PRINCE2 PRACTITIONER EKSAMEN VEJLEDNING TIL EKSAMINANDER

Transkript

1 PRINCE2 PRACTITIONER EKSAMEN VEJLEDNING TIL EKSAMINANDER 1 INTRODUKTION 1.1 Formålet med Practitioner-eksamen er at give eksaminanden mulighed for at demonstrere forståelse af PRINCE2. Samtidig skal eksaminanden demonstrere sin evne til at anvende metoden hensigtsmæssigt i et givet antal situationer. Disse situationer er beskrevet i projektcasen. Practitioner-eksamen anvender objektive spørgsmål, hvor eksaminanden, for hvert spørgsmål, skal vælge en svarmulighed ud af flere mulige, og hvor den rigtige besvarelse er fastsat på forhånd. 1.2 De følgende afsnit beskriver både udformningen af spørgsmålene og de forskellige typer spørgsmål, som Practitioner-eksamen indeholder. Der gives også enkelte anbefalinger til, hvordan forskellige typer spørgsmål kan besvares. 2 OPGAVENS STRUKTUR Eksamensopgaven består af tre hæfter: 2.1 En projekt-case, der indeholder en case med beskrivelse af organisationen, den forretningsmæssige begrundelse for projektet, samt projektets målsætninger. Hæftet kan også indeholde yderligere informationer, der skal anvendes til et eller flere af de ni hovedspørgsmål. I de tilfælde, hvor der skal anvendes supplerende information, vil dette tydeligt fremgå af spørgsmålet med fremhævet skrift. Supplerende information skal kun anvendes til besvarelse af det spørgsmål, som det vedrører. Hvis der i et spørgsmål ikke refereres til supplerende information eller til projekt-casen, vil spørgsmålet indeholde al den information, der skal bruges. I de tilfælde vil projekt-casen indeholde baggrundsinformationer og sammenhæng i forhold til det overordnede projekt, men vil ikke indeholde faktuelle oplysninger, der er nødvendige for at besvare spørgsmålet. 2.2 Spørgsmålshæftet indeholder ni hovedspørgsmål, der hver for sig dækker forskellige dele af eksamenskravene. I starten af hvert spørgsmål, vil det være tydeligt angivet, hvilket område af eksamenskravene, spørgsmålet vedrører. Hvert spørgsmål kan give 12 point, hvilket betyder, at det maksimale antal point for opgaven er 108 point. For at bestå kræves 59 point (55%). Hvert spørgsmål er opdelt i flere delspørgsmål. For hvert delspørgsmål vil det i opgaven fremgå, hvor mange af de 12 point, delspørgsmålet kan give. Du forventes at besvare alle spørgsmål og delspørgsmål. 2.3 Et besvarelseshæfte, der indeholder de besvarelsesark, hvor dine svar skal angives. Der er kun ét svar til hvert spørgsmål, med mindre andet tydeligt fremgår af spørgsmålet. Hvis der afgives mere end ét svar på et spørgsmål, hvor dette ikke er påkrævet, vil svarlinjen blive betragtet som ugyldig. Version (Status Approved) Page 1 Document Owner Emma Jones DK J Wigh

2 3 PRINCE2 EKSAMENSKRAV, DER DÆKKES AF PRACTITIONER-EKSAMEN Practitioner-eksamen består af 9 spørgsmål, der samlet dækker 9 ud af 10 grupperinger af PRINCE2 Practitioner-eksamenskrav.: Eksamenskrav Temaet: Business Case Temaet: Organisation Temaet: Kvalitet Temaet: Planer Temaet: Risiko Temaet: Ændringer Temaet: Fremdrift Processerne: Start af et Projekt og Initiering af et Projekt Processerne: Ledelse af et Projekt, Ledelse af en Faseovergang og Afslutning af et Projekt Processerne: Styring af en Fase og Styring af Produktleverancer Eksamenskravene indeholder også følgende tre afsnit: Overblik, Principper og Tilpasning af PRINCE2 til projektmiljøet. Der vil ikke blive stillet spørgsmål direkte til disse tre afsnit, men emner fra områderne vil kunne indgå i spørgsmål, der dækker andre dele af eksamenskravene. Den komplette beskrivelse af eksamenskrav for PRINCE2 Practitioner kan ses på hjemmesiden for APM Group (under Syllabus ). 