Tilsynsrapport. Pilegården. Anmeldt tilsyn Tilbud:

Transkript

1 GLADSAXE KOMMUNE Social- og Sundhedsforvaltningen Sundhedsafdelingen Tilsynsenheden Rådhus Allé Søborg Tilsynsrapport Anmeldt tilsyn 2011 Tilbud: Pilegården Dato for tilsyn: Tirsdag d. 22.marts 2011 Tilbuddet er repræsenteret ved: Konstitueret leder Jette Eilertsen Tilsyn foretaget af: Tilsynskonsulent Vivian Grønfeldt og tilsynskonsulent Dorthe Legéne Mikkelsen. J. nr K09

2 Sammenfatning Sammenfatning af tilsynets vurderinger, udviklingspunkter, påbud samt fokusområder: Opfølgning fra sidste tilsyn: Pilegården har arbejdet med en del af udviklingspunkterne og er på vej med at formulere instrukser og vejledninger på nogle felter. To udviklingspunkter gentages i form af påbud. Øvrige udviklingspunker behandles i rapporten under relevant overskrift. Fysiske rammer: Pilegården har gode fysiske rammer, der understøtter det pædagogiske arbejde med børnene/de unge. Der blev under medicingennemgang fundet alvorlige fejl i medicinhåndteringen, som leder af familieafdelingen er orienteret om. Fund vedrørende medicinhåndtering er udspecificeret i bilag 2. Organisation, drift og forretningsgange: Pilegården er i en løbende proces hvor allerede eksisterende strukturer tilpasses og nye etableres og tilpasses de aktuelle forhold og målgruppe. Personaleforhold og arbejdsmiljø: Pilegården er fortsat på vej i opbygningen af en organisation, der understøtter drift og forretningsgange. Leder har truffet aftale med kommunens arbejdsmiljøkonsulenter om udarbejdelse af APV i Tilbuddets beboere: Pilegården har opbygget en del strukturer for samarbejdet med børnene/de unge og deres forældre. De unges rygevaner er fortsat en udfordring. Interview med beboer: Beboer fortæller meget positivt om sit ophold på Pilegården, finder at det er et relevant tilbud, og at man får god og tilpasset hjælp. Interview med medarbejdere: Medarbejderne udtrykker alle glæde ved arbejdet med børnene/de unge og tiltro til leder. En medarbejder udtrykker, at ikke alle har tilstrækkelig kendskab til den pædagogiske metode der anvendes på Pilegården. Interview af medarbejderne giver indtryk af, at der generelt er behov for genopfriskning og fastholdelse af en del procedurer/instrukser. Derfor gentages tre udvilklingspunkter fra sidste års tilsyn. Vurdering: Pilegården bærer tydeligt præg af at være nyåbnet og have været igennem en turbulent periode. Der mangler fortsat at få beskrevet og /eller implementeret en del strukturelle og formelle forhold. Tre udviklingspunkter fra sidste år fastholdes således, og to udviklingspunkter fastholdes og hæves til påbud. Ud fra dette skønnes Pilegården at fungere nogenlunde tilfredsstillende. J. nr K09 2

3 Udviklingspunkter: Formulere et værdigrundlag Sikre at gældende lovgivning vedrørende rygning overholdes Sikre at alle pædagogiske medarbejdere har grundigt kendskab til den pædagogiske metode, Pilegården benytter. Gentagelse af udviklingspunkt fra 2010:Sikre opbevaring af personfølsomme oplysninger, således at der gives mulighed for aktindsigt, og at opbevaring er utilgængelig for uvedkommende. Genopfriskning af retningslinjer for personalets sygefravær, rygning og alkohol Gentagelse af udviklingspunkt fra 2010:Genopfriskning af Beredskabsplan, evakueringsplan og opsamlingssted. Gentagelse af udviklingspunkt fra 2010:Genopfriskning af begreber om magtanvendelse og registrering af magtanvendelse for alle medarbejdere med kontakt til børnene/de unge inklusiv medarbejder i køkkenet. Genopfriskning af procedure og begreber vedrørende fejl og utilsigtede hændelser. Påbud: Oprettes på Tilbudsportalen Medicinhåndtering skal leve op til gældende lovgivning og vejledninger. Pilegården skal udarbejde en handleplan, der beskriver, hvorledes de vil imødekomme påbud om medicin håndtering, og denne skal tilsendes tilsynet og Familieafdelingen senest d. 19/ Tilsynet vil følge yderligere op på medicinhåndteringen ved uanmeldt tilsyn J. nr K09 3

4 Indholdsfortegnelse Sammenfatning Ved tilsynet er følgende personer interviewet Opsamling fra sidste tilsyn Fysiske rammer Organisation, drift og forretningsgange Personaleforhold og arbejdsmiljø Tilbuddets beboere Interview med beboere Interview med medarbejdere Skriftlige tilkendegivelser fra beboer/bruger, medarbejder eller pårørende Afsluttende behandling af tilsynsrapporten Bilag Bilag J. nr K09 4

