R E F E R A T. Dorte Kristiansen, Kristian Qvist, Lise Svenningsen og Ingrid Thomsen.

Transkript

1 R E F E R A T Emne: -møde. Tid: Torsdag den 20. april 2017, kl Sted: Medicinsk Konferencerum, Holstebro. Til stede: Henny Færge, GitteGry Langkjær, Mona Bank Olesen, Bodil Overgaard, Annette Porup, Lisbeth Poulsen, Anne-Merete Spencer og Bente Vig. Afbud: Dorte Kristiansen, Kristian Qvist, Lise Svenningsen og Ingrid Thomsen. Ordstyrer: Lisbeth Poulsen. Referent: Rita Nøddelund. Dagsorden 1. Status på Min Medicin Med v/jeanette Henriksen fra Kvalitet og Udvikling og afdelingssygeplejerske Else Trabjerg, Afsnit M3. 2. Valg af ny ordstyrer. 3. Godkendelse af dagsorden for mødet den Godkendelse af referat af mødet den Orientering om LUP-resultater v/bodil Overgaard. 6. Orientering om task force arbejdsgruppen vedr. uskrevne notater. v/bodil Overgaard. 7. Status på økonomi. 8. Orientering om diabetesskoler. v/bente Vig. 9. Personalesituationen (fast punkt). 10. Skriftlige orienteringspunkter fra HMU. 11. Eventuelt. Ad 1 Status på Min Medicin Med (MMM). Projektleder på implementering af MMM Jeanette Henriksen fra Kvalitet og Udvikling orienterede om formålet med MMM, status i Medicinsk Afdeling og den videre proces frem mod DNV. Baggrunden for implementering af MMM er et ønske om at højne sikkerheden i forbindelse med patientens medicinering samt at øge patientens inddragelse i og forståelse for egen medicinering. Ved projektets opstart i 2015 blev Onkologisk og Ortopædkirurgisk Afdeling udpeget til pilotafdelinger, og i løbet af 2016 har Afsnit M3 og Hjertemedicinsk Sengeafsnit testet konceptet. Status er, at der i alle medicinske sengeafsnit er nedsat MMM-teams bestående af funktionsledelsen, sygeplejersker og læger med stabsmedarbejderne Randi Bligaard og Pernille Nielsen samt Jeanette Henriksen som de overordnede tovholdere. I alle afsnit har MMM-teamet og tovholderne aftalt plan for introduktion til personalet og implementering. Målet er gradvis implementering frem mod DNV, hvor de fysiske rammer vil være til stede for fuld implementering

2 Jeanette Henriksen orienterede om, at der i testperioden har vist sig forskellige udfordringer, som har gjort det nødvendigt at tilpasse de oprindeligt fastsatte vejledninger. Dels er de nuværende fysiske rammer med overvejende flersengsstuer en stor udfordringer i forhold til at opretholde sikkerheden i forbindelse med patientens medicinering på stuen, dels har håndtering af de mange medicinændringer under indlæggelsen, som netop gør sig gældende i Medicinsk Afdeling, vist sig udfordrende, når patienten selv administrerer medicinen. Testperioden i Afsnit M3 har også vist, at mange patienter ikke har deres egen medicin med ved indlæggelsen, og der går tid, før det kan bringes ind, ligesom rigtigt mange patienter faktisk ikke er i stand til at håndtere egen medicinering. Overordnet fra testperioden i Afsnit M3 udtrykte afdelingssygeplejerske Else Trabjerg stor tilfredshed med det vejledningsmateriale, som er udarbejdet i forbindelse med implementering af MMM, hvor der er en høj detaljeringsgrad i materialet. De udfordringer, som afsnittet er stødt på i testperioden, er blevet godt håndteret i et samarbejde mellem MMM-teamet og tovholderne, og erfaringerne fra testperioden er bragt med ind i implementeringsfasen i de øvrige medicinske sengeafsnit. Specifikt blev der forespurgt til reglerne for aflåsning af medicin. Hertil svarede Jeanette Henriksen, at kun paragraf-4-medicin (afhængighedsskabende medicin og medicin med cerebral påvirkning) efter reglerne skal være låst inde. Afslutningsvist rundende Jeanette Henriksen punktet af med at orientere om, at selve projektperioden afsluttes ved udgangen af 2017, og at det forventes, at alle afdelinger i Hospitalsenheden Vest er godt i gang med implementering af MMM i løbet af 2017 med fuld implementering efter udflytning til DNV. Der var enighed om, at Jeanette Henriksens og Else Trabjergs præsentation gav god og informativ viden om status på implementering af MMM og de indhøstede erfaringer fra testperioden i Afsnit M3. Ad 2 Valg af ny ordstyrer. Hidtil har Lisbeth Poulsen fungeret som ordstyrer ved -møderne, men da Lisbeth nu er valgt til næstformand, er det B-medlemmernes ønske, at der vælges en ny ordstyrer. Det blev besluttet, at funktionen som ordstyrer går på skift blandt alle medlemmer, og at møderne indledes med at vælge mødets ordstyrer. Forretningsordenen vil blive ændret i forhold til ovenstående. Ad 3 Godkendelse af dagsorden for mødet den Dagsordenen blev godkendt. Da der aktuelt ikke afholdes formøder til -møderne, er der et ønske om, at de enkelte dagsordenspunkter udformes mere detaljeret. Dette ønske vil formand og næstformand efterkomme fremadrettet

