R E F E R A T. Henny Færge, Lise Kristensen, Hanne Sandvad

Transkript

1 R E F E R A T Emne: -møde. Tid: Torsdag den 3. april 2014, kl Sted: Udvalgsværelse 2, Herning. Til stede: Kristina Buchardi, Annette Dam, Gry Høst Dørflinger, Henny Færge, Astrid Hindhede, Tina Holmgaard, Steen Husted, Betina Jeppesen, Susanne Mejlhede, Bodil Overgaard, Paula Pinnerup, Lisbeth Poulsen, Annette Porup, Lene Stoico, Lise Svenningsen, Ingrid Thomsen, Else Trabjerg, Mette Bach Vedel, Else Vilsgaard. Afbud: Henny Færge, Lise Kristensen, Hanne Sandvad Ordstyrer: Lisbeth Poulsen. Referent: Rita Nøddelund. Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden for mødet den Godkendelse af referat af mødet den BUA Drøftelse. 4. Projekt Ny Styring i et patientperspektiv. Drøftelse. 5. Akkreditering opfølgning på uge Belægningssituationen status. 7. Arbejdstilsynets opfølgende besøg i HSA. Orientering. 8. Status på sekretærsituationen. Orientering. 9. Økonomi. Orientering udviklingsdag den Orientering. 11. Parkeringsforhold. Orientering. 12. TULE og APV. Skriftlig orientering fra HMU-møde den DNV status. 14. Eventuelt. Ad 1 Godkendelse af dagsorden for mødet den Dagsordenen blev godkendt. Der blev fremsat følgende punkter til drøftelse under Eventuelt : Udredningsretten v/afdelingsledelsen. 1. maj og helligdage v/annette Dam

2 Ad 2 Godkendelse af referat af mødet den Der var følgende kommentar til referatet: Under referatets punkt 4 er sekretærprojektet beskrevet, og det er anført, at TR- og arbejdsmiljøorganisationen ikke har været tilstrækkeligt involveret i projektbeskrivelsen, og at de ledende lægesekretærer har taget dette til efterretning. Med baggrund heri blev der udtrykt en forventning om, at der fremadrettet i projektperioden sker involvering af TR- og arbejdsmiljøorganisationen. Referatet blev herefter godkendt uden øvrige kommentarer. Ad 3 BUA Drøftelse. Udleveret bilag: BUA Bodil Overgaard gennemgik opbygning af BUA. Aftalen indledes med en beskrivelse af Hospitalsenheden Vests 3 hovedindsatsområder i 2014, som er: Kvalitet Partnerskaber giver de bedste forløb Trivsel også når vi har travlt. Herefter følger syv faste fokusområder, som er fælles for alle afdelinger, og BUA afsluttes med to selvvalgte fokusområder, hvor afdelingen selv kan definere områder, der skal være særligt fokus på. Afdelingsledelsen har med baggrund i drøftelser på dels temaeftermiddage med funktionsledelserne i november 2013 og dels det valgte emne på MEDudviklingsmodulet i oktober 2013 prioriteret Vores vej mod DNV Gødstrup som afdelingens selvvalgte fokusområder 2014 med underemnerne Tilpasning af strukturen i Medicinsk Afdeling til DNV og Samarbejdet mellem de medicinske specialer. Der var enighed om, at DNV som fokusområdet er ganske relevant, men der blev også udtrykt ønske om, at trivsel bør være et fokusområde i afdelingen som et signal om, at man i Medicinsk Afdeling kærer sig om sine medarbejdere og prioriterer et godt arbejdsmiljø højt. Afdelingen har igennem en lang periode oplevet meget høj aktivitet både på det ambulante og det stationære område, hvilket har sat arbejdsmiljøet inden for alle faggrupper under voldsomt pres; så i en tid, hvor konstant højt arbejdspres er et vilkår, er det især vigtigt, at medarbejderens trivsel er et område, der har stor bevågenhed. I relation til den meget høje aktivitet blev der forespurgt til hvilke konkrete tiltag, der er foretaget for at mindske presset på afdelingen, og Afdelingsledelsen fremhævede følgende: I.v. medicinering i eget hjem. Geriatriprojektet i MM i samarbejde med Holstebro Kommune, hvor formålet er kortere indlæggelsestid/forhindre indlæggelse