5 1. Ved tilsynet er følgende personer interviewet Ledelse Konstitueret leder Jette Eilertsen Medarbejdere Beboere Pårørende Tre medarbejdere er interviewet i et gruppeinterview, har været ansat mellem 7 og 14 måneder. De interviewede er ansat som henholdsvis pædagog, husfaglig medarbejder og administrativ medarbejder. En beboer, der har boet på Pilegården i ca. 3 måneder. Ikke aktuelt 2. Opsamling fra sidste tilsyn Emne Tilsyn 2010 Grundlag Genopfriskning af Beredskabsplan, evakueringsplan og opsamlingssted. Beredskabstjenesten har været på besøg på leders foranledning i september. Ifølge Beredskabstjenesten er der ikke krav om brandtilsyn eller beredskab på institutioner med mindre end 10 døgnpladser. Leder valgte dog, at alt blev gennemgået, så institutionen lever op til de gældende standarder. Det så fint ud, branddørene er efterfølgende blevet tjekket, så de lukker automatisk ved udløsning af røgalarmsystemet. Dette er gennemgået på et personalemøde, og leder vil gennemgå evakueringsplan og opsamlingsplads med personalet ca. 1 gang om året. Skabe overblik over medarbejdernes medicinkompetencer, herunder sikre, at kun medarbejdere med Medicinadministrationskursus, administrer medicin, der ikke er doseret. Leder oplyser, at der er indkøbt et medicinskab med lås og doseringsæsker til daglig medicin. To medarbejdere har medicinkursus, og disse medarbejdere står for opfyldning af doseringsæskerne. Børn/unge får kun udleveret panodil eller anden håndkøbsmedicin, hvis dette er ordineret af egen læge. Der er ikke beskrevet retningslinier for hvordan medicin håndteres, hvis der er forældre i huset også. Tilsynet har gennemgået medicinhåndtering på tilsynsdagen og har fundet alvorlige fejl i medicinhåndteringen, der udløste påbud. Se under afsnit 3, rundgang, medicinhåndtering. Sikre opbevaring af personfølsomme oplysninger, således at der gives mulighed for aktindsigt, og at opbevaring er utilgængelig for uvedkommende. Der er oprettet en personlig mappe på alle anbragte børn og unge. Mapper opbevares forsvarligt. På børnenes individuelle tavler i personalerummet, er kun almindelig daglig information, så som vækketider, skoleskema o.lign. Der arbejdes på kun at bruge dagbog til informationer af praktisk karakter, således at alt personfølsomt opbevares i børnenes individuelle J. nr K09 5

6 mapper. Tilsynet fandt under rundgang flere oplysninger af personfølsom karakter på opslagstavler. Oprettes på Tilbudsportalen Der har været store problemer med oprettelsen. Tæt samarbejde med pædagogisk konsulent. Leder mener, at dette nu skulle være bragt i orden. På tilsynsdagen var Pilegården dog ikke oprettet på tilbudsportalen, hvorfor Pilegården får et påbud herom. Indføre rutiner for registrering og handling på fejl og utilsigtede hændelser. Der er lavet procedurer. Ingen indberetninger i det sidste år. Udarbejde APV Leder har indledt et samarbejde med to arbejdsmiljøkonsulenter fra Udviklingssekretariatet om udarbejdelsen af APV. Der ansættes fire nye medarbejder pr. 1. maj, og disse skal være med til APV. Planlægge og afholde Medarbejderudviklingssamtaler(MUS) med alle medarbejdere Leder har afholdt MUS med personalet hen over efteråret Leder skal sikre, at rygning for Pilegårdens medarbejdere, børn og besøgende foregår efter gældende lovgivning, herunder overveje værdien af en pausepolitik, der tilgodeser både rygere og ikke rygere. Leder oplyser, at rygning foregår efter den gældende lovgivning. Al rygning foregår udendørs på indrettede rygeområder. Der er rygeområde til medarbejderne og et til de unge/forældre/besøgende. Dog fortæller leder også, at det er en udfordring at få børnene til at overholde rygeregler, især på eget værelse. Der er ikke arbejdet videre med en decideret pausepolitik. Genopfriskning af begreber om magtanvendelse og registrering af magtanvendelse for alle medarbejdere med kontakt til børnene. Fra 1. juli 2010 anvendes nye skemaer til indrapportering af magtanvendelse i medfør af Servicelovens regler. Det pædagogiske personale har fået udleveret bekendtgørelsen og indberetningsskemaet. Disse har været gennemgået på et personalemøde, og det skal de ca. 2 x årligt. Alle medarbejdere har været på konflikthåndteringskursus. Alle medarbejdere skal i foråret 2011 på kursus i de nye retningslinjer for magtanvendelse Overveje værdien af at udarbejde retningslinjer for, og systematisk registrere, krads og grænseoverskridende adfærd både mellem børn og medarbejdere og børnene imellem, med henblik på læring og udvikling. Udarbejdelse af retningslinjer for og registrering af grænseoverskridende adfærd både mellem børn og medarbejdere og børnene imellem er stadig et udviklingspunkt. Der er fordele og ulemper i, hvad J. nr K09 6

