Handicaprådet

Transkript

1 Handicaprådet Dagsorden 11. april 2018 kl. 16:00 Mødelokale 421, Toftebæksvej 12, 4. sal, Kgs. Lyngby Indkaldelse Hanne Agersnap John Tefke Lone Nygaard Jensen Søren P. Rasmussen

2 Indholdsfortegnelse Pkt. Tekst Side 1 Godkendelse af dagsorden 3 2 Konstruering af Handicaprådet 4 3 Mødedatoer i det kommende år 5 4 Handicaprådets arbejde i denne periode 6 5 Genudbud af taxikørsel 7 6 Eventuelt 8 2

3 Punkt 1 Godkendelse af dagsorden Sagsfremstilling Godkendelse af dagsorden. 3

4 Punkt 2 Konstruering af Handicaprådet Sagsfremstilling Valg af formand og næstformand. Bilag Handicaprådets forretningsorden 4

5 Punkt 3 Mødedatoer i det kommende år Sagsfremstilling Nedenstående mødedatoer foreslås: 16. maj august oktober november

6 Punkt 4 Handicaprådets arbejde i denne periode Sagsfremstilling Drøftelse af forventninger til Handicaprådets arbejde i denne periode. 6

7 Punkt 5 Genudbud af taxikørsel Sagsfremstilling Orientering om genudbud af taxikørsel. Bilag Orientering Taxikørsel Kravspecifikation Taxikørsel 7

8 Punkt 6 Eventuelt Sagsfremstilling Eventuelt. 8

9 9

10 Bilag Handicaprådets forretningsorden Orientering Taxikørsel Kravspecifikation Taxikørsel 10

11

12

13

14

15 Orientering: Genudbud af taxakørsel Kommunerne Lyngby-Taarbæk. Frederiksberg, Gentofte, Rudersdal, Rødovre, Herlev samt Gladsaxe Kommune (tovholder) genudbyder rammeaftalen på taxakørsel. Dato: Ref: KIMRE Udbuddet vil omfatte følgende brugere i kommunen: Skole- og daginstitutionsbørn, herunder kørsel af børn med særlige behov i det omfang at kørslerne ikke falder ind under andre kommunale kørselsordninger Borgere med bevilling i henhold til Serviceloven eller anden lovgivning. Det være sig kørsel til og fra genoptræning, hospitaler, kommunale jobordninger, lettere handicappede mv. Borgerkørsel af særlig følsom karakter, hvor den enkelte borger ud fra en konkret vurdering skønnes ikke at kunne gøre brug af taxileverandøren, kan til enhver tid fritages for kørsel med den vindende leverandør. Udarbejdelse af udbudsmaterialet Gladsaxe Kommune har udarbejdet udbudsmaterialet i samarbejde med den tværkommunale arbejdsgruppe. Kravspecifikationen er vedhæftet. Den nugældende aftale har dannet grundlag for det nye materiale. Høring af markedet og fagcentre Kommunerne har udsendt materialet til høring i markedet, der har haft mulighed for at gennemgå og skriftligt kommentere på materialet. Høringssvarene er efterfølgende behandlet af kommunerne, og forslag til forbedringer er indarbejdet i nødvendigt omfang. I Lyngby-Taarbæk Kommune koordineres internt mellem Udbuds- og Indkøbskontoret, Center for Social Indsats og Center for Uddannelse og Pædagogik. Fagcentrene har gjort opmærksom på, at implementering af en ny aftale bedst gennemføres henover sommerferien. Af hensyn til koordinationen på tværs af kommunerne i udbuddet ladet det sig imidlertid ikke gøre. Ikrafttrædelse af den nye aftale forventes at blive d. 1. juni Valg af leverandør Kommunerne vil indgå aftale med én leverandør. Leverandøren vælges ud fra tre kriterier: 1) Minimumskriterier, 2) Udvælgelseskriterier, 3) Tildelingskriterier. 1) Minimumskriterierne indeholder de krav som kommunen stiller til de tilbudte produkter. Disse er nærmere beskrevet i kravspecifikationen. Rådhuset Lyngby Torv Kgs. Lyngby Tlf kimre@ltk.dk Center for Jura, Salg og Indkøb