3 Ad 4 Godkendelse af referat af mødet den Referatet blev godkendt uden bemærkninger. Ad 5 Orientering om LUP-resultater v/bodil Overgaard. Bilag udleveret på mødet: Medicinsk Afdeling, HEV Overblik LUP Bodil Overgaard orienterede om, at Medicinsk Afdeling har opnået et meget flot resultat i den landsdækkende undersøgelse af patientoplevelser (LUP) Et resultat, som vi kan være stolte af set i lyset af et til tider voldsomt stort arbejdspres i afdelingen. Vi har modtaget tre rapporter med resultater inden for kategorierne akut indlagte, planlagt indlagte og ambulante. Resultaterne for de enkelte afsnit er sendt til de respektive funktionsledere, som i samarbejde med de lokale kvalitetsteams skal vurdere, hvordan der skal arbejdes videre med udvalgte fokusområder. Som nævnt har Medicinsk Afdeling klaret sig flot i undersøgelsen, og alle resultater viser fremgang eller status quo i forhold til LUP Især bemærkes det, at på spørgsmål, der omhandler indsatsområderne fra LUP 2015 patientinddragelse og ventetid har afdelingen opnået en høj score, hvilket indikerer, at det nytter at sætte ekstra fokus på og arbejde med specifikke områder. Medicinsk Afdelings flotte resultat er bemærket, idet afdelingen er blevet fremhævet både på et fælles afdelingsledermøde og på HMU-møde. I forhold til indsatsområdet ventetid blev det på dagens møde udtrykt, at personalet ofte står i et dilemma mellem at skulle fortsætte en igangværende aktivitet eller at forlade aktiviteten for at meddele status på ventetid til de ventende patienter. Der har været drøftet forskellige muligheder for at informere patienterne om nøjagtig ventetid, men endnu er det ikke lykkedes at finde den helt rigtige og brugbare løsning. I forhold til indsatsområdet patientinddragelse blev det nævnt, at et fokusområde kunne være at kigge på de enkelte afsnits informationsmateriale med fokus på, om patienterne nu også i materialet får svar på det, de har behov for at vide. I relation hertil blev nævnt, at det kunne være ønskeligt med mulighed for ekspertbistand, f.eks. v/kommunikationsmedarbejder, ved udarbejdelse af diverse informationsmateriale. Ad 6 Orientering om task force arbejdsgruppen vedr. uskrevne notater. v/bodil Overgaard. I en periode fra slutningen af 2016 og ind i begyndelsen af 2017 oplevede Medicinsk Afdeling og også øvrige afdelinger i Hospitalsenheden Vest, at der fra Akutafdelingen blev tilbageleveret mange uskrevne notater efter weekender og helligdage. Dette skabte en problematik i forhold til patientsikkerheden. Problemet blev rejst på et fælles afdelingsledermøde og i Kvalitetsrådet, og der blev nedsat en hurtigt arbejdende arbejdsgruppe bestående af repræsentanter fra - 3 -

