Spørgsmål/svar til udbud af lægevagtskørsel

Transkript

1 Spørgsmål/svar til udbud af lægevagtskørsel Nr.: Spørgsmål Modtaget Svar Besvaret 1 Udbudsmateriale side 12, pkt. 8.1 Prisoplysning og udkast til kontrakt side 11, pkt Der ønskes oplyst priser ex moms. Taxakørsel er ikke momspålagt, hvorledes skal tilbudsgiver forholde sig? Priser skal, uanset om taxakørsel er momspålagt eller ej, oplyses eksklusive moms. 2 Er det korrekt at selvom udbuddet er delt op i 4 besøgsdistrikter, så vil det kun være én tilbudsgiver som tildeles kontrakten? Ja, det er korrekt forstået. Kontrakten tildeles kun til én leverandør. 3 Udbudsbetingelser side 14, pkt Den udbudte ydelses nuværende leverandørs kontrakt havde jf. oplysninger ved aktindsigt, absolut sidste udløbsdato (inkl. udfasningsperiode) den 30. november Vil Regionen denne gang vil overholde den kontrakt som indgås også på dette punkt eller har dette dannet præcedens for fremtidige samarbejde på denne ydelse? Den nye kontrakt vil være gældende fra den 1. juni maj Herefter er der mulighed for at forlænge kontrakten 2 gange, hver med op til 12. måneder. Side 1 af 10

2 4 Udbudsmaterialet side 15, pkt Der oplyses Det er som udgangspunkt ikke lovligt for ordregiver at tillade tilbudsgiver at korrigere et fejlbehæftet tilbud efter, tilbuddet er indleveret. Udbudsmateriale side 7, pkt. 6.1 oplyses der gøres brug af implementeringsbekendtgørelsen 12, hvor det netop er muligt at redigere i nogle oplysninger efter aflevering? Hvordan ved tilbudsgiver hvorledes Regionen forholder sig ved eventuelle behov for at korrigere? Udbudsreglerne giver kun i meget begrænset omfang adgang til at reparere i et fremsendt tilbud. Dette skal bl.a. ske under overholdelse af ligebehandlingsprincippet. Ordregiver har ikke mulighed for, og er ej heller forpligtet til, på forhånd at oplyse, hvornår og i hvilke situationer 12 i implementeringsbekendtgørelsen evt. vil blive anvendt. 5 Udkast til kontrakt, side 7, pkt. 4.2 Prøveperiode. Udbyder bedes præcisere hvilke forhold som skal gøre sig gældende hvis punktet finder anvendelse. Ordregiver kan ikke på forhånd oplyse, hvornår og i hvilke konkrete situationer bestemmelsen evt. vil blive anvendt. 6 Udkast til kontrakt, side 1, pkt. 8.2 sidste passus. Her formodes at udbyder mener for kontrakten relevante personer? Punkt 8.2, findes ikke på side 1 i Udkast til kontrakt. Tilbudsgiver bedes fremsende sit spørgsmål igen. 7 Udkast til kontrakt side 11, pkt Der oplistes en række forbundne omkostninger i en ikke udtømmende liste. Udbyder bedes uddybe hvad der menes med support og mv. Tilbudsgiver skal indregne alle omkostninger forbundet med udførelsen af kontrakten, medmindre det eksplicit fremgår af kontrakten, at tilbudsgiver kan opkræve ekstra betaling for en bestemt ydelse. Med andre ord skal alle omkostninger, som direkte eller indirekte følger af ordregivers Side 2 af 10

3 udbudsmateriale i øvrigt være indregnet i tilbudsgivers tilbudte pris i kontraktbilag 2. Med mv. menes netop, at listen ikke er udtømmende. Med support menes eksempelvis den almindelige rådgivning, som ordregiver måtte modtage fra leverandøren i forbindelse med bestilling, på møder etc. kravspecifikation og 8 Udkast til kontrakt side 12, pkt , 2. passus. I hvilken form forventer Udbyder at leverandør skal dokumentere, at stigning i omkostningsniveauet alene skyldes eksterne faktorer. Dokumentationen skal foreligge skriftligt. 9 Kontraktbilag 1, side 2, pkt Vedr. vagtskifte. Hvordan foregår et vagtskifte? Hvilke adresser bruges til et vagtskifte? Findes der såkaldte flyvende udskiftninger, hvor vagtlægen skifter lægevagtsbil? Og hvordan og hvor foregår dette flyvende vagtskifte? Vagthavende læge afhentes på opgiven adresse, vagten afsluttes sædvanligvis på samme adresse. Til et vagtskifte anvendes lægens praksis eller bolig. Der kan forekomme enkelte dobbeltvagter hvor der skal skiftes bil/chauffør. Der aftales sted i det enkelte tilfælde. 10 Kontraktbilag 1, pkt Vil udbyder venligst beskrive hvilke opgaver som chaufføren skal assistere? + vil det være en fordel hvis chaufføren er vaccineret mod Hepatitis? Primært at være til stede, i venteværelse ved konsultationen og ved ganske enkelte besøg hvor lægen ikke ønsker at være alene. Der kan forekomme situationer, hvor lægen ønsker praktisk hjælp ved en dårlig patient. God ide med Hepatitis vaccination. Side 3 af 10