7 der fokuseres på. Indtil videre bliver dette registreret internt, hvis det ønskes af den pågældende medarbejder. Afdække i hvilket omfang, der er uoverensstemmelse mellem den målgruppe, tilbuddet er rettet mod, og den gruppe børn, der visiteres til stedet Det er besluttet på Børne- og Undervisningsudvalgsmøde tirsdag den , at målgruppen for fremtidig anbringelser primært vil være børn og unge i alderen år, som kommer fra familier med svære sociale belastninger samt børn og unge med opmærksomheds- og kontaktforstyrrelser, hvor det vurderes, at kontakten til deres familie, nærmiljø, eller et lokalt skoletilbud har en væsentlig betydning for deres fortsatte trivsel og udvikling. 8 pladser og en akutplads. Tilsynet bemærker, at der på tilsynsdagen er børn indskrevet i alderen 5 til 18 år. Udarbejde procedure/systematik for modtagelse og indskrivning af nye børn Der er lavet en procedure for tilbuddet Ung i egen bolig i samarbejde med Familie & Rådgivning, Tine Vesterby Sørensen. Der er ved at blive udarbejdet en procedure på anbringelse af børn & unge i døgntilbuddet både ved almindelig indskrivning samt akutanbringelser. Der er formuleret husaftaler, som alle får udleveret ved indskrivning. Udarbejde retningsliner for pædagogers adfærd, når man er alene med barnet, som tilgodeser, at hverken barnets eller medarbejderens personlige grænser overskrides. Herunder, at der udfærdiges praksisbeskrivelser på de konkrete situationer ved. f. eks bad. Emnet har været til diskussion i fælles forum, og skriftlige retningslinjer er under udarbejdelse, fortæller leder. Udarbejde introprogram til nye medarbejdere og vikarer. Der er lavet en vikarmappe, som indeholder husaftaler, den pædagogiske linje, praksisbeskrivelse af et døgn på Pilegården samt funktionsbeskrivelser for det pædagogiske personale. Denne mappe skal udvikles løbende. Intromappe til nye medarbejdere bliver udarbejdet, inden nye medarbejdere starter 1. maj. Alle nye medarbejdere får en såkaldt følvagt, hvor de er på som ekstra og følges med en af de faste medarbejdere for at få et indblik i, hvordan hverdagen ser ud i praksis. Vurdering Udviklingspunkter Pilegården har arbejdet med en del af udviklingspunkterne og er på vej med at formulere instrukser og vejledninger på nogle felter. To udviklingspunkter gentages i form af påbud. Øvrige udviklingspunker behandles i rapporten under relevant overskrift. Se ovenstående Påbud Pilegården skal oprettes på tilbudsportalen Medicinhåndtering, jvf. afsnit 3. J. nr K09 7

8 3. Fysiske rammer Emne Kort beskrivelse af stedet Ændringer? Grundlag Kommunalt tilbud, oprettet under Servicelovens 67 stk.1-3. Tilbuddet åbnede 1. januar Pilegården har otte pladser. På Børne- og Undervisningsudvalgsmøde tirsdag den er det besluttet, at målgruppen fremover er børn mellem 10 og 15 år. Målgruppen var tidligere i alderen 4 til 18 år. Det var oprindeligt planlagt at udvide med en tilbygning med plads til 8 børn yderligere, således at der i alt blev 16 pladser, men disse planer er ikke aktuelle mere. Endvidere er det besluttet, at Brohuset i akutte tilfælde kan benytte et ledigt værelse på Pilegården til en familie til en enkelt overnatning eller to, indtil mere varig løsning kan etableres. Fysiske rammer og udnyttelse heraf Ved rundgang observeres Beredskabsplanen, herunder brandinstruks og brandtilsyn Pilegården er beliggende i en gammel villa, centralt i kommunen. Villaen er i to etager. I stueetagen er stor spise/opholdsstue og en stor tv/hyggestue med udgang til stor have. Det er planlagt at etablere aktivitetsområder i haven. Der er endvidere to kontorer, personaleomklædning og toilet, et køkken og et gæstetoilet. I kælderetage findes vaskekælder, depoter og et viktualierum. På førstesalen er der 8 enkeltværelser samt 2 badeværelser. Værelserne er møblerede. Børnene kan selv medbringe legetøj og andre personlige ejendele. Endvidere et akutrum til en enkelt overnatning. I forbindelse med, at der ikke skal laves tilbygning, er der nu to rum yderligere i huset at råde over. Der er derfor bevilget kr. til ombygning således, at der bliver bedre faciliteter for både børn/unge, personale, leder og besøgende, herunder også et besøgsrum og lektierum. Fællesrum er indrettet hyggeligt og med muligheder for fælles aktiviteter og måltider. Rengøringen på de sete fællesarealer på tilsynsdagen er tilfredsstillende. På kontor ses flere opslag med personnumre og andre opslag af personfølsom karakter. Vedrørende medicinhåndtering fandt tilsynet flere alvorlige fejl og har derfor efter tilsynet kontaktet leder af Familieafdelingen for at informere om fundene. Fund er udspecificeret i bilag 2, vedlagt rapporten. Beredskabstjenesten har været på besøg på leders foranledning i september. Ifølge Beredskabstjenesten er der ikke krav om brandtilsyn eller beredskab på institutioner med mindre end 10 døgnpladser. Leder valgte dog, at alt blev gennemgået, så institutionen lever op til de gældende standarder. Branddørene er efterfølgende blevet tjekket, så de lukker automatisk ved udløsning af røgalarmsystemet. Dette er gennemgået på et personalemøde, og leder vil gennemgå evakueringsplan og opsamlingsplads med personalet ca. 1 gang om året. J. nr K09 8