4 SPØRGSMÅLSTYPER Der er anvendt forskellige spørgsmålstyper i opgaven. Spørgsmålstyperne er: 4.1 Traditionelle multiple choice-spørgsmål, dvs. vælg ét svar fra en liste med flere mulige svar. Det korrekte svar skal vælges blandt 3 eller 4 mulige svar.. Svar på følgende spørgsmål, der omhandler relationen mellem Kommunikationsstyringsstrategien og andre PRINCE2-produkter og -temaer. Hvilket udsagn beskriver relationen mellem Kommunikationsstyringsstrategien og temaet Organisation korrekt? A B C Kommunikationsstyringsstrategien godkendes af Projektlederen Kommunikationsstyringsstrategien beskriver både informationsstrømmen fra projektet til interessenterne og informationsstrømmen fra interessenterne til projektet Alle identificerede interessenter bør vurdere Kommunikationsstyringsstrategien Version (Status Approved) Page 2 Document Owner Emma Jones DK J Wigh

3 4.2 To svar, dvs. vælg to rigtige svar fra en liste med flere svarmuligheder. Denne type spørgsmål har samme struktur som den traditionelle stil, men der skal vælges mere end ét svar. Dette er den eneste spørgsmålstype, hvor mere end ét svar er nødvendigt for at opnå point. Hvis der angives mere end to svar, vil svaret blive betragtet som ugyldigt. For denne spørgsmålstype, vil der altid skulle vælges 2 rigtige svar ud af 5 mulige svar. Konfigurationsstyringsstrategien indeholder et afsnit om procedure for konfigurationsstyring. Svar på følgende spørgsmål, der omhandler anvendelsen af denne procedure. Husk at begrænse dine svar til det antal valg, der anmodes om i spørgsmålet. 1 Bekræftelse og revision: Hvilke 2 områder vil blive gennemgået i forbindelse med en konfigurationsrevision? A At optegnelserne i Slutproduktbeskrivelsen er korrekt specificeret. B At specialistprodukterne er korrekt identificeret. C At et produkts tilstand er i overensstemmelse med dets Konfigurationsfortegnelse D At udlevering af produkter følger proceduren for konfigurationsstyring. E At risici relateret til produkter bliver vurderet i henhold til Risikostyringsstrategien. 4.3 Sammenkædning punkter på én liste skal parres med punkter på en anden liste. Der er kun et rigtigt svar på hvert spørgsmål. Dog kan mulighederne på den anden liste anvendes én gang, mere end én gang eller slet ikke. Kolonne 1 er en liste med rigtige udsagn fra processen Start af et Projekt. For hvert udsagn i kolonne 1, skal der fra kolonne 2 vælges det produkt, hvori udsagnet burde være dokumenteret. Hvert punkt fra kolonne 2 kan anvendes én gang, mere end én gang eller slet ikke. Kolonne 1 Kolonne 2 1 En forundersøgelse skal godkendes af direktionen, før arbejdet på det nye projekt kan påbegyndes 2 Virksomheden kunne vælge at se bort fra anbefalingerne i forundersøgelsen, og dermed vælge IKKE at udvikle det nye produkt 3 Tidligere tiltag med udvikling af nye produkter har lidt under, at forretningsenheder ikke har været involveret i produktudviklingen A Erfaringslog B Udkast til Business Case C Faseplan D Slutproduktbeskrivelse E Rollebeskrivelser for projektorganisationen 4 70 % af deltagerne i en forsøgsgruppe skal bekræfte, at de vil købe det nye produkt Version (Status Approved) Page 3 Document Owner Emma Jones DK J Wigh