4 11 Kontraktbilag 1, pkt Indgår klargøringstiden som fakturerbar tid? Nej. 12 Kontraktbilag 1, pkt Er det korrekt forstået at fremkørselstid før vagten ikke kan faktureres? Ja. 13 Kontraktbilag 1, pkt , Må leverandørens logo være synligt på bilen? Region Syddanmark vurdere, at det skal være så anonymt for patienterne som muligt, at de har besøg af lægen. Der må derfor ikke være reklamer eller firmalogo på bilerne. 14 Kontraktbilag 1, pkt Inkluderer det opbevarede udstyr også medicin og hvis ja, hvilke regler skal opfyldes for at opbevare dette? Nej. 15 kravspecifikation side 4, afsnit om øvrige forhold. Er formuleringen sådan at forstå at en læge ikke skal overtages af en bil ved vagtskifte, men at et vagtskifte altid indebærer en ny læge i en ny bil på en ny aftalt lokation? Det fremgår jo tydeligt at samme bil ikke kan påregnes brugt til efterfølgende vagt, der kan være forsinkelser og afhentning af ny læge på anden adresse. 16 kravspecifikation side 4, afsnit om Antal biler i ordningen. Vedr. punkt markeret med **. Er betydningen af dette, at tilbudsgiver skal være opmærksom på I princip ikke, men det er jo frit for leverandøren at benytte biler fra andet område. Side 4 af 10

5 at der kan være tilfælde hvor eksempelvis en Aabenraa bil også potentielt kan komme til at køre i besøgsdistrikt Odense og omvendt? 17 kravspecifikation side 5, afsnit Chauffør og læge aftaler nærmere hvor lægen skal hentes. Hvem tager initiativ til en sådan aftale og sker dette over et fælles kontor eller direkte imellem den enkelte læge og chaufføren. Chaufføren kontakter lægen 1-2 dage før vagten ang afhentningsadresse ( SMS). 18 kravspecifikation side 6, afsnit Der nævnes i afsnittet en køreseddel som lægen kvitterer på. Er det en som Regionen har udarbejdet og stiller til rådighed? Og kan en sådan ses af tilbudsgiver før afslutning af udbudsprocessen? Det er en seddel der er udarbejdet i samarbejde, lige som en kommende vil blive det 19 kravspecifikation side 6, afsnit Der nævnes i afsnittet en statistik til aflevering. Vil Regionen give et dybere indblik i udformningen af denne statistik, således at tilbudsgiver har en bedre idé om hvilke data og i hvilken form statistikken forventes afleveret? 20 kravspecifikation side 7, afsnit Er Ja. Side 5 af 10

6 det maksimale opbevaringsantal for computere et udtryk for hvad tilbudsgiver kan forvente at skulle levere af biler i spidsbelastningsperioder? 21 kravspecifikation side 9, afsnit Hvem har bevisbyrden og hvor afgøres tvister vedr. erstatningsansvar. Se Udkast til kontrakt, pkt. 14 Leverandørens misligholdelse. Det vil være Dansk rets almindelige regler i forbindelse med Leverandørers misligholdelse som er gældende, medmindre andet følger af Kontrakten. 22 kravspecifikation side 13, afsnit Er det korrekt forstået at tilbudsgivers logo på bilerne ikke er at opfatte som reklame? Region Syddanmark vurdere, at det skal være så anonymt for patienterne som muligt, at de har besøg af lægen. Der må derfor ikke være reklamer eller firmalogo på bilerne. 23 kravspecifikation side 17, afsnit 2.5. Hvorledes vægtes punktet i tilbudsvurderingen i forhold til tildeling af kontrakten? Kontraktbilag 1, side 17, afsnit 2.5 bliver ikke procentvist vægtet i forbindelse med tilbudsevalueringen, idet der er tale om et udbud med Laveste pris. 24 Kontrakt bilag 2. Hvordan vægtes den afgivne rabatprocent ved evt. kontraktforlængelse, i forhold til tilbuddet? 25 Kontraktbilag 9, første linie under overskrift. Er sætningen sådan at forstå at tilbudsgiver skal fremsende bilaget, Såfremt tilbudsgiver ikke er et konsortium, skal bilag 9 ikke udfyldes og fremsendes. Side 6 af 10