9 Alarmer? Førstehjælp Bygningssyn Rengøring og vedligehold Vurdering Udviklingspunkter Påbud Ikke aktuelt Endnu ikke opgjort, hvor mange medarbejdere, der har kursus, men leder oplyser, at alle medarbejdere skal have det. Leder vil iværksætte kursus således, at fire nye medarbejdere kan deltage. Vedligeholdelse varetages af Gladsaxe Kommune. En konduktør holder løbende tilsyn og kan tilkaldes ved behov. Gladsaxe Kommunes Rengøringsselskab gør rent, alle opgaver er beskrevet. Det er den samme medarbejder, der kommer, og man er meget tilfreds. Pilegården har gode fysiske rammer, der understøtter det pædagogiske arbejde med børnene/de unge. Der blev under medicingennemgang fundet alvorlige fejl i medicinhåndteringen, som leder af Familieafdelingen er orienteret om. Fund vedrørende medicinhåndtering er udspecificeret i bilag 2. Vedrørende personfølsomme oplysninger, se under afsnit 8, interview med medarbejdere. Medicinhåndtering skal leve op til gældende lovgivning og vejledninger. Pilegården skal udarbejde en handleplan, der beskriver, hvorledes de vil imødekomme påbud om medicinhåndtering, og denne skal tilsendes Tilsynet og Familieafdelingen senest d.19/ Tilsynet vil følge yderligere op på medicinhåndteringen ved uanmeldt tilsyn Organisation, drift og forretningsgange Emne Værdigrundlag Grundlag Pilegården arbejder ud fra Gladsaxe Kommunes vedtagne værdier i forhold til børne- og familiearbejdet og har fokus på at løse problemer sammen med familierne og ikke for familierne. Dette skal afspejles i den måde, hvorpå hverdagslivet organiseres på og i inddragelse af forældrene. Anbringelsen skal ses som et kortvarigt ophold udenfor eget hjem, hvor børnene lever et børneliv, medens forældrene inddrages mest muligt. Familien er stadig familie, selvom børnene i en periode bor et andet sted. Leder fortæller, at man som udgangspunkt lever op til kommunens børnepolitik, og at der vil blive afsat tid til at udarbejde egne værdier. Er endnu ikke udarbejdet. Tilsynet har fået tilsendt materiale fra Pilegården, hvori den pædagogiske linje beskrives, og elementer herfra kunne indgå i et værdigrundlag. J. nr K09 9

10 Vision og overordnet målsætning. Pædagogiske metoder Hvordan praktiseres pædagogikken Metodens relevans og kvalitet i forhold til målgruppen Praksisbeskrivelser der belyser hvordan metoden anvendes Hvordan er tilknytning til voksen organiseret Organisering af stedet (ledere/medarbejdere) Se ovenstående. Systemisk, narrativ og relationsarbejde. Metoden tager udgangspunkt i det enkelte barns forudsætninger og mulighed for udvikling. Tilsynet har fået tilsendt materiale fra Pilegården hvor den pædagogiske linje er beskrevet, og arbejdet med systemisk metode er konkretiseret. Udarbejdelse af handleplan og samarbejdsaftale i samarbejde med barn/ung og evt. forældre/familie. Der lægges meget stor vægt på at arbejde med det, der fungerer i børnenes liv. Der er fokus på helheden og på, at alle, der har en aktie i børnenes liv, involveres i arbejdet. På baggrund af handleplan udarbejdes samarbejdsaftale for det enkelte barn/unge. I de sammenhænge, hvor det giver mening også med forældre/familie. Leder ser arbejdet som en proces, hvor kontaktpædagog konkretiserer nogle mål for barnet /den unge i samarbejde med forældrene. Barnet/den unge skal på en tilpasset måde være med til at definere egne mål. Der er udviklet en struktur som bruger praksisbeskrivelser til at uddybe det enkelte barns/unges mål og udvikling. Der er to kontaktpersoner på hvert barn/ung. Der er en beskrivelse af opgaven som kontaktperson. 1 Daglig leder 1 En pædagog med ledelsesmæssige opgaver 7 pædagoger som dækker alle vagter. 3 medarbejdere i Ung i egen bolig (ikke tilknyttet drift tilsyn) 1 kok(husfaglig medarbejder) 1 administrativ medarbejder på deltid. Pilegården er blevet opnormeret og er ved at søge en pædagog til en 37 timers stilling med start 1. maj Pga. vilkårsændringer er den husfaglige medarbejder beskåret fra 37 timer til 25 timer pr Væsentlige ændringer siden sidste tilsyn mht. værdigrundlag, pædagogik, organisering Samarbejde/ dialog med beboere og Målgruppen er ændret for fremtidig anbringelser og vil primært være børn og unge i alderen år som kommer fra familier med svære sociale belastninger, samt børn og unge med opmærksomheds- og kontaktforstyrrelser, hvor det vurderes at kontakten til deres familie, nærmiljø, eller et lokalt skoletilbud har en væsentlig betydning for deres fortsatte trivsel og udvikling. Der er nu 8 døgnpladser og en akutplads. Tilsynet bemærker, at der på tilsynsdagen er børn indskrevet i alderen 5 til 18 år. Samarbejde er præget af en konstruktiv dialog. Leder arbejder på at skabe struktur og rammer for børn/unge og J. nr K09 10