4 4.4 Rækkefølge hændelser skal placeres i den rigtige rækkefølge. Eksemplet nedenfor viser et rækkefølge-spørgsmål af sammenkædningstypen. Kolonne 1 er en liste over beslutninger, der skal tages i projektet. For hver beslutning i kolonne 1, skal det afgøres, om beslutningen træffes i Start af et Projekt, og beslutningsrækkefølgen skal angives. Kolonne 1 Column 2 1 Styregruppens godkendelse af en forundersøgelse, før projektet kan begynde 2 Beslutte, om der er tilstrækkelig finansiering til at opnå projektets målsætninger 3 Vurdere. hvilke grupperinger der skal involveres i projektet, med udgangspunkt i anbefalinger fra tidligere udviklingsprojekter 4 Evaluere to mulige kandidater til rollen som Projektleder og beslutte, hvem af dem der skal vælges A Besluttes IKKE i processen Start af et projekt. B Første C Anden D Tredje E Fjerde 4.5 Påstand/Begrundelse hvert punkt består af to udsagn, en påstand og en begrundelse, der er sammenkædet af ordet fordi. Først skal det afgøres, om påstanden er rigtig eller forkert. Herefter skal det afgøres, om begrundelsen er rigtig eller forkert. Hvis en af sætningerne er forkert, skal der vælges mellem svarmulighederne C, D eller E. Hvis begge sætninger er rigtige, er et tredje trin påkrævet. For at kunne vælge mellem svarmulighed A og B, må det afgøres, om begrundelsen forklarer, hvorfor påstanden er rigtig. Anvend projekt-casen og besvar følgende spørgsmål. Linje 1 til 2 i skemaet nedenfor omfatter en påstand og en begrundelse. For hver linje skal du identificere den rigtige valgmulighed blandt mulighederne A til E. En valgmulighed kan anvendes én gang, mere end én gang eller slet ikke. Svarmulighed Påstand Begrundelse A Rigtig Rigtig OG begrundelsen er en rigtig forklaring af påstanden B Rigtig Rigtig MEN begrundelsen forklarer ikke påstanden C Rigtig Forkert D Forkert Rigtig E Forkert Forkert Påstand Fordi Begrundelse 1 Det forventede udbytte ved forøget medarbejderfleksibilitet bør medtages i Business Casen 2 Det forventede udbytte ved forøget medarbejderfleksibilitet bør medtages i Business Casen Alle kendte former for udbytte i Business Casen bør beskrives klart og målbart Information om det forventede projektudbytte udgør en del af begrundelsen for at påbegynde et projekt Version (Status Approved) Page 4 Document Owner Emma Jones DK J Wigh

5 Yderligere forklaring: I spørgsmål 1 og 2 i ovennævnte eksempel er påstanden rigtig for dem begge, men svaret på spørgsmål 1 er B, og på spørgsmål 2 er svaret A. I spørgsmål 1 er begrundelsen rigtig, men det forhold at udbytte bør beskrives i målbar form forklarer ikke, hvorfor udbyttet ved øget medarbejderfleksibilitet bør beskrives i Business Casen. Svaret er derfor B. I spørgsmål 2 giver begrundelsen belæg for påstanden. Ud fra oplysningerne i projekt-casen står det klart, at medarbejderfleksibilitet er et forventet udbytte af projektet, og ud fra PRINCE2 ved vi, at Business Casen indeholder begrundelsen for at påbegynde projektet. Det betyder, at begrundelsen er rigtig og forklarer påstanden. Svaret er derfor A. Der er kun et rigtigt svar til hvert spørgsmål, men svarmulighederne kan blive anvendt én gang, mere end én gang, eller slet ikke. 5 SPØRGSMÅLENES SVÆRHEDSGRAD Delspørgsmålene vil variere i sværhedsgrad alt efter spørgsmålets læringsmål. Sværhedsgrader: 1. Viden 2. Forståelse 3. Anvendelse 