter fra forskellige interessenter for at ma generelle udbytte gennem mægling ud fra interessenternes forskell en konsensus om levering af det, der reelt er behov for. 2. Balancere brugen af ressourcer for at afspejle deres tilgængelighed prioritering ved fordeling af ressourcer til de forskellige værdi drive indbyrdes relative betydning. 3. Afveje af det samlede forventede/realiserede udbytte mod anvendel at optimere værdi for pengene forholdet. Balance mellem udbytte & udgifter VÆRDI Balance between mellem interessenter stakeholders Behovstilfredsstillelse (Finansielt og ikke finansielt Ressourceforbrug (Penge, personer, tid, energi & materialer) Balance mellem between forbrug use of og resources ressourcer Hvorfor anvende MoV TM? MoV TM forbedre konkurrenceevnen, produktivitet og indtjening. Maksimerer investeringernes afkast Anvender ressourcer optimalt Giver kunderne valuta for pengene Strømliner produktionen og forbedre levering af services Eliminerer spildt indsats MoV TM giver også en måde at... levere omkostningsbesparelser med minimal påvirkning af kvaliteten i produkter og serviceydelser fjerne uvæsentlige projekter eller tjenesteydelser 7 8 MoV TM og andre OGC metoder Hvor kan MoV TM anvendes? MoV TM kan anvendes i alle Projekter og Programmer i alle sektorer. MoV TM bør anvendes gennem hele Projektet/Programmet og i alle investeringens beslutninger. Crown Copyright 9 Hvornår bør MoV TM anvendes? Hvad indeholder MoV TM? Flest muligheder tidligt i projektets livscyklus Kvantitet Potentiale for tilføjelse af værdi Modstand mod forandringer Ændringsomkostning MoV TM... er baseret på 7 principper. er understøttet af 7 processer. anvender nogle unikke teknikker. anvender nogle almindelige kendte teknikker. anvender processer og teknikker på en struktureret måde. bør understøttes af en ansvarlig ledelse i en opbakkende kultur. Start af et Projekt Initiering af et Projekt Leveringsfaser I drift Tid 11 12

3 MoV TM Principper I overensstemmelse med organisationens mål 2. Fokus på funktioner og krævede resultater 3. Balancerer variabler for maksimering af værdi 4. Anvendes i alle investeringens beslutninger. Tilpasses den aktuelle situation 6. Tage ved lære af erfaringer og indføre forbedringer 7. Fastlagte roller og ansvar i en opbakkende organisation MoV TM Processer 1. Fastlægge rammerne for programmet eller projektet 2. Indsamle information 3. Analyse af information 4. Behandle informationen. Evaluere og vælge 6. Udvikle Værdi Fremmende Forslag 7. Implementere og dele outputs Fastlægge rammerne for programmet eller projektet 2 Indsamle information Dette beskriver, hvordan MoV TM kan hjælpe ledelsen til at validere eller udfordre behovet for et Program eller Projekt, og definere, hvad der er behov for. Indledende orienterende møde Udarbejde/reviewe Business Casen Analyse af interessenter Fastlægge Programmet eller Projektets målsætninger Udarbejde en MoV TM projektplan Reagere på ændringer i Business Casen Som et første skridt i et MoV TM studie, skal der indhentes oplysninger til udarbejdelse af MoV TM håndbogen. Orienterende møde Udvælge MoV TM teamet ud fra... erfaring, dygtighed og evne til at bidrage behov for uvildige bidrag Konsulterer interessenter Forskning og præcedens Afgrænsning og fastlægge omfang af MoV studiet Analyse af information 4 Behandle informationen Nøglekomponenten i MoV TM er funktionsanalyse, som adskiller MoV TM fra andre ledelsesmetoder De 3 fundamentale i funktionsanalyse tankegangen: Indtil formålet med noget er defineret, er det ikke muligt at tildele en værdi til det At forstå, hvad tingene gør, leder til en bedre forståelse af selve projektet Stimulerer dannelsen af innovative alternativer, som kan yde mere for mindre omkostninger Funktion / omkostningsanalyse Analyse af variabler: Ressource Vurdering af omkostninger Modellering af omkostninger Tidsanalyse Logisk forbundne aktiviteter Tidsplan fra start til slut Materialeanalyse Centralt i et MoV TM studie er behovet for at behandle informationer for at udarbejde Værdi Forbedrende Forslag Den mest almindelige og effektive måde at behandle oplysningerne på er ved en eller flere strukturerede workshops. Dog er er der situationer, hvor en workshop hverken ønskeligt eller praktisk. Forberedelse: o MoV TM håndbogen Facilitere workshop og håndtere vanskelige personer. Kreativitet og innovation - Behandling af alternative måder at udføre en funktion på giver øgede muligheder for innovation end blot at overveje alternativer til et produkt. o Hvorfor gør vi det? og hvad er alternativerne? o Hvordan kan det gøres anderledes og / eller bedre? Benchmark analyse 17 18

