Forretningsfunktioner. Radiologi og nuklearmedicin. Forretningsprocesser Radiologi og nuklearm. Mamografi screening X X X X X X X X X X X X X X X X

Transkript

1 Radiologi og nuklearmedicin Håndter henvisning Ud fra rekvirentens informationer i henvisningen vurderes det, om afdelingen kan acceptere henvisningen. FF1 Ved håndtering af henvisningen er der følgende udfald: 1. Henvisningen afvises med en anført bemærkning om årsagen. Når en henvisning afvises, sendes en besked til rekvirenten med en anført bemærkning om årsagen. 2. Henvisningen videresendes til anden afdeling i regionen med en anført bemærkning om årsagen. 3. Henvisningen klargøres og er nu klar til visitering. Henvisningen tildeles eventuelt til en sektion eller et radiologisk speciale. Henvisninger modtages som udgangspunkt elektronisk i Løsningen. Modtages henvisningen ikke elektronisk, skal den oprettes i Løsningen. Relevante kommentarer anføres eventuelt på henvisningen Angiv undersøgelse Der angives en eller flere undersøgelser, som skal foretages på baggrund af henvisningen. Har rekvirenten foreslået en eller flere undersøgelser, valideres disse. Skal der udføres en anden undersøgelse end hidtil angivet, ændres dette. FF2 Undersøgelseskoder påsættes default på grundlag af procedure Det fremgår tydeligt hvad der er hovedkoder og tillægskoder FF3 Angive modtager af kopisvar Når der er behov for at sende en kopi af undersøgelsessvaret, også kaldet kopisvar, til tredjemand, så angives modtageren. Modtagere af kopisvar modtager en kopi af undersøgelsessvaret og eventuelle tillægsbeskrivelser, når det sendes til rekvirenten. Der kan være flere modtagere af kopisvar til samme henvisning. Håndter drop-in patient For udvalgte undersøgelser kan patienten vælge at møde som drop-in patient, hvilket vil fremgå af henvisningen. Drop-in patienter kan møde op til undersøgelse uden forudgående visitation eller booking. FF4 Røntgenafdelingen kan vælge, at drop-in patienter skal møde op i bestemte tidsrum. Ved fremmøde ankomstregistreres drop-in patienter som øvrige patienter, hvorved patient og dennes undersøgelser fremgår af dagsprogrammet. Drop-in patienter kaldes så vidt muligt ind til undersøgelse, i den rækkefølge de er ankommet. FF5 Håndter revurdering en anmoder om en revurdering af en tidligere beskrevet undersøgelse. Når henvisningen modtages, tilføjes de relevante undersøgelseskoder. Undersøgelsen beskrives på ny, og der sendes nyt undersøgelsessvar til rekvirenten. Det er som regel en, der udarbejdede den opringelige beskrivelse, som udarbejder revurderingen.

2 Før en undersøgelse kan gennemføres, skal henvisningen visiteres af en visitator. Visitator orienterer sig i henvisningen, samt i informationer fra patientens eventuelle tidligere undersøgelser. FF6 Hvis henvisningen ikke kan accepteres af afdelingen, kan visitator: 1. Henvisningen afvises med en anført bemærkning om årsagen. Når en henvisning afvises, sendes en besked til rekvirenten med en anført bemærkning om årsagen. 2. Henvisningen videresendes (omvisiteres) til anden afdeling i regionen med en anført bemærkning om årsagen. Ved visitering af henvisning angives: - Procedure, som angiver hvilke undersøgelser, der skal gennemføres - Undersøgelsesprotokol, som angiver hvordan undersøgelsen skal foretages. - Prioriteringskode som angiver fristen for, hvornår undersøgelsen skal udføres. - Eventuel bemærkning på undersøgelse eller henvisning FF7 Undersøgelser bookes ud fra undersøgelsestype, prioritering og evt. anført undersøgelsesprotokol. Alt efter typen af undersøgelse, samt anført procedure foretages en simpel booking, en multibooking, en profilbooking eller sekvensbooking: Simpel booking Med simpel booking bookes patienten til en enkelt undersøgelse. Multibooking Med multibooking bookes patienten til flere undersøgelser i umiddelbar forlængelse af hinanden. Undersøgelserne skal kunne udføres på samme modalitet, således at undersøgelserne kan bookes i samme undersøgelsesrum, og udføres i umiddelbar forlængelse af hinanden uden afbrydelser. Profilbooking Ved profilbooking bookes flere delundersøgelser, som tilsammen udgør en undersøgelse. En delundersøgelse kan for eksempel være en undersøgelse på en modalitet eller injicering af radioaktivt sporstof. Alt efter undersøgelsestype kan tiden, der går mellem delundersøgelserne have betydning. Ved profilbooking kan der derfor være krav om et maksimum og minimum tidsrum mellem to delundersøgelser. Sekvensbooking Ved sekvensbooking bookes patienten til flere undersøgelser. Sekvensbooking består af en sekvens af booking, hvor de enkelte undersøgelser kan bookes efter én af de 3 grundlæggende bookingtyper simpel booking, multibooking og profilbooking. * * I forlængelse af denne funktion udføres funktionen Informer patient FF8 Informer patient Ambulante patienter indkaldes og informeres per brev vedrørende bookede hhv. ombookede undersøgelser. en orienteres om tid og sted for aftalen, samt eventuel forberedelse forud for undersøgelsen. Løsningen understøtter, at indkaldelse til undersøgelser, der er booket som profil- og sekvensbooking, kan udsendes i samme brev, og vises kronologisk og overskuelig. Brevene sendes til DIPO, som sørger for at udsende brevene via Digital post eller som fysisk brev på grundlag af informationer om borgeren. Hvis der skal medsendes fysisk materiale, f.eks. medikamenter, så udsendes brevet direkte fra røntgenafdelingen.