11 medarbejdere Mødestruktur Magtanvendelse retningslinjer for og udvikling Krads retningslinjer og udvikling Medicinhåndtering Retningslinjer og kompetencer Hjælpen efter 83 og 86 Tilbudsportalen Vurdering Udviklingspunkter Påbud personale. Lægger vægt på tydeligt lederskab, at vise handlekraft og skabe ro. Personalemøder og pædagogisk møde ugentligt. Ugentlig kollegial supervision med henblik på konkrete problemstillinger om det enkelte barn. Teammøder ugentlig. 1 gang om måneden behandlers emner af MED-karakter på personalemøder. Sikkerhedsmøder i samarbejde med Familie- og Ungecentret Netværksmøder i forhold til det/den enkelte barn /unge og eventuelt eksterne samarbejdspartnere. Samarbejdsmøder med rådgivere/psykologer. Fra 1. juli 2010 anvendes nye skemaer til indrapportering af magtanvendelse i medfør af Servicelovens regler. Det pædagogiske personale har fået udleveret bekendtgørelsen og indberetningsskemaet. Disse har været gennemgået på et personalemøde, og det skal de ca. 2 x årligt. Alle medarbejdere har været på konflikthåndteringskursus. Alle medarbejdere skal i foråret 2011 på kursus i de nye retningslinjer for magtanvendelse. Krads registres på den enkelte medarbejder, hvis denne ønsker dette. Der er indkøbt et medicinskab med lås og doseringsæsker til daglig medicin. Leder fortæller, at to medarbejdere med medicinkursus står for opfyldning af doseringsæskerne. Børn/unge får kun udleveret panodil eller anden håndkøbsmedicin, hvis dette er ordineret af egen læge. Leder har endvidere truffet aftale med sundhedsplejerske, der ved et kommende personalemøde vil informere generelt om medicinhåndtering og BKFs nye retningslinier. Ikke aktuelt. Der har været store problemer med oprettelsen. Leder fortæller, at der har været et tæt samarbejde med pædagogisk konsulent om Tilbudsportalen, og leder mener, at dette nu skulle være bragt i orden. På tilsynsdagen var Pilegården dog ikke oprettet på Tilbudsportalen, hvorfor Pilegården får et påbud om at blive oprettet på Tilbudsportalen. Påbud er formuleret under afsnit 2: Opfølgning på sidste års tilsyn. Pilegården er i en løbende proces, hvor allerede eksisterende strukturer tilpasses og nye etableres og tilpasses de aktuelle forhold og målgruppe. Formulere et værdigrundlag Ingen J. nr K09 11

12 5. Personaleforhold og arbejdsmiljø Emne Personalets kompetencer i forhold til beboere Grundlag Alle fastansatte er pædagoger - derudover en kok som husfaglig medarbejder. Leder skønner, at der i personalegruppen er flere med behov for uddannelse i eller genopfriskning af teori og praksis for arbejdet med systemisk narrativ metode. Mulighed for kompetenceudvikling / efteruddannelse Brug af vikarer og modtagelse, oplæring af vikarer og nye medarbejdere Instrukser for ansvars - opgave og kompetence Instruks for rengøring og hygiejne Kontrol af køkkener for døgntilbud der ikke hører under levnedsmiddelkontrollen Hjælpemidler Medarbejderudvalgsmøder /møder Medarbejderudviklings samtaler/mus samtaler Leder har afholdt MUS med personalet hen over efteråret Overordnet leder har endvidere planlagt at tale med alle medarbejdere. ArbejdsPladsvurdering /APV Diverse retningslinjer og instrukser for Der er i øjeblikket ikke økonomi til efteruddannelse. Der er planlagt systematisk supervision af alt pædagogisk personale en gang hver måned. Leder er i gang med at søge om trepartsmidler. Endvidere bruges de interne kursustilbud i kommunen, der har tilbud om undervisning i systemisk baseret pædagogik Leder har planer om at udnævne en tovholder for introduktion og i samarbejde med denne introducere nye medarbejder. Endvidere skal der udarbejdes et introprogram til de fire nye medarbejdere, der starter 1.maj. Til vikarer er der en mappe med beskrivelser at døgnrytme og opgaver i hver enkelt vagt. Er udarbejdet for kontaktpersonsfunktionen og for medicinansvarlig. Der er instrukser for al rengøring, der udføres af GKR. Levnedsmiddelstyrelsen har godkendt køkken og plan for egenkontrol. Har en aftale med levnedsmiddelkontrollen om at komme på besøg, selvom det på grund af institutionens størrelse ikke er et krav. Huset er ikke egnet til børn med et fysisk handicap. Emner af MED-karakter behandles på personalemøder. Leder har indledt et samarbejde med to arbejdsmiljøkonsulenter fra Udviklingssekretariatet om udarbejdelsen af APV. Der ansættes fire nye medarbejdere pr. 1. maj, og disse skal være med til APV. Leder oplyser, at rygning foregår efter den gældende lovgivning. Al rygning foregår udendørs på indrettede rygeområder. Der er ryge- J. nr K09 12

13 medarbejdere (fravær, rygeregler, alkohol) Sygefravær Vurdering Udviklingspunkter Påbud område til medarbejderne og ét til de unge/forældre/besøgende. Der er ikke arbejdet videre med en decideret pausepolitik. Overholdes uproblematisk for personalet. Der er fortsat stort sygefravær, leder har ikke aktuel procent. Sygefraværet er svingende, og der har været en del langtidsfravær. Ledere er opmærksomme på mønster i fravær og gennemfører trivselssamtaler og sygefraværssamtaler ved behov. Pilegården er fortsat på vej i opbygningen af en organisation, der understøtter drift og forretningsgange. Leder har truffet aftale med kommunens arbejdsmiljøkonsulenter om udarbejdelse af APV i Ingen Ingen 6. Tilbuddets beboere Emne Målgruppe Beboer sammensætning evt. ændringer Grundlag Målgruppen for fremtidig anbringelser vil primært være børn og unge i alderen år, som kommer fra familier med svære sociale belastninger, samt børn og unge med opmærksomheds- og kontaktforstyrrelser, hvor det vurderes, at kontakten til deres familie, nærmiljø, eller et lokalt skoletilbud har en væsentlig betydning for deres fortsatte trivsel og udvikling. Der er akutfunktion og et akutværelse, der også kan anvendes i samarbejde med og aftale med Brohuset til en mor og barn. Forhold for grupper med særlige behov Integration, brug af tolk, omfang og behov Handleplaner og opbevaring af dokumentation Beboer/ brugerindflydelse Seksualitet, Holdninger, retnings- Akutplads for mor/barn. Der er mulighed for at tilpasse kost. Følger kommunens integrationspolitik. Der er oprettet en personlig mappe på alle anbragte børn og unge. Mapperne opbevares i aflåst kontor. På børnenes individuelle tavler i personalerummet er kun almindelig daglig information så som vækketider, skoleskema og lignende. Der er handleplan og samarbejdsaftale, udarbejdet til alle børn, og der er en fast rytme for opfølgning ved indflytning og efterfølgende individuelt tilpasset. Børnene deltager i udarbejdelse af egen handlingsplan/samarbejdsaftale. Vedrørende fælles forhold afholdes der husmøde ugentligt med dagsorden og referat. Der ligger specifikke aftaler for det enkelte barn/unge. Der er overordnede uskrevne regler, der skal formuleres i intromate- J. nr K09 13