4 Evaluere og vælge Når der er udviklet en lang række af idéer, er det nødvendigt at udvælge de ideer, der har størst potentiale for at øge værdien. Udvælg ide(er) Forskellige muligheder kan have brug for vurdering for at vælge det mest fordelagtige. Vælg indstillinger på to niveauer: Ved Start af et Projekt eller i indledningen til et Projekt I leveringsfaser (som omfatter design) Cost-benefit analyse 6 Udvikle Værdi Forbedrende Forslag (VFF) Et vigtigt output fra et MoV TM studie er en accept af Værdi Forbedrende Forslag til gennemførelse i Projektet. Ensartede VFF - skabeloner Balancere udbytte og brug af ressourcer Fastlægge målinger af værdi Omkostningsvurdering Vurdering påvirkninger på tid, herunder alle de faktorer, der påvirker tid Vurdere påvirkningen på præstationen Udvikle scenarier 19 7 Implementere og dele outputs Den aftalte implementeringsplan skal indgives sammen med MoV TM studierapporten med henblik på senere sammenligning med leverede resultater. Planen vil give nyttige oplysninger til Erfaringsregisteret. Udarbejdelsen af implementeringsplan En liste over de anbefalede Værdi Forbedrende Forslag (VFF) med angivelse af ejere for hvert VFF En kort beskrivelse af, hvordan de vil blive implementeret i projektet En tidsplan for VFF implementering i projektet Datoer for og metode til overvågning og indberetning af fremdrift En mekanisme for review, hvis fremdriften ikke følger planen Motiverende levering af værdi Overvågning af fremdrift Rapportering Review af rapporter MOV statusrapporter Hvordan griber vi så et MoV TM studie an? Registrerer resultater og erfaringer til fremtidig forbedring Generisk MoV TM Projektplan 1. Definerer MoV studiets mål 3. Identificer de processer, 2. Identificer hvem der skal involveres, definer der skal anvendes deres roller og vurder deres viden / kompetencer. 4. Gennemfør nødvendig uddannelse så deltagere kan bidrage effektivt. Indsamle og analysere information 6. Identifiser de nødvendige funktioner 8. Identificer hvorledes nes for opfyldelse af mål (e) præstationer skal måles 7. Prioriter Værdi drivere og udarbejd 9. Opsæt mål for forbedring af udbytte Værdiprofil og ressourceanvendelsen.. Anvend processerne og udarbejd Værdi Forbedrende Forslag 11. Aftal en implementeringsplan 12. Overvåg og mål implementeringen af VFF. MoV TM i en Program eller Projekt organisation Programleder Projektleder/ Styregruppemedlemmer Projekt Teammedlemmer Program-/Projektledelse Virksomhedsledelsen MoV Studieteam MoV repræsentant i virksomhedsledelsen MoV Styregruppen Senior MoV Practitioner MoV Studieledere MoV ledelsen 23 24

5 Start af et Projekt Leveringsfaser MoV TM og PRINCE2 projektets faser PRINCE2 projektets faser Godkende initiering Initiering af et Projekt Godkende projektet MoV TM studiets fokus Vurderer behovet for projektet Definition af projektet Vurdere muligheder Balancere udbytte og ressourcer Leveringsprocesser MoV TM studiets output Information til en forbedret Business Case Definition af de funktioner projektet skal realiserer Information til en klar og levedygtig PID Maksimere værdi Optimering af leverancer Værdikæden Portofølge Vision & Blueprint Programmets mål Projektets mål Produkter Organisatoriske mål Leveret gennem Portoføljer Programmets mål HVORDAN Afspejler forretningens mål gør vi det? Projektets mål Bidrager til Programmets mål Værdi drivere Leverer projektets mål Afspejler Værdi drivere Godkende projektafslutning Efter projektafslutning Review resultater Review resultater Forbedre driften Erfaringer for løbende forbedringer Forbedret driftseffektivitet HVORFOR gør vi det? Løsningsdesign Fortolke Bidragende komponenter Realisering af løsningsdesign 2 26 Væsentlige MoV TM specifikke teknikker Funktionsanalyse Hvad ting gør, snarere end hvad de er Bedre forståelse af Programmet eller Projektet Beslutningsgrundlag baseret på værdi Skaber innovative Værdi Forbedrende Forslag (VFF) Flere typer: FunktionsAnalyse System Teknik (FAST) Værditræ Hvordan / hvorfor logik FunktionsAnalyse System Teknik (FAST) Tre typer: Traditionel eller klassisk FAST - til almindelig brug Teknisk FAST - til analyse af tekniske forhold Kunde FAST - til at analysere Kundens krav Til MoV studier af Portofølge, Program, Projekt og drift anvendes Kunde FAST FunktionsAnalyse System Teknik (FAST) Basis eller højere funktionsniveau Primær Funktion Funktion Tertiær Funktion Primær Funktion Funktion Tertiær Funktion Primær Funktion Funktion Tertiær Funktion Primær Funktion Funktion Tertiær Funktion Et kunde FAST diagram Værditræet Svarende til FAST og meget alsidig Tilbyder en logik at måle finansielle og ikke finansielle værdi under hensyn til de forskellige interessenter prioriteter Værditræ Projektets mål 29 30