4. Evaluering 1. Viden 2. Forståelse 3. Anvendelse 4. Evaluering I stand til at huske oplysninger fra manualen, herunder termer, koncepter, principper, temaer, processer og ansvarsområder Forstå principperne, processerne, temaerne, projektmiljøet og roller, samt kunne forklare, hvordan disse anvendes i / er involveret i projektet Demonstrere anvendelse af metoden ved: (i) passende anvendelse af temaerne; (ii) udfærdigelse af ledelsesprodukter; (iii) evne til i passende grad at kunne tilpasse processer og temaer; til et givent scenarie Evne til at evaluere metodeanvendelsen i form af en vurdering af fuldførte produkter og projekthændelser fra en given projekt-case Inden for et spørgsmål, vil delspørgsmålene være sorteret i stigende sværhedsgrad. Eksamen vil have indlæringsmålene vedrørende anvendelse og evaluering som sit fokus. En samlet eksamensopgave vil maksimalt have spørgsmål fra niveau 2 (forståelse) svarende til 10 points og vil ikke have spørgsmål fra niveau 1 (viden). 6 TIDSSTYRING Practitioner-eksamen varer 150 minutter. For at kunne besvare alle spørgsmål, må eksaminanderne aktivt styre tiden. Der kan gives generel vejledning til tidsstyring. Version (Status Approved) Page 5 Document Owner Emma Jones DK J Wigh

6 Eksaminanderne ønsker måske at bruge de første 5 minutter på at læse informationerne i casen og skabe overblik over eksamensopgavens udformning. Hvis der herefter anvendes 15 minutter på hvert af de ni spørgsmål, vil der være 10 minutter tilbage, som kan anvendes til de spørgsmål, der måtte kræve yderligere læsning. Eksaminanderne må anvende sin egen PRINCE2-manual, indeholdende egne noter, under eksamen. Der må ikke anvendes andet støttemateriale, herunder post-it-sedler (ud over sedler anvendt til markering i bogen) og andre papirer. Eksaminanderne bør være opmærksomme på tidspresset. Selvom eksaminanden kan finde støtte i manualen, ligesom i den virkelige verden, så er eksamen, i forhold til tidspresset, ikke konstrueret på en måde, hvor det kræves eller forventes, at Eksaminanderne skal bruge manualen til at besvare spørgsmålene. Anvendelse af manualen er frivillig. En eksaminand vil måske typisk slå op i manualen efter noget specifikt en eller to gange i løbet af en eksamen. Mere end det vil med stor sandsynlighed ikke være en fordel og kan derfor ikke anbefales. 7 REDAKTIONELLE BEMÆRKNINGER 7.1 I såvel hæftet med projekt-casen som spørgsmålshæftet er der anvendt stort begyndelsesbogstav ved alle henvisninger til PRINCE2 ledelsesprodukter og processer. 7.2 Anvendelse af ordene bør, vil og skal bør anvendes til at udtrykke forpligtigelse : noget, der er godt, vigtigt eller anbefalet. Det er et svagere udtryk end skal og anvendes til at teste, om noget burde gøres i en situation i en case fordi, det er i overensstemmelse med principperne og anbefalingerne i PRINCE2. Som eksempel kan vi tage den følgende sætning: Økonomidirektøren bør varetage rollen som Styregruppeformand i projektet. Ud fra informationer i casen er økonomidirektøren måske, eller måske ikke, den bedst egnede kandidat til rollen som Styregruppeformand set ud fra hans evne til at påtage sig de ansvarsområder, som PRINCE2 foreskriver for rollen, samt hans evne til at repræsentere forretningsinteresser i projektet. Brugen af ordet bør pålægger læseren at evaluere, om direktøren er i stand til dette. skal anvendes, når der er tale om noget, der er nødvendigt eller skal ske, dvs. noget, som er obligatorisk. vil og er bruges til at udtrykke noget, der er sikkert, eller er en indiskutabel kendsgerning i PRINCE2, f.eks. bruges de til at beskrive generelle kendsgerninger om PRINCE2 s produkter, processer, temaer og teknikker. Som eksempel kan nævnes: Godkendelseskriterierne er dokumenteret i Slutproduktbeskrivelsen. 