14 linjer og regler Rygning, alkohol og narkotika, retningslinjer for børn/unge Forplejning Retningslinjer for omgang med beboermidler Klagesager. Samarbejde med pårørende Vurdering Udviklingspunkter Påbud riale til nye medarbejdere. Leder oplyser, at rygning foregår efter den gældende lovgivning. Al rygning foregår udendørs på indrettede rygeområder. Der er rygeområde til medarbejderne og et til de unge/forældre/besøgende. Dog fortæller leder også, at det er en udfordring at få børnene til at overholde rygeregler, især på eget værelse. Vedrørende rygning gør tilsynet opmærksom på, at det ifølge Lov om røgfri miljøer af 15. august fremgår: På børneinstitutioner, skoler, opholdssteder og lign., der fortrinsvis har optaget børn og unge under 16 år, er det ikke tilladt for børn og unge samt elever at ryge på institutionens område. Der er retningslinjer, som siger, at indtagelse af alkohol på Pilegården ikke accepteres. Der iværksættes relevant hjælp ved behov. Hvis der foregår ulovligheder, bliver det politianmeldt Der er ansat kok, som følger Gladsaxe Kommunes kostpolitik. Lomme penge udleveres kun af leder og administrativ medarbejder, og der afleveres regnskab til kommunen. Revision indbyrdes leder og administrativ medarbejder imellem. Leder kender ikke til, at der har været klager. Der findes ikke beskrevet klagevejledning for Pilegården Børn/ unge informeres mundtligt ved indflytning om muligheder. Kan evt. skrives i husregler. Forældre informeres om alt, og kontakt foregår via telefon, mail eller post. Der er fri besøgstid for forældre, der også er velkomne til at komme og putte deres barn i seng. Forældre inviteres til møde om behandlingsplan. Tilsynet henleder leders opmærksomhed på at unge over 18 skal give informeret samtykke til kontakt med forældre eller andre, eksempelvis læge, og at samtykket skal dokumenteres i hver enkelt situation. Der kan således ikke gives generel delegation. Pilegården har fået opbygget en del strukturer til at bakke op om samarbejdet med børnene/de unge og deres forældre. De unges rygevaner er fortsat en udfordring. Sikre at gældende lovgivning vedrørende rygning overholdes Ingen 7. Interview med beboere Emne Hvordan er hverdagen Grundlag En beboer fortæller om hverdagen på Pilegården, kan godt lide at være her. Om mandagen skal der ryddes op på værelse, før man får lomme- J. nr K09 14

15 penge, og så har alle pligter og en maddag. Vi slapper af og laver forskellige ting, i går lavede vi bål og ristede skumfiduser, hverdagen er stille og rolig. Man laver aftaler med pædagogerne om at tage ud af huset eller få gæster, og der er rimelige og få rammer og regler, fortæller beboer. Oplevelsen af hjemlighed Fysiske rammer Tilfredshed med hjælp, støtte og vejledning fra medarbejderne Aktiviteter Dialog med medarbejderne Handleplaner/ Samarbejdsaftaler Indflydelse i hverdagen Forplejning Samarbejde og indflydelse for pårørende Klagevejledning Vurdering Udviklingspunkter Påbud Mit eget værelse har jeg selv indrettet med mine egne ting, og det er jeg glad for. Jeg kan godt lide huset, her er rart at være. Har ugentlig samtale med leder, og er rigtig glad for dette. Får i øvrigt god hjælp af pædagogerne. Individuelt og sammen laves der aktiviteter. Beboer fortæller begejstret om et job i dagtimerne, som beboer er meget glad for. Jobbet er beskæftigelse, indtil der findes en afklaring på uddannelsesforløb. Der er også weekendture og skidag. Det er forskelligt, lidt afhængig af, hvem der er på arbejde. Der kan være konflikter, hvor der bliver talt højt, og nogle gange giver pædagogerne efter for plageri fra de lidt yngre børn/unge. Beboeren finder, at omgangstonen for eget vedkommende er god, ligeværdig og tilpasset alder og modenhed. Kender ikke til egen handleplan, men snakker med leder fast en gang om ugen om, hvordan det går - har også en kontaktperson. Der er husmøde, og møderne bliver bedre og bedre og er nogle gange også hyggelige. Her tales om aktiviteter og madønsker og madopgaver, og hvis der er oplysninger fra pædagogerne. Vi får god mad, både krydret og ikke krydret, og man kan godt selv få lov at bestemme ind i mellem. Familie og venner kan komme på besøg. Man skal bare aftale det med pædagogerne. Beboer finder det lidt svært at vide, hvad man skulle gøre, hvis der var noget at være utilfreds med. Det kommer lidt an på hvem, der er på arbejde. Beboer har relevante forslag til klageveje. Beboer fortæller meget positivt om sit ophold på Pilegården, finder at det er et relevant tilbud, og at man får god og tilpasset hjælp. Ingen Ingen J. nr K09 15