16 Side 2/2 2) Udvælgelseskriterierne er de krav der stilles for at sikre, at leverandøren fremadrettet kan løfte opgaven. Kravene består af: 1) Personlige forhold, 2) Økonomiske og finansielle formåen, 3) Tekniske og faglige formåen. Der indhentes dokumentation for disse krav fra den vindende leverandør, inden kontraktunderskrivelse. 3) Tildelingskriteriet beskriver hvorledes leverandørenes tilbud vurderes. Vurderingen sker på baggrund af Det Økonomisk mest fordelagtige tilbud med underkriterierne Pris og Kvalitet. Tilbudsvurderingen for Pris sker på baggrund af den samlede tilbudssum i tilbudslisten, mens Kvalitet evalueres på baggrund af tilbudsgivernes redegørelser for Miljø og Bestillingssystem og Service. Kriterierne og kravspecifikationen sikrer, at kommunen indgår aftale med den leverandør der er bedst egnet til at løfte opgaven. Borgerne vil ikke opleve ændringer i hverken kvalitet eller service. Venlig hilsen Kim René Jørgensen Udbud og Indkøb Direkte tlf

17 Kravspecifikation til Taxiudbud 1 Generel beskrivelse af opgaven Opgaven omfatter: Almindelig taxikørsel bestilt via bestilling eller hyret direkte på gaden Bevillingskørsel med små og store hyrevogne (op til 8 passagerer) på alle ugedage og alle døgnets timer samt hertil hørende administration og fakturering i forbindelse med bestillings- og betalingssystem samt øvrig administration og dokumentation relateret til aftalen. En stor del af kørslen omfatter bevillingskørsel, hvor der bestilles ad hoc eller fast kørsel af enkeltpersoner eller grupper af op til 8 personer. Det forventes at der på aftalen kan være ønske om anvendelse af op til 10 store hyrevogne med plads til 5 8 passagerer. Brugerne vil være (listen er ikke udtømmende): Politikere, ansatte og tilknyttede konsulenter, der anvender taxi i forbindelse med møde- og rejseaktivitet Skole- og daginstitutionsbørn herunder kørsel af børn med særlig behov i det omfang at kørslerne ikke falder ind under andre kommunale kørselsordninger Borgere med bevilling i henhold til Serviceloven eller anden lovgivning. Det være sig kørsel til og fra genoptræning, hospitaler, kommunale jobordninger, lettere handicappede mv. Borgerkørsel af særlig følsom karakter, kan til enhver tid fritages for kørsel med den vindende Leverandør, og befordres på anden vis, som vurderes at opfylde det individuelle behov. Gældende lovgivning i relation til taxikørsel skal overholdes, herunder også gældende reglementer vedtaget af vedkommende minister. Leverandøren har pligt til løbende at orientere Ordregiveren om forhold, der kan have indflydelse på levering af ydelsen - fx mangel på chauffører i et givent tidsrum. 2 Miljø- og sikkerhedskrav 2.1 Miljø Der stilles følgende krav: Gældende miljølovgivning i relation til transport og særregler om transport med taxi skal til enhver tid overholdes. Leverandørens køretøjer skal opfylde den i Danmark på vognens første indregistreringsdato gældende Euronorm for emissionsgrænseværdier. 1