7.3 Anvendelse af ordet relevant/passende Hvert af de følgende 5 spørgsmål indeholder en række rigtige udsagn om projektet, men kun 2 af udsagnene er relevante i forhold til det konkrete afsnit i Business Casen 1 Hvilke 2 udsagn bør indgå i afsnittet Omkostninger i Business Casen? A Projektet vil blive finansieret af virksomhedens marketingsbudget B Der kan ikke angives information om projektets omkostninger, før Projektplanen er blevet godkendt C Projektomkostningerne er estimeret til at blive kr D Omkostninger til tryk og distribution vil blive registreret i de budgetterede produktionsomkostninger Version (Status Approved) Page 6 Document Owner Emma Jones DK J Wigh

7 E Yderligere 10 ordrer med en gennemsnitlig avance på kr vil give et udbytte på kr i det første år I sammenhæng med Practitioner-eksamen, har ovenstående anvendelse af ordet relevant følgende betydning: Er udsagnet relevant for det konkrete afsnit, når det ses i forhold til den anbefalede udformning af Business Casen som beskrevet i Produktbeskrivelsen i appendiks A, og endvidere i tema-kapitlet om Business Casen?. 7.4 Anvendelse af rigtige udsagn i et spørgsmål Når udtrykket rigtige udsagn anvendes i et spørgsmål, så er det ikke nødvendigt at vurdere, om udsagnene er i overensstemmelse med casen, og supplerende information er heller ikke nødvendigt. I ovenstående eksempel er det, for svarmulighed A og C, ikke nødvendigt at slå op i casen for at kontrollere, om projektet bliver finansieret af virksomhedens marketingsbudget eller om omkostningerne er kr Idet spørgsmålet angiver, at udsagnet er rigtigt, så går vurderingen på, om afsnittet Omkostninger er det rigtige sted at registrere denne information ud fra PRINCE2 s anbefalinger til indholdet i en Business Case. 7.5 Anvendelse af ifølge PRINCE2 Udtrykket Ifølge PRINCE2 anvendes for at understrege, at spørgsmålet er helt og holdent teoretisk, og derfor ikke kræver anvendelse af information fra casen. 8 UDFYLDELSE AF BESVARELSESARKET Besvarelsesarket vil blive maskinaflæst og bedømt automatisk. Svarene skal derfor angives nøjagtigt efter de angivne instruktioner. Sker dette ikke, kan det føre til en forsinkelse af bedømmelsen eller i nogle tilfælde, at svarene betragtes som ugyldige. Udfyldelse af besvarelsesarketarket sker ved, at eksaminanden udfylder ovale felter, der svarer til den valgte svarmulighed, f.eks., A B C D Ovalerne skal udfyldes med BLYANT og IKKE KUGLEPEN. Hvis der anvendes kuglepen, vil opgaven ikke blive bedømt. Et svar angives korrekt ved enten: at udfylde ovalen helt eller at tegne en linje midt igennem ovalen. Hvis svarene er markeret på anden vis, f.eks. med flueben eller krydser, vil opgaven ikke blive bedømt. Hvis en eksaminand under eksamen ønsker at ændre sit svar, skal den forkerte angivelse viskes fuldstændigt ud (med viskelæder), og det korrekte svar markeres i stedet. Hvis en eksaminand angiver mere end ét svar på et spørgsmål, vil svaret blive betragtet som ugyldigt. Version (Status Approved) Page 7 Document Owner Emma Jones DK J Wigh