3 FF9 Forbered næste undersøgelse Medarbejderen, som skal foretage undersøgelsen finder næste patient i dagsprogrammet for det pågældende undersøgelses- eller behandlingsrum. Aftalen opdateres eventuelt med et andet rum. Medarbejderen orienterer sig i oplysninger om patienten og den forestående undersøgelse eller delundersøgelse. Undersøgelsen får en status, som angiver, at undersøgelsen er påbegyndt. Dette sikrer at andre medarbejdere, som, ikke tager fat i den samme patient. en bringes til rummet. Der signeres for patientdentifikation. Ved anvendelse af kontraststof sikres, ud fra CAVE-oplysninger og seneste relevante blodprøvesvar, at patienten kan tåle kontrast. Undersøgelsen startes. Undersøgelsen gennemføres efter anvist protokol Undersøgelsen sluttes. Involverede medarbejdere dokumenteres Start- og sluttid for undersøgelse dokumenteres. Ved anvendelse af kontrast dokumenteres medikamenttype, medikamentnavn og forbrug i ml. Der signeres for medicin/kontraststof. FF10 Dokumenter undersøgelsen. F.eks.: Redigerer CAVE Redigerer undersøgelseskode og tillægskoder Blodprøvesvar Injicering af sporstof (anvendt radiofarmika, mængde, injektionstidspunkt) Forhold om undersøgelsen, der kan være relevant for en Forhold om patienten, der kan være relevant for fremtidige undersøgelser - f.eks. mobilitet, tolkebehov Eventuelle konstaterede komplikationer Undersøgelsen kvalitetssikres, bl.a. ved at Løsningen sikrer, at alle optagelser er lagret korrekt i PACS. Eventuelt sikres kvalitet og ophængning af billeder. Ved visse undersøgelser udføres yderligere billedbearbejdning. Når kvalitetssikring og eventuelt billedbearbejdning er afsluttet, signeres for undersøgelse afsluttet. Undersøgelsen er klar til beskrivelse.