3 Akut Team i kommunalt regi. Akutpladser i kommunalt regi. Drøftelse med praksislægerne vedr. henvisningsmønster. Ekstra læger til stuegang i weekenderne. Etablering af daglig kapacitetskonference afdelingerne imellem. Transfusionspatienter til Urinvejskirurgisk Afdeling. Der blev givet udtryk for, at man ude i afsnittene ikke rigtigt oplever, at de iværksatte tiltag hjælper væsentligt på det daglige arbejdspres, og Afdelingsledelsen svarede herpå, at presset formentligt ville have været endnu større, hvis der ikke var blevet gjort noget. Der udspandt sig en kort drøftelse af, at man flere steder savner en overordnet udmelding om/italesættelse af en definition på kerneydelsen. Det opleves af mange medarbejdere som en stressfaktor, at de ikke har en klar definition af SKAL og KAN. Der blev efterspurgt niveauet under need to do. Afdelingsledelsen anerkendte, at det i en presset hverdag er meget vigtigt, at medarbejderne kender kerneydelsen og fremhævede, at det er lederne ude i de enkelte afsnit, som har ansvaret for den daglige prioritering af opgaver i forhold til de tilstedeværende ressourcer og få denne prioritering meldt klart ud. Afslutningsvis blev det fremhævet, at fokus på medarbejdertrivsel og et godt arbejdsmiljø i høj grad også kan være et rekrutteringsparameter. Konklusion Trivsel og arbejdsmiljø medtages i BUA 2014 sammen med Vores vej mod DNV Gødstrup som afdelingens selvvalgte fokusområder. Ad 4 Projekt Ny Styring i et patientperspektiv. Drøftelse. Medicinsk Afdeling, HEV er udpeget til at fungere som kontrolafdeling i et regionalt projekt med fokus på de styringsmekanismer (bl.a. DRG-systemet), som anvendes i Sundhedsvæsenet. Der vil blive fremsendt et spørgeskema til alle medarbejdere i afdelingen omkring Afdelingsledelsen har orienteret alle medarbejdere via mail om, at spørgeskemaet er på vej og med en opfordring til at besvare. Ad 5 Akkreditering opfølgning på uge 13. Bordet rundt blev der udtrykt stor tilfredshed med besøget fra IKAS i uge 13. Besøget var en positiv oplevelse alle steder, om end det også blev oplevet som en stress-faktor i en i forvejen travl hverdag. Der blev givet udtryk for, at det forudgående arbejde med kvalitet i ugerne op til uge 13 også havde været en lærerig proces