6 Anvendelse af værditræet til at formulere prioritering og måling af værdi (Hospital eksempel) Værdiprofil for et hospital Beskrivelse af målsætninger Specific, Measurable, Achievable, Realistic and Timebound (SMART) Bygge et nyt 86 sengs regionshospital Anlægsbudget xxx.xxx.xxx DKK - Driftsbudget yyy.yyy.yyy DKK inden Juni 14 Beskrivelse af målsætninger Specific, Measurable, Achievable, Realistic and Timebound (SMART) Bygge et nyt 86 sengs regionshospital Anlægsbudget xxx.xxx.xxx DKK - Driftsbudget yyy.yyy.yyy DKK inden Juni patienter og efterbehandle til hospitalet og mellem hospitalets afdelinger tredje parter patienter og efterbehandle til hospitalet og mellem hospitalets afdelinger tredje parter Modtage og behandle dagligt Facilitere patient X antal ambulante patienter motion Forbedre kvaliteten af miljøet Supportere kliniske for indlagte patienter services Receptionsområder for Gymnastiksal og fitnesscenter ambulante patienter Administrative kontorer Naturlig ventilation og dagslys Parkeringspladser til Y antal biler Facilitere fodgænger flow Underjordisk Parkering Overdækkede passager mellem bygningerne Minimere trafikpropper Overholde lokalplanens krav Dedikeret motorvejsafkørsel Maximum 4 etager Sikre udvidet uddannelse Understøtte 24 timers drift Delte uddannelses facileter Hvilerum til Personale og læger Facilitere mødeaftaler og vejledninger herfor Minimere ventetider Dedikerede ambulatorier Flere receptioner vigtighed af vigtighed af vigtighed af vigtighed af vigtighed af vigtighed af værdi driver 1 værdi driver 2 værdi driver 3 værdi driver 4 værdi driver værdi driver 6 30% % % % % 2% Formulerer organisationens eller projektets interessenters prioritering af værdi Værdiindeks for det same hospital Værdi for pengene Værdi Valuedriver patienter og efterbehandle til hospitalet og mellem hospitalets afdelinger tredje parter Måling Metric importance vigtighed weight i % % 30 Kapacitet for succesfuld patientbehandling Indlæggelsesdage Transporttider til hospitalet og mellem afdelinger Opnå lovpligtige og andre tilladelser Faciliteternes kvalitet 2 Ledelsesprocedure og driftsomkostninger Total Værdiindeks Value Index Performance Præstation (scale (skala of fra 1 to 1 to ) ) Weighted Vejet Værdi Value Score (= (= vigtighed weight x x performance) præstation) Value Værdi driver driver patienter og efterbehandle til hospitalet og mellem hospitalets afdelinger tredje parter Måling Metric Performanc Relativ importance Præstation e (scale of vigtighed weight % skala 1 to 1 til ) i % 30 Kapacitet for 8 succesfuld patientbehandling Indlæggelsesdage Transporttider til 4 hospitalet og mellem afdelinger 7 Opnå lovpligtige og andre tilladelser 6 Faciliteternes kvalitet 2 Ledelsesprocedure og driftsomkostninger Totals Weighted Vægtet værdi Value score Score Værdi Value Indeks Index Leverings Cost of delivery omk ( m) MDDK VfP VfMforhold ratio (= værdi value score eller or indeks/ index/ cost) omk.) (Mindst værdi for pengene) (Mest værdi for pengene) Omkostning Cost Værdi Valuefor pengene forhold SPOCE.DK - Crown Copyright (c) APMG. Reproduced under licence under from license APMG from OGC. 33 SPOCE.DK - Crown Copyright. (c) APMG Reproduced. Reproduced under license under licence from from OGC. APMG 34 MoV TM certificering MoV TM kursus - 2 dage - 2.kvartal 11 afsluttende med Foundation eksamen: 0 multiple choice spørgsmål 40 minutters eksamination Lukket bog Beståelse mere end 0% af spørgsmålene besvaret rigtigt? Kursus og eksamen baseret på MoV TM manualen: Management of Value 36 3

7 Se mere på... There is nothing so useless as doing efficiently that, which should not be done at all. Citat Peter Drucker American (Austrian-born) management writer (1909-0) Der er intet så nyttesløst, som effektivt at gøre det, der slet ikke burde gøres og hold jer her opdateret på MoV TM udviklingen i Danmark og internationalt Gruppearbejde Kan MoV TM med fordel anvendes i Jeres projekt? Hvilket udbytte vil i forvente ved at anvendelse MoV TM i Jeres projekt? Tak for i dag Hvordan mener I, at MoV TM med fordel kunne anvendes i Jeres organisation? 39 40