4 FF11 Injicer radiofarmika Det sikres, ud fra CAVE-oplysninger og seneste relevante blodprøvesvar, at patienten kan tåle radiofarmika. Rette radiofarmika og mængde injiceres i patienten efter anvisninger i undersøgelsesprotokol. Medarbejderen dokumenterer undersøgelsen. Dokumentationen kan bl.a. omfatte følgende emner: - Udførende medarbejder - Navn og batchnummer på anvendt radiofarmika - Mængde af anvendt radiofarmika (MBq) - Injektionstidspunkt - Øvrig anvendt medicin - Blodsukker (mmol/l) - Graviditet - Amning - Højde/vægt Der signeres for radiofarmika udarbejder en beskrivelse for den gennemførte undersøgelse. Hvis der for samme henvisning er udført flere undersøgelser, kan vælge at beskrive hver undersøgelse selvstændigt, eller samle flere undersøgelser i et undersøgelsessvar. En beskrivelse udarbejdes på baggrund af følgende oplysninger, som er synlige i brugergrænsefladen: - Henvisningen - Billedmateriale og dokumentation fra den aktuelle undersøgelse - Information fra tidligere undersøgelser, herunder henvisninger, billedmateriale, dokumentation og beskrivelser En beskrivelse skal enten kunne indtastes, eller indtales vha. af et talegenkendelsesprogram. Eller ved en kombination af de 2 metoder. FF12 kan have behov for, at gemme en beskrivelse midlertidigt, f.eks. fordi der ikke er tid til at færdiggøre beskrivelsen lige nu, eller for at en mere erfaren læge læser og godkender beskrivelsen, før den signeres. Inden en beskrivelse gemmes som endelig, kan den derfor gemmes som kladde eller foreløbig. En beskrivelse kan altså gemmes på 3 måder: Kladde: Beskrivelsen gemmes i systemet som kladde. Der signeres ikke for en kladde. Kladder kan ses og ændres af andre brugere. Foreløbig: En foreløbig beskrivelse er signeret. Beskrivelsen sendes som et foreløbigt undersøgelsessvar til rekvirenten og eventuelle modtagere af kopisvar. En foreløbig beskrivelse kan ændres af de brugere, der har adgang til undersøgelsen. Endelig: En endelig beskrivelse er signeret. Beskrivelsen sendes som et endeligt røntgensvar til rekvirenten og eventuelle modtagere af kopisvar. En endelig beskrivelse kan ikke ændres. Der kan i stedet udarbejdes en tillægsbeskrivelse.

5 Udarbejd tillægsbeskrivelse En tillægsbeskrivelse udarbejdes, hvis der er behov for at sende yderligere oplysninger til rekvirenten, efter at beskrivelsen er signeret og sendt til rekvirenten. FF13 en, der udarbejder tillægsbeskrivelsen, hæfter og signerer kun for tillægsbeskrivelsen. Tillægsbeskrivelsen sendes til rekvirenten og eventuelle modtagere af kopisvar. Der kan udarbejdes flere tillægsbeskrivelser til samme beskrivelse. FF14 FF15 Tilføj undersøgelse til konference Det fremgår tydeligt af brugergrænsefladen, når der er tillægsbeskrivelser på en undersøgelse eller kan angive, at en undersøgelse skal gennemgås på en. Når en undersøgelse skal gennemgås på konference tilføjes den til den førstkommende relevante konference. Undersøgelser kan tilknyttes konferencer på andre sygehusenheder i regionen Forbered konference Ved forberedelse til konference gennemgår en undersøgelserne forud for konferencen. Når undersøgelserne gennemgåes har beskriveren adgang til: - Henvisningen - Billedmateriale og dokumentation fra relevante undersøgelser - Information om tidligere undersøgelser udført i regionen, herunder henvisninger, billedmateriale, dokumentation og beskrivelser Irrelevante undersøgelser fjernes af en fra konferencelisten. FF16 Afhold konference Når der afholdes konference, fremvises og gennemgåes undersøgelser. Ved gennemgang af en undersøgelse på konference har beskriveren adgang til: - Henvisningen - Billedmateriale og dokumentation fra undersøgelserne - Information om tidligere undersøgelser udført i regionen herunder henvisninger, billedmateriale, dokumentation og beskrivelser Mammografi screening FF17 Planlæg holdetid på lokalitet Brugeren udregner hvor lang tid en bus skal holde på en bestemt lokalitet på baggrund af antal kvinder, der skal screenes for brystkræft i det pågældende optageområde i en given periode. FF18 Administrer lokalitet Ud fra oplysninger om bemanding på lokaliteten angiver brugeren følgende bookingoplysninger om lokaliteten: Hvilke datoer screening foretages Åbningstider for de enkelte dage Tiden det tager at udføre en undersøgelse