16 8. Interview med medarbejdere Emne Hvad er godt ved at arbejde her? Grundlag En medarbejder fortæller, at man får pædagogisk indsigt og udfordringer, man bruger sin faglighed og oplever succeshistorier. En anden medarbejder udtrykker, at det er et spændende sted, hvor man har det godt med chefen, der er meget hjælpsom. Samarbejde med ledelse og beboere APV Mulighed for hjælp og støtte til beboere i hverdagen Handleplaner /Samarbejdsaftaler Aktiviteter MUS Mulighed for kompetenceudvikling Kendskab til skriftlige politikker (alko- Tæt samarbejde, der er lydhørhed og omsorg. Året har været farverigt, og fremtidsplanerne for Pilegården har fyldt meget i bevidstheden. Finder ikke, at kommunen har informeret grundigt nok. Daglig leder har været meget opmærksom på at informere og følge op, men der har været mange uafklarede spørgsmål. Oplever, at daglig leder er åben for direkte dialog og udtrykker tillid til leder. En medarbejder fortæller, at det opleves, at der er stor usikkerhed om hvad systemisk teori egentligt er, og hvad det betyder for praksis. Forsøger at skabe dialog i konkrete situationer for fælles læring. Føler sig hørt i dialogen. En anden fortæller, at børnene er gode til at omstille sig i forhold til, om de taler med pædagoger eller øvrige medarbejdere. Er planlagt til foråret. En medarbejder i Familiecentret er sikkerhedsrepræsentant for medarbejderne på Pilegården. Der kan være pres på, når der skal laves administrative opgaver/ samarbejdsaftaler. Men generelt når vi det, vi skal. En medarbejder oplever, at det er for lidt at være én medarbejder om morgenen til at få 8 børn op og af sted. Det sker, at børn ikke kommer af sted om morgenen, fordi der ikke er tid til at motivere det enkelte barn. Problemstilling er kendt af leder. Der er samarbejdsaftaler på alle børn. Laves ud fra sagsbehandlerens handleplan. Samarbejdsaftalen udarbejdes efter fast skabelon og udarbejdes sammen med teamet om barnet, og barnet inddrages på individuelt tilpasset måde. Det sker, at medarbejdere skriver samarbejdsaftaler hjemme, uklart hvorvidt man sender på mail eller transporteres på USB-nøgle Hjælpe i køkkenet og købe ind, cafetur, skøjtehal, bowling, svømmehal, endags skitur, ferier og koloni, bål i haven. To medarbejdere har endnu ikke været til MUS, én har samtalen planlagt. En medarbejder udtrykker, at det er en udfordring at arbejde systemisk, så derfor kan der være faglige diskussioner, når man har en anden tilgang end systemisk. Mangler uddannelse i teorien. Alle retningslinier findes beskrevet for kommunen og udleveres ved ansættelse. J. nr K09 16

17 hol, rygning, fravær) Kendskab til beredskabsplan Magtanvendelse og kendskab til instruks Krads registrering Kendskab til medicinhåndteringsinstruks Indberetning af fejl og utilsigtede hændelser Oplæring af nye medarbejdere og vikarer Hjælpemidler Kendskab til instruks for rengøring og hygiejne Vurdering En medarbejder mener at have set kommunens retningslinjer ved ansættelse for flere år siden andet sted i kommunen, men er ikke blevet præsenteret for retningslinjer ved ansættelse på Pilegården. En anden medarbejder har sparsomt kendskab til specifikke retningslinier, har måske set noget info i forbindelse med ansættelse. En medarbejder er ikke så godt orienteret om opsamlingsplads. Usikkerhed om, hvordan der meldes brand. Medarbejdere kender til sparsomt til nye retningslinier, ved at der er nye indberetningsskemaer. Medarbejder i køkken står også med børn/unge i konfliktfyldte situationer, men er ikke orienteret om relevante retningslinier. Krads registreres systematisk. Der er to medarbejdere med medicinhåndteringskursus og disse doserer medicin, fortæller medarbejderne. En medarbejder oplyser, at vedkommende uddeler doseret medicin og doserer PN-medicin, men har ikke medicinhåndteringskursus. Kender ikke til nogen vejledninger for medicinhåndtering. Kender ikke til. Ny medarbejder er blevet taget godt imod og har fået oplæring til opgaver løbende. Nye medarbejdere får føl-vagter. Der er udarbejdet en husker liste til hver vagt. Ikke aktuelt Der er retningslinier. Medarbejderne udtrykker alle glæde ved arbejdet med børnene/de unge og tiltro til leder. En medarbejder finder, at ikke alle har tilstrækkelig kendskab til den pædagogiske metode, der anvendes på Pilegården. Interview af medarbejderne giver indtryk af, at der generelt er behov for genopfriskning og fastholdelse af en del procedurer/instrukser, heraf tre gentagelser fra sidste års tilsyn. Udviklingspunkter Sikre, at alle medarbejdere har grundigt kendskab til den pædagogiske metode, Pilegården benytter. Gentagelse af udviklingspunkt fra 2010: Sikre opbevaring af personfølsomme oplysninger, således at der gives mulighed for aktindsigt, og at opbevaring er utilgængelig for uvedkommende. Genopfriskning af retningslinjer for personalets sygefravær, rygning og alkohol Gentagelse af udviklingspunkt fra 2010: Genopfriskning af Beredskabsplan, evakueringsplan og opsamlingssted. Gentagelse af udviklingspunkt fra 2010: Genopfriskning af J. nr K09 17