18 Nyindkøb til levering på aftalen skal følge den almindelige udskiftningshastighed af hyrevogne i relation til f.eks. frikørselsregler og almindelig praksis. Alle nyindkøbte dieselbiler skal være forsynet med partikelfilter. 2.2 Sikkerhed og tryghed Der stilles følgende krav: Ved bestemte typer af kørsel med børn kan der fra den enkelte Ordregivers side blive stillet krav til, at der kun må anvendes chauffører med godkendt børneattest. Der kan fra den enkelte Ordregiver blive stillet krav om at der på udvalgte bevillingskørsler som udgangspunkt anvendes faste chauffører. Chaufføren skal være sikker på, at børn under 18 år er fastspændt med sikkerhedssele inden kørslen sættes i gang. De chauffører, der kører bevillingskørsler med børn under 135 cm skal på forlangende sørge for at der er autostol, sædeforhøjer eller tilsvarende godkendt sikkerhedsudstyr i hyrevognen. Ved bevillingskørsler, og ved kørsler, der er bestilt senest dagen før den pågældende kørsel, kan der stilles krav om at der skal være tilgængelige auto-/barnestole og/eller sædeforhøjere i vognen. Hvis forældre eller institutioner selv har barnestole eller sædeforhøjere som de vil benytte kan dette aftales særskilt. Kun ved bestillinger af kørsler til samme dag, hvor det fra bestillerens side kræves, at der er tilgængelige auto-/barnestole eller sædeforhøjere i vognen, kan taxiselskabet tage betaling for kørsel i forbindelse med afhentning og tilbagelevering heraf. Det skal klart fremgå af fakturaen når der tages betaling for auto-/børnestole. Leverandøren har en sikker postkasse, så følsomme personoplysninger kan fremsendes. 3 Taxikørslen - krav til kvalitet og service 3.1 Bestillingssystem og ventetider Der stilles følgende krav: Der skal stilles brugervenligt bestillingssystem til rådighed. Bestillingssystemet skal have hurtig betjening og en max. svartid på 1 min. Der skal være mulighed for at vælge mellem brug af onlinebestilling og/eller telefonisk bestilling via VIP-nummer med mulighed for forskellige brugerkoder (autobooking). 2

19 Det skal være mulighed for at bestille og afbestille bevillingskørsel, kørselsplanlæge samt kørselsstyre i bestillingssystemet. Det forventes at taxiselskabet udviser loyalitet over for kunden og bestræber sig på at ankomme til afhentningsstedet så hurtigt som muligt. Ved bestilling af vogn, til øjeblikkelig anvendelse, er max. ventetid på 10 minutter fra bestilling af vogn til ankomst af vogn. Hvis hyrevognen ikke er fremme 10 minutter efter bestilling, så kan taxiselskabets kundeservice kontaktes. Hvis de ikke kan love og overholde at en taxi er fremme senest 20 minutter efter bestilling, så kan taxier fra andre taxiselskaber benyttes. Taxiselskabet er da forpligtet til at påtage sig at udbetale gældende rabat til kommunen for den pågældende kørsel med andet taxiselskab. Kørsel skal kunne forudbestilles via bestillingssystemet til et bestemt tidspunkt hele døgnet. Den bestilte vogn skal komme til den aftalte tid. Hvis hyrevognen ikke er fremme senest 10 minutter efter aftalt tid, så kan taxiselskabets kundeservice kontaktes. Hvis de ikke kan love og overholde at en taxi er fremme senest 20 minutter efter oprindelig aftalte tid, så kan taxier fra andre taxiselskaber benyttes. Taxiselskabet er da forpligtet til at påtage sig at udbetale gældende rabat til kommunen for den pågældende kørsel med andet taxiselskab. Der er et ønske om at miljøvenlige hyrevogne anvendes på aftalen i det forhold, hvor det ikke medfører unødig kørsel uden passagerer. Det er muligt at lade alle taxiselskabets hyrevogne indgå i aftalen. Bestillingssystemet skal kunne opsættes således at der skal gives mulighed for, at der løbende kan ske bestilling af de mest miljøvenlige vogne som er til Leverandørens rådighed, uden at dette påvirker leveringssikkerheden. Det skal være muligt at bestille materiel via bestillingssystemet. Ved materiel forstås barnesæde eller vogn med bagagebærer eller cykelstativ. 3.2 Service Der stilles følgende krav: Leverandøren har en fast og tilgængelig kontaktperson, med hvem kørsler aftales. Brugeren skal til enhver tid afhentes i rengjorte vogne med soignerede chauffører, der optræder høfligt og serviceminded. Chaufføren skal kunne gøre sig forståelig på dansk og forstå mundtlige og skriftlige instruktioner på dansk. Mht. kørsel med borgere, kan der bl.a. være tale om gangbesværede og andre med særlige behov mv. Her kan det være nødvendigt at hjælpe eller følge borgere fra deres hjem og ud til taxien, ind i taxien, samt fra taxien og til bestemmelsesstedet. I nogle tilfælde 3