4 forskellige afdelinger, Kvalitet og Udvikling og Hospitalsledelsen. Der har været afholdt et par møder i arbejdsgruppen, hvor man har fundet frem til, at der skal arbejdes med implementering af følgende områder på den korte og den lange bane: Den korte bane: Diktere kort men sufficient. Undgå historik i stuegangsnotater, akutte tilsyn m.m. Kortere notater skriver lægerne selv. Alle røntgenhenvisninger i vagten skriver lægerne selv. Vigtigt med vurdering af, hvad der SKAL skrives i vagten. Den lange bane: Mulighed for talegenkendelse. Kontinuerlig planlægning af undervisning i journalføringspraksis. Sikre, at beslutninger bliver implementeret i afdelingen. Det er nu op til den enkelte afdeling at få drøftet, hvordan implementering af de nævnte tiltag skal ske. I Medicinsk Afdeling er det besluttet, at tiltagene og plan for implementering skal drøftes på kvalitetsudvalgsmøder i Herning den og i Holstebro den Der er planlagt endnu et møde i task force arbejdsgruppen den Bodil Overgaard tilkendegav, at der har været gode drøftelser i task force arbejdsgruppen på tværs af afdelingerne. Der hersker ingen tvivl om, at opgaven omkring skrivning i weekender og helligdage ligger i Akutafdelingen, som i sin tid også fik ressourcer til opgaven, men samtidig er det også et fælles anliggende at få implementeret tiltag ude i de enkelte afdelinger, således at presset på sekretærerne i Akutafdelingen mindskes i muligt omfang, og patientsikkerheden opretholdes. Annette Porup udtrykte stor undren over, at man fra Hospitalsledelsens side har nedsat en task force arbejdsgruppe til at kigge på uskrevne notater, uden at der har været lægesekretærfaglig repræsentation i arbejdsgruppen. Ad 7 Status på økonomi. Bilag: budgetopfølgning jan.-marts Bodil Overgaard orienterede om, at denne budgetopfølgning er den første samlede oversigt, afdelingen har modtaget i Resultatet for de første tre måneder af 2017 viser et samlet merforbrug på 1,3 mio. kr., hvor merforbruget overvejende er på lønbudgettet inden for plejepersonalegruppen. Merforbruget kan formentlig tilskrives de udgifter, som følger i kølvandet på en periode med meget høj belægning. Fra Økonomi er det meddelt, at der senere kan forekomme betydelige afvigelser i afdelingens regnskab, idet delingen af Medicinsk Afdeling fra årsskiftet har medført nogle konteringsmæssige udfordringer, som først vil være på plads efter de første måneder af Der vil senere på året blive foretaget en evaluering af økonomien i forbindelse med delingen

5 Ad 8 Orientering om diabetesskoler. v/bente Vig. Med baggrund i nyt forløbsprogram for patienter med type 2 diabetes er det besluttet, at afvikling af type 2 diabetesskoler fremadrettet skal varetages i kommunalt regi. Hidtil har det været en hospitalsopgave, som er foregået i et samarbejde mellem Medicinsk Afdeling og Ernæringsenheden. Sidste diabetesskole i hospitalsregi afvikles op til sommerferien Formålet med udlægning af diabetesskolerne til kommunalt regi er et ønske om mere ensrettede tilbud i kommunerne, ligesom der også er en forventning om, at både det at skolerne foregår lokalt og evt. også forløber over en længere periode vil medvirke til bedre fastholdelse og større compliance hos patienterne. I øjeblikket pågår et planlægningsarbejde sammen med de seks kommuner i Hospitalsenheden Vests optageområde, idet diabetessygeplejersker fra Medicinsk Afdeling skal varetage den del af undervisningen, som handler om selve sygdommen og behandlingen. Bente Vig udtrykte, at der er et godt samarbejde med alle seks kommuner om planlægning af den fremadrettede undervisning. Henvisning til de kommunale diabetesskole vil primært foregå via de praktiserende læger, men der vil også kunne henvises fra hospitalet. Der vil snarest blive udsendt retningslinjer om henvisningsmåden. Ad 9 Personalesituationen (fast punkt). Ferievikariater inden for sygeplejen. Bodil orienterede om, at der d.d. ( ) er ansættelsessamtaler i MSA til ferievikarer inden for sygeplejen. I de øvrige medicinske sengeafsnit er ansættelse af ferievikarer på plads. Gastroenterologi. Niels Thorsgaard er fortsat sygemeldt pga. hustrus sygdom. Det er endnu uvist, hvornår han er tilbage i afdelingen. Overlæge Jan Eriksen fratræder og går på pension med udgangen af maj Dette efterlader det gastroenterologiske speciale med en stor bemandingsmæssig udfordring, og der er i øjeblikket drøftelser med Hospitalsledelsen om at indgå aftale med praktiserende speciallæge Erik Skoubo, Holstebro om varetagelse af et antal gastroskopier. Desuden er der stillingsopslag på vej til stillingen som specialeansvarlig overlæge inden for gastroenterologien. Set i lyset af manglen på speciallæger blev der forespurgt, om afdelingen fortsat er forpligtet til at have ambulante funktioner i Sundhedshuset i Ringkøbing. Dette svarede Bodil Overgaard bekræftende på