18 begreber om magtanvendelse og registrering af magtanvendelse for alle medarbejdere med kontakt til børnene/de unge, inklusiv medarbejder i køkkenet. Genopfriskning af procedure og begreber vedrørende fejl og utilsigtede hændelser. Påbud Ingen 9. Skriftlige tilkendegivelser fra beboer/bruger, medarbejder eller pårørende Der er ikke indkommet skriftlige tilkendegivelser til tilsynet. 10. Afsluttende behandling af tilsynsrapporten Rapporten Tilsynsrapporten er sendt til døgntilbuddet for faktuelle rettelser og kommentarer. Kommentarer fremgår af bilag 1. J. nr K09 18

19 Bilag 1 J. nr K09 19

20 Bilag 2 Vedrørende medicinhåndtering. Tilsynet har ved anmeldt tilsyn observeret fejl og mangler i medicinhåndteringen på Pilegården af en sådan karakter, at tilsynet er bekymret for, om børnene får den korrekte medicin. Afdelingsleder i Familieafdelingen Tine Vesterby Sørensen er telefonisk orienteret torsdag Efterfølgende har Tine Vesterby Sørensen, leder Jette Eilertsen og sundhedsplejerske Anette Bjerring modtaget nedenstående beskrivelse af fund vedrørende medicinhåndtering. Følgende blev observeret på tilsynsdagen: En medarbejder kender ikke til vejledning om medicinhåndtering, hverken fra Sundhedsstyrelsen eller BKF, og oplyser at vedkommende deler doseret medicin ud og selv doserer pn-medicin, for eksempel tab. Panodil. Medarbejder fortæller, at givet medicin dokumenteres i medicinmappe. Kender ej til retningslinier og ansvar i forbindelse med udlevering af medicin. Er ikke bekendt med begreber og retningslinier for indberetning af utilsigtede hændelser. Ifølge leder har to medarbejdere medicinkursus. Tilsynet ser kursusbeviset for den ene medarbejder, der er dateret i 2007 og angiver, at medarbejder har deltaget på et kursus af en dags varighed, hvor et af emnerne var kvalitet i medicinhåndteringen. Det fremgår ikke tydeligt, om dette emne også indeholder læring om, hvorledes medicin håndteres og doseres korrekt, og hvilket ansvar der ligger i opgaven. Set ud fra dette kursusbevis er tilsynet usikker på, om pågældende medarbejder har de rette kompetencer til at dosere medicin, medmindre kurset er suppleret med noget andet. Hverken Sundhedsstyrelsen eller BKF har angivet specifikke krav til indhold i et medicinkursus for medarbejdere der doserer medicin. Medicin opbevares i lille aflåst skab. Børnenes medicin står blandet sammen på hylderne, dog med fornavn skrevet med fed tusch på nogle præparater. Der er både aktuel medicin og medicin, der aktuelt ikke er i brug. Et barns medicin opbevares henholdsvis i det lille skab og i pengeskabet. På en æske er der ændret med blyant på den ordination, der er fortrykt fra apoteket. Der ligger kuverter i en plastikpose med et barns fornavn på og præparatnavnet Telfast udenpå kuverterne, og inden i ligger ca. 12 tabletter i hver kuvert. Endvidere står der blisterpakninger med tabl. Telfast uden originalindpakning og uden angivelse af navn og cpr. I samme plasticpose som i ovenstående ligger en lille 4-rums æske, hvori der i nogle af rummene ligger 4-6 tabletter. Æsken er markeret med et barns fornavn. Endvidere ligger en ugedoseringsæske med barnets fornavn, hvori der ligger en enkelt tablet i flere af rummene. Det er uklart, hvilken dosering dette barn har fået ordineret. Der findes et opslag i personalerum, hvorpå der står, at barnet skal have 1½ tablet, og såfremt dette er den gældende ordination, er der forkert doseret i æskerne. Der fandtes ikke på nogen af børnene et samlet medicinskema med angivelse af navn, cpr.nr, præparatnavn, ordinationsdato, seponeringsdato, dispenseringsform dosis, tidspunkt for indgivelse af medicin og Cave. Der fandtes en mappe, hvori et barns fornavn var noteret på forsiden, et præparatnavn og i nogle tilfælde dosis. På dette ark kvitterer medarbejdere for at have givet J. nr K09 20

21 medicin. På et ark sås store udsving i, hvornår et præparat var givet og ingen angivelse af fast tidspunkt. Endvidere optrådte der enkelte andre præparater, Truxal og Melatonin, hvoraf det ene angiveligt er ordineret til pn-brug - det andet var ikke umiddelbart ordineret til dette barn. Præparatet, der ikke var ordineret til dette barn, var i øvrigt ordineret til et andet barn og fandtes således i medicinskabet. Det er meget uklart, hvilke præparater, der er ordineret til pn-brug, der noteres på en liste i medicinmappen, men som beskrevet ovenfor er der ikke system i registreringen. På de sete æsker så tilsynet udelukkende børnenes identitet, markeret ved fornavn. Et barn havde en flaske med mixtur Panodil stående, indkøbt i håndkøb. Leder er usikker på årsagen, men der findes ikke umiddelbart en ordination på præparatet. Leder angiver, at det kan være barnets mor, der har medgivet præparatet. Der fandtes ingen medicin med overskredet udløbsdato. J. nr K09 21