6 FF31 Vedligehold screeningspopulation Der vedligeholdes en population over de kvinder, som potentielt indgår i regionens screeningsprogram. Populationen skal opdateres automatisk med ændringer fra regionens CPR-komponent med kvinder, som: fylder 50 flytter til regionen (og er over 50) flytter fra regionen udgår af populationen på grund af alder eller dødsfald Det er muligt manuelt at tilføje en kvinde til populationen FF32 Udvælg fra screeningspopulation Det er muligt manuelt at tilføje oplysninger om kvinder, som: er brystkræftopereret har BRCA-gen har fået foretaget klinisk mammografi har frabedt sig at deltage i screeningsprogrammet Før en indkaldelsesrunde udvælges den gruppe kvinder, som skal indkaldes til screening. Udvælgelsen sker enten ud fra kvindens praktiserende læge eller ud fra kvindens cpr-nummer, og kvindens bopæl. Udvælgelsen sker ud fra følgende regler: o Kvinder mellem 50 til og med 69 år indkaldes til screening hvert andet år o Kvinden der ikke ønsker at indgå i screeningsprogrammet skal ikke indkaldes til screening o Kvinder, der har fået foretaget en klinisk mammografi, indkaldes til næste screening 24 måneder herefter o Kvinder med BRCA-gen indgår først i screeningsprogrammet fra de er 70 år og herefter resten af livet o Kvinder der er brystkræftopereret indgår i screeningsprogrammet fra de er år o Kvinder der flytter til regionen tilbydes screening indenfor 3 måneder Brugeren vælger en tidsperiode og lokalitet, hvortil der skal bookes kvinder til screening. Ud fra informationer om hvilke kvinder der er i screeningspopulationen, samt information om hvornår hver kvinde sidst har været screenet, udvælges de kvinder, der skal bookes til screening for den valgte periode og lokalitet. FF19 For kvinder med specielle behov, kan det være nødvendigt at ændre lokalitet og/eller reservere ekstra tid til screeningen. Valgte kvinder bookes til screening og indkaldes herefter automatisk. Der sendes indkaldelsesbrev indeholdende information om undersøgelsen herunder tid og lokalitet til kvinder via Digital Post. Der sendes et fysisk brev til kvinder, der ikke modtager Digital Post. Kvinder, der et tilmeldt NemSMS, modtager en SMS reminder FF20 enkelt kvinde Er der behov for at indkalde en bestemt kvinde, fremsøges og indkaldes kvinden ud fra cpr-nummer.

7 Medarbejder orienterer sig i historikken over tidligere undersøgelser for den pågældende kvinde, for at se om der er relevante fund og noter. Medarbejdere signerer for patientidentifikation FF21 Medarbejder spørger ind til og dokumenterer: - Kvindens oplysninger om placering og art af eventuelle forandringer i/på bryst o Forandringens art: vorte, knude, ar, reduktion - Har kvinden implantater i bryst? - Har kvinden være undersøgt tidligere og hvor? - Må undersøgelsen bruges til forskningsformål? - Må der sendes kopisvar til egen læge? - Får kvinden hormonbehandling og i så fald hvilken type (tablet, plaster, stav )? - Har kvinden tidligere været behandlet eller opereret i bryst? I så fald hvilke årstal? Undersøgelsen startes. Det dokumenteres hvilken medarbejder, der udfører undersøgelsen, og hvilken medarbejder, der assisterer ved undersøgelsen Undersøgelse gennemføres. Undersøgelsen afsluttes. Eventuelt anføres bemærkning på undersøgelsen. En ufuldstændig undersøgelse markeres eksplicit. Kan undersøgelsen ikke gennemføres, aflyses undersøgelsen med anført bemærkning om årsag. Gransk undersøgelse en gransker undersøgelsen på baggrund af dokumentation, eventuelle kommentarer fra undersøgelsen, samt billeder vist i PACS. FF22 en bedømmer undersøgelsen og vælger et af følgende udfald: Udredning Ingen mistanke om forandringer Knudebrev Ufuldstændig undersøgelse Der signeres for at gemme bedømmelse Samme undersøgelse granskes af to forskellige granskere. Granskning foretages "blinded", hvilket vil sige, at granskerne ikke må se andres bedømmelse af undersøgelsen. Er der ikke konsensus, granskes en tredje gang. Tredje gransker kan godt være samme gransker som første eller anden gransker. FF23 Får undersøgelsen bedømmelsen Udredning, så henvises kvinden til udredning på den radiologiske afdeling, hvis optageområde dækker kvindens bopæl. Afdelingen der henvises til, starter herefter udredningsforløb, booker nødvendige undersøgelser og sender svar på screeningen til kvinden sammen med en tid for udredning. Ved henvisning til udredning sendes også besked til egen læge samt EPJ om, at der igangsættes udredning.