6 Staben i Medicinsk Afdeling. Ved deling af Medicinsk Afdeling blev der truffet beslutning om, at stabsmedarbejderne i 2017 havde funktion i både Medicinsk Afdeling og Hjertesygdomme. Hjertesygdomme har udmeldt, at de fra 2018 selv varetager stabsrelaterede opgaver, og derfor er det nødvendigt at se på stabens fremadrettede sammensætning og opgavevaretagelse i Medicinsk Afdeling. Interim-ledelsen afholder primo maj 2017 afklarende samtaler med alle stabsmedarbejdere, hvor fokus vil være på en afklaring af de fremtidige opgaver for den enkelte stabsmedarbejder med udgangspunkt i afdelingens samlede opgavevaretagelse. DNV. Der blev givet udtryk for, at det udsendte spørgeskema til alle medarbejdere om, hvorvidt man forventede at flytte med til DNV, har givet anledning til lidt usikkerhed. I Medicinsk Modtageafsnit (MM) har usikkerheden primært drejet sig om, at MM i sin nuværende form ikke eksisterer i DNV. Bodil Overgaard slog fast, at personalet i MM bliver betragtet som værende en del af Akutafdelingen i DNV og sidestilles med Akutafdelingens personale, når det fremtidige personalebehov i Akutafdelingen i DNV skal vurderes. Bodil Overgaard og ledende oversygeplejerske i Akutafdelingen Mette Norup Frøjk vil aftale deltagelse i personalemøder i både MM og Akutafdelingen med henblik på en fælles udmelding. Også fra repræsentanterne for lægesekretærerne blev det udtrykt, at der er lidt usikkerhed om lægesekretærernes funktion i DNV. Efterskrift: ledelsen i Medicinsk Afdeling planlægger et fælles møde for lægesekretærerne efter sommerferien med fokus på lægesekretærernes funktion i DNV. Der blev efterspurgt en gennemgang af Medicinsk Afdeling i DNV, og der er truffet aftale med DNV-medarbejder Anita Døfler om, at hun præsenterer et oplæg på næste ordinære -møde den Ad 10 Skriftlige orienteringspunkter fra HMU. Bilag: FMK-resultater i Medicinsk Afdeling. Farvekoder i DNV. Der henvises til referat af HMU-møde den (er dog i skrivende stund ikke lagt på nettet): Ad 11 Eventuelt. Ny sammensætning i HMU. Hospitalsledelsen har udmeldt en ny sammensætning af HMU, hvor FTR Lisbeth Poulsen nu er eneste repræsentant fra Medicinsk Afdeling. Der var enighed om, at - 6 -

7 det er meget utilfredsstillende, at hospitalets største afdeling ikke er repræsenteret med en lederrepræsentant i HMU, og det blev fra medarbejdersiden udtrykt, at man vil tilkendegive dette over for Hospitalsledelsen. Ændret åbningstid i Receptionen i Herning. Det er udmeldt, at åbningstiden i Receptionen i Herning er ændret, således at der fremadrettet lukkes kl mod tidligere kl Det giver nogle problematikker bl.a. i forhold til aflevering af prøver, og generelt vækker det undren, dels at der ikke har været sendt forespørgsler ud på ledelsesniveau om evt. problematikker i forhold til ændret åbningstid, dels at en kortere åbningstid i Receptionen ikke harmonerer med ønsket om en udvidelse af åbningstiden i de ambulante funktioner. Det blev besluttet, at evt. problematikker beskrives og fremsendes til Bodil Overgaard, som efterfølgende vil drøfte sagen med Hospitalsledelsen. Tilfredshed med et med færre medlemmer. Der blev udtrykt tilfredshed med et nuværende med færre medlemmer, som har skabt mulighed for mere nærvær og en mere livlig debat. Kommende -møder. Følgende datoer er foreløbig besluttet og udmeldt: Mandag den , kl i Herning (ekstraordinært -møde om TULE-rapporter). Mandag den , kl i Herning