4 De eksterne surveyere gav ved besøgets afslutning udtryk for, at det var positivt, at de havde fået lov at tale med alle, og at der var stor beundring for vores måde at arbejde med kvalitet på. Der er besked om akkreditering i løbet af maj måned. Ad 6 Belægningssituationen status. Udleveret bilag: Brev fra Hospitalsledelsen til Region Midtjylland. Projektbeskrivelse Sikkert Patientflow. Sikkert Patientflow. Dansk Selskab for Patientsikkerhed har i samarbejde med Danske Regioner og TrygFonden opstartet et projekt med det formål at skabe mere sammenhængende forløb for patienterne på akutsygehusene. Medicinsk Afdeling deltager sammen med flere andre afdelinger i Hospitalsenheden Vest i projektet med Kvalitet og Udvikling som tovholder, og deltagerne fra Medicinsk Afdeling er Afdelingsledelsen, KITansvarlig Britta Mørk, overlæge Lise Svenningsen, overlæge Jørn Starklint og afdelingssygeplejerske Betina Jeppesen (som i mellemtiden er fratrådt sin stilling i Medicinsk Afdeling). Lise Svenningsen orienterede fra det første fælles møde i projektgruppen, som blev afholdt i Kolding i marts Det var et vældigt inspirerende møde med repræsentation fra mange hospitalsenheder, og der blev skabt mulighed for erfaringsudveksling på tværs af faggrupper og enheder. Næste skridt i projektet for deltagerne fra Medicinsk Afdeling er udarbejdelse af en mere detaljeret beskrivelse af modtagelsen af den medicinske patient, og der er allerede nu planlagt flere møder lokalt i Hospitalsenheden Vest. Brev fra Hospitalsledelsen til Region Midtjylland vedr. overbelægningsproblematikken i Hospitalsenheden Vest. Der var enighed om, at skrivelsen kun beskriver en flig af virkeligheden, og at der er flere forhold i relation til overbelægningssituationen, som burde være beskrevet mere detaljeret for Regionen. Flere fremhævede, at skrivelsen kan virke en anelse provokerende med beskrivelse af produktivitetsstigninger og effektiviseringsgevinster, når medarbejderne i marken er ved at knække halsen i hverdagens voldsomme arbejdspres. Ad 7 Arbejdstilsynets opfølgende besøg i HSA. Orientering. Afdelingssygeplejerske i HSA Astrid Hindhede orienterede om, at Arbejdstilsynet har været på opfølgende besøg i HSA, hvor der først var samtale med de kardiologiske læger og derefter samtale med arbejdsmiljøgruppen i HSA. På baggrund af Arbejdstilsynets første besøg i HSA i oktober 2012 er der iværksat flere tiltag for at forbedre det psykiske arbejdsmiljø i afsnittet. Mange forhold er blevet forbedret, men det beskrives, at der hele tiden ruller nye ting ind, som belaster arbejdsmiljøet. Arbejdstilsynet gav udtryk for, at man godt er klar over, at det tager lang tid at implementere tiltag og opnå resultater

5 Der afventes nu en tilbagemelding fra Arbejdstilsynet på det opfølgende besøg, men det er Afdelingsledelsens forventning, at der kommer et påbud omkring de kardiologiske lægers psykiske arbejdsmiljø. Ad 8 Status på sekretærsituationen. Orientering. Ledende lægesekretær Tina Holmgaard orienterede om, at der fortsat er en del sygemeldinger og opsigelser i sekretærgruppen i Herning, hvilket giver et stort pres på de sekretærer, som er tilbage. Der er iværksat tiltag for at afhjælpe situationen i form af fjernskrivere og aftale om overarbejde, men udfordringen er fortsat håndtering af de mange uskrevne notater og nyhenvisninger i forhold til udredningsretten. TR Annette Porup orienterede om, at hun som led i sin akademiuddannelse har foretaget to enslydende spørgeskemaundersøgelser med ca. 1 års interval blandt lægesekretærerne i afdelingen omhandlende udviklingsparathed. Svarene på den seneste spørgeskemaundersøgelse viste tydeligt, at der var sket et markant fald i sekretærernes udviklingsparathed, som kunne være et udtryk for, at man p.t. udelukkende koncentrerer sig om de daglige opgaver og eget arbejdsområde og ikke finder tid til udvikling og nytænkning. Afdelingsledelsen afholder i øjeblikket hyppige møder med de to ledende lægesekretærer og følger situationen tæt. Ad 9 Økonomi. Orientering. Udleveret bilag: budgetopfølgning januar februar I 2013 kom Medicinsk Afdeling ud med et samlet underskud på 5,4 mio. kr., hvoraf Hospitalsledelsen har dækket cirka halvdelen. Således er afdelingens andel cirka 2,6 mio. kr., som fordeles mellem budget 2014 og budget Overforbruget kan hovedsageligt relateres til aktivitetsafhængige udgifter og forklares ved den høje aktivitet i både sengeafsnit og ambulatorier gennem hele Budgetopfølgningen for de 2 første måneder af 2014 viser et merforbrug på lige omkring 1 mio. kr. Afdelingen er udfordret på budgettet i forhold til opfyldelse af udredningsretten og fortsat høj aktivitet, og Afdelingsledelsen er i løbende dialog med de enkelte funktionsledelser omkring budgetoverholdelse. Ad 10 -udviklingsdag den Orientering. Der er endnu ikke udkommet et program for eftermiddagen, men der er sendt elektronisk mødeindkaldelse ud til hele MED-udvalget, således at dagen er reserveret kl