20 kan der også være behov for at skulle ringe på hos borgeren og annoncere taxiens ankomst. Leverandøren skal i alle sammenhænge sørge for at der leveres en hjælpsom, høflig og tålmodig service til brugerne. Chaufførerne skal være forberedte på, at et antal af brugerne kan være personer med lettere fysisk eller psykisk handicap. Der kan tillige forekomme et antal faste kørsler af brugere med behov for særlig støtte. Disse brugere kan på grund af deres handicap have en adfærd der kræver særlig opmærksomhed og forståelse fra chaufførens side. Chaufføren skal være opmærksom på, at en brugers særlig adfærd ikke nødvendigvis ses med det samme, men at adfærden kan opstå pludselig. Alle vogne og/eller chauffører skal have synlig og gyldig legitimation/bevillingsnummer. Turene skal altid køres uden unødvendig ophold og uden unødvendige omveje. Ordregiver kan stille krav om at Leverandøren skal fremlægge dokumentation for at udvalgte kørsler er foregået korrekt efter ovennævnte kriterier. Det kan være i form af dokumentation af eksempelvis kørslernes tid, længde mv. Ordregiver kan stille krav om refundering, hvis det viser sig at udvalgte kørsler har været uforholdsmæssige dyre. Chaufførerne skal ved en turs start gøre sig fuldstændig klar over hvor brugeren skal hen og hvorledes de kommer derhen, således at børn, psykisk handicappede og øvrige kunder, der kan have svært ved at vise vej, ikke bliver bange og urolige under transporten. Ved faste kørsler skal chaufføren inden kørslens start og inden borgeren/passageren har sat sig ind i hyrevognen have sat sig ind i, hvilken rute der skal køres. Det skal være muligt for Ordregiver at lave aftaler med Leverandøren om fælles- /samkørsel, hvor flere brugere enten kører til eller fra én destination, men med opsamling eller aflevering flere steder. Det skal være mulighed for samkørsel på tværs af de 7 deltagende kommuner. Borgere må som udgangspunkt dog max. opholde sig højest 1 time i vognen. Det forventes at Leverandøren prioriterer samkørsel hvor flere brugere skal afleveres samme sted til samme tidspunkt, såfremt brugerne er egnede til samkørsel. Det skal være muligt for Ordregiver at lave aftaler med Leverandøren om at faste kørsler skal følge en bestemt rute. Ved udvalgte faste kørsler, kan Ordregiver stille krav om, at brugeren skal afleveres til vedkommende voksen (forældre, værg, skolepersonale, eller andre som nærmere specificeret i bevillingen). Chaufføren skal ved afleveringen sikre sig at brugeren overgår til vedkommende voksen. Det skal være muligt at bestille vogne hvor der er plads til sammenklappelige kørestole, rollatorer o.lign. i bagagerummet. Vedrørende tillæg for op- og nedbæring af bagage eller anden særlig assistance må der kun opkræves tillæg max. 1 gang pr. kørsel på max. 20 kr. Det gælder også selv om en passager både skal hentes/hjælpes til eller fra en bolig eller lign. Dette omfatter også vedr. hjælp med bagage, rollatorer, sammenklappelige kørestole mv. Det er ikke tilladt at tage tillæg for at ringe på passagerens dørklokke eller på anden vis gøre opmærksom på at 4