7 selvom det ikke bruges hvor det så derefter fjernes fra udbuddet efter afleveringsfristen? 26 Udbudsbilag 3, side 2. I tilfælde af at der bydes som bestillingskontor, skal der så vedlægges kopier af forsikringsbeviser eller policer for hver enkelt vognmand? Ordregiver er ikke bekendt med begrebet bestillingskontor. Opmærksomheden skal dog henledes til udbudsbetingelsernes punkt 6.3, hvor det fremgår, at bl.a. oplysninger om produkt- og erhvervsansvarsforsikring i forbindelse med tilbuddet skal afgives for hver enkelt virksomhed i konsortiet, såfremt tilbudsgiver er et konsortium. 27 Udbudsbilag 3 er fejlbehæftet med manglende kildehenvisninger. Der er lagt et nyt udbudsbilag 3 ud på hjemmesiden. 28 Kontraktbilag 1 kravspec. side 13. pkt Er stationcars udelukket fra udbuddet i det de ikke har separat bagagerum? Kan der aftales en aflåst, og underkørslen, fastmonteret boks til udstyret? Hvis ja, hvilke dimensioner skal boksen have? Stationcars kan benyttes, hvis der er sikkerhedsgardin til kabinen. Der er ikke krav om særlig sikkerhedsbox. 29 Skal bestillingskontorer medsende kopier taxi bevillinger for alle de vognmænd som skal være til med at løfte kørslen? Eller er en kopi af tilladelse som bestillingskontor tilstrækkelig? Der skal fremsendes taxibevillinger for alle de vognmænd, som skal være med til at løfte opgaven. 30 En præcisering af dette spørgsmål: Side 7 af 10

8 kravspecifikation side 4, afsnit om øvrige forhold. Er formuleringen sådan at forstå at en læge ikke skal overtages af en bil ved vagtskifte, men at et vagtskifte altid indebærer en ny læge i en ny bil på en ny aftalt lokation? Omformuleres til : Udkast til kontrakt, kontrakbilag 1 kravspecifikation side 4, afsnit om øvrige forhold. Er formuleringen sådan at forstå at en læge ikke skal overtages af en bil ved vagtskifte, men at et vagtskifte altid indebærer en ny læge i en ny bil på en ny aftalt lokation? Vil det være fakturerbar tid hvis udskiftningen skal ske udenfor kørselsdistriktet fratrukket det omtalte 45 km? Dette spørgsmål hænger sammen med jeres svar på spørgsmål nr Udbudsbetingelser side 8, pkt første afsnit soliditetserklæring eller lignende. Soliditetserklæringen hænger sammen med virksomhedens regnskab. Vores regnskab for 2013 er revideret og færdiggjort for over 6 måneder siden. Vil dette stadig kunne bruges? Hvis nej, hvad mener udbyder når der skrives soliditetserklæring eller lignende? Hvad er lignende? Et regnskab kan ikke erstatte en soliditetserklæring. Således anmoder ordregiver specifikt om en soliditetserklæring eller lignende. Med eller lignende skal forstås en erklæring, der ikke eksplicit benævnes soliditetserklæring, men dog har et indhold som en soliditetserklæring vedrørende virksomhedens økonomiske og finansielle formåen. Bemærk følgende i pkt. 6.3: Erklæringen skal udstedes af virksomhedens bank eller revisor. Erklæringen må ikke være ældre end 6 måneder udregnet fra tilbudsfristen. I en soliditetserklæring (eller lignende) skal banken eller revisoren således angive tilbudsgivers aktuelle Side 8 af 10

9 økonomiske og finansielle status. Erklæringen skal fremsendes uanset om regnskabet er ældre eller yngre end 6 måneder. 32 Udbudsbetingelser side 8, pkt. 6.3, sidste afsnit. Produkt- og erhvervsansvarsforsikring er 2 forskellige forsikringer. Erhvervsansvarsforsikringen er bestillingskontorets og produktansvarsforsikring (som i princippet er en ting og personskade forsikring) hører inde under vognmandens lovpligtige forsikringer. Forventer udbyder en kopi af samtlige vognmænds lovpligtige forsikringer, eller vil en vises på forlangende aftale være tilstrækkeligt? Det fremgår af udbudsbetingelsernes punkt 6.3, at bl.a. oplysninger om produkt- og erhvervsansvarsforsikring i forbindelse med tilbuddet skal afgives for hver enkelt virksomhed i konsortiet, såfremt tilbudsgiver er et konsortium. 33 Udbudsbetingelser side 9, pkt. 6.3, første afnit. Udbyder opfordrer til at vedlægge dokumentation for at forsikringer er betalt. Er opfordringen at opfatte som det er obligatorisk eller frivilligt og er der forskellig vægtning i forhold til tildelingskriterierne? 34 Vedr. svar på spørgsmål nr. 12. såfremt en bil tilhørende et kørselsdistrikt starter sin vagt, eller overtager en læge, i et andet kørselsdistrikt, hvornår starter den fakturerbare tid så? Side 9 af 10

10 35 Vedr. svar på spørgsmål 9 Der svares Vagthavende læge afhentes på en opgiven adresse, vagten sluttes sædvanligvis på samme adresse. I det tilfælde hvor turen ikke afsluttes på den sædvanligvis samme adresse, er det så aftalt på forhånd, eller bliver det først klart for chaufføren når lægen er i bilen. 36 Hvad er aftalen/reglerne for afholdelse af frokostpauser under vagten? 37 Vedr. svar på spørgsmål 9 Der svares Vagthavende læge afhentes på en opgiven adresse, vagten sluttes sædvanligvis på samme adresse. I det tilfælde hvor turen ikke afsluttes på den sædvanligvis samme adresse og afsætningsadressen er i et andet kørselsdistrikt end turen er startet i, hvornår slutter den fakturerbare tid så? Side 10 af 10