6 Ad 11 Parkeringsforhold. Orientering. Annette Dam orienterede om, at de er flere parkeringspladser på vej i Herning ved indgang N3 og Møllegade, mens der i Holstebro arbejdes med at udvide grusparkeringspladsen. Ad 12 TULE og APV. Skriftlig orientering fra HMU-møde den : Det er besluttet, at TULE og APV afvikles samtidigt i efteråret Spørgeskema for TULE og kortlægning af APV gennemføres i uge 34 og 35. Ad 13 DNV status. Bodil Overgaard er med i en arbejdsgruppe vedrørende udflytningsplanerne til DNV. I forhold til de oprindelige planer er det besluttet, at Neurologisk Afdeling skal flytte med i etape 1, hvilket har skabt behov for at finde plads til 27 senge i DNV. I øjeblikket arbejdes der med en model, hvor Ortopædkirurgisk Afdeling ikke flytter med i etape 1, og dermed skabes der plads til de neurologiske senge. Medicinsk Afdeling flytter ud i etape 1, men aktuelt pågår der drøftelser i forhold til de hæmatologiske og ortogeriatriske senge, og det ser ud til, at det bliver nødvendigt at træffe et valg om hvilke af disse specialer, som skal med i første etape. Hospitalsenheden Vest skal i løbet af foråret have en udflytningsplan klar, som skal forelægges Regionen til godkendelse. Der blev forespurgt til, hvornår man påregner at begynde de personalepolitiske drøftelser i forhold til det personale, som arbejder på afsnit, som ikke findes, når vi kommer til DNV (MM og MSA). Fra medarbejdersiden blev det tilkendegivet, at det er meget vigtigt, at der snart meldes noget ud omkring det pågældende personale, da der ellers kan være fare for, at personalet søger andet arbejde på grund af usikkerhed om den fremtidige jobsituation. Afdelingsledelsen fremhævede, at der i DNV er flere medicinske senge end i dag, og at der helt sikkert bliver brug for alle, men Afdelingsledelsen noterede sig vigtigheden af, at de personalepolitiske drøftelser igangsættes snarest. Ad 14 Eventuelt Udredningsretten Afdelingsledelsen orienterede om, at afdelingen i øjeblikket med nuværende bemanding kun er i stand til at klare cirka halvdelen af de indkomne henvisninger. Der har igennem de seneste mange måneder været et stigende henvisningsmønster inden for især kardiologi, gastroenterologi og endokrinologi. Afdelingsledelsen er i dialog med Hospitalsledelsen om de udfordringer, som afdelingen har i forhold til opfyldelse af udredningsretten

7 1. maj og helligdage 1. maj: alle faggrupper undtagen læger har fri i henhold til overenskomsten, hvis arbejdet tillader det. 5. juni: normal arbejdsdag for alle faggrupper. I HMU-regi har der været nedsat en arbejdsgruppe med det formål at behandle de udfordringer, som er på 1. maj og helligdage i forhold til kræftpakker, udredningsret og nødvendig sengekapacitet. Afdelingerne er blevet bedt om at fremsende oplysninger om bemandingen på 1. maj og øvrige helligdage i foråret, og på baggrund heraf er der bl.a. fremsendt brev til de praktiserende læger om bemandingssituationen de pågældende dage, ligesom åbningstiderne er lagt ud på HEV s hjemmeside. Afdelingsledelsen i Medicinsk Afdeling har ligeledes udarbejdet en intern skrivelse, som skitserer hvilke aktiviteter, der foregår i afdelingen 1. maj og øvrige helligdage i foråret. Næste møde Afholdes den , kl i Udvalgsværelse 1 i Herning