21 vognen er fremme. Det skal klart fremgå af fakturaen når der tages betaling for tillæg for op- og nedbæring af bagage eller anden særlig assistance. Chaufførerne må ikke tilbyde børnene slik og andre fødevarer, grundet risici for reaktioner hos børn med eksempelvis sukkersyge og allergi. Chaufførerne skal holde en ordentlig og høflig tale over for passagererne. Leverandøren skal orientere kommunen, hvis en borger visiteret til bevillingskørsler, gentagne gange ikke møder op til de aftalte kørsler. Leverandøren sikrer en god kommunikation f.eks. meddeler borger, pårørende eller intuition om ændring i afhentning samt afleveringstider. 4 Betaling og fakturering 4.1 Betaling Der stilles følgende krav: Afregningssystem skal som minimum indeholde mulighed for at kunne vælge mellem følgende betalingsmuligheder ved turens afslutning: o Kørsel på baggrund af bevilling, o taxibon, o taxikontokort, o kreditkort og o kontant. o Apps til mobiltelefoner mv. De her nævnte betalingsmidler/typer skal stilles frit til rådighed af Leverandøren uden yderligere beregning. Den aftalte gensidige clearing mellem taxiselskaberne vedr. betaling med taxibon er, kundekort mv. skal være gældende i forbindelse med nærværende aftale, dog således at der ikke gives rabat på kørsel udført af hyrevogne fra andre selskaber (clearing). Der kan kun tages betaling for kørsler, der reelt bliver gennemført med de aftalte tilstedeværende passagerer. Det gælder alle typer kørsler. Ordregiver forpligter sig til i videst muligt omfang, at benytte taxier fra den leverandør, der vinder udbuddet. De priser, der ligger til grund for satsen, må ikke være højere end de af vedkommende minister fastsatte maksimaltakster for taxikørsel. Bestemmelser mht. prisregulering fremgår af kontraktens 6. Det skal endvidere være muligt for Ordregiver ved bevillingskørsel at lave aftale med Leverandøren om betaling af fælles-/samkørsel til smågruppekørselspris eller anden tilsvarende reduceret pris, der svarer til antallet af brugere i taxien, således at flere brugere i samme taxi ikke betaler fuld individuel pris for kørslen. 5

22 Leverandøren må ikke fakturere fast pris for bevillingskørsler da taxameter til enhver tid skal anvendes. Leverandøren må ikke fakturere ekstrabetaling eller ekstra gebyrer for bevillingskørsler. Dertil må Leverandøren ikke fakturere for turer der ikke gennemføres, herunder også for bevillingskørsler. Ved samkørsel skal det være muligt at få specificeret den enkelte borgers/passagers kørsel, så det fremgår af fakturaer og andre oversigter, der sendes til kommunen. Den tilbudte rabat afregnes som udgangspunkt med Ordregiver efter hvert halvår. Ordregivers omsætning og tilhørende rabatsats inkluderer ikke kørsel foretaget hos andre selskaber (jf. clearingsamarbejdet se ovenfor). Såfremt Ordregiver ønsker det, kan rabatten udbetales på anden vis eller i andre terminer efter aftale med Leverandøren. 5. Krav om Leverandørens løbende dokumentation Der stilles følgende krav: Leverandøren skal en gang årligt til hver enkelt Ordregiver levere data til brug for Ordregivers grønne regnskab, hvor antal kørte km i alt på aftalen (både kørsel hos Leverandør samt kørsel ved andre selskaber via brug af clearingsamarbejdet) fremgår. Leverandøren skal minimum en gang årligt for hver Ordregiver opgøre den totale omsætning i kr., den totale rabat, det samlede antal ture og det samlede kilometerantal. Leverandøren skal engang om måneden til hver enkelt Ordregiver udlevere specifikationer i forbindelse med fakturering. Specifikationerne skal stemme overens med faktura og udleveres i et dokument der er læsbart i Excel-format. Såfremt Ordregiver ønsker det, skal disse data kunne opgøres pr. institution/selskab/afdeling/konto/ean-nummer hos Ordregiver. Til dette skal skemaet i bilag 1, specifikationer, som minimum anvendes. Ved kontraktindgåelse udarbejdes skemaet, mellem Leverandøren og hver enkelt Ordregiver, efter den enkelte Ordregivers behov. Ved aftalens udløb skal Leverandøren, efter aftale med Ordregiver, overføre bevillinger, specifikationer og anden relevant information til Ordregivers nye leverandør. 6