8 FF24 Der sendes forskellige svarbreve til kvinden alt efter granskningens udfald: Normalbrev: Der sendes et brev til kvinden med besked om, at der ingen mistanke er om forandringer. Hvis kvinden har oplyst om forandringer i brystet, så sendes desuden et knudebrev med besked om, at der ikke er mistanke om ondartede forandringer. Ufuldstændig undersøgelse: Der sendes brev til kvinden om, at undersøgelsen er ufuldstændig, og at der ikke foretages yderligere, med mindre kvinden kontakter screeningssekretariatet. Brevene sendes til DIPO, som sørger for at udsende brevene via Digital post eller som fysisk brev på grundlag af informationer om borgeren. Hvis kvinden har givet samtykke sendes kopisvar til egen læge. Svar på undersøgelse overføres også til sundhed.dk via EPJ på baggrund af lovgivningsmæssig koderegistrering. Radiologi, Nuklearmedicin og Mammografi screening FF25 Ændre aftale En eller flere parametre ændres ved en aftale og der anføres eventuelt en bemærkning om årsagen. Hvis ændringen påvirker tidspunktet for patientens undersøgelse, så startes forretningsfunktionen Informer patient * * FF26 Aflyse aftale Skal undersøgelsen ikke udføres, så aflyses den bookede tid, og der anføres eventuelt en bemærkning om årsagen. Som konsekvens af ændringen sendes et bookingsvar til rekvirenten, og for ambulante patienter startes forretningsfunktionen Informer patient * FF27 Ankomstregistrer patient Når patienten ankommer til afdelingen registreres dette, så patienten vises som ankommet i dagsprogrammet. Ankomstregistrering kan enten foretages af en administrativ medarbejder, eller af patienten selv vha. sundhedskort, kode på indkaldelsesbrev, armbånd på indlagt patient eller CPR-nummer FF28 Hvis patienten udebliver fra ambulant undersøgelse, skal der sendes en besked til rekvirenten, som orienterer om dette. Brugeren fremsøger en oversigt over udeblevne patienter - både patienter med en booking og drop-in patienter Der udarbejdes et undersøgelsessvar med besked om udeblivelsen Ved udeblivelse fra mammografiscreening udsendes også et orienteringsbrev til kvinden FF29 Valider patientidentitet Forud for start af undersøgelsen valideres patientens identitet ud fra fulde navn og cpr-nummer.

9 Opret henvisning Når der modtages en elektronisk rekvisition, så oprettes der automatisk en henvisning. Elektroniske rekvisitioner kan komme fra regionens EPJ-system eller praksissystemer eller fra det nationale henvisningshotel, men leveres alle til Løsningen via REGIS. Hvis en automatisk oprettet henvisning indeholder et CPR-nummer, som ikke er kendt i Region Syddanmarks CPRkomponent, så skal der tilknyttes et gyldigt erstatnings-cpr-nummer inden den videre behandling af henvisningen. De originale oplysninger i den elektroniske rekvisition gemmes på en måde, hvor de ikke senere kan overskrives. FF30 Det er i nogle tilfælde nødvendigt at foretage en manuel oprettelse af en henvisning, f.eks. når henvisning modtages på papir eller mail: Henvisningen oprettes manuelt Hvis henvisningen er modtaget på papir, indscannes denne og vedhæftes henvisningen. Er henvisningen modtaget via e- mail, vedhæftes den ligeledes henvisningen. angives, så undersøgelsessvar kan sendes elektronisk. Hvis patienten ikke har et CPR-nummer, eller CPR-nummeret er ukendt, så trækkes et erstatnings-cpr-nummer i Region Syddanmarks CPR-komponent. Henvisningen oprettes med erstatnings-cpr-nummeret. En manuelt oprettet Henvisning kan umiddelbart følge samme proces, som automatisk oprettede henvisninger. Billedbehandling FF33 FF34 FF35 Vurder undersøgelser Manipuler undersøgelser Optag undersøgelse/ behandling en fremsøger billeder og beskrivelse for en undersøgelse i hhv. PACS arkiv og EPJ. Billeder og beskrivelse studeres, og danner grundlag for beslutning om det videre forløb for patienten. I EPJ kvitteres der for at beskrivelsen er behandlet Billeder fra en undersøgelse fremsøges i PACS arkivet. Hvis den videre behandling af billederne kan håndteres i PACS viewer, tilføjer klinikeren de relevante markeringer til billederne. Hvis manipulationen skal foretages i en specialviewer overføres billederne til dette værktøj, inden klinikeren foretager sine markeringer. Herefter gemmes de manipulerede billeder i PACS arkivet Under mange undersøgelser optages der en digital billedserie. Det gælder f.eks. kontrastundersøgelser af hjertet, ultralydsskanninger, kirurgiske kikkertundersøgelser og EKG. Når undersøgelsen er afsluttet, så overføres optagelserne til PACS arkivet * Kun ved udvalgte undersøgelser ** Roller der udfører forskellige funktioner er ikke nødvendigvis begrænset til de markerede